Entender los impuestos sobre la nómina: guía completa 2025
Tu negocio está creciendo rápidamente, estás contratando empleados y te sientes en la cima del mundo; es decir, antes de que un asteroide llamado impuestos sobre la nómina se estrelle contra tu vida.
FICA. FUTA. SUTA. 7.5%. 2%. ¿Qué significan todos estos acrónimos? ¿Por qué no puedes hacer crecer tu negocio sin preocuparte por todo esto? Bueno, no es tan complejo como parece.
Al final de este artículo, sabrás qué son los impuestos sobre la nómina, cuáles son los diferentes tipos, los matices que debes conocer y las medidas prácticas que puedes tomar para gestionarlos eficazmente.
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¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
Los impuestos sobre la nómina son los impuestos que tú, como empleador, debes retener de la remuneración de tus empleados: salarios, bonificaciones, comisiones, etc.
Estos impuestos financian programas gubernamentales esenciales como la Seguridad Social, Medicare y el seguro de desempleo.
Por lo tanto, cada vez que pagas a tu equipo, no solo estás enviando salarios, sino que también actúas como recaudador de impuestos para el gobierno al calcular las cantidades exactas, retenerlas, igualar determinadas partes y enviar todo a las agencias gubernamentales correspondientes.
Incluso si solo tienes un empleado en tu nómina, gestionar incorrectamente tus impuestos —pagando de menos, pagando de más, pagando tarde o presentando los formularios equivocados— puede generar sanciones, muchos costes administrativos de la nómina y quebraderos de cabeza administrativos.
Desglose de los impuestos sobre la nómina
Ahora que entiendes el qué, es hora de desglosar el cuánto. Los impuestos sobre la nómina se dividen en varias categorías, que explicamos a continuación.
Impuestos federales sobre la renta
La retención del impuesto federal sobre la renta es el proceso de deducir una parte de los salarios de un empleado y enviarla al IRS durante todo el año. Ayuda a los empleados a evitar grandes facturas fiscales o sanciones por pagos insuficientes al presentar su declaración anual.
La retención del impuesto sobre la renta depende de varios factores diferentes, y la mayor parte de la información crucial se encuentra en el Formulario W-4.
Los empleados lo completan cuando son contratados e incluye datos como su estado civil a efectos de la declaración, el número de personas a su cargo, ingresos adicionales, deducciones, importes adicionales de retención, etc.
Impuestos FICA: Seguridad Social y Medicare
Los impuestos FICA (Ley Federal de Contribuciones al Seguro) consisten en los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, y normalmente son los que la mayoría de las personas relaciona con los impuestos sobre la nómina.
Tanto los empleadores como los empleados contribuyen a estos impuestos por igual.
El impuesto de la Seguridad Social es del 6.2%, pagado tanto por el empleado como por el empleador, para un total del 12.4%. A partir de 2025, el límite de la base salarial (el salario máximo sujeto al impuesto) para la Seguridad Social es de $176,100.
El impuesto de Medicare es del 1.45% para el empleador y del 1.45% para el empleado, para un impuesto total de Medicare del 2.9%.
Para las personas que ganan más de $200,000, el empleador debe retener un 0.9% adicional sobre los salarios pagados por encima de $200K hasta el final del año natural.
Los empleadores no están obligados a igualar este importe; solo debes retenerlo de los salarios de tu empleado.
Tu responsabilidad es retener la contribución fiscal del empleado, igualarla para las partes correspondientes a la Seguridad Social y Medicare (un total del 7.65%) y pagar ambas partes al gobierno.
Impuesto federal de desempleo (FUTA)
Los empleadores son responsables de pagar el impuesto de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA), que financia las prestaciones por desempleo para los trabajadores que han perdido su empleo.
Este impuesto es responsabilidad tuya al 100%; los empleados no contribuyen.
La tasa del impuesto FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de salarios pagados a cada empleado en un año natural.
Sin embargo, tú, como empleador, puedes recibir un crédito de hasta el 5.4% por pagar los impuestos estatales de desempleo a tiempo y en su totalidad, lo que resulta en una tasa neta del impuesto FUTA del 0.6%.
Por lo tanto, si cumples los requisitos, solo pagarás $42 por empleado al año en concepto de FUTA.
Impuesto estatal de desempleo (SUTA)
Los empleadores también son responsables de pagar los impuestos estatales de desempleo, que financian las prestaciones por desempleo a nivel estatal.
Las tasas impositivas y las bases salariales varían según el estado y están sujetas a normativas específicas de cada estado, pero para facilitártelo, hemos recopilado los datos clave de todos los estados en la tabla siguiente:
| Estado | Base salarial SUTA de 2025 | Rango de tasas del empleador para 2025 | Notas |
| Alabama | $8,000 | 0.14–5.34% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Programa A (2.7%)- Impuesto de capacitación ESA del 0.06%- Las organizaciones sin fines de lucro pueden optar por reembolsar en lugar de pagar SUTA |
| Alaska | $51,700 | 1.0–5.4% | - Contribución del empleado: 0.50% - Tasa para nuevos empleadores: varía según el programa (no existe una tasa fija para nuevos empleadores) - No hay impuestos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Arizona | $8,000 | 0.04–9.72% | - Contribución del empleado: ninguna- Tasa para nuevos empleadores: 2.0% - No hay recargo adicional - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Arkansas | $7,000 | 0.20–10.10% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.9%- Evaluación administrativa del 0.10%- Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| California | $7,000 | 1.5–6.2% | - Contribución del empleado: 3.4% - Tasa para nuevos empleadores: Programa F - Impuesto de capacitación laboral del 0.10% (ETT)- Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Colorado | $27,200 | 0.64–8.86% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 3.05% (3.08–7.65% para la construcción) - No hay un impuesto de capacitación separado; los recargos de apoyo y solvencia varían según la industria - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Connecticut | $26,000 | 1.1–8.9% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.2% - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Delaware | $12,500 | 0.30–5.40% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0%- Evaluación especial de capacitación del 0.20% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| D.C. | $9,000 | 1.9–7.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7%- Evaluación administrativa del 0.20% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Florida | $7,000 | 0.1–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7% - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Georgia | $9,500 | 0.04–8.1% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.64% (fija hasta 2026) - Evaluación administrativa del 0.06% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Hawái | $62,000 | 0.0–5.6% | - Contribución del empleado: 2.4% - Nuevo empleador: Programa C (varía según el tipo de empresa) - Evaluación de capacitación laboral del 0.01% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Idaho | $55,300 | 0.225–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.00% - Recargos para pequeñas plantillas y administrativos (0.00–0.00675% más 0.00–0.03825%) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Illinois | $13,916 | 0.2–7.3% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 3.65% (incluye FRR) - Impuesto de creación de fondos del 0.55% (FRR) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Indiana | $9,500 | 0.5–7.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.5% (1.6% para empleadores gubernamentales) - No hay recargo de solvencia - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Iowa | $39,500 | 0–7.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0% (7.0% para la construcción) - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Kansas | $14,000 | 0.00–6.65% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.75% (5.55% para la construcción) - No hay recargo para la creación de fondos (0%) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Kentucky | $11,700 | 0.3–9.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Programa A (2.7%; 9–10% para la construcción) - SCUF del 0.075% (fondo estatal de capacitación) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Luisiana | $7,700 | 0.09–6.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: varía según la industria (basada en NAICS) - Impuesto de capacitación para trabajadores actuales + Fondo de Integridad y Cargos Sociales (varía) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Maine | $12,000 | 0.0–5.75% | - Contribución del empleado: 2.11% - Tasa para nuevos empleadores: Programa A (2.11%) - Impuestos del fondo laboral CSSF del 0.14% + UPAF del 0.16% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Maryland | $8,500 | 0.3–7.5% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Tabla A (2.6%; 3.3% para la construcción) - No hay evaluaciones adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Massachusetts | $15,000 | 0.83–12.65% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Programa D (2.13%; 5.45% para la construcción) - Impuesto de capacitación laboral del 0.056% (WTF) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Míchigan | $9,000 | 0.06–10.30% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7% (4.9% para la construcción) - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Minnesota | $43,000 | 0.40–8.90% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: varía según la industria (1.0–8.9%) - Evaluación de desarrollo laboral del 0.10% - Recargo de solvencia del 5% (déficit del fondo) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Misisipi | $14,000 | 0.2–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0–1.2% (escalonada según la nómina) - Recargos laborales combinados del 0.2% (MS Works, capacitación) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Misuri | $9,500 | 0.0–6.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.376% (1.00% para organizaciones sin fines de lucro) - Recargo de automatización del 0.02% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan (pagan 1% en lugar de 2.376%) |
| Montana | $45,100 | 0.0–6.12% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Programa 1 (1.0–2.0% según el tamaño de la nómina) - Impuesto del Fondo Administrativo del 0.13–0.18% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nebraska | $9,000/$24,000 | 0–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.25% (5.4% para la construcción) - Recargo de asignación SUIT del 20% sobre la tasa SUI - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nevada | $41,800 | 0.25–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.95%- Recargo del Programa de Mejora Profesional del 0.05% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nuevo Hampshire | $14,000 | 0.1–7.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Tabla I (2.7% a partir de 7/2024) - Recargo administrativo del 0.4% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nueva Jersey | $43,300 | 0.6–6.4% | - Contribución del empleado: 3.1% - Tasa para nuevos empleadores: Tabla D (3.1%, año fiscal 2025) - Recargos de desarrollo laboral del 0.10% + suplementario del 0.0175% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nuevo México | $33,200 | 0.33–6.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0% (o el promedio de la industria, si es mayor) - No hay evaluaciones adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nueva York | $12,800 | 2.025–9.825% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 4.025% - Recargo por servicios de reinserción laboral del 0.075% - Recargo por evaluación de intereses del 0.12% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Carolina del Norte | $32,600 | 0.06–5.76% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0% - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Dakota del Norte | $45,100 | 0.14–9.69% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.03% (6.09% para el gobierno; 9.69% para la construcción) - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Ohio | $9,000 | 0.4–10.1% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7% (5.6% para la construcción) - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Oklahoma | $28,200 | 0.3–9.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Factor condicional D (1.5%) - Recargo de reinversión tecnológica del 5% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Oregón | $54,300 | 0.9–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Programa III (2.4%)- Recargo trimestral compensatorio (~0.109–0.139%) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Pensilvania | $10,000 | 1.419–10.373% | - Contribución del empleado: 0.07% - Tasa para nuevos empleadores: 3.822% (10.592% para la construcción) - Recargo por intereses de bonos del 0% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Rhode Island | $29,800/$31,300 | 0.89–9.49% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Programa G (0.89%)- Impuesto del Fondo de Desarrollo Laboral del 0.21% - Base más alta ($31,300) para empleadores con la tasa máxima - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Carolina del Sur | $14,000 | 0–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 0.29%- Recargo de contingencia del 0.06% (solvencia del 0.00%) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Dakota del Sur | $15,000 | 0–8.8% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Programa C (1.2% general; 1.0% para la construcción) - Recargos administrativos del 0.02% + de inversión del 0–0.55% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Tennessee | $7,000 | 0.01–10.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: varía según NAICS (según la Tabla 6) - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Texas | $9,000 | 0.25–6.25% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7% (o el promedio de la industria, si es mayor) - Impuesto de inversión en capacitación del 0.10% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Utah | $48,900 | 0.2–7.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 7.2% (para la construcción); las demás tasas varían según la industria - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Vermont | $14,800 | 0.4–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Programa 1 (1.0%) - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Virginia | $8,000 | 0.1–6.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.5% (6.2% para empleadores extranjeros o morosos) - Nueva tarifa administrativa del 0.05% (2025) - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Washington | $72,800 | 0.27–6.02% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 90% del promedio de la industria (mín. 1.0%) - Recargos EAF del 0.03% + de solvencia del 0.03% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Virginia Occidental | $9,500 | 1.5–8.5% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: tasas de la columna C (2.7%; 8.5% para la construcción) - No hay evaluaciones adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Wisconsin | $14,000 | 0.0–12% (pequeñas); 0.05–12% (grandes) | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Programa D (3.05% para pequeñas; 3.25% para grandes; 2.90%/3.10% para la construcción) - No hay recargos adicionales - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Wyoming | $32,400 | 0–8.5% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: varía según la clasificación del empleador - Recargos del Fondo de Apoyo al Empleo del 0.0423% + de capacitación para el desarrollo laboral del 0.0143% - Las organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
Algunos estados también aplican impuestos adicionales para los programas de discapacidad y los programas de licencia familiar remunerada.
Seis estados operan programas estatales de seguro por discapacidad (SDI), mientras que otros 16 tienen o tendrán programas de seguro de licencia familiar y médica remunerada (PFML). Este es el desglose:
| Estado | Programa(s) | Base salarial (2025) | Tasa de contribución del empleado | Tasa de contribución del empleador | Exenciones clave | Notas |
| California | SDI; PFML | Ninguna (sin límite) | 1.20% (SDI, que incluye PFML) | 0% | – | PFML se financia completamente mediante las deducciones de SDI de los empleados. Los empleadores no aportan ninguna parte. |
| Connecticut | PFML | $176,100 | 0.50% | 0% | – | – |
| Colorado | PFML | $176,100 | 0.45% (0.90% si hay <10 empleados) | 0.45% (0% si hay <10 empleados) | <10 empleados (sin aportación del empleador) | – |
| Delaware | PFML (vigente desde enero de 2025) | $176,100 | 0.40% (médica), 0.08% (familiar), 0.32% (parental) | 0.40% (méd.), 0.08% (fam.), 0.32% (parental) [50% de crédito fiscal] | <10 exentos; 10–24 pagan solo la parte parental | Las contribuciones comienzan en enero de 2025. Los empleadores pueden deducir el 50% de su parte. |
| Distrito de Columbia | PFML | Sin límite (todos los salarios) | 0% | 0.75% (hasta el 30 de junio de 2025) | – | – |
| Hawái | SDI | $1,441.72 (máximo semanal) | 50% del costo del plan (≤0.50% de los salarios; máximo de $7.21/semana) | 50% del costo del plan | – | Los empleados pagan hasta $7.21 por semana; el empleador paga el costo restante. |
| Maine | PFML | $176,100 | 0.50% | 0.50% (0% si hay <15 empleados) | <15 empleados (sin aportación del empleador) | – |
| Maryland | PFML (desde julio de 2025) | $176,100 | 0.45% | 0.45% (0% si hay <15 empleados) | <15 empleados (sin aportación del empleador) | – |
| Massachusetts | PFML | $176,100 | 0.18% (familiar), 0.28% (médica) | 42% de la parte médica (si hay ≥25 empleados) | <25 empleados (sin aportación del empleador) | Los empleadores pueden pagar hasta el 42% del seguro de licencia médica (no están obligados a financiar la licencia familiar). |
| Minnesota | PFML (vigente desde enero de 2026) | Límite del Seguro Social (2025: $160,200; base inferior si hay <30 empleados) | Los empleados pagan hasta 0.35% (médica + familiar), 0.20% (solo médica), 0.15% (solo familiar) | Los empleadores igualan la aportación (división 50/50) | – | – |
| New Hampshire | PFML (voluntario) | – | – | – | Participación opcional (plan privado) | Los empleadores obtienen un crédito fiscal del 50% por las contribuciones voluntarias. No hay contribuciones obligatorias. |
| New Jersey | SDI; PFML | SDI: $42,300; PFML: $161,400 | SDI: 0%; PFML: 0.09% | SDI: ~0.5% (los nuevos empleadores pagan 0.5%; los demás, entre 0.1 y 0.75% según su historial); PFML: 0% | – | El SDI de NJ (TDB) incluye cobertura de licencia familiar remunerada. |
| New York | SDI; PFML | SDI: $43,300; PFML: $165,400 | SDI: 0.23%; PFML: 0.33% | SDI: ~0.5% (nuevos empleadores: 0.5%; los demás: entre 0.10 y 0.75% según su historial); PFML: 0% | – | El seguro por discapacidad de NY incluye la licencia familiar remunerada. |
| Oregón | PFML | $176,100 | 0.60% (1.00% si hay <25 empleados) | 0.40% (0% si hay <25 empleados) | <25 empleados (sin aportación del empleador) | – |
| Rhode Island | SDI; PFML | SDI: $89,200 | 1.30% (SDI, incluye PFML) | 0% | – | Las contribuciones de PFML están incluidas en la tasa de SDI del 1.3%. |
| Vermont | PFML (voluntario) | – | – | – | Participación opcional (plan privado) | – |
| Washington | PFML; LTC | PFML: $176,100; LTC: – | PFML: 0.66% (0.92% si hay <50 empleados); LTC: 0.58% | PFML: 0.26% (0% si hay <50); LTC: 0% | <50 empleados (sin aportación del empleador para PFML) | Washington es el único estado con LTC (los empleados pueden optar por no participar); PFML se divide según el umbral de 50 empleados. |
Impuestos locales o municipales adicionales
En algunas jurisdicciones, como la ciudad de Nueva York y San Francisco, pueden aplicarse impuestos locales sobre la nómina. Estos pueden incluir impuestos locales sobre la renta, impuestos laborales e impuestos del distrito escolar.
Impuestos internacionales sobre la nómina (si contratas fuera de EE. UU.)
Si contratas talento internacionalmente, normalmente estás sujeto a las leyes fiscales de ese país, no solo a las de EE. UU.
Por ejemplo, en Canadá, los empleadores deben gestionar el CPP (Plan de Pensiones de Canadá), el EI (Seguro de Empleo) y la remisión del impuesto sobre la renta.
Dado que estas normas y regulaciones varían considerablemente, lo mejor es utilizar un servicio de nómina global o un EOR (empleador registrado) para garantizar el cumplimiento.
Impuestos sobre la nómina frente al impuesto sobre la renta
Es fácil agrupar los impuestos sobre la nómina y los impuestos sobre la renta en la misma categoría porque ambos se retienen del salario de un empleado durante los procesos de nómina. Sin embargo, en la práctica cumplen funciones muy diferentes.
La retención del impuesto sobre la renta se refiere al importe que deduces de los cheques de pago de tus empleados según sus ingresos, estado civil fiscal y selecciones del formulario W-4.
Este dinero se destina al gobierno federal para financiar programas generales como la defensa, la educación y la infraestructura.
Por otro lado, los impuestos sobre la nómina se utilizan principalmente para financiar programas específicos de seguro social, como el Seguro Social, Medicare, el seguro de desempleo y, en algunos estados, la licencia familiar remunerada o el seguro por discapacidad.
Como explicamos anteriormente, los impuestos sobre la nómina suelen dividirse entre el empleador y el empleado, con tasas de contribución fijas y límites salariales.
Aunque ambos tipos de impuestos se gestionan durante los procesos de nómina y aparecen en el mismo recibo de pago, sus mecanismos, estructura de financiación y destinos finales son completamente diferentes.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina (con ejemplos)
El cálculo de los impuestos sobre la nómina implica varios componentes, como el salario bruto, las deducciones, la retención federal, FICA y los impuestos estatales y locales.
Cada paso requiere aplicar cuidadosamente las normas y tablas vigentes, que pueden cambiar anualmente.
Por ejemplo, para 2025, el IRS estableció la deducción estándar para contribuyentes solteros en $15,000 (frente a $14,600 en 2024) y actualizó todos los tramos impositivos.
En la práctica, se calcula cada nómina siguiendo estos pasos en orden. Esta es una guía paso a paso sobre cómo hacerlo:
- Paso 1. Calcule el salario bruto. Esto incluye salarios, sueldos, bonificaciones, comisiones y cualquier otra remuneración imponible.
- Para los empleados por horas, son las horas trabajadas x la tarifa por hora. Incluya las horas extra con una remuneración de 1.5x por las horas que superen las 40 semanales.
- Para los empleados asalariados, es el salario anual ÷ el número de periodos de pago.
- Paso 2. Reste del salario bruto cualquier contribución antes de impuestos para obtener los salarios imponibles. Las deducciones comunes incluyen planes de jubilación (401(k), 403(b)), primas del seguro médico, contribuciones a HSA/FSA y ciertos beneficios de transporte.
- Paso 3. Retenga el impuesto federal sobre la renta. Utilice la información del formulario W-4 del empleado y los salarios imponibles (después de las deducciones antes de impuestos). Aplique anualmente la deducción estándar anual (2025: $15,000 para solteros, $30,000 para matrimonios que presentan una declaración conjunta). Reste la deducción estándar y, utilizando los tramos federales de 2025, calcule el impuesto sobre los ingresos imponibles anuales. Divida el impuesto anual entre el número de periodos de pago para calcular la retención de cada nómina.
- Paso 4. Calcule los impuestos FICA y FUTA según se indicó anteriormente.
- Paso 5. Calcule los impuestos estatales o locales sobre la renta y los impuestos SUTA que deba retener.
- Paso 6. Calcule los impuestos estatales SDI/PFML que correspondan. Consulte la tabla anterior.
- Paso 7. Retenga los impuestos, remítalos al IRS, iguale las contribuciones del empleador y presente los formularios correctos.
Por ejemplo, consideremos a Jamie, un gerente de marketing en California que gana $100,000 al año y recibe su pago mensualmente. Realiza una contribución de $500 al mes a un plan 401(k), que no está sujeta al impuesto federal ni estatal sobre la renta, pero sí se incluye en los salarios para el cálculo de los impuestos del Seguro Social, Medicare y FUTA.
Ingresos brutos por periodo de pago: 100,000/12 = $8,333.33
Base salarial imponible: $8,333.33 - $500 = $7,833.33/mes
Retención del impuesto federal sobre la renta: Según la Publicación 15-T del IRS (2025), un contribuyente soltero con $7,833.33 al mes se encuentra en el tramo del 22%. La tabla mensual muestra que el impuesto que debe retenerse es de $464.92 al mes + el 22% del importe que supere $5,290.
Esto nos da un impuesto total retenido de $464.92 + el 22% de (7833.33 - 5290), lo que resulta en un valor de $1,024.41 al mes. (La deducción estándar de $15K ya está reflejada en los valores umbral de la tabla, por lo que no es necesario deducirla por separado).
Impuestos FICA: El Seguro Social es del 6.2% sobre el total de los salarios brutos de $8,333.33, lo que equivale a $516.67, y Medicare es del 1.45% sobre el total de los salarios brutos, lo que da $120.83 al mes.
FUTA: Es el 6% de $7,000. Sin embargo, dado que pagará puntualmente los impuestos estatales de desempleo, su tasa neta de FUTA será de solo el 0.6%, lo que equivale a $42 al año o $3.5 al mes.
SUTA de California: Los nuevos empleadores de California pagan el 3.4% sobre los primeros $7,000. Esto equivale a $238 al año o aproximadamente $19.83 al mes en impuestos SUTA sobre los salarios de este empleado.
Impuesto estatal sobre la renta de California: Para los contribuyentes solteros, se aplica el tramo del 9.3% a los ingresos superiores a $70,606. En este caso, después de la deducción estándar de California de $5,540 (y los $6,000 del 401(k)), los ingresos imponibles anuales del empleado en California son de aproximadamente $88,460. Al calcular el impuesto sobre $88,460 se obtienen aproximadamente $4,769 al año, o $397.42 al mes retenidos en concepto de impuesto estatal sobre la renta.
SDI/PFML de California: California aplica una retención del 1.2% sobre todos los salarios (sin límite). Sobre unos salarios mensuales de $8,333.33, la retención de SDI/PFL es de $100.00 al mes.
Por lo tanto, el cálculo mensual de la nómina es el siguiente:
| Retención (empleado) | Importe |
| Impuesto federal sobre la renta | $1,024.41 |
| Impuesto del Seguro Social (6.2%) | $516.67 |
| Impuesto de Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Impuesto estatal sobre la renta de California (aproximado) | $397.42 |
| SDI/PFL de California (1.2%) | $100.00 |
| Aportación al 401(k) (antes de impuestos) | $500.00 |
| Total de deducciones del empleado | $2,659.33 |
| Salario neto recibido | $5,674.00 |
| Impuesto del empleador | Importe |
| Aportación equivalente al Seguro Social (6.2%) | $516.67 |
| Aportación equivalente a Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Desempleo federal (FUTA, 0.6% neto) | $3.50 |
| Desempleo de California (SUTA, 3.4%) | $19.83 |
| Total de impuestos del empleador | $660.83 |
Ahora, como puede ver, esto supone muchos cálculos manuales para un solo empleado. Por lo tanto, siempre se recomienda utilizar sistemas automatizados de nómina que calculen todo esto por usted para garantizar un proceso fluido y sin complicaciones.
Andrew Lokenauth, director financiero fraccionado y experto en finanzas, comparte esta opinión:
“Tras gestionar más de $10M en nóminas anuales, he desarrollado un sistema infalible. Primero, calculo los salarios brutos. Después, resto las deducciones antes de impuestos, como el seguro médico y el 401k.
A continuación, aplico las tasas impositivas actuales; ahora utilizo software especializado, pero empecé con hojas de cálculo (un gran error). Un cliente del sector manufacturero ahorró más de $ 50K al año cuando descubrí que estaba calculando de más la FICA sobre prestaciones excluidas.
Consejo profesional: Utilice un software de nómina o la calculadora de retenciones del IRS. Hacer los cálculos manualmente es buscarse problemas.”
Formularios esenciales de impuestos sobre la nómina y su función
Además de pagar sus impuestos, también debe presentar los formularios correctos ante las agencias correspondientes y a tiempo. A continuación, se desglosan los formularios principales que todo empleador debe conocer, para qué sirven y cuándo deben presentarse.
1. Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos
Función: Informa los salarios pagados y los impuestos retenidos de cada empleado.
Quién lo recibe: Los empleados, la Administración del Seguro Social (SSA) y, en ocasiones, las agencias tributarias estatales.
Fecha límite:
- A los empleados: El 31 de enero
- A la SSA (en papel o por vía electrónica): El 31 de enero
Si presenta el formulario tarde o de forma incorrecta, la sanción puede ascender a $310 por formulario, según el retraso.
2. Formulario W-3: Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos
Función: Formulario resumen que totaliza todos los formularios W-2 enviados a la SSA.
Quién lo recibe: La SSA (solo cuando se presentan formularios W-2 en papel).
Fecha límite: El 31 de enero, igual que los formularios W-2.
3. Formulario 941: Declaración trimestral de impuestos federales del empleador
Función: Informa el impuesto federal sobre la renta retenido, además de los impuestos del Seguro Social y Medicare (FICA).
Quién lo recibe: El IRS
Fecha límite:
- Trimestralmente: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero
- Aunque no se hayan pagado salarios durante ese trimestre, debe presentarse de todos modos (a menos que haya presentado una declaración final).
Si es un empleador estacional o contrata personal con poca frecuencia, puede indicarlo en el formulario para evitar notificaciones innecesarias del IRS.
4. Formulario 940: Declaración anual del impuesto federal de desempleo (FUTA) del empleador
Función: Informa y paga el impuesto FUTA, que financia las prestaciones federales por desempleo.
Quién lo recibe: El IRS
Fecha límite: Anualmente: El 31 de enero
- Puede depositar el impuesto FUTA trimestralmente, pero solo debe presentar el formulario una vez al año.
- Si su obligación total de FUTA del año supera los $500, debe depositarla trimestralmente.
5. Formulario W-4: Certificado de retenciones del empleado
Lo que hace: Se utiliza para que los empleados establezcan los importes de retención del impuesto federal sobre la renta.
Quién lo recibe: Los empleadores lo conservan en sus archivos (no se envía al IRS a menos que se solicite específicamente).
Vencimiento: Al contratar al empleado y cada vez que este lo actualiza.
Consejo: Ten siempre un formulario W-4 archivado para cada empleado. Si no se presenta uno, debes retener impuestos como si la persona fuera soltera y no tuviera ajustes.
6. Formularios estatales de impuestos sobre la nómina
Lo que hacen: Varía según el estado. Puede incluir formularios para la retención del impuesto sobre la renta, el seguro de desempleo o los programas de discapacidad (por ejemplo, DE 9/DE 9C de California para informar sobre UI y SDI).
Vencimiento: Por lo general, trimestral o anualmente, según las normas estatales.
Consejo: Utiliza el portal estatal de impuestos para empleadores o asóciate con un proveedor de servicios de nómina que gestione el cumplimiento normativo en varios estados.
7. Formulario 1099-NEC (si contratas a trabajadores independientes)
Lo que hace: Informa de los pagos de $600 o más realizados a trabajadores independientes.
Vencimiento:
- A los trabajadores independientes: antes del 31 de enero
- Al IRS: antes del 31 de enero (en papel o electrónicamente)
Qué hacer si estás atrasado con tus impuestos sobre la nómina
Quedarse atrasado con los impuestos sobre la nómina no es raro, pero la situación puede agravarse rápidamente. Ya sea por una falta de liquidez o por un descuido, lo peor que puedes hacer es ignorarlo.
El IRS no solo va contra tu empresa; en algunos casos, también puede ir contra ti personalmente.
Entonces, ¿qué deberías hacer?
1. Presenta todo, aunque todavía no puedas pagar.
No esperes. La prioridad es presentar todas las declaraciones pendientes. Aunque no tengas el dinero en este momento, presentar las declaraciones demuestra buena fe y mantiene las sanciones más bajas.
Lokenauth ha pasado por esta situación y esto es lo que tiene que decir:
“Esto me toca muy de cerca. En mis primeros años de consultoría, heredé un cliente que no había pagado los impuestos sobre la nómina durante 6 meses: tenía un atraso de aproximadamente $175K.
Lo primero: Presenta inmediatamente todas las declaraciones pendientes, incluso sin realizar el pago. Después, ponte en contacto con el IRS para establecer un plan de pagos a plazos. Suelen ser bastante razonables si actúas de forma proactiva. Logramos establecer un plan de pagos de 24 meses con sanciones mínimas.”
2. Ponte al día con las obligaciones actuales y luego regulariza lo atrasado
No sigas cometiendo el mismo error mientras intentas corregir el anterior. El IRS espera que realices puntualmente los depósitos actuales de impuestos sobre la nómina, aunque todavía estés pagando impuestos atrasados.
Raoul P.E. Schweicher, socio gerente de MSadvisory, tiene más de 8 años de experiencia en la gestión de nóminas. Afirma:
“Realiza puntualmente tus depósitos actuales para no cavar un hoyo más profundo. La estructura de sanciones se vuelve grave rápidamente: 2 % por un retraso de 1 a 5 días, aumenta al 5 % a los 6 días y luego al 10 % después de 15 días. Si no respondes a un aviso del IRS en un plazo de 10 días, podrías enfrentar un 15 %.”
3. Establece un plan de pagos
Si eres transparente, el IRS suele permitir un acuerdo de pago a plazos de 24 meses para las deudas de impuestos sobre la nómina.
Esto no eliminará las sanciones ni los intereses, pero te da tiempo y te protege de medidas de cobro forzoso, como embargos o gravámenes.
Schweicher añade:
“Los planes de pagos son tus aliados si no puedes pagar todo de una vez: el IRS prefiere recibir el pago antes que perseguirte. Por lo general, puedes obtener 24 meses para los impuestos sobre la nómina de una empresa. La reducción de sanciones por primera infracción suele estar disponible si tienes un historial limpio.”
4. Conoce los riesgos si no actúas
Si los impuestos sobre la nómina permanecen impagos durante suficiente tiempo, el IRS puede imponer la sanción de recuperación del fondo fiduciario: el 100 % de la parte impaga, exigida personalmente a los propietarios, directivos o cualquier persona que haya omitido “deliberadamente” enviar los fondos.
5. Obtén ayuda profesional cuanto antes
Los abogados fiscales y los especialistas en resolución de problemas relacionados con los impuestos sobre la nómina entienden el sistema y a menudo pueden negociar mejores condiciones, reducir las sanciones o incluso conseguir una reducción por primera infracción. No esperes a que la situación se descontrole.
Errores comunes de impuestos sobre la nómina que debes evitar
Unos cuantos errores pueden provocar problemas importantes. Esto es lo que debes vigilar:
- Pagos atrasados. La puntualidad es fundamental. Los pagos atrasados conllevan cargos que aumentan cuanto más tiempo pasa desde la fecha de vencimiento.
- Clasificación incorrecta de los empleados. ¿Trabajador independiente o a tiempo completo? La clasificación de tu empleado afecta a su tramo impositivo, así que asegúrate de hacerlo correctamente. Según Lokenauth, “El pasado marzo, uno de mis clientes emergentes estuvo a punto de recibir una multa de 25.000 dólares porque clasificó incorrectamente a los contratistas como empleados. El problema es que las cuestiones de clasificación son muy comunes: las veo en aproximadamente el 30 % de los clientes nuevos”.
- Usar tasas y tablas fiscales obsoletas. Usar tasas, tablas o formularios fiscales obsoletos puede dar lugar a cálculos incorrectos de los impuestos sobre la nómina. Utiliza siempre las tasas y tablas fiscales más actualizadas proporcionadas por el IRS para garantizar la exactitud.
- No tener en cuenta las prestaciones sujetas a impuestos. Olvidar incluir las prestaciones adicionales sujetas a impuestos, como bonificaciones, comisiones o compensaciones no monetarias, en los cálculos de nómina puede provocar una declaración insuficiente de ingresos y un pago insuficiente de impuestos.
- Pasar por alto las exenciones de retención de los empleados. No tener en cuenta las exenciones de retención de los empleados (esencialmente, excepciones) o los cambios en el estado civil declarados en el Formulario W-4 puede dar lugar a importes incorrectos de retención del impuesto federal sobre la renta.
- Cálculo incorrecto del pago de horas extra. Calcular incorrectamente las tasas de pago de horas extra de los empleados no exentos puede provocar un pago insuficiente de salarios e impuestos sobre la nómina. Sigue las normas federales y estatales sobre el pago de horas extra y calcula los salarios de las horas extra con precisión.
- No gestionar correctamente los formularios fiscales de los contratistas: Gestionar incorrectamente formularios como el Formulario 1096 y el Formulario 1099 para contratistas de EE. UU. puede ocasionar problemas de cumplimiento y sanciones. Asegúrate de presentar estos formularios correctamente y a tiempo.
Evitar errores comunes en los impuestos sobre la nómina es fundamental para prevenir problemas legales. Herramientas como el software fiscal avanzado pueden ayudar a garantizar el cumplimiento y la exactitud de tus procesos de nómina.
La importancia de ser diligente
Gestionar los impuestos sobre la nómina es una responsabilidad importante para los empleadores. Dadas las posibles implicaciones legales y financieras, es fundamental abordar esta tarea con diligencia y precisión.
Al comprender los componentes, saber qué gastos puede deducir la empresa, utilizar las herramientas adecuadas y mantenerse informado, puedes garantizar que tu empresa cumpla con la normativa y mantenga una situación financiera sólida.
Más recursos útiles para ayudarte a gestionar un proceso de nómina fluido:
- ¿Cómo funciona la nómina? Paga a tus empleados con precisión
- Descifrando las deducciones de nómina: consejos para principiantes y profesionales experimentados
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