¿Qué es la monitorización de empleados?
Con el aumento del trabajo remoto, también ha aumentado la adopción de herramientas de monitoreo de empleados.
El monitoreo de empleados busca proporcionar un sentido de control sobre los miembros de una organización empresarial mediante la recopilación de datos. Las empresas pueden utilizar una solución de monitoreo de empleados para mejorar la productividad, eficiencia o el compromiso de los empleados. Sin embargo, no deben subestimar la importancia de la confianza.
He trabajado en el sector de TI durante más de 20 años y he experimentado tanto culturas corporativas de alta vigilancia como de alta confianza. Este artículo describirá los métodos más utilizados de monitoreo de empleados y te presentará una mentalidad corporativa para usarlo de manera efectiva y mejorar la productividad, eficiencia y compromiso de los empleados.
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¿Qué es el monitoreo de empleados?
El monitoreo de empleados puede ser cualquier proceso relacionado con la recopilación de información sobre la actividad de los empleados.
La actividad puede incluir cualquier cosa realizada por el empleado. Por ejemplo:
- Tráfico en Internet (sitios web visitados, actividad en redes sociales)
- Geolocalización (datos de posición GPS)
- Datos de salud (exámenes médicos, dispositivos de seguimiento de actividad física)
- Uso de aplicaciones (qué aplicaciones utiliza el empleado y durante cuánto tiempo)
¿Cuáles son los tipos de monitoreo de empleados?
Aunque la tecnología ha abierto la caja de Pandora con una amplia variedad de opciones y precios, todos los métodos tienen tres elementos fundamentales:
1 - Supervisar (la mayoría con monitoreo en tiempo real e integraciones con software de terceros)
2 - Reportar (incluyendo notificaciones push y por correo electrónico o informes personalizados)
3 - No permitir la interrupción de los dos pasos anteriores.
Monitoreo de Internet (Sitios web, correos electrónicos y redes sociales)
Internet es actualmente el enfoque principal del monitoreo de empleados. Los informes pueden incluir todo, desde el historial del navegador hasta hojas de tiempo que muestran cuánto tiempo se pasa en redes sociales.
Los correos electrónicos están convirtiéndose lentamente en una herramienta de comunicación anticuada debido a lo improductivos e ineficientes que son en comparación con herramientas de comunicación más recientes.
Sin embargo, todavía se utilizan y muchas organizaciones dependen de software de monitoreo de correos electrónicos para vigilarlos. Los datos recopilados de los correos electrónicos de los empleados suelen incluir el cuerpo del mensaje, el asunto y los destinatarios de los mismos.
Vigilancia del sistema operativo
La mayoría del software de monitoreo de empleados capturará la actividad del ordenador del empleado, incluyendo qué programas ejecutó el usuario y durante cuánto tiempo. El tiempo de inactividad del ordenador también suele registrarse.
Algunos programas de seguimiento también pueden crear un vídeo a intervalos usando imágenes tomadas de una cámara web o tomar capturas de pantalla automáticamente.
Monitoreo del ordenador mediante keyloggers
El registro de teclas, o keylogging, es un método que registra todo lo que el usuario escribe y también puede tomar capturas de pantalla de la pantalla.
Este método conlleva riesgos importantes relacionados con la privacidad del empleado y las filtraciones de datos. Esto se debe a que, dado que casi todo el software de monitoreo se aloja en línea hoy día, todo, desde números de tarjetas de crédito hasta secretos comerciales, terminará siendo capturado y transmitido a través de una red con este método.
Monitoreo de llamadas y chats
Algunos programas de monitoreo permiten grabar llamadas telefónicas y monitorear mensajes instantáneos durante las horas de trabajo para recuperar los datos posteriormente y analizarlos.
Seguimiento de ubicación
Las empresas pueden utilizar el rastreo por GPS para rastrear autos y localizar computadoras portátiles y dispositivos móviles durante la jornada laboral del empleado.
Vigilancia por video
Muchas empresas integran imágenes de cámaras de video para supervisar la presencia y acciones de los empleados durante su horario laboral.
Ventajas del monitoreo de empleados cuando existe un entorno de alta confianza
Hay varias ventajas clave del software de monitoreo de empleados:
- Puedes utilizar los datos recopilados para ayudar a los empleados que tienen dificultades para realizar su trabajo y decidir qué tipo de capacitación es necesaria para cada equipo.
- También es una excelente oportunidad para brindar retroalimentación y hablar sobre cómo cada empleado puede fortalecer sus habilidades y planificar su carrera para aprovecharlas al máximo.
- También puedes utilizar los informes para ayudar a establecer metas y expectativas más realistas para los equipos, ayudándolos a mejorar alcanzando un objetivo a la vez.
- Crear discusiones abiertas sobre los datos demuestra que te importa e incrementa el compromiso y la satisfacción del equipo.
Consideraciones al implementar la monitorización de empleados
Los siguientes riesgos asociados con la monitorización de empleados deben ser mitigados mediante una política de monitoreo cuidadosamente diseñada.
Privacidad
Tener un sistema de monitorización de empleados abre la puerta a varias preocupaciones sobre la privacidad.
Existe un alto riesgo de divulgar datos de la empresa o personales a través de incidentes de ciberseguridad o malware, como un troyano o un virus informático.
Desafortunadamente, ninguna solución puede garantizar que los datos recopilados estarán 100% seguros.
Compromiso del empleado
Si tú no confías en tus empleados, ¿por qué ellos confiarían en ti?
¿Y por qué deberían interesarse por su trabajo si no confían en la empresa para la que trabajan?
Por lo tanto, es fundamental pensar cómo abordar este tema con los empleados para evitar que se vea afectada la moral.
Aumento del estrés
Algunas personas, cuando tienen autoridad, tienden a ejercer su influencia y control sobre los demás de forma natural.
Cuando cuentan con herramientas de monitorización de empleados y otras aplicaciones de RR. HH. a su disposición, les resulta mucho más fácil volverse abusivos con los empleados.
Además, cuando las personas saben que la empresa para la que trabajan los está espiando, sus niveles de estrés aumentan y tienen un mayor riesgo de agotamiento.
Cuestiones legales
De acuerdo con la Society for Human Resource Management (SHRM), cuyo objetivo es crear mejores lugares de trabajo, deberías buscar asesoramiento legal antes de implantar cualquier programa de monitorización del lugar de trabajo.
En EE.UU., por ejemplo, tendrás que cumplir con leyes federales y estatales, y cada caso es distinto.
También debes cumplir con la Electronic Communications Privacy Act (ECPA) para monitorizar llamadas telefónicas.
En la Unión Europea, existe el derecho a la privacidad en el trabajo. Los empleadores deben solicitar el consentimiento del empleado para recopilar datos personales y deben indicar cómo y para qué los recopilan.
También tienes que cumplir leyes de privacidad específicas. El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) tiene requisitos estrictos para el almacenamiento y la transferencia de información sensible.
He aquí algunas cosas en las que pensar:
- ¿Qué métodos puedo utilizar legalmente para monitorizar la actividad?
- ¿Cuándo es apropiado monitorizar y en qué lugar?
- ¿Tengo que obtener el consentimiento de los empleados o basta con notificárselos?
Cómo abordar la monitorización de empleados con los miembros del equipo como líder
Es fundamental dedicar tiempo a reflexionar sobre las verdaderas razones que te llevan a esta mentalidad utilizando las siguientes preguntas.
- ¿Qué excusas estoy poniendo para justificar el micromanagement de este empleado? Por ejemplo, ¿pienso que soy la única persona que puede entregar esta tarea?
- ¿Por qué no puedo ver el panorama general? Como líder, es fundamental dejar los detalles al equipo y centrarse en el panorama amplio.
- ¿Cómo puedo ayudar a este empleado a avanzar? ¿Cuándo fue la última vez que informó sobre ello? ¿Hay eventos pasados que puedan hacerte dudar de sus capacidades o de confiar en él o ella?
- ¿Cómo puedo utilizar el software de seguimiento de actividades de manera positiva? ¿Crees que la presencia es más importante que el rendimiento? ¿Cómo te sentirías tú como empleado si tu empresa decidiera monitorizar tus acciones? ¿Qué métodos consideraría utilizar y cuáles no?
Las plataformas efectivas de gestión de casos de RR. HH. garantizan que las preocupaciones de los empleados sobre las prácticas de monitoreo se aborden de manera justa y transparente.
La mentalidad corporativa ideal para acompañar el monitoreo de empleados
Si deseas obtener resultados sobresalientes al utilizar el monitoreo de empleados, invierte tus recursos en construir una cultura empresarial de alta confianza, donde los empleados sientan:
- Que son respetados como profesionales
- Que tienen líderes, no jefes
- Que la cultura corporativa es fundamentalmente justa
- Que existen políticas de monitoreo inteligentemente diseñadas.
Cómo construir un entorno de alta confianza
Durante más de 30 años, Great Place to Work ha estudiado la relación entre una cultura de alta confianza y el éxito general de una empresa.
En 2016, publicaron "El caso empresarial para una cultura de alta confianza", incluyendo un hallazgo crucial:
Las empresas con culturas basadas en la confianza tienen mejor rendimiento en los mercados bursátiles, una rotación mucho más baja, son más creativas, y sus empleados están más comprometidos y son más productivos. También muestran niveles más altos de satisfacción del cliente.
Además, según GPW, ninguna empresa sin una cultura de alta confianza ha llegado jamás a la lista de "Las 100 mejores empresas para trabajar de Fortune".
En 2020, un estudio de la London School of Economics (LSE) encontró que "los líderes y gerentes cada vez más tendrán que aprender que la confianza es central para el desempeño, compromiso, implicación y retención de empleados productivos".
Doist, una empresa de software de productividad que está redefiniendo el futuro del trabajo, tiene un enfoque interesante para abordar este reto.
Comienzan contratando a las personas adecuadas, buscando rasgos fáciles de identificar que demuestren que alguien probablemente sea de confianza.
No verás anuncios de trabajo con requisitos poco realistas, como la multitarea y la disponibilidad 24/7.
El proceso de selección es tan transparente como pueden hacerlo, con retroalimentación frecuente tanto del candidato como de la empresa.
Después de decidir contratar al candidato, construyen la confianza desde el primer día con un proceso de incorporación dedicado que incluye lo siguiente:
- Invitar a alguien del equipo para que sea mentor del nuevo empleado. También se aseguran de reservarle tiempo en su agenda durante el primer mes para responder cualquier pregunta que tenga.
- Comunicarse frecuentemente y ser siempre honestos al proporcionar retroalimentación.
- Dar a los nuevos empleados oportunidades reales de contribuir a la empresa desde el primer día.
- Establecer expectativas claras sobre los resultados de su trabajo y cuáles serán los indicadores de desempeño que se utilizarán para evaluarlo.
- Crear momentos informales para que los nuevos empleados socialicen con los compañeros, para que puedan conocerse mejor.
Después de algunas semanas, siguen reforzando su confianza al dar autonomía a los nuevos integrantes del equipo para realizar su trabajo.
Una lección aprendida aquí es que los líderes necesitan dominar la forma de delegar tareas a otros para construir confianza; deben cambiar su impulso de microgestión por habilidades de liderazgo.
No es una tarea fácil, pero la recompensa suele ser sorprendente:
Los empleados responderán automáticamente a esta mentalidad con mayor productividad, sintiéndose responsables y motivados.
Reflexiones finales
Deberías usar el monitoreo de empleados dentro de un entorno de alta confianza para potenciar el impacto positivo en el rendimiento, la eficiencia y la implicación de los empleados.
Recuerda, el punto central es construir una cultura empresarial de alta confianza.
Contrata a las personas indicadas, ten un proceso de incorporación cuidadosamente diseñado y otorga a los empleados la autonomía necesaria para realizar su trabajo.
Es fundamental que el liderazgo se preocupe por eliminar lo que obstaculiza el flujo de trabajo, a la vez que motiva y compromete más a los empleados. El monitoreo de empleados puede ser una herramienta excelente para ayudarles a lograr este objetivo.
Una vez que hayas establecido una cultura de alta confianza junto con las herramientas adecuadas, el éxito organizacional seguirá.
Para ayudarte, consulta nuestra selección del mejor software de monitoreo de empleados disponible hoy en día.
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