Diseño Organizacional: Guía de un Experto
El diseño organizacional es un proceso integral que busca optimizar y alinear múltiples aspectos de una organización, incluyendo funciones, procesos y estructura.
Muchas organizaciones se centran en cambiar la estructura (esencialmente el organigrama) sin realmente rediseñar la organización.
Como veremos, un minorista global para el que trabajé abordó el tema de esa manera y esto derivó en muchos problemas.
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Aquí compartiré qué es el diseño organizacional, algunas buenas prácticas y un proceso que te ayudará a hacerlo bien.
¿Qué es el diseño organizacional?
El diseño organizacional (a veces llamado diseño organizacional o DO) es una metodología para identificar múltiples aspectos de una organización (por ejemplo, misión, flujos de trabajo, estrategia) y luego alinearlos o realinearlos para cumplir con los objetivos organizacionales en el entorno empresarial actual.
A menudo se desencadena por cambios internos o externos significativos, tales como:
- Cambios en la misión o estrategia de la empresa
- Disrupción ambiental (ejemplo: riesgos provocados por el cambio climático)
- Avances tecnológicos (ejemplo: automatización creciente)
- Nuevos competidores
- Cambios legislativos
- Cambios significativos en los resultados del negocio (positivos o negativos)
- Nuevos liderazgos.
El verdadero objetivo del diseño organizacional es optimizar las funciones, procesos y la estructura de la empresa para lograr los resultados de negocio.
Una organización bien diseñada puede adaptarse al cambio, colaborar de manera transversal, tomar y ejecutar decisiones eficazmente, y fomentar un entorno de trabajo positivo.
A menudo, se confunde el diseño organizacional con el rediseño de la estructura de la organización usando sus herramientas de organigrama.
En realidad, el resultado del proceso de DO consiste en una serie de recomendaciones que pueden ser bastante amplias e incluir elementos como la estructura organizacional, necesidades tecnológicas, actualizaciones del modelo de compensación, cambios en políticas y comportamientos compartidos.
Los resultados positivos potenciales de estas recomendaciones incluyen:
- Mejora de la rentabilidad
- Incremento en la compromiso del personal
- Fuerte retención de empleados y desarrollo de la carrera profesional
- Mejores productos y servicios
- Mayores tasas de captación y/o fidelización de clientes
- Mejor preparación para el cambio y el crecimiento futuro.
El papel de RRHH en el liderazgo del proceso de diseño organizacional
RRHH desempeña un papel crucial en el diseño organizacional. En las empresas que cuentan con profesionales de DO en plantilla, liderarán el proceso y actuarán tanto como expertos como gestores de proyectos. En las organizaciones sin socios de DO, los socios de negocio de RRHH suelen encargarse de estas tareas.
A menudo, el mayor desafío para los equipos es guiar a los líderes de negocio para que respalden y participen en un proceso completo de diseño organizacional y no se limiten a crear nuevos organigramas.
También deben equilibrar un enfoque que sea tanto orientado al negocio como centrado en las personas.
Principios para el diseño organizacional
Antes de iniciar tu proceso de diseño organizacional, es útil primero fundamentarte, tú y tu equipo, en algunos principios clave:
- Primero la alineación con el negocio, luego la estructura
- Aprende del pasado, pero no te aferres a él
- Procura retener al mejor talento, pero no diseñes en torno a ellos
- Diseña para la flexibilidad
- Diseña para la claridad
Primero la alineación con el negocio, luego la estructura
Debido a que muchas personas usan erróneamente “diseño organizacional” y “estructura organizacional” como sinónimos, suelen querer empezar por la estructura. La estructura es un resultado: es una de las formas en las que se materializa el diseño.
La alineación con el negocio es la parte más completa e importante del proceso de diseño organizacional porque sienta las bases para todas las decisiones de diseño, incluida la estructura, que tomarás.
Aprende del pasado, pero no te aferres a él
Si bien es útil revisar los diseños organizativos pasados para aprender lecciones, ten en cuenta que estás diseñando tu organización para las necesidades actuales y lo que anticipas en el futuro.
Las cosas que podrían haber sido ciertas en el pasado pueden que ya no apliquen (por ejemplo, demasiados niveles jerárquicos eran un problema cuando empezamos; ahora que hemos duplicado nuestro tamaño, estamos descubriendo que somos demasiado planos).
Apunta a retener al mejor talento, pero no diseñes en torno a ellos
El talento es una gran inversión y puede ser una ventaja competitiva. Si bien la retención es importante, diseñar una organización entorno a unas pocas personas no beneficia a nadie.
Si alguna de esas personas se va, podrías encontrarte con una organización que ya no tiene sentido.
Diseña para la flexibilidad
El negocio puede verse impactado por condiciones fuera de nuestro control. Aunque nadie puede predecir el futuro, crear un diseño que permita aspectos como el desarrollo de carrera, nuevas tecnologías y aprendizaje continuo permitirá que la organización se adapte al cambio sin necesitar una reestructuración completa.
Diseña para la claridad
En un buen diseño organizacional, las personas entienden sus roles. Saben cuál es su lugar en la organización y comprenden por qué son responsables.
Los derechos de decisión son conocidos por todos y las personas están al tanto de cómo fluye la información en la organización.
Proceso de diseño organizacional en 6 pasos: Estableciendo las bases mediante la alineación empresarial
Una alineación empresarial completa es la base para un diseño organizacional exitoso. Así es como evaluamos si una empresa está preparada para alcanzar sus objetivos estratégicos.
La alineación es un proceso de varios pasos. Primero debes afianzarte en algunos principios básicos del negocio y luego recopilar información.
Examina la misión, la visión y los valores
La misión, la visión y los valores dan forma al propósito y a los objetivos del plan estratégico. Informan aspectos como los estándares de desempeño, las métricas y las expectativas de conducta.
No todas las empresas cuentan con los tres, o pueden tener algo similar como una declaración de propósito.
- Misión = lo que hacemos (táctico)
- Visión = lo que haremos (aspiracional)
- Valores = cómo lo hacemos (comportamental)
Al examinar la misión, visión y valores, podrás identificar cosas como el tipo de experiencia o formación que necesitan los equipos; necesidades de procesos, prácticas o tecnología; e infraestructura necesaria ahora para rendir a largo plazo.
Revisa la estrategia
Al revisar la estrategia, debes analizar tanto el plan estratégico como los objetivos anuales.
El plan estratégico define los objetivos a largo plazo de la organización, mientras que los objetivos anuales marcan los objetivos más inmediatos.
Los objetivos anuales deben estar alineados, de alguna manera, con el plan estratégico. Si no es así, deberás abordar el tema con el equipo directivo antes de avanzar en tu diseño.
Además de comprender la estrategia, intenta identificar los resultados de desempeño deseados, los recursos (financieros, de personal o de otro tipo) necesarios, y la brecha entre el estado actual y el futuro deseado. Esto dará información para tus recomendaciones de diseño.
Recopila información
Necesitas información adicional antes de poder avanzar. Esto incluye información formal o tangible e informal o intangible.
Aunque es tentador centrarse en lo formal, lo informal es igual o incluso más importante.
La información formal incluye cosas como procesos de toma de decisiones, estructuras de compensación y recompensas, canales de comunicación (reuniones generales, boletines electrónicos, etc.), jerarquías actuales y estructuras de equipos.
Los elementos formales son explícitos y suelen estar comunicados en algún lugar (portal del empleado, manual, políticas de la organización) al que las personas pueden recurrir.
La información informal es implícita. No la encontrarás en el portal ni en el manual del personal, pero es la que determina cómo realmente se hacen las cosas en la organización.
Por ejemplo, el estándar de la empresa (formal) puede ser que las decisiones se tomen en reuniones de hitos específicas. En la realidad, todos pueden saber que las decisiones en realidad se toman en conversaciones improvisadas (informal) antes de la reunión de hitos.
Cuando recopiles información informal, busca cosas como normas, mentalidades, actitudes y creencias compartidas, y redes dentro de la población de empleados.
Considere las organizaciones dentro de la organización
Tenga en cuenta que la información, ya sea formal o informal, puede no ser la misma en todas las partes de la organización.
Cuando consideramos qué tan profundo ir, es buena idea explorar diferencias basadas en la geografía, ya que la forma en que se realiza el trabajo puede estar fuertemente influenciada por normas y mentalidades nacionales o culturales. Esto es especialmente cierto si se trata de una empresa global.
También puede buscar disparidades entre funciones o equipos específicos de eventos por una amplia variedad de razones. Esté abierto a ampliar su recopilación de información en función de lo que vaya aprendiendo a lo largo del proceso.
Crear/rediseñar su organización
Ahora está listo para crear el nuevo diseño organizacional. Nuevamente, esto no significa simplemente crear una estructura organizativa.
Usted está diseñando una organización que permitirá a la empresa alcanzar sus objetivos y cumplir con el plan estratégico.
Su diseño puede incluir aspectos como:
- Nuevos procesos de toma de decisiones
- Nuevas tecnologías
- Reducción o expansión del enfoque en productos
- Cambios para mantener el ritmo ante cambios regulatorios anticipados.
No deje que las limitaciones actuales influyan en su diseño. Su objetivo es descubrir lo que la empresa necesita para hacer realidad la estrategia.
Será responsabilidad del equipo ejecutivo decidir si está dispuesto y es capaz de apoyar lo que se necesita.
Finalmente, una nueva estructura
Ahora está listo para crear la estructura organizativa. Ya tiene la información necesaria para crear la estructura que dará vida al resto del diseño organizacional.
Por ejemplo, para agilizar la toma de decisiones en toda la organización, puede proponer una estructura más plana, con menos niveles jerárquicos.
Para asegurarse de poder contratar, retener y desarrollar una amplia base de especialistas técnicos que impulsen la innovación continua, puede crear una estructura en la que los especialistas no necesiten convertirse en líderes para avanzar a niveles más altos en la organización.
Caso de estudio de diseño organizacional
Volviendo a la cadena de retail global que mencioné en la introducción. En los casi diez años que estuve allí, la organización experimentó múltiples cambios en la alta dirección.
Eso, combinado con otros factores como la caída de ventas, nuevos competidores y aumento en los costos de materiales, provocó cambios significativos en la estrategia aproximadamente cada dos años.
En lugar de que Recursos Humanos encabezara el rediseño organizacional para realinear de manera integral todos los aspectos de la empresa, el liderazgo ejecutivo insistió en llevar a cabo múltiples reestructuraciones.
Durante ese tiempo, diferentes partes de la organización pasaron por 12 reestructuraciones(?!). En un caso, un equipo de 100 personas creció hasta casi 400, solo para volver a reducirse menos de 18 meses después.
Durante esos años, la organización perdió talento, incurrió en gastos importantes por indemnizaciones y paquetes de salida, y continuó perdiendo cuota de mercado.
Los derechos de decisión se volvieron cada vez más confusos, las alianzas interfuncionales se dificultaron y la rendición de cuentas siguió disminuyendo.
Al centrarse casi exclusivamente en la estructura, descuidando la alineación y el diseño, la empresa no solo no alcanzó sus objetivos estratégicos, sino que trabajó en contra de sí misma.
El diseño organizacional adecuado requiere tiempo
Una objeción común que escucho contra realizar un proceso completo de diseño organizacional es que lleva demasiado tiempo y que simplemente reestructurar es más rápido.
Como profesional de Recursos Humanos, su papel es ayudar al liderazgo a ver el valor de desacelerar para luego acelerar.
Aunque la reestructuración parezca más rápida, el costo de oportunidad de perder eficiencia, talento inadecuado o perdido, falta de claridad en la organización y la erosión de la responsabilidad, finalmente le costará a la empresa más tiempo (y a menudo más) a medida que intenten reparar lo que no funciona.
El proceso de rediseño es una manera reflexiva y exhaustiva de asegurarse de que la organización esté preparada para el éxito.
Puntos clave
- El diseño organizacional y la estructura son diferentes. El DO implica alinear varios aspectos de una organización que abarcan procesos, flujos de trabajo, estrategias y estructura para alcanzar los objetivos empresariales.
- El importante papel de RR. HH. en el diseño. Recursos Humanos (RR. HH.) desempeña un papel crucial liderando el diseño organizacional y asegurando que la dirección esté comprometida con rediseñar, más que con simplemente reestructurar.
- Principios y proceso de un diseño organizacional eficaz: Los principios subyacentes de un diseño organizacional efectivo son la alineación con el negocio, flexibilidad evolutiva, claridad y retención del talento.
