Recruiting-Team: Größe, Struktur und Outsourcing
Recruiting-Teams spielen eine unglaublich wichtige Rolle in Organisationen. Sie sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass das richtige Talent am richtigen Platz ist, um die Ziele der Organisation zu erreichen.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen und welche Möglichkeiten es für das Outsourcing gibt.
7 Zentrale Rollen im Recruiting-Team
Recruiting ist eine Teamaufgabe, die den Beitrag mehrerer Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten erfordert. Je nach Organisation sind folgende Personen beteiligt:
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1. Der Recruiter
Der Recruiter steuert den gesamten Einstellungsprozess, von der Veröffentlichung der Stellenanzeigen über das Sichten von Lebensläufen, das Führen von Vorstellungsgesprächen bis hin zum Angebotsschreiben.
Er fungiert als Verbindung zwischen den Kandidaten und dem Unternehmen, sorgt für eine exzellente Candidate Experience und arbeitet eng mit den einstellenden Führungskräften zusammen, um den Prozess zu verbessern.
In manchen Organisationen gibt es einen eigenen Recruiter, während in anderen das Recruiting vom HR-Manager übernommen wird.
Eine starke Recruiter-Position beginnt damit, sicherzustellen, dass Ihr Team grundlegende Recruiting-Schulungen absolviert hat.
2. Die einstellende Führungskraft
Die einstellende Führungskraft definiert die Anforderungen der Position und entwirft gemeinsam mit dem Recruiter den Interviewprozess. Sie führen Interviews, um die fachliche und teambezogene Passung zu bewerten und treffen die endgültige Einstellungsentscheidung. Außerdem unterstützen sie beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.
Beim Recruiting in Startups übernimmt die einstellende Führungskraft oft die Recruiting-Aufgaben.
3. Der Recruiting-Koordinator
Der Recruiting-Koordinator übernimmt organisatorische Aufgaben wie die Terminierung von Vorstellungsgesprächen und die Koordination der Kommunikation zwischen Kandidaten und dem Interviewteam. Er sorgt dafür, dass der Interviewprozess reibungslos verläuft, kümmert sich um die fortlaufende Wartung Ihres Recruiting-Systems und unterstützt Recruiter bei anderen administrativen Aufgaben.
4. Der Employer-Brand-Marketer
Employer-Brand-Marketer erstellen und bewerben Inhalte, die die einzigartige Marke und Kultur des Unternehmens zeigen, um Talente anzuziehen. Sie betreuen Recruiting-Marketing-Kanäle wie die Karriereseite, Social-Media-Kanäle und Stellenanzeigen und stellen sicher, dass die Arbeitgebermarke zu den Recruiting-Aktivitäten passt.
5. Kandidaten-Sourcer
Ein Sourcer ist dafür zuständig, potenzielle Kandidaten zu identifizieren, anzusprechen und einen Talentpool aufzubauen, sprich das Kandidatensourcing.
Sourcer suchen gezielt nach Kandidaten über verschiedene Kanäle wie Sourcing-Software, LinkedIn, Jobbörsen, soziale Medien und Networking-Events.
Sourcer konzentrieren sich auf passive Kandidaten, die sich nicht aktiv bewerben, übernehmen die Erstansprache und prüfen Kandidaten vor, bevor sie qualifizierte Leads an Recruiter übergeben.
6. Individuelle Fachkräfte
Im Rahmen eines kollaborativen Einstellungsprozesses nehmen manchmal Teammitglieder an Interviews teil, um Kandidaten auf kulturelle Passung und fachliche Fähigkeiten zu prüfen sowie dem Bewerber Einblicke ins Team und Raum für Fragen zu geben.
Zusätzlich können individuelle Fachkräfte Kandidaten durch Empfehlungen finden und an Recruiting-Marketing-Aktivitäten teilnehmen.
7. Gründer oder CEO
In kleineren Unternehmen sind Gründer oder CEOs häufig an der Entwicklung von Einstellungsstrategien, an Vorstellungsgesprächen für Führungspositionen und an der Sicherstellung der Übereinstimmung mit der Unternehmensmission und den Werten beteiligt. Sie geben eventuell die finale Zustimmung für Schlüsselpositionen und beeinflussen das generelle Recruiting-Vorgehen.
So bestimmen Sie die richtige Größe Ihres Recruiting-Teams
Die Größe Ihres Recruiting-Teams hängt im Wesentlichen von folgenden Faktoren ab:
1. Einstellungsvolumen
- Berücksichtigen Sie Ihre jährlichen Einstellungsziele. Je mehr Personen Sie einstellen müssen, desto größer sollte das Rekrutierungsteam sein. Ein gängiger Richtwert ist 1 Recruiter für jeweils 25-40 Einstellungen pro Jahr, aber dies kann je nach Komplexität der Position variieren.
- Schätzen Sie die Arbeitsbelastung pro Recruiter ein. Recruiter können je nach Einstiegs-, mittlerem oder hochspezialisiertem Niveau der Positionen unterschiedliche Mengen an Einstellungen bewältigen.
2. Komplexität der Positionen
- Technische oder spezialisierte Positionen. Schwer zu besetzende oder Nischenpositionen benötigen in der Regel mehr Zeit für die Rekrutierung, deshalb könnten mehr Recruiter oder Sourcing-Spezialisten erforderlich sein.
- Positionen mit hoher Fluktuation. Bei Positionen mit hoher Fluktuation wird möglicherweise zusätzliche Rekrutierungskapazität benötigt, um der ständigen Nachfrage gerecht zu werden.
3. Unternehmenswachstumsphase
- Startup vs. etabliertes Unternehmen. Startups verfügen häufig über ein kleines, flexibles Rekrutierungsteam, das bei Bedarf erweitert werden kann, während größere oder schnell wachsende Unternehmen ein strukturierteres Team mit klar zugewiesenen Rollen (Recruiter, Sourcing-Spezialisten, Koordinatoren) benötigen.
- Geplante Expansion. Wenn Sie eine starke Wachstumsphase oder den Eintritt in neue Märkte planen, benötigen Sie ein größeres Team, um den Anstieg der Einstellungen zu bewältigen.
4. Effizienz des Rekrutierungsprozesses
- Technologie und Tools. Wenn Ihr Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem (ATS) oder KI-basierte Tools nutzt, können Teile des Prozesses automatisiert werden. So kann ein kleineres Team mehr Kandidaten betreuen.
- Auslagerung und Agenturen. Wenn Sie bestimmte Positionen an Agenturen auslagern oder externe Rekrutierungsdienste nutzen, können Sie ein schlankeres internes Team führen.
5. Branchen-Benchmarks
- Orientieren Sie sich an Branchenstandards. Recherchieren Sie übliche Recruiter-zu-Mitarbeiter-Quoten in Ihrer Branche. Technologieunternehmen haben zum Beispiel oft niedrigere Quoten (1:15-1:25), während Unternehmen im Einzelhandel oder in der Gastronomie höhere Quoten haben können (1:50 oder mehr).
6. Arbeitgebermarke und Candidate Experience
- Fokus auf Arbeitgebermarke. Wenn Ihr Unternehmen großen Wert auf Employer Branding legt, benötigen Sie möglicherweise ein größeres Team, um Inhalte zu erstellen, Social Media zu betreuen und Kandidaten zu begeistern – insbesondere in wettbewerbsintensiven Branchen.
- Priorisierung der Candidate Experience. Ein Recruiting-Team, das besonderen Wert auf eine persönliche Betreuung der Kandidat:innen legt, braucht eventuell mehr Ressourcen, unter anderem Koordinatoren, die sich um Terminierung und Kommunikation kümmern.
Konfiguration von Rekrutierungsteams
Auch wenn keine zwei Organisationen identisch arbeiten, werden Rekrutierungsteams in kleinen, mittleren und großen Unternehmen meist folgendermaßen zusammengestellt.
1. Startups
- Konfiguration: Kleine, sehr flexible Teams, in denen Aufgabenbereiche häufig kombiniert werden.
- Teamstruktur: Besteht in der Regel aus 1-2 Recruitern oder sogar nur einer Person, die sowohl HR als auch Recruiting übernimmt. In sehr jungen Startups übernehmen häufig die Gründer:innen oder Fachbereichsleitungen das Recruiting. Sourcing-Spezialisten und Recruiting-Koordinatoren sind selten, Recruiter betreuen den gesamten Prozess. Der Fokus liegt meist auf der schnellen Besetzung von Schlüsselpositionen, wobei alle Teammitglieder nach Bedarf mit anpacken.
- Eigenschaften: Agil und anpassungsfähig, mit Schwerpunkt auf der Besetzung kritischer Positionen zur Förderung des Wachstums. Die Rekrutierungsprozesse sind weniger formalisiert und beruhen auf persönlichen Netzwerken, Empfehlungen und direkter Ansprache.
2. Mittelgroße Organisationen
- Konfiguration: Strukturiert, mit beginnender Spezialisierung einzelner Rollen.
- Teamstruktur: Umfasst fest angestellte Recruiter, bei manchen Unternehmen kommen auch Sourcing-Spezialisten oder Recruiting-Koordinatoren zur Abwicklung von Masseneinstellungen hinzu. Die Teams arbeiten enger mit der Personalabteilung bei Onboarding und Mitarbeiterbindung zusammen, oftmals gibt es eine Teamleitung oder eine:n Recruiting-Manager:in.
- Eigenschaften: Ausgewogen zwischen Effizienz und Spezialisierung und kann bei Bedarf skalieren, ohne zu hohe Komplexität zu erreichen.
3. Schnell wachsende Organisationen
- Konfiguration: Skalierbare, hoch strukturierte Teams mit klar definierten Rollen.
- Teamstruktur: Eine Kombination aus Recruitern, Sourcern, Koordinatoren und Employer-Brand-Marketing-Spezialisten. Recruiting-Leads oder Manager können für die Überwachung bestimmter Teams oder Abteilungen verantwortlich sein, um sicherzustellen, dass die Personalbeschaffung mit schnellem Wachstum Schritt hält. Manchmal werden auch freiberufliche Recruiter oder Personalvermittlungsagenturen eingesetzt, um dringend vakante Positionen zu besetzen.
- Merkmale: Rasche, umfangreiche Einstellungen erfordern gut koordinierte Teams, die mit optimierten Prozessen schnell skaliert werden können.
4. Große Unternehmen
- Konfiguration: Hoch strukturiert, mit klar abgegrenzten Rollen und Abteilungen.
- Teamstruktur: Umfasst spezialisierte Recruiter für unterschiedliche Unternehmensbereiche (z.B. IT, Vertrieb, Betrieb), dedizierte Sourcer, Recruiting-Koordinatoren, Employer-Brand-Teams und Datenanalysten. Es kann regionale oder abteilungsbezogene Recruiting-Leiter geben, während ein Recruiting Operations Team die Prozesse, Compliance und Berichtswesen überwacht. Employer Branding und Talent-Akquise-Strategie können als eigene Abteilungen organisiert sein.
- Merkmale: Hohe Komplexität, Fokus auf Effizienz und Skalierbarkeit, mit klar definierten Prozessen und Tools wie Bewerbermanagementsystemen (ATS) und CRM-Systemen, um die Vielzahl an Kandidaten und offenen Stellen zu verwalten.
Messung von Kennzahlen und KPIs
Was gemessen wird, wird auch gesteuert. Hier sind einige geläufige Recruiting-Kennzahlen und KPIs, die von Recruiting-Teams genutzt werden, um Probleme zu erkennen und den Prozess zu optimieren.
1. Time-to-hire/Time-to-fill
- Definition:
- Time-to-hire bezeichnet die Anzahl der Tage zwischen dem Eintritt eines Kandidaten in den Auswahlprozess (z.B. nach Eingang der Bewerbung) und der Annahme des Jobangebots.
- Time-to-fill ist die Gesamtanzahl der Tage zwischen der Ausschreibung einer Stelle und der Einstellung eines Kandidaten.
- Wichtigkeit: Diese Kennzahlen messen die Effizienz des Recruiting-Prozesses. Kürzere Werte bedeuten schnellere Besetzungen, wodurch Produktivitätslücken vermieden und Rekrutierungskosten gesenkt werden.
2. Qualität der Einstellungen
- Definition: Eine Kennzahl, die den Wert eines neuen Mitarbeiters für das Unternehmen bewertet, basierend auf Leistungsbeurteilungen, Verbleib im Unternehmen (Retention Rate) und der Geschwindigkeit, mit der wichtige Meilensteine erreicht werden.
- Wichtigkeit: Sie ist ein wichtiger Indikator für die Effektivität des Recruitingprozesses und misst, wie gut neue Mitarbeitende zum Unternehmenserfolg beitragen.
3. Anzahl der Bewerbenden
- Definition: Die Gesamtanzahl der Kandidaten, die sich auf eine bestimmte Stelle oder auf alle offenen Positionen bewerben.
- Wichtigkeit: Diese Kennzahl hilft, die Reichweite und Attraktivität der Stellenausschreibungen sowie die Wirksamkeit der Recruiting-Kanäle zu bewerten. Hohe Bewerberzahlen können ein gutes Employer Branding und Marketing anzeigen; es ist jedoch wichtig, die Qualität nicht aus den Augen zu verlieren.
4. Anzahl der Vorstellungsgespräche
- Definition: Die Anzahl der Bewerbungsgespräche pro offener Position, von der Erstvorauswahl bis zum abschließenden Interview.
- Wichtigkeit: Das Nachverfolgen dieser Kennzahl gibt Aufschluss über die Effizienz des Interview-Prozesses. Müssen zu viele Interviews geführt werden, kann dies auf einen zu komplexen Prozess oder Schwierigkeiten bei der Kandidatenauswahl hindeuten. Außerdem lassen sich so potenzielle Engpässe erkennen.
5. Konversionsrate
- Definition: Der Prozentsatz an Kandidaten, die von einer Phase des Recruiting-Prozesses in die nächste wechseln – etwa vom Screening ins Interview oder vom Interview zur Angebotserstellung.
- Wichtigkeit: Dies hilft Recruitern, Schwachstellen im Recruiting-Funnel zu identifizieren. Hohe Abbruchraten in bestimmten Phasen können auf Probleme wie mangelnde Passgenauigkeit, unklare Stellenbeschreibungen oder Schwierigkeiten im Interviewprozess hinweisen.
6. Quellenqualität
- Definition: Dies misst die Wirksamkeit verschiedener Rekrutierungskanäle (z. B. Stellenbörsen, Empfehlungen, LinkedIn) bei der Gewinnung von qualifizierten Kandidaten. Es wird bewertet, aus welchen Quellen erfolgreiche Einstellungen stammen und deren Leistung oder Verbleib im Unternehmen verfolgt.
- Wichtigkeit: Zu verstehen, welche Quellen die besten Kandidaten hervorbringen, hilft dabei, die Sourcing-Bemühungen zu optimieren. Recruiter können sich auf die effektivsten Kanäle konzentrieren, Kosten senken und die Vakanzzeiten reduzieren.
7. Kosten pro Einstellung
- Definition: Die Gesamtkosten, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind, einschließlich Werbung, Gebühren für Personalvermittlungen, Gehälter von Recruitern, Hintergrundüberprüfungen und aller weiteren rekrutierungsbezogenen Ausgaben, geteilt durch die Anzahl der getätigten Einstellungen.
- Wichtigkeit: Diese Kennzahl hilft Unternehmen, ihr Rekrutierungsbudget zu steuern und zu optimieren. Ziel ist häufig, die Kosten pro Einstellung zu senken und gleichzeitig die Qualität der Neueinstellungen zu erhalten oder zu verbessern.
8. Kandidatenzufriedenheit
- Definition: Ein Maß dafür, wie zufrieden Kandidaten mit dem Rekrutierungsprozess sind; wird häufig durch Umfragen nach dem Vorstellungsgespräch oder nach der Einstellungsentscheidung erhoben.
- Wichtigkeit: Die Kandidatenzufriedenheit spiegelt die gesamte Candidate Experience wider und wirkt sich auf das Employer Branding aus. Hohe Zufriedenheitswerte können weiteres Top-Talent anziehen – selbst wenn der Kandidat den Job nicht erhält, empfiehlt er Ihr Unternehmen möglicherweise weiter oder bewirbt sich erneut.
Auslagerung des Rekrutierungsprozesses
Manchmal entscheiden sich Organisationen dafür, bestimmte Teile des Rekrutierungsprozesses auszulagern, vor allem das Kandidatensourcing. Beim Outsourcing der Rekrutierung gibt es eine Reihe von Optionen, die den meisten Bedürfnissen gerecht werden:
RPO auf Abruf (Recruitment Process Outsourcing)
- Definition: RPO auf Abruf bietet flexible, kurzfristige Unterstützung bei der Rekrutierung, die nach Bedarf in Anspruch genommen werden kann. Es eignet sich ideal, um bestimmte Einstellungsspitzen zu bewältigen, etwa bei vorübergehend erhöhtem Personalbedarf während saisonaler Kampagnen oder für spezielle Projekte.
- Funktionsweise: Ein Unternehmen arbeitet mit einem RPO-Anbieter zusammen, um die interne Rekrutierung bei Bedarf zu unterstützen. Der Anbieter kann Recruiter, Sourcing-Spezialisten stellen oder sogar eigene Technologien und Tools einsetzen, um das Recruiting des Unternehmens für einen begrenzten Zeitraum zu stärken.
- Vorteile:
- Skalierbarkeit und Flexibilität, um plötzliche Einstellungsanforderungen ohne langfristige Bindungen zu bewältigen.
- Kosteneffektiv, da Dienstleistungen nur bei tatsächlichem Bedarf genutzt werden.
- Schnellere Einstellungen ohne Erweiterung des festen internen Rekrutierungsteams.
- Am besten geeignet für: Unternehmen mit gelegentlichen Einstellungswellen, projektbasierten Anforderungen oder begrenzten internen Rekrutierungsressourcen.
Funktionsgruppenbasiertes RPO
- Definition: Beim funktionsgruppenbasierten RPO wird die Rekrutierung für eine bestimmte Abteilung, Berufsgruppe oder Geschäftseinheit des Unternehmens ausgelagert (z. B. IT, Vertrieb, Marketing usw.). Es handelt sich um einen gezielten Outsourcing-Ansatz für bestimmte Rollen oder Gruppen.
- Funktionsweise: Der RPO-Anbieter übernimmt die Rekrutierung für eine bestimmte Funktion oder ein bestimmtes Team innerhalb der Organisation. Er betreut alle Prozesse vom Sourcing über Interviews und Onboarding bis zum Employer Branding für diesen Bereich. Das interne HR-Team betreut andere Unternehmensbereiche, während der RPO-Anbieter ein verlängerter Arm des Talent Acquisition-Teams für diese Gruppe wird.
- Vorteile:
- Spezialisiertes Fachwissen bei der Rekrutierung bestimmter Funktionen, was zu hochwertigeren Kandidaten führt.
- Ermöglicht es internen Recruitern, sich auf andere Unternehmensbereiche zu konzentrieren.
- Skalierbar und anpassbar an die Anforderungen einer bestimmten Abteilung oder Unternehmenssparte.
- Am besten geeignet für: Organisationen, die spezialisierte Rekrutierungsunterstützung in Bereichen mit Nischenbedarf oder besonders hoher Nachfrage benötigen, beispielsweise bei technischen oder Vertriebspositionen.
3. Komplettes RPO
- Definition: Vollständiges RPO liegt vor, wenn ein externer HR-Dienstleister den gesamten Rekrutierungsprozess für eine Organisation übernimmt. Dies umfasst alles von der Talentsuche über die Vorauswahl, das Führen von Bewerbungsgesprächen, Angebotsmanagement und Onboarding bis hin zu Talentstrategie und Arbeitgebermarkenbildung.
- So funktioniert es: Der RPO-Anbieter integriert sich vollständig in die Organisation und nutzt dabei häufig die Markenidentität und Tools des Unternehmens, um sämtliche Rekrutierungsaktivitäten zu steuern. Er agiert als langfristiger, strategischer Partner und übernimmt alle Aufgaben im Bereich Talentgewinnung unternehmensweit. Dies beinhaltet oft den Einsatz fortschrittlicher Technologien, Rekrutierungsanalysen und Strategien zum Arbeitgeberimage.
- Vorteile:
- Umfassende Unterstützung im Rekrutierungsprozess, sodass interne HR-Teams sich auf andere Bereiche konzentrieren können.
- Fachkompetenz in der Steuerung großangelegter Rekrutierungen und Talentgewinnungsstrategien.
- Zugang zu modernsten Tools, Technologien und Marktkenntnissen.
- Kann zu besseren Einstellungsentscheidungen, verkürzten Einstellungszeiten und insgesamt optimierten Rekrutierungsprozessen führen.
- Am besten geeignet für: Größere Unternehmen mit hohem Einstellungsbedarf, Unternehmen mit schnellem Wachstum oder solche, die ihren Rekrutierungsprozess vollständig optimieren und auslagern möchten.
Optionen für RPO sind spezialisierte RPO-Unternehmen, Professional-Employer-Organisationen oder insbesondere bei internationalen Einstellungen ein Employer of Record.
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