Cómo Mejorar la Productividad en el Lugar de Trabajo: Mejores Prácticas
Para mejorar la productividad en una organización, comienza por comprender qué significa realmente la productividad organizacional y cómo puedes medirla. En este artículo, desglosaré prácticas recomendadas y accionables que puedes utilizar como líder de RR. HH. o gerente para crear una cultura que impulse la productividad, además de compartir ejemplos reales para que quede claro cómo puedes poner estas ideas en práctica de inmediato.
¿Qué es la productividad y por qué deberías medirla?
Una de las razones por las que la productividad puede resultar tan escurridiza para una organización es la falta de consenso sobre qué hace productiva a una organización.
En un entorno fabril, puedes medir la productividad en función de cuánto pueden producir los trabajadores en un período de tiempo definido. Pero en una economía del conocimiento, donde los empleados suelen ofrecer servicios en vez de productos, no es tan sencillo.
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Una opción es calcular la productividad empresarial como los ingresos generados en función de la cantidad de horas trabajadas. Cuanto más dinero ganes en menos tiempo, más productivo eres.
Aunque es una métrica lógica para una organización, este tipo de medición puede ser difícil de trasladar al nivel del empleado porque un trabajador del conocimiento suele evaluar su productividad personal en función de la cantidad de tareas que tacha de su lista de pendientes. Pero, para que una organización considere que ese trabajador es productivo, los elementos de esa lista deben generar valor para el negocio.
Si definimos la productividad como una forma de optimizar los ingresos, puedes entender por qué a las organizaciones les interesa medirla. Incrementar los ingresos (y por lo tanto la productividad) es señal de una empresa sana y en crecimiento.
Cómo medir la productividad
Cuando te plantees cómo medir la productividad en tu organización, céntrate en los resultados que te ayuden a alcanzar los objetivos empresariales.
Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, ejemplos de métricas pueden ser los ingresos, la satisfacción del cliente o el tiempo hasta la producción.
Define qué vas a medir
El primer paso es determinar qué vas a medir y, lo más importante, por qué es relevante hacerlo. ¿Cómo se relaciona tu métrica de productividad elegida con los objetivos del negocio?
Para asegurarte de que tus métricas de productividad no sean simplemente un tiro al aire, trabaja con los líderes de la empresa para establecer un proceso claro de definición de objetivos.
Este proceso debe alinear a los departamentos en torno a los objetivos deseados y a la manera en que evaluarán el progreso respecto a esos objetivos.
Establecer objetivos y resultados clave (OKR) o metas SMART también hace que las organizaciones sean responsables de avanzar en las prioridades establecidas.
Así, los empleados pueden ver cómo su trabajo diario se conecta con la misión y contribuye a hitos clave.
Crea un método para rastrear las métricas
Un error común al establecer OKR es elegir resultados clave que sean demasiado difíciles de medir.
Por ejemplo, si tu objetivo declarado es medir la satisfacción del cliente, pero evaluarla requiere sintetizar datos de múltiples fuentes, entonces puede que no estés listo para tener un resultado clave en este ámbito. Sería más útil dedicar tiempo a depurar esas fuentes de datos para agilizar el proceso de recopilación.
Alinear con partes interesadas de diferentes funciones podría implicar desarrollar y documentar un glosario de métricas. Considera esto como un diccionario de datos que orienta a los implicados sobre una definición común de lo que pretendes medir y de dónde provienen los datos. Por ejemplo, ¿quién cuenta como usuario o suscriptor? ¿Cuál es el período que usarás para medir el compromiso?
Aunque crear un glosario puede suponer mucho trabajo, he visto a organizaciones lograr una mejor productividad gracias a ello.
Esto se debe a que cuanto más tiempo invierte tu equipo en medir, menos tiempo tiene disponible para trabajar en los objetivos de la empresa. Hacer el esfuerzo previo de depurar y organizar los datos y acordar definiciones comunes da frutos a largo plazo.
Analiza los datos y úsalos para determinar posibles métodos de mejora
A medida que haces seguimiento de los resultados trimestre tras trimestre, utiliza los datos recopilados para identificar áreas de mejora y optimizar tus procesos.
Puedes experimentar y comprobar hipótesis a pequeña escala y, si tus pruebas tienen éxito, ampliar los cambios de proceso a toda la organización.
Por ejemplo, en un estudio reciente, el uso de IA generativa mejoró la productividad de los trabajadores del conocimiento hasta en un 35% para empleados principiantes y con poca experiencia.
Cómo mejorar la productividad en tu organización
Algunas organizaciones evalúan la productividad por las horas trabajadas o por la aparente actividad, pero aprovechar la monitorización de empleados ofrece una medición más precisa.
La pandemia de COVID-19 expuso las debilidades de usar la asistencia como métrica de productividad, resaltando la necesidad de generar valor en vez de simplemente registrar horas.
A diferencia de los trabajadores de fábrica, los trabajadores del conocimiento, como los diseñadores de productos, deben ser evaluados por la calidad de sus resultados. Un diseño excepcional puede eclipsar a varios mediocres.
El software para la monitorización de empleados ayuda a mejorar la productividad detectando la eficiencia, diferenciando a los mejores empleados y promoviendo una cultura que desbloquea el potencial.
Aquí tienes algunos consejos para que RRHH y los líderes puedan crear un entorno de trabajo que garantice la productividad en tus equipos (pista: ¡la motivación es clave!).
Garantiza claridad, responsabilidad y rendición de cuentas
Define roles y responsabilidades claramente para que se entienda cuáles son las prioridades y quién es responsable y rendirá cuentas por cada tarea. Esto incluye redactar descripciones de puesto detalladas al contratar nuevos perfiles, procurar que el proceso de selección sea lo más equitativo posible, y proporcionar trayectorias profesionales para los roles existentes, de modo que los empleados comprendan qué se espera para desempeñarse bien y progresar en la organización. Para obtener consejos sobre este tema, consulta El CRA del Liderazgo.
Demuestra a los empleados que su trabajo importa
Los miembros del equipo pueden desmotivarse rápidamente si creen que su trabajo no sirve de nada. Por el contrario, si pueden ver cómo sus tareas diarias contribuyen al objetivo mayor que la organización quiere alcanzar, estarán más motivados a rendir cada día. La definición de objetivos usando OKR es un método eficaz para lograrlo.
Fomenta el bienestar de los empleados
Casi ni hace falta decirlo: garantizar el bienestar mental y físico mediante descansos, permisos para personas a cargo, beneficios de bienestar, etc., ayudará a que los miembros del equipo trabajen a su máximo potencial y ayudará a prevenir el agotamiento.
Además, las investigaciones muestran que los empleados desean trabajos intelectualmente estimulantes y la libertad para elegir cómo realizan su labor. Piénsalo: si supieras que no tienes control sobre el trabajo que te piden, ¿por qué te esforzarías en hacerlo mejor?
Elimina obstáculos
Cultivar un entorno laboral productivo también consiste en eliminar posibles impedimentos para el éxito y optimizar los sistemas.
Los equipos de RRHH pueden crear directrices sobre cómo deben usar los empleados la infraestructura tecnológica de la organización (por ejemplo, email o Slack) para limitar los cambios de contexto y usar encuestas para determinar si las personas cuentan con las herramientas y recursos necesarios para trabajar eficazmente. También pueden crear y mantener un repositorio de información para apoyar la incorporación y minimizar el tiempo dedicado a la búsqueda de información.
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Reconoce a tu equipo
El reconocimiento no solo significa recompensas monetarias—aunque, por supuesto, una compensación justa siempre ayuda—. También abarca oportunidades de crecimiento profesional, premios por rendimiento o incluso una simple felicitación por un trabajo bien hecho. Aquí tienes algunas ideas para el reconocimiento de empleados.
Por último, es prácticamente imposible fortalecer el compromiso del personal y minimizar el riesgo de burnout sin mandos intermedios.
Los gerentes convierten las prioridades ejecutivas en planes operativos y aseguran la alineación a nivel de ejecución. Además, son fundamentales para el desarrollo y la retención del equipo.
Y no se pueden tener buenos mandos intermedios sin una formación adecuada. RRHH es clave para ayudar a tu organización a elaborar un sólido programa de capacitación dirigido a los responsables de equipo, permitiéndoles practicar una comunicación efectiva y desarrollarse como líderes empresariales exitosos.
Caso de Estudio: Mejorando la productividad de los empleados
Hay mucho que puedes hacer para mejorar la productividad, incluso si no perteneces al equipo directivo.
En mis tiempos de consultoría estratégica, lideré un equipo de 15 personas y me enfoqué incansablemente en la implicación del personal. En una pirámide de 200 empleados, mi equipo logró >50% de los ascensos.
Esto fue lo que hizo que mi equipo tuviera éxito:
- Implementé una encuesta mensual de motivación para medir la implicación y satisfacción del personal con el liderazgo. Revisábamos los resultados anonimizados en equipo cada mes para: 1) normalizar el dar retroalimentación y 2) reducir el ciclo de feedback para aprendizaje y acción.
- Preparaba un correo semanal de felicitaciones para reconocer los logros del equipo e incluía en copia a todo el equipo directivo. Me aseguraba de celebrar el trabajo de alta calidad y también las ocasiones donde los miembros delegaban tareas, se apoyaban entre sí y cuidaban de su bienestar mental.
- Establecí reuniones semanales regulares con cada uno de mis subordinados directos para entender sus inquietudes, guiarlos para mejorar el desempeño de los empleados y generar confianza.
Los empleados se sintieron apoyados sin ser microgestionados, y tenían un incentivo para desempeñarse mejor porque sentían que sus aportaciones eran valoradas.
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