Cómo elegir un software de gestión del desempeño

1. Flexibilidad del plan

Elija un software que facilite la actualización o reducción del plan a medida que cambien sus necesidades. De este modo, no tendrá que pagar por funciones o módulos que no utilizará.

Compruebe si el proveedor ofrece planes mensuales o exige contratos a largo plazo, y pregunte por las tarifas asociadas a los cambios de plan. Durante una prueba, compruebe lo sencillo que es ajustar su suscripción. La flexibilidad garantiza que pueda adaptarse sin costes ni dificultades innecesarios.

2. Acceso a los datos e informes

Los datos y los informes sólidos sobre el rendimiento son esenciales para realizar un seguimiento eficaz del rendimiento de los empleados. Busque herramientas que proporcionen informes personalizables, métricas en tiempo real y exportaciones de datos sencillas.

Durante una demostración, compruebe con qué rapidez puede generar informes y hasta qué punto presentan claramente información útil para mejorar la toma de decisiones. Unos informes accesibles le ayudan a tomar decisiones fundamentadas y a detectar tendencias antes de que se conviertan en problemas.

3. Integración con su conjunto de tecnologías

Su sistema de gestión del rendimiento debe conectarse sin problemas con las herramientas que ya utiliza, como su HRIS, su plataforma de compromiso de los empleados o su sistema OKR.

Pregunte si el proveedor ofrece API o integraciones prediseñadas, y solicite ejemplos de cómo las han utilizado otros clientes con éxito. Durante una prueba, compruebe que los datos de rendimiento fluyen correctamente entre los sistemas. Una buena integración ahorra tiempo, reduce la introducción manual de datos y elimina el trabajo duplicado.

4. Incorporación y asistencia

Un proceso de incorporación fluido y una asistencia al cliente fiable facilitan mucho la transición a un sistema nuevo. Busque proveedores que ofrezcan formación práctica, recursos completos y asistencia oportuna.

Pregunte por el proceso de incorporación del proveedor y compruebe el tiempo de respuesta de su asistencia al cliente con algunas preguntas. Una asistencia fiable garantiza que su equipo pueda empezar a utilizar la nueva solución de software con confianza y sin retrasos innecesarios.

5. Permisos basados en roles

Los permisos basados en roles protegen los datos sensibles y, al mismo tiempo, mantienen accesibles las herramientas adecuadas para cada miembro del equipo.

Compruebe que puede asignar permisos en función de los roles y ajustarlos cuando cambien las responsabilidades. Durante una demostración, explore cómo se gestionan los permisos. Unos controles de permisos sólidos ayudan a mantener sus datos seguros y conformes con la normativa.

6. Cumplimiento específico del sector

Cada sector tiene requisitos de cumplimiento únicos, por lo que es importante elegir un software diseñado teniendo en cuenta tus necesidades específicas.

Pregunta a los proveedores por certificaciones, casos prácticos o funciones adaptadas a tu sector. Durante una prueba, verifica que las funciones de cumplimiento sean fáciles de gestionar y estén alineadas con tus obligaciones. Esto reduce el riesgo y garantiza que la solución de gestión del rendimiento satisfaga tus necesidades normativas.

7. Opciones de personalización

Tu software debe adaptarse a tus procesos, no al revés. Los flujos de trabajo, paneles y funciones personalizables ahorran tiempo, reducen las tareas que requieren mucho tiempo y mejoran la experiencia del usuario.

Pregunta si el sistema te permite adaptar los ciclos de evaluación, los formularios o los paneles. Durante una demostración, comprueba lo fácil que es personalizar el software para adaptarlo al proceso de evaluación del rendimiento de tu equipo. La personalización garantiza que la plataforma se sienta como una extensión natural de tus procesos actuales.

8. Funciones de automatización

La automatización ahorra tiempo al encargarse de tareas repetitivas, como programar ciclos de evaluación y enviar notificaciones de recordatorio. 

Busca un software que automatice las evaluaciones del rendimiento y admita ciclos de retroalimentación continua. También debes comprobar si puedes configurar alertas automáticas para los indicadores clave del rendimiento. 

Algunas herramientas de gestión del rendimiento mediante IA incluso pueden proporcionar información y recomendaciones sobre el rendimiento individual y del equipo.

Durante el periodo de prueba, comprueba las funciones de automatización para ver hasta qué punto agilizan tus procesos de gestión del rendimiento. Esto te ayudará a comprender cuánto tiempo liberará el software para otras tareas estratégicas.

9. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones

Para los equipos remotos o distribuidos, la funcionalidad móvil es imprescindible. Tu equipo debe poder acceder al sistema en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Busca una aplicación móvil o versión web adaptable y comprueba si todas las funciones clave están disponibles cuando estás fuera de la oficina. Un acceso móvil fiable garantiza que empleados y responsables puedan participar en los procesos de rendimiento independientemente de dónde se encuentren.

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10. Experiencia del empleado y facilidad de uso

Incluso el software más potente no tendrá éxito si a tu equipo le resulta difícil o frustrante utilizarlo. Una experiencia positiva para los empleados garantiza mayores tasas de adopción y un uso más constante del sistema.

Busca paneles intuitivos, una navegación clara y flujos de trabajo fáciles de usar. Pregunta si el proveedor ofrece vistas específicas para cada función, de modo que responsables, empleados y personal de Recursos Humanos puedan interactuar con el sistema de una manera que tenga sentido para cada uno.

Durante una demostración, considera con qué rapidez puedes completar tareas habituales, como dejar comentarios, establecer objetivos o realizar una evaluación del rendimiento. Si parece complicado, tu equipo puede resistirse a utilizarlo, lo que reduciría el valor de tu inversión.

En esencia, el software de gestión del rendimiento adecuado debe hacer más que marcar casillas: debe dar autonomía a tu equipo, simplificar los flujos de trabajo y respaldar el crecimiento a largo plazo. 

Si te centras en estos 10 factores durante el proceso de selección, estarás mejor preparado para elegir una plataforma de gestión del rendimiento que se adapte hoy a tu organización y evolucione a medida que cambien tus necesidades.

Cómo elegir un software de gestión del rendimiento: un marco de 5 pasos

Seleccionar el software de gestión del rendimiento adecuado puede resultar abrumador, pero dividirlo en pasos facilita el proceso. Céntrate en lo que realmente importa para tu equipo y evita distraerte con funciones innecesarias. 

Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a elegir sabiamente:

Paso 1: Identifica tus necesidades

Empieza por definir las necesidades de tu equipo para asegurarte de seleccionar un software que realmente les ayude:

Recopila las aportaciones de las partes interesadas

Involucra a las partes interesadas clave, como los equipos de RR. HH., nóminas, finanzas, dirección, TI y los empleados, para recopilar diferentes perspectivas. Organiza reuniones o encuestas para comprender sus desafíos y necesidades específicos. Estas aportaciones colectivas ofrecerán una visión completa de los aspectos que debe abordar el software. Al implicar a todo el mundo, fomentas la aceptación y te aseguras de que la solución encaje con la cultura de tu equipo.

Enumera y prioriza los puntos problemáticos

Identifica y prioriza los puntos problemáticos o bloqueos de tu sistema actual. Haz una lista de problemas como procesos ineficientes, falta de integración o una experiencia de usuario deficiente. Ordénalos según su impacto y frecuencia. Esto te ayuda a centrarte primero en resolver los problemas más urgentes y garantiza que el nuevo software aporte un valor real.

Alinea las necesidades con las políticas internas

Asegúrate de que tus requisitos estén alineados con las políticas internas, las preferencias respecto a los proveedores, los protocolos de seguridad y los objetivos normativos. Consulta a los equipos de TI y cumplimiento para evitar conflictos. Esta alineación garantiza una implementación fluida y reduce el riesgo de problemas de cumplimiento. También ayuda a reducir tus opciones de proveedores.

Distingue las funciones imprescindibles

Distingue entre las funciones imprescindibles y las deseables. Las imprescindibles son esenciales para las operaciones diarias de tu equipo, mientras que las deseables aportan mejoras, pero no son necesarias. Crea una lista de comprobación para evaluar a los proveedores de software según estos criterios. Esto te mantiene centrado en las soluciones que satisfacen tus necesidades principales, sin distraerte con extras innecesarios.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué quejas o bloqueos surgen con más frecuencia?
• ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
• ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales puntos problemáticos?
• ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
• ¿Cómo se ajusta el software a nuestros protocolos de seguridad?

Paso 2: Investiga los proveedores de software de gestión del rendimiento

Investiga y compara proveedores para encontrar la opción que mejor se adapte a tu equipo:

Realiza una evaluación general de los proveedores

Empieza con evaluaciones generales mediante sitios de reseñas, clasificaciones y casos prácticos. Si las evaluaciones del rendimiento son una necesidad prioritaria, compara opciones de software de evaluación de empleados para limitar tu búsqueda a herramientas diseñadas en torno a evaluaciones y comentarios estructurados. Busca patrones en los comentarios y las valoraciones. Presta atención a los proveedores que aparecen con frecuencia en historias de éxito. Esto te ayuda a identificar opciones de confianza y a obtener información sobre su rendimiento en situaciones reales.

Compara según el tamaño de la empresa

Evalúa las herramientas en función del tamaño de tu empresa, las integraciones necesarias o si quieres externalizar los modelos o crearlos internamente. Los equipos más pequeños pueden necesitar soluciones más sencillas, mientras que las organizaciones más grandes pueden requerir funciones más avanzadas. Comprueba si el software se integra con tu conjunto tecnológico actual para asegurarte de que la solución se adapta a tu crecimiento.

Identifica los factores diferenciales clave

Céntrate en factores diferenciales clave, como el apoyo durante la implementación, la experiencia de usuario o la flexibilidad para casos de uso específicos. Busca proveedores que ofrezcan una sólida asistencia durante la incorporación y interfaces intuitivas. Considera si proporcionan funciones personalizables para necesidades particulares. Estos factores pueden influir significativamente en la adopción y la satisfacción de los usuarios.

Documenta tus conclusiones

Registra los resultados de tu investigación de forma estructurada. Crea una hoja de cálculo o un documento para comparar funciones, precios y opciones de asistencia. Enumera las ventajas y desventajas de cada proveedor. Esta documentación te ayuda a tomar una decisión informada y proporciona una referencia para futuras evaluaciones.

Haz estas preguntas:

• ¿Qué hace mejor cada herramienta?
• ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto tecnológico?
• ¿Qué asistencia y documentación están disponibles?
• ¿Cómo valoran los usuarios su experiencia con la herramienta?
• ¿Qué funciones únicas la diferencian de sus competidores?

Principales herramientas de gestión del rendimiento que debes considerar

Esta es mi lista de las 10 mejores opciones de software de gestión del rendimiento disponibles para ayudarte a iniciar tu búsqueda:

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1. 1. Deel HR — Ideal para retroalimentación continua 1:1 sobre el desempeño
2. 2. Rippling — La mejor opción para la calibración del desempeño vinculada a la remuneración
3. 3. Performance Pro — Ideal para evaluar competencias individuales
4. 4. PerformYard — Ideal para procesos personalizados de evaluación del desempeño
5. 5. Mitratech Perform — Ideal para organizaciones de todos los tamaños
6. 6. Engagedly — Mejor para planes de desarrollo de empleados personalizables
7. 7. Primalogik — Ideal para procesos de revisión escalables
8. 8. Betterworks — Mejor para desempeño empresarial y establecimiento de objetivos
9. 9. Teamflect — La mejor opción para la gestión del rendimiento en Teams
10. 10. Factorial — Ideal para la automatización de procesos de RR. HH. en pymes

Paso 3: Crea una lista de preselección de software de gestión del rendimiento y ponte en contacto

Reduce tus opciones de proveedores y comienza a conversar con posibles socios:

Preselecciona proveedores

Según tu investigación, reduce tus opciones a entre 2 y 4 proveedores. Elige aquellos que mejor se ajusten a las necesidades y al presupuesto de tu equipo. Si el coste es una prioridad, incluye software gratuito de gestión del rendimiento en tu comparación. Ten en cuenta factores como el conjunto de funciones, la reputación y los comentarios de los usuarios. Esta lista de preselección centrada te ayuda a analizar cada opción con mayor profundidad sin sentirte abrumado.

Envía una RFI o RFP

Una vez que tengas tu lista de preselección, envía una Solicitud de información (RFI) o una Solicitud de propuesta (RFP) de software de gestión del rendimiento para recopilar información detallada. Esta solicitud formal te ayuda a comprender las capacidades y ofertas de los proveedores. Incluye preguntas específicas sobre las funciones, los precios y la atención al cliente. Las RFI y las RFP son herramientas valiosas para comparar proveedores con mayor profundidad.

Programa demostraciones y haz preguntas

Programa demostraciones con los proveedores de tu lista de preselección y prepara preguntas específicas. Durante las demostraciones, explora las funciones y características clave que son importantes para tu equipo. Pregunta por la experiencia de usuario y las capacidades de integración. Esta experiencia práctica te dará una visión más clara de cómo se adapta cada software a tus necesidades.

Utiliza criterios de evaluación coherentes

Aplica criterios coherentes de evaluación del rendimiento a todos los proveedores para garantizar una comparación justa. Utiliza una lista de comprobación para puntuar a cada proveedor en aspectos como la facilidad de uso, la asistencia y el coste. Este enfoque estructurado te ayuda a tomar una decisión objetiva basada en datos. También pone de relieve las carencias o los puntos fuertes de cada solución.

Haz estas preguntas:

• ¿Puedes contarme la historia de un cliente real similar a nosotros?
• ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofreces?
• ¿Qué funciones requieren una actualización?
• ¿Cómo se integra tu software con las herramientas existentes?
• ¿Cuál es el plazo habitual de implementación?

Paso 4: Elabora el caso de negocio

Convierte tu investigación de proveedores en un caso de negocio convincente que tu equipo directivo pueda comprender y respaldar:

Resume los puntos débiles y los resultados

Resume claramente los puntos débiles de tu equipo y los resultados esperados de implementar un nuevo software. Destaca cómo el software resolverá problemas específicos, como procesos ineficientes o falta de integración. Utiliza viñetas para facilitar la lectura. Esto ayuda a tu equipo directivo a comprender el valor directo de abordar estos desafíos.

Presenta estimaciones de costes y plazos

Obtén estimaciones básicas de costes y plazos de implementación a partir de las propuestas de los proveedores o consulta guías de precios de software de gestión del rendimiento. Preséntalas en un formato claro y conciso, como una tabla o un gráfico. Incluye cualquier posible ahorro de costes o mejora de la eficiencia. Esto ofrece una visión realista de lo que puedes esperar en términos financieros y operativos.

Explica el ROI y los riesgos

Explica el retorno de la inversión (ROI), las mejoras de eficiencia y los riesgos financieros u operativos de no hacer nada. Utiliza ejemplos específicos, como la posibilidad de que el software reduzca el trabajo manual en un 30 %, mejore el seguimiento de los objetivos de la organización y aumente la cantidad de información útil para la toma de decisiones. Destacar estos aspectos demuestra por qué la inversión es necesaria y qué se podría perder al retrasarla.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué problema empresarial resolverá?
• ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
• ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
• ¿Cómo mejorará la eficiencia de nuestro equipo?
• ¿Qué beneficios a largo plazo podemos esperar?

Paso 5: Implementa tu software de gestión del rendimiento e incorpora a tus usuarios

Planifica un proceso de implementación exhaustivo una vez que hayas seleccionado al proveedor de tu software de gestión del rendimiento:

Comunica el plan de implementación

Comunica claramente el plan de implementación a todos los usuarios. Comparte los plazos, las fechas importantes y lo que pueden esperar durante la transición. Utiliza correos electrónicos, reuniones o un portal interno para mantener a todos informados. Esto garantiza que todos conozcan su función y reduce la confusión.

Asigna responsables internos

Asigna responsables internos y personas de contacto para los distintos aspectos de la implementación. Elige a miembros del equipo que conozcan el software y puedan responder preguntas o resolver problemas. Esto crea responsabilidad y garantiza una coordinación fluida. Contar con contactos claros ayuda a los usuarios a saber a quién acudir para obtener ayuda.

Garantiza la formación y la adopción

Asegúrate de que los equipos completen la formación y adopten la herramienta de forma coherente. Programa sesiones de formación y proporciona recursos, como guías o vídeos. Supervisa la participación y realiza un seguimiento con quienes necesiten ayuda adicional. El uso constante por parte de todo el equipo maximiza los beneficios del software de gestión del rendimiento.

Crea circuitos de comentarios

Crea circuitos de comentarios durante la implementación para recopilar información y realizar mejoras. Utiliza encuestas o reuniones para recoger las opiniones de los usuarios. Coordínate con los recursos del proveedor para obtener asistencia o formación adicional. Esto te ayuda a resolver los problemas rápidamente y mejorar el proceso de incorporación.

Hazte estas preguntas:

• ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
• ¿Quién es responsable de la implementación?
• ¿Cómo medirás los primeros resultados positivos?
• ¿Qué recursos de formación están disponibles?
• ¿Cómo recopilarás los comentarios de los usuarios?

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