Guía de Mapeo de Competencias: Revoluciona la Gestión del Talento
El mapeo de habilidades es una herramienta poderosa que puede revolucionar el desarrollo del talento en organizaciones de todos los tamaños y sectores.
Al crear una imagen clara de las habilidades de los empleados y asignarlas a roles específicos dentro de la organización, puedes obtener valiosos conocimientos sobre las capacidades de tu fuerza laboral y desarrollar estrategias dirigidas para mejorar las habilidades de los empleados en alineación con los objetivos organizacionales de alto nivel.
En este artículo, describiré los beneficios y el proceso del mapeo de habilidades en tu organización. Espero inspirarte a pensar en el mapeo de habilidades para tu puesto, en tu equipo y dentro de tu empresa.
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¿Qué es el mapeo de habilidades?
El mapeo de habilidades es el proceso de identificar las habilidades, conocimientos y capacidades necesarias para cada puesto y equipo, y compararlas con las habilidades ya presentes. Los mapas de habilidades resultantes luego se utilizan para desarrollar estrategias específicas de reclutamiento y/o formación y desarrollo para cubrir posibles brechas.
El mapeo de habilidades ayuda a definir claramente los caminos hacia diferentes roles dentro de la organización y lo que se necesita para pasar al siguiente nivel para cualquier empleado actual o potencial. Las tres áreas principales del mapeo de habilidades son:
- Mapeo de habilidades para roles individuales
- Mapeo de habilidades para equipos
- Mapeo de habilidades para individuos.
Beneficios del mapeo de habilidades
El mapeo de habilidades proporciona información valiosa sobre el conjunto de talentos de una organización. Estos datos pueden utilizarse para optimizar los esfuerzos de planificación de la fuerza laboral, mejorar el compromiso y la productividad de los empleados, optimizar los procesos de gestión del desempeño y favorecer una adecuada planificación de la sucesión.
Los beneficios del mapeo de habilidades incluyen:
- Mejor planificación de la fuerza laboral. El mapeo de habilidades ayuda a las organizaciones a identificar vacíos en su fuerza laboral y planificar futuras necesidades de contratación y formación. Esto asegura que las personas adecuadas, con las habilidades correctas, estén disponibles cuando se las necesite.
- Mayor compromiso del personal. Al identificar las fortalezas y debilidades de los empleados, las organizaciones pueden brindar oportunidades de aprendizaje basado en habilidades. Esto incrementa el rendimiento, el compromiso, la satisfacción laboral y la retención.
- Incremento de la productividad. Cuando los empleados comprenden claramente sus roles y responsabilidades, son más productivos. El mapeo de habilidades ayuda a los gerentes a asignar tareas que se ajusten a las competencias de los empleados, lo que resulta en un trabajo de mayor calidad y eficiencia.
- Mejor gestión del desempeño. Con los datos del mapeo de habilidades disponibles, los gerentes pueden proporcionar retroalimentación de desempeño más precisa a sus equipos. Esto lleva a mejorar los procesos de gestión del desempeño en general.
- Planificación de la sucesión más efectiva. El mapeo de habilidades contribuye a que las organizaciones identifiquen posibles sucesores para puestos clave dentro de la empresa. Esto les permite crear planes de sucesión eficaces que aseguren la continuidad en los puestos de liderazgo.
- Mejora en el proceso de contratación. Saber qué habilidades se requieren ayuda a que todos tengan muy claro qué buscar en un proceso de selección, lo cual conduce a mejores evaluaciones y a un proceso más rápido y eficiente.
La matriz de habilidades
Las matrices de habilidades son una parte crucial del proceso de mapeo de habilidades empleadas para visualizar las capacidades, conocimientos y habilidades requeridas para cada puesto y cada equipo frente a aquellas ya presentes.
Ayudan a los líderes a identificar rápidamente brechas en las competencias y áreas de mejora.
La matriz normalmente lista las habilidades en un eje y los roles y nombres de empleados en el otro. La intersección de cada puesto y empleado muestra las habilidades requeridas para ese puesto o función específicos, indicando cuáles son esenciales para el cargo. Después, los empleados son evaluados en función de su nivel de competencia para cada habilidad listada.
En la matriz de habilidades mostrada arriba, los roles se asignan en función de cada habilidad identificada, junto con notas que indican qué habilidades son esenciales para dicho puesto.
Luego, se mapean las habilidades de cada miembro del equipo para evaluar cómo está desempeñándose cada individuo frente a las expectativas del rol (según su nivel de desempeño en cada habilidad relevante).
Cualquier brecha se resalta usando un sistema de codificación por colores que ayuda a abrir conversaciones sobre desarrollo y reclutamiento.
Cómo llevar a cabo un proyecto de mapeo de competencias
Actualmente, muchas organizaciones están invirtiendo en procesos y tecnologías para realizar la transición hacia ser organizaciones basadas en competencias.
Naturalmente, el mapeo de competencias y la creación de matrices de competencias forman parte de este proceso.
Aquí comparto una estructura y perspectivas para ayudarte en el mapeo de habilidades y competencias en tu organización.
1. Definir los objetivos del proyecto
Antes de seleccionar un modelo de competencias y comenzar a mapear habilidades, es fundamental entender qué esperas lograr con el proyecto.
¿Buscas identificar brechas en las competencias de los empleados? ¿Quieres desarrollar programas de capacitación enfocados? ¿Pretendes alinear las habilidades de los empleados con los objetivos de la organización?
Identificar estos objetivos te ayudará a seleccionar un modelo que esté alineado con tus metas y te servirá de guía durante todo el proceso.
2. Selecciona un modelo de competencias
Una vez definidos los objetivos del proyecto, el siguiente paso es seleccionar el modelo o marco de competencias adecuado para guiar la evaluación y valoración de roles, equipos y habilidades de los empleados.
Existen varios modelos disponibles, cada uno con sus propias fortalezas y debilidades, por lo que es importante considerar cuidadosamente cuál se adapta mejor a las necesidades de tu organización.
Algunos modelos comunes de mapeo de competencias son:
- Korn/Ferry Lominger Leadership Architect Competency Model
- SIGMA Leadership Competency Framework
- HRSG Behavioral, Technical, and Leadership Competency Models
- Modelos de competencias específicos de la industria como el Modelo de Competencias en Servicios de Alimentos y Bebidas o el Modelo de Competencias en Enfermería.
Obtener el compromiso y la aceptación de las personas afectadas y que interactuarán con el modelo de competencias es fundamental para el éxito en la implementación de cualquier modelo.
Siguiendo estos pasos, podrás asegurarte de elegir un modelo de competencias que esté alineado con tus objetivos y te brinde un marco efectivo para evaluar las competencias de los empleados.
2.1. Investigar los modelos disponibles
Existen muchos modelos de competencias diferentes, que van desde marcos generales de habilidades o competencias hasta estándares específicos de cada sector. Investiga las distintas opciones y evalúa su idoneidad para tu organización en función de factores como relevancia, exhaustividad y facilidad de uso.
2.2. Involucrar a las partes interesadas
Incluye en el proceso de selección a las partes clave, como responsables de RRHH, jefes de departamento y los mismos empleados. Ten en cuenta su opinión sobre qué modelo funcionaría mejor en tu organización.
2.3. Evaluar costos y recursos
Evalúa los costos asociados a la implementación de cada modelo, incluyendo software necesario o capacitaciones para los miembros del personal que realizarán las evaluaciones. Algunos métodos de mapeo utilizan herramientas tecnológicas que requieren suscripción, mientras que otros modelos son más tipo "paga una vez, úsalo siempre" aunque podrían no incluir herramientas avanzadas como los modelos habilitados con software.
2.4. Selecciona un modelo
Basándote en tu investigación y la retroalimentación de las partes interesadas, elige el modelo de competencias más adecuado para tu organización.
Consejo profesional: No existe una única respuesta correcta, ni siquiera dentro de la misma industria. Habla con tu equipo y líderes para entender qué buscan en un modelo de competencias. Cuando encuentres uno que te guste, ¡comprométete a probarlo! Si ves que no es el adecuado, ¡anímate a adaptarte y a probar otro!
Una vez que hayas seleccionado un modelo para probar, puedes empezar con el ejercicio de mapeo (¡ahora es cuando empieza la parte interesante)!
3. Asignar competencias a roles y equipos
3.1. Identificar los roles clave
Comienza identificando los roles clave dentro de tu organización para los cuales deseas mapear las competencias. Esto puede incluir títulos de puestos o departamentos específicos. Te sugiero empezar con un departamento pequeño donde los roles sean bien entendidos. ¡Tener descripciones de puestos listas para estos roles también es de gran ayuda!
3.2 Enumera las competencias requeridas.
Para cada puesto, haz una lista de las competencias específicas necesarias para desempeñarlo de manera efectiva. Esto puede basarse en descripciones de puesto o en aportes de los directivos y empleados.
Personalmente, altamente recomiendo involucrar al responsable directo del puesto en este proceso porque es la persona que evalúa el desempeño del rol y debe entender qué lo hace especial y excepcionalmente valioso para la organización.
3.3 Relaciona las competencias con el modelo
Cuando enumeres las competencias requeridas para un puesto, puede que no estén alineadas inmediatamente con el modelo que seleccionaste, lo que significa que requerirán un poco de adaptación para que coincidan.
Usando el modelo de competencias seleccionado, relaciona cada competencia requerida con la competencia relevante dentro del modelo.
3.4 Evalúa los roles como parte de un equipo
Una vez que las competencias estén asignadas a los puestos, revisa los roles que forman parte del mismo equipo y asegúrate de que las competencias asociadas demuestran variedad. Por ejemplo, los puestos de mayor nivel deben estar asociados a competencias más avanzadas o de mayor jerarquía y los roles deben diferenciarse en sus competencias requeridas.
Si descubres que todos los puestos en un equipo requieren casi todas las mismas competencias, es una señal para revisar esos roles y determinar qué los hace diferentes, y cómo considerar los distintos roles en términos de competencias necesarias.
Si sucede esto, vuelve al paso 2 de esta sección y ¡no temas hacer cambios sobre la marcha! Cuanto más practiques el mapeo de competencias, mejor lo harás y más claramente verás la variación en los requisitos de habilidad entre roles y equipos.
3.5 Revisa la matriz de competencias con el equipo
Después de identificar las competencias a través de los roles y confirmar la variedad de habilidades requeridas y útiles entre los puestos, muestra tu borrador del mapa al equipo que realiza los trabajos y pide su retroalimentación para ver si refleja las habilidades que realmente usan en su trabajo.
A veces te darás cuenta de aspectos del trabajo que no conocías, o de complejidades que requieren una habilidad especial que no habías anticipado. Verificar la validez del modelo con el equipo al que representa es indispensable.
4. Evalúa las competencias entre las personas
Una vez que hayas mapeado las competencias requeridas para cada puesto, evalúa las habilidades de los empleados frente a esos requisitos usando el modelo elegido. Esto puede hacerse mediante encuestas, entrevistas y/u otros métodos de evaluación.
El proceso suele incluir la realización de evaluaciones de competencias o evaluaciones de desempeño para valorar las habilidades de los empleados en áreas como habilidades técnicas, de comunicación, capacidad de liderazgo, capacidad para resolver problemas, etc.
La evaluación debe estar alineada con el modelo seleccionado y debe manejarse con cuidado, para no fomentar sesgos o inflar las competencias (cuando un jefe o empleado dice que alguien tiene mayor nivel del real, pensando que beneficiará al empleado, al responsable o al equipo de algún modo).
En el pasado, he utilizado escalas de valoración para mapear habilidades usando tres categorías básicas: poco competente, competente y sobrecalificado. Con estas categorías simples, empleados y responsables pueden explicar claramente si una persona se encuentra por debajo, en o por encima de lo esperado en cierta competencia.
5. Analiza las competencias en toda la organización
¡Uf! Si llegaste hasta aquí, has dedicado mucho esfuerzo a seleccionar un modelo, alinear roles y equipos con las competencias, y evaluar las habilidades individuales de los empleados.
Ahora es momento de considerar cómo aprovechar el modelo, el mapeo y la valoración de habilidades para identificar brechas entre las competencias requeridas y el desempeño real de los empleados en dichas competencias.
En esta fase, tu tarea es identificar brechas o desalineaciones entre las habilidades que poseen los empleados y los requisitos de su puesto.
Cuando encuentres brechas, no asumas de inmediato que una persona carece de habilidades para su trabajo en general o que "no encaja". En su lugar, considera qué iniciativas de desarrollo de talento pueden ayudar a cerrar esa brecha.
¿Alguien en tu equipo tiene gran habilidad en un área en la que otra persona tiene menor dominio? ¡Eso suena como una excelente oportunidad para emparejamiento, acompañamiento laboral o una pequeña sesión de intercambio de conocimientos!
Al considerar cómo abordar cualquier brecha, observa y reconoce a los expertos que ya puedas tener dentro de la organización.
Los seres humanos somos sociales y el aprendizaje es una actividad social, lo que significa que resulta muy beneficioso para el compromiso y el aprendizaje que un empleado pueda mentorizar o enseñar a otro una habilidad que le ayude a ser mejor en su trabajo.
Al identificar brechas a gran escala, más allá de un solo equipo aislado, recomendaría desarrollar planes de acción específicos para abordar las brechas identificadas en las competencias de los empleados, tales como programas de capacitación u oportunidades de desarrollo.
Al revisar las brechas en los diferentes roles y equipos, busca patrones en las carencias de habilidades. Por ejemplo, ¿tu equipo de éxito del cliente necesita formación en resolución de conflictos? Esa parece ser una excelente oportunidad para un curso o programa de desarrollo de mayor alcance, ajustado específicamente a las necesidades de ese grupo.
Herramientas de mapeo de habilidades
Actualmente existen diversas herramientas de mapeo de habilidades que pueden asistir a las organizaciones en la evaluación y el mapeo de las habilidades de los empleados en diferentes roles y equipos casi en tiempo real, además de ayudar con el análisis de datos. Aquí tienes algunos ejemplos:
- HRSG - La empresa más antigua en el campo del mapeo de habilidades. HRSG es una herramienta de nivel experto habilitada con IA para mapeo de habilidades, análisis de brechas y apoyo al desarrollo de las competencias de los empleados que desean avanzar en su carrera. Como herramienta, es flexible y permite que habilidades desarrolladas a medida sean parte de tu mapeo de habilidades.
- AG5 - Un software puro de gestión de habilidades en el que confían algunas de las mayores aerolíneas y fabricantes del mundo. AG5 permite un mapeo detallado de las competencias, incluidas las relacionadas con la seguridad y la regulación, y da la posibilidad a los líderes de buscar fácilmente habilidades en la base de datos de empleados para identificar a personas en la empresa que se adecúan a lo que se necesita.
- MuchSkills - Una plataforma de gestión del talento que facilita la visualización de las habilidades individuales y del equipo, junto con una búsqueda rápida para identificar quién en tu organización tiene el conjunto de habilidades que buscas. Con unos pocos clics, puedes ver a todas las personas de tu organización capacitadas en una tecnología específica, regulación, comportamiento de cara al cliente, etc.
- iMocha - Una herramienta de evaluación basada en IA que ayuda a las organizaciones a comprender las fortalezas y debilidades de sus empleados para identificar oportunidades de movilidad interna y fomentar su desarrollo profesional.
- Skills Base - Software de mapeo de habilidades visual que ayuda a los equipos a comprender, evaluar y actuar sobre la información de competencias. Skills Base es una de las herramientas de mapeo de habilidades más completas del mercado y entiende directamente el desarrollo del talento en referencia al mapeo de habilidades, las brechas de competencia y la planificación de sucesión.
- TalentGuard - Herramienta de gestión del desempeño y evaluación de competencias que apoya a los equipos de recursos humanos en la implicación de los empleados a través de oportunidades de aprendizaje como coaching, formación y contenido a demanda.
- Cognology - Un sistema de gestión de competencias que te ayuda a comprender tu fuerza laboral actual e identificar candidatos externos para cubrir brechas de habilidades. Cognology incluye evaluación, seguimiento e informes de habilidades.
- SoftExpert - Un software de gestión del desarrollo humano que permite el mapeo de competencias, análisis de brechas y planes de desarrollo del talento para apoyar el crecimiento del empleado y la planificación de sucesión en línea con los objetivos de la compañía.
- Augmentir - No es una herramienta pura de mapeo y gestión de habilidades, pero puede cumplir esos objetivos mediante uno de sus muchos módulos. Augmentir permite mapear y gestionar competencias; sin embargo, por lo que puedo ver, está creada pensando en roles de manufactura y operaciones físicas, incluyendo mapeos para habilidades relacionadas con seguridad y control de procesos.
- Kahuna - Software de gestión de competencias que incluye una matriz visual de equipo donde se asocian habilidades con cada individuo y se resaltan brechas y oportunidades de desarrollo en pocos clics. Kahuna es utilizado por algunas de las empresas más grandes a nivel mundial y ofrece diferentes roles, vistas y funcionalidades para equipos de RR.HH., supervisores y líderes
Cada una de estas opciones de software es un posible candidato para las organizaciones que buscan mapear, crear matrices y visualizar las habilidades necesarias en toda la empresa.
Encontrar la herramienta de software adecuada para la tarea es un proceso muy personal, que comienza por los objetivos de la iniciativa definidos por la organización.
Antes de lanzarte a utilizar un software, asegúrate de que tú y tu equipo están alineados respecto a por qué desean probar el mapeo de habilidades y qué resultados esperan conseguir al aprovechar una solución tecnológica para apoyar el desarrollo del talento.
Además, revisa si tu sistema de adquisición de talento ya incluye funciones de mapeo de habilidades, ya que algunas de las plataformas más avanzadas suelen hacerlo.
¡Vamos a mapearlo!
Tomarse el tiempo para realizar un mapeo de habilidades ayuda a descubrir el camino hacia un crecimiento sostenible en las organizaciones y dará frutos a largo plazo porque sabrás qué talento y habilidades tienes y qué talento y habilidades necesitas adquirir en el futuro.
Esto te ayudará a mejorar las competencias de los miembros del equipo y también verás aumentos en el compromiso y la productividad.
