Der Remote-Einstellungsprozess: Der Leitfaden eines Experten
Da Unternehmen zunehmend die Vorteile einer geografisch verteilten Belegschaft erkennen, ist ein gut strukturierter Einstellungsprozess für Remote-Arbeitskräfte wichtiger denn je geworden.
Unabhängig davon, ob Sie ein Startup sind, das auf einen globalen Talentpool zugreifen möchte, oder ein etabliertes Unternehmen, das sich an neue Arbeitsnormen anpasst – dieser Artikel führt Sie durch die Feinheiten der Remote-Einstellung, von der Definition der Stellenprofile und der Kandidatensuche bis hin zu virtuellen Interviews und dem Onboarding neuer Mitarbeitender.
Was ist ein Remote-Einstellungsprozess?
Ein Remote-Einstellungsprozess ist die Abfolge von Schritten, die Unternehmen befolgen, um Remote-Mitarbeitende zu rekrutieren und einzustellen – häufig, ohne sie jemals persönlich zu treffen.
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Typischerweise umfasst dies das Schalten von Stellenanzeigen, das Durchführen von Videointerviews, die Bewertung von Kandidaten mithilfe digitaler Tools und das elektronische Abschließen der Formalitäten.
Der Prozess stützt sich stark auf Technologie, um Kommunikation, Bewertung und Integration neuer Mitarbeitender in Remote- oder Hybrid-Teams zu ermöglichen.
Einen Remote-Einstellungsprozess (oder jeglichen Einstellungsprozess) zu haben, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie die benötigten Kandidaten finden, sie umfassend und effizient bewerten und zudem eine exzellente Candidate Experience bieten.
Wie unterscheidet sich ein Remote-Einstellungsprozess vom klassischen Vor-Ort-Prozess?
Der Remote-Einstellungsprozess spiegelt in weiten Teilen den klassischen Einstellungsprozess wider, jedoch gibt es einige Bereiche, in denen Anpassungen notwendig sind, beispielsweise:
1. Wie Sie Soft Skills und die kulturelle Passung beurteilen
Während Sie bei Vor-Ort-Interviews nicht nur strukturierte Fragen stellen, sondern auch informelle Momente beobachten können – z.B. Körpersprache, Smalltalk, Führungen durch das Büro oder gemeinsames Mittagessen mit dem Team –
entsteht dieser Teil der kulturellen Passung oftmals ganz organisch durch ebendiese Interaktionen.
Im Remote-Setting sind strukturierte Verhaltensfragen und asynchrone Assessments erforderlich, um Kommunikationsstil, Eigenständigkeit und digitale Kompetenz herauszufinden.
Sie müssen die kulturelle Übereinstimmung oft anhand schriftlicher Kommunikation, Tonalität von asynchronen Antworten und Klarheit in Videocalls einschätzen.
Dies kann einen Teil der kulturellen Passung abdecken, jedoch nicht alles – daher ist es wichtig, auch im Remote-Prozess ein möglichst informelles Umfeld zu schaffen.
2. Wie Sie Fachkompetenzen und Wissen bewerten
Im Präsenzprozess können Ideensessions, Whiteboarding und Coding-Diskussionen vor Ort kreativer und flexibler gestaltet werden.
Wenn andere Kandidaten zum persönlichen Gespräch eingeladen werden, müssen Sie für Remote-Kandidaten die Bewertung separat ausgestalten.
Kompetenzbewertungen erfolgen häufig asynchron – über Online-Testplattformen, schriftliche Aufgaben oder Projektsimulationen. Das bietet Flexibilität, setzt aber Vertrauen in die Integrität des Prozesses und klare Anleitungen voraus.
Online-Assessment-Tools und Tests können manchmal sehr künstlich wirken, daher sollten Sie überlegen, wie eine Bewertung von technischen Fähigkeiten möglichst realistisch die tatsächliche Arbeit widerspiegelt. Solche Tests sind zwar schnell durchgeführt und wirken zeitsparend, aber sind sie tatsächlich wertvoll?
Beispielsweise bekommen Sie vermutlich mehr Einsicht, wenn Sie echten Code sehen und wie Kandidaten Probleme angehen, als wenn Sie ihnen einen Multiple-Choice-Test geben, der lediglich ihren Erinnerungswert und die Kenntnis aller Syntaxdetails einer Sprache prüft. Sie können sich nicht ausschließlich auf ein Quiz verlassen, um die Programmierfähigkeiten einer Person zu bewerten – besonders, wenn Sie sie nicht im täglichen Arbeitsumfeld erleben.
Gerade, wenn Sie online nicht wissen, welche Erfahrungen Kandidaten aus verschiedenen Ländern mitbringen (z.B. wenn Ihnen die Unternehmen nicht bekannt sind), sind tatsächliche Codebeispiele meist deutlich aufschlussreicher als reine Gedächtnisübungen.
3. Abstimmung und Vorgehen der Evaluierenden
Vor-Ort-Interviewende verlassen sich häufiger auf Bauchgefühl oder spontane Diskussionen – eine Abstimmung direkt nach dem Gespräch, etwa im Flur, kann schnell erfolgen. Das erhöht die Gefahr unbewusster Vorurteile.
Bei Remote-Bewerbungsgesprächen können Vorurteile durch schlechte Beleuchtung, schwache Internetverbindung oder unterschiedliche häusliche Rahmenbedingungen entstehen.
Hier ein Zitat eines Remote-Interviewers, den ich einmal coachen musste: „Nun, ihre Ausleuchtung und der Bildausschnitt waren furchtbar, sie kannten ihren Winkel überhaupt nicht – aber ihre Erfahrung gleicht das wohl aus. Wir geben ihnen ein Budget für eine neue Kamera und zeigen, wie sie sie richtig positionieren.“
Ist die Beleuchtung des Kandidaten nicht auf Influencer-Niveau? Steht zu viel Lego im Hintergrund? Das ist für die Arbeit völlig irrelevant, und überhaupt: Lego ist cool!
Außerdem haben nicht alle Interviewpartner Erfahrung mit Remote-Gesprächen, um eine Entscheidung sicher treffen zu können – häufig bleibt das Gefühl, „irgendetwas verpasst zu haben“, wenn der Bewerber nicht vor Ort ist.
4. Candidate Experience
Bewerbende können den ersten Eindruck persönlich meist leichter korrigieren, und das Büroumfeld sowie die Gastfreundschaft tragen wesentlich zu ihrem Gesamtbild vom Unternehmen bei.
Persönliche Kommunikation kann die Nuancen menschlicher Interaktionen viel besser einfangen, wirkt weniger schroff und besser kontextualisiert.
Wenn Sie ausschließlich digitale Kommunikationswege nutzen, kann es sein, dass Sie nicht so herzlich erscheinen, wie Sie es gerne hätten – und das kann das Kandidatenerlebnis beeinträchtigen.
Außerdem wird in einer Remote-Umgebung jede Interaktion „protokolliert“ – Tonfall in E-Mails, Antwortzeiten und die technische Ausstattung sind entscheidend.
Ein reibungsloser, gut koordinierter virtueller Prozess macht einen positiven Eindruck; Verzögerungen oder technische Probleme wirken sich dagegen negativ aus.
5. Prozess-Transparenz und Kommunikation
Kandidaten nehmen am Arbeitsplatz häufig auch informelle Hinweise zum Prozess oder zur Teamdynamik wahr, wenn die Kommunikation weniger formell abläuft.
Im Remote-Kontext müssen Ablauf, Zeitplan, nächste Schritte und Erwartungen klar dokumentiert und regelmäßig kommuniziert werden.
Ghosting ist bei ausschließlich digitaler Kommunikation noch schädlicher. Einen festen Kommunikationsplan zu haben, kann sehr befreiend sein, weil beide Parteien wissen, was wann zu erwarten ist – aber natürlich muss man sich auch daran halten.
6. Das Onboarding beginnt früher
Beim persönlichen Einstellungsprozess wird das Onboarding oft als separater Abschnitt nach der Einstellung betrachtet, mit deutlichem Fokus auf Mentoring vor Ort und unmittelbare Hilfestellung.
Beim Remote Recruiting muss Ihr Prozess zugleich als sanftes Onboarding dienen. Kandidaten prüfen Ihre asynchrone Klarheit, die Qualität Ihrer Dokumentation und Ihre Kommunikationsmittel als Gradmesser für das spätere Arbeitsumfeld.
So bereiten Sie sich auf Remote-Einstellungen vor
Wenn Sie bereits einen Einstellungsprozess vor Ort haben, herzlichen Glückwunsch – das ist eine gute Grundlage. Wenn Sie noch keinen Prozess haben, ist das ebenfalls erfreulich – Sie haben eine weiße Leinwand!
Bedenken Sie, dass viele dieser Maßnahmen sowohl für Vor-Ort-Interviews als auch für Remote-Interviews wichtig sind – im Folgenden beschreibe ich jedoch speziell, welchen Mehrwert sie beim Remote Recruiting bieten.
So können Sie Ihren Remote-Einstellungsprozess gestalten:
1. Stellenanforderungen und Erwartungen definieren
Wenn Sie sich auf eine Remote-Einstellung (oder eine klassische Einstellung) vorbereiten, ist es wichtig, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen klar zu benennen.
Remote-Positionen erfordern häufig ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Eigenmotivation und selbstständiges Arbeiten.
Eine klare Beschreibung dieser Anforderungen hilft dabei, die passenden Kandidaten zu gewinnen, die für Remote-Arbeitsumgebungen geeignet sind.
2. Verfassen Sie eine remote-freundliche Stellenbeschreibung
Eine effektive Stellenbeschreibung für Remote-Positionen hebt remote-spezifische Vorteile wie flexible Arbeitszeiten oder geografische Unabhängigkeit hervor.
Aus Sicht der Kandidaten sollten Sie Kommunikationsanforderungen, bevorzugte Zeitzonen und technische Voraussetzungen transparent machen, damit Erwartungen und Möglichkeiten zwischen Unternehmen und Bewerbern übereinstimmen.
3. Machen Sie Ihren Interview- und Auswahlprozess eindeutig
Nachdem Sie Ihre Erwartungen definiert haben, sollten Sie klar festlegen, wie Sie beurteilen, ob Kandidaten diese Erwartungen erfüllen.
Stellen Sie sicher, dass Sie folgende Fragen beantworten können:
- Wer übernimmt welches Interview?
- Was wird in jedem Interview behandelt, z. B. technische Fähigkeiten, kulturelle Passung, bestimmte Werte?
- Wie lange dauert jedes Interview?
- Welche Erwartungen gibt es an die Interviewer, um nach jedem Gespräch etwas über die Kandidaten zu wissen?
- Wie wird Feedback dokumentiert?
- Werden die Interviews aufgezeichnet (im Remote-Setting leichter, aber ist das notwendig?)
- Welche Assessments sind nötig (Code-Review, Arbeitsproben, Präsentation etc.)? Wie werden sie durchgeführt und vom Kandidaten eingereicht?
- Wie werden Einstellungsentscheidungen gefällt?
- Wer kommuniziert während des Interviews und möglicher Angebote mit den Kandidaten (manchmal soll alles HR/Talent übernehmen, manchmal möchten Sie das Angebot vom Manager übermitteln lassen)?
4. Schulen Sie Interviewer darin, wie man effektive Remote-Interviews führt
Es ist nicht selbstverständlich, dass ein Interviewer, der persönlich großartig und einfühlsam ist, diese Erfahrung problemlos auf vollständig virtuelle Interviews übertragen kann.
Manchmal gewöhnen sich Interviewer an Dinge, die über eine Videokonferenz schwer zu beurteilen sind, z. B. Körpersprache oder Blickkontakt.
Nehmen wir als Beispiel den Blickkontakt: Nicht jeder hält Blickkontakt mit der Kamera.
Einige Menschen fühlen sich wohler, wenn sie das Gegenüber auf dem Bildschirm ansehen, um eine Verbindung herzustellen, anstatt direkt in die Kamera zu schauen.
Das sollte nicht als „Sie haben keinen Blickkontakt gehalten und daher (beliebige Schlussfolgerung bezüglich der Eignung/Fähigkeit einfügen)“ gewertet werden.
Außer natürlich, Sie suchen gezielt jemanden für eine Tätigkeit vor der Kamera – dann können Sie daran erinnern, in die Kamera zu sehen und beobachten, wie es funktioniert.
5. Die richtigen Tools und Technologien bereitstellen
Erfolgreiches Remote-Recruiting basiert darauf, die passenden Tools und Technologien einzusetzen. Videokonferenz-Plattformen (VC) ermöglichen virtuelle Interviews, während Bewerbermanagementsysteme (ATS) den Auswahlprozess effizienter gestalten.
Mit einem ATS können Sie beispielsweise automatisierte E-Mails versenden, sobald Kandidaten im Prozess weiterkommen. So bleiben sie immer über ihren aktuellen Status informiert. Außerdem lässt sich eine Verbindung zum Kalender oder Videokonferenz-Anbieter herstellen, damit der Link für den Bewerber jederzeit verfügbar ist.
Kollaborationstools wie Slack, Asana oder Notion fördern die Teamkommunikation und Projektsteuerung – ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Remote-Teams.
Abschließend sind Miro, FigJam und Mural ideal, um Online-Meetings für kreative, Ideenfindungs- oder Whiteboard-Sessions zu gestalten.
6. Juristischen Beistand einholen
Abhängig vom jeweiligen Land benötigen Sie unter Umständen zusätzlichen rechtlichen Beistand, um eine Vertrags- oder Anstellungsbeziehung zu schaffen. Manche Rechtssysteme unterscheiden streng zwischen Auftragnehmer und Angestellten, während andere laxer damit umgehen.
Mein Tipp: Legen Sie einen Standardvertrag für Auftragnehmer an, der in mehreren Rechtsräumen gültig ist. Sobald Sie jemanden aus einer für Sie unbekannten Region gefunden haben, prüfen Sie die Rechtslage im letzten Prozessschritt.
Alternativ gibt es zahlreiche Employer-of-Record bzw. Vertragslösungen mit standardisierten Templates für jede Rechtsordnung, falls Sie die Beratung automatisieren möchten.
Beschaffung und Gewinnung von Remote-Talenten
Das Finden und Gewinnen von Remote-Talenten bedeutet – wie bei klassischen Stellen auch – die Kandidaten dort abzuholen, wo sie sich aufhalten. Hier sind einige Taktiken und Strategien.
Spezielle Jobbörsen für Remote-Jobs
Es gibt einige Jobbörsen, die sich speziell auf Remote-Stellenangebote spezialisiert haben.
Dadurch erreichen Sie Kandidaten, die mit dem Arbeiten in einem Remote-Umfeld bereits erfahren sind und dort hervorragende Leistungen erbringen.
Hier einige Beispiele:
Darüber hinaus haben auch bekannte Jobbörsen wie LinkedIn und Indeed zusätzliche Funktionen entwickelt, um Remote-Jobs gezielter in mehreren Zielmärkten zu veröffentlichen.
Soziale Medien und Networking nutzen
Soziale Medien als Recruiting-Instrument gewinnen immer mehr an Bedeutung. Plattformen wie LinkedIn, Twitter, Facebook und selbst Slack helfen Ihnen, Remote-Kandidaten durch das Engagement in relevanten Communities und Gruppen zu erreichen (prüfen Sie dabei, ob Recruiting-Aktivitäten erlaubt sind).
Sie können dort auch Stellenangebote teilen und Ihre Unternehmenskultur im Bereich Remote-Arbeit präsentieren, um passive Bewerber für die Arbeit auf Distanz zu begeistern.
Es ist ein klassischer Weg – und das aus gutem Grund: Er funktioniert.
Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme
Mit einem Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm motivieren Sie Ihre bestehenden Mitarbeiter, qualifizierte Kandidaten für Remote-Stellen zu empfehlen. Empfehlungen führen oft zu qualitativ besseren Neueinstellungen, die auch kulturell gut ins Team passen und einen effektiven Beitrag leisten können.
Bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern erhalten Sie zwar womöglich weniger Empfehlungen als direkte Bewerbungen, aber wenn Sie einen guten Kandidaten gefunden haben, kennt dieser mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere qualifizierte Talente – oder weiß, wo Sie diese am besten finden können.
Auf diese Weise können Sie die Mitarbeiterempfehlungsprogramme nutzen, um sich mit Regionen des globalen Talentmarktes vertraut zu machen (z. B. Sie stellen Leute in Brasilien ein und lernen so den lokalen Talentmarkt kennen).
Screening und Vorstellungsgespräche mit Remote-Kandidaten
Sobald Sie Kandidat:innen für eine Remote-Position identifiziert haben, müssen Sie einen Auswahl- und Interviewprozess durchlaufen, der sich von dem unterscheidet, wie Sie dies noch vor einem Jahrzehnt gemacht hätten.
Wir schauen uns das Schritt für Schritt an.
Bewerbung
Nach moderner Auffassung sollte die Bewerbungsphase so schlank wie möglich gestaltet werden, und ich schließe mich dieser Meinung an.
Dennoch sind im Remote-Kontext einige zusätzliche Fragen in der Bewerbungsphase nützlich.
Stellen Sie bei der Bewerbung auf eine Remote-Position insbesondere folgende Fragen:
- Bestätigen Sie, ob die Kandidat:in das Recht hat, dort zu arbeiten, wo sie sich bewirbt (also z. B. keine Visumsponsering-Möglichkeit – das ist meist der Fall).
- Bestätigen Sie, dass die Person zu den von Ihnen gewünschten Zeiten in der erforderlichen Zeitzone online sein kann.
- Fragen Sie nach den Gehaltsvorstellungen der Kandidat:in (entweder in ihrer eigenen Währung oder einer internationalen Währung wie USD/EUR/GBP). Bestätigen Sie zudem die Gehaltsvorstellung pro Zeitraum (monatlich oder jährlich).
- Gegebenenfalls prüfen, ob Erfahrung mit Remote-Arbeit vorhanden ist (optional).
Wie Sie sehen, beziehen sich die obigen Empfehlungen eher auf die Logistik der Remote-Arbeit als auf die Rolle selbst (letzteres sollte im eigentlichen Auswahl- und Interviewprozess geprüft werden).
Screening
Screening ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Wenn es Ihnen gelungen ist, beides für Vor-Ort-Rollen zu vereinen, können Sie viele der gleichen Methoden beim Screening von Remote-Kandidat:innen anwenden.
Dennoch gibt es einige Punkte, die ich ergänzen würde, wenn Sie Kandidat:innen ausschließlich für Remote-Positionen prüfen – zusätzlich zum regulären Abgleich der Eignung für die Rolle.
Logistische Voraussetzungen überprüfen
Sprechen Sie mit jedem/jeder Kandidat:in über die logistischen Aspekte der Beschäftigung, etwa:
- Ist diese Person in der Lage, aus dem Ausland remote zu arbeiten (z. B. als Auftragnehmer:in angemeldet, stabile Internetverbindung vorhanden)?
- Gehaltsvorstellungen überprüfen: Oft erwarten Kandidat:innen aus Ländern mit niedrigen Lebenshaltungskosten sehr hohe, ausgeschriebene Gehälter, während ggf. für ihren Standort andere Gehaltsrahmen gelten. Kommunizieren Sie das möglichst frühzeitig und sprechen Sie offen darüber.
Remote-Erfahrung hinterfragen
Bei der ersten Auswahlrunde können Sie prüfen, wie und in welchem Umfang die Kandidat:in bei früheren Arbeitgebern remote gearbeitet hat (sofern dies angegeben wurde).
Falls nicht, fragen Sie, wie sie ihren Arbeitsstil anpassen würden, um auch remote genauso produktiv und kommunikationsstark zu sein.
Unternehmenserwartungen bestätigen
Falls Ihr Unternehmen konkrete Erwartungen hat – z. B. komplett remote, aber einmal pro Quartal Treffen an einem gemeinsamen Standort, oder bestimmte Kommunikationsregeln –, sprechen Sie diese bereits im Screening-Telefonat an.
Durchführung von Remote-Vorstellungsgesprächen
Remote-Vorstellungsgespräche erfordern sorgfältige Planung. Sie sollten einen strukturierten Interviewprozess durch Video-Konferenzen aufsetzen, um persönliche Gespräche zu ermöglichen und Kandidat:innen die Gelegenheit zu geben, ihren Kommunikationsstil und ihre Fähigkeit zur Remote-Arbeit zu zeigen.
Stellen Sie sicher, dass alle Interviewer:innen hinsichtlich der Bewertungskriterien und ihrer Rolle im Einstellungsprozess abgestimmt sind.
Wenn Sie einen kollaborativen Einstellungsprozess haben, ist es wichtig, unabhängig davon, mit wem die Kandidat:in spricht, ein einheitliches Interviewerlebnis zu bieten. Das ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeitgebermarke und trägt zu einem positiven Verhältnis mit neuen Mitarbeiter:innen bei.
Dies ist natürlich bei allen Bewerbungsgesprächen wichtig – bei Remote-Mitarbeiter:innen aber besonders, da sie sich im Laufe ihres Arbeitsalltags eventuell weniger verbunden mit Kolleg:innen fühlen.
Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Interviewteam gleichermaßen versteht, dass das Führen von Vorstellungsgesprächen auf Distanz bedeutet, dass sie wahrscheinlich mit sehr unterschiedlichen Kommunikationsstilen konfrontiert werden, die von kulturellen Nuancen beeinflusst sind.
Manche Kandidat:innen reden viel, andere wiederum sind im formellen Rahmen eines Vorstellungsgesprächs eher zurückhaltend – es ist daher wichtig, dies zu durchschauen und die tatsächlichen Fähigkeiten und Erfahrungen der Person zu erkennen.
Das Buch The Culture Map von Erin Meyer ist eine ziemlich gute Einführung, worauf Sie achten sollten. Es ist keine Garantie, dass jemand aus Kultur X so sein wird, aber es kann hilfreich sein, dies zu wissen.
Bewertung technischer und sozialer Kompetenzen
Bewerten Sie sowohl die für den Job relevanten technischen Fähigkeiten als auch die sogenannten Soft Skills, die für die Arbeit im Homeoffice entscheidend sind, wie Zeitmanagement, Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit.
Die Bewertung dieser Fähigkeiten stellt sicher, dass Kandidat:innen in einer Remote-Arbeitsumgebung erfolgreich sein und effektiv zum Team beitragen können. Einige Beispiele für Kompetenzbewertungen sind:
- Coding-Challenges und Whiteboard-Sessions
- Hier haben Sie die Möglichkeit, entweder eine Live-Coding-Session durchzuführen oder den Kandidat:innen vorab eine Aufgabe zum Vorbereiten zu geben. In letzter Zeit habe ich oft eine Kombination gesehen – etwas vorbereiten, besprechen und im Videocall gemeinsam verbessern. Dadurch erhalten Sie einen umfassenderen Eindruck. Manche Kandidat:innen performen schlechter unter Druck, aber wenn in Ihrer Softwareentwicklung viel Paarprogrammierung gemacht wird, sollten Sie dies berücksichtigen.
- Schriftproben
- Stellen Sie sicher, dass dies relevant für die Position ist, z. B. bei einer Kundenservice-Stelle auf eine Antwort an einen Kunden – nicht auf schöne Prosa!
- Präsentationsfolien, die den Ansatz für die Rolle darstellen
- Auch hier: möglichst arbeitsnah gestalten, aber achten Sie darauf, dass es kein aktuelles Problem ist, das Sie lösen möchten. Bitten Sie Kandidat:innen nicht um kostenlose Arbeit!
- Simulierte Arbeitssituationen.
- Das ist online etwas schwieriger nachzustellen, aber in bestimmten Fällen machbar. Bedenken Sie, dass Sie in der Regel deutlich mehr Kontext geben müssen.
Entscheidung und Angebot
Okay, der schwierige Teil ist geschafft. Sie haben eine ordentliche Anzahl an Kandidat:innen interviewt und schließlich einige starke Favoriten, die die Anforderungen für Ihre offene Position erfüllen, herausgefiltert. Jetzt gilt es, eine Entscheidung zu treffen.
Hier sind die nächsten Schritte im Prozess.
Das Jobangebot unterbreiten
Wenn Sie einem remote arbeitenden Kandidaten ein Jobangebot machen, geben Sie klare und detaillierte Vertragsbedingungen an, darunter Gehalt, Zusatzleistungen und Regelungen für die Arbeit im Homeoffice.
Betonen Sie noch einmal, dass das Angebot die zuvor besprochenen Gehaltserwartungen und Ihren lokalen Marktstandard erfüllt oder übertrifft (dies sollte das Gespräch während des Screenings widerspiegeln).
Überprüfen Sie außerdem, ob die Person im Zuge des Bewerbungsprozesses bereits alles Notwendige eingerichtet hat, um für Sie arbeiten zu können – z. B. ob sie sich als Auftragnehmer:in oder Selbstständige:r anmelden muss, falls Sie sie nicht als Angestellte:r einstellen können.
Referenzen überprüfen
Führen Sie Referenzgespräche durch, wie Sie es bei allen anderen Kandidat:innen auch tun würden, um Qualifikationen zu bestätigen und bisherige Leistungen und Arbeitsweise zu prüfen.
Der einzige zusätzliche Aspekt ist hier, zu fragen, wie gut die Person remote gearbeitet hat.
Bereiten Sie spezifische Fragen zu Remote-Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit vor, um aussagekräftiges Feedback von Ihren Referenzen zu erhalten.
Falls Sie „verdeckte“ Referenzanfragen durchführen – was ich nicht empfehlen würde – rate ich in Remote-Situationen noch deutlicher davon ab.
Sie kennen die Unternehmen und Gepflogenheiten außerhalb Ihres Standorts und Ihrer Kultur vermutlich kaum, daher ist es besser, diese Praxis ganz zu vermeiden.
Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen
Wenn Ihr Angebot angenommen wird, folgt der nächste Schritt: das Onboarding. Wie bereits erwähnt, sollte das Onboarding weit vor dem ersten Tag beginnen, vor allem, wenn der erste Tag nicht vor Ort stattfindet!
In manchen Regionen gibt es Kündigungsfristen von mehr als einem Monat, daher empfiehlt es sich, währenddessen mit den neuen Mitarbeiter:innen in Kontakt zu bleiben. Laden Sie sie vielleicht mal zu einem schnellen virtuellen Kaffee mit den zukünftigen Teamkolleg:innen ein.
Ein bis zwei Wochen vorher können Sie eine Willkommens-E-Mail mit Erläuterungen zu folgenden Punkten senden:
- Der Onboarding-Prozess
- Geräteauslieferung
- Woche 1
- Buddy
- Ein grober 30-60-90-Tage-Plan.
Vorbereitungen für den ersten Tag
Bevor ein Remote-Mitarbeitender seinen ersten Tag antritt, stelle sicher, dass alle notwendigen Accounts, Tools und Geräte eingerichtet sind, Zugang zu Unternehmensressourcen besteht und Kommunikationskanäle bereitgestellt werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Stelle sicher, dass es am ersten Tag eine Möglichkeit gibt, die neue Person dem gesamten Unternehmen vorzustellen (z. B. über Slack oder Teams), sodass Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen des Unternehmens Hallo sagen können.
Feiere, dass sie deinem Unternehmen beigetreten sind!
Virtueller Onboarding-Prozess
Ein strukturierter virtueller Onboarding-Prozess beinhaltet virtuelle Einführungen, Schulungen zu Unternehmensrichtlinien und -tools sowie die Vorstellung neuer Teammitglieder, damit sie sich auch virtuell verbinden und zusammenarbeiten können.
Laufende Unterstützung und Integration
Biete kontinuierliche Unterstützung für Remote-Mitarbeitende, damit sie Herausforderungen meistern können und sich in die Unternehmenskultur integriert fühlen.
Plane regelmäßige Check-ins ein, ermögliche berufliche Weiterbildung und fördere die Teilnahme an virtuellen Teamaktivitäten, um das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.
Kleine Gesten
Kleine Dinge sind oft der beste Weg, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende das vollständige Unternehmenserlebnis bekommen – auch wenn sie nicht direkt neben dir sitzen. Hier sind ein paar Ideen, die ich schon umgesetzt habe:
- Eine Bewerberin erwähnte, dass sie Schmuck herstellt, aber aufgrund fehlender Werkzeuge in ihrem Land keine Ohrringe anfertigen kann – daher packte ich ein kleines Ohrring-Bastelset ins Willkommenspaket.
- Lege ein vollständiges Firmen-Branding-Paket bei, sodass sie am ersten Tag ein T-Shirt/Sweatshirt tragen und sich als Teil des Unternehmens fühlen können (vorher nach der Größe fragen).
- Nimm eine persönliche Willkommensbotschaft auf, die sie beim ersten Einschalten ihres Laptops abspielen können (das kann auch schon vor dem ersten Tag sein!).
Dies sind nur einige Beispiele – überlege dir, was jemanden in deinem Unternehmen willkommen heißen würde.
Best Practices für einen erfolgreichen Remote-Einstellungsprozess
Wie bei jedem anderen Prozess spiegelt auch ein guter Remote-Einstellungsprozess die Unternehmenskultur wider. Um ihn effektiver und attraktiver für Remote-Kandidat:innen zu gestalten, solltest du diese drei Best Practices übernehmen.
Asynchrone Kommunikation nutzen
Asynchrone Kommunikation ermöglicht es Teammitgliedern und Kandidat:innen, Beiträge und Antworten dann zu leisten, wenn es ihnen passt – besonders praktisch bei verschiedenen Zeitzonen.
Gib Zeiträume für Rückmeldungen an, damit Bewerber:innen nicht unnötig warten, und teile ihnen mit, dass asynchrone Kommunikation ein Unternehmenswert ist, der sich auch im Einstellungsprozess widerspiegelt.
Dieser Ansatz nimmt den Druck von sofortigen Antworten und ermöglicht gründlichere und durchdachtere Beiträge.
Mein Lieblingstool dafür ist Loom. Angenommen, ich muss fünf Kandidat:innen einem Manager vorstellen, wir aber beide haben durchgehend Meetings ohne Überschneidung. Dann nehme ich eine kurze Loom-Vorstellung auf und der Manager schaut sie sich an, sichtet die Lebensläufe separat und kommt mit Fragen auf mich zu.
So ist er besser vorbereitet, weil er den Kontext schon kennt, und wenn wir uns austauschen, können wir direkt mit der Kandidat:innenbewertung beginnen, statt Zeit für Erklärungen zu verlieren.
Kontinuierliche Verbesserung
Bewerte und optimiere deinen Remote-Einstellungsprozess fortlaufend auf Basis von Kandidat:innenfeedback und Leistungskennzahlen aus dem Recruiting.
Erkenne Verbesserungspotenziale, Chancen zur Automatisierung oder Einführung neuer Technologien und passe dich den Entwicklungen im Remote-Arbeitsumfeld an, um bestmögliche Einstellungen zu erreichen.
Gerade bei kleinen Gesten und Aufmerksamkeiten lohnt sich das Feedback von Kolleg:innen. Zum Beispiel stammen zwei der oben genannten Beispiele aus regelmäßigen Feedbackrunden, die ich mit neuen Mitarbeitenden durchgeführt habe.
Inklusive Stellenbeschreibungen
Remote-Einstellung ermöglicht Zugang zu einem globalen und vielfältigen Talente-Pool – deshalb ist es wichtig, inklusive und barrierefreie Stellenbeschreibungen zu verfassen.
Vermeide Fachjargon oder allzu formale Sprache und lege den Fokus auf Fähigkeiten statt bestimmte Bildungswege oder Abschlüsse.
Stelle klar heraus, dass die Stelle remote-freundlich ist – inklusive Angaben zu gewünschten Standorten oder Arbeitszeiten, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wenn möglich, nenne Angebote für besondere Bedürfnisse und flexible Arbeitsbedingungen, um eure Offenheit für Vielfalt zu zeigen.
