Guía de Revisión de Medio Año: Proceso de 4 Pasos y 8 Consejos Fáciles
Las evaluaciones de desempeño pueden ser un periodo de absoluta pesadez o una oportunidad para reflexionar sobre el rendimiento y recompensar a las personas.
Cuando se trata de la revisión anual tradicional, ¿cómo puedes resumir todo un año de trabajo y asegurarte de no caer en el sesgo de frecuencia y centrarte solo en los últimos 3-4 meses? O, por otro lado, evitar escribir la “Guerra y Paz” de las evaluaciones de desempeño?
Una forma de evitar cualquiera de estos escenarios es segmentar el año en dos mitades y realizar una revisión a mitad de año.
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De esta manera no tendrás que hacer un resumen de todo un año del desempeño de tu colaborador; puedes centrarte en su desarrollo en su lugar.
Personalmente, creo que las revisiones de mitad de año pueden ser muy efectivas para volver a enfocar a los empleados en sus metas y realinearlas con los objetivos de la empresa.
Con ese fin, voy a repasar la estructura y el contenido, así como consejos y trucos generales para realizar una excelente revisión de mitad de año.
Cómo estructurar tu proceso de evaluación para incluir la revisión de mitad de año
Lo bueno de la revisión de mitad de año es que, si ya realizas evaluaciones anuales de desempeño, no tienes que cambiar demasiado tu proceso de gestión del desempeño.
Sin embargo, se necesitan ciertos cambios. Algunos operativos, otros en el enfoque general de las evaluaciones.
Algunas preguntas que debes responder al pensar en la estructura:
¿Cuál es el propósito de dividir las evaluaciones?
Debes abordar las revisiones teniendo claro qué quieres obtener y cuál debe ser el resultado de cada evaluación, tanto para los gerentes como para los empleados.
¿Deben ser puntos de desarrollo y objetivos, o el resultado debe ser más intangible y cualitativo como inspiración? ¡Tú decides!
¿Cuál será el impacto en los empleados?
Hay dos grandes ejes de impacto que debes considerar: el financiero y el de retención.
En el aspecto financiero, decide si las personas serán elegibles para una promoción durante ambas evaluaciones, solo una, o en cualquier momento. ¿Y qué hay de los aumentos salariales regulares?
En el aspecto de retención, ¿qué sucede cuando las personas superan las expectativas o tienen bajo rendimiento? ¿Es a los 2 ciclos fuera, o solo tienen un ciclo de 6 meses para mejorar su desempeño?
Para quienes superan las expectativas, ¿deben esperar cierto número de ciclos para obtener una promoción?
¿Habrá alguna diferencia entre las evaluaciones?
Aquí tienes dos opciones principales. Una es hacer que ambas evaluaciones sean iguales, haciendo que tu proceso de evaluación sea verdaderamente semestral.
La otra opción es hacer una evaluación más exhaustiva y la otra más como un “punto de control”.
Diferentes circunstancias hacen que el entorno de una empresa sea más adecuado para una opción u otra.
Por ejemplo, las empresas de rápido movimiento que llevan a cabo muchos proyectos en poco tiempo pueden beneficiarse de tener evaluaciones semestrales.
Cómo abordar una evaluación semestral
Si quieres que tu proceso de revisión sea cada 6 meses para captar un entorno dinámico, o tener hitos de desempeño más regulares para gestionar a las personas, ya sea dentro o fuera del equipo, aquí tienes algunas cosas a tener en cuenta:
Indicaciones más breves
Piénsalo: haz que las indicaciones sean adecuadas para un periodo de tiempo más corto (abajo repaso buenas indicaciones); por ejemplo, si tienes una indicación que pide al gerente destacar logros, limítalo a 2-3 en lugar de 6.
De igual forma, para cuestiones como puntos de desarrollo, no hagas una larga lista de cosas a mejorar por parte de un empleado.
¿Cuántas pueden mejorar realísticamente en 6 meses, especialmente los puntos de desarrollo más significativos?
Mantén el enfoque
No pidas que las indicaciones vayan al detalle exhaustivo de los últimos 6 meses de trabajo de una persona. En su lugar, mantenlas centradas en resultados/logros, puntos de desarrollo y objetivos.
¿Qué se ha logrado y qué queda por hacer?
Hazlo una conversación multidireccional
Hacer que las evaluaciones de desempeño sean más frecuentes requiere un ajuste en el contenido.
A menudo, si no están bien entrenados, los gerentes tienden a hacer lo mismo que en una evaluación anual y llegan con una cantidad abrumadora de retroalimentación para sus colaboradores.
No solo es un proceso desagradable que le quita autonomía a los colaboradores, ¡sino que ahora es más frecuente también!
Para convertirlo en una conversación productiva, presenta tu retroalimentación en la parte escrita de la evaluación, pero inicia la reunión con preguntas como “¿Qué piensas sobre mi evaluación de tu trabajo?” o “¿Dónde me falta contexto o más información sobre tu desempeño? ¿Puedes ayudarme a llenar esos vacíos?”.
Además, pide más detalles sobre sus comentarios hacia ti y ayúdales a sentir que realmente valoras sus opiniones.
Cómo abordar una evaluación tipo “check-in”
Si quieres mantenerlo más sencillo, puedes hacer una revisión en "modo ligero".
Esto puede ser una 1-1 más detallada donde aún revisas los objetivos y tienes una conversación sobre cómo va la persona a tu cargo.
Básicamente, dedicas una de tus reuniones 1-1 al tema del desarrollo de la persona que reporta directamente a ti.
Aun así, deberías enviarle preguntas preparatorias con antelación y también preparar algunas observaciones generales antes de tu 1-1 más “completa”.
Sin embargo, este estilo de revisión es más en beneficio del empleado, en vez de ser una revisión integral de su trabajo que impacte su compensación y retención.
Preguntas/Prompts
En mi experiencia, tener una buena pregunta para estimular tanto a los managers como a los reportes directos es esencial porque lo importante es la discusión (no un informe).
Te recomendaría tener algunas preguntas iniciales como punto de partida y usar preguntas de seguimiento como parte de la conversación, o como guía para lo que el reporte directo o el manager deberían enfocar al hablar sobre la pregunta.
Por ejemplo, si preguntas sobre los objetivos, las preguntas de seguimiento serán sobre los desafíos que anticipan y qué apoyo necesitan para superarlos.
Prompts para reportes directos
Autorreflexión y logros
Prompt: ¿Cuáles son los 2-3 logros de los que estás más orgulloso/a en los últimos 6 meses?
Preguntas de seguimiento/más detalles:
- ¿Qué objetivos has cumplido o superado y qué te ayudó a lograrlo?
- ¿Qué desafíos has encontrado y cómo los superaste?
- ¿Qué habilidades o fortalezas has desarrollado o utilizado más en los últimos seis meses?
Alineación de objetivos y rol
Prompt: ¿Cómo estás avanzando respecto a los objetivos que acordamos en tu última revisión?
Preguntas de seguimiento/más detalles:
- ¿Hay algún objetivo actual que necesite ser ajustado debido a prioridades cambiantes?
- ¿Cómo se alinea tu trabajo con los objetivos o valores de la empresa?
- ¿Hay algún aspecto de tu rol donde sientas que no hay alineación o no tengas claridad sobre las expectativas?
Desarrollo y crecimiento
Prompt: ¿Qué habilidades o conocimientos te gustaría desarrollar en los próximos meses?
Preguntas de seguimiento/más detalles:
- ¿Qué apoyo, recursos o formación te ayudarían a lograr tus objetivos?
- ¿Hay proyectos o áreas en los que te gustaría involucrarte más?
Prompt: ¿Cuáles son tus principales objetivos para el resto del año y cuál es tu plan para alcanzarlos?
Preguntas de seguimiento/más detalles:
- ¿Cómo puedo yo (o el equipo) apoyarte mejor para lograr tus objetivos?
- ¿Existen obstáculos que estén afectando tu crecimiento, motivación o compromiso?
- ¿Qué te haría sentir exitoso/a al finalizar los próximos 6 meses?
Feedback al manager
Prompt: ¿Cuáles han sido tus observaciones o experiencias al trabajar con tu manager?
Preguntas de seguimiento/más detalles:
- ¿Qué ha sido positivo de trabajar con tu manager?
- ¿En qué puede mejorar?
- ¿Cómo puede apoyarte más?
Prompts para managers
Para los managers, los prompts pueden ser bastante similares pero céntralos en logros y áreas de desarrollo.
Esto permite que ambas partes hablen sobre los mismos temas desde sus perspectivas y puedan comparar ideas.
Si tienes un equipo que funciona bien, verás que están alineados en la mayoría de los temas, pero siempre habrá algo en lo que el manager o el reporte directo pensarán diferente al otro.
Esto podría ser que el manager esté orgulloso de ciertos logros que el reporte directo no consideró mucho, o de objetivos que no ha reconocido.
Logros
Prompt: ¿Qué 2-3 logros de tu reporte directo en los últimos 6 meses quieres destacar?
- ¿Por qué destacan en particular estos logros?
Indicador: ¿Cómo está rindiendo la persona en comparación con las expectativas?
- ¿Por qué se le ha dado esta “calificación”?
Alineación de objetivos y funciones
Indicador: ¿Cómo está progresando tu colaborador directo respecto a los objetivos acordados en la última revisión?
Preguntas de seguimiento/detalle
- ¿Hay objetivos actuales que necesiten ajuste debido a prioridades cambiantes?
- ¿Cómo se alinea su trabajo con los objetivos o valores de la empresa?
Desarrollo y crecimiento
Indicador: ¿Qué habilidades o conocimientos necesita desarrollar tu colaborador directo en los próximos meses?
Preguntas de seguimiento/detalle
- ¿Qué ejemplos existen de las áreas de desarrollo en su trabajo?
- ¿Cuáles son las brechas exactas que observas?
Proceso de revisión intermedia en 4 pasos
1. Programa la reunión
Establecer un plazo antes de comenzar la preparación ayudará tanto a ti como a tu colaborador a trabajar juntos hacia el objetivo de una revisión exitosa. Por eso debes comenzar programando la reunión de revisión en el calendario tan pronto como sea posible.
En la invitación, deja claro el propósito y cuál es la preparación que cada uno debe hacer de antemano, es decir, completar un documento de revisión y leerlo. Además, detalla una agenda que incluya temas como discutir la revisión y acordar metas.
Recomiendo que la reunión sea de al menos una hora, pero no más de 90 minutos. Así podrás tratar los temas con el detalle suficiente, sin omitir información esencial.
2. Prepárate para la revisión
Sea cual sea el tipo de revisión que realices, la mejor forma de abordarla es que tanto los responsables como los colaboradores directos redacten una respuesta a una serie de preguntas antes de la reunión.
Estas respuestas pueden ser una lectura previa para la reunión, que ambas partes deben completar y luego discutir con más detalle durante la revisión.
Esto asegura que la reunión de revisión pueda centrarse en mantener una discusión productiva lo antes posible.
De esta manera, el proceso se convierte en:
- El colaborador directo completa su autoevaluación
- El responsable completa su evaluación (opcionalmente, también puede recopilar retroalimentación de pares)
- Ambos documentos se comparten con la otra parte y ambos tienen tiempo de leer la revisión completa
- Reunión para discutir la revisión y acordar objetivos para los próximos 6 meses.
3. Realiza la reunión
Nada debería ser una gran sorpresa, aunque nunca sabes cómo reaccionarán las personas ante cierta retroalimentación. Por eso, siempre debes realizar la reunión en un espacio privado, p. ej.: una sala de reuniones o un espacio equivalente.
Al principio, escucha con intención de comprender: ¿Cómo recibieron tu retroalimentación cuando se la diste? ¿Hubo problemas? ¿Hay algo que no hayan mencionado en su revisión?
Por último, sé empático. Será más probable que consigas el compromiso de las personas con metas ambiciosas y cambios si sienten que han sido escuchados y el responsable comprende su punto de vista.
4. Haz seguimiento con el colaborador
No olvides agradecer a tu colaborador por su retroalimentación al final también; puede que no haya sido fácil para ellos hacerlo.
Para finalizar, confirma los siguientes pasos. Puede que implique otra reunión para dividir los objetivos más grandes acordados en la revisión en partes más manejables. También puede tratarse de un acuerdo para hacer seguimiento en reuniones uno a uno.
Asegúrate de que sepan que estarás con ellos en el camino y que no sólo estás allí para criticar sus habilidades dos veces al año.
8 consejos para revisiones intermedias efectivas
Existe un riesgo real de que las revisiones se conviertan en una lista de tareas y en una mera formalidad cada 6 meses. Aquí te explico cómo evitarlo.
1. Mantén en mente los objetivos
Por ejemplo:
- Ayudar a los colaboradores y responsables a mejorar
- Reconocer el esfuerzo y los resultados
- Los resultados de la revisión deben ser objetivos claros y planes de desarrollo.
2. Usa ejemplos
Menciona solo lo que se pueda evidenciar; los ejemplos son tu mejor aliado. Si tu colaborador directo percibe que tus críticas hacia él se basan en "sensaciones", eso es una manera segura de perder su confianza.
3. Sé conciso
Mantén las revisiones concisas y directas al grano; esto ayudará a transmitir los temas más importantes tanto para el gerente como para el colaborador directo y evitará mezclar los problemas.
Por ejemplo, si tienes una crítica importante, puedes mencionar 1 o 2 ejemplos de cuando ha sucedido; no traigas una lista interminable de casos.
Si también eres demasiado extenso o usas demasiado lenguaje "amortiguador", el mensaje se perderá y no quedará claro lo importante que es que cambien o continúen con determinado punto.
4. No omitas la preparación
Como en la mayoría de las cosas, la preparación es importante, incluso si toma tiempo. Una buena preparación significa que la reunión final será mucho más productiva y necesitarás menos tiempo para explicar contexto y así centrarte en el debate real.
5. Haz seguimiento, haz seguimiento, y haz seguimiento
Verificar constantemente con tu colaborador directo en tus reuniones uno a uno es clave para asegurarte de que se sientan apoyados y reconocidos en todo momento.
De esta manera, ellos pueden ver que los gerentes realmente están invertidos en su desarrollo. No permitas que tus observaciones en las revisiones se queden solo en ese momento y se olviden.
Si bien las revisiones son un buen momento para hacer una pausa y reflexionar, la retroalimentación debe ser oportuna y continua.
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6. Asegura la priorización
Tanto los colaboradores directos como los gerentes realmente deberían dedicar tiempo y esfuerzo a cada revisión. No debería ser una tarea de 20 minutos para responder las preguntas de arriba.
La temporada de revisiones puede implicar un poco de tiempo extra, así que llevar un buen historial durante tus reuniones uno a uno será tu salvación ya que muchos temas surgirán de estas.
7. Mantén la comunicación en dos vías
La revisión en sí misma debe ser un diálogo, no el espacio para que el gerente brinde una lista interminable de mejoras para el empleado.
8. Documenta todo
Mantén un registro durante el año de cada revisión para seguir el progreso. Personalmente, yo guardo un enlace al documento de la revisión dentro del documento de 1-1 para tenerlo fácil a mano y recordarlo.
Reflexiones finales
Las revisiones de mitad de año son una manera realmente eficaz de avanzar hacia una retroalimentación más frecuente y oportuna que ayude a cada persona a ajustarse más fácilmente en su desarrollo y avanzar en nuevas habilidades.
Esto, a su vez, puede generar cambios más rápidos para la empresa y la capacidad de resistir cambios en el mercado, cambios de clientes, etc.
En última instancia, cada empresa tiene la oportunidad de elegir cómo gestionar el rendimiento de su equipo.
Existe margen para experimentar y hay muchas corrientes de pensamiento sobre cómo realizar revisiones de desempeño y su frecuencia, etc. Por ejemplo, algunas empresas incluso optan por revisiones trimestrales.
Sin embargo, algo es seguro: necesitas crear mecanismos para dar y recibir retroalimentación y mantenerlos.
Mientras lleves al equipo contigo en el proceso, estoy seguro de que te apoyarán en adoptar una retroalimentación más frecuente y en aprovechar las oportunidades de crecimiento y ascenso.
