Nómina certificada: Guía completa 2026

La nómina certificada es un requisito establecido en virtud de la Ley Davis-Bacon, que exige que los trabajadores de dichos proyectos reciban al menos los salarios prevalecientes y las prestaciones no salariales correspondientes a la zona en la que trabajan.

La Ley Davis-Bacon

La Ley Davis-Bacon fue aprobada por el Congreso en 1931 para proteger a los trabajadores de los salarios por hora bajos.

Según esta ley, si el Gobierno adjudica a tu empresa un contrato de más de $2,000 para realizar la construcción, modificación, mantenimiento o reparación de edificios públicos o proyectos de obras públicas, debes cumplir con la nómina certificada.

Esto significa presentar tu informe semanal de nómina certificada y pagar a tus trabajadores el salario prevaleciente y las prestaciones complementarias correspondientes a su ubicación geográfica.

El DOL determina los salarios prevalecientes mediante encuestas. Se exigirá el pago de horas extra a 1,5 veces la tarifa salarial básica del empleado por todas las horas trabajadas que superen las 40, en los contratos sujetos a la Ley de Normas de Horas de Trabajo Contractual.

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Formulario WH-347

El formulario WH-347 es el que utilizarás para presentar tu informe de nómina certificada al DOL. Las instrucciones son proporcionadas detalladamente por el DOL, pero aquí tienes un resumen de lo que incluye:

Información de la empresa

• Clasificación
• Nombre
• Dirección
• Número de nómina
• Semana que termina (fecha)
• Proyecto y ubicación
• Número de proyecto o contrato.

Información de los trabajadores

• Nombre y número de identificación del trabajador
• Clasificaciones laborales (indica la clasificación que describa el trabajo realizado efectivamente por cada trabajador o mecánico).
• Horas trabajadas (en los contratos sujetos a la Ley de Normas de Horas de Trabajo Contractual, introduce como «horas extra» las horas trabajadas que superen las 40 horas semanales).
• Tarifa salarial (incluidas las prestaciones complementarias)
• Importe bruto devengado
• Todas las deducciones de nómina y el total de las deducciones
• Salarios netos pagados durante la semana.

¿Qué empleadores deben utilizar la nómina certificada?

La nómina certificada de contratistas es un requisito legal para todos los contratistas o subcontratistas que trabajen en proyectos de construcción gubernamentales por un valor superior a $2,000.

Construcción es un término amplio y puede significar cualquier cosa, desde construir una escuela hasta reparar una autopista. Incluye una gran variedad de tareas, como pintura, decoración, fontanería o trabajos eléctricos. 

El Departamento de Trabajo determina los salarios y las prestaciones complementarias que deberás pagar. Aunque esta información debería proporcionarse cuando se te adjudique el contrato, se recomienda que te pongas en contacto con el DOL para confirmar cualquier aspecto sobre el que tengas dudas.

Incumplimiento de la nómina certificada 

El incumplimiento de los requisitos de la nómina certificada puede tener las siguientes consecuencias:

• Retención de fondos del contrato: La agencia federal que financia el proyecto de construcción puede retener una parte de los fondos del contrato para cubrir el importe de los pagos insuficientes a los trabajadores. Este suele ser el primer paso que se toma para garantizar que los trabajadores reciban los salarios que se les adeudan.
• Pago de salarios atrasados: Se puede exigir a los contratistas que paguen los salarios atrasados a los trabajadores a quienes se haya pagado menos que las tasas salariales vigentes correspondientes a su trabajo. Esto puede incluir tanto la diferencia salarial como cualquier prestación adicional que se haya pagado por debajo de lo debido.
• Rescisión del contrato: En casos graves de incumplimiento, el contrato vigente de un contratista puede rescindirse, y este puede ser considerado responsable de cualquier coste adicional en el que incurra el Gobierno para completar el trabajo con otro contratista.
• Inhabilitación: Los contratistas y subcontratistas que incurran en una infracción significativa de la Ley Davis-Bacon pueden ser inhabilitados para futuros contratos gubernamentales durante un periodo determinado, normalmente de tres años. Esto significa que no pueden presentar ofertas ni recibir contratos federales, lo que puede tener un impacto considerable en su negocio.
• Acciones legales y multas: Los contratistas pueden enfrentarse a acciones legales, incluidas multas y sanciones, por infracciones intencionadas de la Ley Davis-Bacon. En los casos en los que existan pruebas de fraude o declaraciones falsas, también pueden emprenderse acciones penales.
• Daño reputacional: El incumplimiento también puede provocar daños a la reputación, afectando a la capacidad de un contratista para conseguir trabajos futuros, incluso más allá de los contratos gubernamentales.
• Demandas civiles: Los trabajadores a quienes no se haya pagado la tasa salarial vigente adecuada también pueden tener derecho a presentar una demanda civil contra el empleador por los salarios no abonados.

Los talleres sobre nóminas son perfectos para aprender a mantener el cumplimiento de las normas relativas a las nóminas certificadas. Puede hacer preguntas y obtener respuestas de expertos del sector, además de conocer nuevas tecnologías y novedades.

Leyes estatales y locales sobre salarios vigentes

Los contratistas sujetos a la Ley Davis-Bacon también pueden tener que cumplir las leyes estatales y locales que regulan los salarios vigentes y los pagos de horas extraordinarias.

Conocidas como «Leyes Little Davis-Bacon», son leyes estatales de Estados Unidos similares a la Ley Davis-Bacon federal. 

Mientras que la Ley Davis-Bacon federal se aplica a los proyectos de construcción financiados con fondos federales, las Leyes Little Davis-Bacon se aplican a los proyectos de construcción financiados o subvencionados por los estados.

Los empleadores que participen en proyectos financiados por los estados deben ponerse en contacto con el Departamento de Trabajo del estado correspondiente si sus responsabilidades de información no se explican detalladamente cuando reciben el contrato.

Errores habituales que deben evitarse en las nóminas certificadas

Completar una nómina certificada requiere atención a los detalles y el cumplimiento de normas específicas. Conocer los errores habituales puede ayudar a evitar problemas de cumplimiento y sanciones. Estos son algunos de los errores más comunes que deben evitarse al completar una nómina certificada:

• Tasas salariales incorrectas: Uno de los errores más frecuentes es pagar a los trabajadores menos que las tasas salariales vigentes correspondientes a su clasificación profesional. Asegúrese de utilizar la determinación salarial más reciente para el proyecto.
• Clasificación incorrecta de los trabajadores: Clasificar incorrectamente a los trabajadores en una categoría profesional con menor remuneración es un error habitual. Cada trabajador debe clasificarse de acuerdo con el trabajo que realmente realiza.
• Información imprecisa sobre las horas trabajadas: No informar con precisión del número de horas trabajadas, incluidas las horas extraordinarias, puede provocar problemas de cumplimiento. Es importante mantener registros precisos de todas las horas trabajadas por cada empleado. Invertir en los mejores servicios de nóminas para pequeñas empresas puede simplificar este proceso y garantizar el cumplimiento.
• Errores en el cálculo de las horas extraordinarias: Las horas extraordinarias deben calcularse correctamente y pagarse de conformidad con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Recuerde que las horas extraordinarias suelen pagarse a una vez y media la tarifa habitual del empleado por las horas trabajadas que superen las 40 horas en una semana laboral.
• No incluir las prestaciones adicionales: Si las prestaciones adicionales forman parte de la determinación del salario vigente, deben calcularse y declararse correctamente. Esto incluye las aportaciones a planes de pensiones, seguros médicos, fondos para vacaciones, etc.
• Presentaciones incompletas o tardías: Los informes de nóminas certificadas deben presentarse semanalmente y estar completos. Las presentaciones tardías o incompletas pueden dar lugar a sanciones.
• No conservar registros adecuados: Los contratistas deben conservar los registros de nóminas durante un periodo determinado, normalmente tres años. Estos registros deben ser precisos y estar disponibles para su inspección.
• Descuidar los requisitos específicos de cada estado: Si trabaja en un proyecto que también está sujeto a las leyes estatales sobre salarios vigentes (las leyes «Little Davis-Bacon»), asegúrese de cumplirlas también, ya que pueden tener requisitos diferentes o adicionales.

Modificación o corrección de los registros de nóminas

Mantener registros precisos de nóminas certificadas es fundamental para cumplir con las leyes sobre salarios vigentes y evitar posibles sanciones. Si se identifican discrepancias o errores en informes de nóminas certificadas presentados anteriormente, es esencial abordarlos con prontitud y de manera sistemática.

Esto es lo que debe hacer para modificar y corregir estos registros una vez detectado un error:​

1. Documente cada error identificado junto con la información correcta para garantizar un registro claro de las discrepancias.
2. Cree un nuevo registro de nómina que refleje los datos precisos. Etiquételo claramente como un registro modificado correspondiente al periodo de pago específico en cuestión.
3. Asegúrese de que todas las entradas corregidas estén completas, incluidos los datos del empleado, las clasificaciones laborales, las horas trabajadas, las tarifas salariales y las deducciones.​
4. Siga las directrices de presentación de la agencia o autoridad correspondiente.
   • Es posible que algunos sistemas no permitan modificaciones directas de los registros presentados; en esos casos, presente un nuevo registro para el mismo periodo de pago. El registro modificado prevalecerá sobre el original.
   • También debe incluir una declaración en la que explique las correcciones realizadas y los motivos de las modificaciones.
5. Informe a los empleados afectados sobre las correcciones, especialmente si los ajustes afectan a su salario o a las retenciones fiscales. También debe proporcionarles recibos de nómina o estados de cuenta actualizados que reflejen las modificaciones.
6. Conserve registros detallados tanto de los informes de nómina originales como de los modificados, incluida la documentación de los errores identificados y de las medidas correctivas adoptadas.​ También debe conservar toda la correspondencia relacionada con las modificaciones para futuras consultas y para verificar el cumplimiento.
7. Por último, analice las causas fundamentales de los errores para evitar que vuelvan a producirse. Esto podría incluir el fortalecimiento de los controles internos, proporcionar formación sobre nóminas al personal o adoptar un software de nóminas con funciones de comprobación de errores para mejorar la precisión.​

La corrección rápida y precisa de los registros de nóminas no solo garantiza el cumplimiento de la normativa laboral, sino que también preserva la integridad y fiabilidad de las prácticas de nómina de su organización.

Mejores prácticas para presentar informes laborales certificados

Siga estas prácticas recomendadas para asegurarse de gestionar correctamente las nóminas certificadas:

• Comprenda los requisitos: Familiarícese con la Ley Davis-Bacon, las normas laborales relacionadas y cualquier ley estatal específica sobre salarios vigentes (Leyes Little Davis-Bacon). Conocer los detalles de estos requisitos es fundamental.
• Manténgase al día sobre las tarifas salariales vigentes: Compruebe periódicamente las actualizaciones de las tarifas salariales vigentes para la ubicación de su proyecto y las clasificaciones profesionales.
• Mantenga registros detallados: Conserve registros precisos y detallados de todas las horas trabajadas, incluidos los horarios de inicio y finalización, los descansos, las horas extraordinarias, etc. Una buena conservación de registros es esencial para presentar informes de nóminas certificadas.
• Utilice un software de nóminas preciso: Utilice un software de nóminas diseñado para nóminas certificadas. Esto implica asegurarse de que pueda gestionar tareas específicas, como diferentes tarifas salariales, cálculos de horas extraordinarias y seguimiento de prestaciones complementarias, lo que facilita justificar los costes asociados al software de nóminas.
• Trabaje con un especialista: Un especialista certificado en nóminas o una empresa de nóminas especializada cuenta con los conocimientos y la experiencia necesarios para ayudarle a gestionar las nóminas certificadas y mantener el cumplimiento.

Preguntas frecuentes

Estas son algunas respuestas a preguntas frecuentes que puede tener sobre las nóminas certificadas:

¿Cuáles son algunos métodos habituales para identificar proyectos de obras públicas?

Los proyectos de obras públicas suelen identificarse mediante identificadores únicos asignados por el organismo adjudicador o la agencia contratante. Estos pueden incluir números de contrato, códigos de proyecto o un nombre de proyecto utilizado de forma coherente en toda la documentación, incluidos los informes de nóminas certificadas.

Muchos estados y agencias exigen a los contratistas incluir este identificador en cada presentación de nóminas certificadas para garantizar un seguimiento preciso y el cumplimiento de la normativa. En algunas jurisdicciones, los sistemas de notificación en línea —como el sistema eCPR del DIR de California— vinculan automáticamente los registros de nóminas con los proyectos de obras públicas registrados mediante un identificador de proyecto.

Consulte siempre la documentación de su contrato o a la autoridad local competente en materia de salarios prevalecientes para confirmar el identificador correcto que debe utilizar.

¿Se exige una nómina certificada si se utilizan trabajadores contratados mediante el formulario 1099?

Por lo general, los requisitos relativos a las nóminas certificadas se aplican a los empleados, no a los contratistas independientes. Si un trabajador está correctamente clasificado como contratista 1099, no se incluye en informes de nóminas certificadas como el formulario WH-347, que se utiliza para documentar los salarios y las prestaciones de los trabajadores clasificados como empleados conforme a la Ley Davis-Bacon.

Sin embargo, es importante asegurarse de que los contratistas independientes no estén clasificados incorrectamente. Si un trabajador cumple los criterios de un empleado —por ejemplo, si está bajo supervisión directa, trabaja en un horario establecido o utiliza las herramientas del empleador—, puede ser necesario declararlo como empleado, independientemente de su condición 1099.

La clasificación incorrecta puede dar lugar a sanciones y problemas de cumplimiento, por lo que es fundamental revisar cuidadosamente la condición del trabajador al preparar los registros de nóminas certificadas.

¿Se aplican los requisitos de las nóminas certificadas a los proyectos financiados por los estados?

Sí, muchos proyectos de construcción financiados por los estados están sujetos a leyes sobre salarios prevalecientes que reflejan los requisitos federales, a menudo denominadas «Leyes Little Davis-Bacon». Estas leyes estatales obligan a los contratistas y subcontratistas a pagar a los trabajadores las tarifas salariales prevalecientes a nivel local por trabajos similares en proyectos públicos y, en muchos casos, exigen la presentación de informes de nóminas certificadas para verificar el cumplimiento. Aunque la finalidad principal coincide con la Ley Davis-Bacon federal, cada estado establece sus propios umbrales, determinaciones salariales y procedimientos de notificación.

Dado que los requisitos varían considerablemente según la jurisdicción, los contratistas deben revisar detenidamente las normas específicas aplicadas por la agencia estatal de trabajo u obras públicas correspondiente. Algunos estados, como California y Nueva York, cuentan con sistemas electrónicos sólidos para la presentación de nóminas certificadas y sanciones estrictas por incumplimiento. Otros pueden tener formularios, frecuencias de presentación o criterios de exención diferentes. El incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar a la retención de pagos, multas o la inhabilitación para futuros contratos públicos.

Las nóminas certificadas no tienen por qué ser difíciles

Si se siguen las directrices y las prácticas recomendadas descritas en este artículo y en el sitio web del DOL, las nóminas certificadas pueden convertirse en un proceso rutinario.

Consulte nuestro artículo sobre la gestión de nóminas para pequeñas empresas y nuestra lista de comprobación de nóminas para obtener más orientación sobre cómo optimizar su proceso de nóminas.