Skip-Level-Meetings: Ein umfassender Leitfaden mit Prozess

Was ist ein Skip-Level-Meeting?

Ein Skip-Level-Meeting ist ein Gespräch zwischen einer Führungskraft auf höherer Ebene und einer Person, die einem ihrer direkten Mitarbeitenden unterstellt ist (also einer Fachkraft). Die mittlere Führungskraft nimmt an dem Meeting nicht teil – sie wird sozusagen „übersprungen“, damit mit den Mitarbeitenden auf niedrigerer Ebene gesprochen werden kann.

Zweck von Skip-Level-Meetings ist es, Feedback zu sammeln, das letztlich dabei hilft, Entscheidungen besser zu treffen.

Sie helfen Führungskräften herauszufinden, was den Mitarbeitenden wichtig ist, welche Schmerzpunkte und Motivationsfaktoren es gibt, worüber sie sich freuen und wie sie ihre Führungskräfte sehen. 

Außerdem schaffen sie mehr Transparenz, bauen Vertrauen auf und stärken die Beziehungen zwischen Führungsebene und Mitarbeitenden an der Front.

Skip-Level-Meetings durchführen

Skip-Level-Meetings sind kein Hexenwerk, sollten aber systematisch angegangen werden, um gezielt Feedback einzuholen.

Hier ist der Prozess, den ich Führungskräften und Unternehmen empfehle, die Skip-Level-Meetings durchführen wollen:

1. Vorbereitung: Den richtigen Ton setzen

Wenn Sie erstmals Skip-Level-Meetings planen, gibt es einige Möglichkeiten, Ihrem Team die Hemmungen davor zu nehmen, dem "Boss vom Boss" zu begegnen.

Kommunikation in einem Teammeeting

Manager:innen sollten das Team in einem Meeting über die Skip-Level-Meetings und deren Ablauf informieren. Damit zeigen sie, dass sie dahinterstehen und die Gespräche begrüßen – es handelt sich nicht um eine Maßnahme, um sie zu umgehen oder zu hintergehen (keine "Überraschung"-Momente).

Kommunikation per Slack oder E-Mail

Kommen Sie per E-Mail oder Slack auf das Team zu und erläutern Sie das Ziel der Meetings, wie sie zu den Unternehmenswerten oder der Unternehmenskultur passen (zum Beispiel: „Wie ihr wisst, steht einer unserer Werte für Lernen. Ich möchte daher von euch lernen und herausfinden, was wir auf Teamebene verändern oder stärken können.“), und wie es weitergeht (Beispiel: „Ich werde euch jede:n einzeln kontaktieren, um einen Termin zu vereinbaren“).

Vorab eine Gruppenübung durchführen

Je nach Unternehmenskultur und dem Maß an Unsicherheit oder Ungewohntheit, das dieses Vorgehen auslösen kann, kann es sinnvoll sein, zunächst eine Gruppenübung durchzuführen. 

Nehmen Sie das Team beispielsweise gemeinsam (vielleicht digital) zum Mittagessen mit, um die Basis für einen lockeren, offenen Dialog zu schaffen, bevor Sie in der nächsten Runde zu Einzelgesprächen übergehen.

Fragen im Voraus vorbereiten

Vielleicht liefern Ihnen gesammelte Daten ein Bild, das Sie bestätigen wollen, es gibt ein bestimmtes Projekt, zu dem Sie mehr erfahren möchten, oder Sie hören Gerüchte bezüglich einer Führungskraft oder eines bestimmten Teams.

So oder so: Es lohnt sich, im Vorfeld Fragen vorzubereiten, auf die Sie besonders neugierig sind (Beispiele folgen unten).

Sie können den Befragten die Fragen schon im Termin-Einladung schicken.

2. Durchführung: Einen sicheren Rahmen schaffen

Trotz aller Vorarbeit ist es natürlich, dass Mitarbeitende eventuell immer noch zögern, ihre wahren Gedanken und Gefühle zu äußern.

Hier einige Tipps, wie Sie möglichst viel aus dem Meeting herausholen:

• Zweck noch einmal erläutern. Erklären Sie zu Beginn des Treffens nochmal den Zweck und stellen Sie klar, dass die Antworten vertraulich behandelt werden. Das ist auch ein guter Moment, um gezielt Lob auszusprechen.
• Einfach zuhören. Es handelt sich nicht um eine Problemlösungs-Sitzung – unterdrücken Sie daher den Impuls, sofort Lösungen anbieten zu wollen. Hören Sie stattdessen aktiv zu, und falls etwas Interessantes auftaucht, nutzen Sie Techniken wie die 5-Why-Methode, um tiefer nachzufragen.
• Raus aus dem Büro. Es kann hilfreich sein, das Gespräch in einem informelleren Rahmen zu führen – vielleicht bei einem Kaffee oder gemeinsamen Mittagessen. JP Morgan und Chase CEO, Jamie Dimon, reist beispielsweise mit dem Bus durch verschiedene Filialen, um dort Skip-Level-Meetings abzuhalten (hier nachzulesen).

3. Nachbereitung: Den Kreis schließen

Nachdem Sie Ihre Gespräche geführt haben, ist es auch entscheidend, dass Sie einige Nachbereitungen durchführen! 

Sie möchten sicherstellen, dass sich das Team gehört fühlt und dass Sie deren Feedback genutzt haben, um einige Veränderungen umzusetzen (oder erklären, warum Sie keine Neuerungen eingeführt haben, wenn es nicht sinnvoll war).

Das schlechteste Ergebnis ist, dass Sie diese Gespräche führen und die Leute denken, sie wären nur eine Show gewesen – schließen Sie also den Kreis!

1. Danksagungen. Senden Sie nach den Meetings Dankesnachrichten mit ein paar wichtigen Erkenntnissen und Maßnahmen, die Sie aus dem Gespräch mitgenommen haben.
2. Jede Maßnahme auf die Gespräche zurückführen. Beziehen Sie sich in Teammeetings oder bei Ankündigungen von Veränderungen oder neuen Initiativen auf diese Gespräche: „Aufgrund des Feedbacks, das ich während meiner Skip-Level-Meetings gehört habe ...“ oder „Dank der Erkenntnisse aus dem Team ...“
3. Wichtige Themen beim nächsten Gespräch wieder aufgreifen. Wenn Sie erneut mit ihnen sprechen, um die Unterhaltung fortzusetzen: „Beim letzten Mal sagten Sie X, hat sich das verbessert oder wie läuft es aktuell?“

Taktung

Je nach Größe Ihrer Organisation und wie schnell sich diese verändert oder weiterentwickelt, empfehle ich einen vierteljährlichen oder halbjährlichen Rhythmus für Skip-Level-Meetings.

So haben Sie die Möglichkeit, auf angesprochene Vorschläge zu reagieren, Verbesserungen schnell umzusetzen und Folge-Feedback einzuholen, ob die Veränderungen die gewünschte Wirkung hatten.

Fragen für Skip-Level-Meetings

Es ist wichtig, dass Sie einige Leitfragen vorbereiten, aber auch Raum für einen offenen Dialog schaffen und der Unterhaltung die Richtung überlassen, die die Mitarbeitenden wählen!

Hier sind einige spezifische Fragen, die Ihnen helfen, das Gespräch zu steuern.

Engagement messen

1. Auf einer Skala von 1–10, wie war dieser Monat für Sie? Was hätte daraus eine 10 gemacht?
2. Worauf freuen Sie sich aktuell am meisten – in Ihrer Rolle oder für dieses Team (oder das Unternehmen)?
3. Was beunruhigt Sie oder bereitet Ihnen am meisten Sorgen?
4. Welcher Erfolg ist Ihnen kürzlich gelungen?

Probleme im Team oder der Organisation identifizieren

5. Welches Hindernis erleben Sie derzeit?
6. Was passiert im Team, von dem Sie denken, dass mir das nicht bewusst ist (oder worüber ich nicht genug weiß)?
7. Gibt es einen Prozess, den wir Ihrer Meinung nach verbessern könnten?
8. Kennen Sie die Ziele des Unternehmens?

Feedback zum Vorgesetzten einholen

9. Was schätzen Sie an Ihrem Vorgesetzten am meisten?
10. Was wünschen Sie sich, was Ihr direkter Vorgesetzter anders machen würde?
11. Ist für Sie klar, was von Ihnen erwartet wird und welche Ziele Sie verfolgen?
12. Was sollte ich als Leiter dieser Abteilung anders machen?

Entwicklung

13. Wie kann ich Sie bei Ihren Karrierezielen unterstützen?
14. Wie können wir Sie als Organisation besser unterstützen?
15. Wie sehen Sie den nächsten Karriereschritt für sich?
16. Welches weitere Feedback hatten Sie, das wir nicht besprochen haben? Oder: Welche Frage hätte ich stellen sollen, die Sie sich gewünscht hätten?

Chat GPT-Prompts zur Entwicklung von Skip-Level-Fragen 

Chat GPT – Sie haben vielleicht schon davon gehört! Es ist für viele Aufgaben nützlich, unter anderem um Ihnen bei der Erstellung von Interviewfragen zu helfen.

Hier sind ein paar Prompts, die Ihnen helfen, Fragen für Skip-Level-Meetings zu generieren. 

• Prompt #1: „Erstelle Fragen für ein Skip-Level-Meeting mit Fokus darauf, Teamdynamik und Stimmung zu verstehen.“
• Prompt #2: „Formuliere Fragen für ein Skip-Level-Meeting, die sich auf die berufliche Entwicklung und Karriereziele der Mitarbeitenden beziehen.“
• Prompt #3: „Erstelle aufschlussreiche Fragen für ein Skip-Level-Meeting zu Wahrnehmung von Führung und Wirksamkeit des Managements.“

Sie verstehen das Prinzip! Sie können auch diesen Leitfaden zu ChatGPT im Personalwesen ansehen.

Vorteile von Skip-Level-Meetings

Skip-Level-Meetings sind sowohl für die Führungskraft als auch für das Team sehr wirkungsvoll. Zu den Vorteilen zählen:

• Wertvolles Feedback. Führungskräfte erhalten wertvolle Einblicke in die Teammitglieder, was ihnen wichtig ist, und in Möglichkeiten, das Arbeitsumfeld zu verbessern oder Veränderungen anzustoßen. 
• Erhöhte Mitarbeiterbindung. Die Mitarbeitenden haben das Gefühl, dass Ihnen ihr Wohl am Herzen liegt und Sie sie sowohl in ihrer Karriere als auch bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen möchten.
• Eine Feedback-Kultur schaffen. Skip-Level-Meetings zeigen, dass Sie offen für Feedback sind, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass es tatsächlich gegeben wird.
• Talent-Erkennung und -Entwicklung: Skip-Level-Meetings ermöglichen es höheren Führungskräften, Talente zu identifizieren und anzuerkennen. Dies kann für Nachfolgeplanung und Talentförderung entscheidend sein.

Eine Führungskraft, mit der ich zusammengearbeitet habe, erkannte durch Skip-Level-Meetings, dass eine neue Organisationsstruktur nicht funktionierte. 

Diese Information konnte nur durch direktes Feedback des Teams gewonnen werden, da die Vorgesetzten durch ihre Position in der neuen Struktur unsicher waren, wie sie das Feedback weitergeben sollten. 

Eine andere Führungskraft, die ich kenne, empfindet Skip-Level-Meetings als äußerst effektiv, um Marktrückmeldungen von Teammitgliedern zu erhalten, die direkt mit Kund:innen sprechen. 

So können direkte Rückfragen gestellt und ein besseres Verständnis der Kundengespräche gewonnen werden, anstatt das Feedback nur über die Führungsebene zu erhalten.

Best Practices für Skip-Level-Meetings

Best Practices für Führungskräfte in Skip-Level-Meetings

Hier eine Zusammenfassung meiner Best Practices für Führungskräfte, um Skip-Level-Meetings effektiv durchzuführen.

• Vorbereitung: Bereiten Sie sich gründlich auf das Meeting vor, kennen Sie die aktuellen Projekte und Herausforderungen des Teams.
• Aktives Zuhören: Konzentrieren Sie sich auf aktives Zuhören und zeigen Sie echtes Interesse an den Perspektiven der Mitarbeitenden.
• Vertraulichkeit: Sichern Sie Vertraulichkeit zu und halten Sie diese ein, um eine sichere und offene Gesprächsatmosphäre zu schaffen.
• Nachbereitung: Setzen Sie auf konsequente Nachverfolgung aller angesprochenen Anliegen oder Vorschläge.
• Transparenz: Seien Sie transparent bezüglich der Ziele des Treffens und wie das Feedback genutzt wird.

Best Practices für Mitarbeitende in Skip-Level-Meetings

Einige Tipps für die Interviewten, um ihnen bei der Vorbereitung zu helfen und möglichst wertvolles Feedback zu liefern.

• Ehrlichkeit: Seien Sie ehrlich und konstruktiv beim Teilen Ihrer Ansichten und Erfahrungen.
• Konkretheit: Geben Sie möglichst konkrete Beispiele oder Vorschläge, wenn Sie Probleme oder Verbesserungen ansprechen.
• Professionalität: Bewahren Sie Professionalität, besonders bei sensiblen Themen.
• Offenheit: Seien Sie offen dafür, Feedback zu geben und selbst zu erhalten.
• Vorbereitung: Überlegen Sie sich im Vorfeld Punkte oder Fragen, um das Meeting optimal zu nutzen.

Skip-Level-Meetings zeugen von starker Führung

Es war nie wichtiger, eine starke, präsente, zugängliche und auch verletzliche Führungskraft zu sein.

Während Mitarbeitende Unternehmen verlassen, die sich nicht um sie kümmern, bleiben sie bei Unternehmen, in denen sie sich gehört, wertgeschätzt und unterstützt fühlen. 

Sie bleiben bei Führungskräften, die sich Zeit nehmen, zuzuhören, auf Feedback einzugehen und es umzusetzen, sodass sich Mitarbeitende gehört fühlen.

Skip-Level-Gespräche sind eine hervorragende Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen, Feedback einzuholen, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und Top-Talente zu halten.

Sie sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Strategie für Mitarbeiterbefragungen.

Wichtige Erkenntnisse

• Zweck und Nutzen: Skip-Level-Meetings verbinden Führungskräfte der oberen Ebene mit Mitarbeitenden auf niedrigerer Ebene, steigern Transparenz und ermöglichen direktes Feedback. Sie fördern Engagement und helfen, Talente zu erkennen.
• Durchführung der Meetings: Effektive Skip-Level-Meetings erfordern Vorbereitung, aktives Zuhören, Vertraulichkeit und eine konsequente Nachverfolgung. Ein angenehmes Umfeld für offene Diskussionen ist entscheidend; gezielte Leitfragen können das Gespräch stärken.
• Führungs- und Unternehmenskultur: Diese Meetings zeigen starke Führung und unterstützen eine positive Unternehmenskultur. Sie schaffen Vertrauen, zeigen den Willen zur Einbindung von Mitarbeitenden und sind ausschlaggebend für die Bindung und Wertschätzung von Fachkräften.

Werde Teil der People Managing People Community

Für weitere Unterstützung zu Skip-Level-Meetings und dem Einholen von Mitarbeiterfeedback, tritt der People Managing People Community bei – einer unterstützenden Gemeinschaft von HR- und Business-Führungskräften, die Wissen teilen, um dir dabei zu helfen, in deiner Karriere voranzukommen und in deiner Organisation mehr zu bewirken.