Diseño Organizacional: Guía Experta
El diseño organizacional es un proceso integral que tiene como objetivo optimizar y alinear múltiples aspectos de una organización, incluyendo funciones, procesos y estructura.
Muchas organizaciones se enfocan en cambiar la estructura (básicamente el organigrama) sin rediseñar realmente la organización.
Como veremos, un minorista global para el que trabajé se acercó a este tema de esa manera y esto resultó en muchos problemas.
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Aquí compartiré qué es el diseño organizacional, algunas mejores prácticas y un proceso para ayudarte a hacerlo bien.
¿Qué es el diseño organizacional?
El diseño organizacional (a veces llamado diseño organizacional o DO) es una metodología para identificar múltiples aspectos de una organización (por ejemplo, misión, flujo de trabajo, estrategia) y luego alinearlos o realinearlos para alcanzar los objetivos organizacionales en el entorno empresarial actual.
Frecuentemente se activa ante cambios internos o externos significativos, entre ellos:
- Cambios en la misión o estrategia de la empresa
- Disrupción ambiental (ejemplo: riesgos derivados del cambio climático)
- Avances en tecnología (ejemplo: aumento de automatización)
- Nuevos competidores
- Cambios legislativos
- Cambios significativos en los resultados de negocios (positivos o negativos)
- Nuevos líderes.
El verdadero diseño organizacional busca optimizar las funciones, procesos y la estructura de la empresa para alcanzar resultados de negocios.
Una organización bien diseñada puede adaptarse al cambio, colaborar de manera transversal, tomar y ejecutar decisiones eficazmente y fomentar un ambiente de trabajo positivo.
A menudo, las personas confunden diseño organizacional con rediseñar la estructura de la organización con sus herramientas de organigrama.
En realidad, el resultado del proceso de DO es una serie de recomendaciones que pueden ser bastante amplias e incluir aspectos como la estructura organizacional, necesidades tecnológicas, actualizaciones del modelo de compensación, cambios de políticas y comportamientos compartidos.
Los posibles resultados positivos de estas recomendaciones incluyen:
- Mayor rentabilidad
- Aumento en la participación de los empleados
- Fuerte retención de empleados y proyección de carrera
- Mejores productos y servicios
- Aumento en la adquisición y/o fidelización de clientes
- Mejor preparación para los cambios y el crecimiento futuros.
El rol de RRHH en el liderazgo del proceso de diseño organizacional
Recursos Humanos juega un papel fundamental en el diseño organizacional. En las empresas que cuentan con profesionales de DO en plantilla, estos lideran el proceso y actúan como expertos y gestores de proyecto. En compañías que no cuentan con socios de DO, los socios de negocio de RRHH suelen encargarse de este trabajo.
A menudo, el mayor desafío que enfrentan los equipos es guiar a los líderes del negocio para que apoyen y participen en un proceso completo de diseño organizacional y no solo se apresuren a crear nuevos organigramas.
También deben equilibrar un enfoque que sea tanto empresarial como centrado en las personas.
Principios para el diseño organizacional
Antes de comenzar tu proceso de diseño organizacional, es útil primero sentar las bases junto a tu equipo en algunos principios clave:
- Primero la alineación con el negocio, la estructura al final
- Aprende del pasado pero no te quedes atado a él
- Intenta retener al mejor talento pero no diseñes en torno a ellos
- Diseña para la flexibilidad
- Diseña para la claridad
Primero la alineación con el negocio, la estructura al final
Debido a que se suele confundir “diseño organizacional” y “estructura organizacional”, muchas veces se quiere comenzar por la estructura. La estructura es un resultado: es una de las formas en que darás vida al diseño.
La alineación con el negocio es la parte más integral e importante del proceso de diseño organizacional porque establece la base para todas las decisiones de diseño, incluida la estructura, que tomarás.
Aprende del pasado pero no te quedes atado a él
Aunque es útil revisar los diseños organizativos anteriores para extraer lecciones aprendidas, ten en cuenta que estás diseñando tu organización para tus necesidades actuales y lo que anticipas en el futuro.
Las cosas que pudieron ser ciertas en el pasado pueden que ya no se apliquen (por ejemplo, tener demasiados niveles era poco útil cuando empezamos; ahora que hemos duplicado el tamaño, encontramos que somos demasiado planos).
Busca retener al mejor talento, pero no diseñes la organización en torno a ellos
El talento es una gran inversión y puede constituir una ventaja competitiva. Aunque la retención es importante, diseñar una organización en torno a unas pocas personas no beneficia a nadie.
Si alguna de esas personas se va, es posible que te encuentres con una organización que ya no tiene sentido.
Diseña para la flexibilidad
El negocio puede verse afectado por condiciones fuera de nuestro control. Si bien nadie puede predecir el futuro, crear un diseño que permita cosas como el desarrollo profesional, nuevas tecnologías y el aprendizaje continuo hará que la organización se adapte a los cambios sin necesidad de una rediseño total.
Diseña para la claridad
En un buen diseño organizativo, las personas comprenden sus roles. Saben dónde encajan en el panorama general y comprenden de qué son responsables.
Los derechos de decisión son conocidos por todos y las personas están al tanto de cómo fluye la información en la organización.
Proceso de diseño organizacional en 6 pasos: Estableciendo la base a través de la alineación empresarial
Una alineación empresarial exhaustiva es la base para un diseño organizativo exitoso. Así es como evaluamos si una empresa está preparada para cumplir sus objetivos estratégicos.
La alineación es un proceso de varios pasos. Primero necesitas afianzarte en algunos principios básicos del negocio y luego recopilar información.
Examina la misión, la visión y los valores
La misión, la visión y los valores definen el propósito y los objetivos del plan estratégico. Informan aspectos como los estándares de rendimiento, métricas y expectativas de comportamiento.
No todas las empresas tienen los tres, o pueden tener algo similar como una declaración de propósito.
- Misión = lo que hacemos (táctico)
- Visión = lo que haremos (aspiracional)
- Valores = cómo lo hacemos (comportamental)
Al examinar la misión, visión y valores, podrás identificar aspectos como el tipo de experiencia o formación que los equipos necesitan; necesidades de procesos, prácticas o tecnologías; e infraestructura necesaria ahora para lograr resultados a largo plazo.
Revisa la estrategia
Al revisar la estrategia, necesitas examinar tanto el plan estratégico como los objetivos anuales.
El plan estratégico describe los objetivos a largo plazo de la organización, mientras que los objetivos anuales detallan las metas más inmediatas.
Los objetivos anuales deben estar alineados de alguna manera con el plan estratégico. Si no es así, tendrás que abordarlo con el equipo directivo antes de avanzar en el diseño.
Además de comprender la estrategia, trata de identificar los resultados de desempeño deseados, los recursos (financieros, de personal u otros) necesarios, y la brecha entre la situación actual y el estado futuro deseado. Esto informará tus recomendaciones de diseño.
Recopila información
Necesitas información adicional antes de poder avanzar. Esto incluye tanto información formal o tangible como informal o intangible.
Aunque es tentador centrarse solo en lo formal, lo informal es igual o incluso más importante.
La información formal incluye aspectos como los procesos de toma de decisiones, estructuras de compensación y recompensas, canales de comunicación (asambleas generales, boletines electrónicos, etc.), jerarquías actuales y estructuras de equipos.
Los elementos formales son explícitos, a menudo se comunican en algún lugar (portal del empleado, manual, políticas de la organización) donde las personas pueden consultar.
La información informal es implícita. No la encontrarás en el portal ni en el manual del personal, pero sí influye en cómo se hacen realmente las cosas en la organización.
Por ejemplo, el estándar de la empresa (formal) puede indicar que las decisiones se toman en reuniones clave. Sin embargo, en la realidad, todos saben que las decisiones realmente se toman en conversaciones informales (informal) antes de la reunión clave.
Al recopilar información informal, busca aspectos como normas, mentalidades, actitudes y creencias comunes, y redes dentro de la población de empleados.
Considere las organizaciones dentro de la organización
Tenga en cuenta que la información—formal e informal—puede no ser la misma en todas las partes de la organización.
Cuando consideramos qué tan profundo ir, es recomendable explorar las diferencias basadas en la geografía, porque la manera en que se realiza el trabajo puede estar muy influenciada por normas y mentalidades nacionales o culturales. Esto es especialmente cierto si usted es una empresa global.
También puede ser útil buscar disparidades entre funciones o equipos específicos de eventos por una variedad de razones. Manténgase abierto a ampliar su recolección de información según lo que vaya aprendiendo durante el proceso.
Crear/rediseñar su organización
Ahora está listo para crear su nuevo diseño organizacional. Nuevamente, esto no significa solo crear una estructura organizativa.
Está diseñando una organización que posicionará a la empresa para lograr sus objetivos y cumplir con el plan estratégico.
Su diseño puede incluir aspectos como:
- Nuevos procesos de toma de decisiones
- Nuevas tecnologías
- Reducción o expansión del enfoque de productos
- Cambios para mantenerse al día con futuras modificaciones regulatorias anticipadas.
No permita que las limitaciones actuales influyan en su diseño. El objetivo es averiguar qué necesita la empresa para hacer realidad su estrategia.
Será tarea del equipo de liderazgo ejecutivo decidir si están dispuestos y son capaces de apoyar lo que se requiere.
Finalmente, una nueva estructura
Ahora está listo para crear la estructura de su organización. Tiene la información necesaria para crear la estructura que dará vida al resto del diseño organizacional.
Por ejemplo, para agilizar la toma de decisiones en toda la organización, puede proponer una estructura más plana con menos niveles jerárquicos.
Para asegurar que pueda contratar, retener y desarrollar la amplia base de especialistas técnicos que necesita para fomentar una innovación continua, puede crear una estructura donde los especialistas no tengan que convertirse en líderes para avanzar a niveles superiores dentro de la organización.
Caso práctico de diseño organizacional
Volviendo al minorista global que mencioné en la introducción. En los casi diez años que estuve allí, la organización experimentó múltiples cambios en la alta dirección.
Eso, combinado con otros factores como caída de las ventas, nuevos competidores y aumento de los costos de materiales, generó cambios significativos en la estrategia aproximadamente cada dos años.
En vez de que RRHH liderara el rediseño organizativo para alinear de manera integral todos los aspectos de la organización con los cambios de estrategia, el liderazgo ejecutivo insistió en hacer múltiples reestructuraciones.
Durante ese tiempo, diferentes partes de la organización pasaron por 12 reestructuraciones(?!). En un caso, un equipo de 100 personas creció hasta casi 400, solo para reducirse nuevamente en menos de 18 meses.
Durante esos años, la organización perdió talento, incurrió en gastos significativos en paquetes de salida y separación, y siguió perdiendo cuota de mercado.
Los derechos de decisión se volvieron cada vez más ambiguos, las asociaciones interfuncionales se volvieron más difíciles y la responsabilidad continuó disminuyendo.
Al enfocarse casi exclusivamente en la estructura a expensas de la alineación y el diseño, la compañía no solo no logró sus objetivos estratégicos, sino que trabajó en contra de sí misma.
El tiempo adecuado para el diseño organizacional requiere tiempo
Una objeción común que escucho acerca de realizar un proceso completo de diseño organizacional es que toma demasiado tiempo y que simplemente reestructurar es más rápido.
Como profesional de RRHH, su función es ayudar al liderazgo a ver el valor de "ralentizar para acelerar".
Aunque la reestructuración pueda parecer más rápida, el costo de oportunidad de la pérdida de eficiencia, talento insuficiente o perdido, falta de claridad en toda la organización y la erosión de la rendición de cuentas, finalmente le costará más tiempo (y con frecuencia más) a la organización, mientras trata de arreglar lo que no funciona.
El proceso de rediseño es una forma reflexiva y minuciosa de garantizar que la organización esté preparada para el éxito.
Conclusiones clave
- El diseño organizacional y la estructura son diferentes. El diseño organizacional implica alinear varios aspectos de una organización abarcando procesos, flujos de trabajo, estrategias y estructura para lograr los objetivos empresariales.
- El importante papel de RRHH en el diseño. Recursos Humanos (RRHH) juega un papel crucial liderando el diseño organizacional, asegurando que la dirección esté comprometida con rediseñar y no simplemente con reestructurar.
- Principios y proceso de un diseño organizacional efectivo: Los principios subyacentes del diseño organizacional efectivo son la alineación al negocio, flexibilidad evolutiva, claridad y retención de talento.
