Recruiting-Team: Größe, Struktur und Outsourcing

1. Der Recruiter

Der Recruiter verwaltet den gesamten Einstellungsprozess – von der Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen über die Sichtung von Lebensläufen und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Unterbreitung von Angeboten.

Er fungiert als Verbindung zwischen den Kandidaten und dem Unternehmen, sorgt für eine hervorragende Kandidatenerfahrung und arbeitet eng mit den Einstellungsmanagern zusammen, um Verbesserungen umzusetzen.

Einige Organisationen beschäftigen einen eigenen Recruiter, während die Rekrutierung in anderen Organisationen vom HR-Manager übernommen wird.

Der Aufbau einer starken Recruiter-Position beginnt damit, sicherzustellen, dass Ihr Team grundlegende Rekrutierungsschulungen absolviert hat.

2. Der Einstellungsmanager

Der Einstellungsmanager legt die Anforderungen an die Position fest und entwickelt gemeinsam mit dem Recruiter den Ablauf der Vorstellungsgespräche. Er führt Vorstellungsgespräche durch, um die fachliche Eignung und die Passung zum Team zu beurteilen, und trifft die endgültige Einstellungsentscheidung. Außerdem unterstützt er den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeitender.

Bei der Rekrutierung in Start-ups übernimmt der Einstellungsmanager auch Rekrutierungsaufgaben.

3. Der Koordinator für die Rekrutierung

Der Koordinator für die Rekrutierung kümmert sich um die Logistik, etwa um die Terminplanung von Vorstellungsgesprächen und die Koordination der Kommunikation zwischen Kandidaten und dem Interviewteam. Er stellt sicher, dass der Ablauf der Vorstellungsgespräche reibungslos funktioniert, übernimmt die laufende Pflege, die für den reibungslosen Betrieb Ihres Rekrutierungssystems erforderlich ist, und unterstützt Recruiter bei weiteren Verwaltungsaufgaben.

4. Der Vermarkter der Arbeitgebermarke

Vermarkter der Arbeitgebermarke erstellen und bewerben Inhalte, die die einzigartige Marke und Kultur des Unternehmens präsentieren, um Talente zu gewinnen. Sie verwalten Marketingkanäle für die Rekrutierung wie die Karriereseite des Unternehmens, soziale Medien und Stellenanzeigen und stellen sicher, dass die Arbeitgebermarke mit den Rekrutierungsmaßnahmen übereinstimmt.

5. Spezialist für die Kandidatenrecherche

Ein Spezialist für die Kandidatenrecherche ist dafür verantwortlich, potenzielle Kandidaten zu identifizieren, anzusprechen und einen Kandidatenpool aufzubauen, d. h. Kandidaten zu recherchieren.

Er sucht proaktiv über verschiedene Kanäle nach Kandidaten, etwa über Software zur Kandidatenrecherche, LinkedIn, Jobbörsen, soziale Medien und Netzwerkveranstaltungen.

Spezialisten für die Kandidatenrecherche konzentrieren sich auf passive Kandidaten, die sich möglicherweise nicht aktiv auf Stellen bewerben, nehmen den ersten Kontakt auf und führen eine Vorauswahl durch, bevor sie qualifizierte Kandidaten an Recruiter weiterleiten.

6. Mitarbeitende ohne Führungsverantwortung

Im Rahmen eines kollaborativen Einstellungsprozesses nehmen manchmal Teammitglieder an Vorstellungsgesprächen teil, um Kandidaten hinsichtlich ihrer kulturellen Passung und fachlichen Fähigkeiten zu beurteilen und ihnen zugleich einen Einblick in das Team zu geben, damit sie Fragen stellen können.

Darüber hinaus können Mitarbeitende ohne Führungsverantwortung über Empfehlungen bei der Suche nach Kandidaten helfen und an Marketingaktivitäten für die Rekrutierung teilnehmen.

7. Gründer oder CEO

In kleineren Unternehmen ist der Gründer oder CEO häufig an der Festlegung von Einstellungsstrategien, der Durchführung von Vorstellungsgesprächen für Führungspositionen und der Sicherstellung der Übereinstimmung mit dem Auftrag und den Werten des Unternehmens beteiligt. Möglicherweise gibt er die endgültige Zustimmung zu wichtigen Einstellungen und beeinflusst den allgemeinen Rekrutierungsansatz.

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Die richtige Größe für Ihr Rekrutierungsteam bestimmen

Die Größe Ihres Rekrutierungsteams wird weitgehend durch die folgenden Faktoren bestimmt:

1. Einstellungsvolumen

• Berücksichtigen Sie Ihre jährlichen Einstellungsziele. Je mehr Personen Sie einstellen müssen, desto größer sollte das Rekrutierungsteam sein. Ein gängiger Richtwert ist 1 Personalvermittler pro 25–40 Einstellungen jährlich, wobei dies je nach Komplexität der Position variieren kann.
• Schätzen Sie das Arbeitspensum pro Personalvermittler ein. Personalvermittler können je nach Umfang der Einstellungen unterschiedlich viele Positionen betreuen, abhängig davon, ob es sich um Einstiegspositionen, Positionen auf mittlerer Ebene oder hoch spezialisierte Stellen handelt.

2. Komplexität der Positionen

• Technische oder spezialisierte Positionen. Schwer zu besetzende oder spezielle Positionen benötigen typischerweise mehr Zeit für die Besetzung, weshalb möglicherweise mehr Personalvermittler oder Spezialisten für die Kandidatensuche erforderlich sind.
• Positionen mit hoher Fluktuation. Für Positionen mit einer höheren Fluktuation benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Rekrutierungskapazitäten, um die kontinuierliche Nachfrage zu bewältigen.

3. Wachstumsphase des Unternehmens

• Jungunternehmen oder etabliertes Unternehmen. Jungunternehmen verfügen möglicherweise über ein kleines, flexibles Rekrutierungsteam, das je nach Bedarf erweitert werden kann, während größere oder schnell wachsende Unternehmen ein stärker strukturiertes Team mit klar zugewiesenen Rollen benötigen (Personalvermittler, Spezialisten für die Kandidatensuche, Koordinatoren).
• Geplante Expansion. Wenn Sie sich auf ein starkes Wachstum vorbereiten oder neue Märkte erschließen, benötigen Sie ein größeres Team, um den Anstieg der Einstellungen zu bewältigen.

4. Effizienz des Rekrutierungsprozesses

• Technologie und Werkzeuge. Wenn Ihr Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem (ATS) oder KI-gestützte Werkzeuge verwendet, können Teile des Prozesses automatisiert werden, sodass ein kleineres Team mehr Bewerber betreuen kann.
• Auslagerung und Agenturen. Wenn Sie bestimmte Positionen an Agenturen auslagern oder externe Rekrutierungsdienstleistungen nutzen, können Sie möglicherweise ein schlankeres internes Rekrutierungsteam aufrechterhalten.

5. Branchenvergleichswerte

• Orientieren Sie sich an den branchenüblichen Werten. Recherchieren Sie die in Ihrer Branche üblichen Verhältnisse zwischen Personalvermittlern und Beschäftigten. Technologieunternehmen weisen beispielsweise häufig niedrigere Verhältnisse auf (1:15–1:25), während Unternehmen im Einzelhandel oder Gastgewerbe höhere Verhältnisse haben können (1:50 oder mehr).

6. Arbeitgebermarke und Bewerbererfahrung

• Konzentrieren Sie sich auf die Arbeitgebermarke. Wenn Ihr Unternehmen großen Wert auf die Arbeitgebermarke legt, benötigen Sie möglicherweise ein größeres Team, um Inhalte zu erstellen, soziale Medien zu verwalten und mit Bewerbern zu interagieren, insbesondere in wettbewerbsintensiven Branchen.
• Prioritäten bei der Bewerbererfahrung. Ein Rekrutierungsteam, das eine intensive Betreuung der Bewerber priorisiert, benötigt möglicherweise mehr Ressourcen, darunter Koordinatoren für die Planung und Kommunikation.

Aufbau des Rekrutierungsteams

Auch wenn keine zwei Organisationen exakt gleich arbeiten, werden Rekrutierungsteams in kleinen, mittleren und großen Organisationen voraussichtlich folgendermaßen aufgebaut.

1. Jungunternehmen

• Aufbau: Kleine, äußerst flexible Teams, in denen Rollen häufig zusammengelegt werden.
• Teamstruktur: Besteht in der Regel aus 1–2 Personalvermittlern oder sogar nur einer Person, die Personalwesen und Rekrutierung übernimmt. In sehr frühen Jungunternehmen kann die Personalbeschaffung von den Gründern oder Abteilungsleitern übernommen werden. Spezialisten für die Kandidatensuche und Rekrutierungskoordinatoren sind unüblich, da Personalvermittler den gesamten Prozess betreuen. Der Schwerpunkt liegt häufig darauf, wichtige Talente schnell einzustellen, wobei alle Teammitglieder bei Bedarf mitwirken.
• Merkmale: Agil und anpassungsfähig, mit dem Fokus auf der Besetzung kritischer Positionen zur Förderung des Wachstums. Rekrutierungsprozesse sind weniger formalisiert und stützen sich auf persönliche Netzwerke, Empfehlungen und direkte Ansprache.

2. Mittelgroße Organisationen

• Aufbau: Strukturierter, wobei sich spezialisierte Rollen zunehmend herausbilden.
• Teamstruktur: Umfasst fest zugeordnete Personalvermittler, wobei einige Unternehmen Spezialisten für die Kandidatensuche oder Rekrutierungskoordinatoren hinzufügen, um Einstellungen in größerem Umfang zu bewältigen. Rekrutierungsteams arbeiten bei der Einarbeitung und Mitarbeiterbindung stärker mit der Personalabteilung zusammen, und möglicherweise gibt es einen Rekrutierungsleiter oder -manager, der den Prozess überwacht.
• Merkmale: Ausgewogen zwischen Effizienz und Spezialisierung, mit der Fähigkeit, bei Bedarf ohne erhebliche Komplexität zu wachsen.

3. Schnell wachsende Organisationen

• Konfiguration: Skalierbare, stark strukturierte Teams mit klar definierten Rollen.
• Teamstruktur: Eine Kombination aus Recruitern, Sourcing-Spezialisten, Koordinatoren und Employer-Branding-Marketingfachkräften. Recruiting-Leads oder -Manager können für die Leitung bestimmter Teams oder Abteilungen verantwortlich sein und sicherstellen, dass die Rekrutierung mit dem schnellen Einstellungsbedarf Schritt halten kann. Manchmal werden auch freiberufliche Recruiter oder Personalvermittlungsagenturen eingesetzt, um dringend zu besetzende Stellen zu besetzen.
• Merkmale: Eine schnelle Einstellung in großem Umfang erfordert gut koordinierte Teams, die darauf vorbereitet sind, mit schlanken Prozessen schnell zu skalieren.

4. Große Organisationen

• Konfiguration: Stark strukturiert, mit klar abgegrenzten Rollen und Abteilungen.
• Teamstruktur: Umfasst spezialisierte Recruiter für verschiedene Geschäftsbereiche (z. B. Technik, Vertrieb, Betrieb), dedizierte Sourcing-Spezialisten, Recruiting-Koordinatoren, Employer-Branding-Teams und Datenanalysten. Es kann regionale oder abteilungsspezifische Recruiting-Leitungen geben, wobei ein Recruiting-Operations-Team die Prozesse, Compliance und Berichterstattung überwacht. Employer Branding und die Strategie zur Talentgewinnung können getrennte Abteilungen sein.
• Merkmale: Hohe Komplexität mit Fokus auf Effizienz und Skalierbarkeit sowie klar definierten Prozessen und Tools wie ATS- und CRM-Systemen zur Verwaltung der großen Anzahl an Bewerbern und offenen Stellen.

Kennzahlen und KPIs definieren

Was gemessen wird, wird auch gesteuert. Hier sind einige gängige Recruiting-Kennzahlen und KPIs, die von Recruiting-Teams verwendet werden, um Probleme zu erkennen und den Prozess zu optimieren.

1. Zeit bis zur Einstellung/Zeit bis zur Besetzung

• Definition:
  • Zeit bis zur Einstellung bezeichnet die Anzahl der Tage zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Bewerber in die Pipeline gelangt (z. B. durch Einreichen einer Bewerbung), und dem Zeitpunkt, an dem er das Stellenangebot annimmt.
  • Zeit bis zur Besetzung ist die Gesamtzahl der Tage zwischen der Veröffentlichung einer offenen Stelle und der Einstellung eines Bewerbers.
• Bedeutung: Diese Kennzahlen messen die Effizienz des Recruiting-Prozesses. Eine kürzere Zeit bis zur Einstellung/Besetzung weist auf schnellere Besetzungen hin, wodurch Produktivitätslücken verhindert und Recruiting-Kosten gesenkt werden können.

2. Qualität der Einstellung

• Definition: Eine Kennzahl, die den Wert bewertet, den ein neuer Mitarbeiter in die Organisation einbringt, häufig anhand von Leistungsbeurteilungen, Mitarbeiterbindungsquoten und der Geschwindigkeit, mit der wichtige Meilensteine erreicht werden.
• Bedeutung: Dies ist ein wichtiger Indikator für die Effektivität des Recruitings und misst, wie gut neue Mitarbeiter zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

3. Anzahl der Bewerber

• Definition: Die Gesamtzahl der Bewerber, die sich auf eine bestimmte Stelle oder auf alle offenen Stellen bewerben.
• Bedeutung: Diese Kennzahl hilft dabei, die Reichweite und Attraktivität von Stellenausschreibungen sowie die Effektivität der Sourcing-Kanäle zu beurteilen. Eine hohe Bewerberzahl kann auf ein gutes Employer Branding und erfolgreiches Marketing hindeuten, jedoch ist es auch wichtig, Quantität und Qualität in ein ausgewogenes Verhältnis zu bringen.

4. Anzahl der Vorstellungsgespräche

• Definition: Die Anzahl der für eine offene Stelle durchgeführten Vorstellungsgespräche, vom ersten Auswahlgespräch bis zu den abschließenden Gesprächen.
• Bedeutung: Die Erfassung dieser Kennzahl gibt Aufschluss über die Effizienz des Gesprächsprozesses. Wenn zu viele Gespräche erforderlich sind, kann dies auf einen übermäßig komplexen Prozess oder Schwierigkeiten bei der Identifizierung des passenden Bewerbers hindeuten. Außerdem können dadurch potenzielle Engpässe sichtbar werden.

5. Konversionsrate

• Definition: Der Prozentsatz der Bewerber, die von einer Phase des Recruiting-Prozesses in die nächste gelangen, z. B. von der Vorauswahl zu den Vorstellungsgesprächen oder von den Vorstellungsgesprächen zu den Angeboten.
• Bedeutung: Dies hilft Recruitern dabei zu erkennen, an welcher Stelle Bewerber im Einstellungsprozess abspringen. Hohe Abbruchquoten in einer bestimmten Phase können auf Probleme bei der Eignung der Bewerber, der Klarheit der Stellenbeschreibung oder den Gesprächsprozessen hindeuten.

6. Qualität der Quelle

• Definition: Dies misst die Wirksamkeit verschiedener Rekrutierungskanäle (z. B. Jobbörsen, Empfehlungen, LinkedIn) bei der Gewinnung hochqualifizierter Kandidaten. Es wird bewertet, woher erfolgreiche Einstellungen kommen, und ihre Leistung oder Verweildauer im Unternehmen wird verfolgt.
• Bedeutung: Das Verständnis darüber, welche Quellen die besten Kandidaten hervorbringen, hilft bei der Optimierung der Beschaffungsmaßnahmen. So können sich Recruiter auf die effektivsten Kanäle konzentrieren und Kosten sowie die Zeit bis zur Besetzung reduzieren.

7. Kosten pro Einstellung

• Definition: Die Gesamtkosten, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind, einschließlich Werbung, Gebühren für Personalvermittlungsagenturen, Gehälter von Recruitern, Hintergrundüberprüfungen und sonstiger einstellungsbezogener Ausgaben, geteilt durch die Anzahl der vorgenommenen Einstellungen.
• Bedeutung: Diese Kennzahl hilft Unternehmen dabei, ihr Rekrutierungsbudget zu verwalten und zu optimieren. Die Kosten pro Einstellung zu senken und dabei die Qualität der Einstellungen beizubehalten oder zu verbessern, ist ein häufiges Ziel der Rekrutierung.

8. Kandidatenzufriedenheit

• Definition: Ein Maß dafür, wie zufrieden Kandidaten mit dem Rekrutierungsprozess sind, das häufig durch Umfragen nach dem Vorstellungsgespräch oder nach der Einstellungsentscheidung erhoben wird.
• Bedeutung: Die Kandidatenzufriedenheit spiegelt die allgemeine Erfahrung der Kandidaten wider und beeinflusst die Arbeitgebermarke. Eine hohe Zufriedenheit kann mehr Top-Talente anziehen, selbst wenn der Kandidat die Stelle nicht erhält, da er das Unternehmen möglicherweise weiterempfiehlt oder sich in Zukunft erneut bewirbt.

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Auslagerung des Rekrutierungsprozesses 

Manchmal entscheiden sich Organisationen dafür, ausgewählte Teile des Rekrutierungsprozesses auszulagern, vorwiegend die Kandidatensuche. Wenn es um die Auslagerung der Rekrutierung geht, gibt es verschiedene Optionen, die den meisten Anforderungen gerecht werden:

Bedarfs-RPO (Auslagerung des Rekrutierungsprozesses)

• Definition: Bedarfs-RPO bietet flexible, kurzfristige Unterstützung bei der Rekrutierung, die je nach Bedarf in Anspruch genommen werden kann. Es eignet sich ideal für die Bewältigung bestimmter Einstellungsspitzen, beispielsweise eines vorübergehenden Bedarfs an zusätzlichen Recruitern während der saisonalen Einstellung oder für ein spezielles Projekt.
• Funktionsweise: Ein Unternehmen arbeitet mit einem RPO-Anbieter zusammen, um seine internen Rekrutierungsmaßnahmen zu verstärken, wenn zusätzliche Unterstützung benötigt wird. Der Anbieter kann Recruiter oder Talentsucher bereitstellen oder sogar seine Technologien und Tools einsetzen, um die Rekrutierung des Unternehmens für einen begrenzten Zeitraum zu unterstützen.
• Vorteile:
  • Skalierbarkeit und Flexibilität zur Bewältigung eines plötzlich steigenden Einstellungsbedarfs ohne langfristige Verpflichtungen.
  • Kosteneffizienz, da die Dienstleistungen nur bei Bedarf in Anspruch genommen werden.
  • Schnellere Einstellungen, ohne das feste interne Rekrutierungsteam vergrößern zu müssen.
• Am besten geeignet für: Unternehmen mit gelegentlichen Einstellungsspitzen, projektbezogenem Bedarf oder begrenzten internen Rekrutierungsressourcen.

Funktionsgruppenbasiertes RPO

• Definition: Beim funktionsgruppenbasierten RPO wird die Rekrutierung für eine bestimmte Abteilung, Funktion oder Geschäftseinheit innerhalb des Unternehmens ausgelagert (z. B. IT, Vertrieb, Marketing usw.). Es handelt sich um einen gezielten Ansatz zur Auslagerung für bestimmte Stellen oder Gruppen.
• Funktionsweise: Der RPO-Anbieter übernimmt die Rekrutierung für eine bestimmte Funktion oder ein bestimmtes Team innerhalb der Organisation. Er verwaltet für diese Funktion alles von der Kandidatensuche, den Vorstellungsgesprächen und dem Onboarding bis hin zur Arbeitgebermarke. Das interne HR-Team kümmert sich um andere Bereiche, während der RPO-Anbieter für diese spezifische Gruppe zu einer Erweiterung des Talent-Acquisition-Teams des Unternehmens wird.
• Vorteile:
  • Spezialisiertes Fachwissen bei der Rekrutierung für bestimmte Funktionen, was zu höherqualifizierten Kandidaten führt.
  • Ermöglicht es internen Recruitern, sich auf andere Geschäftsbereiche zu konzentrieren.
  • Skalierbar und anpassbar an die Bedürfnisse einer bestimmten Abteilung oder eines Geschäftsbereichs.
• Am besten geeignet für: Organisationen, die spezialisierte Unterstützung bei der Rekrutierung in Bereichen benötigen, die Nischenkenntnisse erfordern oder eine höhere Nachfrage verzeichnen, etwa bei technischen Stellen oder Vertriebspositionen.

3. Vollständiges RPO

• Definition: Ein vollständiges RPO bedeutet, dass ein externer HR-Dienstleister den gesamten Einstellungsprozess für eine Organisation übernimmt. Dazu gehören die Talentsuche, Vorauswahl, Vorstellungsgespräche, Angebotsverwaltung und Einarbeitung sowie die Talentstrategie und das Arbeitgebermarketing.
• Funktionsweise: Der RPO-Anbieter integriert sich vollständig in die Organisation und nutzt häufig die Marke und die Tools des Unternehmens, um alle Recruiting-Abläufe zu verwalten. Er wird zu einem langfristigen strategischen Partner und übernimmt sämtliche Aktivitäten zur Talentgewinnung im gesamten Unternehmen. Dazu gehören häufig der Einsatz fortschrittlicher Technologien, von Recruiting-Analysen und von Strategien zum Arbeitgebermarketing.
• Vorteile:
  • Umfassende Unterstützung im Recruiting, sodass sich interne HR-Teams auf andere Bereiche konzentrieren können.
  • Expertise in der Verwaltung umfangreicher Einstellungsverfahren und in der Strategie zur Talentgewinnung.
  • Zugang zu fortschrittlichen Tools, Technologien und Marktkenntnissen.
  • Kann zu qualitativ besseren Einstellungen, einer verkürzten Zeit bis zur Einstellung und insgesamt verbesserten Recruiting-Prozessen führen.
• Am besten geeignet für: Größere Organisationen mit hohem Einstellungsbedarf, Unternehmen in einer Phase schnellen Wachstums oder solche, die ihren Recruiting-Prozess vollständig optimieren und auslagern möchten.

Zu den Optionen für RPO gehören spezialisierte RPO-Unternehmen, professionelle Arbeitgeberorganisationen oder, insbesondere bei internationalen Einstellungen, ein rechtlicher Arbeitgeber.

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Häufig gestellte Fragen zum Recruiting-Team

Welche Aufgaben hat ein Recruiting-Team?

Wie groß sollte ein Recruiting-Team idealerweise sein?

Was ist die Auslagerung des Recruiting-Prozesses?