La transformación ágil de RR. HH.: una evolución gradual

¡Una verdadera bestia!

Pero, utilizando nuestro modelo de entrega ágil, el proceso se desglosó, priorizó, revisó y mejoró.

Primero, dividimos los elementos críticos de la entrega del proyecto en sprints de 4 semanas que abarcaban de diciembre a marzo. 

Los entregables del proyecto se asignaron a un sprint, cada entregable tenía un responsable.

Luego, el proyecto tuvo máxima prioridad durante cada sprint, asegurando que todos los implicados pudieran reservar suficiente tiempo para cumplir con su parte. Si surgían problemas, se señalaban rápidamente, ya que era una prioridad clave.

Cada sprint se revisaba y cualquier desafío con la entrega (recursos, capacidades, sistema) se discutía y resolvía.

La parte crucial de todo esto era asegurar que todos supieran qué debían hacer en cada sprint y, al estar priorizado por encima de otros proyectos, todos tenían aviso con suficiente antelación para reorganizar sus otros proyectos y prioridades y garantizar el tiempo necesario para entregar la revisión de salarios.  

Ajustar tu planificación mediante este tipo de priorización deja mucho más claro lo que no se puede lograr y establece límites claros para el equipo sobre a qué decir no.

En segundo lugar, se revisó el proyecto completo (como debería hacerse con todos los proyectos) con una "revisión final". 

Se recogió retroalimentación de las partes interesadas de RR.HH., finanzas, managers y empleados (utilizando tanto comentarios directos solicitados o dados como encuestas regulares de empleados).

Todos los problemas (aumento insatisfactorio, la metodología utilizada para dividir la revisión entre equipos, la formación, el proceso, los tiempos, la interfaz del sistema, etc.), fueron evaluados, priorizados, desglosados en elementos individuales, asignados a responsables y añadidos al backlog con una fecha límite en noviembre (el mes antes de reiniciar el proceso) por parte del responsable del proyecto.  

Muchos de estos elementos eran pequeños, como un mal redactado en los materiales de formación o la falta de comprensión sobre cómo funciona algo. Otros eran mayores, requiriendo desarrollo de sistemas, pruebas y ajustes en el material de formación futuro.

Cada comentario recibido fue escuchado, revisado y respondido (cuando fue posible) y quienes daban comentarios participaban en las pruebas.  

Por ejemplo, si alguien informaba que el material de formación no era claro respecto a algo, entonces se le enviaba el material ajustado para comprobar que estaba mejorado.  

Es muy satisfactorio trabajar así porque te enfocas en mejorar la experiencia y haces que se reconozca que los comentarios son escuchados y se actúa sobre ellos.

Entonces, en general, ¿cómo mejoró las cosas esta metodología? 

El principal desafío siempre fue que las revisiones salariales caían en un momento muy ocupado y se sentía que los miembros del equipo estaban saturados por múltiples solicitudes de tareas.  

El proceso de priorización dejó claro para todos qué debían hacer y qué podían rechazar, lo que permitió a la dirección centrarse en reordenar prioridades de otros proyectos.

Esto supuso una gran mejora.  

En segundo lugar, el enfoque de escuchar los comentarios después del proyecto, recopilar las mejoras y arreglarlas poco a poco nos dio un mejor proceso con el tiempo.

Proyecto Dos: Incorporación

Emprendimos un gran proyecto para mejorar la integración de nuevos empleados en distintos países. Esto incluía:

• Hacer que los nuevos empleados introduzcan sus datos personales directamente en el sistema de RR.HH. ellos mismos en vez de rellenar formularios en papel o digitales que luego el personal de RR.HH. añadía al sistema
• Que los empleados eligieran sus beneficios online antes de incorporarse
• Digitalizar toda la documentación que requiere firma, trasladando eso a firmas digitales y agregándolo al sistema de RR.HH.

En total, había 5 experiencias de incorporación locales y unas 6 locales por cada 15 países, por lo que en total eran unas 95 piezas o experiencias que necesitaban ser digitalizadas.  

Un proyecto de este tipo es un ejemplo clásico de "hervir el océano": ¿por dónde empiezas? ¿Cuánto tiempo llevará? ¡Puede ser abrumador!

Pero, al abordar este proyecto utilizando una metodología ágil, pudimos dividir todos estos elementos en partes manejables.

Usamos la metodología de sprints para avanzar con una combinación de elementos globales y locales. 

También pudimos vincular parte del trabajo con otros proyectos, por ejemplo, un nuevo proveedor de pensiones en el país X significó que la digitalización del proceso de pensiones para el país X se completó simultáneamente con la incorporación.

El proceso de priorización fue fundamental para asegurar que los elementos globales se completaran cuando el equipo global tuviera tiempo y los elementos locales, que requerían trabajo y pruebas de equipos locales específicos, pudieran priorizarse según sus necesidades. 

La mayoría de los elementos eran relativamente pequeños y fuimos adquiriendo más eficiencia a medida que avanzábamos.

Como equipo de gestión, pudimos ver, medir e influir en el avance del proyecto general, pero cada elemento y entrega era bastante pequeño.

Esta fue una excelente manera de abordar este proyecto, ya que algunos elementos eran más difíciles de lograr que otros. 

Así que, si encontrábamos un problema con un beneficio en un país con un pequeño número de empleados, rápidamente podíamos omitir un elemento, establecer documentación y procesos claros sobre cómo gestionarlo y pasar al siguiente. 

No buscábamos la perfección para la fecha X, nuestro objetivo eran mejoras incrementales mes a mes.

Así que, en resumen, la conclusión del proyecto de incorporación fue que, al abordar cada parte individualmente —con el objetivo estratégico de digitalización y autoservicio—, pudimos avanzar desde el primer día sin un gran plan y ofrecer rápidamente beneficios a la organización en experiencia del empleado y ahorro de costes.

Por qué Ágil es el Futuro

A medida que el trabajo continúa incrementándose en ritmo, complejidad y volatilidad, trabajar en metodologías de cascada largas, inflexibles y de varios años tiene debilidades internas. 

Adoptar una metodología y mentalidad ágil te ofrece muchos beneficios, como:

• Priorización
• Entregables claros para todos los miembros del equipo
• Rompe silos y une a los equipos
• Divide los grandes proyectos en partes manejables
• Mayor visibilidad para el negocio en general sobre lo que se está trabajando
• Mejoras iterativas y medibles
• Conexión más clara de RR. HH. con las necesidades y objetivos del negocio
• Mejor gestión de la demanda y de las capacidades

Además de adoptar la metodología ágil de trabajo, crear un entorno de trabajo ágil para tus empleados es otra forma de ayudarles a prosperar de manera independiente y como equipo.