Domina la Evaluación de Talento con la Matriz 9-Box: Guía para Profesionales de RR. HH.
A simple vista, la revisión de talento en caja de 9 puede parecer algo superficial. Pero la realidad es que ha demostrado ser una herramienta útil para los equipos de RR. HH. en diversos sectores a lo largo de los años.
En este artículo, te guiaré por el proceso de la revisión de talento en caja de 9, explicaré su valor y ofreceré consejos prácticos para los profesionales de RR. HH. que quieran sacar el máximo partido a esta herramienta. Ya sea que busques identificar a los futuros líderes o mejorar las estrategias de desarrollo de talento, la revisión de talento en caja de 9 puede ayudarte a optimizar y agilizar tu enfoque.
¿Qué es una revisión de talento en caja de 9?
La revisión de talento en caja de 9 es un marco estratégico que ayuda a los profesionales de RR. HH. y líderes empresariales a evaluar y desarrollar a su fuerza laboral. Es una herramienta visual que utiliza dos ejes—desempeño y potencial—para evaluar a los empleados, facilitando la identificación de talento clave, la planificación de sucesión y la alineación de la gestión de personal con los objetivos de la organización.
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En esencia, la revisión de talento en caja de 9 es una cuadrícula de 3x3 que se utiliza para evaluar a los empleados basándose en los dos ejes clave que mencioné antes:
- Desempeño: Qué tan bien está rindiendo actualmente un empleado en su puesto.
- Potencial: La capacidad de un empleado para crecer, asumir más responsabilidades o desarrollar cualidades de liderazgo.
Este marco coloca a los empleados en una de nueve categorías, dependiendo de dónde se sitúen en relación a desempeño y potencial. Dependiendo de la herramienta de gestión del desempeño que utilices, puede que puedas emplear funciones dentro del software para simular esto o, al menos, incorporar sus datos al proceso.
Propósito
La matriz de 9 cajas cumple varias funciones importantes en la gestión del talento:
- Identificación de altos desempeñadores y alto potencial: Ayuda a destacar aquellos empleados que podrían ser los futuros líderes de tu organización.
- Guía para planes de desarrollo: Para los empleados que muestran potencial pero necesitan apoyo para crecer, la matriz ayuda a priorizar iniciativas de desarrollo específicas.
- Apoyo a la planificación de sucesión: Al identificar empleados con alto potencial, los equipos de RR. HH. pueden planificar las transiciones de liderazgo y construir una sólida reserva de talento.
“La revisión de talento en caja de 9 es una herramienta de estrategia de talento usada para calificar y calibrar empleados en decisiones sobre compensación, planes de sucesión, etc.”, dijo Heather Doshay, jefa de Talento en SignalFire. “Identifica el mejor talento, los empleados estables y aquellos que necesitan desarrollo. Su poder radica en su simplicidad. Proporciona una visualización para evaluar personas y tomar decisiones rápidamente, pero también tiene varias limitaciones.”
Por qué es valiosa
La matriz de 9 cajas es, al menos en teoría, una herramienta para tomar decisiones basadas en datos. Al situar a los empleados según su desempeño y potencial, los líderes de RR. HH. pueden tomar decisiones informadas sobre ascensos, desarrollo profesional y planificación de sucesión. Este enfoque estructurado reduce el sesgo, mejora la transparencia y asegura que la gestión del talento esté alineada con los objetivos de la empresa.
Para aportar más perspectivas sobre los beneficios prácticos de esta herramienta, hablamos con Heather Doshay, una experta ejecutiva en gestión del talento. Según Doshay, “La matriz de 9 cajas crea un marco claro y objetivo para discutir el desarrollo del talento, lo que ayuda a los líderes a tomar mejores decisiones y, en definitiva, fortalece el desempeño organizacional.”
Elementos de una revisión de talento en caja de 9
La revisión en caja de 9 es apreciada por su simplicidad. Veamos los componentes principales que fundamentan su razón de ser.
Eje de desempeño
El eje de desempeño evalúa el rendimiento actual de un empleado, incluyendo factores como:
- Cumplimiento de KPIs (indicadores clave de desempeño)
- Consistencia en la entrega de resultados
- Calidad del trabajo y atención al detalle
- Retroalimentación de pares, gerentes y clientes
Por ejemplo, un alto desempeñador en este eje podría ser un empleado que supera constantemente sus objetivos de ventas, ofrece excelente atención al cliente y es reconocido por su fiabilidad.
Eje de potencial
El eje de potencial mide la capacidad de un empleado para crecer y asumir futuras responsabilidades. Esto incluye factores como:
- Capacidad de liderazgo: ¿El empleado muestra potencial para liderar equipos o gestionar proyectos más grandes?
- Adaptabilidad: ¿Puede asumir nuevos retos o ajustarse a las necesidades cambiantes del negocio?
- Agilidad de aprendizaje: ¿Aprende nuevas habilidades rápidamente y se desenvuelve bien en situaciones desconocidas?
Por ejemplo, un empleado que es proactivo al guiar a otros o ha mostrado interés en la formación en liderazgo puede obtener una puntuación alta en el eje de potencial.
Según Doshay, reducir la contribución de una persona al negocio a los dos ejes que implica el enfoque de la matriz de 9 casillas simplifica en exceso las cosas y requiere algunos ajustes de tu parte.
“Estas dos variables simples de rendimiento y potencial no son óptimas como los únicos dos factores para determinar decisiones tan críticas, desde promociones hasta asignación de bonificaciones”, escribió Doshay en una publicación para el blog de SignalFire. “Ajustar las líneas de los ejes para que se alineen lo mejor posible con el caso de uso es fundamental para garantizar que la herramienta funcione a tu favor y no en tu contra.”
Las 9 Categorías
La matriz de 9 casillas se divide en nueve cajas distintas según la combinación de rendimiento y potencial. Aquí tienes un resumen rápido:
- Alto Rendimiento/Alto Potencial: Estos empleados tienen un rendimiento constante y alto, y tienen un gran potencial de crecimiento, a menudo vistos como futuros líderes.
- Alto Rendimiento/Potencial Moderado: Estos empleados se desempeñan bien en sus puestos actuales, pero pueden tener menos potencial de liderazgo. Son excelentes colaboradores, pero pueden requerir planes de desarrollo específicos para crecer.
- Rendimiento Moderado/Alto Potencial: Estos empleados tienen margen de mejora en sus roles actuales, pero muestran potencial de crecimiento y liderazgo.
- Rendimiento Moderado/Potencial Moderado: Estos empleados son fiables en sus roles actuales, pero pueden necesitar apoyo sustancial para su desarrollo futuro.
- Bajo Rendimiento/Alto Potencial: Estos empleados tienen un bajo rendimiento, pero con el desarrollo y apoyo adecuados, pueden mejorar e incluso destacar.
- Bajo Rendimiento/Potencial Moderado: Estos empleados necesitan mejorar su rendimiento de inmediato y pueden tener un potencial limitado.
- Bajo Rendimiento/Bajo Potencial: Estos empleados pueden tener dificultades tanto en rendimiento como en potencial, lo que podría convertirlos en candidatos para una reevaluación o salida.
- Rendimiento Moderado/Bajo Potencial: Los empleados en esta categoría pueden mantener sus puestos actuales, pero quizá no sean adecuados para aspirar a un desarrollo profesional a largo plazo.
- Alto Rendimiento/Bajo Potencial: Estos empleados destacan en sus roles actuales, pero probablemente no sean adecuados para posiciones de liderazgo futuro o roles más avanzados.
Así que echemos un vistazo a esto por un momento, presentado tal y como realmente se vería.
Visualización
Supongamos que queremos analizar y ver los diferentes tipos de perfiles dentro de un equipo y cómo la organización percibe su potencial de cara al futuro. Esto podría ser parte de una evaluación de desempeño del equipo más amplia. Sería algo parecido a esto.
La matriz de 9 casillas normalmente se presenta como una matriz de 3x3. Para mayor claridad, los profesionales de RRHH pueden crear la matriz utilizando herramientas como plantillas de Excel o software de recursos humanos.
Al ubicar a los empleados de esta manera, puedes identificar áreas de mejora, brechas de talento y futuros candidatos a liderazgo.
Retos y Soluciones
Como cualquier herramienta, la matriz de 9 casillas tiene sus desafíos. Un problema frecuente es el sesgo en las evaluaciones. Es fundamental asegurarse de que las evaluaciones se basen en datos objetivos—como métricas de rendimiento y retroalimentación—en lugar de impresiones subjetivas.
Otro reto es el uso excesivo de la matriz, lo que puede derivar en una "fatiga de cuadros" o en una dependencia excesiva de la herramienta para resolver todos los problemas de RRHH. Para evitar esto, los equipos de RRHH deberían emplear la matriz de 9 casillas junto con otras estrategias de gestión del talento.
Qué hacer con el análisis
La comunicación es una de las principales barreras para su efectividad, pero no de la manera que podrías esperar. La matriz de 9 casillas es una herramienta de evaluación de talento que no debe compartirse con la persona evaluada de esta forma. No es estrictamente una herramienta de gestión del desempeño, sino más bien, una herramienta de evaluación de talento y planificación de sucesión.
Reacciones como la que ves arriba de un usuario de Reddit no son infrecuentes cuando los empleados se enfrentan al análisis 9 box. Los comentaristas del hilo señalan que, independientemente de dónde se ubiquen los empleados en la cuadrícula, lo mejor es que solo su gerente y los equipos directivos tengan acceso a esta información.
Un enfoque moderno
El método 9 box no es nada nuevo y, por lo tanto, muchos empleados y personas que analizan las tendencias de la fuerza laboral suelen hablar rápidamente de sus defectos. Por esta razón, a menudo no es muy apreciado.
Doshay promueve un proceso modernizado de revisión 9 box en el que los líderes pueden trazar el rendimiento a través de tres formatos diferentes de 9 box. Estos son:
- Enfoque en el rendimiento donde el eje X = Rendimiento; eje Y = Comportamiento (alineación con valores)
- Enfoque en promociones donde el eje X = Preparación individual; eje Y = Necesidad empresarial
- Enfoque en sucesión donde el eje X = Valor/criticidad del puesto; eje Y = Riesgo de retención
El modelo 9 box enfocado en el rendimiento es bastante similar al modelo tradicional, mientras que los otros dos definen los próximos pasos para la dirección. En particular, se centran en la definición de objetivos y el desarrollo. Doshay ha visto que se utilizan de forma eficaz para informar discusiones sobre compensación y promociones.
“Aportan más valor si una empresa intenta averiguar cómo alinear una estrategia de pago por desempeño, pero también quiere mantener los comportamientos culturales como punto central”, comenta. “He visto nuestro modelo moderno 9 box utilizado donde intercambian 'potencial' por 'alineación cultural' y fueron capaces de alinear los importes de las recompensas acorde a la calibración de cada cuadrante.”
¿Cómo funciona?
El proceso de revisión de talento con el modelo 9-box implica cuatro pasos principales que te ayudan a evaluar, ubicar y analizar eficazmente el rendimiento y potencial de tus empleados. Cada paso es esencial para asegurar que tomes decisiones basadas en datos y priorices las estrategias de desarrollo correctas para tu fuerza laboral.
Paso 1: Evalúa el rendimiento
El primer paso en el proceso de revisión de talento 9-box es evaluar el rendimiento actual del empleado. Las evaluaciones de desempeño realizadas por gerentes capacitados ayudan a identificar qué tan bien un empleado está ejecutando su función y alcanzando los objetivos relacionados con el puesto. Aquí te mostramos cómo abordarlo:
- Define métricas claras: Comienza estableciendo indicadores de desempeño específicos que se alineen con las responsabilidades del puesto y los objetivos organizacionales. Estas métricas pueden incluir KPIs (Indicadores Clave de Desempeño), tasas de finalización de proyectos o índices de satisfacción del cliente.
- Reúne retroalimentación: Las evaluaciones de desempeño no se tratan solo de cifras. Incorporar la retroalimentación de gerentes, compañeros e incluso subordinados brinda una visión holística de la contribución del empleado. Las herramientas de retroalimentación de 360 grados ayudan a mitigar los sesgos y proporcionan una evaluación más equilibrada.
- Considera la consistencia: Busca un rendimiento sostenido en el tiempo. Los éxitos o fracasos aislados pueden ser engañosos. Por ejemplo, un empleado que consistentemente cumple los objetivos de ventas durante varios trimestres debe evaluarse mejor que alguien que solo tuvo un buen desempeño en un período pero le cuesta mantenerlo a largo plazo.
- Utiliza datos objetivos: Asegúrate de emplear datos objetivos y medibles, como metas de ventas mensuales, comentarios de clientes o informes de productividad de empleados. Evita juicios subjetivos que puedan sesgar la evaluación. Considera incorporar herramientas como revisiones de desempeño, pruebas psicométricas, evaluaciones de liderazgo, evaluaciones de comportamiento y análisis de productividad para respaldar tu evaluación.
"Un 9-box puede darte una indicación de la profundidad y amplitud de tu talento, pero no significa nada sin contexto", dijo Tim Toterhi, CHRO y Coach en Ploterline Leadership. "El proceso de revisión de talento debe comenzar con un Estado de la Unión a nivel de organización o departamento, mirando las necesidades futuras. Podrías tener grandes talentos para hoy, pero si la industria o el mercado cambian, incluso tu mejor rendimiento puede no ser suficiente para las necesidades de mañana.
"Las revisiones de talento y los planes de sucesión son inútiles sin acciones que lleven el plan adelante. Si tus planes lucen igual año tras año, has fracasado."
Paso 2: Evalúa el potencial
El siguiente paso es evaluar el potencial del empleado: su capacidad para crecer, asumir más responsabilidades o pasar a roles de liderazgo en el futuro. Evaluar el potencial puede ser más subjetivo que el rendimiento, pero existen métodos e indicadores clave para ayudarte.
Evalúa el potencial observando indicadores como habilidades de liderazgo, agilidad para aprender y adaptabilidad. Herramientas como encuestas de aspiraciones profesionales, evaluaciones de formación en liderazgo y evaluaciones del talento de los empleados pueden ayudarte a medir el potencial de crecimiento de un empleado con mayor precisión.
En última instancia, buscas comprender cómo la persona puntúa en las siguientes áreas:
- Adaptabilidad: Observa cómo los empleados manejan los cambios o enfrentan nuevos desafíos. ¿Se desenvuelven bien en situaciones inciertas? Un empleado que se adapta rápidamente a nuevas tecnologías o procesos probablemente tiene un alto potencial.
- Cualidades de liderazgo: Evalúa las cualidades de liderazgo de un empleado observando cómo motivan y apoyan a otros. Esto incluye su capacidad para inspirar a los colegas, delegar tareas y fomentar la colaboración.
- Agilidad para aprender: Mide la disposición y capacidad de un empleado para aprender nuevas habilidades. Los empleados que muestran curiosidad, proactividad en aprender nuevas tecnologías o un deseo de mejorar constantemente suelen tener un alto potencial.
- Preparación para el futuro: Revisa sus aspiraciones profesionales y su alineación con roles futuros. Utiliza evaluaciones de talento y entrevistas conductuales para descubrir oportunidades de crecimiento y preparación para asumir mayores responsabilidades.
Involucra a los gerentes
Las perspectivas de los gerentes sobre la capacidad de un empleado para asumir más responsabilidades o manejar proyectos complejos son de las informaciones más valiosas que tienes a tu disposición. Sus aportes sobre el potencial de crecimiento y desarrollo del empleado guiarán las decisiones sobre cómo ubicarlos en la matriz.
Ejemplo: Un especialista en TI que resuelve problemas de manera proactiva, asesora a colegas junior y muestra interés en recibir formación en liderazgo podría considerarse de alto potencial. Su capacidad para enseñar a otros e innovar lo convierte en un excelente candidato para roles de liderazgo en el futuro.
Paso 3: Ubica a los empleados en la matriz
Una vez evaluado el desempeño y el potencial, el siguiente paso es ubicar a los empleados correctamente en el diagrama de 9 casillas. Esto requiere que:
- Utiliza un sistema de puntuación coherente: Asegúrate de que tanto el desempeño como el potencial se califiquen con una escala uniforme para todos los empleados. Por ejemplo, podrías calificar ambos aspectos en una escala de 1 a 5, siendo 1 bajo y 5 alto.
- Sé objetivo y constante: Al ubicar a los empleados en la matriz, sé lo más objetivo posible. Mantén tus calificaciones en línea con los estándares de evaluación de la empresa.
- Documenta el razonamiento: Proporciona ejemplos o evidencias específicas que respalden por qué un empleado fue ubicado en una casilla en particular. Si un empleado se encuentra en la casilla de "Desempeño moderado/Alto potencial", anota proyectos o comportamientos específicos que demuestren su potencial de crecimiento, aún cuando haya desafíos en el desempeño actual.
- Utiliza software de RRHH o plantillas: Herramientas como plataformas de software de RRHH o incluso plantillas de Excel pueden simplificar este proceso permitiéndote rastrear y visualizar la ubicación de los empleados en la matriz. Estas herramientas también pueden ayudar a analizar tendencias y proporcionar información sobre fortalezas y debilidades organizacionales.
Paso 4: Analiza e interpreta los resultados
Una vez que los empleados estén ubicados en la matriz, es momento de analizar e interpretar los resultados. Aquí es donde empiezas a descubrir tendencias y a determinar las acciones estratégicas que debes tomar.
- Identifica brechas de talento: Busca patrones como la ausencia de empleados en el cuadrante de "Alto Potencial/Alto Desempeño". Si la mayoría de tus empleados están concentrados en la categoría de “Bajo Desempeño/Bajo Potencial”, esto indica la necesidad de mejorar los procesos de reclutamiento, formación o de gestión del desempeño.
- Aborda las necesidades de desarrollo: El análisis debería señalar los empleados que requieren atención inmediata. Por ejemplo, aquellos en la categoría de "Bajo Desempeño/Alto Potencial" pueden necesitar planes de mejora del desempeño específicos, mientras que quienes están en "Desempeño Moderado/Bajo Potencial" podrían beneficiarse de coaching profesional o de una reevaluación.
- Prioriza los recursos: Utiliza la matriz para asignar los recursos de manera estratégica. Los empleados de alto desempeño y alto potencial deben recibir un desarrollo acelerado, mientras que los de bajo desempeño quizá requieran capacitación más intensiva o, en algunos casos, reconsiderar su ajuste en la organización.
"Trabajé una vez en conjunto con un HRBP para dirigir una sesión con un equipo de ventas de unas 15 personas. Antes del ejercicio, los gerentes calificaban a todos con puntaciones altas tanto en desempeño como en potencial. Cuando presentamos la herramienta en una pizarra y, como equipo, discutimos y ubicamos a cada miembro en la matriz, quedó más claro para ellos cómo difieren ambos aspectos y cómo varían los empleados según los criterios", comentó Catherine Rymsha, autora de The Leadership Decision y profesora sobre Liderazgo Gerencial en la Universidad de Massachusetts Lowell.
"La herramienta, junto con la planificación en equipo de liderazgo y las conversaciones, le otorgan un mayor valor al ejercicio en general. Educar a los líderes sobre la importancia de esto y segmentar adecuadamente el talento es clave."
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