Zweiwöchentliche Lohnabrechnung: Ein umfassender Leitfaden

Laut dem U.S. Bureau of Labor Statistics ist die zweiwöchentliche Lohnabrechnung die häufigste Abrechnungshäufigkeit. Die Branchen, in denen die zweiwöchentliche Bezahlung am häufigsten genutzt wird, sind Bildung, Gesundheitswesen, Freizeit und Gastgewerbe sowie Information.

Wie funktioniert eine zweiwöchentliche Lohnabrechnung?

Bei der zweiwöchentlichen Lohnabrechnung werden Mitarbeitende alle zwei Wochen bezahlt, in der Regel am gleichen Wochentag. Wenn der Zahltag beispielsweise auf Freitag, den 1., fällt, erhalten Mitarbeitende am 1., 15., 29. usw. ihr Gehalt.

Bei Stundenlohnempfängern umfasst die Bezahlung einfach die in dem zweiwöchigen Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden einschließlich etwaiger Überstunden (Überstunden lassen sich leicht erfassen, da jeder Abrechnungszeitraum genau zwei 7-Tage-Wochen umfasst).

Bei Angestellten mit festem Gehalt wird ihr Jahresgehalt durch 26 geteilt, um den Betrag jeder Gehaltszahlung zu ermitteln.

Angenommen, eine angestellte Person verdient 52.000 $ pro Jahr:

• 52.000 $ ÷ 26 = 2.000 $ pro Gehaltszahlung

Unterschied zwischen zweiwöchentlicher und halbmonatlicher Bezahlung 

Zweiwöchentlich bedeutet, wie bereits erwähnt, dass Sie Mitarbeitende alle zwei Wochen bezahlen. Dies kann an einem beliebigen Wochentag erfolgen, den das Unternehmen auswählt.

Halbmonatliche Bezahlung bedeutet einfach, dass die Bezahlung zweimal im Monat erfolgt. Diese Art der Bezahlung findet normalerweise am ersten und fünfzehnten Tag jedes Monats statt. Das bedeutet, dass die Zahltage unregelmäßig sind und die Abrechnungszeiträume je nach Monat unterschiedlich lang sein können.

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Vorteile der zweiwöchentlichen Lohnabrechnung

Die zweiwöchentliche Lohnabrechnung ist beliebt, weil sie sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeitende einige Vorteile bietet:

Vorteile für Arbeitgeber:

1. Einfachere Erfassung von Überstunden (für Stundenlohnempfänger): Da die Berechnung auf Wochen basiert, lassen sich Überstunden anhand der üblichen 40-Stunden-Woche leichter berechnen (das schätzen auch die Arbeitskräfte).
2. Konstanter Abrechnungsplan: Die Lohnabrechnung fällt immer auf denselben Wochentag (z. B. jeden zweiten Freitag), was die Verwaltung erleichtert.
3. Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Häufigere Gehaltszahlungen können zu zufriedeneren Mitarbeitenden führen, insbesondere bei Beschäftigten mit Stundenlohn.

Vorteile für Mitarbeitende

1. Häufigere Gehaltszahlungen: Wenn Sie alle zwei Wochen bezahlt werden, liegt weniger Zeit zwischen den Zahltagen. Das ist ideal für die Budgetplanung und den Cashflow.
2. Planbare Zahltage an Wochentagen: Die Bezahlung erfolgt immer an einem bestimmten Wochentag, wodurch Verwirrung über unterschiedliche Daten wie bei einer halbmonatlichen Bezahlung vermieden wird.
3. Gelegentliche „zusätzliche“ Gehaltszahlung: In Monaten mit drei Abrechnungszeiträumen (in der Regel zweimal pro Jahr) freuen sich Mitarbeitende über eine zusätzliche Gehaltszahlung, die sich wie ein Bonus anfühlt.

Herausforderungen der zweiwöchentlichen Bezahlung

Obwohl die zweiwöchentliche Bezahlung Vorteile bietet, bringt sie für Arbeitgeber auch einige administrative und budgetbezogene Herausforderungen mit sich.

Ungleichmäßige Monate = komplexere Buchhaltung

In manchen Monaten gibt es drei statt zwei Abrechnungszeiträume. Dies kann die monatliche Budgetplanung und Prognosen durcheinanderbringen, insbesondere bei Gehaltskosten, Abzügen für Leistungen und dem Cashflow.

Komplikationen bei Abzügen für Leistungen

Die meisten Leistungen (wie eine Krankenversicherung) basieren auf einem monatlichen Zeitplan. Sie müssen entscheiden, ob Sie:

• Die Abzüge anteilig auf alle 26 Zahlungszeiträume verteilen oder
• Die Abzüge während der zwei „zusätzlichen“ Gehaltszahlungen pro Jahr aussetzen.

Author's Tip

Um den Abgleich der monatlichen Beträge für die Leistungen zu erleichtern, sollten die Abzüge auf nur 24 statt 26 Gehaltszahlungen verteilt werden. Da es für die meisten Lohnabrechnungsprogramme relativ einfach ist, den Abzug bei der dritten Gehaltszahlung zu blockieren, ist die dritte Gehaltszahlung für alle besonders erfreulich!

Mehr Lohnabrechnungsläufe

26 statt 24 Zahlungszeiträume bedeuten mehr Verwaltungsaufwand oder Bearbeitungsgebühren, wenn ein Lohnabrechnungsanbieter verwendet wird.

Kommunikationsherausforderungen

Mitarbeiter sind möglicherweise verwirrt darüber, warum der Betrag auf ihrem Gehaltszettel anders aussieht, insbesondere in Monaten mit einer dritten Gehaltszahlung oder ohne Abzüge für Leistungen.

Auch kleinere Herausforderungen für Mitarbeiter

Die Auszahlungstermine verschieben sich jeden Monat geringfügig, zum Beispiel diesmal Freitag, der 5., und beim nächsten Mal Freitag, der 3., was die Budgetplanung für Menschen erschweren kann, die Beständigkeit bevorzugen.

Einige Banken oder Vermieter bevorzugen Zahlungen, die an Kalendertagen ausgerichtet sind, was eine halbmonatliche Auszahlung ermöglicht.

Berechnung der zweiwöchentlichen Lohnabrechnung

Für Mitarbeiter mit Stundenlohn

Mitarbeiter mit Stundenlohn werden auf Grundlage der Anzahl der Stunden bezahlt, die sie innerhalb eines Zahlungszeitraums arbeiten, bei einer zweiwöchentlichen Auszahlung normalerweise zwei Wochen. Die Berechnung ihrer Vergütung ist unkompliziert:

1. Arbeitsstunden erfassen: Erfassen Sie die Gesamtzahl der im zweiwöchigen Zahlungszeitraum geleisteten Arbeitsstunden. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise in zwei Wochen 80 Stunden arbeitet, also 40 Stunden pro Woche, bildet dies die Grundlage für die Berechnung.
2. Mit dem Stundenlohn multiplizieren: Multiplizieren Sie die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn des Mitarbeiters.

Beispiel:

• Stundenlohn: $15.00 pro Stunde
• In dem zweiwöchigen Zeitraum geleistete Arbeitsstunden: 80 Stunden
• Gehaltsberechnung: 80 Stunden × $15.00 = $1,200

Der Mitarbeiter mit Stundenlohn würde für den zweiwöchigen Zahlungszeitraum vor Lohnsteuern und anderen Abzügen also $1,200 verdienen.

Für Mitarbeiter mit Jahresgehalt:

Mitarbeiter mit Jahresgehalt erhalten einen festen Betrag pro Jahr, der anschließend auf die Zahlungszeiträume verteilt wird. 

Da es 26 zweiwöchige Zeiträume pro Jahr gibt, wird das Gehalt durch 26 geteilt, um den Betrag der zweiwöchentlichen Zahlung zu bestimmen.

1. Jahresgehalt: Ermitteln Sie das Jahresgehalt des Mitarbeiters.
2. Durch 26 Zahlungszeiträume teilen: Teilen Sie das Jahresgehalt durch 26, um den zweiwöchentlichen Zahlungsbetrag zu ermitteln.Beispiel:
   • Jahresgehalt: $52,000
   • Zahlungszeiträume pro Jahr: 26
   • Gehaltsberechnung: $52,000 ÷ 26 = $2,000

Der Mitarbeiter mit Jahresgehalt erhält somit alle zwei Wochen vor Steuern und Abzügen $2,000.

Auswirkungen auf Steuern und Abzüge

Wie wirkt sich eine zweiwöchentliche Lohnabrechnung also auf Steuern und Abzüge aus?

Eine zweiwöchentliche Auszahlung verändert nicht, wie viel Steuern Arbeitnehmer insgesamt schulden, kann aber beeinflussen, wie ihr Gehalt pro Zeitraum besteuert wird.

Das bedeutet Folgendes:

Arbeitnehmer werden unabhängig von der Häufigkeit ihrer Auszahlung weiterhin auf Grundlage ihres gesamten Jahreseinkommens besteuert.

Da ihr Einkommen pro Gehaltszahlung geringer ist als bei einer halbmonatlichen Auszahlung, kann sich jedoch der Einbehalt pro Gehaltszahlung geringfügig unterscheiden.

Bei einigen Mitarbeitern kann es aufgrund von Rundungen durch die IRS oder der Verteilung von Leistungen und Abzügen auf 26 statt 24 Zeiträume zu geringfügigen Schwankungen beim Nettogehalt kommen.

Bewährte Verfahren für die Einführung einer zweiwöchentlichen Lohnabrechnung

Wenn Sie einen zweiwöchentlichen Zahlungsrhythmus einführen, gibt es einige Vorgehensweisen, die einen reibungslosen Übergang gewährleisten und Ihrer Organisation helfen, beim Wachstum alle Compliance-Anforderungen zu erfüllen. 

• Schulung und Weiterbildung: Schulen Sie HR-Mitarbeitende und Beschäftigte in der Lohnabrechnungsverwaltung und im Umgang mit entsprechenden Tools.
• Regelmäßige Prüfungen: Führen Sie Prüfungen durch, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.
• Softwareauswahl: Wählen Sie eine Softwarelösung für die Lohnabrechnung, die zur Größe und den Anforderungen des Unternehmens passt. Etwaige Kosten für Lohnabrechnungssoftware sind gerechtfertigt, wenn das richtige Tool zu weniger Fehlern bei der Lohnabrechnung führt.
• Standardisierter Prozess: Befolgen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Lohnabrechnung, um Genauigkeit sicherzustellen.
• Verwenden Sie zuverlässige Ressourcen: Das Arbeitsministerium hat Richtlinien zu Löhnen und Arbeitszeiten für verschiedene Branchen erstellt, die als Referenz für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dienen.
• Geben Sie den Menschen Zeit zur Anpassung: Wenn Sie Änderungen an den Zahlungszyklen vornehmen, stellen Sie sicher, dass Beschäftigte mindestens zwei Monate im Voraus informiert werden, damit sie entsprechende Anpassungen vornehmen können (und erinnern Sie die Menschen weiterhin alle 1–2 Wochen daran).

So wählen Sie den richtigen Lohnabrechnungszyklus

Die Wahl zwischen einer zweiwöchentlichen, halbmonatlichen oder monatlichen Lohnabrechnung hängt von den Anforderungen Ihres Teams, Ihren Finanzprozessen und davon ab, wie Ihr Lohnabrechnungssystem Abzüge und Zahlungszyklen verarbeitet.

Hier finden Sie eine kurze Anleitung, die Ihnen bei der Entscheidung hilft, was für Ihre Organisation am besten geeignet ist.

1. Wie möchten Ihre Beschäftigten bezahlt werden?

• Zweiwöchentlich: Planbare Auszahlung an einem Wochentag (z. B. jeden zweiten Freitag), etwas häufigerer Liquiditätszufluss
• Halbmonatlich: Auszahlungstage wie der 15. und der letzte Tag des Monats – gleichbleibende Daten, aber wechselnde Wochentage.
• Monatlich: Eine Gehaltszahlung pro Monat, normalerweise am letzten Tag oder an einem festen Datum (z. B. am 1. oder 30.).

Wenn Ihr Team im Stundenlohn arbeitet oder regelmäßige Auszahlungen an Wochentagen bevorzugt, ist eine zweiwöchentliche Auszahlung normalerweise die beste Wahl. Wenn Ihr Team ein Festgehalt bezieht und einen einfachen Zeitplan bevorzugt, kann eine monatliche Auszahlung gut funktionieren.

2. Wie sind Ihre Leistungen und Abzüge strukturiert?

Werden die Beiträge monatlich in Rechnung gestellt?

• Monatliche und halbmonatliche Zyklen erleichtern es, Abzüge gleichmäßig aufzuteilen oder anzuwenden.
• Bei einer zweiwöchentlichen Auszahlung müssen Sie Monate mit 3 Gehaltszahlungen berücksichtigen – entweder indem Sie Abzüge auslassen oder sie anteilig auf 26 Zeiträume verteilen.

3. Welche Art von Lohnabrechnungssystem verwenden Sie?

• Einige Systeme verarbeiten problemlos 26 (zweiwöchentliche) oder 24 (halbmonatliche) Zeiträume.
• Andere sind standardmäßig auf monatliche Abrechnungen eingestellt, insbesondere bei globalen Lohnabrechnungen.
• Wenn Sie die Lohnabrechnung auslagern, prüfen Sie, ob Ihr Anbieter pro Abrechnungslauf Gebühren berechnet – weniger Abrechnungsläufe (z. B. monatliche) können zu Kosteneinsparungen führen.

4. Beziehen die meisten Beschäftigten ein Festgehalt oder werden sie im Stundenlohn bezahlt?

• Beschäftigte mit Festgehalt kommen gut mit einem monatlichen, halbmonatlichen Lohnabrechnungszyklus zurecht
• Beschäftigte im Stundenlohn profitieren möglicherweise stärker von einer zweiwöchentlichen Auszahlung, da diese an die geleisteten Arbeitsstunden und die Erfassung von Überstunden angepasst ist.

Vergleichstabelle

Merkmal	Wöchentlich	Alle zwei Wochen	Halbmonatlich	Monatlich
Auszahlungsrhythmus	Jede Woche (52 Gehaltsabrechnungen/Jahr)	Alle 2 Wochen (26, gelegentlich 27 Gehaltsabrechnungen/Jahr)	Zweimal im Monat (24 Gehaltsabrechnungen/Jahr)	Einmal im Monat (12 Gehaltsabrechnungen/Jahr)
Übliche Zahltage	Freitag	Jeden zweiten Freitag (oder fester Wochentag)	15. & letzter Tag	1. oder letzter Tag
Am besten geeignet für	Stundenlohnempfänger, Branchen mit variablen Arbeitszeiten	Gemischte Belegschaft aus Stundenlohn- und Gehaltsempfängern, planbarer Auszahlungsrhythmus	Gehaltsempfänger, regelmäßige Rechnungen	Positionen mit hohem Gehalt, stabile Budgets
Überstundenüberwachung	Am einfachsten	Einfach	Moderat	Komplexer
Verwaltungsaufwand	Am höchsten	Moderat	Geringer	Am geringsten
Budgetplanung für Mitarbeitende	Sehr einfach	Einfach	Moderat	Schwieriger
Herausforderungen	Hohe Verarbeitungskosten, zeitaufwendig	Jahre mit 27 Gehaltsabrechnungen, Anpassungen der Zusatzleistungen	Unregelmäßige Zahltage an Wochenenden/Feiertagen	Lange Abstände zwischen den Gehaltsabrechnungen

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Umgang mit Kürzungen bei Zusatzleistungen in zusätzlichen Abrechnungszeiträumen

Wenn Sie in einem Jahr mit 27 Gehaltsabrechnungen weiterhin die normalen Abzüge vornehmen, zahlen Mitarbeitende möglicherweise für bestimmte Zusatzleistungen zu viel. Dies kann zu Verwirrung, Korrekturen der Lohnabrechnung und potenziellen Compliance-Problemen führen.

Optionen zur Verwaltung von Abzügen

Abzüge beim „zusätzlichen“ Gehaltsscheck aussetzen

• In den beiden Monaten mit drei Auszahlungsterminen werden die Leistungsabzüge beim letzten Gehaltsscheck des Monats ausgelassen.
• Dadurch bleiben die Jahressummen konsistent, ohne die Beträge pro Auszahlung anzupassen.
  

Abzüge auf alle Zahlungszeiträume anteilig verteilen

• Die jährlichen Leistungskosten durch 27 statt durch 26 teilen.
• Dadurch verringert sich der Abzug bei jedem Gehaltsscheck geringfügig, und ein Gehaltsscheck ohne Abzüge wird vermieden.

Hybrider Ansatz

• Für Leistungen mit festen Jahresprämien (z. B. Krankenversicherung) die standardmäßigen Abzüge über 26 Zeiträume verwenden, variable Beiträge (z. B. Altersvorsorge) jedoch auf 27 Zeiträume verteilen.
  

Bewährte Verfahren

• Frühzeitig kommunizieren – Mitarbeitende im Voraus über die Monate mit einem zusätzlichen Gehaltsscheck und den Umgang mit den Abzügen informieren.
• Die Vorgehensweise dokumentieren, und zwar in Ihrer Lohnabrechnungsrichtlinie, um Konsistenz und Compliance sicherzustellen.
• Mit Ihrem Leistungsanbieter koordinieren – einige Anbieter verlangen, dass die Abzüge ihrem spezifischen Abrechnungsplan folgen.
• In der Lohnabrechnungssoftware testen, bevor das Jahr beginnt, um Überraschungen zu vermeiden.

Author's Tip

Markieren Sie die „zusätzlichen“ Zahlungszeiträume in Ihrem Lohnkalender, damit Sie und Ihr Team sich rechtzeitig auf Anpassungen der Abzüge vorbereiten können.