Cómo Mejorar la Productividad en el Lugar de Trabajo: Mejores Prácticas
Cuando buscas en Google “cómo mejorar la productividad en una organización”, encontrarás numerosos artículos que prometen que si aplicas estos 10 trucos aleatorios de productividad, desbloquearás la productividad en el lugar de trabajo.
Pero a menudo no está claro cómo estos consejos se relacionan entre sí y se combinan para realmente mover la aguja de la productividad en toda la organización.
En este artículo, adoptamos un enfoque diferente. Comenzaremos definiendo la productividad organizacional y cómo medirla, y luego brindaremos las mejores prácticas para que RRHH y líderes creen una cultura de productividad. Además, te proporcionaremos ejemplos del mundo real para ayudarte a empezar.
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¿Qué es la productividad y por qué deberías medirla?
Una de las razones por las que la productividad puede ser tan esquiva para una organización es la falta de consenso sobre qué hace que una organización sea productiva.
En un entorno fabril, puedes medir la productividad según cuánto de algo los trabajadores pueden producir en un periodo de tiempo definido. Pero en una economía del conocimiento, donde los trabajadores suelen ofrecer servicios en lugar de productos, no es tan sencillo.
Una opción es calcular la productividad empresarial como los ingresos generados en función del número de horas trabajadas. Cuanto más dinero generes en menos tiempo, más productivo eres.
Aunque es una métrica lógica para una organización, este tipo de medición puede ser difícil de trasladar al nivel del empleado porque un trabajador del conocimiento suele evaluar su productividad personal según la cantidad de tareas que tacha de su lista de pendientes. Pero, para que una organización considere productivo a ese trabajador, los elementos de esa lista deben generar valor para el negocio.
Si definimos la productividad como una manera de optimizar los ingresos, puedes entender por qué las organizaciones estarían interesadas en medirla. Crecer en ingresos (y, por tanto, en productividad) es una señal de un negocio saludable y en expansión.
Cómo medir la productividad
Cuando consideres cómo medir la productividad en tu organización, concéntrate en los resultados que te ayuden a lograr los objetivos de la empresa.
Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, ejemplos de métricas pueden incluir ingresos, satisfacción del cliente o tiempo hasta la producción.
Determina qué vas a medir
El primer paso es decidir qué vas a medir y, aún más importante, por qué es relevante hacerlo. ¿Cómo se relaciona la métrica de productividad elegida con los objetivos empresariales?
Para asegurarte de que tus métricas de productividad no sean simplemente un tiro al aire, colabora con los líderes del negocio para establecer un proceso claro de establecimiento de metas.
Este proceso debe alinear a los departamentos en los objetivos deseados y en cómo evaluarán el progreso respecto a esos objetivos.
Establecer objetivos y resultados clave (OKRs) o metas SMART también responsabiliza a las organizaciones de lograr avances en prioridades definidas.
Así, los empleados pueden ver cómo el trabajo que realizan a diario está conectado con la misión y apoya los hitos clave.
Crea un método para hacer seguimiento de las métricas
Un error común al establecer OKRs es elegir resultados clave que son demasiado difíciles de medir.
Por ejemplo, si tu objetivo declarado es medir la satisfacción del cliente, pero evaluarla requiere sintetizar puntos de datos de múltiples fuentes de entrada, entonces quizás aún no estés listo para un resultado clave en esa área. Sería mejor dedicar ese tiempo a limpiar las fuentes de datos dispersas para optimizar el proceso de recopilación de datos.
Alinear con los responsables de otras áreas podría incluir el desarrollo y documentación de un glosario de métricas. Piensa en ello como un diccionario de datos que orienta a los interesados sobre una definición común de lo que intentas medir y de dónde provienen los datos. Por ejemplo, ¿quién cuenta como usuario o suscriptor? ¿Cuál es el periodo de tiempo que utilizarás para medir la interacción?
Aunque crear un glosario puede requerir mucho trabajo, he visto organizaciones que logran mejor productividad como resultado.
Esto se debe a que cuanto más tiempo dedica tu equipo a medir, menos tiempo tienen disponible para trabajar hacia los objetivos del negocio. Hacer el trabajo preliminar para limpiar y organizar tus datos y acordar definiciones comunes genera beneficios a largo plazo.
Analiza los datos y úsalo para determinar posibles métodos de mejora
A medida que haces seguimiento de los resultados trimestre tras trimestre, utiliza los datos recopilados para identificar áreas de mejora y optimizar tus procesos.
Puedes experimentar y probar hipótesis a pequeña escala y, si los resultados son exitosos, ampliar el cambio de proceso a toda la organización.
Por ejemplo, en un estudio reciente, el uso de IA generativa mejoró la productividad de los trabajadores del conocimiento hasta en un 35% para empleados principiantes y novatos.
Cómo mejorar la productividad en tu organización
Algunas organizaciones evalúan la productividad según las horas trabajadas o la aparente ocupación, pero aprovechar el monitoreo de empleados ofrece una medición más precisa.
La pandemia de COVID-19 expuso las deficiencias de usar la asistencia como métrica de productividad, lo que enfatiza la necesidad de priorizar el valor aportado en vez de registrar horas.
A diferencia de los trabajadores de fábrica, los trabajadores del conocimiento, como los diseñadores de producto, deben ser evaluados por la calidad de su producción. Un diseño excepcional puede superar a varios mediocres.
El software para monitorear empleados ayuda a mejorar la productividad al identificar la eficiencia, diferenciar a los mejores talentos y fomentar una cultura que desbloquee el potencial.
A continuación, algunos consejos para que RR. HH. y líderes creen un entorno de trabajo que garantice la productividad en sus equipos (pista: ¡la motivación es clave!).
Asegura claridad, responsabilidad y rendición de cuentas
Define roles y responsabilidades claras para que todos tengan claro cuáles son las prioridades y quién es responsable y rinde cuentas de qué. Esto incluye redactar descripciones de puesto detalladas al contratar nuevos roles, trabajar para que el proceso de selección sea lo más equitativo posible y crear trayectorias profesionales para los puestos existentes, de modo que los empleados comprendan lo que hace falta para rendir bien y avanzar en la organización. Si buscas consejos, revisa El modelo CRA de liderazgo.
Hazles ver a los empleados que su trabajo importa
Los integrantes del equipo se desmoralizan rápido si creen que su trabajo no tiene sentido. Por el contrario, si pueden ver cómo sus tareas diarias contribuyen al objetivo mayor de la organización, estarán más motivados para dar lo mejor de sí cada día. Definir metas usando OKR es un método efectivo para esto.
Fomenta el bienestar de los empleados
Casi sobra decirlo: garantizar el bienestar mental y físico mediante permisos, licencias por dependientes, beneficios de bienestar, etc., ayuda a que los integrantes del equipo trabajen a su máximo potencial y previene el agotamiento.
Además, las investigaciones demuestran que los empleados desean trabajos intelectualmente estimulantes y libertad para decidir cómo realizar su trabajo. Piénsalo: si supieras que no puedes decidir sobre lo que se te pide, ¿para qué te esforzarías en hacerlo mejor?
Elimina obstáculos
Cultivar un entorno de trabajo productivo también implica eliminar posibles impedimentos al éxito y optimizar los sistemas.
Los equipos de RR. HH. pueden crear directrices para el uso de la tecnología de la organización (por ejemplo, correo electrónico o Slack) para limitar el cambio de contexto y utilizar encuestas para determinar si las personas disponen de las herramientas y recursos necesarios para trabajar de forma efectiva. También pueden crear y mantener un repositorio de información para apoyar la integración de nuevos empleados y minimizar el tiempo invertido buscando información.
Reconoce a tu equipo
El reconocimiento no solo implica recompensas monetarias —aunque una compensación adecuada, por supuesto, ayuda—. También incluye oportunidades de crecimiento profesional, premios por desempeño o incluso un simple agradecimiento por un trabajo bien hecho. Aquí tienes algunas buenas ideas para reconocer empleados.
Por último, es casi imposible fortalecer la vinculación de los empleados y reducir el riesgo de burnout sin los mandos intermedios.
Los gerentes convierten las prioridades ejecutivas en planes operativos y aseguran la alineación a nivel operativo. También son clave para el desarrollo y la retención del equipo.
Y, no se pueden tener gestores intermedios eficaces sin la formación adecuada. El área de RR. HH. es fundamental para ayudar a tu organización a crear un sólido programa de formación para jefes de línea, de modo que puedan practicar una comunicación efectiva y convertirse en líderes empresariales exitosos.
Caso de estudio: Mejorando la productividad de los empleados
Hay mucho que puedes hacer para mejorar la productividad de los empleados, incluso si no eres parte de la alta dirección.
En mis días como consultor de estrategia, dirigí un equipo de 15 personas y me enfoqué incansablemente en la vinculación de los empleados. En una pirámide de 200 personas, mi equipo obtuvo más del 50 % de las promociones.
Esto es lo que hizo exitoso a mi equipo:
- Implementé una encuesta mensual de motivación para medir el compromiso y la satisfacción con el liderazgo y revisaba los resultados anonimizados con el equipo cada mes para: 1) normalizar la retroalimentación y 2) acortar el ciclo de feedback para el aprendizaje y las acciones.
- Preparaba un correo semanal de reconocimientos para celebrar los logros del equipo y copiaba a todo el equipo de liderazgo. Me aseguraba de celebrar el trabajo de alta calidad y también aquellos casos en que los integrantes delegaban tareas, se apoyaban mutuamente y cuidaban su bienestar mental.
- Establecí reuniones semanales regulares con cada uno de mis subordinados directos para entender sus inquietudes, guiarlos para mejorar el desempeño de los empleados y generar confianza.
Los empleados se sintieron apoyados sin ser microgestionados, y tuvieron un incentivo para rendir mejor porque sintieron que sus contribuciones eran importantes.
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