Lohnabrechnung selbst machen: Ein vollständiger Leitfaden
Um die Lohnabrechnung selbst durchzuführen, müssen Sie Löhne, Abzüge und Steuererklärungen korrekt und pünktlich bearbeiten und gleichzeitig Aufzeichnungen führen, um die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten. Sie sparen Geld, benötigen aber auch eine zuverlässige Lohnabrechnungssoftware, um die mühsamen Aufgaben zu automatisieren und Fehler zu vermeiden. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie die Lohnabrechnung von Anfang bis Ende funktioniert, und bietet praktische Tipps, damit der gesamte Prozess effizient, reibungslos und stressfrei abläuft.
So führen Sie die Lohnabrechnung selbst durch: Ein Prozess in drei Phasen
Die gesamte Lohnabrechnung allein zu verwalten, kann aufgrund der vielen Details, die Sie im Blick behalten müssen, überwältigend wirken.
Eine einfache Möglichkeit, organisiert zu bleiben, besteht darin, den Prozess in drei klar definierte Phasen zu unterteilen:
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- Vorbereitende Einrichtung
- Berechnung von Löhnen und Abzügen sowie Bezahlung der Mitarbeitenden
- Steuereinzahlung und -erklärung (monatlich / vierteljährlich / jährlich).
Damit Sie jede Phase sicher durchlaufen, folgen Sie diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden.
Phase 1: Vorbereitende Einrichtung (vor Ihrer ersten Lohnabrechnung)
1.1 Eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) beantragen
Falls Sie noch keine haben, beantragen Sie eine EIN. Diese Nummer ist für die Meldung von Steuern und anderen Dokumenten an den IRS erforderlich.
Sie können eine EIN beantragen, und zwar online über die Website des IRS.
1.2 Ein SSA-Konto für Business Services Online (BSO) erstellen
Erstellen Sie ein BSO-Konto, damit Sie W-2-Formulare elektronisch einreichen können (W-2-Formulare müssen bis zum 31. Januar bei der SSA und den Mitarbeitenden eingegangen sein).
1.3 In Ihrem Bundesstaat registrieren
In der Regel benötigen Sie Konten für den Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaats sowie für die Arbeitslosenversicherung des Bundesstaats (SUTA).
Die Steuer- und Arbeitslosenportale Ihres Bundesstaats finden Sie über das Verzeichnis der Federation of Tax Administrators und die Arbeitsverwaltungs-Website Ihres Bundesstaats (die genauen Bezeichnungen und Portale unterscheiden sich je nach Bundesstaat).
1.4 Arbeits- und Überstundenregelungen verstehen
Auch wenn alle Ihre Mitarbeitenden ein festes Gehalt beziehen, müssen Sie den Unterschied zwischen von den Überstundenregelungen ausgenommenen und nicht ausgenommenen Beschäftigten gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) kennen.
Nicht ausgenommene Beschäftigte haben Anspruch auf Überstundenvergütung, in der Regel in Höhe des 1,5-Fachen ihres regulären Lohnsatzes für Arbeitsstunden, die über 40 Stunden pro Woche hinausgehen.
Einige Bundesstaaten haben strengere Regelungen, etwa tägliche Überstundenregelungen oder besondere Vergütungssätze für Feiertage. Wenn Sie diese Vorschriften frühzeitig verstehen, vermeiden Sie kostspielige Lohnstreitigkeiten und Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
1.5 Mitarbeiterinformationen erfassen
Die richtigen Formulare von Anfang an einzuholen, bildet die Grundlage für eine reibungslose Lohnabrechnung. Folgende Unterlagen müssen Sie von Ihren Mitarbeitenden erfassen, bevor Sie sie ordnungsgemäß bezahlen können:
Bundesweite Formulare
- Formular W-4 (Bescheinigung des Mitarbeiters über den Steuerabzug): Daraus geht hervor, wie viel Bundeseinkommensteuer Sie vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters einbehalten müssen. Jeder neue Mitarbeiter muss dieses Formular bei seinem Arbeitsantritt ausfüllen.
- Formular I-9 (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung): Für alle Beschäftigten in den USA erforderlich, um Identität und Arbeitserlaubnis zu bestätigen. Sie müssen dieses Formular aufbewahren, dürfen es aber nur auf Anfrage an die Regierung übermitteln.
Formulare des Bundesstaats
- Formular zum Steuerabzug des Bundesstaats: Viele Bundesstaaten haben eine eigene Version des W-4-Formulars für den Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaats. Nicht alle Bundesstaaten verlangen dieses Formular (z. B. Bundesstaaten ohne Einkommensteuer); prüfen Sie daher die Regelungen Ihres Bundesstaats.
- Meldung neuer Mitarbeitender an den Bundesstaat: Arbeitgeber müssen alle neu eingestellten Mitarbeitenden an das Verzeichnis ihres Bundesstaats melden (in der Regel innerhalb von 20 Tagen). Dies erfolgt häufig über ein Online-Portal, aber das genaue Formular und die Frist unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
Formulare für die Einrichtung von Direktüberweisung und Lohnabrechnung
- Formular zur Genehmigung von Direktüberweisungen: Wenn Sie planen, Ihre Mitarbeitenden per Direktüberweisung zu bezahlen, benötigen Sie deren Bankkonto- und Bankleitzahlen sowie eine unterschriebene Einwilligung.
- Notfallkontaktinformationen (optional, aber empfohlen): Hilfreich für Personal- und Mitarbeiterunterlagen.
Weitere mögliche Formulare (situationsabhängig)
- Formulare zur Anmeldung für Leistungen: Wenn Sie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder andere Leistungen anbieten.
- W-9 (für Auftragnehmende, nicht für Mitarbeitende): Wenn Sie unabhängige Auftragnehmende anstelle von Mitarbeitenden einstellen, holen Sie ein W-9 statt eines W-4/I-9 ein und stellen am Jahresende ein 1099-NEC aus.
Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Arbeitskräfte entweder als unabhängige Auftragnehmende oder Mitarbeitende einzustufen, da dies beeinflusst, wie Sie Steuern einbehalten, und ein häufiger Fehler bei der Lohnabrechnung ist.
1.6 Einen Lohnabrechnungsplan festlegen
Ihre Wahl sollte die Erwartungen der Mitarbeitenden, die Anforderungen der Bundesstaaten und den Cashflow Ihres Unternehmens in Einklang bringen.
Beispielsweise schreiben einige Bundesstaaten mindestens halbmonatliche Zahlungszeiträume vor. Prüfen Sie daher Ihre Compliance-Regeln.
Wenn Sie frühzeitig einen Zeitplan festlegen, sorgen Sie für Beständigkeit und können Einzahlungen für Lohnsteuern leichter planen.
Die meisten Unternehmen bezahlen ihre Mitarbeitenden alle zwei Wochen; Sie können sich jedoch auch für eine wöchentliche, monatliche oder halbmonatliche Auszahlung entscheiden.
Richten Sie außerdem ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden ein, damit Sie deren Einkommen genau berechnen können. Denken Sie auch daran, Faktoren wie Boni, Überstunden und Abzüge zu berücksichtigen.
1.7 Dokumentation und Vorlagen für die Lohnabrechnung einrichten
Eine ordnungsgemäße Dokumentation wird von der IRS und dem Arbeitsministerium verlangt; beide erwarten, dass Sie Lohnabrechnungsunterlagen mindestens vier Jahre lang aufbewahren.
Eine Tabellenkalkulation, ein Softwaretool oder ein organisiertes Ablagesystem hilft Ihnen dabei, Arbeitszeiten, Löhne, Abzüge und Steuern einheitlich zu erfassen.
Diese Vorbereitung erleichtert die Einreichung von Lohnsteuern und schützt Sie im Falle einer Prüfung der Lohnabrechnung.
Phase 2: Jeder Zahlungszeitraum (oder jeder Zahltag)
Jeder Zahlungszeitraum folgt einem wiederholbaren Ablauf, damit Mitarbeitende korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Fehler zu reduzieren und sowohl Ihr Team als auch die Steuerbehörden zufriedenzustellen.
2.1 Arbeitszeiten und Arbeitsdaten erfassen
Bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen können, benötigen Sie genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeit und das Einkommen jeder und jedes Mitarbeitenden.
Bei Mitarbeitenden im Stundenlohn oder von der Befreiung ausgenommenen Mitarbeitenden erfassen Sie Stundenzettel oder Zeiterfassungsberichte, um die geleisteten Arbeitsstunden festzuhalten.
Bei Mitarbeitenden mit festem Gehalt bestätigen Sie den festen Anteil ihrer Vergütung für diesen Zeitraum.
Vergessen Sie nicht, Boni, Provisionen, bezahlte Freistellungen oder andere Sonderzahlungen einzubeziehen, die zu dieser Gehaltszahlung hinzukommen sollen.
- Stundenlohn: Stundenzettel oder Datum der Ein-/Ausstempelung
- Festgehalt: festes Gehalt oder Anteil pro Zahlungszeitraum
- Zusätzliche Zahlungen: Boni, Provisionen, Auszahlungen für bezahlte Freistellung
2.2 Bruttolohn berechnen
Der Bruttolohn ist der Ausgangspunkt, bevor Abzüge vorgenommen werden. Bei Mitarbeitenden im Stundenlohn multiplizieren Sie die geleisteten Arbeitsstunden mit ihrem Stundenlohn und berücksichtigen dabei gegebenenfalls Überstunden.
Bei Mitarbeitenden mit festem Gehalt teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume im Jahr (z. B. 24 bei halbmonatlicher Auszahlung).
Fügen Sie stets Sonderzahlungen wie Boni, Provisionen oder Schichtzulagen hinzu.
- Stundenlohn = Satz × Stunden + Überstunden
- Gehalt = Gehalt ÷ Abrechnungszeiträume
- Zusätzliche Vergütungen wie Boni, Provisionen und Zuschläge hinzufügen
2.3 Abzüge und Einbehaltungen anwenden
Hier ziehen Sie Steuern und andere vorgeschriebene Beträge vom Bruttolohn ab. Beginnen Sie mit Abzügen vor Steuern wie Beiträgen zu einem 401(k)-Plan oder Krankenversicherungsprämien.
Behalten Sie anschließend die Bundeseinkommensteuer (auf Grundlage des W-4-Formulars des Mitarbeiters), die Sozialversicherung, Medicare sowie gegebenenfalls staatliche oder lokale Einkommensteuern ein.
Außerdem müssen Sie möglicherweise nachsteuerliche Positionen wie Lohnpfändungen berücksichtigen. Als Arbeitgeber müssen Sie auch Ihren Anteil an Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherungssteuern entrichten.
- Vor Steuern: 401(k), Krankenversicherung
- Bundessteuerabzug: W-4 + IRS-Tabellen
- FICA: 6,2 % Sozialversicherung, 1,45 % Medicare
- Zusätzliche 0,9 % Medicare für Löhne über 200.000 $
- Staatlicher/lokaler Steuerabzug, falls erforderlich
- Nach Steuern: Lohnpfändungen, Roth-Beiträge
- Arbeitgeber: Sozialversicherung, Medicare, FUTA, SUTA
2.4 Nettolohn berechnen
Nach Anwendung der Abzüge und Einbehaltungen bleibt der Nettolohn des Mitarbeiters übrig, also der „Auszahlungsbetrag“.
Dies ist der Betrag, den Sie dem Mitarbeiter an jedem Zahltag tatsächlich auszahlen. Es ist entscheidend, Ihre Berechnung sorgfältig zu überprüfen, damit die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden und Ihrem Verfahren vertrauen.
- Nettolohn = Bruttolohn – Abzüge – Einbehaltungen
2.5 Zahlungen an Mitarbeiter ausführen
Nun ist es an der Zeit, Ihren Mitarbeitern den von Ihnen berechneten Nettolohn auszuzahlen. Eine Direktüberweisung ist in der Regel am besten, da sie schnell und genau ist und eine klare Prüfspur hinterlässt.
Wenn Sie möchten, können Sie stattdessen Papierschecks oder Zahlungskarten ausstellen. Stellen Sie immer eine Lohnabrechnung bereit, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegt, und weisen Sie darauf Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn aus.
- Bevorzugt: Direktüberweisung
- Alternativen: Papierschecks, Zahlungskarten
- Für Transparenz immer Lohnabrechnungen ausstellen
2.6 Einbehaltene Steuern und Arbeitgebersteuern zurücklegen
Die Beträge, die Sie von den Gehaltszahlungen der Mitarbeiter einbehalten, gehören nicht Ihnen zur freien Verfügung – sie müssen an den IRS und die staatlichen Behörden abgeführt werden.
Um den Überblick zu behalten, legen Sie diese Mittel auf Ihrem Geschäftskonto zurück, bis die Einzahlungen vorgenommen werden müssen.
Erfassen Sie alle geschuldeten Beträge für Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherung, Medicare, FUTA sowie gegebenenfalls staatliche Arbeitslosenversicherungsbeiträge oder Steuerabzüge.
- Einbehaltene Steuern getrennt zurücklegen
- Verpflichtungen gegenüber IRS, Bundesstaaten und Arbeitslosenversicherung erfassen
2.7 Fehler sofort beheben
Fehler können bei der Lohnabrechnung passieren und passieren auch; entscheidend ist, sie schnell zu beheben. Wenn Sie eine Fehlberechnung oder fehlende Arbeitsstunden feststellen, nehmen Sie die Korrekturen in der nächsten Abrechnung vor oder leisten Sie eine Ausgleichszahlung.
Viele Inhaber kleiner Unternehmen warnen, dass verzögerte Korrekturen nur größere Probleme bei Steuererklärungen und beim Vertrauen der Mitarbeiter verursachen. Halten Sie immer schriftlich fest, was falsch war und wie es korrigiert wurde.
- Fehler so schnell wie möglich korrigieren
- Falls erforderlich, Korrekturen in der nächsten Abrechnung nachholen
- Alle Korrekturen zur Einhaltung der Vorschriften dokumentieren
Phase 3: Lohnsteuern abführen
Nun folgt ein besonders heikler Teil. Warnung: Verspätete Einzahlungen können Strafen von 2 %–15 % auslösen; eine Zahlung per Scheck oder an die falsche Stelle kann eine Strafe von 10 % verursachen, wenn Sie zur Nutzung von EFTPS verpflichtet waren. Bewahren Sie die Nachverfolgungsnummern der EFT-Zahlungen auf!
3.1 Bundessteuern monatlich oder zweiwöchentlich einzahlen
Nach jeder Lohnabrechnung müssen Sie sowohl die von den Mitarbeitern einbehaltenen Steuern als auch Ihren Anteil an Sozialversicherung und Medicare einzahlen.
Diese Einzahlungen erfolgen über EFTPS. Die Häufigkeit hängt davon ab, ob Sie als monatlicher oder zweiwöchentlicher Einzahler eingestuft sind.
Die meisten kleinen Unternehmen beginnen als monatliche Einzahler. Das bedeutet, dass Sie alles bis zum 15. des Folgemonats zahlen.
- Einbehaltene bundesstaatliche Einkommensteuer der Beschäftigten einzahlen
- Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung und Medicare hinzufügen
- Über EFTPS nach dem zugewiesenen Zeitplan zahlen (monatlich oder zweimal monatlich)
- Monatliche Einzahlungen sind bis zum 15. des Folgemonats fällig
3.2 Vierteljährliches Formular 941 einreichen
Sie müssen jedes Quartal das Formular 941 beim IRS einreichen, um die Löhne der Beschäftigten, die einbehaltene Einkommensteuer sowie die FICA-Beiträge von Beschäftigten und Arbeitgeber zu melden.
Durch diese Einreichung wird sichergestellt, dass Ihre Einzahlungen mit den Aufzeichnungen des IRS abgeglichen werden, und Diskrepanzen, die zu Benachrichtigungen führen könnten, werden vermieden. QuickBooks betont, wie wichtig es ist, Ihre Lohnabrechnungsaufzeichnungen vor der Einreichung mit Ihren Einzahlungen abzugleichen, damit alles ordnungsgemäß übereinstimmt.
Die Fristen sind für jedes Quartal der 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar.
- Das Formular 941 vierteljährlich beim IRS einreichen
- Löhne, einbehaltene Beträge und Arbeitgeberbeiträge melden
- Lohnabrechnungsaufzeichnungen vor der Einreichung abgleichen
- Fristen: 30. Apr., 31. Juli, 31. Okt., 31. Jan.
3.3 Jährliche FUTA-Erklärung (Formular 940) einreichen
Als Arbeitgeber müssen Sie außerdem jedes Jahr das Formular 940 einreichen, um die bundesstaatliche Arbeitslosensteuer (FUTA) zu melden.
Im Gegensatz zu anderen Lohnsteuern wird FUTA ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt – Sie behalten diese Steuer nicht von den Gehältern der Beschäftigten ein.
Die jährliche Erklärung ist bis zum 31. Januar fällig. Wenn Sie jedoch alle Einzahlungen fristgerecht vorgenommen haben, erhalten Sie eine Frist bis zum 10. Februar.
Auch wenn viele kleine Unternehmen nur sehr wenig FUTA schulden, ist es entscheidend, diese Einreichung nicht zu übersehen.
- Das Formular 940 jährlich für FUTA einreichen
- Steuer ausschließlich für den Arbeitgeber (wird nicht von Beschäftigten einbehalten)
- Fällig am 31. Januar (oder am 10. Februar, wenn die Einzahlungen aktuell sind)
- Nicht auslassen, selbst wenn die Steuerschuld gering ist
3.4 Lohnsteuererklärungen und -zahlungen auf Bundesstaatsebene vornehmen
Zusätzlich zu den bundesstaatlichen Verpflichtungen verlangt Ihr Bundesstaat Lohnsteuererklärungen und -zahlungen. Dazu gehören in der Regel der Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaates (falls zutreffend) und Beiträge zur Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates (SUTA).
Die Häufigkeit der Einreichung variiert je nach Bundesstaat – einige verlangen monatliche Meldungen, während andere vierteljährliche oder jährliche Meldungen vorschreiben.
Jeder Bundesstaat verfügt über ein eigenes Online-Portal. Machen Sie sich daher unbedingt mit den spezifischen Zeitplänen und Anmeldeanforderungen für Ihren Standort vertraut.
- Einkommensteuer des Bundesstaates einbehalten und abführen (falls erforderlich)
- Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates (SUTA) einreichen und zahlen
- Häufigkeit variiert: monatlich, vierteljährlich oder jährlich
- Über das dafür vorgesehene Arbeitgeberportal Ihres Bundesstaates einreichen
3.5 Lohnabrechnung zum Jahresende abschließen
Am Jahresende führen Sie die Lohnabrechnung zum Jahresende durch, indem Sie den Beschäftigten W-2-Formulare ausstellen und eine W-3-Zusammenfassung bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen.
Viele Bundesstaaten verlangen außerdem einen jährlichen Abgleich der einbehaltenen Steuern und die Einreichung von Kopien der W-2-Formulare.
Diese Formulare müssen bis zum 31. Januar verteilt und eingereicht werden, wodurch der Januar zu einem arbeitsreichen Monat für Lohnbuchhaltungsverantwortliche wird.
Wenn Sie diese Anforderungen im Blick behalten, stellen Sie sicher, dass die Beschäftigten alles haben, was sie für die Steuersaison benötigen, und dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.
- W-2-Formulare bis zum 31. Januar an die Beschäftigten ausstellen
- W-3 bis zum 31. Januar bei der SSA einreichen
- Jährliche Abgleiche auf Bundesstaatsebene einreichen (falls erforderlich)
- Überprüfen, dass die Summen mit den vierteljährlichen und jährlichen Einreichungen übereinstimmen.
Zusammenfassung: Ihre optimierte Lohnabrechnungs-Checkliste
Hier ist eine verkürzte, aber umfassende Checkliste, die alle oben genannten Punkte zusammenfasst:
- EIN(s) erhalten, staatliche Registrierungen vornehmen
- W-4-Formulare / Steuerformulare von Mitarbeitenden sammeln
- Arbeits- und Überstundenregelungen verstehen
- Zahlungsplan auswählen
- Aufzeichnungsführung und Vorlagen für die Lohnabrechnung einrichten
- Arbeitsstunden / Arbeitsdaten erfassen
- Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn berechnen
- Mitarbeitende bezahlen (vorzugsweise per Direktüberweisung)
- Einbehaltene Gelder zurücklegen
- Steuern nach Zeitplan einzahlen (Bundessteuern über EFTPS, staatliche Steuern über das Portal)
- Erforderliche Formulare einreichen (941, 940, staatliche Formulare)
- W-2-Formulare und Jahresendmeldungen ausstellen
- Aufzeichnungen aufbewahren und alles sichern
- Einen Testlauf durchführen, auf Fehler achten und Änderungen der Rechtslage berücksichtigen
- Prüfen, ob die selbstständige Durchführung weiterhin sinnvoll ist (wenn Zeitaufwand oder Risiko zu hoch sind)
9 bewährte Verfahren für die Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung selbst durchzuführen, bringt eine Lernkurve mit sich, aber du musst nicht alles auf die schwierige Art herausfinden.
Ich habe einige bewährte Verfahren für die Lohnabrechnung zusammengestellt, damit du die Lohnabrechnung reibungsloser und mit weniger Problemen durchführen kannst.
1. Mit einem Puffer oder Testlauf beginnen
Bevor du deine erste Lohnabrechnung durchführst, solltest du einen „Trockenlauf“ in Betracht ziehen, bei dem du alles berechnest, ohne tatsächlich Zahlungen auszustellen.
So kannst du Fehler in deinem Prozess erkennen – etwa bei Steuersätzen, der Einrichtung von Abzügen oder der Dateneingabe –, solange die Folgen noch gering sind.
Viele Reddit-Nutzer sagten, dass ihnen dies Sicherheit gab, bevor sie an einem echten Zahltag auf „Absenden“ klickten. Einen kleinen Fehler in einem Testlauf zu beheben, ist wesentlich einfacher als eine Gehaltszahlung zu versäumen.
2. Wo möglich automatisieren (aber die Kontrolle behalten)
Während Tabellenkalkulationen oder manuelle Berechnungen am Anfang funktionieren können, wechseln die meisten kleinen Unternehmen irgendwann zu einer Software für die Lohnabrechnung.
Tools wie Gusto oder QuickBooks helfen, menschliche Fehler zu reduzieren und Meldungen automatisch zu erledigen.
Automatisierung bedeutet jedoch nicht „einrichten und vergessen“ – du musst die Beträge weiterhin überprüfen und Berichte regelmäßig abstimmen.
3. Alles sorgfältig dokumentieren
Eine gute Aufzeichnungsführung ist keine Option – sie ist dein Sicherheitsnetz. Bewahre Kopien der geleisteten Arbeitsstunden, Anpassungen, Gehaltsabrechnungen und vorgenommenen Korrekturen auf.
Bei Prüfungen kann die Möglichkeit, geordnete Aufzeichnungen vorzulegen, den Unterschied zwischen einer schnellen Lösung und monatelangem Stress ausmachen.
Verlasse dich nicht auf dein Gedächtnis – schreibe alles auf.
4. Einbehaltene Steuern nicht als dein Geld betrachten
Das Geld, das du von den Gehaltszahlungen deiner Mitarbeitenden einbehältst, gehört dem IRS und deinem Bundesstaat, nicht deinem Unternehmen.
Mehrere Kleinunternehmen, mit denen wir gesprochen haben, gaben zu, dass sie diese Gelder verwendet haben, wenn die Kassen knapp waren, und später hastig versuchten, die Steuerzahlungen abzudecken.
Das ist riskant – verspätete oder versäumte Zahlungen führen zu Strafgebühren und Zinsen, manchmal sogar zu persönlicher Haftung.
Bewährte Vorgehensweise: Einbehaltene Steuern sollten auf einem separaten Konto aufbewahrt werden, damit sie bis zur Zahlung unangetastet bleiben.
5. Über Gesetzes- und Beitragsänderungen auf dem Laufenden bleiben
Die Lohnabrechnungsvorschriften sind nicht statisch – Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherung, staatliche Arbeitslosenversicherungsbeiträge und lokale Steuersätze können sich jedes Jahr ändern. Werden diese Zahlen nicht aktualisiert, kann dies zu Unterzahlungen und kostspieligen Strafgebühren führen.
Ein Erinnerungssystem (zum Beispiel eine Kalenderbenachrichtigung im Dezember) stellt sicher, dass Sie sich zu Beginn des Jahres immer an den neuen Vorschriften orientieren.
6. Eine Geldreserve für Lohnsteuern vorhalten
Bei der Lohnabrechnung geht es nicht nur darum, Mitarbeitende zu bezahlen – auch der Staat muss bezahlt werden. Mehrere Inhaber von Kleinunternehmen warnten, dass Fristen für Lohnsteuerzahlungen schnell näher rücken.
Eine zweckgebundene Geldreserve stellt sicher, dass Sie Zahlungen jederzeit abdecken können, auch in schwachen Monaten.
Wie es ein Reddit-Nutzer ausdrückte: „Die Lohnabrechnung macht Spaß, bis der Steuertag kommt – stellen Sie sicher, dass Sie immer genügend Geld bereit haben.“
7. Vor der Einreichung alles doppelt prüfen
Eine einfache, aber wirkungsvolle Gewohnheit besteht darin, alles zweimal zu überprüfen, bevor Sie eine Meldung einreichen oder eine Zahlung vornehmen. Vergleichen Sie Namen, Sozialversicherungsnummern, Bruttolöhne, Abzüge und Zahlungsbeträge mit Ihren Unterlagen.
Selbst kleine Tippfehler können im Umgang mit dem IRS oder staatlichen Behörden große Probleme verursachen. Eine abschließende fünfminütige Prüfung kann wochenlange Korrekturarbeiten verhindern.
8. Eine Vertretung oder einen Ersatzprozess vorsehen
Es ist riskant, wenn das Wissen über die Lohnabrechnung nur im Kopf einer Person vorhanden ist. Urlaub, Krankheit oder Notfälle können dazu führen, dass Ihr Team nicht bezahlt wird oder Meldungen verspätet eingereicht werden.
Dokumentieren Sie Ihren Lohnabrechnungsprozess und schulen Sie mindestens eine Vertretung, die bei Bedarf einspringen kann. Dadurch wird Ihr Unternehmen widerstandsfähiger und einzelne Ausfallpunkte werden vermieden.
9. Die Lohnabrechnung in Ihre Routine integrieren
Behandeln Sie die Lohnabrechnung wie eine regelmäßig fällige Rechnung und nicht wie eine nachträgliche Aufgabe. Wiederkehrende Erinnerungen für Zahltage, Zahlungsfristen und Einreichungstermine schaffen Beständigkeit.
Eine feste Routine verringert Fehler und Stress, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. Die Lohnabrechnung wird deutlich leichter zu bewältigen, sobald sie ein vorhersehbarer, wiederholbarer Prozess ist.
Vor- und Nachteile der selbst durchgeführten Lohnabrechnung
Die eigene Durchführung der Lohnabrechnung kann für einige Inhaber von Kleinunternehmen gut geeignet sein, bringt jedoch auch Nachteile mit sich. Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten:
Vorteile der Eigenverwaltung:
- Sie sparen Kosten für Lohnabrechnungsdienste: Sie vermeiden die wiederkehrenden Kosten für Software oder externe Anbieter, die sich bei einem kleinen Team schnell summieren können.
- Volle Kontrolle und Verständnis der Lohnabrechnung: Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst durchführen, erhalten Sie direkten Einblick in die Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern. Dadurch bleiben Sie über die Finanzen Ihres Unternehmens informiert.
Nachteile der Eigenverwaltung:
- Zeitaufwendig: Die manuelle Durchführung der Lohnabrechnung erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Details und kann dadurch Zeit beanspruchen, die Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen.
- Fehler können leicht passieren und zu Strafgebühren führen: Fehlberechnungen oder verspätete Einreichungen können Geldstrafen des IRS oder Ihres Bundesstaates nach sich ziehen, selbst wenn die Fehler unbeabsichtigt waren.
- Änderungen der Steuergesetze müssen kontinuierlich verfolgt werden: Steuerliche Vorschriften auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene können sich jährlich ändern. Daher müssen Sie Ihren Prozess anpassen, um weiterhin gesetzeskonform zu arbeiten.
Im Allgemeinen ist die eigene Durchführung der Lohnabrechnung eine gute Option für sehr kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitenden – insbesondere, wenn alle ein festes Gehalt beziehen und die Zusatzleistungen einfach gehalten sind.
In dieser Situation sind die Berechnungen unkompliziert und der Zeitaufwand überschaubar. Es ist auch eine kluge Wahl, wenn Sie vollständig verstehen möchten, wie die Lohnabrechnung funktioniert, bevor Sie in einen Dienst investieren.
- Weniger als 5 Mitarbeitende
- Ausschließlich Angestellte mit Festgehalt (minimale Überstunden/Anpassungen)
- Nur wenige oder keine zu verwaltenden Zusatzleistungen
- Die Inhaberin oder der Inhaber ist mit Tabellenkalkulationen und der Aufbewahrung von Aufzeichnungen vertraut
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird die Lohnabrechnung komplizierter – und das Fehlerrisiko steigt.
Wenn Sie mehrere Vergütungsarten, Abzüge für Zusatzleistungen oder Mitarbeitende in mehr als einem Bundesstaat haben, können Sie durch die Auslagerung Zeit sparen und Compliance-Risiken reduzieren.
Viele Inhaberinnen und Inhaber kleiner Unternehmen entscheiden sich auch einfach aus Gründen der Sicherheit dafür, die Lohnabrechnung an eine Steuerberaterin bzw. einen Steuerberater oder ein Lohnabrechnungsunternehmen auszulagern, da sie wissen, dass Meldungen und Einzahlungen automatisch erledigt werden.
- 5 oder mehr Mitarbeitende oder schnelles Wachstum
- Stundenkräfte mit Überstunden oder komplexen Arbeitszeitplänen
- Angebot von Zusatzleistungen wie Krankenversicherung oder 401(k)
- Tätigkeit in mehreren Bundesstaaten oder mit Mitarbeitenden im Homeoffice
- Mehr Zeit für das Unternehmenswachstum statt für Verwaltungsaufgaben verwenden möchten
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