5 pasos sencillos para gestionar a un empleado con bajo rendimiento

• Mala calidad del trabajo
• Incapacidad para alcanzar objetivos o cumplir plazos
• Conflictos interpersonales continuos
• Mala gestión del tiempo
• Absentismo o impuntualidad excesivos
• Insubordinación.

Abordar eficazmente el bajo rendimiento requiere adoptar métodos de mejora del rendimiento claros para guiar a los empleados hacia la mejora y aprovechar al máximo tus herramientas de gestión del rendimiento. Cuando un miembro del equipo muestra un bajo rendimiento en algún aspecto de su trabajo, puedes:

1. Ignorar el problema: esconder la cabeza bajo tierra y esperar que el bajo rendimiento se solucione milagrosamente por sí solo.
2. Despedir al empleado: rescindir el contrato de tu miembro del equipo y contratar a alguien nuevo.
3. Hacer el trabajo del empleado por él: intervenir y asumir los aspectos de su trabajo en los que está teniendo un bajo rendimiento.
4. Trasladarlo a otro puesto: tiene un bajo rendimiento en su puesto actual, pero quizá podría hacerlo mejor en otro.
5. Corregir el problema de rendimiento: implementar un proceso estructurado de mejora del rendimiento, que puede incluir formación y desarrollo adicionales.

Aunque el enfoque de este artículo se centra en la opción «5» anterior, generalmente porque es la mejor opción que se puede explorar primero, no siempre es la opción adecuada.

Por qué es importante abordar el bajo rendimiento

Gestionar los problemas con miembros difíciles del equipo es fundamental cuando se intenta abordar y mejorar el bajo rendimiento en el lugar de trabajo. A la hora de decidirse por una de las opciones descritas anteriormente, ten en cuenta lo siguiente:

• Costes de la rotación de empleados: según Benefit News, una sola dimisión puede costar a una empresa hasta un tercio del salario anual del empleado. Dos tercios de este coste pueden proceder de aspectos como la reducción de la productividad y la formación de alguien nuevo, mientras que el tercio restante corresponde a costes «directos», como la contratación.
• Impacto en la moral del equipo: a menos que el empleado con bajo rendimiento trabaje aislado, lo más probable es que sus compañeros se vean afectados negativamente de alguna manera por su rendimiento. Esto también se reflejará en las evaluaciones del rendimiento del equipo . Ignorar el problema o hacer las cosas por esa persona no transmite el mensaje adecuado al resto del equipo ni establece una cultura de alto rendimiento.
• Respeto por los empleados: despedir a alguien puede parecer a veces el camino más fácil, pero si actúas «demasiado rápido», especialmente cuando se trata de un problema que podría corregirse con un poco de esfuerzo, tu equipo puede interpretarlo como una falta de respeto hacia las personas de las que eres responsable y puede socavar la sensación de seguridad psicológica.
• Costes de corregir el rendimiento: en ocasiones, conseguir que un empleado con bajo rendimiento mejore puede ser sencillamente demasiado caro, requerir demasiado tiempo o resultar imposible por otros motivos. En estos casos, quizá tengas que tomar la difícil decisión de despedir a alguien o trasladarlo a otro puesto.

Los responsables recurren a una combinación de herramientas de gestión de casos de RR. HH. y software centrado específicamente en la gestión del rendimiento para hacer un seguimiento del progreso respecto a los planes de mejora del rendimiento de los empleados con dificultades.

Ahora, la gestión del rendimiento en tiempo real que aprovecha al máximo las herramientas de análisis basadas en IA tiene el potencial de reducir los errores en la toma de decisiones de los líderes y evitar que los problemas de rendimiento se conviertan en un problema desde el principio.

Cómo saber cuándo un empleado tiene un bajo rendimiento

En el caso de mis habituales retrasos, el problema quedó claro para mi gerente cuando finalmente llegué tarde a una reunión importante. Sin embargo, no siempre es tan evidente. 

Recuerdo haber trabajado con un miembro del equipo, un gerente, que pensaba que lo estaba haciendo bien. Estaba cumpliendo sus objetivos de rendimiento, había recibido comentarios positivos de otros gerentes y les caía bien a los clientes. 

Sin embargo, cuando hablé con las personas que dependían de él, descubrí que había problemas. Esto me llevó a iniciar un proceso de mejora del rendimiento.

Implementar OKR para RR. HH. ayuda a crear planes estructurados de rendimiento para abordar el bajo rendimiento de los empleados.

A continuación se presentan algunos de los muchos sistemas de controles y contrapesos que puedes establecer para recibir alertas tempranas sobre problemas de rendimiento reales o potenciales.

1. Establece objetivos SMART u OKR: estos proporcionan una base sólida que tú y el miembro de tu equipo pueden utilizar para comprobar el progreso. Por ejemplo, si ambos acordáis un objetivo de «lograr unas ventas semanales de 10.000 $» y tu empleado solo consigue cerrar ventas por valor de 5.000 $ a la semana, esto podría ser un indicio de bajo rendimiento. 
2. Revisiones periódicas y reuniones individuales: ya sean virtuales o presenciales, las reuniones individuales son una parte fundamental de la evaluación del rendimiento de un empleado. Puedes reunirte periódicamente con tu empleado, escucharle hablar sobre aquello en lo que está trabajando, conocer su progreso hacia los objetivos y comprender cualquier problema que pueda estar afectando a su rendimiento.
3. Sistemas de comentarios de los empleados: descubrí el bajo rendimiento de mi miembro del equipo gracias a las reuniones con empleados de niveles inferiores que mantuve con miembros de su equipo. Las encuestas a los empleados, las evaluaciones del rendimiento de 360 grados y las conversaciones informales con los compañeros de trabajo de tu empleado también son métodos útiles para obtener comentarios que pueden alertarte sobre posibles problemas de rendimiento.
4. Comentarios de las partes interesadas externas: además de los comentarios de los empleados, es importante obtener comentarios de personas ajenas a la organización, como clientes, socios y proveedores. Los datos procedentes de elementos como las reseñas de clientes, las puntuaciones del índice de recomendación neta y las encuestas de satisfacción suelen proporcionar información valiosa sobre cómo impulsar el rendimiento de una persona.
5. Software de gestión del rendimiento: la mayoría de los controles que he mencionado anteriormente se pueden implementar utilizando un buen software de gestión del rendimiento. Esto te permite recopilar datos sobre el rendimiento individual, del equipo y de la organización. Muchos paquetes de software también proporcionan análisis de datos, informes y automatización para facilitar las tareas.
6. Evaluaciones de productividad: Evalúa la eficiencia y la eficacia de los empleados al completar tareas y alcanzar objetivos dentro de un plazo determinado. Hacer un seguimiento y proporcionar comentarios sobre estos aspectos ayuda a identificar fortalezas, áreas de mejora y oportunidades para mejorar el rendimiento general.

Métodos avanzados para medir el rendimiento

Mejorar la objetividad de las evaluaciones de los empleados garantizará evaluaciones del rendimiento justas y precisas, así como una mejor aceptación de los comentarios por parte de los empleados. Dos métodos ampliamente utilizados que mejoran la objetividad de las evaluaciones son la Escala de calificación anclada en el comportamiento (BARS) y los centros de evaluación.

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BARS

BARS combina calificaciones cuantitativas con descripciones cualitativas de comportamientos específicos, lo que proporciona un marco más objetivo para evaluar el rendimiento.

En lugar de depender de criterios vagos o subjetivos, BARS define comportamientos clave asociados con distintos niveles de rendimiento. Por ejemplo, un puesto de atención al cliente podría incluir comportamientos como «resuelve eficazmente las reclamaciones de los clientes», calificados en una escala de insatisfactorio a excelente.

Este método garantiza que las evaluaciones se basen en comportamientos observables y relevantes para el puesto, reduciendo los sesgos y la interpretación personal.

Centros de evaluación

Este enfoque evalúa exhaustivamente a los empleados al situarlos en situaciones simuladas relacionadas con el puesto. Estas simulaciones pueden incluir:

• Juegos de roles
• Ejercicios de resolución de problemas
• Tareas grupales diseñadas para evaluar competencias como el liderazgo, la comunicación y la toma de decisiones.

Varios evaluadores observan y puntúan estas actividades, lo que ayuda a minimizar el sesgo de cada evaluador. El uso de ejercicios variados y de un equipo de evaluadores permite realizar una evaluación más objetiva de las capacidades de un empleado, especialmente en puestos complejos en los que las evaluaciones basadas en un único método pueden resultar insuficientes.

Tanto las BARS como los centros de evaluación proporcionan enfoques estructurados y basados en el comportamiento para la evaluación, reduciendo el sesgo subjetivo y ofreciendo a los empleados comentarios más claros y prácticos.

Cumplimiento legal y de RR. HH. en la gestión del rendimiento

Desde la perspectiva del cumplimiento, tu objetivo es alinear los pasos de la gestión del rendimiento con las políticas de RR. HH., involucrando al mismo tiempo a tu equipo jurídico. Esto te ayudará a crear procesos transparentes y a reforzar tu autoridad en la gestión de estas situaciones.

Creación del PIP y colaboración con RR. HH.

A nadie le gusta diseñar o implementar un Plan de mejora del rendimiento (PIP). Con demasiada frecuencia, no funcionan o los empleados los perciben como un paso previo al despido.

No tiene por qué ser así si mejoras continuamente tu enfoque de gestión del rendimiento.

En el caso de un PIP, su creación debe ser una colaboración entre el responsable, los representantes de RR. HH. y el equipo jurídico. Esta colaboración garantiza que el PIP cumpla con la legislación laboral y las políticas de la empresa, manteniendo al mismo tiempo la imparcialidad.

RR. HH. puede ayudar a estructurar el plan con objetivos claros y alcanzables, mientras que el equipo jurídico se asegura de que ninguna acción pueda interpretarse como discriminatoria o injusta, reduciendo el riesgo de impugnaciones legales.

Documentación de los comentarios y del cumplimiento

Una documentación adecuada es un elemento clave del cumplimiento. Los responsables deben documentar meticulosamente todas las conversaciones sobre comentarios, las evaluaciones del rendimiento y cualquier medida adoptada para abordar un rendimiento insuficiente.

Estos registros no solo ayudan a los empleados a comprender su progreso, sino que también sirven como protección legal si surge alguna disputa.

5 pasos que puedes dar para corregir el rendimiento

Uno de tus sistemas de alerta temprana te ha ayudado a identificar un problema de rendimiento en uno de tus empleados y has decidido intentar corregirlo. Bien, ¿y ahora qué? 

Los pasos que sigas variarán ligeramente en función de la naturaleza exacta del problema de rendimiento, pero los que se describen a continuación se aplicarán a la mayoría de las situaciones en las que solo un aspecto del rendimiento de un empleado sea problemático (p. ej., la impuntualidad). 

Si se trata del caso poco frecuente en el que su rendimiento es insuficiente en todas las áreas, puede valer la pena considerar trasladar al empleado a otro puesto o incluso fuera de la organización.

Paso n.º 1: Comprueba los hechos e investiga

Antes de hablar con el empleado, realiza una investigación exhaustiva para comprender la causa fundamental del problema de rendimiento. Revisa métricas objetivas, como las quejas de los clientes, los comentarios de los compañeros y las entregas individuales, para determinar si el problema reside en el trabajo del empleado o en factores externos, como miembros del equipo con bajo rendimiento o expectativas poco realistas.

El análisis de las causas fundamentales puede ayudar a descubrir problemas subyacentes y garantizar que tengas una visión completa antes de iniciar cualquier conversación. Puede que el empleado esté teniendo problemas en otra área de su vida y necesite el apoyo de la organización en lugar de una crítica.

Pequeñas acciones, como comprobar periódicamente cómo se encuentra y proporcionar recursos, pueden contribuir en gran medida a garantizar que esos problemas no afecten al rendimiento.

Paso n.º 2: Reevalúa tus estándares de rendimiento

Dedica un momento a reevaluar si tus estándares de rendimiento son razonables y claros. Si tus expectativas son poco realistas o no se han comunicado adecuadamente, puede tratarse más de un problema de gestión que de un problema del empleado.

Antes de hablar con tu empleado de bajo rendimiento, analiza detenidamente tus expectativas sobre su rendimiento y hazte las siguientes preguntas:

• ¿Han cambiado recientemente mis estándares de rendimiento, por ejemplo, se han vuelto más exigentes?
• ¿Ha cumplido alguna vez mi empleado estos estándares desde que se establecieron?
• ¿Han podido otros miembros del equipo alcanzar los mismos estándares?
• ¿He añadido nuevas responsabilidades que puedan estar interfiriendo en su rendimiento?   
• ¿He proporcionado a los miembros de mi equipo toda la formación y los recursos que necesitan para cumplir mis expectativas?

Paso n.º 3: Mantén una conversación sobre la gestión del rendimiento

Una vez que hayas investigado, revisado tus expectativas de rendimiento y estés razonablemente seguro de que existe una brecha de rendimiento legítima, es hora de hablar con tu empleado. 

Según mi experiencia, las conversaciones sobre el rendimiento son todo un arte. No existe una receta sobre cómo llevar a cabo una, ya que cada problema es diferente y cada persona recibe los comentarios de una manera distinta.

Sin embargo, hay algunas buenas prácticas que pueden ayudarte a llevar a cabo mejores evaluaciones del rendimiento. Por una parte, mantén la conversación en presencia de RR. HH., con el responsable dirigiéndola. Esto ayudará con la transparencia y la supervisión, y proporcionará una guía para que tu PIP esté alineado con las políticas de RR. HH.

Además de esas prácticas, prueba lo siguiente:

1. Sé conciso: no te andes por las ramas; empieza explicando de forma tan concisa y objetiva como puedas cuál es el problema desde tu perspectiva y que el propósito de la reunión es conocer su opinión y elaborar un plan de acción.
2. Sé claro: puede que no esté cumpliendo los estándares de rendimiento simplemente porque no entiende por qué son importantes o cómo afectan a su equipo o a la organización.
3. Sé honesto: no pasa nada por decirle que su bajo rendimiento te hace sentir decepcionado, avergonzado o incluso enfadado. Del mismo modo, si el problema es tan grave que está a punto de ser despedido, también debería saberlo.
4. Sé respetuoso: la honestidad nunca es una excusa para ser grosero o denigrar a un empleado. Es bueno comunicar mensajes difíciles siempre que lo hagas con calma y respeto.
5. Sé empático: intenta imaginar cómo transcurre la conversación desde su perspectiva. ¿Es una gran sorpresa para esa persona? ¿Se siente abrumada o ansiosa? ¿Está afrontando problemas personales?
6. Sé curioso: asegúrate de solicitar sus ideas y opiniones, y haz muchas preguntas abiertas. Esto te ayudará a obtener una visión completa, a que se dé cuenta de que existe un problema (si se pone a la defensiva o se muestra desafiante) y a implicarse en la solución. Por ejemplo:

• ¿Cómo te sientes con respecto a tu progreso hacia los hitos de tu proyecto?
• ¿Qué apoyo estás recibiendo del equipo de ingeniería para crear esa nueva funcionalidad?
• ¿Por qué crees que no cumplimos el plazo de ese cliente?

7. Ofrece apoyo: explícale cómo estás preparado para apoyarle, ya sea mediante formación y desarrollo adicionales, cambios en su puesto o simplemente apoyo emocional.

Evalúa cómo transcurre la conversación sobre el rendimiento antes de decidir si pasas directamente al siguiente paso, que consiste en desarrollar el plan de mejora del rendimiento, o si lo pospones para una reunión posterior. 

Con las herramientas adecuadas para evaluar el rendimiento, los responsables pueden ofrecer orientación basada en datos para ayudar a los empleados a mejorar.

En algunos casos, tu empleado puede estar emocionado y no encontrarse en el estado mental adecuado para hablar de un plan de acción, o el problema puede ser más complejo y requerir un trabajo más profundo para resolverlo.

Paso n.º 4: Desarrolla un plan de mejora del rendimiento

Una vez que tú y el empleado estéis de acuerdo en que existe un problema de rendimiento y que ambos os comprometéis a resolverlo, es hora de elaborar un plan de mejora del rendimiento. Normalmente, este incluirá:

• Descripción del estándar de rendimiento: describe los aspectos del rendimiento del empleado en los que está trabajando, por ejemplo, el logro de objetivos de ventas, la comunicación con los compañeros de trabajo, etc., y el estándar específico que intenta alcanzar, por ejemplo, ventas semanales de $XX.
• Plan de acción con objetivos SMART: detalla los pequeños pasos específicos que puede dar el empleado para alcanzar el estándar de rendimiento que has establecido, por ejemplo, realizar un curso de venta estratégica antes de la fecha XX, contactar con YY posibles clientes en LinkedIn antes de la fecha ZZ, etc.
• Periodo de evaluación: define cuánto tiempo tiene el empleado para corregir su rendimiento y con qué frecuencia comprobarás sus avances. Los planes habituales oscilan entre 1 y 6 meses, dependiendo del problema de rendimiento.

Por último, detalla los recursos disponibles, como programas de formación o mentoría, que puedan apoyar su desarrollo. Definir el periodo de evaluación es fundamental, al igual que explicar la importancia del estándar de rendimiento y las posibles consecuencias si no se produce una mejora.

Paso n.º 5: Comprueba el progreso y reconoce los resultados

Con todo claro y tu plan de mejora del rendimiento establecido, es hora de apoyar a tu empleado mientras lo pone en práctica.

Una parte fundamental de esta ejecución es recibir comentarios periódicos por tu parte que indiquen si va por el buen camino (o no).

Una parte fundamental de esta ejecución es seguir las mejores prácticas de gestión del rendimiento, lo que incluye proporcionar comentarios periódicos sobre si están avanzando por el camino correcto (o no). Las herramientas de seguimiento del rendimiento pueden ser increíblemente útiles en este sentido para facilitar comentarios sobre el rendimiento en tiempo real.

Realiza reuniones individuales periódicas para comprobar sus avances y, siempre que sea posible, reconoce y recompensa los resultados positivos. También puedes utilizar estas reuniones para corregir el rumbo, ayudarles a superar cualquier obstáculo para progresar y ajustar el plan si es necesario.

Prácticas de comunicación para generar confianza

Puede parecer una afirmación obvia, pero merece la pena repetirla. Una comunicación abierta y eficaz es una parte importante de la gestión de un empleado con un rendimiento inferior al esperado. Fomenta la confianza y garantiza la seguridad psicológica, además de ayudar a mantener la transparencia y a abordar los comentarios con empatía.

Algunos aspectos que conviene tener en cuenta son:

Frecuencia de la comunicación

Las reuniones periódicas proporcionan puntos de contacto que permiten a los responsables ofrecer comentarios oportunos, abordar inquietudes y proporcionar orientación.

Una comunicación constante evita malentendidos y tranquiliza al empleado al hacerle saber que sus avances se supervisan con imparcialidad y atención.

Enfoca los comentarios hacia el crecimiento

Presentar los comentarios como una oportunidad de desarrollo profesional, en lugar de como una mera crítica, puede aumentar considerablemente la moral y el compromiso del empleado con la mejora.

Cuando los responsables presentan los comentarios como una herramienta para crecer, el foco pasa de los errores del pasado al potencial futuro. Esta mentalidad orientada al crecimiento ayuda a los empleados a ver el proceso como una vía para mejorar sus habilidades y su carrera profesional, en lugar de simplemente como una respuesta a un rendimiento inferior al esperado.

Al hacer hincapié en que el objetivo es la mejora a largo plazo, los responsables pueden fomentar una actitud más positiva y proactiva hacia la resolución de los problemas de rendimiento.

Un último consejo

Si has llegado hasta aquí, ¡enhorabuena! Como pequeña muestra de mi agradecimiento, permíteme dejarte un último consejo que he tenido muy presente a la hora de gestionar empleados con un rendimiento inferior al esperado: supón siempre una intención positiva. 

Según mi experiencia, la mayoría de las personas quieren hacer bien su trabajo y se sienten orgullosas cuando lo realizan correctamente.

A nadie le gusta sentir o saber que está haciendo un mal trabajo, así que, hasta que sepas lo contrario, da por hecho que tu compañero de equipo querrá mejorar su rendimiento tanto como tú. Esto puede allanar el camino hacia una gran colaboración y ayudar a recuperar el rumbo.

Como siempre, ¡te deseo mucha suerte y suscríbete al boletín de People Managing People para recibir más artículos y recursos periódicos escritos por expertos que te ayudarán en tu trayectoria de liderazgo.