Der Remote-Einstellungsprozess: Der Expertenleitfaden
Da Unternehmen zunehmend die Vorteile einer geografisch verteilten Belegschaft erkennen, wird ein gut strukturierter Remote-Einstellungsprozess immer wichtiger.
Ob Sie ein Startup sind, das auf einen globalen Talentpool zugreifen möchte, oder ein etabliertes Unternehmen, das sich an neue Arbeitsstandards anpasst – dieser Artikel führt Sie durch die Feinheiten des Remote-Recruitings: von der Definition der Stellenprofile und der Kandidatensuche bis hin zu virtuellen Vorstellungsgesprächen und dem Onboarding neuer Mitarbeitender.
Was ist der Remote-Einstellungsprozess?
Ein Remote-Einstellungsprozess umfasst die Schritte, die Unternehmen befolgen, um Remote-Mitarbeitende zu rekrutieren und einzustellen – häufig, ohne diese jemals persönlich zu treffen.
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Typischerweise beinhaltet dies das Ausschreiben von Stellenangeboten, das Führen von Videointerviews, die Bewertung von Kandidaten mittels digitaler Tools und das elektronische Abwickeln der Dokumentation.
Der Prozess stützt sich stark auf Technologie, um Kommunikation, Bewertung und Integration neuer Mitarbeitender in Remote- oder Hybridteams zu ermöglichen.
Ein Remote-Einstellungsprozess (oder generell ein Einstellungsprozess) ist entscheidend, damit Sie die benötigten Kandidat:innen finden, diese gründlich und effizient bewerten und eine exzellente Candidate Experience bieten können.
Wie unterscheidet sich ein Remote-Einstellungsprozess von einem persönlichen?
Der Remote-Einstellungsprozess spiegelt im Wesentlichen Ihren persönlichen Einstellungsprozess wider – allerdings gibt es ein paar Bereiche, in denen Anpassungen nötig sind, wie zum Beispiel:
1. Wie Sie soziale Kompetenzen und kulturelle Passung bewerten
Auch wenn Sie strukturierte Fragen stellen, können Sie im persönlichen Gespräch informelle Momente beobachten – Körpersprache, Smalltalk, Rundgänge durchs Büro und Team-Lunches.
Dieser Teil der kulturellen Passung zeigt sich häufig ganz natürlich durch diese Interaktionen.
Im Remote-Kontext sind strukturierte Verhaltensfragen und asynchrone Assessments notwendig, um Kommunikationsstil, Eigenständigkeit und digitale Gewandtheit zu ermitteln.
Oft müssen Sie die kulturelle Übereinstimmung anhand schriftlicher Kommunikation, des Tons in asynchronen Antworten sowie der Klarheit in Videomeetings erfassen.
Damit können Sie einen Teil der Passung beurteilen, aber nicht alles. Daher ist es wichtig, auch in Remote-Situationen eine informelle Atmosphäre zu schaffen.
2. Wie Sie fachliche Fähigkeiten und Wissen bewerten
Ein persönlicher Auswahlprozess bietet oft mehr Freiraum für kreative Ideensessions, Whiteboardings und Coding-Discussions vor Ort.
Kommen andere Kandidaten persönlich, muss für Remote-Bewerbende ein separates Bewertungsverfahren aufgebaut werden.
Kompetenz-Checks laufen häufig asynchron – über Online-Testplattformen, schriftliche Aufgaben oder Projektsimulationen. Das bietet Flexibilität, erfordert aber Vertrauen in die Integrität des Prozesses und klare Anweisungen.
Manchmal wirken Online-Tests und Assessments sehr künstlich. Überlegen Sie daher gut, wie Sie eine Aufgabenstellung gestalten, die wirklich die technischen Fähigkeiten widerspiegelt, die später gefordert sind. Solche Tests sind verlockend, um „Zeit zu sparen“, aber bringen sie auch den gewünschten Mehrwert?
Beispielsweise gewinnen Sie mehr Erkenntnisse daraus, wie Kandidat:innen tatsächlich Code schreiben und Probleme angehen, als aus einem Multiple-Choice-Test, der nur das Erinnerungsvermögen und das Beherrschen jeder Syntax abfragt. Sie dürfen sich nicht allein auf ein Quiz verlassen, besonders wenn Sie die Person nicht täglich vor Ort sehen.
Gerade bei internationalen Bewerbenden, bei denen man Unternehmen vielleicht nicht kennt, gibt der Blick auf einen vom Kandidaten oder der Kandidatin geschriebenen Code deutlich mehr Aufschluss als ein reiner Gedächtnistest.
3. Abstimmung und Verzerrungen bei der Bewertung
Bei Vor-Ort-Gesprächen verlassen sich Interviewende oft stärker auf ihr Bauchgefühl oder spontane Abstimmungen nach dem Gespräch – etwa im Flur. Das sorgt für schnelle Übereinkünfte, birgt aber auch die Gefahr unbewusster Vorurteile.
Im Remote-Interview können Verzerrungen entstehen – durch schlechtes Licht, schlechte Verbindung oder verschiedene Wohnumgebungen.
Hier ein Zitat von einer Remote-Interviewerin, die ich einmal gecoacht habe: „Das Licht und die Kameraeinstellung waren wirklich schlecht, sie wussten gar nicht, wie sie sich platzieren sollen, aber die Erfahrung gleicht das wohl aus. Wir geben ihnen ein Budget für eine neue Kamera und zeigen, wie man sie wohin stellt.“
Ist das Licht des Kandidaten nicht auf Influencer-Niveau? Steht zu viel Lego im Hintergrund? Beides völlig irrelevant für den Job – und Lego ist ohnehin ziemlich cool!
Nicht jede Interviewerin oder jeder Interviewer hat Erfahrung mit Remote-Bewerbungsgesprächen und tut sich daher schwer mit Entscheidungen, weil das Gefühl bleibt, etwas „verpasst zu haben“, wenn die Person nicht direkt vor einem sitzt.
4. Candidate Experience
Kandidaten können einen ersten Eindruck vor Ort leichter wiederherstellen, und Ihre Büroumgebung sowie Ihre Gastfreundschaft tragen zum Gesamteindruck des Unternehmens bei.
Persönliche Kommunikation erfasst die Nuancen menschlicher Interaktion deutlich besser, klingt weniger schroff und ist besser im Kontext eingebettet.
Wenn Sie nur digitale Kommunikationswege verwenden, wirken Sie unter Umständen weniger warmherzig, als Sie möchten – und das kann die Candidate Experience beeinträchtigen.
Außerdem ist im Remote-Setting jede Interaktion „protokolliert“ – der Ton in E-Mails, Antwortzeiten und technische Voraussetzungen spielen eine Rolle.
Ein reibungsloser, gut koordinierter virtueller Prozess macht einen guten Eindruck; Verzögerungen oder technische Pannen dagegen sprechen nicht für Sie.
5. Transparenz und Kommunikation im Prozess
Kandidaten nehmen Hinweise auf Abläufe oder Teamdynamiken vor Ort oft intuitiv wahr, auch wenn die Kommunikation weniger formal ist.
Im Remote-Setting erfordert das Übermitteln des Ablaufs klare und bewusste Kommunikation: Zeitplan, nächste Schritte und Erwartungen müssen dokumentiert und wiederholt werden.
Außerdem ist Ghosting digital noch schädlicher. Ein strikter Kommunikationsplan kann befreiend sein, da beide Seiten wissen, wann sie was erwarten können – daran muss man sich dann aber auch halten.
6. Onboarding beginnt früher
Beim persönlichen Bewerbungsprozess wird das Onboarding häufig als separater Abschnitt nach der Einstellung betrachtet – mit mehr Fokus auf direkte Betreuung und sofortige Problemlösung vor Ort.
Beim Remote-Recruiting muss Ihr Prozess schon als weiches Onboarding fungieren. Kandidaten bewerten Ihre asynchrone Klarheit, die Qualität der Dokumentation und die Kommunikationsmittel als Indikatoren für Ihr Arbeitsumfeld.
So bereiten Sie sich auf Remote-Einstellungen vor
Wenn Sie bereits einen Prozess für Präsenz-Einstellungen haben, Glückwunsch – darauf können Sie aufbauen. Haben Sie noch gar keinen Prozess, ist das auch gut: Sie starten mit einer leeren Leinwand!
Viele dieser Praktiken sind auch für Präsenz-Bewerbungsgespräche unverzichtbar, aber hier gehe ich speziell auf ihre Vorteile beim Remote Recruiting ein.
So richten Sie Ihren Remote-Hiring-Prozess ein:
1. Anforderungen und Erwartungen definieren
Wenn Sie sich auf Remote-Einstellungen (oder auch andere Arten) vorbereiten, ist es entscheidend, Aufgabenbereiche, Verantwortlichkeiten und Erwartungen klar festzulegen.
Remote-Positionen erfordern oft proaktive Kommunikation, Selbstmotivation und eigenständiges Arbeiten.
Eine klare Definition dieser Anforderungen hilft Ihnen, Kandidaten anzusprechen, die gut zu einem Remote-Arbeitsumfeld passen.
2. Remote-geeignete Stellenbeschreibung verfassen
Für Remote-Positionen schreiben Sie eine effektive Stellenbeschreibung, indem Sie speziell die Vorteile wie flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten hervorheben.
Aus Sicht der Bewerbenden heben Sie Kommunikationsanforderungen, bevorzugte Zeitzonen und technische Voraussetzungen klar hervor, um sicherzustellen, dass die Unternehmensbedürfnisse mit den Fähigkeiten des Kandidaten abgestimmt werden.
3. Interview- und Auswahlprozess klar festlegen
Jetzt, wo Sie Ihre Erwartungen definiert haben, werden Sie konkret, wie Sie bewerten, ob Kandidaten diese Erwartungen erfüllen.
Stellen Sie sicher, dass Sie auf diese Fragen Antworten haben:
- Wer wird jedes Interview durchführen?
- Was wird in jedem Interview behandelt, z. B. technische Fähigkeiten, kulturelle Passung, ein bestimmtes Werteset?
- Wie lange dauert jedes Interview?
- Was wird von jedem Interviewer erwartet, was er nach dem Interview über die Kandidatin/den Kandidaten weiß?
- Wie wird das Feedback dokumentiert?
- Werden die Interviews selbst aufgezeichnet (das ist im Remote-Setting einfacher, aber ist es notwendig?)
- Welche Assessments sind erforderlich (Code-Review, Aufgabenstellung, Präsentation etc.)? Wie werden diese durchgeführt und durch die Kandidatin/den Kandidaten eingereicht?
- Wie werden Einstellungsentscheidungen getroffen?
- Wer kommuniziert während dem Interviewprozess und bei einem möglichen Angebot mit den Kandidat:innen (soll alles von HR/Talent übernommen werden oder wird z. B. das Angebot durch die Führungskraft übermittelt)?
4. Schulen Sie Interviewer darin, effektive Remote-Interviews zu führen
Es ist nicht selbstverständlich, dass ein/e Interviewer:in, der/die persönlich großartig und einfühlsam ist, diese Erfahrung auch vollständig auf Remote-Interviews übertragen kann.
Manche Interviewer:innen haben sich darauf verlassen, auf Dinge zu achten, die über Videokonferenzen schwer einzuschätzen sind, z. B. Körpersprache oder Augenkontakt.
Nehmen wir den Augenkontakt als Beispiel: Nicht jede:r hält beim Videointerview Augenkontakt zur Kamera.
Manche Menschen fühlen sich wohler, wenn sie während des Gesprächs auf die Person auf ihrem Bildschirm schauen, um eine Verbindung aufzubauen, statt direkt in die Kamera.
Das sollte nicht als „Sie/Er hat keinen Augenkontakt gehalten, deshalb (beliebige Schlussfolgerung über Passung/Fähigkeiten einfügen)“ gewertet werden.
Außer natürlich, man führt ein Interview für eine Stelle vor der Kamera – dann kann man daran erinnern, in die Kamera zu schauen, und sehen, wie sie/er damit umgeht.
5. Richten Sie die richtigen Tools und Technologien ein
Erfolgreiches Remote-Recruiting basiert auf dem Einsatz der richtigen Tools und Technologien. Videokonferenz-Plattformen (VC) ermöglichen virtuelle Interviews, während Bewerbermanagementsysteme (ATS) den Recruiting-Prozess effizienter gestalten.
Beispielsweise lassen sich im ATS E-Mails automatisieren, wenn Bewerber:innen im Prozess voranschreiten, damit diese wissen, wo sie gerade stehen. Das System kann auch mit einem Kalender/VC-Anbieter verbunden werden, sodass der Link für die Kandidat:innen leicht auffindbar ist.
Kollaborationstools wie Slack, Asana oder Notion fördern die Team-Kommunikation und Projektkoordination – unerlässlich für den Erfolg von Remote-Teams.
Zuletzt: Online-Tools wie Miro, FigJam und Mural unterstützen Sie bei kreativen, ideenbasierten und Whiteboard-Sessions im virtuellen Raum.
6. Holen Sie sich juristische Unterstützung
Je nach Rechtsraum benötigen Sie eventuell zusätzliche juristische Unterstützung, um eine Beziehung als Auftragnehmer:in oder Angestellte:r rechtskonform einzugehen. Manche Rechtssysteme unterscheiden strenger zwischen Auftragnehmer:in und Angestellte:r, andere sind flexibler.
Meine Empfehlung: Ein Standardvertrag für Auftragnehmer:innen, der in mehreren Rechtsräumen gültig ist. Sobald Sie jemanden aus einer Region in den letzten Auswahlrunden haben, mit der Sie nicht vertraut sind, prüfen Sie die Anforderungen rechtzeitig.
Alternativ gibt es viele Employer-of-Record-/Contracting-Lösungen mit standardisierten Vorlagen pro Rechtsraum, wenn Sie die Beratung automatisieren möchten.
Remote-Talente finden und anziehen
Remote-Talente zu finden und anzuziehen bedeutet – ebenso wie bei nicht-remote Arbeitsmodellen – Kandidat:innen dort abzuholen, wo sie stehen. Hier einige Taktiken und Strategien.
Spezielle Jobbörsen für Remote-Jobs
Es gibt zahlreiche Jobbörsen, die sich speziell an Remote-Jobangebote richten.
So können Sie auf Kandidat:innen zugreifen, die bereits in einem Remote-Umfeld gearbeitet und darin Erfahrung gesammelt haben.
Hier sind einige Beispiele:
Zusätzlich haben klassische Jobbörsen wie LinkedIn und Indeed begonnen, ihre Angebote für Remote-Jobs zu erweitern, z. B. durch das Posting von Remote-Stellen in mehr Zielregionen.
Soziale Medien und Networking nutzen
Soziale Medien als Recruiting-Werkzeug werden immer beliebter. Plattformen wie LinkedIn, Twitter, Facebook und sogar Slack können Ihnen helfen, Remote-Kandidat:innen zu erreichen, indem Sie sich an relevanten Communities und Gruppen beteiligen (stellen Sie vorher sicher, dass dort Recruiting-Aktivitäten erlaubt sind).
Sie können zudem Stellenanzeigen teilen und die Remote-Arbeitskultur Ihres Unternehmens präsentieren, um passive Kandidat:innen für Remote-Stellen anzuziehen.
Es ist ein klassischer Ansatz, aber aus gutem Grund – er funktioniert.
Mitarbeiterempfehlungsprogramme
Die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms ermutigt aktuelle Mitarbeitende, qualifizierte Kandidat:innen für Remote-Positionen zu empfehlen. Empfehlungen führen oft zu qualitativ hochwertigeren Neueinstellungen, die gut zur Unternehmenskultur passen und effektiv zu Remote-Teams beitragen können.
Beim Remote-Recruiting erhalten Sie eventuell nicht so viele Empfehlungen wie Direktbewerbungen, aber wenn Sie eine gute Person gefunden haben, kennt diese meistens weitere Talente oder zumindest Anlaufstellen, wo Sie ähnliche Kandidat:innen finden können.
So können Sie über Mitarbeiterempfehlungsprogramme mit Regionen des globalen Talentmarktes vertraut werden (zum Beispiel stellen Sie jemanden in Brasilien ein und lernen über ihn oder sie den dortigen Markt kennen).
Screening und Interview von Remote-Kandidat:innen
Sobald Sie geeignete Kandidat:innen für eine Remote-Position identifiziert haben, folgt ein Screening- und Interviewprozess, der sich von dem vor zehn Jahren unterscheidet.
Wir betrachten dies Schritt für Schritt.
Bewerbung
Die moderne Denkweise ist, Bewerbungsprozesse so schlank wie möglich zu halten, dem stimme ich zu.
Dennoch gibt es im Remote-Kontext einige Bereiche, wo zusätzliche Fragen während der Bewerbung sinnvoll sind.
Bei der Bewerbung für eine Remote-Stelle sollten Sie Folgendes abfragen:
- Bestätigen Sie, dass die Bewerber:in das Recht hat, von dem Ort, an dem sie sich bewirbt, zu arbeiten (z.B. wenn Sie keine Visa sponsern können, was meist der Fall ist)
- Bestätigen Sie, dass die Bewerber:in zu den gewünschten Zeiten in der geforderten Zeitzone online sein kann.
- Erfragen Sie die Gehaltsvorstellungen der Bewerber:in (entweder in deren Landeswährung oder in einer internationalen Währung wie USD/EUR/GBP). Bestätigen Sie ebenfalls die Erwartungen pro Zeitraum (monatlich oder jährlich).
- Optional: Prüfen Sie, ob sie bereits Erfahrung mit Remote-Arbeit haben.
Wie Sie sehen, betreffen die oben genannten Empfehlungen eher die Logistik des Remote-Arbeitsverhältnisses und weniger die eigentliche Rolle (das sollten Sie weitergehend im Screening und Interview prüfen).
Screening
Screening ist sowohl Kunst als auch Wissenschaft. Wenn Sie es geschafft haben, beides für Büropositionen zu verbinden, können Sie die meisten dieser Muster auch für Remote-Stellen anwenden.
Doch es gibt einige Dinge, die ich beim Screening von reinen Remote-Rollen zusätzlich zum regulären Rollen-Screening hinzufügen würde.
Logistik überprüfen
Sprechen Sie mit jedem/jeder Kandidat:in über die logistischen Rahmenbedingungen der Anstellung, etwa:
- Ist die Person für Remote-Arbeit von einem anderen Land aus eingerichtet (z.B. als Auftragnehmer:in angemeldet, stabile Internetverbindung)?
- Gehaltsvorstellungen überprüfen: Häufig erwarten Bewerber:innen aus Ländern mit niedrigen Lebenshaltungskosten aufgrund hoher ausgeschriebener Gehälter sehr hohe Summen, während Sie eventuell abweichende Gehaltsbänder für diese Location haben. Sprechen Sie das frühzeitig an und diskutieren Sie offen.
Remote-Erfahrung prüfen
Im Erstgespräch können Sie abfragen, wie sie in der Vergangenheit bei anderen Firmen remote gearbeitet haben (sofern sie dies angegeben haben).
Falls sie es nicht getan haben, fragen Sie, wie sie ihren Arbeitsstil anpassen würden, um sicherzustellen, dass sie genauso produktiv und kommunikativ sind.
Bestätigung der Erwartungen des Unternehmens
Falls Ihr Unternehmen bestimmte Erwartungen hat, z. B. dass Sie vollständig remote arbeiten, sich aber einmal im Quartal am selben Ort treffen oder es bestimmte Vorgaben zur Kommunikation gibt, sollten Sie diese während des ersten Kennenlerngesprächs ansprechen.
Durchführung von Remote-Bewerbungsgesprächen
Die Durchführung von Remote-Interviews erfordert sorgfältige Planung. Sie sollten einen strukturierten Interviewprozess festlegen, bei dem Videokonferenzen für persönliche Interaktionen genutzt werden, damit Kandidaten die Möglichkeit haben, ihren Kommunikationsstil und ihre Fähigkeit zur Remote-Arbeit zu zeigen.
Stellen Sie sicher, dass alle Interviewer sich über die Bewertungskriterien und ihre jeweilige Rolle im Einstellungsprozess einig sind.
Wenn Sie einen kollaborativen Einstellungsprozess nutzen, ist es wichtig, eine einheitliche Interviewerfahrung zu schaffen – unabhängig davon, mit wem der Kandidat spricht. Das trägt wesentlich zu Ihrer Arbeitgebermarke und zu einer positiven Beziehung zu neuen Kolleg:innen bei.
Dies ist natürlich in allen Bewerbungsgesprächen wichtig, aber besonders entscheidend für Remote-Mitarbeitende, die sich im Verlauf ihrer regulären Arbeit möglicherweise weniger mit Kolleg:innen verbunden fühlen.
Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Interviewteam gleichermaßen versteht, dass Remote-Interviews sehr unterschiedliche Kommunikationsstile hervorbringen können, die von kulturellen Nuancen beeinflusst sind.
Manche Kandidaten sprechen im formellen Rahmen eines Interviews viel, andere weniger – deshalb ist es wichtig, dies einordnen zu können und die tatsächlichen Fähigkeiten und Erfahrungen der Person zu erkennen.
Das Buch The Culture Map von Erin Meyer ist ein guter Einstieg, worauf man achten sollte. Es ist keine Garantie dafür, dass jede Person aus Kultur X so ist, aber es kann hilfreich sein, davon zu wissen.
Bewertung technischer und sozialer Fähigkeiten
Beurteilen Sie sowohl die für die Stelle relevanten technischen Fähigkeiten als auch die für Remote-Arbeit wichtigen Soft Skills wie Zeitmanagement, Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit.
Die Bewertung dieser Fähigkeiten stellt sicher, dass Kandidat:innen in einer Remote-Arbeitsumgebung erfolgreich sind und effektiv zu verteilten Teams beitragen. Beispiele für Kompetenztests können sein:
- Coding-Aufgaben und Whiteboard-Sessions
- Sie haben die Wahl, entweder eine Live-Coding-Session durchzuführen oder ihnen Code zur Vorbereitung vorab zu geben. Kürzlich habe ich oft eine Kombination gesehen – etwas vorbereiten, gemeinsam im Videocall besprechen und korrigieren. Das kann einen umfassenderen Eindruck vermitteln. Manche Kandidat:innen tun sich schwer, spontan Lösungen zu präsentieren, aber wenn Pair-Programming ein fester Teil Ihrer Praxis als Softwareentwickler ist, sollten Sie das berücksichtigen.
- Schriftproben
- Stellen Sie sicher, dass sie zur Rolle passen, z. B. bei einer Kundenserviceposition: wählen Sie eine Kundenantwort, keine Prosa!
- Präsentationsfolien, die den Ansatz für die jeweilige Rolle erläutern
- Machen Sie die Aufgabe bezogen auf die Arbeit, aber achten Sie darauf, kein aktuelles Problem zu verwenden, das Sie lösen müssen. Bitten Sie Kandidat:innen nicht um unbezahlte Arbeit!
- Simulierte Arbeitsszenarien.
- Dies ist online etwas schwieriger nachzustellen, aber in bestimmten Fällen machbar. Beachten Sie, dass Sie hier meist deutlich mehr Kontext geben müssen als sonst.
Entscheidung und Angebot
Geschafft, der schwierigste Teil liegt hinter Ihnen. Sie haben eine ordentliche Anzahl Kandidat:innen interviewt und es auf ein paar starke eingegrenzt, die alle Anforderungen für die zu besetzende Stelle erfüllen. Nun ist die Entscheidungsphase.
Hier sind die nächsten Schritte in Ihrem Prozess.
Das Jobangebot machen
Wenn Sie einem Remote-Kandidaten ein Angebot unterbreiten, stellen Sie transparente und detaillierte Vertragsbedingungen inklusive Gehalt, Zusatzleistungen und Richtlinien für Remote-Arbeit bereit.
Betonen Sie noch einmal, dass das Angebot den zuvor besprochenen Gehaltsvorstellungen entspricht oder diese sogar übertrifft und dass Ihr Angebot dem lokalen Marktstandard entspricht (dies sollte das Gespräch widerspiegeln, das Sie während des Kennenlernens geführt haben).
Überprüfen Sie außerdem, ob die Person im Laufe des Interviewprozesses alles eingerichtet hat, was sie benötigt, um für Sie arbeiten zu können – z. B., ob sie sich als Auftragnehmer:in oder Selbstständige:r anmelden muss, falls Sie sie nicht als Angestellte:r beschäftigen können.
Referenzen prüfen
Führen Sie Referenzprüfungen genauso durch wie bei jedem anderen Kandidaten, um Qualifikationen zu validieren und die bisherige Leistung sowie Arbeitsethik einzuschätzen.
Die einzige zusätzliche Komponente in diesem Fall besteht darin, zu erfragen, wie die Person aus der Ferne arbeiten konnte.
Bereiten Sie gezielte Fragen zu den Fähigkeiten und der Zusammenarbeit im Homeoffice vor, um aufschlussreiches Feedback von Referenzen zu erhalten.
Falls Sie „verdeckte“ Referenzen einholen – was ich generell nicht empfehle – rate ich in Remote-Settings doppelt davon ab.
Sie sind möglicherweise mit Unternehmen und Gepflogenheiten außerhalb Ihrer Region und Kultur wenig vertraut, daher ist es am besten, auf diese Praxis ganz zu verzichten.
Onboarding von Remote-Mitarbeitenden
Wird Ihr Angebot angenommen, folgt der nächste Schritt: das Onboarding. Wie bereits erwähnt, sollte das Onboarding schon lange vor dem offiziellen ersten Arbeitstag starten, besonders wenn dieser nicht vor Ort stattfindet!
In manchen Ländern gibt es Kündigungsfristen, die deutlich länger als einen Monat betragen können, daher sollten Sie in dieser Zeit den Kontakt zu den zukünftigen Mitarbeitenden halten. Vielleicht laden Sie sie zu einem kurzen virtuellen Kaffee mit den späteren Teamkolleg:innen ein.
Eine Woche oder zwei vorher können Sie eine Willkommens-E-Mail verschicken mit Erklärungen zu:
- Dem Onboarding-Prozess
- Lieferung der Arbeitsausstattung
- Die erste Woche
- Buddy
- Ein grober 30-, 60-, 90-Tage-Plan.
Vorbereitung auf den ersten Tag
Stellen Sie vor dem ersten Arbeitstag sicher, dass alle notwendigen Accounts, Tools und Geräte bereitgestellt sind. Ermöglichen Sie den Zugang zu Unternehmensressourcen und etablieren Sie Kommunikationskanäle, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.
Sorgen Sie dafür, dass am ersten Tag die Möglichkeit besteht, den Eintritt des neuen Teammitglieds im ganzen Unternehmen anzukündigen (z. B. via Slack oder Teams), sodass Kolleg:innen begrüßen können.
Feiern Sie, dass sie nun Teil Ihres Unternehmens sind!
Virtueller Onboarding-Prozess
Ein strukturierter virtueller Onboarding-Prozess beinhaltet Online-Einführungen, Schulungen zu Unternehmensrichtlinien und -tools sowie die Vorstellung der neuen Mitarbeitenden im Remote-Team, um Verbindung und Zusammenarbeit zu fördern.
Laufende Unterstützung und Integration
Bieten Sie fortlaufende Unterstützung für Remote-Mitarbeitende an, damit sie Herausforderungen meistern und sich als Teil der Unternehmenskultur integriert fühlen.
Planen Sie regelmäßige Check-ins, bieten Sie Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und fördern Sie die Teilnahme an virtuellen Teamevents, damit sich alle zugehörig fühlen.
Kleine Gesten
Kleine Dinge können die beste Möglichkeit sein, neuen Mitarbeitenden das vollständige Unternehmenserlebnis zu geben, auch wenn sie nicht vor Ort sind. Hier einige Beispiele, was ich bereits umgesetzt habe:
- Eine Kandidatin erwähnte, dass sie Schmuck herstellt, aber keine Ohrringe machen konnte, weil die Werkzeuge in ihrem Land schwer erhältlich sind – also habe ich ein kleines Ohrring-Bastelset ins Willkommenspaket gelegt.
- Fügen Sie ein vollständiges Firmenbranding-Kit hinzu, damit sie am ersten Tag ein T-Shirt/Pullover tragen können, um sich als Teil des Teams zu fühlen (Größe vorher abfragen).
- Nehmen Sie ein personalisiertes Willkommensvideo auf, das geöffnet wird, sobald sie ihren Laptop zum ersten Mal starten (was eventuell nicht exakt am ersten Tag ist, vielleicht früher!).
Dies sind nur einige Beispiele. Überlegen Sie, was jemandem in Ihrem Unternehmen ein echtes Willkommensgefühl geben würde.
Best Practices für einen erfolgreichen Remote-Einstellungsprozess
Wie jeder andere Prozess spiegelt ein guter Remote-Einstellungsprozess die Unternehmenskultur wider. Machen Sie ihn effektiver und attraktiver für remote Kandidat:innen, indem Sie diese drei bewährten Methoden einbauen.
Asynchrone Kommunikation nutzen
Asynchrone Kommunikation ermöglicht es Teammitgliedern und Kandidat:innen, nach eigenem Zeitplan zu antworten oder beizutragen – besonders praktisch über verschiedene Zeitzonen hinweg.
Setzen Sie Antwortfristen, damit Bewerbende nicht unnötig warten müssen, und teilen Sie ihnen mit, dass asynchrone Kommunikation ein Unternehmenswert ist, der auch in diesem Prozess gilt.
Dieser Ansatz nimmt den Druck von sofortigen Antworten und ermöglicht überlegt und gründlichere Beiträge.
Mein bevorzugtes Tool ist Loom. Angenommen, ich muss fünf Bewerber:innen einer Führungskraft vorstellen, aber wir haben keine zeitliche Überschneidung wegen aufeinanderfolgender Meetings. Dann zeichne ich schnell ein Loom-Video auf, die Führungskraft schaut es sich an, prüft separat die Lebensläufe und kommt dann mit Fragen auf mich zurück.
Sie sind besser vorbereitet, da sie den Kontext bereits geprüft haben, und wenn wir uns austauschen, können wir sofort damit beginnen, die Erfahrungen der Kandidaten zu besprechen, statt Zeit mit Erklärungen zu verbringen.
Kontinuierliche Verbesserung
Bewerten und optimieren Sie Ihren Remote-Einstellungsprozess kontinuierlich – auf Basis des Kandidatenfeedbacks und von Leistungskennzahlen im Recruiting.
Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten, Chancen zur Automatisierung oder Einführung neuer technischer Lösungen und passen Sie sich an die sich entwickelnden Trends im ortsunabhängigen Arbeiten an, um beste Ergebnisse beim Recruiting zu erzielen.
Gerade bei den kleinen Gesten und Aufmerksamkeiten – diese stammen oft sehr gut von Ihren Kolleginnen und Kollegen. Zwei der von mir oben genannten kleinen Gesten kamen beispielsweise durch Anregungen von Kollegen zustande, mit denen ich regelmäßige Feedbackgespräche geführt habe, nachdem sie dem Unternehmen beigetreten waren.
Inklusive Stellenbeschreibungen
Remote-Einstellungen ermöglichen den Zugang zu einem globalen und vielfältigen Talentpool. Daher ist es essenziell, inklusive und barrierearme Stellenanzeigen zu verfassen.
Vermeiden Sie Fachjargon oder übermäßig formelle Sprache und setzen Sie den Fokus auf Fähigkeiten statt auf bestimmte Abschlüsse oder Werdegänge.
Stellen Sie klar heraus, dass die Position remote-freundlich ist, und nennen Sie eventuelle Standortpräferenzen sowie Erwartungen an Arbeitszeiten, um Missverständnisse zu vermeiden.
Nennen Sie, wenn möglich, Details zu Unterstützungsangeboten und flexiblen Regelungen, um Ihre Inklusivität zu verdeutlichen.
