Domina la revisión de talento de 9 cajas: una guía para profesionales de RR. HH.

A primera vista, la revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas puede parecer un poco artificiosa. Pero la realidad es que, con el paso de los años, ha demostrado ser una herramienta útil para los equipos de RR. HH. de diversos sectores.

En este artículo, te guiaré a través del proceso de revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas, explicaré su valor y ofreceré consejos prácticos para los profesionales de RR. HH. que quieran aprovechar al máximo esta herramienta. Tanto si buscas identificar a futuros líderes como mejorar las estrategias de desarrollo del talento, la revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas puede ayudarte a agilizar y optimizar tu enfoque.

¿Qué es una revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas?

La revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas es un marco estratégico que ayuda a los profesionales de RR. HH. y a los líderes empresariales a evaluar y desarrollar a su plantilla. Es una herramienta visual que utiliza dos ejes —rendimiento y potencial— para evaluar a los empleados, lo que facilita la identificación del talento destacado, la planificación de la sucesión y la alineación de la gestión de la plantilla con los objetivos de la organización.

En esencia, la revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas es una cuadrícula de 3x3 que se utiliza para evaluar a los empleados en función de los dos ejes clave que he mencionado anteriormente:

• Rendimiento: El grado de eficacia con el que un empleado desempeña actualmente su función.
• Potencial: La capacidad de un empleado para crecer, asumir más responsabilidades o desarrollar cualidades de liderazgo.

Este marco sitúa a los empleados en una de nueve categorías, dependiendo de su posición en relación con el rendimiento y el potencial. Según la herramienta de gestión del rendimiento que utilices, es posible que puedas emplear funciones del software para imitar este sistema o, como mínimo, incorporar sus datos al proceso.

Propósito

La matriz de 9 casillas cumple varias funciones importantes en la gestión del talento:

• Identificar a los empleados con alto rendimiento y alto potencial: Ayuda a destacar a los empleados que podrían convertirse en los futuros líderes de tu organización.
• Orientar los planes de desarrollo: En el caso de los empleados que muestran potencial, pero necesitan apoyo para crecer, la matriz ayuda a priorizar iniciativas de desarrollo específicas.
• Apoyar la planificación de la sucesión: Al identificar a los empleados con alto potencial, los equipos de RR. HH. pueden planificar las transiciones de liderazgo y crear una sólida cantera de talento.

«La revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas es una herramienta de estrategia del talento que se utiliza para puntuar y calibrar a los empleados a la hora de tomar decisiones sobre compensación, planes de sucesión, etc.», afirmó Heather Doshay, directora de Talento en SignalFire. «Identifica el talento destacado, a los empleados con un rendimiento constante y a quienes necesitan desarrollo. Su poder reside en su sencillez. Proporciona una representación visual para evaluar a las personas y tomar decisiones rápidamente, pero también presenta muchas deficiencias».

Por qué es valiosa

La matriz de 9 casillas es, al menos en teoría, una herramienta de toma de decisiones basada en datos. Al situar a los empleados según su rendimiento y potencial, los líderes de RR. HH. pueden tomar decisiones fundamentadas sobre ascensos, desarrollo profesional y planificación de la sucesión. Este enfoque estructurado reduce los sesgos, mejora la transparencia y garantiza que la gestión del talento esté alineada con los objetivos de la empresa.

Para obtener más información sobre los beneficios prácticos de esta herramienta, hablamos con Heather Doshay, una experta ejecutiva en gestión del talento. Según Doshay, «La matriz de 9 casillas crea un marco claro y objetivo para hablar sobre el desarrollo del talento, lo que ayuda a los líderes a tomar mejores decisiones y, en última instancia, refuerza el rendimiento de la organización».

Elementos de una revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas

La revisión mediante la matriz de 9 casillas es popular por su sencillez. Veamos los componentes principales que sustentan el razonamiento en el que se basa. 

Eje de rendimiento

El eje de rendimiento evalúa el desempeño laboral actual de un empleado, incluidos factores como:

• Consecución de los KPI (indicadores clave de rendimiento)
• Constancia en la obtención de resultados
• Calidad del trabajo y atención al detalle
• Opiniones de compañeros, responsables y clientes

Por ejemplo, un empleado con un alto rendimiento en este eje podría ser alguien que supera constantemente sus objetivos de ventas, ofrece un excelente servicio al cliente y destaca por su fiabilidad.

Eje de potencial

El eje de potencial mide la capacidad de un empleado para crecer y asumir responsabilidades futuras. Esto incluye factores como:

• Capacidad de liderazgo: ¿Muestra el empleado potencial para liderar equipos o gestionar proyectos más grandes?
• Adaptabilidad: ¿Puede asumir nuevos retos o adaptarse a las cambiantes necesidades del negocio?
• Agilidad de aprendizaje: ¿Adquiere rápidamente nuevas habilidades y prospera en situaciones desconocidas?

Por ejemplo, un empleado que toma la iniciativa de asesorar a otras personas o que ha expresado interés en la formación en liderazgo puede obtener una puntuación alta en el eje del potencial.

Según Doshay, reducir la contribución de una persona al negocio a los dos ejes implicados en el enfoque de las 9 casillas simplifica demasiado las cosas y requiere que realices algunos ajustes por tu parte. 

«Estas dos variables simples, rendimiento y potencial, no son factores de entrada óptimos si son las únicas dos variables para determinar decisiones tan críticas, desde decisiones de promoción hasta resultados de bonificaciones», escribió Doshay en una publicación para el blog de SignalFire. «Ajustar las líneas de los ejes para que se alineen mejor con el caso de uso en cuestión es fundamental para garantizar que la herramienta trabaje a tu favor y no en tu contra.» 

Las 9 categorías

La cuadrícula de las 9 casillas se divide en nueve casillas distintas según la combinación de rendimiento y potencial. Este es un breve desglose:

1. Alto rendimiento/alto potencial: Son empleados que rinden bien de forma constante y tienen un potencial de crecimiento significativo, por lo que a menudo se les considera futuros líderes.
2. Alto rendimiento/potencial moderado: Estos empleados desempeñan bien sus funciones actuales, pero pueden tener un potencial de liderazgo menor. Son excelentes colaboradores, aunque pueden necesitar planes de desarrollo específicos para crecer.
3. Rendimiento moderado/alto potencial: Estos empleados tienen margen de mejora en sus funciones actuales, pero muestran posibilidades de crecimiento y liderazgo.
4. Rendimiento moderado/potencial moderado: Estos empleados son fiables en sus funciones actuales, pero pueden necesitar un apoyo considerable para seguir desarrollándose.
5. Bajo rendimiento/alto potencial: Estos empleados tienen un rendimiento inferior al esperado, pero cuentan con capacidad para mejorar y potencialmente destacar con el desarrollo y el apoyo adecuados.
6. Bajo rendimiento/potencial moderado: Estos empleados necesitan mejorar su rendimiento de inmediato y pueden tener un potencial limitado.
7. Bajo rendimiento/bajo potencial: Estos empleados pueden tener dificultades tanto en términos de rendimiento como de potencial, lo que podría convertirlos en candidatos para una reevaluación o salida de la organización.
8. Rendimiento moderado/bajo potencial: Los empleados de esta categoría pueden mantener sus funciones actuales, pero quizá no sean adecuados para un crecimiento profesional a largo plazo.
9. Alto rendimiento/bajo potencial: Estos empleados destacan en sus puestos actuales, pero es poco probable que sean adecuados para futuros puestos de liderazgo o funciones más avanzadas.

Veamos ahora cómo quedaría en la práctica. 

Visualización

Supongamos que queremos observar los distintos tipos de personas que hay dentro de un equipo y cómo valora la organización su potencial de cara al futuro. Esto puede formar parte de una evaluación más amplia del rendimiento del equipo. Algo parecido a esto. 

La cuadrícula de las 9 casillas suele presentarse como una matriz de 3x3. Para mayor claridad, los profesionales de RR. HH. pueden crear la cuadrícula utilizando herramientas como plantillas de Excel o software de RR. HH.

Al situar a los empleados de esta forma, puedes identificar áreas de mejora, carencias de talento y futuros candidatos para puestos de liderazgo.

Retos y soluciones

Como cualquier herramienta, la cuadrícula de las 9 casillas plantea ciertos retos. Un problema habitual es el sesgo en las evaluaciones. Es fundamental garantizar que las evaluaciones se basen en datos objetivos —como métricas de rendimiento y comentarios— en lugar de impresiones subjetivas.

Otro reto es el uso excesivo de la cuadrícula, que puede provocar «fatiga de las casillas» o una dependencia de la cuadrícula para resolver todos los problemas de RR. HH. Para evitarlo, los equipos de RR. HH. deberían utilizar la cuadrícula de las 9 casillas como parte de un proceso más amplio de evaluación del talento, en lugar de depender de ella de forma aislada.

Qué hacer con el análisis

La comunicación es un obstáculo importante para su eficacia, pero no de la manera que cabría esperar. La matriz de 9 casillas es una herramienta de evaluación del talento que no está destinada a compartirse con la persona evaluada de esta forma. No es estrictamente una herramienta de gestión del rendimiento, sino una herramienta de evaluación del talento y planificación de la sucesión. 

Las reacciones como la del usuario de Reddit que aparece arriba no son poco habituales cuando los empleados quedan expuestos al análisis de la matriz de 9 casillas. Los comentaristas del hilo señalan que, independientemente de la posición que ocupen los empleados en la matriz, lo mejor es que solo su responsable y los equipos directivos tengan acceso a esta información. 

Un enfoque moderno

La matriz de 9 casillas no es nada nuevo y, por ello, muchos empleados y profesionales que analizan las tendencias de la plantilla se apresuran a hablar de sus deficiencias. Por este motivo, a menudo no goza de buena aceptación.

Doshay promueve un proceso modernizado de revisión de la matriz de 9 casillas en el que los líderes pueden representar el rendimiento en tres formatos diferentes de matriz de 9 casillas. Son los siguientes: 

• Enfoque en el rendimiento, donde el eje X = Rendimiento; el eje Y = Comportamiento (alineación con los valores)
• Enfoque en los ascensos, donde el eje X = Preparación individual; el eje Y = Necesidad empresarial
• Enfoque en la sucesión, donde el eje X = Valor/criticidad del puesto; el eje Y = Riesgo de retención

La matriz de 9 casillas centrada en el rendimiento es bastante similar al modelo tradicional, mientras que las otras dos definen los siguientes pasos para la dirección. En particular, se centran en el establecimiento de objetivos y el desarrollo. Doshay las ha visto utilizarse eficazmente para orientar conversaciones sobre la remuneración y los ascensos. 

«Aportan más valor si una empresa intenta averiguar cómo alinear una estrategia de remuneración basada en el rendimiento, pero también quiere tener presentes los comportamientos culturales», afirma. «He visto utilizar nuestra matriz moderna de 9 casillas sustituyendo el potencial por la "alineación cultural", y han podido alinear los importes de las recompensas según la casilla calibrada».

¿Cómo funciona?

El proceso de revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas consta de cuatro pasos principales que te ayudan a evaluar, ubicar y analizar eficazmente el rendimiento y el potencial de tus empleados. Cada paso es esencial para garantizar que tomes decisiones basadas en datos y priorices las estrategias de desarrollo adecuadas para tu plantilla.

Paso 1: Evaluar el rendimiento

El primer paso del proceso de revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas consiste en evaluar el rendimiento actual del empleado. Las evaluaciones del rendimiento realizadas por responsables capacitados ayudan a identificar hasta qué punto un empleado desempeña su función y alcanza los objetivos relacionados con el puesto. Así es como puedes abordarlo:

• Definir métricas claras: Empieza por establecer indicadores de rendimiento específicos que se alineen con las responsabilidades del puesto y los objetivos de la organización. Estas métricas pueden incluir KPI (indicadores clave de rendimiento), índices de finalización de proyectos o puntuaciones de satisfacción del cliente. 
• Recopilar comentarios: Las evaluaciones del rendimiento no se basan únicamente en cifras. Incorporar comentarios de responsables, compañeros e incluso subordinados proporciona una visión integral de la contribución de un empleado. Las herramientas de evaluación de 360 grados ayudan a reducir los sesgos y proporcionan una evaluación más equilibrada.
• Considerar la constancia: Busca un rendimiento sostenido a lo largo del tiempo. Los éxitos o fracasos puntuales pueden inducir a error. Por ejemplo, un empleado que alcanza sistemáticamente los objetivos de ventas durante varios trimestres debería recibir una valoración más alta que alguien que solo tuvo un buen rendimiento durante un periodo, pero tiene dificultades para mantenerlo.
• Utilizar datos objetivos: Asegúrate de utilizar datos objetivos y medibles, como objetivos de ventas mensuales, comentarios de clientes o informes de productividad de los empleados. Evita los juicios subjetivos que puedan distorsionar la evaluación. Considera la posibilidad de incorporar herramientas como evaluaciones del rendimiento, pruebas psicométricas, evaluaciones del liderazgo, evaluaciones conductuales y análisis de productividad para respaldar tu evaluación.

«Una matriz de 9 casillas puede darte una indicación de la profundidad y amplitud de tu talento, pero no tiene sentido sin contexto», afirmó Tim Toterhi, CHRO y asesor de Ploterline Leadership. «El proceso de revisión del talento debería comenzar con un análisis del estado de la organización o del departamento, que examine las necesidades futuras. Puede que hoy tengas grandes profesionales, pero si la industria o el mercado cambian, incluso tu mejor rendimiento podría no ser suficiente para las necesidades del mañana».

"Las revisiones del talento y los planes de sucesión son inútiles sin acciones que hagan avanzar el plan. Si tus planes tienen el mismo aspecto año tras año, has fracasado."

Paso 2: Evaluar el potencial

El siguiente paso es evaluar el potencial de un empleado: su capacidad para crecer, asumir más responsabilidades o acceder a puestos de liderazgo en el futuro. Evaluar el potencial puede ser más subjetivo que evaluar el rendimiento, pero existen métodos e indicadores clave que pueden ayudarte. 

Evalúa el potencial observando indicadores como las capacidades de liderazgo, la agilidad de aprendizaje y la adaptabilidad. Herramientas como las encuestas sobre aspiraciones profesionales, las evaluaciones de formación en liderazgo y las evaluaciones del talento de los empleados pueden ayudarte a evaluar con mayor precisión el potencial de crecimiento de un empleado.

En última instancia, lo que buscas es comprender cómo puntúa la persona en las siguientes áreas:

• Adaptabilidad: Observa cómo gestionan los empleados los cambios o afrontan nuevos desafíos. ¿Prosperan en situaciones de incertidumbre? Un empleado que se adapta rápidamente a nuevas tecnologías o procesos probablemente tenga un alto potencial.
• Cualidades de liderazgo: Evalúa las cualidades de liderazgo de un empleado observando cómo motiva y apoya a los demás. Esto incluye su capacidad para inspirar a sus compañeros, delegar tareas y fomentar la colaboración.
• Agilidad de aprendizaje: Evalúa la disposición y la capacidad de un empleado para aprender nuevas habilidades. Los empleados que demuestran curiosidad, proactividad a la hora de aprender nuevas tecnologías o entusiasmo por mejorar suelen tener un alto potencial.
• Preparación para el futuro: Revisa las aspiraciones profesionales y su alineación con futuros puestos. Utiliza evaluaciones del talento y entrevistas conductuales para descubrir oportunidades de crecimiento y el grado de preparación para asumir mayores responsabilidades.

Involucra a los responsables 

Las opiniones de los responsables sobre la capacidad de un empleado para asumir más responsabilidades o gestionar proyectos complejos son algunas de las informaciones más valiosas a tu disposición. Sus aportaciones sobre el potencial de crecimiento y desarrollo de un empleado orientarán las decisiones sobre cómo situarlo en la cuadrícula.

Ejemplo: Se podría considerar que un especialista en TI que resuelve problemas de forma proactiva, orienta a compañeros con menos experiencia y muestra interés por la formación en liderazgo tiene un alto potencial. Su capacidad para enseñar a los demás e innovar le convierte en un candidato ideal para futuros puestos de liderazgo.

Paso 3: Situar a los empleados en la cuadrícula

Una vez evaluados el rendimiento y el potencial, el siguiente paso es situar con precisión a los empleados en la cuadrícula de 9 casillas. Para ello, debes:

• Utilizar un sistema de puntuación coherente: Asegúrate de que tanto el rendimiento como el potencial se valoren con una escala coherente para todos los empleados. Por ejemplo, podrías puntuar el rendimiento y el potencial en una escala del 1 al 5, donde 1 sea bajo y 5 sea alto.
• Ser objetivo y coherente: Al situar a los empleados en la cuadrícula, sé lo más objetivo posible. Mantén tus valoraciones coherentes con los estándares de evaluación de la empresa.
• Documentar los motivos: Proporciona ejemplos concretos o pruebas que respalden por qué se ha situado a un empleado en una casilla determinada. Si un empleado se sitúa en la casilla de «Rendimiento moderado/Alto potencial», indica los proyectos o comportamientos específicos que demuestran su potencial de crecimiento, a pesar de los desafíos actuales de rendimiento.
• Utilizar software o plantillas de RR. HH.: Herramientas como las plataformas de software de RR. HH. o incluso las plantillas de Excel pueden simplificar este proceso, ya que permiten hacer un seguimiento y visualizar dónde se sitúan los empleados en la cuadrícula. Estas herramientas también pueden ayudar a analizar tendencias y proporcionar información sobre los puntos fuertes y débiles de la organización.

Paso 4: Analizar e interpretar los resultados

Una vez situados los empleados en la cuadrícula, es hora de analizar e interpretar los resultados. Aquí es donde empiezas a descubrir tendencias y a determinar las acciones estratégicas que deben llevarse a cabo.

• Identificar carencias de talento: Busca patrones como la falta de empleados en el cuadrante "Alto potencial/Alto rendimiento". Si la mayoría de tus empleados se concentra en la categoría “Bajo rendimiento/Bajo potencial”, esto indica la necesidad de mejorar los procesos de contratación, formación o gestión del rendimiento.
• Abordar las necesidades de desarrollo: El análisis debería señalar a los empleados que necesitan atención inmediata. Por ejemplo, quienes se encuentran en la categoría "Bajo rendimiento/Alto potencial" pueden necesitar planes específicos de mejora del rendimiento, mientras que quienes están en la categoría "Rendimiento moderado/Bajo potencial" pueden beneficiarse de orientación profesional o de una reevaluación.
• Priorizar los recursos: Utiliza la matriz para asignar los recursos de forma estratégica. Los empleados con alto rendimiento y alto potencial deberían tener acceso prioritario a oportunidades de desarrollo, mientras que los empleados con bajo rendimiento pueden necesitar una formación más intensiva o, en algunos casos, una reconsideración de su adecuación a la organización.

"En una ocasión colaboré con un HRBP para dirigir una sesión con un equipo de ventas de unas 15 personas. Antes del ejercicio, los gerentes del equipo valoraban a todos con una puntuación alta tanto en rendimiento como en potencial. Una vez que presentamos la herramienta y la colocamos en una pizarra, y mientras el equipo analizaba y situaba a cada uno de sus miembros, les quedó más claro en qué se diferencian ambos conceptos y cómo se diferencian los empleados según los criterios", afirmó Catherine Rymsha, autora de La decisión de liderazgo y profesora de liderazgo directivo en la Universidad de Massachussetts Lowell.

"La herramienta, junto con la representación de los empleados por parte del equipo directivo y el análisis conjunto, aporta más valor al ejercicio en general. Educar a los líderes sobre la importancia de este proceso y segmentar correctamente el talento es fundamental."

¿Y ahora qué?

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