Entendiendo los Impuestos sobre la Nómina: Guía Completa 2025
Tu negocio está creciendo rápidamente, estás contratando empleados y te sientes en la cima del mundo… hasta que un asteroide llamado impuestos sobre la nómina irrumpe en tu vida.
FICA. FUTA. SUTA. 7,5%. 2%. ¿Qué significan todos estos acrónimos? ¿Por qué no puedes hacer crecer tu empresa sin preocuparte por todo esto? Bueno, no es tan complejo como parece.
Al final de este artículo, sabrás qué son los impuestos sobre la nómina, los diferentes tipos que existen, las particularidades a las que debes prestar atención y los pasos prácticos que puedes dar para gestionarlos de manera efectiva.
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¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
Los impuestos sobre la nómina son los impuestos que tú, como empleador, estás obligado a retener de la compensación de tus empleados: salarios, bonificaciones, comisiones, etc.
Estos impuestos financian programas gubernamentales esenciales como la Seguridad Social, Medicare y el seguro de desempleo.
Así, cada vez que pagas a tu equipo, no solo estás enviando salarios, también estás actuando como recaudador de impuestos para el gobierno: calculando las cantidades exactas, reteniéndolas, igualando ciertas porciones y enviando todo a las agencias gubernamentales correspondientes.
Incluso si solo tienes un empleado en nómina, manejar incorrectamente tus impuestos —ya sea pagando de menos, de más, pagando tarde o presentando formularios incorrectos— puede generar sanciones, mucho sobrecoste en nómina y dolores de cabeza administrativos.
Desglose de los impuestos sobre la nómina
Ahora que entiendes el qué, es momento de analizar el cuánto. Los impuestos sobre la nómina se dividen en varias categorías, explicadas a continuación.
Impuestos federales sobre la renta
La retención del impuesto federal sobre la renta es el proceso de deducir una parte del salario de un empleado y presentarla al IRS durante todo el año. Esto ayuda a los empleados a evitar grandes facturas de impuestos o sanciones por pagos insuficientes al presentar su declaración anual.
La retención del impuesto sobre la renta depende de diversos factores, con la mayor parte de la información crucial contenida en el formulario W-4.
Los empleados lo completan al ser contratados e incluye detalles como su estado civil para efectos fiscales, número de dependientes, ingresos adicionales, deducciones, montos adicionales a retener, etc.
Impuestos FICA: Seguridad Social y Medicare
Los impuestos FICA (Federal Insurance Contributions Act) constan de los impuestos para la Seguridad Social y Medicare, y normalmente son los que la mayoría de la gente asocia con los impuestos sobre la nómina.
Tanto los empleadores como los empleados aportan a estos de manera equitativa.
El impuesto para la Seguridad Social es del 6,2% que pagan tanto el empleado como el empleador, para un total del 12,4%. Desde 2025, el límite de base salarial (el máximo salario sujeto al impuesto) para la Seguridad Social es de $176,100.
El impuesto de Medicare es del 1,45% para el empleador y del 1,45% para el empleado, sumando un impuesto de Medicare total del 2,9%.
Para individuos que ganan más de $200,000, el empleador está obligado a retener un 0,9% adicional sobre los salarios pagados por encima de $200K hasta el final del año calendario.
Los empleadores no están obligados a igualar esta cantidad; solo debes retener esto de los salarios de tu empleado.
Tu tarea es retener la aportación tributaria del empleado, igualarla para la parte de la seguridad social y Medicare (un total de 7,65%) y pagar ambas mitades al gobierno.
Impuesto federal por desempleo (FUTA)
Los empleadores son responsables de pagar el impuesto Federal Unemployment Tax Act (FUTA), que financia los beneficios de desempleo para los trabajadores que han perdido su empleo.
Este es 100% tu responsabilidad; los empleados no contribuyen.
La tasa del FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de salario pagado a cada empleado en un año calendario.
Sin embargo, tú (el empleador) puedes recibir un crédito de hasta el 5,4% por pagar a tiempo y en su totalidad los impuestos estatales por desempleo, resultando en una tasa neta FUTA del 0,6%.
Así que, si eres elegible, solo pagarás $42 por empleado al año en concepto de FUTA.
Impuesto estatal por desempleo (SUTA)
Los empleadores también son responsables de pagar los impuestos estatales por desempleo, que financian los beneficios por desempleo a nivel estatal.
Las tasas impositivas y las bases salariales varían según el estado y están sujetas a normativas específicas, pero para facilitarte las cosas, hemos recopilado los datos clave para todos los estados en la siguiente tabla:
| Estado | Base Salarial SUTA 2025 | Rango de Tasa para Empleadores 2025 | Notas |
| Alabama | $8,000 | 0.14–5.34% | - Contribución del empleado: Ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Calendario A (2.7%)- 0.06% impuesto de capacitación ESA- Las organizaciones sin fines de lucro pueden optar por reembolsar en lugar de pagar SUTA |
| Alaska | $51,700 | 1.0–5.4% | - Contribución del empleado: 0.50% - Tasa para nuevos empleadores: varía según el calendario (sin tasa “nueva” fija) - Sin impuestos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Arizona | $8,000 | 0.04–9.72% | - Contribución del empleado: ninguna- Tasa para nuevos empleadores: 2.0% - No hay recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Arkansas | $7,000 | 0.20–10.10% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.9%- 0.10% Evaluación Administrativa- Sin fines de lucro reembolsan |
| California | $7,000 | 1.5–6.2% | - Contribución del empleado: 3.4% - Tasa para nuevos empleadores: Calendario F - 0.10% Impuesto de Capacitación Laboral (ETT)- Sin fines de lucro reembolsan |
| Colorado | $27,200 | 0.64–8.86% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 3.05% (3.08–7.65% para construcción) - Sin impuesto separado de capacitación; los recargos de apoyo y solvencia varían por industria - Sin fines de lucro reembolsan |
| Connecticut | $26,000 | 1.1–8.9% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.2% - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Delaware | $12,500 | 0.30–5.40% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0%- 0.20% evaluación especial de capacitación - Sin fines de lucro reembolsan |
| D.C. | $9,000 | 1.9–7.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7%- 0.20% evaluación administrativa - Sin fines de lucro reembolsan |
| Florida | $7,000 | 0.1–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7% - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Georgia | $9,500 | 0.04–8.1% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.64% (fijo hasta 2026) - 0.06% evaluación administrativa - Sin fines de lucro reembolsan |
| Hawái | $62,000 | 0.0–5.6% | - Contribución del empleado: 2.4% - Nuevo empleador: Calendario C (varía según tipo de negocio) - 0.01% evaluación de capacitación laboral - Sin fines de lucro reembolsan |
| Idaho | $55,300 | 0.225–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.00% - Pequeños recargos por fuerza laboral y administración (0.00–0.00675% más 0.00–0.03825%) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Illinois | $13,916 | 0.2–7.3% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 3.65% (incluye FRR) - 0.55% impuesto para la construcción de fondos (FRR) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Indiana | $9,500 | 0.5–7.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 2.5% (1.6% para empleadores gubernamentales) - Sin recargo de solvencia - Sin fines de lucro reembolsan |
| Iowa | $39,500 | 0–7.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 1.0% (7.0% para construcción) - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Kansas | $14,000 | 0.00–6.65% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 1.75% (5.55% para construcción) - Sin recargo para la construcción de fondos (0%) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Kentucky | $11,700 | 0.3–9.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Calendario A (2.7%; 9–10% para construcción) - 0.075% SCUF (fondo estatal de capacitación) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Luisiana | $7,700 | 0.09–6.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: varía por industria (basado en NAICS) - Impuesto de Capacitación de Trabajadores Actuales + Cargo Social de Integridad (varía) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Maine | $12,000 | 0.0–5.75% | - Contribución del empleado: 2.11% - Nuevo empleador: Calendario A (2.11%) - 0.14% CSSF + 0.16% UPAF impuestos al fondo de fuerza laboral - Sin fines de lucro reembolsan |
| Maryland | $8,500 | 0.3–7.5% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Tabla A (2.6%; 3.3% para construcción) - Sin evaluaciones adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Massachusetts | $15,000 | 0.83–12.65% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Calendario D (2.13%; 5.45% para construcción) - 0.056% impuesto de capacitación laboral (WTF) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Míchigan | $9,000 | 0.06–10.30% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 2.7% (4.9% para construcción) - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Minnesota | $43,000 | 0.40–8.90% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: varía por industria (1.0–8.9%) - 0.10% evaluación para desarrollo de fuerza laboral - 5% recargo de solvencia (déficit del fondo) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Misisipi | $14,000 | 0.2–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 1.0–1.2% (graduado por nómina) - 0.2% recargos combinados para la fuerza laboral (MS Works, capacitación) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Misuri | $9,500 | 0.0–6.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 2.376% (1.00% para organizaciones sin fines de lucro) - 0.02% recargo de automatización - Sin fines de lucro reembolsan (pagan 1% vs 2.376%) |
| Montana | $45,100 | 0.0–6.12% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Calendario 1 (1.0–2.0% por tamaño de nómina) - 0.13–0.18% impuesto al fondo administrativo - Sin fines de lucro reembolsan |
| Nebraska | $9,000/$24,000 | 0–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 1.25% (5.4% para construcción) - 20% recargo de asignación SUIT sobre la tasa SUI - Sin fines de lucro reembolsan |
| Nevada | $41,800 | 0.25–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 2.95%- 0.05% recargo de Programa de Mejoramiento de Carrera - Sin fines de lucro reembolsan |
| Nuevo Hampshire | $14,000 | 0.1–7.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Tabla I (2.7% desde 7/2024) - 0.4% recargo administrativo - Sin fines de lucro reembolsan |
| Nueva Jersey | $43,300 | 0.6–6.4% | - Contribución del empleado: 3.1% - Nuevo empleador: Tabla D (3.1%, FY2025) - 0.10% desarrollo de fuerza laboral + 0.0175% recargos complementarios - Sin fines de lucro reembolsan |
| Nuevo México | $33,200 | 0.33–6.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0% (o el promedio de la industria, si es mayor) - Sin evaluaciones adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Nueva York | $12,800 | 2.025–9.825% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 4.025% - 0.075% recargo por Servicios de Recolocación - 0.12% recargo de Evaluación de Intereses - Sin fines de lucro reembolsan |
| Carolina del Norte | $32,600 | 0.06–5.76% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0% - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Dakota del Norte | $45,100 | 0.14–9.69% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 1.03% (6.09% para gobierno; 9.69% para construcción) - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Ohio | $9,000 | 0.4–10.1% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7% (5.6% para construcción) - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Oklahoma | $28,200 | 0.3–9.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Factor Condicional D (1.5%) - 5% recargo para reinversión tecnológica - Sin fines de lucro reembolsan |
| Oregón | $54,300 | 0.9–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Calendario III (2.4%)- Recargo trimestral de compensación (~0.109–0.139%) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Pensilvania | $10,000 | 1.419–10.373% | - Contribución del empleado: 0.07% - Nuevo empleador: 3.822% (10.592% para construcción) - 0% recargo de intereses de bonos - Sin fines de lucro reembolsan |
| Rhode Island | $29,800/$31,300 | 0.89–9.49% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Calendario G (0.89%)- 0.21% impuesto para el Fondo de Desarrollo de Empleo - Base más alta ($31,300) para empleadores con tasa máxima - Sin fines de lucro reembolsan |
| Carolina del Sur | $14,000 | 0–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 0.29%- 0.06% recargo de contingencia (0.00% de solvencia) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Dakota del Sur | $15,000 | 0–8.8% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Calendario C (1.2% general; 1.0% para construcción) - 0.02% admin + 0–0.55% recargos por inversión - Sin fines de lucro reembolsan |
| Tennessee | $7,000 | 0.01–10.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: varía según NAICS (ver Tabla 6) - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Texas | $9,000 | 0.25–6.25% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 2.7% (o el promedio de la industria, si es mayor) - 0.10% impuesto de inversión en capacitación - Sin fines de lucro reembolsan |
| Utah | $48,900 | 0.2–7.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 7.2% (para construcción); otras tasas varían por industria - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Vermont | $14,800 | 0.4–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Calendario 1 (1.0%) - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Virginia | $8,000 | 0.1–6.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 2.5% (6.2% para extranjeros/incumplidos) - 0.05% nueva tasa administrativa (2025) - Sin fines de lucro reembolsan |
| Washington | $72,800 | 0.27–6.02% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: 90% del promedio de la industria (mínimo 1.0%) - 0.03% EAF + 0.03% recargos de solvencia - Sin fines de lucro reembolsan |
| Virginia Occidental | $9,500 | 1.5–8.5% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Tasas de la columna C (2.7%; 8.5% para construcción) - Sin evaluaciones adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Wisconsin | $14,000 | 0.0–12% (pequeñas); 0.05–12% (grandes) | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: Calendario D (3.05% pequeñas; 3.25% grandes; 2.90%/3.10% para construcción) - Sin recargos adicionales - Sin fines de lucro reembolsan |
| Wyoming | $32,400 | 0–8.5% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevo empleador: varía según la clase de empleador - 0.0423% Fondo de Apoyo al Empleo + 0.0143% recargo de capacitación para el desarrollo de fuerza laboral - Sin fines de lucro reembolsan |
Algunos estados también tienen impuestos adicionales para programas de discapacidad y programas de licencia familiar pagada.
Seis estados operan programas de seguro estatal por discapacidad (SDI), mientras que otros 16 cuentan con (o contarán con) programas de seguro por licencias familiares y médicas pagadas (PFML). Aquí tienes un desglose:
| Estado | Programa(s) | Base salarial (2025) | Tasa de contribución del empleado | Tasa de contribución del empleador | Exenciones clave | Notas |
| California | SDI; PFML | Ninguna (sin límite) | 1.20% (SDI, que incluye PFML) | 0% | – | La PFML se financia completamente con las deducciones SDI de los empleados. Los empleadores no hacen contribución. |
| Connecticut | PFML | $176,100 | 0.50% | 0% | – | – |
| Colorado | PFML | $176,100 | 0.45% (0.90% si <10 empleados) | 0.45% (0% si <10 empleados) | <10 empleados (sin parte del empleador) | – |
| Delaware | PFML (entra en vigor ene 2025) | $176,100 | 0.40% (médico), 0.08% (familiar), 0.32% (parental) | 0.40% (méd.), 0.08% (fam.), 0.32% (parental) [crédito tributario del 50%] | <10 exentos; 10–24 solo pagan parental | Las contribuciones comienzan en enero de 2025. Los empleadores pueden deducir el 50% de su parte. |
| Distrito de Columbia | PFML | Sin tope (todos los salarios) | 0% | 0.75% (hasta el 30 de junio de 2025) | – | – |
| Hawái | SDI | $1,441.72 (máx. semanal) | 50% del costo del plan (≤0.50% del salario; máx. $7.21/sem) | 50% del costo del plan | – | Los empleados pagan hasta $7.21/semana; el empleador paga el resto. |
| Maine | PFML | $176,100 | 0.50% | 0.50% (0% si <15 empleados) | <15 empleados (sin parte del empleador) | – |
| Maryland | PFML (desde jul 2025) | $176,100 | 0.45% | 0.45% (0% si <15 empleados) | <15 empleados (sin parte del empleador) | – |
| Massachusetts | PFML | $176,100 | 0.18% (familiar), 0.28% (médico) | 42% de la porción médica (si ≥25 empleados) | <25 empleados (sin parte del empleador) | Los empleadores pueden pagar hasta el 42% del seguro de licencia médica (no hay requerimiento para financiar la licencia familiar). |
| Minnesota | PFML (entra en vigor ene 2026) | Tope de seguridad social (2025: $160,200; base menor si <30 empleados) | Empleados pagan hasta 0.35% (méd. + fam.), 0.20% (solo méd.), 0.15% (solo fam.) | Los empleadores igualan (división 50/50) | – | – |
| New Hampshire | PFML (voluntario) | – | – | – | Participación opcional (plan privado) | Los empleadores reciben un crédito fiscal del 50% por contribuciones voluntarias. No hay contribuciones obligatorias. |
| New Jersey | SDI; PFML | SDI: $42,300; PFML: $161,400 | SDI: 0%; PFML: 0.09% | SDI: ~0.5% (nuevos empleadores pagan 0.5%; otros 0.1–0.75% por experiencia); PFML: 0% | – | El SDI (TDB) de Nueva Jersey incluye cobertura de licencia familiar pagada. |
| New York | SDI; PFML | SDI: $43,300; PFML: $165,400 | SDI: 0.23%; PFML: 0.33% | SDI: ~0.5% (nuevos empleadores 0.5%, otros 0.10–0.75% según experiencia); PFML: 0% | – | El seguro por discapacidad de NY incluye la licencia familiar pagada. |
| Oregón | PFML | $176,100 | 0.60% (1.00% si <25 empleados) | 0.40% (0% si <25 empleados) | <25 empleados (sin parte del empleador) | – |
| Rhode Island | SDI; PFML | SDI: $89,200 | 1.30% (SDI, incluye PFML) | 0% | – | Las contribuciones PFML están incluidas en la tasa SDI del 1.3%. |
| Vermont | PFML (voluntario) | – | – | – | Participación opcional (plan privado) | – |
| Washington | PFML; LTC | PFML: $176,100; LTC: – | PFML: 0.66% (0.92% si <50 empleados); LTC: 0.58% | PFML: 0.26% (0% si <50); LTC: 0% | <50 empleados (sin parte del empleador PFML) | Washington es el único estado con LTC (los empleados pueden optar por salir); la división PFML ocurre al umbral de 50 empleados. |
Impuestos locales o municipales adicionales
En algunas jurisdicciones, como la Ciudad de Nueva York y San Francisco, se pueden aplicar impuestos locales sobre la nómina. Estos pueden incluir impuestos sobre la renta locales, impuestos al empleo e impuestos del distrito escolar.
Impuestos sobre nómina internacionales (si contratas fuera de EE. UU.)
Si contratas talento internacionalmente, a menudo estás sujeto a las leyes fiscales de ese país, no solo de EE. UU.
Por ejemplo, en Canadá, los empleadores deben gestionar el CPP (Plan de Pensiones de Canadá), EI (Seguro de Empleo) y la retención del impuesto sobre la renta.
Dado que estas reglas y regulaciones varían significativamente, lo mejor es utilizar un servicio de nómina global o un EOR (empleador registrado) para asegurarte de cumplir con la normativa.
Impuestos sobre nómina vs. impuesto sobre la renta
Es fácil agrupar los impuestos sobre nómina y los impuestos sobre la renta porque ambos se retienen del cheque de pago del empleado durante los ciclos de nómina. Sin embargo, en la práctica, cumplen funciones muy diferentes.
La retención del impuesto sobre la renta se refiere al monto que deduces del pago de tus empleados según sus ingresos, el estado civil para efectos fiscales y las selecciones en el formulario W-4.
Este dinero va al gobierno federal para financiar programas generales como defensa, educación e infraestructura.
Por otro lado, los impuestos sobre la nómina se usan principalmente para financiar programas específicos de seguro social, como la Seguridad Social (Social Security), Medicare, el seguro de desempleo y, en algunos estados, licencias familiares pagadas o seguro por discapacidad.
Como desglosamos antes, los impuestos sobre la nómina suelen dividirse entre el empleador y el empleado, con tasas de contribución fijas y topes salariales.
Aunque ambos tipos de impuestos se manejan durante el proceso de nómina y aparecen en el mismo recibo de pago, su mecánica, estructura de financiamiento y destino final son totalmente diferentes.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina (con ejemplos)
Calcular los impuestos sobre la nómina incluye varios componentes, como el salario bruto, las deducciones, la retención federal, FICA y los impuestos estatales/locales.
Cada paso requiere aplicar cuidadosamente las reglas y tablas vigentes, que pueden cambiar cada año.
Por ejemplo, para 2025, el IRS fijó la deducción estándar para declarantes solteros en $15,000 (frente a $14,600 en 2024) y actualizó todos los tramos impositivos.
En la práctica, se calcula cada cheque de pago siguiendo estos pasos en orden. A continuación, una guía paso a paso sobre cómo hacerlo:
- Paso 1. Calcula el salario bruto. Esto incluye sueldos, salarios, bonificaciones, comisiones y cualquier otra compensación sujeta a impuestos.
- Para empleados por hora, es horas trabajadas x tarifa horaria. Incluye horas extra a 1.5x el pago por horas que excedan las 40/semana.
- Para empleados asalariados, es salario anual ÷ número de períodos de pago.
- Paso 2. Resta cualquier contribución antes de impuestos del salario bruto para obtener los salarios sujetos a impuestos. Las deducciones más comunes incluyen planes de retiro (401(k), 403(b)), primas de seguro médico, aportaciones a HSA/FSA y ciertos beneficios de transporte.
- Paso 3. Retén el impuesto federal sobre la renta. Utiliza la información del W-4 del empleado y los salarios sujetos a impuestos (después de las deducciones antes de impuestos). Aplica la deducción estándar anual (2025: $15,000 para solteros, $30,000 para casados declarando conjuntamente) de forma anual. Resta la deducción estándar y, usando los tramos federales de 2025, calcula el impuesto sobre el ingreso anual sujeto a impuestos. Divide el impuesto anual entre el número de períodos de pago para calcular la retención por cada cheque.
- Paso 4. Calcula los impuestos FICA y FUTA según lo explicado anteriormente.
- Paso 5. Calcula cualquier impuesto estatal o local sobre la renta y los impuestos SUTA que debas retener.
- Paso 6. Calcula los impuestos estatales SDI/PFML que correspondan. Consulta la tabla anterior.
- Paso 7. Retén los impuestos, remítelos al IRS, iguala las contribuciones patronales y presenta los formularios correspondientes.
Por ejemplo, consideremos a Jamie, un gerente de marketing en California que gana $100,000/año y se le paga mensualmente. Tiene una aportación de $500 por mes a un 401(k), que no está sujeta a impuestos federales ni estatales sobre la renta, pero sí se incluye en los sueldos para fines de Seguridad Social (Social Security), Medicare y FUTA.
Ingresos brutos por período de pago: 100,000/12 = $8,333.33
Base salarial sujeta a impuestos: $8,333.33 - $500 = $7,833.33/mes
Retención federal de impuestos sobre la renta: Según la Publicación 15-T del IRS (2025), un declarante individual con $7,833.33/mes cae en el tramo del 22%. La tabla mensual indica que el impuesto a retener es $464.92/mes + 22% del monto que exceda $5,290.
Eso nos da un total de impuestos retenidos de $464.92 + 22% de (7833.33 - 5290), lo que resulta en un valor de $1,024.41/mes. (La deducción estándar de $15K ya está reflejada en los valores umbral de la tabla, así que no es necesario restarla aparte).
Impuestos FICA: La Seguridad Social es 6.2% sobre el total de sueldos brutos de $8,333.33, lo que equivale a $516.67, y Medicare es 1.45% sobre la totalidad de los sueldos brutos, lo que nos da $120.83/mes.
FUTA: Es el 6% de $7,000. Sin embargo, dado que se pagan a tiempo los impuestos estatales de desempleo, tu tasa neta de FUTA será solo del 0.6%, lo que da $42/año, o $3.5/mes.
SUTA de California: Los nuevos empleadores en California pagan 3.4% sobre los primeros $7,000. Eso equivale a $238/año o aproximadamente $19.83 por mes en impuestos SUTA para el salario de este empleado.
Impuesto sobre la Renta Estatal de California: Para declarantes solteros, el tramo del 9.3% se aplica a ingresos sujetos a impuestos superiores a $70,606. Aquí, tras la deducción estándar CA de $5,540 (y $6,000 de 401(k)), el ingreso anual sujeto a impuestos en California es de unos $88,460. El cálculo del impuesto sobre $88,460 da aproximadamente $4,769/año, o $397.42/mes retenidos por impuesto estatal sobre la renta.
California SDI/PFML: California aplica una retención del 1.2% sobre todos los sueldos (sin tope). Sobre $8,333.33 de salario mensual, la retención SDI/PFL es de $100.00 por mes.
Por lo tanto, el cálculo mensual de nómina es el siguiente:
| Retención (Empleado) | Cantidad |
| Impuesto federal sobre la renta | $1,024.41 |
| Impuesto del Seguro Social (6.2%) | $516.67 |
| Impuesto de Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Impuesto estatal sobre la renta de California (aproximado) | $397.42 |
| California SDI/PFL (1.2%) | $100.00 |
| Contribución 401(k) (antes de impuestos) | $500.00 |
| Total de deducciones del empleado | $2,659.33 |
| Pago neto recibido | $5,674.00 |
| Impuesto del empleador | Cantidad |
| Contribución de Seguro Social (6.2%) | $516.67 |
| Contribución de Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Desempleo federal (FUTA, 0.6% neto) | $3.50 |
| Desempleo en California (SUTA, 3.4%) | $19.83 |
| Total de impuestos del empleador | $660.83 |
Como puedes ver, esto implica mucho cálculo manual solo para un empleado. Por eso, siempre se recomienda utilizar sistemas de nómina automatizados que calculen todo esto por ti para garantizar un proceso fluido y sin dolores de cabeza.
Andrew Lokenauth, CFO fraccional y experto en finanzas, coincide con este consejo:
“A cargo de una nómina anual de más de $10M, desarrollé un sistema infalible. Primero, calcula los salarios brutos. Luego, resta las deducciones antes de impuestos como el seguro de salud y el 401k.
Después, aplica las tasas impositivas vigentes; ahora uso un software especializado, pero comencé con hojas de cálculo (gran error). Un cliente del sector manufacturero ahorró más de $50K al año cuando noté que estaban calculando en exceso FICA sobre beneficios excluidos.
Consejo profesional: utiliza software de nómina o la calculadora de retenciones del IRS. Hacer las cuentas a mano es buscarse problemas.”
Formularios esenciales de impuestos sobre nómina y para qué sirven
Además de tus impuestos, también necesitas presentar los formularios adecuados ante las agencias correspondientes y en el plazo debido. Aquí tienes un desglose de los formularios clave que todo empleador debe conocer, para qué sirven y cuándo hay que presentarlos.
1. Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos
Para qué sirve: Informa los salarios pagados y los impuestos retenidos por cada empleado.
Quién lo recibe: Empleados, la Administración del Seguro Social (SSA) y a veces agencias fiscales estatales.
Vencimiento:
- Para empleados: antes del 31 de enero
- Para SSA (en papel o e-file): antes del 31 de enero
Si presentas fuera de plazo o de manera incorrecta, la penalización puede ser de hasta $310 por formulario, dependiendo de lo tarde que lo entregues.
2. Formulario W-3: Resumen de declaraciones de salarios e impuestos
Para qué sirve: Un formulario resumen que totaliza todos los W-2 que se envían a la SSA.
Quién lo recibe: SSA (solo cuando se presentan W-2 en papel).
Vencimiento: Antes del 31 de enero, igual que los W-2.
3. Formulario 941: Declaración federal trimestral de impuestos del empleador
Para qué sirve: Informa el impuesto federal sobre la renta retenido, así como los impuestos del Seguro Social y Medicare (FICA).
Quién lo recibe: IRS
Vencimiento:
- Trimestralmente: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero
- Aunque no se hayan pagado salarios en ese trimestre, igual debe presentarse (a menos que hayas presentado una declaración final).
Si eres un empleador estacional o contratas esporádicamente, puedes indicarlo en el formulario para evitar notificaciones innecesarias del IRS.
4. Formulario 940: Declaración federal anual del impuesto federal de desempleo (FUTA) del empleador
Para qué sirve: Informa y paga el impuesto FUTA, que financia las prestaciones federales por desempleo.
Quién lo recibe: IRS
Vencimiento: Anualmente: Antes del 31 de enero
- Puedes depositar el impuesto FUTA trimestralmente, pero solo tienes que presentar el formulario una vez al año.
- Si tu responsabilidad de FUTA durante el año supera los $500, debes depositarla trimestralmente.
5. Formulario W-4: Certificado de retención del empleado
Qué hace: Lo utilizan los empleados para establecer las retenciones de impuestos federales sobre la renta.
Quién lo recibe: Los empleadores lo mantienen en archivo (no se envía al IRS a menos que se solicite específicamente).
Plazo: Al momento de la contratación y cada vez que el empleado lo actualiza.
Consejo: Siempre tenga un W-4 en los archivos de cada empleado. Si no se presenta uno, debe retener impuestos como si la persona fuera soltera sin ajustes.
6. Formularios estatales de impuestos sobre nómina
Qué hacen: Varía según el estado. Puede incluir formularios para la retención del impuesto sobre la renta, seguro de desempleo o programas por discapacidad (por ejemplo, California DE 9/DE 9C para reportes de UI y SDI).
Plazo: Usualmente trimestral o anual, según las normas estatales.
Consejo: Utilice el portal fiscal para empleadores de su estado o colabore con un proveedor de nómina que gestione el cumplimiento en varios estados.
7. Formulario 1099-NEC (si contrata contratistas)
Qué hace: Reporta pagos de $600 o más realizados a contratistas independientes.
Plazo:
- Para los contratistas: antes del 31 de enero
- Para el IRS: antes del 31 de enero (en papel o por e-file)
Qué hacer si se retrasa con sus impuestos sobre nómina
Retrasarse en los impuestos sobre nómina no es raro, pero puede volverse serio muy rápido. Ya sea por un problema de flujo de caja o por descuido, lo peor que puede hacer es ignorarlo.
El IRS no solo irá tras su negocio; en algunos casos, también lo buscarán personalmente.
¿Entonces, qué debe hacer?
1. Presente todo, incluso si aún no puede pagar
No espere. La prioridad es presentar todas las declaraciones faltantes. Incluso si ahora mismo no tiene dinero, presentar demuestra buena fe y mantiene las multas más bajas.
Lokenauth ha pasado por esta situación y esto es lo que tiene para decir:
“Esto me toca de cerca. En mis primeros días como consultor, heredé un cliente que no había pagado impuestos sobre nómina durante 6 meses: debía unos $175K.
Lo primero: presentar todas las declaraciones faltantes de inmediato, incluso sin pagar. Luego, contactar al IRS para establecer un plan de pagos. Son bastante razonables si uno es proactivo. Logramos ponerlos en un plan de pagos de 24 meses con penalizaciones mínimas.”
2. Póngase al día y manténgase al corriente
No siga cometiendo el mismo error mientras intenta solucionar el anterior. El IRS espera que realice los depósitos de nómina actuales a tiempo, incluso si aún está pagando impuestos atrasados.
Raoul P.E. Schweicher, socio administrador de MSadvisory, tiene más de 8 años de experiencia en gestión de nóminas. Él dice:
“Haga sus depósitos actuales puntualmente para no cavar un hoyo más profundo. La estructura de multas se vuelve fea rápidamente: 2% si se retrasa 1–5 días, salta a 5% a los 6 días y después de 15 días pasa al 10%. Si ignora una notificación del IRS por 10 días, la multa es del 15%.”
3. Establezca un plan de pagos
Si es sincero, el IRS generalmente permitirá un acuerdo de pago a plazos de 24 meses para deudas de impuestos sobre nómina.
Esto no eliminará las multas o intereses, pero le da tiempo y lo protege de cobros forzados como embargos o gravámenes.
Schweicher agrega:
“Los planes de pago son sus aliados si no puede pagar todo de una vez —el IRS prefiere recibir el pago que estarlo persiguiendo. Normalmente se pueden conseguir 24 meses para impuestos de nómina empresariales. Suele haber reducción de multas si es la primera vez y usted tiene un historial limpio.”
4. Conozca los riesgos si no actúa
Si no se pagan los impuestos sobre nómina por mucho tiempo, el IRS puede aplicar la Penalización por Recuperación del Fondo Fiduciario: el 100% del monto no pagado, aplicada personalmente a dueños, directivos o cualquier persona que "intencionalmente" haya dejado de enviar los fondos.
5. Obtenga ayuda profesional lo antes posible
Abogados especialistas en impuestos y expertos en resolución de impuestos sobre nómina entienden el sistema y, a menudo, pueden negociar mejores condiciones, reducir multas o incluso conseguir exoneración por primera vez. No espere a que se salga de control.
Errores comunes con los impuestos sobre nómina que debe evitar
Unos pocos errores pueden generar grandes problemas. Esto es lo que debe vigilar:
- Pagos atrasados. La puntualidad es clave. Los pagos tardíos conllevan tarifas que aumentan cuanto más tiempo pase la deuda sin pagarse.
- Clasificación incorrecta de empleados. ¿Freelancer o tiempo completo? La clasificación de tu empleado afecta su categoría fiscal, así que asegúrate de hacerlo correctamente. Según Lokenauth, “El pasado marzo, uno de mis clientes de startups estuvo a punto de recibir una multa de $25K porque clasificaron erróneamente a contratistas como empleados. El tema es que los problemas de clasificación son súper comunes—los veo en alrededor del 30% de los clientes nuevos.”
- Uso de tasas y tablas de impuestos desactualizadas. Usar tasas, tablas o formularios fiscales antiguos puede ocasionar cálculos incorrectos de los impuestos sobre la nómina. Siempre utiliza las tasas y tablas fiscales más actuales provistas por el IRS para asegurar la exactitud.
- No contabilizar los beneficios sujetos a impuestos. Olvidar incluir beneficios complementarios sujetos a impuestos, como bonificaciones, comisiones o compensación no monetaria, en los cálculos de nómina puede llevar a declarar menos ingresos y pagar menos impuestos de lo debido.
- Pasar por alto las asignaciones de retención de empleados. No tener en cuenta las asignaciones de retención de empleados (básicamente excepciones) o cambios en el estado civil indicados en el Formulario W-4 puede dar lugar a retenciones federales de impuestos sobre la renta incorrectas.
- Cálculo inexacto del pago de horas extra. Calcular incorrectamente las tarifas de pago por horas extra para empleados no exentos puede resultar en un pago insuficiente de salarios e impuestos sobre la nómina. Sigue las normas federales y estatales sobre el pago de horas extra y calcula correctamente los salarios por horas extra.
- No gestionar correctamente los formularios fiscales de contratistas: Manejar mal formularios como el Formulario 1096 y el Formulario 1099 para contratistas en EE. UU. puede causar problemas de cumplimiento y multas. Asegúrate de presentar estos formularios correctamente y a tiempo.
Evitar los errores comunes en impuestos sobre la nómina es clave para prevenir problemas legales. Herramientas como software fiscal avanzado pueden ayudarte a garantizar el cumplimiento y precisión en tus procesos de nómina.
La importancia de ser diligente
Gestionar los impuestos sobre la nómina es una responsabilidad importante para los empleadores. Con las posibles implicaciones legales y financieras, es vital abordar la tarea con diligencia y precisión.
Al comprender los componentes, saber qué gastos puede deducir el negocio, utilizar las herramientas adecuadas y mantenerse informado, puedes asegurar que tu empresa se mantenga en regla y financieramente sana.
Otras fuentes útiles para ayudarte a gestionar un proceso de nómina sin sobresaltos:
- Beneficios de nómina: una guía integral
- Desmitificando las deducciones de nómina: consejos para principiantes y profesionales experimentados
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