Lohnabrechnung selbst machen: Ein vollständiger Leitfaden

Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst durchführen, müssen Sie Löhne, Abzüge und Steuererklärungen korrekt und fristgerecht bearbeiten und gleichzeitig Aufzeichnungen führen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Sie sparen Geld, benötigen aber auch eine zuverlässige Lohnabrechnungssoftware, um die mühsamen Aufgaben zu automatisieren und Fehler zu vermeiden. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie die Lohnabrechnung von Anfang bis Ende funktioniert, mit praktischen Tipps, damit der gesamte Prozess effizient, reibungslos und stressfrei abläuft.

Lohnabrechnung selbst durchführen: Ein Prozess in 3 Phasen

Die gesamte Lohnabrechnung allein zu verwalten, kann aufgrund der vielen zu überwachenden Details überwältigend wirken.

Eine einfache Möglichkeit, organisiert zu bleiben, besteht darin, den Prozess in drei klar definierte Phasen zu unterteilen:

1. Vorbereitende Einrichtung
2. Berechnung von Löhnen und Abzügen sowie Bezahlung der Beschäftigten
3. Steuereinzahlung und Steuererklärung (monatlich / vierteljährlich / jährlich).

Damit Sie jede Phase sicher durchlaufen können, folgen Sie diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden.

Phase 1: Vorbereitende Einrichtung (vor Ihrer ersten Lohnabrechnung)

1.1 Eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) beantragen

Falls Sie noch keine haben, beantragen Sie eine EIN. Diese Nummer ist für die Meldung von Steuern und anderen Dokumenten an die IRS erforderlich.

Sie können eine EIN online beantragen über die Website der IRS.

1.2 Ein Konto bei den Online-Geschäftsdiensten der SSA (BSO) erstellen

Erstellen Sie ein BSO-Konto, damit Sie W-2s elektronisch einreichen können (W-2s müssen bis zum 31. Januar bei der SSA und den Beschäftigten eingegangen sein).

1.3 Bei Ihrem Bundesstaat registrieren

In der Regel benötigen Sie Konten für den Einkommensteuerabzug des Bundesstaats und für die Arbeitslosenversicherung des Bundesstaats (SUTA). 

Die Portale Ihres Bundesstaats für Steuern und Arbeitslosenversicherung finden Sie über das Verzeichnis des Verbands der Steuerverwaltungen und die Arbeitswebsite Ihres Bundesstaats (die genauen Bezeichnungen und Portale unterscheiden sich je nach Bundesstaat).

1.4 Arbeits- und Überstundenregelungen verstehen

Auch wenn alle Ihre Beschäftigten ein Gehalt beziehen, müssen Sie den Unterschied zwischen der Einstufung als von den Bestimmungen ausgenommen und nicht ausgenommen gemäß dem Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA) kennen.

Nicht ausgenommene Beschäftigte haben Anspruch auf Überstundenvergütung, in der Regel in Höhe des 1,5-Fachen ihres regulären Stundenlohns für Arbeitsstunden, die über 40 Stunden pro Woche hinausgehen.

Einige Bundesstaaten haben strengere Regelungen, etwa tägliche Überstunden oder besondere Sätze für Feiertage. Wenn Sie diese Regelungen frühzeitig verstehen, vermeiden Sie kostspielige Lohnstreitigkeiten und Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

1.5 Informationen zu Beschäftigten sammeln

Die richtigen Formulare von Anfang an einzuholen, bildet die Grundlage für eine reibungslose Lohnabrechnung. Folgende Unterlagen müssen Sie von Ihren Beschäftigten einholen, bevor Sie sie ordnungsgemäß bezahlen können:

Formulare des Bundes

• Formular W-4 (Bescheinigung des Beschäftigten über den Steuerabzug): Daraus geht hervor, wie viel Bundeseinkommensteuer Sie vom Gehalt des Beschäftigten einbehalten müssen. Jede neu eingestellte Person muss dieses Formular bei Arbeitsbeginn ausfüllen.
• Formular I-9 (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung): Für alle Beschäftigten in den USA erforderlich, um Identität und Arbeitserlaubnis zu bestätigen. Sie müssen dieses Formular aufbewahren, es jedoch nur auf Anfrage an die Regierung senden.

Formulare des Bundesstaats

• Formular für den Steuerabzug des Bundesstaats: Viele Bundesstaaten haben eine eigene Version des W-4 für den Abzug der Einkommensteuer des Bundesstaats. Nicht alle Bundesstaaten verlangen dieses Formular (z. B. Bundesstaaten ohne Einkommensteuer). Prüfen Sie daher die Regelungen Ihres Bundesstaats.
  
• Meldung neu eingestellter Beschäftigter beim Bundesstaat: Arbeitgeber müssen alle neu eingestellten Beschäftigten an das Verzeichnis ihres Bundesstaats melden (in der Regel innerhalb von 20 Tagen). Dies erfolgt häufig über ein Onlineportal, aber das genaue Formular und die Frist unterscheiden sich je nach Bundesstaat.

Formulare für die Einrichtung von Direktüberweisung und Lohnabrechnung

• Formular zur Genehmigung der Direktüberweisung: Wenn Sie planen, Mitarbeiter per Direktüberweisung zu bezahlen, benötigen Sie deren Bankkonto- und Bankleitzahlen sowie eine unterzeichnete Einwilligung.
• Notfallkontaktinformationen (optional, aber empfohlen): Hilfreich für Personal- und Mitarbeiterunterlagen.

Weitere mögliche Formulare (situationsabhängig)

• Formulare zur Anmeldung für Leistungen: Wenn Sie eine Krankenversicherung, Altersvorsorge oder andere Leistungen anbieten.
• W-9 (für Auftragnehmer, nicht für Mitarbeiter): Wenn Sie unabhängige Auftragnehmer statt Mitarbeiter einstellen, holen Sie ein W-9 anstelle von W-4/I-9 ein und stellen am Jahresende ein 1099-NEC aus.

Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Belegschaft entweder als unabhängige Auftragnehmer oder Mitarbeiter einzustufen, da dies beeinflusst, wie Sie Steuern einbehalten, und ein häufiger Fehler bei der Lohnabrechnung ist.

Profi-Tipp

Ich führe eine monatlich aktualisierte Übersicht darüber, wo jeder Mitarbeiter lebt und wo er arbeitet. Glauben Sie mir, der zusätzliche Papierkram ist besser, als in drei Bundesstaaten Steuern nachzahlen zu müssen.—Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MS Advisory

1.6 Einen Lohnabrechnungsplan festlegen

Ihre Wahl sollte die Erwartungen der Mitarbeiter, die gesetzlichen Anforderungen des Bundesstaates und den Cashflow Ihres Unternehmens miteinander in Einklang bringen.

Beispielsweise schreiben einige Bundesstaaten mindestens halbmonatliche Zahlungszeiträume vor; prüfen Sie daher Ihre Compliance-Regeln. 

Wenn Sie frühzeitig einen Zeitplan festlegen, sorgt dies für Konsistenz und erleichtert die Planung von Einzahlungen der Lohnsteuern.

Die Mehrheit der Unternehmen bezahlt Mitarbeiter zweiwöchentlich; Sie können sich jedoch auch für eine wöchentliche, monatliche oder halbmonatliche Auszahlung entscheiden.

Richten Sie außerdem ein System zur Erfassung der Arbeitsstunden von Mitarbeitern ein, damit Sie deren Einkommen genau berechnen können. Denken Sie auch daran, Faktoren wie Boni, Überstunden und Abzüge zu berücksichtigen. 

1.7 Aufbewahrung von Unterlagen und Vorlagen für die Lohnabrechnung einrichten

Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen wird vom IRS und vom Arbeitsministerium verlangt. Beide erwarten, dass Sie Lohnabrechnungsunterlagen mindestens vier Jahre lang aufbewahren.

Das Einrichten einer Tabellenkalkulation, eines Softwaretools oder eines organisierten Ablagesystems hilft Ihnen, Arbeitsstunden, Löhne, Abzüge und Steuern konsistent zu erfassen.

Diese Vorbereitung erleichtert die Einreichung der Lohnsteuern und schützt Sie im Falle einer Prüfung der Lohnabrechnung.

Phase 2: Jeder Zahlungszeitraum (oder jeder Zahltag)

Jeder Zahlungszeitraum folgt einem wiederholbaren Prozess, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. 

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Fehler zu reduzieren und sowohl Ihr Team als auch die Steuerbehörden zufriedenzustellen.

2.1 Arbeitsstunden und Arbeitsdaten erfassen

Bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen können, benötigen Sie genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeit und das Einkommen jedes Mitarbeiters. 

Bei Mitarbeitern auf Stundenbasis oder nicht von der Befreiung ausgenommenen Mitarbeitern sammeln Sie Stundenzettel oder Zeiterfassungsberichte, um die geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren.

Bei Mitarbeitern mit festem Gehalt bestätigen Sie den festen Anteil ihrer Vergütung für diesen Zeitraum. 

Vergessen Sie nicht, Boni, Provisionen, bezahlte Freistellungen oder andere Sonderzahlungen einzubeziehen, die dieser Gehaltszahlung hinzugefügt werden sollten.

• Stundenbasis: Stundenzettel oder Datum und Uhrzeit des Ein- und Ausstempelns
• Festgehalt: festes Gehalt oder Anteil pro Zahlungszeitraum
• Zusätzliche Vergütungen: Boni, Provisionen, Auszahlungen für bezahlte Freistellung

2.2 Bruttolohn berechnen

Der Bruttolohn ist der Ausgangspunkt, bevor Abzüge vorgenommen werden. Bei Mitarbeitern auf Stundenbasis multiplizieren Sie die geleisteten Arbeitsstunden mit ihrem Stundenlohn und berücksichtigen gegebenenfalls Überstunden. 

Bei Mitarbeitern mit festem Gehalt teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume im Jahr (z. B. 24 bei halbmonatlicher Auszahlung).

Fügen Sie immer Sondervergütungen wie Boni, Provisionen oder Schichtzulagen hinzu.

• Stundenlohn = Satz × Stunden + Überstunden
• Gehalt = Gehalt ÷ Gehaltsabrechnungszeiträume
• Zusätzliche Vergütungen wie Boni, Provisionen und Zuschläge hinzufügen

2.3 Abzüge und Einbehalte anwenden

Hier ziehen Sie Steuern und andere gesetzlich vorgeschriebene Beträge vom Bruttolohn ab. Beginnen Sie mit Abzügen vor Steuern wie Beiträgen zu einem 401(k)-Plan oder Krankenversicherungsprämien.

Halten Sie anschließend die Einkommensteuer des Bundes (auf Grundlage des W-4-Formulars des Mitarbeiters), Sozialversicherung, Medicare sowie gegebenenfalls staatliche oder lokale Einkommensteuern ein.

Möglicherweise müssen Sie auch nachsteuerliche Positionen wie Lohnpfändungen berücksichtigen. Als Arbeitgeber müssen Sie außerdem Ihren Anteil an Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherungssteuern zahlen.

• Vor Steuern: 401(k), Krankenversicherung
• Einbehaltung auf Bundesebene: W-4 + IRS-Tabellen
• FICA: 6,2 % Sozialversicherung, 1,45 % Medicare
• Zusätzliche 0,9 % Medicare für Löhne über 200.000 $
• Staatliche/lokale Einbehaltung, falls erforderlich
• Nach Steuern: Lohnpfändungen, Roth-Beiträge
• Arbeitgeber: Sozialversicherung, Medicare, FUTA, SUTA

2.4 Nettolohn berechnen

Nachdem Abzüge und Einbehalte angewendet wurden, bleibt der Nettolohn des Mitarbeiters übrig, also der „Auszahlungsbetrag“. 

Das ist der Betrag, den Sie dem Mitarbeiter an jedem Zahltag tatsächlich auszahlen. Es ist entscheidend, Ihre Berechnung zu überprüfen, damit die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden und Ihrem Verfahren vertrauen.

• Nettolohn = Bruttolohn – Abzüge – Einbehalte

2.5 Zahlungen an Mitarbeiter ausführen

Nun ist es an der Zeit, Ihren Mitarbeitern den berechneten Nettolohn auszuzahlen. Direkteinzahlung ist in der Regel am besten, da sie schnell und genau ist und eine eindeutige Prüfspur hinterlässt.

Wenn Sie möchten, können Sie stattdessen auch Schecks in Papierform oder Zahlungskarten ausstellen. Stellen Sie immer eine Gehaltsabrechnung bereit, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegt, auf der Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn aufgeführt sind.

• Bevorzugt: Direkteinzahlung
• Alternativen: Schecks in Papierform, Zahlungskarten
• Für Transparenz immer Gehaltsabrechnungen ausstellen

2.6 Einbehaltene Steuern und Arbeitgebersteuern zurücklegen

Die Beträge, die Sie von den Gehaltszahlungen der Mitarbeiter einbehalten, können Sie nicht selbst ausgeben – sie müssen an den IRS und staatliche Behörden abgeführt werden.

Um den Überblick zu behalten, legen Sie diese Mittel auf Ihrem Geschäftskonto zurück, bis es Zeit für die Einzahlungen ist.

Erfassen Sie alle geschuldeten Beträge für die Einkommensteuer des Bundes, Sozialversicherung, Medicare, FUTA sowie gegebenenfalls staatliche Arbeitslosenversicherungs- oder Quellensteuern.

• Einbehaltene Steuern getrennt zurücklegen
• Verpflichtungen gegenüber IRS, Bundesstaaten und Arbeitslosenversicherung erfassen

2.7 Fehler sofort beheben

Fehler können in der Lohnabrechnung passieren und tun es auch. Entscheidend ist, sie schnell zu beheben. Wenn Sie eine Fehlberechnung oder fehlende Arbeitsstunden feststellen, nehmen Sie die Korrektur in der nächsten Abrechnung vor oder leisten Sie eine Ausgleichszahlung.

Viele Inhaber kleiner Unternehmen warnen davor, dass verzögerte Korrekturen nur größere Probleme bei Steuererklärungen und beim Vertrauen der Mitarbeiter verursachen. Halten Sie immer schriftlich fest, was falsch war und wie es korrigiert wurde.

• Fehler so schnell wie möglich korrigieren
• Bei Bedarf ausstehende Korrekturen in der nächsten Abrechnung vornehmen
• Alle Korrekturen zur Einhaltung der Vorschriften dokumentieren

Phase 3: Lohnsteuern abführen

Nun folgt ein besonders sensibler Teil. Warnung: Verspätete Einzahlungen können Strafen von 2 %–15 % auslösen. Eine Zahlung in Papierform oder an die falsche Stelle kann eine Strafe von 10 % verursachen, wenn Sie zur Nutzung von EFTPS verpflichtet waren. Bewahren Sie die Nachverfolgungsnummern der EFT-Zahlungen auf!

3.1 Bundessteuern monatlich oder halbmonatlich einzahlen

Nach jedem Abrechnungslauf müssen Sie sowohl die von den Mitarbeitern einbehaltenen Steuern als auch Ihren Anteil an Sozialversicherung und Medicare einzahlen. 

Diese Einzahlungen erfolgen über EFTPS. Die Häufigkeit hängt davon ab, ob Sie als monatlicher oder halbmonatlicher Einzahler eingestuft sind. 

Die meisten Kleinunternehmen beginnen als monatliche Einzahler, das heißt, dass Sie alles bis zum 15. des Folgemonats bezahlen.

• Einbehaltene bundesstaatliche Einkommensteuer der Arbeitnehmer einzahlen
• Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung und Medicare hinzufügen
• Über EFTPS gemäß dem zugewiesenen Zeitplan bezahlen (monatlich oder zweimal wöchentlich)
• Monatliche Einzahlungen sind bis zum 15. des Folgemonats fällig

3.2 Vierteljährliches Formular 941 einreichen

Jedes Quartal müssen Sie beim IRS das Formular 941 einreichen, um die Löhne der Arbeitnehmer, die einbehaltene Einkommensteuer sowie die FICA-Beiträge von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu melden. 

Durch diese Einreichung wird sichergestellt, dass Ihre Einzahlungen mit den Aufzeichnungen des IRS abgeglichen werden, und Unstimmigkeiten, die zu Benachrichtigungen führen könnten, werden vermieden. QuickBooks betont, wie wichtig es ist, Ihre Lohnabrechnungsunterlagen vor der Einreichung mit Ihren Einzahlungen abzugleichen, damit alles ordnungsgemäß übereinstimmt.

Die Fristen sind der 30. April, der 31. Juli, der 31. Oktober und der 31. Januar für jedes Quartal.

• Formular 941 vierteljährlich beim IRS einreichen
• Löhne, Einbehaltungen und Arbeitgeberbeiträge melden
• Lohnabrechnungsunterlagen vor der Einreichung abgleichen
• Fristen: 30. Apr., 31. Juli, 31. Okt., 31. Jan.

3.3 Jährliche FUTA-Erklärung (Formular 940) einreichen

Als Arbeitgeber müssen Sie außerdem jedes Jahr das Formular 940 einreichen, um die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) zu melden. 

Im Gegensatz zu anderen Lohnsteuern wird die FUTA ausschließlich vom Arbeitgeber bezahlt – Sie behalten sie nicht von den Gehaltszahlungen der Arbeitnehmer ein. 

Die jährliche Erklärung ist bis zum 31. Januar fällig, allerdings haben Sie bis zum 10. Februar Zeit, wenn Sie alle Einzahlungen fristgerecht vorgenommen haben. 

Obwohl viele Kleinunternehmen nur sehr wenig FUTA schulden, ist es entscheidend, diese Einreichung nicht zu übersehen.

• Formular 940 jährlich für die FUTA einreichen
• Steuer ausschließlich für Arbeitgeber (wird nicht von Arbeitnehmern einbehalten)
• Fällig am 31. Januar (oder am 10. Februar, wenn die Einzahlungen aktuell sind)
• Nicht auslassen, auch wenn die Steuerschuld gering ist

3.4 Lohnsteuererklärungen und Zahlungen auf Bundesstaatsebene vornehmen

Zusätzlich zu den bundesstaatlichen Verpflichtungen verlangt Ihr Bundesstaat die Einreichung von Lohnsteuererklärungen und entsprechende Zahlungen. Dazu gehören in der Regel die Einbehaltung der Einkommensteuer des Bundesstaates (falls zutreffend) und Beiträge zur Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates (SUTA).

Die Häufigkeit der Einreichung variiert je nach Bundesstaat – einige verlangen monatliche Meldungen, während andere vierteljährliche oder jährliche Meldungen vorschreiben.

Jeder Bundesstaat verfügt über ein eigenes Online-Portal. Machen Sie sich daher mit den spezifischen Zeitplänen und Anmeldeanforderungen für Ihren Standort vertraut.

• Einkommensteuer des Bundesstaates einbehalten und abführen (falls erforderlich)
• Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates (SUTA) melden und bezahlen
• Häufigkeit variiert: monatlich, vierteljährlich oder jährlich
• Einreichung über das dafür vorgesehene Arbeitgeberportal Ihres Bundesstaates

3.5 Lohnabrechnung zum Jahresende abschließen

Am Jahresende führen Sie die Lohnabrechnung zum Jahresende durch, indem Sie den Arbeitnehmern W-2-Formulare ausstellen und eine W-3-Zusammenfassung bei der Social Security Administration einreichen.

Viele Bundesstaaten verlangen außerdem einen jährlichen Abgleich der einbehaltenen Steuern und die Einreichung von Kopien der W-2-Formulare. 

Diese Formulare müssen bis zum 31. Januar verteilt und eingereicht werden, wodurch der Januar für Lohnabrechnungsverantwortliche zu einem arbeitsreichen Monat wird.

Wenn Sie diese Anforderungen im Blick behalten, stellen Sie sicher, dass die Arbeitnehmer alles Notwendige für die Steuererklärung erhalten, und halten Ihr Unternehmen gesetzeskonform.

• W-2-Formulare bis zum 31. Januar an die Arbeitnehmer ausstellen
• W-3 bis zum 31. Januar bei der SSA einreichen
• Jährliche Abrechnungen der Bundesstaaten einreichen (falls erforderlich)
• Überprüfen, dass die Summen mit den vierteljährlichen und jährlichen Einreichungen übereinstimmen.

Zusammenfassung: Ihre optimierte Checkliste für die Lohnabrechnung

Hier ist eine komprimierte, aber umfassende Checkliste, die alle oben genannten Punkte zusammenfasst:

1. EIN(s) beantragen, staatliche Registrierungen vornehmen
2. W-4-Formulare / Steuerformulare von Mitarbeitenden einholen
3. Arbeits- und Überstundenregelungen verstehen
4. Gehaltszahlungsplan festlegen
5. Aufzeichnungen und Vorlagen für die Gehaltsabrechnung einrichten
6. Arbeitszeiten / Arbeitsdaten erfassen
7. Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn berechnen
8. Mitarbeitende bezahlen (vorzugsweise per Direktüberweisung)
9. Einbehaltene Gelder zurücklegen
10. Steuern gemäß dem Zahlungsplan einzahlen (Bundessteuern über EFTPS, Landessteuern über das Portal)
11. Erforderliche Formulare einreichen (941, 940, Bundesstaat)
12. W-2-Formulare und Jahresendmeldungen ausstellen
13. Aufzeichnungen aufbewahren und alles sichern
14. Einen Testlauf durchführen, Fehler überwachen und Änderungen der Gesetzgebung berücksichtigen
15. Prüfen, ob die eigenständige Durchführung weiterhin sinnvoll ist (wenn Zeitaufwand oder Risiko zu hoch sind)

9 bewährte Verfahren für die Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen, erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit, aber du musst nicht alles auf die schwierige Art herausfinden. 

Ich habe einige bewährte Verfahren für die Gehaltsabrechnung zusammengestellt, damit du die Gehaltsabrechnung reibungsloser und mit weniger Problemen durchführen kannst.

1. Mit einem Puffer oder Testlauf beginnen

Bevor du deine erste Gehaltsabrechnung durchführst, solltest du einen „Testlauf“ in Betracht ziehen, bei dem du alles berechnest, ohne tatsächlich Zahlungen auszustellen.

So kannst du Fehler in deinem Prozess erkennen – etwa bei Steuersätzen, der Einrichtung von Abzügen oder der Dateneingabe –, solange die Konsequenzen noch gering sind. 

Viele Reddit-Nutzer sagten, dass ihnen dies Sicherheit gab, bevor sie bei einem echten Zahltag auf „Absenden“ klickten. Einen kleinen Fehler in einem Testlauf zu beheben, ist wesentlich einfacher als eine verpasste Gehaltszahlung zu korrigieren.

2. Wo möglich automatisieren (aber die Kontrolle behalten)

Während Tabellenkalkulationen oder manuelle Berechnungen anfangs funktionieren können, wechseln die meisten kleinen Unternehmen schließlich zu einer Software für die Gehaltsabrechnung. 

Tools wie Gusto oder QuickBooks helfen, menschliche Fehler zu reduzieren und Meldungen automatisch zu erledigen.

Automatisierung bedeutet jedoch nicht „einrichten und vergessen“ – du musst die Beträge weiterhin überprüfen und Berichte regelmäßig abgleichen.

Profi-Tipp

Nutze Automatisierung für Berechnungen, Steuertabellen und Abzüge für Zusatzleistungen, aber verzichte niemals auf Prüfungen nach der Abrechnung. Führe nach jedem Abrechnungslauf eine abschließende Kontrolle durch – sieh dir Zusammenfassungen der Gehaltsabrechnung an, überprüfe stichprobenartig einige Mitarbeiterdatensätze und bestätige die Gesamtsummen, bevor die Gelder ausgezahlt werden.—BJ Anderson, Leiter der Gehaltsabrechnung und des Abwesenheitsmanagements, Humareso

3. Alles sorgfältig dokumentieren

Eine ordentliche Dokumentation ist keine Option, sondern dein Sicherheitsnetz. Bewahre Kopien der geleisteten Arbeitsstunden, Anpassungen, Gehaltsabrechnungen und vorgenommenen Korrekturen auf.

Bei Prüfungen kann die Möglichkeit, geordnete Aufzeichnungen vorzulegen, den Unterschied zwischen einer schnellen Lösung und monatelangem Stress ausmachen.

Verlasse dich nicht auf dein Gedächtnis – schreibe alles auf.

Profi-Tipp

Im Mittelpunkt aller Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften für die Gehaltsabrechnung steht ein entscheidendes Element: Daten. Gute Verfahren für das Datenmanagement sind erforderlich, um Daten während ihres gesamten Lebenszyklus sicher und korrekt zu halten. So ist es beispielsweise für die Berichterstattung entscheidend, deine HR-, Gehaltsabrechnungs- und Arbeitszeitdaten an einem zentralen Ort zu haben, denn dadurch erhältst du eine einheitliche Möglichkeit, alle wichtigen benötigten Informationen zu erfassen, zu prüfen und zu melden.—Teresa Smith, Leiterin der strategischen HCM-Beratung bei UKG

4. Einbehaltene Steuern nicht als dein Geld betrachten

Das Geld, das du von den Gehaltszahlungen der Mitarbeitenden einbehältst, gehört dem IRS und deinem Bundesstaat, nicht deinem Unternehmen.

Mehrere Kleinunternehmen, mit denen wir gesprochen haben, gaben zu, dass sie diese Gelder verwendet haben, wenn die Liquidität knapp war, und sich später hastig darum bemühen mussten, die Steuerzahlungen abzudecken.

Das ist riskant – verspätete oder versäumte Zahlungen führen zu Strafzahlungen und Zinsen, manchmal sogar zu einer persönlichen Haftung. 

Bewährte Vorgehensweise: Einbehaltene Steuern sollten auf einem separaten Konto aufbewahrt werden, damit sie bis zur Zahlung unberührt bleiben.

5. Gesetzes- und Beitragssatzänderungen im Blick behalten

Die Regeln für die Lohnabrechnung sind nicht statisch – Bemessungsgrenzen für die Sozialversicherung, Beiträge zur staatlichen Arbeitslosenversicherung und lokale Steuersätze können sich jedes Jahr ändern. Wenn Sie vergessen, diese Zahlen zu aktualisieren, kann dies zu Unterzahlungen und kostspieligen Strafzahlungen führen.

Ein Erinnerungssystem (z. B. eine Kalenderbenachrichtigung im Dezember) stellt sicher, dass Sie zu Beginn des Jahres stets mit den neuen Vorschriften übereinstimmen.

6. Eine Liquiditätsreserve für Lohnsteuern vorhalten

Bei der Lohnabrechnung geht es nicht nur darum, Beschäftigte zu bezahlen – auch der Staat muss bezahlt werden. Mehrere Kleinunternehmer warnten davor, dass Fristen für Lohnsteuerzahlungen schnell näher rücken. 

Eine zweckgebundene Liquiditätsreserve stellt sicher, dass Sie Zahlungen auch in umsatzschwachen Monaten jederzeit abdecken können. 

Wie ein Reddit-Nutzer es formulierte: „Die Lohnabrechnung macht Spaß, bis der Steuerzahlungstag kommt – stellen Sie sicher, dass Sie das Geld immer bereithalten.“

7. Vor der Einreichung alles doppelt prüfen

Eine einfache, aber wirkungsvolle Gewohnheit besteht darin, vor der Einreichung oder Zahlung alles zweimal zu überprüfen. Vergleichen Sie Namen, Sozialversicherungsnummern, Bruttolöhne, Abzüge und Zahlungsbeträge mit Ihren Unterlagen. 

Selbst kleine Tippfehler können im Umgang mit dem IRS oder staatlichen Behörden große Probleme verursachen. Eine abschließende fünfminütige Prüfung kann wochenlange Korrekturarbeiten verhindern.

Profi-Tipp

Wenn möglich, gestalten Sie den Prozess so, dass mindestens zwei verschiedene Personen die Vorschau (oder das Vorverarbeitungsregister) vollständig prüfen müssen, bevor sie eingereicht wird. Wenn zwei Personen alle Details prüfen, ist dies eine der effektivsten Methoden, um Fehler zu vermeiden.—Katrina Magdol, Gründerin, Amalou Consulting

8. Eine Ersatzperson oder einen Ersatzprozess einrichten

Es ist riskant, wenn das Wissen über die Lohnabrechnung nur im Kopf einer einzigen Person vorhanden ist. Urlaub, Krankheit oder Notfälle können dazu führen, dass Ihr Team nicht bezahlt wird oder Einreichungen verspätet erfolgen.

Dokumentieren Sie Ihren Prozess für die Lohnabrechnung und schulen Sie mindestens eine Ersatzperson, die bei Bedarf einspringen kann. Dadurch wird Ihr Unternehmen widerstandsfähiger und einzelne Ausfallstellen werden vermieden.

9. Die Lohnabrechnung in Ihre Routine integrieren

Behandeln Sie die Lohnabrechnung wie eine regelmäßige Rechnung und nicht wie etwas, das nachträglich erledigt wird. Wiederkehrende Erinnerungen für Zahltage, Zahlungsfristen und Einreichungstermine sorgen für Beständigkeit. 

Eine gute Routine reduziert Fehler und Stress, besonders wenn Ihr Unternehmen wächst. Die Lohnabrechnung ist deutlich leichter zu bewältigen, sobald sie ein vorhersehbarer, wiederholbarer Prozess ist.

Vor- und Nachteile der selbst durchgeführten Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung selbst durchzuführen, kann für einige Kleinunternehmer gut geeignet sein, bringt aber auch Kompromisse mit sich. Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten:

Vorteile der selbst durchgeführten Lohnabrechnung:

• Sie sparen Kosten für Lohnabrechnungsdienste: Sie vermeiden die wiederkehrenden Kosten für Software oder Drittanbieter, die sich für ein kleines Team schnell summieren können.
• Volle Kontrolle und Verständnis der Lohnabrechnung: Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erledigen, erhalten Sie direkte Einblicke darin, wie Löhne, Abzüge und Steuern berechnet werden. Dadurch bleiben Sie über die Finanzen Ihres Unternehmens informiert.

Nachteile der selbst durchgeführten Lohnabrechnung:

• Zeitaufwendig: Die manuelle Durchführung der Lohnabrechnung erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Details und kann Zeit in Anspruch nehmen, die Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen.
• Fehler können leicht passieren und zu Strafzahlungen führen: Fehlberechnungen oder verspätete Einreichungen können Geldbußen des IRS oder Ihres Bundesstaates zur Folge haben, selbst wenn die Fehler unbeabsichtigt waren.
• Änderungen der Steuergesetze müssen stets im Blick behalten werden: Bundesweite, staatliche und lokale Steuervorschriften können sich jährlich ändern. Daher müssen Sie Ihren Prozess aktualisieren, um weiterhin alle Vorschriften einzuhalten.

Im Allgemeinen ist die selbst durchgeführte Lohnabrechnung eine gute Option für sehr kleine Unternehmen mit nur wenigen Beschäftigten – insbesondere, wenn alle ein festes Gehalt beziehen und die Zusatzleistungen unkompliziert sind. 

In dieser Situation sind die Berechnungen unkompliziert und der Zeitaufwand überschaubar. Es ist auch eine kluge Wahl, wenn Sie vollständig verstehen möchten, wie die Lohnabrechnung funktioniert, bevor Sie in einen Dienst investieren.

• Weniger als 5 Mitarbeitende
• Ausschließlich Angestellte mit Festgehalt (minimale Überstunden/Anpassungen)
• Nur wenige oder keine zu verwaltenden Zusatzleistungen
• Die Inhaberin oder der Inhaber ist mit Tabellenkalkulationen und der Dokumentation vertraut

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird die Lohnabrechnung komplizierter – und das Fehlerrisiko steigt. 

Wenn Sie mehrere Vergütungsarten, Abzüge für Zusatzleistungen oder Mitarbeitende in mehr als einem Bundesstaat haben, können Sie durch die Auslagerung Zeit sparen und Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften reduzieren. 

Viele Inhaberinnen und Inhaber kleiner Unternehmen entscheiden sich auch einfach aus Gründen der Sicherheit dafür, die Lohnabrechnung an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater oder ein Lohnabrechnungsunternehmen auszulagern, da sie wissen, dass Meldungen und Einzahlungen automatisch erledigt werden.

• 5 oder mehr Mitarbeitende oder schnelles Wachstum
• Stundenweise beschäftigte Mitarbeitende mit Überstunden oder komplexen Arbeitsplänen
• Angebot von Zusatzleistungen wie Krankenversicherung oder 401(k)
• Tätigkeit in mehreren Bundesstaaten oder mit Mitarbeitenden, die von außerhalb des Büros arbeiten
• Sie möchten Ihre Zeit auf das Unternehmenswachstum statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren

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