10 Schritte zur Verbesserung Ihres Mitarbeiter-Offboarding-Erlebnisses
Das Mitarbeiter-Offboarding ist immer ein sensibler Balanceakt.
Unabhängig von der Position des ausscheidenden Mitarbeitenden im Unternehmen löst seine Kündigung eine Reihe logistischer Schritte aus, die vor seinem letzten Arbeitstag abgeschlossen werden müssen.
In diesem Artikel führe ich Sie Schritt für Schritt durch den Offboarding-Prozess und stelle Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, die Sie für Ihr Unternehmen anpassen können.
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Was ist Offboarding?
Offboarding ist der formelle Prozess der Trennung eines Mitarbeitenden von Ihrer Organisation. In den meisten Fällen beginnt der Offboarding-Prozess, sobald ein Mitarbeitender ein Kündigungsschreiben eingereicht hat. Das ist jedoch nicht immer der Fall. Auch der Eintritt in den Ruhestand kann einen Offboarding-Prozess auslösen, ebenso wie unfreiwillige Kündigungen oder Entlassungen.
Ich werde im Folgenden jeden dieser Schritte ausführlicher erläutern, aber die wichtigsten Komponenten eines durchdachten Offboarding-Prozesses sollten die folgenden Punkte beinhalten:
- Informieren Sie wichtige Beteiligte in den Bereichen Personal, IT, Betrieb, Recht, Lohnbuchhaltung und Management auf Führungsebene
- Informieren Sie den direkten Vorgesetzten und die Kollegen des scheidenden Mitarbeitenden diskret
- Entwickeln Sie einen Übergabeplan und ordnen Sie die Aufgaben neu zu
- Stellen Sie sicher, dass der Wissenstransfer an andere Teammitglieder reibungslos verläuft
- Führen Sie ein Abschlussgespräch, um ehrliches Feedback zu erhalten
- Geben Sie sämtliche Firmengeräte zurück
- Deaktivieren Sie den Zugriff des Mitarbeitenden auf Unternehmensressourcen und -technologien.
Warum ist Offboarding wichtig?
Das Offboarding-Erlebnis ist aus mehreren wichtigen Gründen von Bedeutung. Dazu zählen unter anderem:
- Es ist eine Gelegenheit, Feedback einzuholen, Einblicke in mögliche Verbesserungsbereiche zu gewinnen, IT-Sicherheitslücken zu schließen und dafür zu sorgen, dass keine offenen Punkte bleiben.
- Mitarbeitende können ihren Abschied vom Unternehmen abschließen, ihr Wissen an verbleibende Kolleginnen und Kollegen weitergeben und das Unternehmen im Guten verlassen.
- Indem Sie sicherstellen, dass ausscheidende Mitarbeitende die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und einen reibungslosen Übergang ihrer Aufgaben zu ermöglichen, hinterlassen sie einen professionelleren letzten Eindruck vom Unternehmen.
- Der Vorteil dabei ist, dass sie Ihr Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit als attraktiven Arbeitgeber weiterempfehlen werden.
- Außerdem bleibt so die Möglichkeit offen, Boomerang-Mitarbeitende — also Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen und später zurückkehren — zu reaktivieren.
Offboarding vs. Onboarding
Onboarding und Offboarding sind zwei entscheidende Prozesse im Lebenszyklus von Mitarbeitenden, die jeweils einem eigenen Zweck dienen. Während das Onboarding darauf abzielt, neue Mitarbeitende in das Unternehmen zu integrieren, beschreibt das Offboarding den formellen Trennungsprozess eines Mitarbeitenden vom Unternehmen.
Onboarding: Einführung und Integration
Onboarding ist die Anfangsphase, in der ein neuer Mitarbeitender in die Organisation eingegliedert wird. Der Fokus liegt darauf, neuen Mitarbeitenden die Unternehmenskultur näherzubringen, sie mit den Zielen des Unternehmens vertraut zu machen und sie mit den nötigen Werkzeugen und Wissen auszustatten, damit sie ihre Rolle effektiv ausfüllen können.
Stellen Sie sich vor, ein neuer Marketing-Manager fängt in einem Technologieunternehmen an. Während des Onboardings erhält die Person Schulungen zu den Produkten des Unternehmens, lernt das Team kennen und bekommt einen Überblick über laufende Projekte.
Sie werden außerdem durch die Unternehmensrichtlinien, Werte und Erwartungen geführt.
Offboarding: Formeller Austritt und Übergabe
Stellen wir uns nun vor, ein Mitarbeitender entscheidet sich für eine neue berufliche Chance. Während des Offboardings werden Projekte übergeben, sämtliche Firmengeräte zurückgegeben und im Rahmen eines Abschlussgesprächs die Beweggründe für den Austritt sowie mögliche Faktoren, die dies hätten verhindern können, besprochen. Dieser Prozess hilft dem Unternehmen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und gewährleistet eine reibungslose Übergabe der Aufgaben.
Offboarding zielt darauf ab, eine positive Beziehung zu den ausscheidenden Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten sowie Compliance und Sicherheit zu gewährleisten.
Dieser Prozess hilft dem Unternehmen außerdem, Verbesserungsbereiche zu erkennen und eine reibungslose Aufgabenübergabe sicherzustellen.
Verabschieden Sie Mitarbeitende richtig – mit unserer kostenlosen Offboarding-Checkliste.
Wie offboardet man jemanden richtig?
Befolgen Sie diese 10 einfachen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeitertrennungsprozess bei jedem Mitarbeiter konsequent durchgeführt wird.
1. Dokumentieren Sie die Kündigung oder Entlassung
Um eine Kündigung für Personalzwecke offiziell zu machen, ist es wichtig, ein formelles Kündigungsschreiben anzufordern, in dem der Austrittswunsch des Mitarbeiters eindeutig erklärt wird.
Das Schreiben sollte außerdem Folgendes angeben:
- Den letzten Arbeitstag des Mitarbeiters
- Ob er bis zum letzten Tag arbeiten oder verbleibenden Urlaub nehmen möchte.
Wird ein Mitarbeiter unfreiwillig entlassen, muss dies mit einem offiziellen Kündigungsschreiben dokumentiert werden.
Je nach Art der Beendigung bereitet Ihre Personalabteilung das Schreiben mit folgender Angabe vor:
- Ob die Kündigung aus wichtigem Grund erfolgt oder nicht.
- Ob Abfindungszahlungen oder andere Leistungen für den gekündigten Mitarbeiter angeboten werden.
Beide Kündigungsschreiben sind wichtige rechtliche Dokumente, da ihre Formulierungen maßgeblich für die Qualifikation oder Disqualifikation des entlassenen Mitarbeiters für zusätzliche staatliche Unterstützungsleistungen sind, sofern zutreffend.
Sie könnten erwägen, Mitarbeiterexits zu vereinfachen, indem Sie E-Signatur-Software verwenden, um Offboarding-Dokumente effizient und sicher zu verwalten.
2. Kommunikation mit wichtigen Interessengruppen
Sobald ein Mitarbeiter offiziell gekündigt hat, müssen Sie die wichtigsten Interessengruppen in Ihrem Unternehmen informieren.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, empfehle ich die Erstellung einer Offboarding-E-Mail-Liste, die alle zentralen Ansprechpartner aus folgenden Bereichen umfasst.
- Personalabteilung
- IT
- Betrieb
- Lohnbuchhaltung
- Geschäftsleitung
- Kollegen
- Der Vorgesetzte des Mitarbeiters
Was Sie auf keinen Fall tun sollten, ist zu versuchen, den Austritt des Mitarbeiters zu verschweigen. Es ist wichtig, jedem die Gelegenheit zum Abschied zu geben – sowohl für sie selbst als auch für den ausscheidenden Kollegen.
Das stellt außerdem sicher, dass Wissen weitergegeben werden kann und das Potenzial für Gerüchte minimiert wird.
3. Entwicklung eines Übergabeplans
Die Entwicklung eines Übergabeplans sollte für den Vorgesetzten des ausscheidenden Mitarbeiters oberste Priorität haben.
Der erste Schritt ist, gemeinsam mit dem Mitarbeiter eine Liste aller aktuellen Aufgaben zu erstellen. Dazu sollten alle wöchentlichen, monatlichen, vierteljährlichen, jährlichen oder sonstigen Tätigkeiten gehören, für die der Mitarbeiter verantwortlich ist.
Anschließend müssen Sie entscheiden, wer diese Aufgaben kurz- oder langfristig übernehmen kann und gegebenenfalls eingearbeitet werden sollte.
Zum Übergabeplan gehört auch, die Erwartungen festzulegen, was der ausscheidende Mitarbeiter erwarten kann und welche Aufgaben Sie sich in seinen letzten Tagen von ihm wünschen.
Ein Übergabeplan ist zudem eine gute Gelegenheit, andere Teammitglieder zu evaluieren, die möglicherweise bereit für interne Weiterentwicklung sind, etwa durch eine Beförderung oder eine seitliche Verschiebung der Verantwortlichkeiten.
Versuchen Sie, Aufgaben bestmöglich anhand der Fähigkeiten und Erfahrungen zuzuweisen.
Wenn Sie ein kleines Team haben, können Sie auch erwägen, jedes Teammitglied individuell zu fragen, an welchen Aufgaben es interessiert ist und welche es übernehmen möchte.
4. Initiieren Sie Wissensweitergaben
Der ausscheidende Mitarbeiter sollte sich regelmäßig mit Kollegen treffen, um Aufgaben zu erklären und neue Prozesse Schritt für Schritt durchzugehen. Außerdem kann er helfen, indem er Anleitungen erstellt, die als zukünftige Referenz dienen (dabei kann KI beim Offboarding unterstützen), oder sogar Videos aufzeichnet, die die Durchführung wichtiger Aufgaben von Anfang bis Ende demonstrieren.
Es ist wichtig, dass der ausscheidende Mitarbeiter ausreichend Zeit für Fragen von Kollegen einplant, die neue Aufgaben übernehmen.
Wenn die Übergabe von Verantwortlichkeiten unsicher oder nur vorübergehend ist, ist es sinnvoll, mehrere Mitarbeiter darin zu schulen, wie Aufgaben erledigt werden. Dazu zählt auch die direkte Führungskraft oder Teamleitung der betroffenen Person, sofern sie diese Aufgaben nicht bereits kennt.
Ist geplant, eine neue Fachkraft für die Nachbesetzung einzustellen, sollten Sie auf eine möglichst umfassende schriftliche und/oder Video-Dokumentation drängen.
5. Führen Sie ein Austrittsgespräch
Austrittsgespräche bieten einen wertvollen Einblick in die Ursachen für Mitarbeiterfluktuation, da sie helfen, ehrliches Feedback über die Beweggründe für das Ausscheiden zu erhalten.
Dieses Feedback kann Personalabteilungen dabei helfen, sich abzeichnende Trends im Arbeitsumfeld zu erkennen oder neue Ideen für Personalerhalt-Strategien zu entwickeln, die eingeführt werden könnten.
Ein Austrittsgespräch sollte immer von einem Mitglied des Personalteams durchgeführt werden und niemals von der direkten Führungskraft des ausscheidenden Mitarbeiters.
Das Feedback muss vertraulich behandelt werden und sollte in der Regel erst nach dem letzten Arbeitstag des ausscheidenden Mitarbeiters mit anderen HR-Mitgliedern geteilt werden.
6. Veranstalten Sie eine Verabschiedung oder andere Anerkennung
Es ist üblich und professionell, vor dem letzten Arbeitstag eine öffentliche Anerkennung der Leistungen des Mitarbeiters für das Unternehmen auszusprechen.
War die Person nur kurze Zeit beschäftigt, genügt oft schon eine unternehmensweite E-Mail mit einer kurzen Würdigung.
Vielleicht mag es Ihnen ungewöhnlich erscheinen, einem ausscheidenden Mitarbeiter ein Geschenk zu machen. Dennoch ist dies eine einfache Möglichkeit, das Offboarding positiv zu gestalten – und vielleicht kehrt die Person als sogenannter Boomerang-Mitarbeiter irgendwann zurück.
7. Firmen-Eigentum zurückfordern
In großen Unternehmen übernehmen diesen Schritt häufig Mitarbeitende aus der IT oder aus den operativen Abteilungen. Die Rückgabe kann meist erst am letzten Arbeitstag erfolgen, aber Sie sollten im Vorfeld festhalten, welches Firmeneigentum sich im Besitz des ausscheidenden Mitarbeiters befindet.
Dies ist insbesondere in der aktuellen Zeit mit hybriden Arbeitsmodellen wichtig, da Mitarbeitende häufiger unternehmenseigene Gegenstände wie etwa folgende besitzen:
- Laptops
- Monitore
- Bürostühle
- Telefone
- Zugangskarten und Dienstausweise
- Parkausweise
- Firmenkreditkarten
Bei großen Unternehmen mit vielen Ein- und Austritten kann sich der Einsatz eines Asset-Tracking-Systems lohnen, um diesen Teil des Trennungsprozesses einfacher zu gestalten.
8. Zugang zu Firmen-IT deaktivieren
Die Deaktivierung des Netzwerk- und sonstigen Technologiezugangs sollte ebenfalls vom IT- oder Operations-Team übernommen werden.
Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl Ihrem IT-Team als auch dem ausscheidenden Mitarbeiter klar mitteilen, wann der Zugang gesperrt wird.
Geben Sie Änderungen am letzten Arbeitstag immer sofort an Ihre IT- oder Operations-Mitarbeitenden weiter.
Bei gekündigten oder unfreiwillig ausscheidenden Mitarbeitern sollten Sie deren IT-Zugang sofort sperren, um Sicherheitsrisiken durch frustrierte Mitarbeitende zu verhindern.
9. Gespräch mit verbleibenden Mitarbeitenden führen
Je nach Bedeutung des ausgeschiedenen Mitarbeiters kann sich für die anderen Mitarbeitenden eine neue Herausforderung hinsichtlich ihres Arbeitspensums ergeben.
Führungskräfte oder Teamleitende sollten daher Einzelgespräche mit allen Teammitgliedern führen, um zu erfahren, wie es ihnen geht und ob zusätzliche Unterstützung benötigt wird.
Auch die Verbleibenden möchten wissen, wie die Position des ehemaligen Mitarbeitenden langfristig besetzt wird – ob sie ersetzt wird oder ob das restliche Team alle Aufgaben übernimmt.
Seien Sie diesbezüglich offen und ehrlich – und gehen Sie nicht einfach davon aus, dass schon alles gut läuft.
10. Rückmeldungen aus dem Austrittsgespräch umsetzen
Es bringt nichts, Rückmeldungen im Austrittsgespräch einzuholen, wenn diese anschließend nicht genutzt werden.
Schauen Sie sowohl nach Sofortmaßnahmen, die direkt umgesetzt werden können, als auch nach Themen für langfristige Entwicklungen.
Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter äußert, dass die Einarbeitung für eine bestimmte Aufgabe nicht ausreichend war, sorgen Sie dafür, dass die verbleibenden Teammitglieder zeitnah eine entsprechende Schulung erhalten.
Im Gegensatz dazu sollte es als Anlass für weitergehende Gespräche auf höherer Ebene gesehen werden, wenn ein Mitarbeiter seinen Austritt mit größeren Themen wie fehlender persönlicher Karriereentwicklung begründet. Dabei geht es darum, wie das Management die Karriereziele des Teams noch besser fördern kann.
Best Practices für Offboarding
Hier sind einige bewährte Methoden für ein effektives Offboarding.
1. Führen Sie gründliche Exit-Interviews durch
Es ist wichtig, diese Gespräche konstruktiv zu führen und ehrliche sowie offene Kommunikation zu fördern. So lassen sich Verbesserungspotenziale erkennen, das wertschätzen, was gut läuft, und eine positive Beziehung zum ausscheidenden Mitarbeiter aufrechterhalten.
Fazit: Exit-Interviews bieten die Möglichkeit, ehrliches Feedback zu erhalten und die Gründe für den Austritt eines Mitarbeiters zu verstehen – ein entscheidender Faktor zur Weiterentwicklung der Organisation.
2. Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang der Aufgaben
Es ist entscheidend, mit diesem Prozess bereits deutlich vor dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters zu beginnen, um Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu vermeiden. Eine offene Kommunikation über den Übergabeplan an das restliche Team ist ebenso wichtig, um Erwartungen zu steuern und die Produktivität aufrechtzuerhalten.
Fazit: Eine gut organisierte Übergabe trägt dazu bei, die Kontinuität zu sichern und die Auswirkungen des Ausscheidens eines Mitarbeiters auf die Abläufe des Unternehmens zu minimieren.
Bereit für die Zukunft
Das Offboarding von Mitarbeitenden ist ein entscheidender Prozess, der – wenn mit Sorgfalt und Präzision durchgeführt – sowohl der Organisation als auch dem ausscheidenden Mitarbeiter erhebliche Vorteile bringen kann.
Wichtigste Erkenntnisse
Offboarding ist mehr als nur eine Reihe von administrativen Aufgaben. Es bietet die Chance, ein professionelles Kapitel positiv abzuschließen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und den fortwährenden Erfolg sowie die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten.
Obwohl Offboarding oft als einfacher Prozess erscheint, hat es weitreichende Auswirkungen. Ein effektives Offboarding hinterlässt einen bleibenden, positiven Eindruck bei ausscheidenden Mitarbeitenden und kann den Weg für zukünftige Zusammenarbeit oder sogar eine Rückkehr als „Boomerang“-Mitarbeiter ebnen.
Im Grunde genommen ist ein gut durchgeführter Offboarding-Prozess genauso wichtig wie das Onboarding, wenn es darum geht, die Employee Experience zu prägen und die Arbeitgebermarke zu stärken.
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