¿Qué es la supervisión de empleados?
Con el aumento del trabajo a distancia, también ha habido un incremento en la adopción de herramientas de monitoreo de empleados.
El monitoreo de empleados tiene como objetivo proporcionar un sentido de control sobre los miembros de una organización corporativa, mediante la recopilación de datos.
Las empresas pueden utilizar una solución de monitoreo de empleados para mejorar la productividad, la eficiencia o el compromiso del personal. Sin embargo, no deben pasar por alto la importancia de la confianza.
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Las organizaciones progresistas entienden la necesidad de incorporar la confianza en todos los aspectos de la cultura organizacional.
Usan cuidadosamente el seguimiento de empleados junto con una política de empresa transparente y expectativas honestas al conversar con los empleados.
He trabajado en el sector de TI durante más de 20 años y he experimentado tanto culturas corporativas de alta vigilancia como de alta confianza.
En este artículo se describen los métodos más utilizados para el monitoreo de empleados y se presenta una mentalidad corporativa para utilizarlo eficazmente para mejorar la productividad, la eficiencia y el compromiso del personal.
Fue escrito basándose en mi experiencia tanto como empleado como líder de equipo en ambos escenarios.
¿Qué es el monitoreo de empleados?
El monitoreo de empleados puede ser cualquier proceso relacionado con la recopilación de información sobre la actividad del empleado.
La actividad puede incluir cualquier cosa realizada por el trabajador. Por ejemplo:
- Tráfico de internet (sitios web visitados, actividad en redes sociales)
- Geolocalización (datos de posición GPS)
- Datos de salud (exámenes médicos, dispositivos de seguimiento de actividad física)
- Uso de aplicaciones (qué aplicaciones utiliza el empleado y durante cuánto tiempo)
¿Cuáles son los tipos de monitoreo de empleados?
Aunque la tecnología ha abierto la caja de Pandora ofreciendo un abanico de opciones y precios, todos los métodos tienen tres elementos fundamentales:
1 - Observar (la mayoría con monitoreo en tiempo real e integraciones con software de terceros)
2 - Reportar (incluyendo notificaciones push y por correo electrónico o informes personalizados)
3 - No permitir la interrupción de los dos pasos anteriores.
Monitoreo de Internet (Sitios web, correos electrónicos y redes sociales)
Actualmente, Internet es el principal enfoque del monitoreo de empleados. Los informes pueden incluir desde el historial del navegador hasta hojas de tiempo que muestran cuánto tiempo se dedica a las redes sociales.
El correo electrónico poco a poco se está convirtiendo en una herramienta de comunicación anticuada debido a lo poco productivo e ineficiente que resulta en comparación con herramientas de comunicación más recientes.
Sin embargo, todavía se utiliza y, por lo tanto, es monitoreado en muchas organizaciones. Los datos recopilados de los correos electrónicos de los empleados suelen incluir el cuerpo, el asunto y los destinatarios de los mensajes.
Vigilancia del sistema operativo
La mayoría de los software de monitoreo de empleados capturan la actividad en la computadora del trabajador, incluyendo qué programas ejecutó el usuario y durante cuánto tiempo. El tiempo de inactividad del ordenador a menudo también se registra.
Algunos programas de seguimiento también pueden crear un time-lapse utilizando imágenes tomadas por una cámara web o tomar capturas de pantalla automáticamente.
Monitoreo de computadoras mediante keyloggers
El keylogging, o registro de pulsaciones de teclas, es un método que registra todo lo que el usuario escribe y también puede tomar capturas de pantalla.
Este método conlleva riesgos importantes relacionados con la privacidad de los empleados y posibles fugas de datos. La razón es que, dado que casi todo el software de monitoreo actualmente está alojado en línea, desde números de tarjetas de crédito hasta secretos comerciales pueden ser capturados y transmitidos por la red con este método.
Monitoreo de teléfonos y chats
Algunos programas de monitoreo permiten grabar llamadas telefónicas y monitorear mensajes instantáneos durante el horario laboral para posteriormente analizar estos datos.
Seguimiento de ubicación
Las empresas pueden usar el rastreo por GPS para rastrear autos y localizar computadoras portátiles y dispositivos móviles durante la jornada laboral.
Vigilancia por video
Muchas empresas integran grabaciones de cámaras de video para monitorear la presencia y las acciones de los empleados durante el tiempo de trabajo.
Ventajas del monitoreo de empleados en un entorno de alta confianza
Existen varios beneficios clave del software de monitoreo de empleados:
- Puedes utilizar los datos recopilados para ayudar a los empleados que tienen dificultades para desempeñar su trabajo y decidir qué tipo de formación se necesita para cada equipo.
- También es una excelente oportunidad para proporcionar retroalimentación y hablar sobre cómo cada empleado puede fortalecer sus habilidades y planificar su carrera para sacarles el mayor provecho.
- También puedes utilizar los informes para ayudar a establecer objetivos y expectativas más realistas para los equipos, ayudándoles a mejorar alcanzando un hito a la vez.
- Crear discusiones abiertas sobre los datos demuestra que te importa e incrementa la implicación y la felicidad del equipo.
Consideraciones al implementar la monitorización de empleados
Los riesgos asociados a la monitorización de empleados que se indican a continuación deben mitigarse a través de una política de monitorización inteligentemente diseñada.
Privacidad
Contar con un sistema de monitorización de empleados abre la puerta a varias preocupaciones sobre la privacidad.
Existe un alto riesgo de divulgación de datos de la empresa o personales a través de un incidente de ciberseguridad o malware, como un troyano o un virus informático.
Lamentablemente, ninguna solución puede garantizar que los datos recopilados estarán 100% seguros.
Compromiso de los empleados
Si no confías en tus empleados, ¿por qué ellos confiarían en ti?
¿Y por qué se preocuparían por su trabajo si no confían en la empresa para la que trabajan?
Por lo tanto, es fundamental considerar cómo abordar este tema con los empleados para evitar afectar la moral.
Aumento del estrés
Algunas personas, cuando se les otorga autoridad, tienden de manera natural a ejercer su influencia y control sobre otras.
Cuando tienen herramientas de monitorización de empleados y otras aplicaciones de RR. HH. a su alcance, es mucho más fácil para ellos volverse abusivos con los empleados.
Además, cuando las personas saben que la empresa para la que trabajan les está espiando, sus niveles de estrés aumentan y existe un riesgo mayor de que sufran agotamiento.
Cuestiones legales
Según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), cuyo objetivo es crear mejores lugares de trabajo, deberías obtener asesoramiento legal antes de poner en marcha cualquier programa de monitorización en el lugar de trabajo.
En Estados Unidos, por ejemplo, tendrás que cumplir con leyes federales y estatales, y cada caso es diferente.
También tendrás que seguir la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) para monitorear llamadas telefónicas.
En la UE, existe el derecho a la privacidad en el trabajo. Los empleadores deben solicitar el consentimiento del empleado para recopilar datos personales y deben indicar cómo y por qué los recopilan.
También necesitas ajustarte a leyes de privacidad específicas. El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) impone requisitos estrictos para almacenar y transferir información sensible.
Aquí tienes algunas cosas que debes considerar:
- ¿Qué métodos puedo utilizar para monitorizar la actividad?
- ¿Cuándo está permitido monitorizar y en qué ubicación?
- ¿Debo obtener el consentimiento de los empleados o solo notificarlos?
Cómo abordar la monitorización de empleados con los miembros del equipo como líder
Es fundamental tomarse un tiempo para reflexionar sobre las verdaderas razones que te están llevando a esta mentalidad utilizando las siguientes preguntas.
- ¿Qué excusas estoy utilizando para justificar la microgestión de este empleado? Por ejemplo, ¿pienso que soy la única persona que puede entregar esta tarea?
- ¿Por qué no soy capaz de ver el panorama general? Como líder, es fundamental dejar que el equipo se ocupe de los detalles y centrarse en el panorama global.
- ¿Cómo puedo ayudar a este empleado a progresar? ¿Cuándo fue la última vez que reportó sobre ello? ¿Ha habido eventos pasados que puedan hacerte dudar de sus habilidades o desconfiar de él?
- ¿Cómo puedo utilizar de forma positiva el software de seguimiento de actividad? ¿Crees que la presencia es más importante que el rendimiento? ¿Cómo te sentirías como empleado si tu empresa decidiera monitorizar tus acciones? ¿Qué métodos consideraría utilizar y cuáles no?
Plataformas eficaces de gestión de casos de RR.HH. garantizan que las preocupaciones de los empleados sobre las prácticas de vigilancia sean tratadas de manera justa y transparente.
La mentalidad corporativa perfecta para acompañar el monitoreo de empleados
Si deseas ver resultados sobresalientes al usar el monitoreo de empleados, invierte tus recursos en construir una cultura empresarial de alta confianza donde los empleados se sientan:
- Respetados como profesionales
- Que tienen líderes, no jefes
- Que la cultura corporativa es fundamentalmente justa
- Que existen políticas de monitoreo inteligentemente diseñadas.
Cómo construir un entorno de alta confianza
Durante más de 30 años, Great Place to Work ha estudiado la relación entre una cultura de alta confianza y el éxito general de una empresa.
En 2016, publicaron "The Business Case for a High-Trust Culture", incluyendo un hallazgo crucial:
Las empresas con culturas basadas en la confianza tienen un mejor desempeño en los mercados bursátiles, una rotación mucho menor, son más creativas y sus empleados están más involucrados y son más productivos. Además, muestran niveles más altos de satisfacción del cliente.
Además, según GPW, ninguna empresa sin una cultura de alta confianza ha llegado a la lista de "Las 100 mejores empresas para trabajar de Fortune".
En 2020, un estudio de la London School of Economics (LSE) concluyó que "los líderes y gerentes necesitarán aprender cada vez más que la confianza es central para el rendimiento, el compromiso, la involucración y la retención de empleados productivos".
Doist, una empresa de software de productividad que está redefiniendo el futuro del trabajo, tiene un enfoque interesante para abordar este desafío.
Comienzan contratando a las personas adecuadas, buscando rasgos fáciles de identificar que muestren que alguien probablemente será digno de confianza.
No verás anuncios de empleo con requisitos poco realistas, como la multitarea o disponibilidad 24/7.
El proceso de selección es tan transparente como pueden hacerlo, con retroalimentación frecuente tanto del candidato como de la empresa.
Después de decidir contratar al candidato, construyen la confianza desde el primer día con un proceso de incorporación dedicado que incluye lo siguiente:
- Invitar a alguien del equipo a ser mentor de la nueva incorporación. También se aseguran de que reserven tiempo en su agenda durante el primer mes para responder cualquier pregunta que pueda tener.
- Comunicarse frecuentemente y ser siempre honestos al dar retroalimentación.
- Dar a los nuevos empleados oportunidades reales de contribuir a la empresa desde el primer día.
- Establecer expectativas claras sobre los resultados de su trabajo y los indicadores de desempeño que se usarán para evaluarlo.
- Crear momentos informales para que los nuevos empleados socialicen con sus compañeros y así puedan conocerse mejor.
Después de algunas semanas, siguen reforzando la confianza dando a los nuevos integrantes del equipo autonomía para realizar su trabajo.
Una lección aprendida aquí es que los líderes deben dominar la delegación de tareas para generar confianza; cambiar su impulso de microgestión por habilidades de liderazgo.
No es una tarea fácil, pero sí tiene una sorprendente recompensa:
Los empleados responderán automáticamente a esta mentalidad con mayor productividad, sintiéndose responsables y motivados.
Reflexiones finales
Deberías utilizar el monitoreo de empleados dentro de un entorno de alta confianza para impulsar el impacto positivo en el desempeño, la eficiencia y la involucración de los empleados.
Recuerda, el punto central es construir una cultura corporativa basada en la alta confianza.
Contrata a las personas adecuadas, ten un proceso de incorporación cuidadosamente diseñado y brinda a los empleados la autonomía que necesitan para llevar a cabo su trabajo.
Es fundamental que el liderazgo se ocupe de eliminar lo que obstaculiza el flujo de trabajo, mientras consigue que los empleados estén más comprometidos y motivados. El monitoreo de empleados puede ser una excelente herramienta para ayudarles a lograr este objetivo.
Una vez que hayas establecido una cultura de alta confianza junto con las herramientas adecuadas, el éxito organizacional llegará como consecuencia.
Para ayudarte, consulta nuestra selección del mejor software de monitoreo de empleados disponible en el mercado hoy en día.
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