5 pasos sencillos para gestionar a un empleado con bajo rendimiento

• Mala calidad del trabajo
• Incapacidad para cumplir objetivos o plazos
• Conflictos interpersonales continuos
• Mala gestión del tiempo
• Absentismo o impuntualidad excesivos
• Insubordinación.

Abordar eficazmente un rendimiento inferior al esperado requiere adoptar métodos de mejora del rendimiento claros para guiar a los empleados hacia la mejora y aprovechar al máximo tus herramientas de gestión del rendimiento. Cuando un miembro del equipo muestra un bajo rendimiento en algún aspecto de su trabajo, puedes:

1. Ignorar el problema: esconder la cabeza bajo tierra y esperar que el bajo rendimiento se solucione milagrosamente por sí solo.
2. Despedir al empleado: poner fin a la relación laboral con el miembro de tu equipo y contratar a alguien nuevo.
3. Hacer el trabajo del empleado por él: intervenir y asumir los aspectos de su trabajo en los que está rindiendo por debajo de lo esperado.
4. Trasladarlo a otro puesto: está rindiendo por debajo de lo esperado en su puesto actual, pero quizá podría hacerlo mejor en otro.
5. Corregir el problema de rendimiento: implementar un proceso estructurado de mejora del rendimiento, que puede incluir formación y desarrollo adicionales.

Aunque este artículo se centra en la opción «5» anterior, generalmente porque es la primera opción que conviene explorar, no siempre es la opción adecuada.

Por qué es importante abordar un bajo rendimiento

Gestionar los problemas con miembros difíciles del equipo es fundamental al intentar abordar y mejorar un rendimiento inferior al esperado en el lugar de trabajo. A la hora de elegir una de las opciones descritas anteriormente, ten en cuenta lo siguiente:

• Costes de la rotación de empleados: según Benefit News, una sola dimisión puede costarle a una empresa hasta un tercio del salario anual del empleado. Dos tercios de este coste pueden proceder de aspectos como la reducción de la productividad y la formación de una persona nueva, mientras que el tercio restante corresponde a costes «directos», como la contratación.
• Impacto en la moral del equipo: a menos que el empleado con un rendimiento inferior al esperado trabaje aislado, lo más probable es que sus compañeros se vean afectados negativamente de alguna manera por su rendimiento. Esto también se reflejará en las evaluaciones del rendimiento del equipo . Ignorar el problema o hacer las cosas por esa persona no transmite el mensaje adecuado al resto del equipo ni establece una cultura de alto rendimiento.
• Respeto por los empleados: despedir a alguien puede parecer a veces el camino más sencillo, pero si actúas «demasiado rápido», especialmente cuando se trata de un problema que podría corregirse con un poco de esfuerzo, tu equipo puede interpretarlo como una falta de respeto hacia las personas de las que eres responsable y puede debilitar la sensación de seguridad psicológica.
• Costes de corregir el rendimiento: a veces, conseguir que un empleado con un rendimiento inferior al esperado mejore puede ser simplemente demasiado caro, requerir demasiado tiempo o resultar imposible por otros motivos. En estos casos, puede que tengas que tomar la difícil decisión de despedir a alguien o trasladarlo a otro puesto.

Los responsables recurren a una combinación de herramientas de gestión de casos de RR. HH. y software centrado específicamente en la gestión del rendimiento para realizar un seguimiento del progreso con respecto a los planes de mejora del rendimiento de los empleados que tienen dificultades.

Ahora bien, la gestión del rendimiento en tiempo real, que aprovecha al máximo las herramientas de análisis basadas en IA, tiene el potencial de reducir los errores en la toma de decisiones de los líderes y evitar que los problemas de rendimiento se conviertan en un problema desde el principio.

Cómo saber cuándo un empleado tiene un rendimiento inferior al esperado

En el caso de mi retraso habitual, el problema quedó claro para mi gerente cuando finalmente llegué tarde a una reunión importante. Sin embargo, no siempre es tan evidente. 

Recuerdo haber trabajado con un miembro del equipo, un gerente, que pensaba que lo estaba haciendo bien. Cumplía sus objetivos de rendimiento, había recibido comentarios positivos de otros gerentes y les caía bien a los clientes. 

Sin embargo, cuando hablé con las personas que dependían de él, descubrí que había problemas. Esto me llevó a iniciar un proceso de mejora del rendimiento.

Implementar OKR para RR. HH. ayuda a crear planes de rendimiento estructurados para abordar el bajo rendimiento de los empleados.

A continuación se muestran algunos de los muchos sistemas de control y equilibrio que puedes implementar para recibir una alerta temprana sobre problemas de rendimiento reales o potenciales.

1. Establece objetivos SMART u OKR: estos proporcionan una base sólida que tú y tu empleado podéis utilizar para comprobar el progreso. Por ejemplo, si ambos acordáis el objetivo de «lograr ventas semanales de $10,000» y tu empleado solo consigue cerrar ventas por valor de $5,000 a la semana, esto podría ser un indicio de bajo rendimiento. 
2. Reuniones de seguimiento periódicas y reuniones individuales: ya sean virtuales o presenciales, las reuniones 1:1 son una parte fundamental para evaluar el rendimiento de un empleado. Puedes reunirte con tu empleado, escucharle hablar sobre aquello en lo que está trabajando, conocer sus avances hacia los objetivos y comprender cualquier problema que pueda estar afectando a su rendimiento.
3. Sistemas de comentarios de los empleados: conocí el bajo rendimiento de mi miembro del equipo gracias a las reuniones con empleados de su equipo sin la presencia de su jefe directo. Las encuestas a los empleados, las evaluaciones del rendimiento de 360 grados y las conversaciones informales con los compañeros de trabajo de tu empleado también son métodos útiles para obtener comentarios que pueden alertarte sobre posibles problemas de rendimiento.
4. Comentarios de las partes interesadas externas: además de los comentarios de los empleados, es importante obtener opiniones de personas ajenas a la organización, como clientes, socios y proveedores. Los datos procedentes de elementos como las reseñas de clientes, las puntuaciones del índice de recomendación neta y las encuestas de satisfacción a menudo pueden proporcionar información valiosa sobre cómo impulsar el rendimiento individual.
5. Software de gestión del rendimiento: la mayoría de los controles que he mencionado anteriormente pueden implementarse mediante un buen software de gestión del rendimiento. Esto te permite recopilar datos sobre el rendimiento individual, del equipo y de la organización. Muchos paquetes de software también ofrecen análisis de datos, informes y automatización para facilitar las tareas.
6. Evaluaciones de productividad: Evalúa la eficiencia y eficacia de los empleados al completar tareas y alcanzar objetivos dentro de un plazo determinado. Hacer un seguimiento y proporcionar comentarios sobre esto ayuda a identificar fortalezas, áreas de mejora y oportunidades para mejorar el rendimiento general.

Métodos avanzados para medir el rendimiento

Mejorar la objetividad de las evaluaciones de los empleados garantizará evaluaciones del rendimiento justas y precisas, así como una mejor aceptación de los comentarios por parte de los empleados. Dos métodos ampliamente utilizados que mejoran la objetividad de las evaluaciones son la escala de valoración anclada en el comportamiento (BARS) y los centros de evaluación.

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BARS

BARS combina valoraciones cuantitativas con descripciones cualitativas de comportamientos específicos, proporcionando un marco más objetivo para evaluar el rendimiento.

En lugar de basarse en criterios vagos o subjetivos, BARS define comportamientos clave asociados a diferentes niveles de rendimiento. Por ejemplo, un puesto de atención al cliente podría incluir comportamientos como «resuelve eficazmente las reclamaciones de los clientes», valorados en una escala de insatisfactorio a sobresaliente.

Este método garantiza que las evaluaciones se basen en comportamientos observables y relevantes para el puesto, reduciendo los sesgos y la interpretación personal.

Centros de evaluación

Este enfoque evalúa exhaustivamente a los empleados mediante su participación en situaciones simuladas relacionadas con el puesto. Estas simulaciones pueden incluir:

• Simulaciones de roles
• Ejercicios de resolución de problemas
• Tareas grupales diseñadas para evaluar competencias como el liderazgo, la comunicación y la toma de decisiones.

Varios evaluadores observan y puntúan estas actividades, lo que ayuda a minimizar el sesgo de cada evaluador. El uso de ejercicios variados y de un equipo de evaluadores permite realizar una evaluación más objetiva de las capacidades de un empleado, especialmente en puestos complejos en los que las evaluaciones basadas en un único método pueden resultar insuficientes.

Tanto las BARS como los centros de evaluación ofrecen enfoques estructurados y basados en el comportamiento para la evaluación, reducen el sesgo subjetivo y proporcionan comentarios más claros y prácticos para los empleados.

Cumplimiento legal y de RR. HH. en la gestión del desempeño

Desde la perspectiva del cumplimiento, tu objetivo es alinear los pasos de la gestión del desempeño con las políticas de RR. HH., contando al mismo tiempo con la participación de tu equipo jurídico. Esto te ayudará a crear procesos transparentes y a reforzar tu autoridad a la hora de gestionar estas situaciones.

Creación de un PIP y colaboración con RR. HH.

A nadie le gusta diseñar o implementar un Plan de Mejora del Desempeño (PIP). Con demasiada frecuencia, no funcionan o los empleados los perciben como un paso previo al despido.

No tiene por qué ser así si mejoras continuamente tu enfoque de gestión del desempeño.

En el caso de un PIP, su creación debería ser una colaboración entre el mánager, los representantes de RR. HH. y el equipo jurídico. Esta colaboración garantiza que el PIP cumpla la legislación laboral y las políticas de la empresa, al tiempo que mantiene la equidad.

RR. HH. puede ayudar a estructurar el plan con objetivos claros y alcanzables, mientras que el equipo jurídico garantiza que ninguna medida pueda interpretarse como discriminatoria o injusta, reduciendo el riesgo de impugnaciones legales.

Documentación de los comentarios y el cumplimiento

Una documentación adecuada es un elemento clave del cumplimiento. Los mánagers deben documentar meticulosamente todas las conversaciones sobre comentarios, las evaluaciones del desempeño y cualquier medida adoptada para abordar un desempeño insuficiente.

Estos registros no solo ayudan a los empleados a comprender su progreso, sino que también sirven como protección legal en caso de que surja alguna disputa.

5 pasos que puedes dar para corregir el desempeño

Uno de tus sistemas de alerta temprana te ha ayudado a identificar un problema de desempeño en uno de tus empleados y has decidido intentar corregirlo. Muy bien, ¿y ahora qué? 

Los pasos que debes seguir variarán ligeramente según la naturaleza exacta del problema de desempeño, pero los que se describen a continuación se aplicarán a la mayoría de las situaciones en las que solo un aspecto del desempeño de un empleado representa un problema (por ejemplo, la impuntualidad). 

Si se trata del caso poco frecuente en el que su desempeño es insuficiente en todas las áreas, puede ser conveniente plantearse trasladar al empleado a otro puesto o incluso fuera de la organización.

Paso n.º 1: Comprueba los hechos y realiza una investigación

Antes de hablar con el empleado, realiza una investigación exhaustiva para comprender la causa principal del problema de desempeño. Revisa métricas objetivas, como las quejas de los clientes, los comentarios de los compañeros y las entregas individuales, para determinar si el problema reside en el trabajo del empleado o en factores externos, como miembros del equipo con un desempeño insuficiente o expectativas poco realistas.

El análisis de las causas raíz puede ayudar a descubrir problemas subyacentes y garantizar que tengas una visión completa antes de iniciar cualquier conversación. Puede que descubras que el empleado tiene problemas en otra área de su vida y que necesita el apoyo de la organización en lugar de una crítica.

Pequeñas acciones, como comprobar periódicamente cómo se encuentra y proporcionarle recursos, pueden contribuir en gran medida a garantizar que esos problemas no afecten al desempeño.

Paso n.º 2: Reevalúa tus estándares de desempeño

Dedica un momento a reevaluar si tus estándares de desempeño son razonables y claros. Si tus expectativas no son realistas o no se han comunicado adecuadamente, puede tratarse más de un problema de gestión que de un problema del empleado.

Antes de hablar con tu empleado cuyo desempeño es insuficiente, analiza detenidamente tus expectativas sobre su desempeño y hazte las siguientes preguntas:

• ¿Han cambiado recientemente mis estándares de desempeño, por ejemplo, se han vuelto más exigentes?
• ¿Ha cumplido alguna vez mi empleado estos estándares desde que se establecieron?
• ¿Han podido otros miembros del equipo alcanzar los mismos estándares?
• ¿He añadido nuevas responsabilidades que podrían estar interfiriendo en su desempeño?   
• ¿He proporcionado a los miembros de mi equipo toda la formación y los recursos que necesitan para cumplir mis expectativas?

Paso n.º 3: Mantén una conversación sobre la gestión del desempeño

Una vez que hayas investigado, revisado tus expectativas de rendimiento y estés razonablemente seguro de que existe una brecha de rendimiento legítima, es hora de hablar con tu empleado. 

Según mi experiencia, las conversaciones sobre el rendimiento son un arte. No existe una receta única para dar comentarios eficaces, ya que cada problema es diferente y cada persona recibe los comentarios de forma distinta.

Sin embargo, existen algunas prácticas recomendadas que pueden ayudarte a realizar mejores evaluaciones del rendimiento. Para empezar, mantén la conversación en presencia de RR. HH. y con el gerente dirigiéndola. Esto ayudará a garantizar la transparencia y la supervisión, además de proporcionar orientación para que tu PIP esté alineado con las políticas de RR. HH.

Además de estas prácticas, prueba lo siguiente:

1. Sé conciso: no te andes por las ramas; explica directamente, de la forma más concisa y objetiva posible, cuál es el problema desde tu perspectiva y que el propósito de la reunión es conocer su opinión y elaborar un plan de acción.
2. Sé claro: puede que no esté cumpliendo los estándares de rendimiento simplemente porque no entiende por qué son importantes o cómo afectan a su equipo o a la organización.
3. Sé honesto: está bien decirle si su bajo rendimiento te hace sentir decepcionado, avergonzado o incluso enfadado. Del mismo modo, si el problema es tan grave que está a punto de ser despedido, también debería saberlo.
4. Sé respetuoso: la honestidad nunca es una excusa para ser grosero o humillar a un empleado. Es bueno comunicar mensajes difíciles siempre que lo hagas con calma y respeto.
5. Sé empático: intenta imaginar cómo está transcurriendo la conversación desde su perspectiva. ¿Es una gran sorpresa para esa persona? ¿Se siente abrumada o ansiosa? ¿Está afrontando problemas personales?
6. Sé inquisitivo: asegúrate de solicitar sus pensamientos y opiniones, y haz muchas preguntas abiertas. Esto te ayudará a obtener una visión completa, a que comprenda que existe un problema (si adopta una actitud defensiva o desafiante) y a involucrarla en la solución. Por ejemplo:

• ¿Cómo te sientes con respecto a tu progreso hacia los hitos de tu proyecto?
• ¿Qué apoyo estás recibiendo del equipo de ingeniería para desarrollar esa nueva funcionalidad?
• ¿Por qué crees que no cumplimos el plazo de ese cliente?

7. Brinda apoyo: explícale cómo estás preparado para apoyarlo, ya sea mediante formación y desarrollo adicionales, cambios en su puesto o simplemente apoyo emocional.

Evalúa cómo transcurre la conversación sobre el rendimiento antes de decidir si pasas directamente al siguiente paso, que consiste en desarrollar el plan de mejora del rendimiento, o si lo pospones para una reunión posterior. 

Con las herramientas adecuadas para evaluar el rendimiento, los gerentes pueden ofrecer orientación basada en datos para ayudar a los empleados a mejorar.

En algunos casos, tu empleado puede estar emocionado y no encontrarse en el estado mental adecuado para hablar sobre un plan de acción, o el problema puede ser más complejo y requerir un análisis más profundo para encontrar una solución.

Paso n.º 4: Desarrolla un plan de mejora del rendimiento

Una vez que tú y el empleado estéis de acuerdo en que existe un problema de rendimiento y que ambos os comprometéis a resolverlo, es hora de elaborar un plan de mejora del rendimiento. Normalmente, esto incluirá:

• Descripción del estándar de rendimiento: describe los aspectos del rendimiento del empleado en los que está trabajando, por ejemplo, el cumplimiento de los objetivos de ventas, la comunicación con los compañeros de trabajo, etc., y el estándar específico que intenta alcanzar, por ejemplo, ventas semanales de $XX.
• Plan de acción con objetivos SMART: detalla objetivos de rendimiento específicos y los «pequeños pasos» que el empleado puede dar para alcanzar el estándar de rendimiento que has establecido, por ejemplo, realizar un curso de ventas estratégicas antes de la fecha XX, contactar con YY posibles clientes en LinkedIn antes de la fecha ZZ, etc.
• Periodo de evaluación: define cuánto tiempo tiene el empleado para corregir su rendimiento y con qué frecuencia comprobarás sus avances. Los planes habituales duran entre 1 y 6 meses, dependiendo del problema de rendimiento.

Por último, detalla los recursos disponibles, como programas de formación o mentoría, que puedan apoyar su desarrollo. Definir el periodo de evaluación es fundamental, así como explicar la importancia del estándar de rendimiento y las posibles consecuencias si no se produce una mejora.

Paso n.º 5: Comprueba el progreso y reconoce los resultados

Con todo claro y tu plan de mejora del rendimiento establecido, ha llegado el momento de apoyar a tu empleado mientras lo lleva a cabo.

Una parte fundamental de esta ejecución consiste en recibir comentarios periódicos de tu parte para saber si van por el buen camino (o no).

Una parte fundamental de esta ejecución consiste en seguir las mejores prácticas de gestión del rendimiento, incluida la aportación de comentarios periódicos sobre si van por el buen camino (o no). Las herramientas de seguimiento del rendimiento pueden ser increíblemente útiles en este sentido para fomentar comentarios sobre el rendimiento en tiempo real.

Realiza revisiones individuales periódicas sobre su progreso y, siempre que sea posible, reconoce y recompensa los resultados positivos. También puedes utilizar estas revisiones para corregir el rumbo, ayudarles a superar cualquier obstáculo para progresar y ajustar el plan si es necesario.

Prácticas de comunicación para generar confianza

Puede parecer una afirmación obvia, pero conviene repetirla. La comunicación abierta y eficaz es una parte importante de la gestión de un empleado con bajo rendimiento. Fomenta la confianza y garantiza la seguridad psicológica, además de ayudar a mantener la transparencia y abordar los comentarios con empatía.

Algunos aspectos que conviene tener en cuenta son:

Frecuencia de la comunicación

Las revisiones periódicas proporcionan puntos de contacto que permiten a los responsables ofrecer comentarios oportunos, abordar inquietudes y proporcionar orientación.

Una comunicación constante evita malentendidos y asegura al empleado que su progreso se supervisa con justicia y atención.

Enfoca los comentarios hacia el crecimiento

Presentar los comentarios como una oportunidad de desarrollo profesional, en lugar de una mera crítica, puede aumentar considerablemente la moral y el compromiso del empleado con la mejora.

Cuando los responsables presentan los comentarios como una herramienta de crecimiento, el foco pasa de los errores del pasado al potencial futuro. Esta mentalidad orientada al crecimiento ayuda a los empleados a ver el proceso como una vía para mejorar sus habilidades y su carrera, en lugar de simplemente como una respuesta a un rendimiento insuficiente.

Al hacer hincapié en que el objetivo es la mejora a largo plazo, los responsables pueden fomentar una actitud más positiva y proactiva hacia la resolución de los problemas de rendimiento.

Un último consejo

Si has llegado hasta aquí, ¡enhorabuena! Como pequeña muestra de mi agradecimiento, permíteme darte un último consejo que he tenido muy presente a la hora de gestionar empleados con bajo rendimiento: asume siempre una intención positiva. 

Según mi experiencia, la mayoría de las personas quieren hacer bien su trabajo y se sienten orgullosas de un trabajo bien hecho.

A nadie le gusta sentir o saber que está haciendo un mal trabajo, así que, hasta que sepas lo contrario, asume que tu miembro del equipo querrá mejorar su rendimiento tanto como tú. Esto puede allanar el camino hacia una excelente colaboración y ayudar a recuperar el rumbo.

Como siempre, te deseo mucha suerte y te animo a suscribirte al boletín de People Managing People para recibir más artículos y recursos periódicos escritos por expertos que te ayudarán en tu trayectoria de liderazgo.