Was ist Co-Employment? Vorteile, Risiken und bewährte Praktiken
Co-Employment ist für viele ein verwirrendes Konzept, da die Verantwortlichkeiten geteilt werden und unklar bleibt, wer tatsächlich der Arbeitgeber ist.
Zu allem Überfluss sorgen unterschiedliche Arbeitsgesetze und Unterschiede zwischen ähnlichen Modellen (wie EORs und Auslagerung) für zusätzliche Komplexität.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um ein klares Verständnis davon zu bekommen, was Co-Employment ist, sowie seiner Vorteile und Risiken (und wie Sie diese vermeiden).
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Was ist Co-Employment?
Co-Employment ist ein Verhältnis, in dem zwei oder mehr Organisationen die Verantwortung für das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters teilen.
Die häufigste Form von Co-Employment tritt auf, wenn ein Unternehmen mit einer Drittorganisation wie einer Professional Employer Organization (PEO) zusammenarbeitet.
In diesem Modell werden die Aufgaben und Haftungsbereiche rund um das Arbeitsverhältnis zwischen den beiden Parteien aufgeteilt, wobei die PEO Personalverwaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnung oder die Verwaltung von Sozialleistungen übernimmt.
Die Beauftragung von unabhängigen Auftragnehmern ist keine Form von Co-Employment, da diese selbstständig sind und unabhängig vom beauftragenden Unternehmen arbeiten.
Dennoch bestehen Risiken, insbesondere wenn das Unternehmen zu viel Kontrolle über die Arbeit des Auftragnehmers ausübt (z. B. feste Arbeitszeiten vorgibt, Vorgehensweisen bestimmt) oder sie falsch einstuft.
Wie funktioniert Co-Employment?
Bei einer Co-Employment-Vereinbarung werden die Verantwortlichkeiten in der Regel wie folgt aufgeteilt:
Kundenunternehmen: Behält die Kontrolle über die tägliche Arbeit des Mitarbeiters, etwa durch Projektzuweisung und Leistungsmanagement.
PEO: Die Leistungen variieren je nach Anbieter, aber im Allgemeinen übernimmt die PEO mehr administrative HR-Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Steuerkonformität und manchmal auch Rekrutierung. Sie kann auch als Beraterin fungieren, um HR-Teams bei strategischeren Projekten zu unterstützen.
Wie wird die Co-Employment-Vereinbarung definiert?
Eine Co-Employment-Vereinbarung ist ein umfassender Dienstleistungsvertrag, der die gemeinsamen Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen zwischen einem Unternehmen und seinem Co-Employment-Partner klar festlegt.
Sie stellt sicher, dass beide Parteien ihre Aufgaben kennen und bietet einen rechtlichen Rahmen, um die Mitarbeitenden effektiv zu führen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Punkte, die typischerweise abgedeckt werden:
Einhaltung des Arbeitsrechts
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie beide Parteien die Arbeitsgesetze auf lokaler, Landes- und Bundesebene einhalten. Es geht um die faire Behandlung der Mitarbeitenden, die richtige Einstufung (um eine Falscheinstufung zu vermeiden) und Anforderungen an die Arbeitssicherheit.
Die Vereinbarung legt die Rolle der PEO beim Management von Compliance-Fragen fest und klärt zugleich die Mitverantwortung des Kundenunternehmens bei der Sicherstellung der Einhaltung im Tagesgeschäft.
Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen
Die Vereinbarung beschreibt, wie Gehaltsabrechnungen, Steuerabzüge sowie Sozialleistungen (wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und bezahlter Urlaub) verwaltet werden.
Sie legt fest, in welchem Umfang der Co-Arbeitgeber die Verwaltung von Gehältern und Steuererklärungen übernimmt, um Konformität mit den Steuergesetzen sicherzustellen.
Das Dokument legt außerdem dar, wie Leistungen angeboten, verwaltet und den Mitarbeitenden kommuniziert werden.
Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten
In diesem Abschnitt des Vertrags wird die Beziehung zwischen dem Kundenunternehmen und dem Co-Employment-Partner eindeutig definiert.
Er legt fest, wer für welche Bereiche des Arbeitsverhältnisses verantwortlich ist, zum Beispiel für Rekrutierung, Einstellung, Beendigung, Leistungsmanagement, HR-Richtlinien und Mitarbeiterbeziehungen.
Die Vereinbarung erläutert außerdem, wie die tägliche Aufsicht vom Kundenunternehmen wahrgenommen wird, während die PEO administrative HR-Unterstützung bereitstellt.
Risikomanagement und Haftung
Die Vereinbarung behandelt Haftungsfragen und legt fest, welche Partei für arbeitsbezogene Risiken wie Arbeitsunfälle, unrechtmäßige Kündigungsklagen oder Streitigkeiten über Sozialleistungen verantwortlich ist.
Sie enthält auch Details zum Versicherungsschutz, wie beispielsweise Unfallversicherung oder Berufshaftpflichtversicherung, um beide Parteien im Falle einer Forderung abzusichern.
Konfliktlösung
Dieser Abschnitt legt Verfahren zur Bearbeitung und Lösung von Beschwerden oder Konflikten am Arbeitsplatz fest.
In der Regel enthält er Regeln für Schlichtungsmethoden wie Mediation oder Schiedsverfahren und erläutert, wie Streitigkeiten zwischen Kundenunternehmen, Co-Employment-Partner und Mitarbeitenden behandelt werden, um eine gerichtliche Auseinandersetzung zu vermeiden.
Beendigung des Vertrags
Der Vertrag legt die Bedingungen fest, unter denen jede Partei das Co-Employment-Verhältnis beenden kann, einschließlich der erforderlichen Kündigungsfrist, der Übergabe von Mitarbeiterunterlagen und der Begleichung etwaiger ausstehender Verpflichtungen.
Vertraulichkeit und Datenschutz
Da der Co-Employer mit sensiblen Mitarbeiterinformationen umgeht, befasst sich dieser Abschnitt damit, wie vertrauliche Informationen geschützt werden und welche Maßnahmen zum Schutz der Datenprivatsphäre und Sicherheit ergriffen werden.
Die Co-Employment-Vereinbarung dient als grundlegendes Dokument, das das Arbeitsverhältnis regelt und sicherstellt, dass sowohl das Kundenunternehmen als auch der Co-Employment-Partner compliant, transparent und effizient agieren.
Was ist der Unterschied zwischen Co-Employment und Outsourcing?
Der Unterschied zwischen Co-Employment und Outsourcing liegt hauptsächlich in der Kontrolle, Verantwortung und Einbindung bei der Verwaltung der Mitarbeiter und Geschäftsabläufe.
Hier eine Aufschlüsselung der wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Modellen:
1. Kontrolle über Arbeit und Mitarbeiter
Bei einer Co-Employment-Vereinbarung behält das Kundenunternehmen die volle Kontrolle über die tägliche Arbeit und Leistung der Mitarbeitenden.
Der Partner übernimmt HR-Funktionen wie Lohnabrechnung, Sozialleistungen und Compliance, aber das Kundenunternehmen steuert die Arbeit der Mitarbeitenden und überwacht ihre Tätigkeiten.
Wenn ein Unternehmen eine Aufgabe oder Funktion auslagert, liegt die Verantwortung für die Ausführung bei dem externen Anbieter oder Dienstleister.
Das ausgelagerte Unternehmen hat in der Regel die Kontrolle über die Abläufe und Prozesse für die erbrachte Dienstleistung, einschließlich der Verwaltung eigener Mitarbeiter. Das Kundenunternehmen hat nur wenig Einfluss darauf, wie die Arbeit erledigt wird.
2. Verantwortlichkeiten
In einem Co-Employment-Vertrag teilen sich Arbeitgeber und Co-Employer die Verantwortlichkeiten.
Das Kundenunternehmen steuert das Tagesgeschäft und die Mitarbeiterführung, während das PEO die HR-Aufgaben wie Einstellung, Compliance, Steuererklärungen und Sozialleistungen übernimmt.
Beim Outsourcing übernimmt der externe Dienstleister die volle Verantwortung für die jeweilige Geschäftsaufgabe.
Das Kundenunternehmen ist nicht in die Verwaltung der Mitarbeitenden des Anbieters eingebunden und erhält lediglich das Endprodukt oder die Dienstleistung.
3. Haftung
Bei Co-Employment tragen sowohl das Kundenunternehmen als auch der Co-Employer die Haftung für beschäftigungsbezogene Themen gemeinschaftlich.
Der Co-Employer ist für die rechtliche Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften verantwortlich, jedoch kann auch das Kundenunternehmen in bestimmten Fällen (z.B. unrechtmäßige Kündigung) haftbar gemacht werden.
Beim Outsourcing liegt die Haftung in der Regel beim externen Dienstleister. Da der Anbieter für die Aufgabe verantwortlich ist, trägt er das rechtliche und betriebliche Risiko sowie etwaige arbeitsbezogene Probleme seiner Beschäftigten.
Beispiele
Co-Employment-Beispiel
Ein kleines Tech-Startup, „TechNova“, möchte in einen neuen Markt expandieren und muss Mitarbeiter einstellen. Da es kein internes HR-Team für Lohnabrechnung, Sozialleistungen und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze gibt, arbeitet das Unternehmen mit einem PEO zusammen.
Sie schließen einen Co-Employment-Vertrag ab, bei dem TechNova das tägliche Arbeiten der Mitarbeitenden steuert, während das PEO HR-Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialleistungsverwaltung und Steueranmeldungen übernimmt. So kann sich TechNova auf das Kerngeschäft konzentrieren und muss sich nicht um komplexe HR-Aufgaben kümmern.
Outsourcing-Beispiel
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen, „BuildPro“, möchte die Lohnabrechnung und Mitarbeitervorteile effizienter abwickeln, verfügt aber intern nicht über ausreichende Expertise.
Daher werden diese HR-Aufgaben an einen externen Anbieter für Lohn- und Sozialleistungsabrechnung ausgelagert.
Das Outsourcing-Unternehmen übernimmt die komplette Lohnabrechnung, einschließlich Lohnberechnung, Steuerabzug und Verwaltung der Mitarbeitervorteile.
BuildPro stellt die notwendigen Mitarbeitendaten zur Verfügung, aber der Outsourcing-Anbieter verwaltet alle Abläufe im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung, Compliance und Sozialleistungsverwaltung, sodass BuildPro sich nicht mehr selbst um diese komplexen HR-Aufgaben kümmern muss.
Zusammenfassung
Zusammenfassend zu diesem Abschnitt:
- Co-Employment ist ein Modell der geteilten Verantwortung, hauptsächlich im Bereich der Personalverwaltung, bei dem das Unternehmen die direkte Führung der Mitarbeitenden behält.
- Outsourcing überträgt Kontrolle und Verantwortung für eine gesamte Funktion oder Aufgabe an einen externen Dienstleister, der seine eigenen Mitarbeitenden und Abläufe unabhängig vom Kundenunternehmen verwaltet.
Co-Employment bedeutet vor allem eine Partnerschaft im Personalmanagement, während Outsourcing das Auslagern einer Funktion oder Aufgabe ist.
Welche Vorteile bietet Co-Employment?
Organisationen gehen aus folgenden Gründen Co-Employment-Vereinbarungen ein:
Fachwissen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Einer der größten Vorteile beim Abschluss einer Co-Employment-Vereinbarung ist das Fachwissen des Anbieters im Bereich Compliance.
Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Arbeitsrechtskonformität können komplex und je nach Rechtsgebiet unterschiedlich sein.
Ein PEO verfügt in der Regel über spezialisierte Rechts- und HR-Teams, die stets über Änderungen der Arbeitsgesetze informiert sind und sicherstellen, dass das Unternehmen die lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften einhält.
Reduzierung des Verwaltungsaufwands
Niemand liebt Verwaltungsaufgaben. Durch den Abschluss einer Co-Employment-Vereinbarung werden aufwendige und kleinteilige HR-Tätigkeiten wie Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, Steuererklärungen und Abwicklung der Unfallversicherung vom Unternehmen abgenommen.
Gerade für kleine oder wachsende Unternehmen ist das besonders vorteilhaft, da so keine eigene HR-Abteilung aufgebaut werden muss.
Wettbewerbsfähige Leistungspakete
PEOs bündeln Mitarbeitende mehrerer Kundenunternehmen und unterstützen so das Wachstum kleiner Unternehmen, indem sie bessere Gruppenkonditionen für Krankenversicherung, Altersvorsorge und weitere Vorteile aushandeln.
Die Größenvorteile ermöglichen es kleineren Unternehmen, vergleichbare Mitarbeiterleistungen wie große Unternehmen anzubieten.
Welche Risiken birgt Co-Employment?
Wie bei den meisten Geschäftsthemen bringt Co-Employment auch gewisse Risiken mit sich.
Unterschiede in den Co-Employment-Gesetzen
Arbeitsrechtliche Vorgaben und Regelungen rund um Co-Employment unterscheiden sich von Land zu Land, Bundesstaat zu Bundesstaat oder Region zu Region. Manche Rechtsordnungen haben strengere Vorschriften bezüglich der Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Parteien in einer Co-Employment-Beziehung.
Wenn sich ein Unternehmen in neue Regionen ausweitet, ohne die spezifischen Co-Employment-Gesetze zu kennen, kann es zu rechtlichen Problemen kommen.
So kann in einigen Regionen das Kundenunternehmen stärker für arbeitsrechtliche Belange haftbar gemacht werden als in anderen. Wird diesen Feinheiten keine Aufmerksamkeit geschenkt, drohen unerwartete rechtliche Konsequenzen und Bußgelder.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Auch wenn ein PEO oder eine PEO-Software Themen wie Lohnabrechnung, Steuern und Arbeitsgesetze verwaltet, bleibt das Kundenunternehmen weiterhin dafür verantwortlich, dass der Co-Arbeitgeber alle Vorschriften einhält.
Missachtet der Co-Arbeitgeber lokale Arbeitsgesetze, können sowohl das Kundenunternehmen als auch der PEO für Verstöße haftbar gemacht werden.
Dies kann Verstöße gegen Lohn- und Arbeitszeitregelungen, Arbeitssicherheitsvorschriften oder eine fehlerhafte Handhabung von Mitarbeiterleistungen betreffen.
Wer sich zu sehr auf den Co-Arbeitgeber verlässt und keine eigene Kontrolle behält, setzt sich der Gefahr von Bußgeldern und rechtlichen Schritten aus.
Vertragliche Klarheit
Die Bedingungen der geteilten Zusammenarbeit, einschließlich der jeweiligen Verantwortlichkeiten, müssen im Vertrag klar geregelt sein.
Ist der Co-Employment-Vertrag unklar oder regelt die Aufgabenteilung nicht eindeutig, kann es zu Streitigkeiten darüber kommen, wer für Themen wie Mitarbeiterführung, Leistungsverwaltung oder Rechtssicherheit verantwortlich ist.
Fehlende Klarheit führt leicht zu Missverständnissen, Rechtsstreitigkeiten und Problemen im Personalmanagement — mit potenziell hohen Folgekosten.
Schlechte Employee Experience
In einer Co-Employment-Vereinbarung erhalten Mitarbeitende unter Umständen sowohl vom Kundenunternehmen als auch vom PEO Informationen oder Unterstützung. Sind die Zuständigkeiten nicht klar geregelt, kann dies zu Verwirrung führen.
Wenn Mitarbeitende den Eindruck haben, dass die Abläufe nicht abgestimmt sind oder sie nicht wissen, an wen sie sich bei HR-Themen wenden sollen, kann das Frustration, Unsicherheit und Unzufriedenheit hervorrufen.
Eine schlechte Employee Experience kann sich negativ auf Moral, Engagement und Bindung auswirken, insbesondere dann, wenn Mitarbeitende sich nicht ausreichend unterstützt fühlen oder Unklarheit bei Leistungen oder Gehaltsabrechnungen besteht.
Kommunikationslücken
Bei Co-Employment ist eine klare und konsistente Kommunikation zwischen dem Kundenunternehmen, dem PEO und den Mitarbeitenden unerlässlich. Missverständnisse oder mangelnder Informationsaustausch können zu betrieblichen Problemen führen.
Ohne effektive Kommunikation kann es zu Verzögerungen bei der Gehaltsabrechnung, Unklarheiten bezüglich Richtlinien oder Leistungen oder sogar zu Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften kommen.
Schlechte Kommunikation kann auch zu Frustration bei Mitarbeitenden und internen Teams führen, was sich auf den gesamten Geschäftsbetrieb und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken kann.
Finanzielle Risiken
Die Zusammenarbeit mit einem PEO beinhaltet in der Regel regelmäßige Servicegebühren, die je nach Leistungsumfang erheblich ausfallen können. Darüber hinaus kann jede Fehlverwaltung von Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen oder Steuern durch den Co-Employer finanzielle Folgen für das Kundenunternehmen haben.
Falls der PEO die Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen oder Leistungszahlungen falsch handhabt, könnte das Kundenunternehmen für Nachzahlungen, Strafen oder Bußgelder haftbar sein.
Außerdem könnte finanzielle Instabilität oder eine Insolvenz des Co-Employers zu Unterbrechungen bei der Gehaltszahlung oder Leistungsverarbeitung führen und das Kundenunternehmen dazu zwingen, diese Aufgaben unerwartet selbst zu übernehmen.
Fehlerhafte Einstufung von Mitarbeitenden
Eine fehlerhafte Einstufung von Mitarbeitenden liegt vor, wenn Beschäftigte fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer oder als eine andere Art von Arbeitskraft (z.B. freigestellt vs. nicht freigestellt) klassifiziert werden.
In einer Co-Employment-Situation können sowohl das PEO als auch das Kundenunternehmen haftbar gemacht werden, falls Mitarbeitende falsch eingestuft werden.
Dies kann zu kostspieligen Bußgeldern, Klagen und rückwirkenden Zahlungen wie unbezahlte Überstunden oder Leistungen führen. Fehlklassifizierungen können zudem Probleme bei der Einhaltung von Steuervorschriften verursachen, da für Auftragnehmer und Angestellte unterschiedliche steuerliche Vorgaben gelten.
7 Wege, das Risiko von Co-Employment zu senken
1. Zusammenarbeit mit einem renommierten PEO
Klingt nach einer Selbstverständlichkeit, aber die Partnerschaft mit einem renommierten PEO ist der wichtigste Schritt, um Co-Employment-Risiken zu minimieren. Wenn Sie wenig Zeit haben, können Sie die Hilfe eines PEO-Brokers in Anspruch nehmen, um verschiedene Optionen für Sie zu vergleichen. Oder Sie recherchieren selbst!
Bevor Sie eine Co-Employment-Vereinbarung eingehen, ist es notwendig, jeden Anbieter oder jede Agentur, mit der Sie zusammenarbeiten möchten, gründlich zu recherchieren und zu überprüfen. Zu beachtende Punkte:
- Akkreditierung: Prüfen Sie, ob das PEO von der Employer Services Assurance Corporation (ESAC) akkreditiert oder vom IRS zertifiziert ist.
- Branchenerfahrung: Suchen Sie nach einem PEO, das Erfahrung in Ihrer Branche oder Unternehmensgröße hat.
- Funktionsumfang: Stellen Sie sicher, dass das PEO genau die Dienstleistungen anbietet, die Sie benötigen, wie beispielsweise Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Compliance, HR-Unterstützung und Risikomanagement.
- Fachwissen in der Compliance: Überprüfen Sie das Wissen über lokale, bundesstaatliche und bundesweite Arbeitsgesetze, insbesondere in den Regionen, in denen Sie tätig sind.
- Kosten und Gebühren: Verstehen Sie die Kosten für PEO-Dienstleistungen und das Preismodell, inklusive versteckter Gebühren, Einrichtungskosten oder Kosten pro Mitarbeitenden.
- Kundenservice: Prüfen Sie, ob es dedizierten Support, Account Manager und gute Reaktionszeiten gibt.
- Ruf: Suchen Sie nach Kundenbewertungen, Erfahrungsberichten und Fallstudien, um den Ruf und die Zuverlässigkeit einzuschätzen.
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2. Umfassende Verträge
Der Vertrag zwischen Ihnen und dem PEO sollte vorteilhaft und ausgewogen sein. Achten Sie dabei auf Folgendes:
Detaillierte Leistungsbeschreibung
Listen Sie alle vom PEO erbrachten Leistungen auf, wie z.B. Gehaltsabrechnung, Administration von Sozialleistungen, Steuererklärungen, Mitarbeiterschulungen und Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Stellen Sie sicher, dass der Vertrag Zusatzleistungen und die Bedingungen, unter denen sie in Anspruch genommen werden können, enthält.
Compliance und Haftung regeln
Halten Sie die Verantwortung des PEO für die Einhaltung lokaler, bundesstaatlicher und bundesweiter Arbeitsgesetze klar fest. Legen Sie fest, welche Partei bei Nichteinhaltung oder rechtlichen Streitigkeiten im Zusammenhang mit HR-Aufgaben haftet.
Transparente Preisstruktur
Geben Sie die Gebührenstruktur an, einschließlich aller Kosten (z. B. monatliche Gebühren, Gebühren pro Mitarbeitenden) sowie etwaiger möglicher versteckter Kosten. Fügen Sie Bedingungen hinzu, wie Preisänderungen gehandhabt werden, falls sich die Dienstleistungen ändern oder das Unternehmen wächst.
Leistungskennzahlen und Service Level Agreements (SLAs) festlegen
Fügen Sie Leistungskennzahlen hinzu, wie z. B. die Genauigkeit der Lohnabrechnung, Reaktionszeiten beim HR-Support sowie Hilfe bei der Einhaltung von Vorschriften. Legen Sie Konsequenzen fest, falls der PEO die vereinbarten SLAs nicht einhält, einschließlich möglicher Gebührensenkungen oder Vertragskündigung.
Einen Prozess zur Streitbeilegung aufnehmen
Beschreiben Sie das Verfahren zur Streitbeilegung zwischen Ihrem Unternehmen, dem PEO oder Beschäftigten, einschließlich der Schritte für Mediation, Schiedsverfahren oder gerichtliche Maßnahmen. Legen Sie fest, welche Partei im Streitfall die Anwaltskosten trägt.
Vertraulichkeit und Datenschutz regeln
Fügen Sie Klauseln zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten und Unternehmensinformationen hinzu. Stellen Sie sicher, dass der PEO die Datenschutzvorschriften (z. B. DSGVO, CCPA) einhält und sichere Systeme für das Datenmanagement verwendet.
Beendigungs- und Ausstiegsklauseln definieren
Stellen Sie klar die Bedingungen dar, unter denen jede Partei die Vereinbarung kündigen kann, einschließlich Kündigungsfristen und möglicher Sanktionen. Beschreiben Sie das Verfahren zur Rückführung von HR-Verantwortlichkeiten an Ihr Unternehmen oder an einen neuen Anbieter, einschließlich Datenübergabe und Leistungsverwaltung.
Risikomanagement und Versicherungen klären
Stellen Sie sicher, dass der PEO über ausreichenden Versicherungsschutz verfügt, einschließlich allgemeiner Haftpflicht-, Berufshaftpflicht- und Unfallversicherung für Mitarbeitende.
Nehmen Sie Klauseln auf, in denen festgelegt wird, wie Verantwortlichkeiten im Risikomanagement aufgeteilt werden, insbesondere bei Arbeitsunfällen oder Ansprüchen.
Freistellungsklauseln aufnehmen
Geben Sie klar an, in welchen Situationen der PEO Ihr Unternehmen freistellt, z. B. bei Fehlern in der Lohnabrechnung, Steuerfehlern, Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen oder streitigen Angelegenheiten mit Mitarbeitenden.
Fügen Sie eine gegenseitige Freistellung hinzu für Fälle, in denen Handlungen Ihres Unternehmens (z. B. Nachlässigkeit im Umgang mit alltäglichen Mitarbeiteraufgaben) zu Rechtsproblemen führen, um einen ausgewogenen Risikoteilungsansatz sicherzustellen.
Legen Sie das Verfahren zur Behandlung von Freistellungsansprüchen fest, einschließlich Anforderung zur Benachrichtigung, Fristen und zur Regelung der Rechtskosten.
Rechtsberatung
Es wird empfohlen, den Vertrag von einer auf Arbeitsrecht spezialisierten Rechtsberatung prüfen zu lassen, um mögliche Risiken zu erkennen und sicherzustellen, dass Ihre Interessen geschützt sind.
3. Mitarbeitende korrekt klassifizieren
Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende anhand ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten korrekt klassifiziert werden, indem Sie die rechtlichen Kriterien für Angestellte vs. Auftragnehmende prüfen, wobei Aspekte wie Kontrolle über die Arbeit, Bezahlungsformen und Eigenständigkeit im Mittelpunkt stehen.
Wenn Unsicherheit besteht, wenden Sie sich an Rechts- oder HR-Expert:innen (wie den PEO), um sicherzustellen, dass die Einstufungen den bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Vorschriften entsprechen.
4. Auftragnehmende nicht wie Angestellte behandeln
Selbstständige Auftragnehmende sollten nicht wie reguläre Angestellte behandelt werden. Dies bedeutet, dass sie keine Unternehmensleistungen erhalten, keinen strengen Arbeitszeiten unterliegen oder im Tagesgeschäft eng überwacht werden sollten.
Mitbeschäftigungsvereinbarungen beinhalten häufig strikte Definitionen dazu, wer als Angestellte:r oder Auftragnehmende:r gilt.
Eine Vermischung kann Komplikationen in der Zusammenarbeit verursachen und den PEO/EOR dazu zwingen, Auftragnehmende umzuwidmen, was die Compliance-Risiken erhöht.
5. Versicherungsschutz überprüfen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über den passenden Haftpflichtversicherungsschutz verfügt und bestätigen Sie, dass auch der PEO ausreichenden Versicherungsschutz hat.
Erwägen Sie den Abschluss einer Versicherung gegen arbeitsrechtliche Risiken (Employment Practices Liability Insurance, EPLI), um gegen Ansprüche wie unrechtmäßige Kündigung, Diskriminierung oder Belästigung abgesichert zu sein.
Obwohl die meisten PEOs in der Regel gut abgesichert sind, ist es wichtig, dies zu überprüfen – nicht nur im Hinblick auf die Haftpflicht-, sondern auch hinsichtlich der Krankenversicherung.
6. Regelmäßige Kommunikation
Es ist ratsam, strukturierte Kommunikationsprotokolle zwischen Ihrem Unternehmen und dem Dienstleister einzurichten, einschließlich bestimmter Ansprechpartner:innen für HR-Anfragen, Leistungsfragen oder Compliance-Anliegen.
Klare Kommunikation verhindert Missmanagement, reduziert Fehler und stellt sicher, dass Anliegen von Mitarbeitenden effizient adressiert werden – das minimiert Streitfälle und fördert eine positive Mitarbeitererfahrung.
7. Alles dokumentieren
Eine sorgfältige Dokumentation ist entscheidend, falls es zu Streitigkeiten oder rechtlichen Problemen kommt. Daher ist es wichtig, alle Interaktionen und Entscheidungen im Zusammenhang mit Auftragnehmenden und Mitarbeitenden klar und vollständig aufzuzeichnen.
Für Änderungen bei Löhnen oder Rollen stellen Sie sicher, dass Ihre Agentur über ein benutzerfreundliches System mit einem unkomplizierten Genehmigungsworkflow und passenden Berechtigungseinstellungen verfügt.
Welche Gesetze beeinflussen das Co-Employment-Verhältnis?
US-Gesetze zum Co-Employment
Co-Employment-Beziehungen in den USA werden durch Bundesgesetze wie das Fair Labor Standards Act (FLSA), Family and Medical Leave Act (FMLA) und Equal Employment Opportunity (EEO)-Gesetze beeinflusst, die Löhne, Überstunden, Urlaubsregelungen und Antidiskriminierungsvorschriften regeln.
Weitere wichtige Gesetze sind der Affordable Care Act (ACA) für Gesundheitsleistungen, Vorschriften der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) zur Arbeitssicherheit sowie bundesstaatliche Arbeitsgesetze, die je nach Region variieren und zusätzliche Anforderungen an die Einhaltung stellen können.
Co-Employment-Gesetze im Ausland
Co-Employment-Gesetze unterscheiden sich weltweit stark und umfassen meist lokale Arbeitsgesetze, Steuerbestimmungen, verpflichtende Sozialleistungen und Mitarbeiterschutz. Deshalb verlassen sich viele Unternehmen auf etablierte, globale PEO-Anbieter.
Beispielsweise gelten in Ländern der Europäischen Union (EU) strenge Vorschriften zum Schutz von Arbeitnehmern, zu Sozialleistungen und zum Datenschutz (DSGVO), während Länder wie Japan oder Brasilien besondere Anforderungen in Bezug auf Arbeitsverträge, Sozialversicherungsbeiträge und Arbeitsstandards haben, die bei einem Co-Employment-Verhältnis sorgfältig beachtet werden müssen.
Was ist kein Co-Employment?
Um Missverständnisse zu vermeiden: Hier sind einige Situationen, in denen ein Unternehmen keine Arbeitgeberverantwortung mit einem anderen Unternehmen teilt:
Traditionelles Outsourcing
Das Unternehmen beauftragt einen Drittanbieter, eine Funktion zu übernehmen (z. B. Kundendienst, IT-Services), wobei der Anbieter seine Mitarbeitenden vollständig verwaltet und der Auftraggeber keine Verantwortung oder direkte Kontrolle übernimmt.
Selbstständige Auftragnehmer
Wenn ein Unternehmen selbstständige Auftragnehmer beschäftigt, sind diese selbständig tätig und unterliegen nicht der direkten Kontrolle oder Verwaltung durch das Unternehmen. Das Unternehmen übernimmt daher keine Arbeitgeberverantwortung wie Lohnabrechnungssteuern, Sozialleistungen oder rechtliche Vorgaben zur Einhaltung.
Arbeitnehmerüberlassung
Arbeitnehmerüberlassung bedeutet, dass ein Unternehmen Mitarbeitende von einer Zeitarbeits- oder Leasingagentur „leiht“.
Die Leasingagentur stellt die Mitarbeitenden ein und setzt sie im Kundenunternehmen ein; sie übernimmt Lohnabrechnung, Sozialleistungen und administrative Aufgaben. Das Kundenunternehmen steuert jedoch die tägliche Arbeit und überwacht die überlassenen Mitarbeitenden.
Diese Vereinbarung ähnelt dem Co-Employment, denn Leasingagentur und Kunde teilen sich die Arbeitgeberverantwortung, aber die Beschäftigten sind offiziell bei der Leasingagentur angestellt.
Sind EORs auch Co-Arbeitgeber?
Nein, EOR-Services (Employers of Record) sind keine Co-Arbeitgeber. Ein EOR ist der gesetzliche Arbeitgeber der Mitarbeitenden und übernimmt die volle Verantwortung für Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der Arbeitsgesetze, während das Kundenunternehmen die tägliche Arbeit und Betreuung der Mitarbeitenden steuert.
EOR-Vorteile im Vergleich zu PEOs sind eine geringere Haftung, sowie generell eine größere Flexibilität – besonders geeignet für internationale Mitarbeitende und das globale Personalmanagement.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Beitrag zum Unterschied zwischen PEO und EOR.
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