7 Formas de Mejorar las Relaciones Laborales en tu Organización

ER es uno de los pilares clave de RR. HH. y, aunque suene sencillo, la realidad es mucho más compleja, ¡incluso para profesionales con experiencia!

Cómo mejorar las relaciones laborales en tu organización

A lo largo de los años, he aprendido que el secreto para unas buenas relaciones laborales son los sistemas y procesos, como las evaluaciones de desempeño regulares y la comunicación abierta.

Mantener buenas relaciones laborales es mucho más fácil, y los miembros del equipo suelen ser más felices, cuando las empresas cuentan con sistemas que aseguran que empleados y líderes participen en feedback y comunicación frecuentes, oportunidades de desarrollo, reconocimiento y bienestar.

1. Mejor capacitar a los gerentes para que sean el primer contacto en relaciones laborales

Los gerentes son fundamentales para mantener buenas relaciones laborales, ya que suelen ser el punto de contacto inmediato para la mayoría de los asuntos de los empleados.

En mi experiencia, ser el primer contacto en relaciones laborales no es algo natural para la mayoría de los gerentes, pero afortunadamente, he comprobado que se puede aprender rápidamente. 

Desarrollé un kit de herramientas para líderes que compartí como parte de una formación de "nuevos líderes" en mi anterior puesto, y actualmente estoy trabajando en una iniciativa similar. 

Esto es lo que incluye: 

Gestión del tiempo y delegación

Nuestros gerentes suelen estar tironeados en muchas direcciones diferentes, por lo que la gestión del tiempo y la delegación son clave para administrar su carga de trabajo de manera eficaz y así disponer de tiempo suficiente para gestionar sus equipos. Las herramientas de gestión del tiempo pueden ayudar a priorizar tareas, y plataformas como Asana y Trello son ideales para la gestión de proyectos y la colaboración. 

Delegar es fundamental para gestionar su tiempo y es otro aspecto de la gestión que a menudo se aprende con la experiencia. Animo a los gerentes a identificar tareas que puedan delegarse a otros miembros del equipo y a establecer expectativas claras sobre su cumplimiento. 

Ofrecer retroalimentación

Los gerentes pueden fomentar la retroalimentación regular de los empleados programando reuniones individuales periódicas con sus colaboradores directos. 

Recuerdo a los gerentes la importancia de brindar tanto retroalimentación positiva como constructiva a los miembros de su equipo. Esto puede ayudar a mejorar el compromiso y la moral del equipo, dando a los empleados la oportunidad de sentirse escuchados.

El software de retroalimentación para empleados también puede apoyar este proceso.

Resolución de conflictos

He desarrollado un proceso claro y sencillo para resolver conflictos entre los responsables de personas y sus empleados. Este proceso es comprendido fácilmente por todos los empleados y se ajusta a la cultura de nuestra organización. 

El proceso comienza con una política de “puertas abiertas” que anima a los empleados a acercarse a la dirección ante cualquier preocupación. 

Se lleva a cabo una conversación en la que ambas partes tienen su oportunidad de hablar, sabiendo que no serán interrumpidos por la otra parte. 

Ambas partes acuerdan escuchar plenamente y no preparar su réplica. Tras permitir que ambos lados se expresen, juntos deciden cómo debe ser el camino a seguir. 

Todos entienden que RR. HH. o un líder de segundo nivel sólo intervendrán una vez que este proceso se haya llevado a cabo de buena fe. 

Cumplimiento legal

Finalmente, ofrezco una visión general de las responsabilidades legales que implica ser gerente.

Familiarizo a los nuevos gerentes con las políticas de RRHH, leyes laborales y la capacitación en prevención de discriminación y acoso. Lo más importante es que les recuerdo a los gerentes que RRHH está aquí para apoyarlos y que no tienen que enfrentarse a esto solos. 

Idealmente, todo nuevo gerente debería recibir la capacitación exacta que necesita antes de ser promovido al rol de gestión de personas. Sin embargo, lamentablemente, esto a menudo no sucede.

Desde RRHH, podemos brindar coaching y formación a gerentes en todos los niveles para ayudarlos a manejar situaciones difíciles.

2. Crea una buena relación con los empleados como RRHH y conviértete en un socio de confianza

Para ser eficaz, RRHH debe ser un socio comercial de confianza para los empleados en todos los niveles de la organización.

Consigo esto siendo clara y coherente en mis orientaciones, manteniendo siempre estándares profesionales y tratando a los empleados de forma equitativa. 

Cuando comencé en un nuevo puesto el año pasado, necesitaba ganarme la confianza de varios líderes clave que dudaban en asociarse conmigo. 

Aunque en ocasiones fue frustrante, y sentía que tenía que demostrar mi valor una y otra vez, finalmente logré crear una buena relación y ganarme su confianza.

Al comunicarme con esos líderes clave, tuve que tomar la iniciativa de agendar reuniones con ellos, en vez de esperar a que vinieran a mí. 

De ese modo, pude definir la agenda y, en esas reuniones iniciales, pregunté sobre los objetivos y puntos críticos de sus departamentos. Esto me permitió demostrar mi valor al ayudarlos de maneras específicas y relevantes.

Otras maneras de generar confianza:

Adquiere conocimiento empresarial

Adquirir conocimiento empresarial es clave para poder orientar y asesorar a gerentes y empleados con criterio. 

Puedes obtener conocimiento del sector de las siguientes formas:

• Unirte a un grupo profesional de networking del sector y suscribirte a boletines informativos de la industria.
• Familiarizarte con el modelo de negocio de tu organización
• Revisar los estados financieros para comprender la situación financiera de tu organización.

Conoce a tus equipos

Además, familiarízate con los equipos a los que apoyas y aprende su dinámica. Esto te proporcionará una perspectiva valiosa cuando surjan problemas. 

También brinda visibilidad al área de RRHH y ayuda a los empleados a entender la función que cumple RRHH en la organización, ya que esto suele ser malinterpretado por los empleados.

Puedes hacer esto reuniéndote con los equipos y empleados para conocer sus funciones. Solicita a los gerentes que te incluyan en una reunión de equipo para que puedas presentarte y ofrecer una visión general de tu función, y organizar “horas de oficina” en un departamento, ya sea virtual o presencialmente, donde estés disponible únicamente para ese equipo. 

3. Comunicación clara y continua

He descubierto que la comunicación inconsistente es la raíz de muchos problemas en las relaciones laborales. 

Fomenta una comunicación abierta entre todos los niveles de liderazgo y empleados, no solo entre los gerentes de primera línea y sus colaboradores directos. 

Como mencioné antes, una política de “puertas abiertas” puede facilitar esto, pero es el primer paso para construir una cultura de comunicación abierta.

Otras formas de facilitar una comunicación abierta y consistente:

• Políticas y directrices de comunicación claras: Esto incluye definir los canales preferidos para los diferentes tipos de comunicación (emails, reuniones, sistemas de mensajería interna, intranet) y establecer expectativas sobre los tiempos de respuesta.
• Capacitación: RRHH puede ofrecer formación a gerentes y empleados sobre habilidades de comunicación efectiva para asegurar que puedan transmitir sus mensajes de forma clara y eficaz.
• Mecanismos de retroalimentación: Implementar sistemas para recibir comentarios de los empleados, como encuestas y entrevistas de permanencia, permite a los empleados compartir sus ideas y retroalimentación de manera consistente.

4. Revisiones de desempeño regulares

Las evaluaciones de desempeño son importantes para las relaciones laborales porque proporcionan una plataforma formal para la retroalimentación (algo que los empleados valoran mucho).

Llevar a cabo evaluaciones periódicas del desempeño de los empleados ayuda a identificar áreas de mejora y a reconocer logros.

Un ciclo de evaluación del desempeño efectivo es aquel en el que los empleados saben qué esperar y no hay sorpresas al final del año.

Las expectativas, los objetivos y las medidas de desempeño se ponen a disposición de los empleados, y los gerentes se aseguran de que sean completamente entendidos.

Los gerentes y empleados deben reunirse regularmente a lo largo del año para revisar el progreso en las principales medidas de desempeño. La frecuencia de estas reuniones debe ser al menos trimestral y puede ser más frecuente si es necesario.

Estas reuniones periódicas son esenciales para un proceso de evaluación del desempeño exitoso y efectivo. La evaluación de fin de año debe ser luego un resumen de todas las revisiones previas realizadas durante el año. 

El software de gestión del desempeño como Workday o BambooHR ayuda a formalizar y agilizar el proceso, si aún no cuentas con una plataforma como parte de tu suite de HRIS.

Otros métodos para asegurar retroalimentación y conexión regular:

• Revisiones regulares 1:1 entre jefes y colaboradores directos
• Proveer capacitación sobre cómo dar y recibir retroalimentación efectiva.

5. Desarrolla un programa de reconocimiento para empleados

Los programas de reconocimiento de empleados facilitan el reconocimiento y la valoración de los esfuerzos de quienes contribuyen al propósito, la misión y los valores de la organización.

Un programa de reconocimiento formal ayuda a mejorar la moral y la motivación de los empleados, y proporciona datos para revisar la efectividad del programa.

Un buen programa de reconocimiento de empleados 

• Personalizado: Permite que los empleados sean reconocidos de la manera que más aprecian, con incentivos que realmente los motivan.
• Facilita el reconocimiento entre pares: Esto fomenta una cultura de aprecio a todos los niveles y puede ser más significativo, ya que los compañeros ven de cerca el trabajo de los demás.
• Criterios y procesos transparentes: Comunica claramente cómo pueden ser reconocidos los empleados. Los criterios y procesos transparentes evitan confusiones y aseguran la equidad.
• Participación del liderazgo: Los líderes y gerentes participan activamente en el programa, lo que demuestra la importancia del reconocimiento en la cultura de la empresa.

Tu organización quizá ya tenga software de reconocimiento para empleados implementado. Si es así, revisa su uso y analiza las tendencias para determinar el nivel de utilización. 

Si la utilización es baja, promueve la plataforma y las razones para usarla. Brinda ejemplos de los comportamientos que deseas que sean reconocidos y destaca las opciones de incentivos disponibles.

Como siempre, los comportamientos se construyen de arriba hacia abajo, ¡así que los directivos deben dar el ejemplo!

6. Garantiza el bienestar de los empleados

Nadie agradece que lo hagan trabajar hasta el agotamiento, y el estrés y el burnout son problemas reales en el entorno laboral moderno.

Formas de promover el bienestar:

• Modalidades de trabajo flexibles: El trabajo remoto, los horarios flexibles y el repartirse el puesto de trabajo son muy valorados por los empleados para lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal.
• Brindar claridad: Aportar claridad sobre el rol y las expectativas ayuda a reducir la incertidumbre y el estrés.
• Ofrecer retroalimentación regular: De nuevo, ayuda a eliminar la incertidumbre y asegura que los empleados prioricen correctamente.
• Escuchar: La escucha activa de los empleados ayuda a identificar preocupaciones y obtener retroalimentación para crear una mejor experiencia laboral.
• Proveer recursos de apoyo: Ofrece recursos y apoyo que puedan ayudar a los empleados en momentos difíciles, como acceso a asesoría, días de salud mental o flexibilidad en los horarios.
• Monitorear la carga de trabajo: Asegúrate de que los empleados no estén sobrecargados de trabajo de forma constante. Revisa periódicamente las cargas laborales y redistribuye tareas si es necesario para evitar el agotamiento.

Es probable que tu empresa ya ofrezca un programa de asistencia al empleado (EAP) para brindar apoyo a quienes puedan estar enfrentando problemas personales o laborales.

Si es así, promueve el EAP entre gerentes y empleados destacando algunos de los recursos disponibles. Los programas de asistencia al empleado suelen estar subutilizados y los empleados a menudo no se dan cuenta de los servicios a los que pueden acceder a través de un EAP.

7. Enfrenta situaciones difíciles con empatía

Mostrar empatía en el trabajo requiere que RR. HH. sea accesible, comprensivo y esté dispuesto a brindar apoyo a los empleados cuando más lo necesiten.

Formas en que RR. HH. puede promover la empatía:

• Escucha activa: escuchar a los empleados sin juzgar y ofrecer apoyo o recursos para ayudarlos a abordar sus problemas o inquietudes. Puedes validar los sentimientos y emociones de la persona sin necesariamente aprobar su comportamiento.
• Políticas y prácticas inclusivas: Abogar e implementar políticas y prácticas que sean inclusivas y consideren las diversas necesidades de todos los empleados.
• Comunicación abierta y accesible: Crear un ambiente donde los empleados se sientan cómodos compartiendo sus inquietudes y problemas. RR. HH. debe ser accesible y estar disponible para conversaciones, sean formales o informales. También puedes hacer uso de software de comunicación para empleados.
• Sensibilidad cultural: Ser consciente y sensible a las diferencias culturales en el lugar de trabajo. Esto incluye comprender diversas perspectivas culturales y adaptar la comunicación y el apoyo en consecuencia.

Beneficios y retos de las relaciones laborales

Mantener relaciones laborales positivas no es fácil, pero he comprobado que las estrategias mencionadas ayudarán a que sea más sencillo y consistente en toda la organización.

Es un poco como los programas de telerrealidad: a algunas personas les encantan y otras realmente no (¡y no necesariamente ahí termina la analogía!).

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Beneficios de unas relaciones laborales sólidas

• Compromiso de los empleados: Los empleados se sentirán más valorados y cuidados, lo que incrementará su involucramiento.
• Menos conflictos: Todos los mecanismos de comunicación y retroalimentación que implementes para aumentar la transparencia y la alineación deben resultar en una reducción de conflictos y menos investigaciones.
• Mejora de la cultura laboral: Existirán mejores conexiones en toda la organización, creando una cultura más fuerte.
• Inclusividad: Los trabajadores de todos los niveles se sentirán más incluidos e involucrados en la misión de la organización.

Retos comunes en las relaciones laborales 

Por supuesto, incluso la mejor estrategia de relaciones laborales no puede eliminar todos los problemas.

Estos son los retos más comunes que debes tener en cuenta: 

• Disputas salariales y robo de salario 
• Violaciones de beneficios
• Violaciones de seguridad
• Acoso 
• Favoritismo.

No existe un plan infalible para hacerlo bien el 100% del tiempo, y esto requiere que los responsables de relaciones laborales usen su intuición y experiencia para tener éxito (la lista anterior también ayudará).

Es un área en la que es fundamental acertar, y requiere mucho trabajo y dedicación; pero si se hace de forma eficaz, los resultados superan todo el esfuerzo. 

Mejora las relaciones laborales de forma permanente

Las siete estrategias discutidas en este artículo pueden contribuir en gran medida a fomentar un ambiente de trabajo positivo.

Al aplicar estas estrategias, los equipos de RR. HH. pueden ayudar a construir relaciones sólidas entre los empleados y la empresa, lo que conduce a una fuerza laboral más motivada y productiva. 

Con los sistemas y procesos adecuados, puedes ayudar a tu organización a mantener relaciones laborales saludables y crear una cultura que apoye y promueva a los empleados, lo que a la larga conducirá a una organización más exitosa y sostenible.

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