Gastos empresariales: qué es deducible y qué no
Ya seas un emprendedor que dirige una pequeña empresa o un empleado W-2 que desea reclamar una deducción fiscal por tu actividad secundaria, comprender los detalles de los gastos empresariales como el seguro, el alquiler y los materiales es importante.
La gestión efectiva de los gastos no se trata solo de reducir costos, sino de tomar decisiones financieras estratégicas que apoyen el crecimiento del negocio, el bienestar de los empleados y la sostenibilidad a largo plazo.
En este artículo, explicaré qué es (y qué no es) deducible, junto con ejemplos para guiarte y así no pierdas oportunidades de ahorrar o te enfrentes a posibles problemas con las autoridades fiscales.
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Ten en cuenta que este artículo se aplica a empresas radicadas en EE. UU. y está pensado como una guía. Consulta con un profesional de impuestos y utiliza un software de gestión de gastos para garantizar que tus informes financieros y de gastos cumplan con las normativas del IRS.
¿Qué son los gastos empresariales?
Los gastos empresariales son los costos incurridos en el proceso de gestionar un negocio con fines de lucro. A menudo llamados deducciones, calcular tus gastos empresariales y restarlos de los ingresos de tu empresa puede ayudarte a reducir tu carga fiscal.
Sin embargo, no todos los gastos empresariales se consideran iguales. Para calificar como deducibles de impuestos, tus gastos deben ser considerados "ordinarios y necesarios" asociados a la operación del negocio, como se establece en el Código de Rentas Internas (IRC).
Comprendiendo los tipos de gastos empresariales
Hay dos tipos de gastos empresariales que cubriré en esta sección: deducibles y no deducibles. Para cada uno, proporcionaré una definición junto con algunos ejemplos.
Gastos empresariales deducibles
Los gastos empresariales deducibles son aquellos que pueden deducirse de los impuestos comerciales. Esto incluye el costo de artículos que tu negocio utilizó indirectamente para proporcionar bienes o servicios, pero recuerda, debe considerarse "ordinario y necesario".
- De acuerdo con el IRS, un gasto ordinario se considera “común y aceptado” (es decir, no inusual) en tu oficio o industria.
- El IRS define un gasto necesario como aquel que es “útil y apropiado” para llevar a cabo los negocios en tu industria.
Los gastos empresariales deducibles pueden reducir significativamente tu carga fiscal. Comprender las normas de cumplimiento tributario puede ayudar a prevenir auditorías costosas y sanciones; mantener registros precisos es fundamental. Para gestionar estos gastos de manera efectiva, considera utilizar un software fiscal para empresas confiable que permita un seguimiento y cumplimiento precisos.
Ejemplos de gastos empresariales deducibles:
Diferentes sectores tienen gastos deducibles únicos, desde deducciones de oficina en casa para trabajadores remotos hasta créditos fiscales por I+D para empresas tecnológicas. Ejemplos de gastos empresariales deducibles incluyen, pero no se limitan a:
- Software de nómina y gastos
- Programas de beneficios para empleados
- Servicios, suministros y materiales
- Arrendamientos de inmuebles y equipos
- Seguro empresarial
- Costos de publicidad y marketing
- Contribuciones benéficas
- Comisiones (salarios complementarios)
- Gastos de viajes de negocios
- Gastos de educación para empleados
- Gastos de capacitación para empleados
- Alquiler de equipos
- Intereses pagados por ciertos préstamos comerciales, tarjetas de crédito empresariales e hipotecas sobre propiedades adquiridas por el negocio (o propietario único).
- Comidas
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) proporciona directrices detalladas sobre qué gastos pueden ser reclamados para reducir su responsabilidad fiscal en la Publicación 535 (2021), Gastos comerciales. Puede consultar la lista completa de publicaciones del IRS para obtener más información.
Consejo para pequeñas empresas: Reducir los gastos comerciales puede ayudar a mejorar la rentabilidad. Invertir en los mejores servicios de nómina diseñados para pequeñas empresas puede ayudar a disminuir los costos de nómina.
Consejo profesional: Considere utilizar soluciones de software para rastrear e informar sobre los gastos. Aquí le mostramos cómo funciona el software de gestión de gastos.
Una historia corta
Para darle vida a esto, le voy a contar sobre una amiga mía, Katherine, que dirige una consultoría de RRHH desde su casa en la que ella es la única empleada en nómina.
Gestionar los gastos de manera eficaz ha sido durante mucho tiempo fundamental para mantener la rentabilidad de pequeñas empresas como la de Katherine. Al dirigir el negocio desde su casa, al principio se centró en controlar los gastos evidentes como suministros de oficina y costos de internet.
Sin embargo, pronto se dio cuenta de que había oportunidades adicionales para maximizar las deducciones.
Después de su primera reunión con un nuevo contador, se dio cuenta de que podía reclamar una parte de sus gastos domésticos, como intereses hipotecarios, servicios y tasas de propiedad, como gastos comerciales.
Esto fue un cambio total. Calculó meticulosamente los metros cuadrados de su oficina en casa en relación con el espacio total de su hogar para determinar el porcentaje deducible.
Katherine también comenzó a registrar el kilometraje de sus viajes de trabajo, que antes pasaba por alto, e incluyó comidas y eventos de networking relacionados con el negocio. Al principio fue un poco tedioso llevar el control de todos esos recibos.
Pero después de que le mostré algunas soluciones de gestión de gastos, finalmente, encontró una que le facilitó categorizar y documentar sus gastos de manera precisa y sin necesidad de tener una gran carpeta llena de recibos en papel.
Este enfoque proactivo para gestionar los gastos no solo mejoró la capacidad de Katherine para rastrear sus finanzas y administrar fondos en tiempo real, sino que también redujo significativamente su ingreso gravable, permitiéndole reinvertir más en el crecimiento del negocio.
Consejos para gastos comerciales deducibles
Al deducir gastos, vale la pena tener en cuenta que mientras que algunos gastos son totalmente deducibles, otros solo se pueden deducir parcialmente, y otros no pueden deducirse en el mismo año en que se incurrieron.
Ciertos gastos (por ejemplo, activos empresariales capitalizados) deben desglosarse durante varios años utilizando la depreciación (o amortización en el caso de activos intangibles).
También es importante señalar que los gastos deducibles dependen de la estructura del negocio. Esto significa que los deducibles permitidos y los requisitos de sistema de reporte de RR.HH. variarán entre empresas unipersonales, sociedades, compañías de responsabilidad limitada (LLC) y corporaciones (S-corporations y C-corporations).
Comprender los beneficios fiscales relativos y la carga administrativa—y los costos asociados—de cada una de estas estructuras empresariales puede ser fundamental para organizar tu empresa de modo que equilibre la eficiencia fiscal con los recursos disponibles.
Gastos Empresariales No Deducibles
Los gastos empresariales no deducibles son aquellos que no pueden deducirse de los impuestos de tu negocio. Cualquier cosa relacionada con actividades o gastos personales es un gasto no deducible. He enumerado ejemplos de estos gastos a continuación.
Ejemplos de gastos no deducibles
- Responsabilidades anticipadas (o reservas para responsabilidades anticipadas)
- Ciertos honorarios legales (por ejemplo, los incurridos durante la adquisición de un activo)
- Cuotas de clubes y membresías (con ciertas excepciones)
- Costes o pérdidas por demolición
- Costos educativos incurridos para cumplir los requisitos regulatorios mínimos para operar el negocio
- Multas del gobierno (por ejemplo, cargos por presentación tardía)
- Actividades ilegales (por ejemplo, sobornos y comisiones ilegales)
- Gastos de cabildeo
- Gastos personales (a menos que el gasto también sea parcialmente para fines empresariales)
- Donaciones políticas
Por Qué Debes Llevar un Registro de los Gastos Empresariales
Existen grandes ventajas al revisar periódicamente los ingresos y gastos de tu empresa (y no solo en temporada de impuestos):
- Es más fácil recordar los detalles exactos y las circunstancias de una transacción
- Es menos probable que pierdas pruebas importantes como recibos en papel
- Tener datos precisos te permite planificar futuros gastos y mantenerte dentro del presupuesto
- Es más sencillo proyectar la rentabilidad de tu negocio (o la falta de ella) y hacer ajustes
Además de reducir tu carga administrativa en temporada de impuestos, también puede significar tiempos de reembolso más rápidos para los empleados, lo que contribuye a la moral.
Usar software de RR.HH. gratuito o software de gestión de gastos para pequeñas empresas puede ayudarte a controlar de cerca los gastos relacionados con RR.HH. ¡sin, bueno, incurrir en gastos adicionales!
Cómo Declarar los Gastos Empresariales
Una política clara y transparente de reembolso de gastos asegura que los empleados sean compensados justamente por los costos relacionados con el negocio mientras se mantiene el cumplimiento. Así es como puedes hacerlo por tu cuenta:
Paso 1: Prepara tu estado de resultados
Los gastos empresariales se reportan en el estado de resultados de tu empresa, que debe registrar todos tus ingresos y egresos. Este es un estado financiero de pérdidas y ganancias (PyG) que se usa para calcular la salud financiera de tu compañía. Para crearlo, simplemente:
- Elige un periodo de informe: normalmente anual, trimestral o mensual.
- Genera un balance de comprobación estándar: utiliza tu software de contabilidad para listar el saldo final de cada cuenta en el libro mayor para el periodo de informe.
- Calcula tus ingresos: suma todo el dinero obtenido por tus servicios durante el periodo de informe, incluso si aún no has recibido todos los pagos.
Paso 2: Categoriza tu estado de resultados
Una vez que tengas la mayor parte de tu estado de resultados preparado, registrarás los gastos de tu negocio por categoría. Estas categorías incluyen:
- Costos directos o costo de bienes vendidos (COGS) como costos de mano de obra, costo de materiales, gastos generales de las instalaciones del negocio, almacenamiento, etc. Estos se deducen de los ingresos totales de tu negocio para determinar tu ingreso bruto o ganancia bruta.
- Costos indirectos como gastos generales, de marketing y retribuciones ejecutivas, que se deducen de la ganancia bruta para determinar el beneficio operativo.
- Depreciación y amortización se utilizan para contabilizar como gasto los activos tangibles e intangibles del negocio durante varios años. Estos activos incluyen propiedades, mobiliario, equipos, vehículos, etc. (tangible) así como patentes, marcas, licencias de propiedad intelectual, software de gestión empresarial, etc. (intangible).
4. Intereses es el último gasto que se deduce de los ingresos de una empresa.
Paso 3: Elige un método contable
También deberás decidir qué método contable utilizarás para informar tus ingresos y gastos. Existen dos métodos de contabilidad básicos: caja y devengo:
- Método de contabilidad de caja: deberás reportar los ingresos en el mismo año fiscal en el que los recibiste y, generalmente, deducir y/o capitalizar gastos en ese mismo año fiscal.
- Método de contabilidad de devengo: usualmente reportarás los ingresos en el año fiscal en el que los generas, aunque solo recibas el pago real en años posteriores. Del mismo modo, normalmente deducirás y/o capitalizarás los gastos en el año fiscal en el que los incurres, sin importar si los pagaste ese año o no.
Para información detallada sobre los diferentes métodos (y periodos) contables reconocidos por el IRS, consulta este PDF de la Publicación 583 (revisada en enero de 2022). Para ver las actualizaciones recientes, guarda en favoritos Acerca de la Publicación 583 como un recurso activo.
Cómo hacer seguimiento de los gastos empresariales
Si bien deducir los gastos de tu negocio es la mejor manera de reducir tu carga fiscal, es fundamental que lleves registros minuciosos de todas tus transacciones. El IRS puede decidir auditarte para comprobar si tus reportes coinciden con tus gastos reales.
Además de usar algún tipo de software de gestión de gastos, te damos algunos consejos y mejores prácticas para un seguimiento adecuado de los gastos empresariales:
- Mantén las finanzas de tu negocio separadas de tus gastos personales. Tener una cuenta bancaria exclusiva para el negocio facilita el seguimiento de los gastos empresariales.
- Calcula la proporción de uso y reclama solo la parte correspondiente al uso empresarial si un gasto es parcialmente para fines de negocio y parcialmente para uso personal (por ejemplo, tu oficina en casa o la factura del proveedor de telefonía móvil).
- Guarda todos tus recibos y digitalízalos. Para evitar perderlos, toma fotografías y almacénalos en línea. La mayoría del software moderno de RRHH y contabilidad te permite tomar una foto y cargarla directamente.
- Mantén organizadas tus facturas y recibos. Lo ideal es clasificarlos en carpetas primero por mes y luego por categoría de gasto. Así será fácil encontrar los detalles y la evidencia de cada transacción más adelante.
- Toma notas detalladas. Incluso si crees que recordarás todos los detalles de cada transacción, realiza anotaciones que incluyan la fecha, la categoría de gasto y el motivo del gasto, por ejemplo, entretenimiento de clientes, gasolina para el auto de la empresa, etc.
- Revisa tus registros con la mayor frecuencia posible. Incluso si utilizas un software que automatiza gran parte del proceso, conviene revisar con frecuencia tus registros, verificar que sean precisos y volver a categorizar cualquier elemento mal etiquetado.
- Crea un flujo de trabajo formal para el seguimiento de gastos y la conciliación de tus registros. Define qué tareas deben realizarse diariamente/inmediatamente (por ejemplo, cargar recibos), semanalmente, mensualmente, trimestralmente, semestralmente y anualmente.
- Considera invertir en software para reportar gastos. Registra desembolsos, almacena recibos, categoriza automáticamente las transacciones y te permite ver tus finanzas en paneles y gráficos. También facilita la generación de informes.
Para obtener más información sobre el seguimiento de gastos empresariales, consulta la Publicación 583 (01/2021) del IRS, Iniciar un Negocio y Mantener Registros.
Adelante, ¡deduce (o no)!
Todo esto para decir que calcular tus gastos empresariales y restarlos de los ingresos de tu empresa puede ayudarte a obtener un pequeño alivio fiscal—ese es dinero que puede reinvertirse en tu negocio. Recuerda estos puntos clave:
- Existen dos tipos de gastos empresariales: deducibles y no deducibles
- Tus gastos empresariales se informan a través del estado de resultados
- Revisa tus gastos regularmente y mantén todo extremadamente organizado
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