Gastos Empresariales: Qué Es Deducible y Qué No Lo Es
Ya seas un emprendedor que dirige una pequeña empresa o un empleado asalariado que desea reclamar una deducción de impuestos por tu actividad secundaria, comprender los pormenores de los gastos empresariales como el seguro, el alquiler y los materiales es importante.
En este artículo, te explicaré qué es (y qué no es) deducible, junto con ejemplos para guiarte y que no pierdas oportunidades de ahorro ni te enfrentes a posibles problemas con las autoridades fiscales.
Ten en cuenta que este artículo se aplica a empresas de EE. UU. y está destinado como una guía. Consulta a un profesional fiscal y utiliza un software de gestión de gastos para garantizar que tu información financiera y la declaración de gastos cumplan con las normativas del IRS.
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¿Qué son los gastos empresariales?
Los gastos empresariales son los costos incurridos en el proceso de dirigir un negocio con fines de lucro. A menudo se denominan deducciones; calcular tus gastos de negocio y restarlos de los ingresos de tu empresa puede ayudarte a reducir tu carga fiscal.
Sin embargo, no todos los gastos empresariales se consideran iguales. Para que sean deducibles, tus gastos deben considerarse costes "ordinarios y necesarios" asociados con las operaciones comerciales, tal como se describe en el Código de Rentas Internas (IRC).
La gestión efectiva de los gastos no solo consiste en reducir costos—se trata de tomar decisiones financieras estratégicas que apoyen el crecimiento del negocio, el bienestar de los empleados y la sostenibilidad a largo plazo.
Comprender los tipos de gastos empresariales
En esta sección, cubriré dos tipos de gastos empresariales: deducibles y no deducibles. Para cada uno, proporcionaré una definición junto con algunos ejemplos.
Gastos empresariales deducibles
Los gastos empresariales deducibles son aquellos que pueden deducirse de los impuestos de tu negocio. Esto incluye el coste de artículos que tu empresa utilizó de manera indirecta para proporcionar bienes o servicios, pero recuerda que deben considerarse "ordinarios y necesarios".
- Según el IRS, un gasto ordinario se considera “común y aceptado” (es decir, no inusual) en tu comercio o industria.
- El IRS define un gasto necesario como aquel que es “útil y apropiado” para desarrollar la actividad comercial en tu sector.
Los gastos empresariales deducibles pueden reducir significativamente tu carga fiscal. Comprender las normas de cumplimiento tributario puede ayudarte a evitar costosas auditorías y sanciones; mantener registros precisos es fundamental. Para gestionar estos gastos de manera efectiva, considera usar un software de impuestos para empresas confiable para un registro y cumplimiento precisos.
Ejemplos de gastos empresariales deducibles:
Diferentes industrias tienen gastos deducibles únicos, desde las deducciones por oficina en el hogar para trabajadores remotos hasta créditos fiscales por I+D para empresas tecnológicas. Ejemplos de gastos empresariales deducibles incluyen, pero no se limitan a:
- Software de nómina y gastos
- Programas de beneficios para empleados
- Servicios públicos, suministros y materiales
- Alquileres de propiedades y equipos
- Seguro empresarial
- Costos de publicidad y marketing
- Donaciones benéficas
- Comisiones (salarios suplementarios)
- Gastos de viaje de negocios
- Gastos de educación para empleados
- Gastos de capacitación de empleados
- Alquiler de equipos
- Intereses pagados por ciertos préstamos comerciales, tarjetas de crédito empresariales e hipotecas de propiedades adquiridas por la empresa (o propietario único).
- Comidas
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) proporciona pautas detalladas sobre qué gastos pueden ser reclamados para reducir tu obligación tributaria en la Publicación 535 (2021), Gastos empresariales. Puedes consultar la lista completa de publicaciones del IRS para obtener más información.
Consejo para pequeñas empresas: Reducir los gastos del negocio puede ayudar a mejorar la rentabilidad. Invertir en los mejores servicios de nómina diseñados para pequeñas empresas puede ayudar a reducir los costos de nómina.
Consejo profesional: Considera usar soluciones de software para rastrear y reportar los gastos. Aquí tienes cómo funciona el software de gestión de gastos.
Una historia corta
Para darte un ejemplo real, voy a hablarte de una amiga mía, Katherine, que dirige una consultora de RRHH desde su casa en la que es la única empleada en la nómina.
Gestionar los gastos de manera eficaz siempre ha sido crucial para mantener la rentabilidad en pequeñas empresas como la de Katherine. Al operar su negocio desde casa, en un principio se enfocó en registrar gastos evidentes como suministros de oficina y costos de internet.
Sin embargo, pronto se dio cuenta de que había oportunidades adicionales para maximizar las deducciones.
Después de su primera reunión con un nuevo contador, se dio cuenta de que podía reclamar una parte de los gastos del hogar, como los intereses hipotecarios, los servicios públicos y los impuestos a la propiedad, como gastos de la empresa.
Esto supuso un antes y un después. Calculó meticulosamente el metraje cuadrado de su oficina en casa en relación con el espacio total de la vivienda para determinar el porcentaje deducible.
Katherine también comenzó a registrar los kilómetros recorridos en viajes de trabajo, algo que antes pasaba por alto, e incluyó comidas de negocios y eventos de networking. Al principio, fue un poco tedioso mantener el control de todos esos recibos.
Pero después de que le mostré algunas soluciones de gestión de gastos, finalmente encontró una que le facilitó categorizar y documentar sus gastos de forma precisa, sin necesidad de archivar un montón de recibos en papel.
Este enfoque proactivo para gestionar los gastos no solo mejoró la capacidad de Katherine para monitorear sus finanzas y administrar fondos en tiempo real, sino que también redujo significativamente su ingreso gravable, permitiéndole reinvertir más en el crecimiento del negocio.
Consejos sobre gastos deducibles de negocios
Al deducir gastos, conviene tener presente que mientras algunos de ellos son totalmente deducibles, otros solo lo son parcialmente y algunos no pueden deducirse en el mismo año en que se incurre en ellos.
Ciertos gastos (por ejemplo, activos empresariales capitalizados) deben ser amortizados durante varios años utilizando depreciación (o amortización para activos intangibles).
También es importante tener en cuenta que los gastos deducibles dependen de la estructura del negocio. Esto significa que los deducibles permitidos y los requisitos financieros de los sistemas de reportes de RRHH variarán entre empresas unipersonales, sociedades, compañías de responsabilidad limitada (LLCs) y sociedades anónimas (S-corps y C-corps).
Comprender los beneficios fiscales relativos y la carga administrativa—y los costos asociados—de cada una de estas estructuras empresariales puede ser clave para configurar tu negocio de modo que equilibre la eficiencia fiscal con los recursos disponibles.
Gastos No Deducibles en el Negocio
Los gastos no deducibles son aquellos que no se pueden deducir de los impuestos de tu negocio. Todo lo relacionado con actividades personales o gastos personales es un gasto no deducible. A continuación te enumero algunos ejemplos de estos gastos.
Ejemplos de gastos no deducibles
- Responsabilidades anticipadas (o reservas para responsabilidades anticipadas)
- Algunos honorarios legales (por ejemplo, los incurridos en el proceso de adquisición de un activo)
- Cuotas de clubes y membresías (con algunas excepciones)
- Costos o pérdidas por demolición
- Costos educativos incurridos para cumplir los requisitos regulatorios mínimos para operar el negocio
- Multas gubernamentales (por ejemplo, recargos por presentación tardía)
- Actividades ilegales (por ejemplo, sobornos y comisiones ilegales)
- Gastos de lobby
- Gastos personales (a menos que el gasto sea en parte para fines empresariales)
- Donaciones políticas
Por Qué Debes Llevar un Registro de los Gastos del Negocio
Revisar de forma regular los ingresos y los gastos de tu empresa tiene grandes ventajas (y no solo en la temporada de impuestos):
- Es más fácil recordar los detalles y las circunstancias exactas de una transacción
- Es menos probable que pierdas pruebas importantes como recibos impresos
- Contar con datos precisos te permite planificar gastos futuros y mantenerte dentro del presupuesto
- Es más sencillo proyectar la rentabilidad (o falta de ella) de tu negocio y hacer ajustes
Además de reducir la carga administrativa durante la temporada de impuestos, también puede significar tiempos de reembolso más rápidos para los empleados, lo cual ayuda a la moral.
Utilizar software de RRHH gratuito o software de gestión de gastos para pequeños negocios puede ayudarte a mantener un control estricto sobre los gastos relacionados con RRHH sin, bueno, incurrir en gastos adicionales.
Cómo Reportar los Gastos del Negocio
Una política de reembolso de gastos clara y transparente asegura que los empleados sean compensados justamente por gastos relacionados al negocio mientras se mantiene el cumplimiento normativo. Así es como puedes hacerlo por tu cuenta:
Paso 1: Prepara tu estado de resultados
Los gastos del negocio se reportan en tu estado de resultados, el cual debe registrar todos tus ingresos y egresos. Este es un estado financiero de pérdidas y ganancias (P&G) que se utiliza para calcular la salud financiera de tu empresa. Para crearlo, simplemente:
- Elija un período de reporte: normalmente de forma anual, trimestral o mensual.
- Genere un informe de balance de comprobación estándar: utilice su software contable para listar el saldo final de cada cuenta en el libro mayor para el período de reporte.
- Calcule sus ingresos: sume todo el dinero ganado por sus servicios durante el período de reporte, incluso si aún no ha recibido todos los pagos.
Paso 2: Categorice su estado de resultados
Una vez que tenga la mayor parte de su estado de resultados preparado, debe registrar los gastos de su negocio por categoría. Estas categorías incluyen:
- Costos directos o costo de bienes vendidos (COGS) como costos laborales, costo de materiales, gastos generales del local comercial, almacenamiento, etc. Estos se deducen de los ingresos totales de su negocio para determinar sus ingresos brutos o su beneficio bruto.
- Costos indirectos como los gastos generales, gastos de marketing y compensación ejecutiva se deducen del beneficio bruto para determinar el beneficio operativo.
- Depreciación y amortización se utilizan para contabilizar los activos empresariales tangibles e intangibles, respectivamente, durante varios años. Estos activos incluyen bienes raíces, mobiliario, equipo, vehículos, etc. (tangibles), así como patentes, marcas registradas, licencias de propiedad intelectual, software de gestión empresarial, etc. (intangibles).
4. Los intereses son el último gasto que se deduce de los ingresos de una empresa.
Paso 3: Elija un método contable
También será necesario decidir qué método contable utilizará al reportar sus ingresos y gastos. Hay dos métodos contables básicos: efectivo y devengo:
- Método contable de caja: reportará los ingresos en el mismo año fiscal en que los recibió y generalmente deducirá y/o capitalizará los gastos en ese mismo año fiscal.
- Método contable de devengo: normalmente reportará los ingresos en el año fiscal en que los genera, aunque sólo reciba el pago real en un año posterior. De igual manera, generalmente deducirá y/o capitalizará los gastos en el año fiscal en que los incurrió, sin importar si los pagó ese año o no.
Para información detallada sobre los diferentes métodos (y períodos) contables reconocidos por el IRS, consulte este PDF de la Publicación 583 (revisado en enero de 2022). Para ver actualizaciones recientes, guarde en favoritos Acerca de la Publicación 583 como un recurso activo.
Cómo rastrear los gastos empresariales
Si bien deducir sus gastos comerciales es la mejor forma de reducir su obligación tributaria, es fundamental que lleve registros meticulosos de todas sus transacciones. El IRS podría decidir auditarlo para verificar que sus reportes coinciden con sus gastos reales.
Además de utilizar algún tipo de software de gestión de gastos, aquí hay algunos consejos y mejores prácticas para registrar correctamente los gastos empresariales:
- Mantén tus finanzas empresariales separadas de tus gastos personales. Tener una cuenta bancaria exclusiva para la empresa facilita el seguimiento de tus gastos empresariales.
- Calcula la proporción de uso y declara la parte correspondiente al uso empresarial si un gasto es parcialmente para fines empresariales y parcialmente para uso personal (por ejemplo, tu oficina en casa o la factura de tu proveedor de telefonía móvil).
- Guarda todos tus recibos y digitalízalos. Para no perderlos, saca fotos y guárdalos en línea. La mayoría del software de RRHH y contabilidad moderno te permite tomar una fotografía y cargarla directamente.
- Mantén tus facturas y recibos organizados. Lo ideal es clasificarlos primero por mes y luego por categoría de gasto. Así será fácil encontrar los detalles y las pruebas de cada transacción posteriormente.
- Lleva notas detalladas. Incluso si crees que recordarás todos los detalles de cada transacción, toma notas que incluyan la fecha, la categoría del gasto y para qué fue el gasto, por ejemplo: entretenimiento a un cliente, gasolina para el coche de empresa, etc.
- Revisa tus registros tan frecuentemente como sea posible. Incluso si usas un software que automatiza gran parte del proceso, es buena idea revisar tus registros con frecuencia, verificar que son correctos y volver a categorizar cualquier elemento mal etiquetado.
- Crea un flujo de trabajo formal para el seguimiento de gastos y la conciliación de registros. Establece qué tareas deben hacerse diariamente/inmediatamente (por ejemplo, cargar recibos), semanalmente, mensualmente, trimestralmente, semestralmente y anualmente.
- Considera invertir en software de reporte de gastos. Este registra los desembolsos, almacena los recibos, categoriza automáticamente las transacciones y te permite ver tus finanzas en paneles de control y gráficos. También facilita la generación de informes.
Para más información sobre el seguimiento de gastos de empresa, consulta la Publicación 583 del IRS (01/2021), Iniciar un Negocio y Llevar Registros.
Deduce (o no) con determinación
En resumen, calcular los gastos de tu empresa y restarlos de los ingresos de tu compañía puede ayudarte a obtener cierto alivio fiscal—ese es dinero que puedes reinvertir en tu negocio. Recuerda lo siguiente:
- Existen dos tipos de gastos empresariales: deducibles y no deducibles
- Tus gastos empresariales se reportan a través de tu estado de resultados
- Revisa tus gastos regularmente y mantén todo muy organizado
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