Comprender los Impuestos sobre la Nómina: Guía Completa 2025
Tu negocio está creciendo rápidamente, estás contratando empleados y te sientes en la cima del mundo… eso es, hasta que un asteroide llamado impuestos sobre la nómina irrumpe en tu vida.
FICA. FUTA. SUTA. 7.5%. 2%. Hay tantos números y abreviaturas.
¿Qué significan todos estos acrónimos? ¿Por qué no puedes hacer crecer tu negocio sin preocuparte por todo esto?
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Bueno, no es tan complejo como parece.
Existen muchos matices cuando se trata de los impuestos sobre la nómina, pero prometemos desglosarlo todo y hacerlo sencillo para ti.
Al final de este artículo, sabrás qué son los impuestos sobre la nómina, todos los tipos diferentes, los matices que debes conocer y los pasos prácticos que puedes tomar para gestionarlos eficazmente.
¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
Los impuestos sobre la nómina son los que tú, como empleador, debes retener de la compensación de tus empleados: sueldos, bonificaciones, comisiones, etc.
Estos impuestos financian programas gubernamentales esenciales como la Seguridad Social, Medicare y el seguro de desempleo.
Así que, cada vez que pagas a tu equipo, no solo estás enviando salarios, también actúas como recaudador de impuestos para el gobierno al calcular montos exactos, retenerlos, igualar ciertas porciones y enviar todo a las agencias gubernamentales correspondientes.
Incluso si solo tienes un empleado en tu nómina, manejar tus impuestos incorrectamente —pagando de menos o de más, pagando tarde o presentando formularios equivocados— puede desencadenar sanciones, mucho sobrecoste administrativo y dolores de cabeza administrativos.
Desglose de los impuestos sobre la nómina
Ahora que entiendes el qué, es momento de desglosar el cuánto. Los impuestos sobre la nómina se dividen en varios grupos, que explicamos a continuación.
Impuestos federales sobre la renta
La retención del impuesto federal sobre la renta es el proceso de deducir una parte del salario de un empleado y presentarlo al IRS a lo largo del año. Ayuda a los empleados a evitar pagar grandes sumas o recibir sanciones por pagos insuficientes al momento de hacer su declaración anual.
La retención del impuesto sobre la renta depende de varios factores, y la mayoría de la información importante se especifica en el Formulario W-4.
Los empleados lo completan al ser contratados, e incluye detalles como su estado de declaración, número de dependientes, otros ingresos, deducciones, montos adicionales a retener, etc.
Impuestos FICA: Seguridad Social y Medicare
Los impuestos FICA (Federal Insurance Contributions Act) consisten en los impuestos a la Seguridad Social y a Medicare, y generalmente son los que la mayoría de la gente asocia con los impuestos sobre la nómina.
Tanto empleadores como empleados contribuyen a estos de manera igualitaria.
El impuesto de Seguridad Social es del 6.2%, pagado tanto por el empleado como por el empleador, para un total del 12.4%. A partir de 2025, el límite de base salarial (el salario máximo sujeto al impuesto) para Seguridad Social es $176,100.
El impuesto de Medicare es del 1.45% para el empleador y del 1.45% para el empleado, para un total de 2.9% de impuesto Medicare.
Para las personas que ganan más de $200,000, el empleador debe retener un 0.9% adicional sobre los salarios pagados por encima de los $200,000 hasta el final del año calendario.
Los empleadores no están obligados a igualar esa cantidad; solo debes retener esto del salario de tu empleado.
Tu función es retener la contribución del empleado, igualarla para las partes de Seguridad Social y Medicare (un total de 7.65%) y pagar ambas mitades al gobierno.
Impuesto federal por desempleo (FUTA)
Los empleadores son responsables de pagar el impuesto bajo la Federal Unemployment Tax Act (FUTA), que financia beneficios por desempleo para trabajadores que han perdido su empleo.
Este es 100% tu responsabilidad; los empleados no contribuyen.
La tasa del impuesto FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de salarios pagados a cada empleado en un año calendario.
Sin embargo, tú (el empleador) puedes recibir un crédito de hasta el 5.4% por pagar los impuestos estatales de desempleo puntualmente y en su totalidad, resultando en una tasa neta de impuesto FUTA de 0.6%.
Por lo tanto, si eres elegible, solo pagarás $42 por empleado al año en FUTA.
Impuesto estatal por desempleo (SUTA)
Los empleadores también son responsables de pagar impuestos estatales por desempleo, que financian los beneficios de desempleo a nivel estatal.
Las tasas y bases salariales varían según el estado y están sujetas a regulaciones específicas, pero para facilitarte la tarea, hemos recopilado los datos clave de todos los estados en la tabla a continuación:
| Estado | Base salarial SUTA 2025 | Rango de tasa patronal 2025 | Notas |
| Alabama | $8,000 | 0.14–5.34% | - Contribución del empleado: Ninguna - Tasa para nuevos empleadores: Calendario A (2.7%) - 0.06% impuesto de formación ESA - Las organizaciones sin fines de lucro pueden optar por reembolsar en lugar de pagar SUTA |
| Alaska | $51,700 | 1.0–5.4% | - Contribución del empleado: 0.50% - Tasa para nuevos empleadores: varía según el calendario (sin tasa "nueva" fija) - Sin impuestos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Arizona | $8,000 | 0.04–9.72% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.0% - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Arkansas | $7,000 | 0.20–10.10% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.9% - 0.10% Tasación Administrativa - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| California | $7,000 | 1.5–6.2% | - Contribución del empleado: 3.4% - Tasa para nuevos empleadores: Calendario F - 0.10% Impuesto para Capacitación Laboral (ETT) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Colorado | $27,200 | 0.64–8.86% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 3.05% (3.08–7.65% para construcción) - Sin impuesto de formación separado; recargos de apoyo y solvencia varían por industria - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Connecticut | $26,000 | 1.1–8.9% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.2% - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Delaware | $12,500 | 0.30–5.40% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0% - 0.20% impuesto especial para formación - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| D.C. | $9,000 | 1.9–7.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7% - 0.20% Tasación Administrativa - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Florida | $7,000 | 0.1–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7% - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Georgia | $9,500 | 0.04–8.1% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.64% (fija hasta 2026) - 0.06% Tasación Administrativa - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Hawái | $62,000 | 0.0–5.6% | - Contribución del empleado: 2.4% - Nuevos empleadores: Calendario C (varía por tipo de negocio) - 0.01% impuesto por formación y empleo - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Idaho | $55,300 | 0.225–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.00% - Pequeñas fuerzas laborales y recargos administrativos (0.00–0.00675% más 0.00–0.03825%) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Illinois | $13,916 | 0.2–7.3% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 3.65% (incluye FRR) - 0.55% impuesto para fondos (FRR) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Indiana | $9,500 | 0.5–7.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 2.5% (1.6% para entidades gubernamentales) - Sin recargo de solvencia - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Iowa | $39,500 | 0–7.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 1.0% (7.0% para construcción) - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Kansas | $14,000 | 0.00–6.65% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 1.75% (5.55% para construcción) - Sin recargo para fondos (0%) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Kentucky | $11,700 | 0.3–9.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Calendario A (2.7%; 9–10% para construcción) - 0.075% SCUF (fondo estatal de capacitación) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Luisiana | $7,700 | 0.09–6.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: varía según industria (basado en NAICS) - Impuesto para capacitación y cargo social por integridad (varía) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Maine | $12,000 | 0.0–5.75% | - Contribución del empleado: 2.11% - Nuevos empleadores: Calendario A (2.11%) - 0.14% CSSF + 0.16% UPAF impuestos para fondos laborales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Maryland | $8,500 | 0.3–7.5% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Tabla A (2.6%; 3.3% para construcción) - Sin tasaciones adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Massachusetts | $15,000 | 0.83–12.65% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Calendario D (2.13%; 5.45% para construcción) - 0.056% impuesto para formación laboral (WTF) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Míchigan | $9,000 | 0.06–10.30% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 2.7% (4.9% para construcción) - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Minnesota | $43,000 | 0.40–8.90% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: varía según industria (1.0–8.9%) - 0.10% recargo para desarrollo laboral - 5% recargo de solvencia (déficit del fondo) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Misisipi | $14,000 | 0.2–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 1.0–1.2% (gradual según la nómina) - 0.2% recargos combinados para formación laboral (MS Works, formación) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Misuri | $9,500 | 0.0–6.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 2.376% (1.00% para organizaciones sin fines de lucro) - 0.02% recargo por automatización - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan (pagan 1% vs 2.376%) |
| Montana | $45,100 | 0.0–6.12% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Calendario 1 (1.0–2.0% según el tamaño de la nómina) - 0.13–0.18% impuesto para Fondo Administrativo - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nebraska | $9,000/$24,000 | 0–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 1.25% (5.4% para construcción) - 20% recargo SUIT sobre la tasa SUI - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nevada | $41,800 | 0.25–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 2.95% - 0.05% recargo de Programa de Mejoramiento de Carrera - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| New Hampshire | $14,000 | 0.1–7.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Tabla I (2.7% desde 7/2024) - 0.4% recargo administrativo - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nueva Jersey | $43,300 | 0.6–6.4% | - Contribución del empleado: 3.1% - Nuevos empleadores: Tabla D (3.1%, AF2025) - 0.10% Desarrollo Laboral + 0.0175% recargos suplementarios - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nuevo México | $33,200 | 0.33–6.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0% (o promedio de la industria, si es mayor) - Sin tasaciones adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Nueva York | $12,800 | 2.025–9.825% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 4.025% - 0.075% recargo por servicios de reempleo - 0.12% recargo de intereses - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Carolina del Norte | $32,600 | 0.06–5.76% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 1.0% - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Dakota del Norte | $45,100 | 0.14–9.69% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 1.03% (6.09% para el gobierno; 9.69% para construcción) - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Ohio | $9,000 | 0.4–10.1% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 2.7% (5.6% para construcción) - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Oklahoma | $28,200 | 0.3–9.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Factor Condicional D (1.5%) - 5% recargo para reinversión en tecnología - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Oregón | $54,300 | 0.9–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Calendario III (2.4%) - Recargo trimestral (~0.109–0.139%) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Pensilvania | $10,000 | 1.419–10.373% | - Contribución del empleado: 0.07% - Nuevos empleadores: 3.822% (10.592% para construcción) - 0% recargo por intereses de bonos - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Rhode Island | $29,800/$31,300 | 0.89–9.49% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Calendario G (0.89%) - 0.21% impuesto para Fondo de Desarrollo Laboral - Base superior ($31,300) para empleadores en tasa máxima - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Carolina del Sur | $14,000 | 0–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Tasa para nuevos empleadores: 0.29% - 0.06% recargo de contingencia (0.00% solvencia) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Dakota del Sur | $15,000 | 0–8.8% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Calendario C (1.2% general; 1.0% para construcción) - 0.02% admin + 0–0.55% recargos de inversión - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Tennessee | $7,000 | 0.01–10.0% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: varía según NAICS (ver Tabla 6) - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Texas | $9,000 | 0.25–6.25% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 2.7% (o promedio de la industria, si es mayor) - 0.10% impuesto por inversión en formación - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Utah | $48,900 | 0.2–7.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 7.2% (para construcción); otras tasas varían según la industria - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Vermont | $14,800 | 0.4–5.4% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Calendario 1 (1.0%) - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Virginia | $8,000 | 0.1–6.2% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 2.5% (6.2% para extranjeros/morosos) - 0.05% nueva tasa administrativa (2025) - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Washington | $72,800 | 0.27–6.02% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: 90% del promedio de la industria (mínimo 1.0%) - 0.03% EAF + 0.03% recargos de solvencia - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Virginia Occidental | $9,500 | 1.5–8.5% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: tasas de la Columna C (2.7%; 8.5% para construcción) - Sin tasaciones adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Wisconsin | $14,000 | 0.0–12% (pequeñas); 0.05–12% (grandes) | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: Calendario D (3.05% pequeñas; 3.25% grandes; 2.90%/3.10% para construcción) - Sin recargos adicionales - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
| Wyoming | $32,400 | 0–8.5% | - Contribución del empleado: ninguna - Nuevos empleadores: varía por clase de empleador - 0.0423% Fondo de Apoyo al Empleo + 0.0143% recargos por formación laboral - Organizaciones sin fines de lucro reembolsan |
Algunos estados también tienen impuestos adicionales para programas de discapacidad y programas de licencia familiar pagada.
Seis estados operan programas de seguro por discapacidad estatal (SDI), mientras que otros 16 tienen o tendrán programas de seguro de licencia familiar y médica pagada (PFML). Aquí tienes un desglose:
| Estado | Programa(s) | Base salarial (2025) | Tasa de contribución del empleado | Tasa de contribución del empleador | Exenciones clave | Notas |
| California | SDI; PFML | Ninguna (sin límite) | 1.20% (SDI, incluye PFML) | 0% | – | PFML está totalmente financiado por deducciones SDI del empleado. Los empleadores no tienen participación. |
| Connecticut | PFML | $176,100 | 0.50% | 0% | – | – |
| Colorado | PFML | $176,100 | 0.45% (0.90% si <10 empleados) | 0.45% (0% si <10 empleados) | <10 empleados (sin aporte del empleador) | – |
| Delaware | PFML (vigente en ene. 2025) | $176,100 | 0.40% (médico), 0.08% (familiar), 0.32% (parental) | 0.40% (méd), 0.08% (fam), 0.32% (parental) [50% crédito fiscal] | <10 exentos; 10–24 solo pagan parental | Las contribuciones comienzan en enero de 2025. Los empleadores pueden deducir el 50% de su parte. |
| Distrito de Columbia | PFML | Sin tope (todos los salarios) | 0% | 0.75% (hasta 30 de junio de 2025) | – | – |
| Hawái | SDI | $1,441.72 (máx. semanal) | 50% del costo del plan (≤0.50% del salario; máx $7.21/sem) | 50% del costo del plan | – | Los empleados pagan hasta $7.21/semana; el empleador paga el costo restante. |
| Maine | PFML | $176,100 | 0.50% | 0.50% (0% si <15 empleados) | <15 empleados (sin aporte del empleador) | – |
| Maryland | PFML (desde jul. 2025) | $176,100 | 0.45% | 0.45% (0% si <15 empleados) | <15 empleados (sin aporte del empleador) | – |
| Massachusetts | PFML | $176,100 | 0.18% (familiar), 0.28% (médico) | 42% de la parte médica (si ≥25 empleados) | <25 empleados (sin aporte del empleador) | Los empleadores pueden pagar hasta el 42% del seguro por licencia médica (no están obligados a financiar la licencia familiar). |
| Minnesota | PFML (vigente en ene. 2026) | Límite de Seguro Social (2025: $160,200; base menor si <30 empleados) | Empleados pagan hasta 0.35% (med + fam), 0.20% (solo med), 0.15% (solo fam) | Empleadores igualan (división 50/50) | – | – |
| New Hampshire | PFML (voluntario) | – | – | – | Participación opcional (plan privado) | Los empleadores obtienen un crédito fiscal del 50% por contribuciones voluntarias. No hay aportes obligatorios. |
| New Jersey | SDI; PFML | SDI: $42,300; PFML: $161,400 | SDI: 0%; PFML: 0.09% | SDI: ~0.5% (nuevos empleadores pagan 0.5%; otros 0.1–0.75% según experiencia); PFML: 0% | – | El SDI (TDB) de NJ incluye cobertura de licencia familiar pagada. |
| New York | SDI; PFML | SDI: $43,300; PFML: $165,400 | SDI: 0.23%; PFML: 0.33% | SDI: ~0.5% (nuevos empleadores 0.5%, otros 0.10–0.75% según experiencia); PFML: 0% | – | El seguro por discapacidad de NY incluye licencia familiar pagada. |
| Oregon | PFML | $176,100 | 0.60% (1.00% si <25 empleados) | 0.40% (0% si <25 empleados) | <25 empleados (sin aporte del empleador) | – |
| Rhode Island | SDI; PFML | SDI: $89,200 | 1.30% (SDI, incluye PFML) | 0% | – | Las contribuciones de PFML están incluidas en la tasa SDI del 1.3%. |
| Vermont | PFML (voluntario) | – | – | – | Participación opcional (plan privado) | – |
| Washington | PFML; LTC | PFML: $176,100; LTC: – | PFML: 0.66% (0.92% si <50 empleados); LTC: 0.58% | PFML: 0.26% (0% si <50); LTC: 0% | <50 empleados (sin aporte patronal de PFML) | Washington es el único estado con LTC (los empleados pueden optar por no participar); PFML se divide en el umbral de 50 empleados. |
Impuestos adicionales locales o municipales
En algunas jurisdicciones, como la ciudad de Nueva York y San Francisco, pueden aplicarse impuestos sobre la nómina locales. Estos pueden incluir impuestos sobre la renta locales, impuestos sobre el empleo e impuestos de distrito escolar.
Impuestos de nómina internacionales (si contratas fuera de EE. UU.)
Si estás contratando talento internacionalmente, a menudo estarás sujeto a las leyes fiscales de ese país, no solo a las de EE. UU.
Por ejemplo, en Canadá, los empleadores deben gestionar el CPP (Canada Pension Plan), EI (Employment Insurance) y la retención de impuestos sobre la renta.
Dado que estas normas y regulaciones varían significativamente, lo mejor es utilizar un servicio de nómina global o EOR (empleador registrado) para asegurarte de que cumples con la normativa.
Impuestos sobre la nómina vs Impuesto sobre la renta
Es fácil agrupar los impuestos sobre la nómina y los impuestos sobre la renta en la misma categoría porque ambos se retienen del cheque de pago del empleado durante las nóminas. Sin embargo, en realidad, cumplen funciones muy diferentes.
La retención del impuesto sobre la renta se refiere a la cantidad que deduces de los cheques de tus empleados en función de sus ingresos, estado civil para efectos fiscales y selecciones en el W-4.
Este dinero va al gobierno federal para financiar programas generales como defensa, educación e infraestructura.
Por otro lado, los impuestos sobre la nómina se utilizan principalmente para financiar programas específicos de seguro social como el Seguro Social, Medicare, el seguro de desempleo y, en algunos estados, el permiso familiar pagado o el seguro por discapacidad.
Como desglosamos anteriormente, los impuestos sobre la nómina suelen dividirse entre el empleador y el empleado, con tasas de contribución fijas y topes salariales.
Aunque ambos tipos de impuestos se gestionan durante los procesos de nómina y aparecen en el mismo recibo de pago, su funcionamiento, estructura de financiación y destino final son totalmente diferentes.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina (con ejemplos)
Calcular los impuestos sobre la nómina implica varios componentes, como el salario bruto, las deducciones, la retención federal, FICA y los impuestos estatales/locales.
Cada paso requiere una aplicación cuidadosa de las reglas y tablas vigentes, que pueden cambiar cada año.
Por ejemplo, para 2025, el IRS fijó la deducción estándar para contribuyentes individuales en $15,000 (aumentando desde $14,600 en 2024) y actualizó todos los tramos impositivos.
En la práctica, cada cheque de pago se calcula siguiendo estos pasos en orden. Aquí tienes una guía paso a paso para hacerlo:
- Paso 1. Calcula el salario bruto. Esto incluye sueldos, salarios, bonificaciones, comisiones y cualquier otra compensación sujeta a impuestos.
- Para empleados por hora, son las horas trabajadas x tarifa por hora. Incluye horas extra a 1.5x por las horas que excedan 40/semana.
- Para empleados asalariados, es el salario anual ÷ número de períodos de pago.
- Paso 2. Resta cualquier aportación antes de impuestos del salario bruto para obtener el salario sujeto a impuestos. Las deducciones comunes incluyen ahorros para la jubilación (401(k), 403(b)), primas de seguro médico, aportaciones a HSA/FSA y ciertos beneficios para el transporte.
- Paso 3. Retén el impuesto federal sobre la renta. Utiliza la información del W-4 del empleado y los salarios gravables (después de las deducciones). Aplica la deducción estándar anual (2025: $15,000 para solteros, $30,000 para casados que declaran en conjunto) de manera anual. Resta la deducción estándar y, utilizando los tramos federales de 2025, calcula el impuesto sobre la renta gravable anual. Divide el impuesto anual por el número de períodos de pago para calcular la retención por cheque.
- Paso 4. Calcula los impuestos FICA y FUTA como se describió anteriormente.
- Paso 5. Calcula cualquier impuesto sobre la renta estatal o local y los impuestos SUTA que debes retener.
- Paso 6. Calcula los impuestos SDI/PFML estatales si corresponde. Consulta la tabla anterior.
- Paso 7. Retén los impuestos, remítelos al IRS, iguala las aportaciones del empleador y presenta los formularios correctos.
Por ejemplo, consideremos a Jamie, un gerente de marketing en California que gana $100,000/año, pagado mensualmente. Tiene una contribución de $500/mes a un 401(k), que no está sujeta a impuestos federales ni estatales sobre la renta, pero sí se incluye en los sueldos para los impuestos del Seguro Social, Medicare y FUTA.
Ingreso bruto por período de pago: 100,000/12 = $8,333.33
Base salarial sujeta a impuestos: $8,333.33 - $500 = $7,833.33/mes
Retención de impuesto federal sobre la renta: Según la Publicación 15-T del IRS (2025), un contribuyente soltero con $7,833.33/mes cae en el tramo del 22%. La tabla mensual indica que el impuesto a retener es $464.92/mes + 22% de la cantidad que exceda $5,290.
Eso nos da un total de impuestos retenidos de $464.92 + 22% de (7833.33 - 5290), lo que da un valor de $1,024.41/mes. (La deducción estándar de $15,000 está reflejada en los valores umbral de la tabla, por lo que no hace falta descontarla aparte).
Impuestos FICA: El Seguro Social es 6.2% sobre el salario bruto total de $8,333.33, que equivale a $516.67, y Medicare es 1.45% sobre el salario bruto total, lo que da $120.83/mes.
FUTA: Es el 6% de $7,000. Sin embargo, dado que pagarás los impuestos estatales de desempleo a tiempo, tu tasa neta de FUTA solo será 0.6%, lo que da $42/año, o $3.5/mes.
SUTA de California: Los nuevos empleadores en California pagan 3.4% sobre los primeros $7,000. Eso equivale a $238/año o alrededor de $19.83 por mes en impuestos SUTA para los salarios de este empleado.
Impuesto sobre la renta estatal de California: Para contribuyentes solteros, el tramo del 9.3% aplica a ingresos gravables que superen $70,606. Aquí, después de la deducción estándar estatal de $5,540 CA (y $6,000 de 401(k)), el ingreso gravable anual de California para el empleado es aproximadamente $88,460. Calcular el impuesto sobre $88,460 da unos $4,769/año, o $397.42/mes retenidos para el impuesto estatal sobre la renta.
California SDI/PFML: California impone una retención del 1.2% sobre todos los salarios (sin tope). Sobre $8,333.33 mensuales, la retención SDI/PFL es de $100.00 al mes.
Así, el cálculo mensual de la nómina es el siguiente:
| Retención (Empleado) | Cantidad |
| Impuesto federal sobre la renta | $1,024.41 |
| Impuesto del Seguro Social (6.2%) | $516.67 |
| Impuesto de Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Impuesto estatal sobre la renta de California (aproximado) | $397.42 |
| SDI/PFL de California (1.2%) | $100.00 |
| Contribución 401(k) (antes de impuestos) | $500.00 |
| Total deducciones del empleado | $2,659.33 |
| Paga neta a llevar a casa | $5,674.00 |
| Impuesto del empleador | Cantidad |
| Aporte del Seguro Social (6.2%) | $516.67 |
| Aporte de Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Desempleo federal (FUTA, 0.6% neto) | $3.50 |
| Desempleo estatal de California (SUTA, 3.4%) | $19.83 |
| Total impuestos del empleador | $660.83 |
Como puedes ver, esto implica muchos cálculos manuales para un solo empleado. Por eso, siempre se recomienda utilizar sistemas de nómina automatizados que calculen todo esto por ti para asegurar un proceso fluido y sin dolores de cabeza.
Andrew Lokenauth, director financiero fraccional y experto en finanzas, coincide con esta opinión:
“De gestionar más de $10 millones en nómina anual, he desarrollado un sistema infalible. Primero, calculo los salarios brutos. Luego, resto las deducciones antes de impuestos como el seguro médico y el 401k.
Después, aplico las tasas de impuestos vigentes—actualmente uso software dedicado, pero empecé con hojas de cálculo (un gran error). Un cliente del sector manufacturero ahorró más de $50,000 anuales cuando noté que estaban sobrecalculando FICA en beneficios excluidos.
Consejo profesional: Usa un software de nómina o la calculadora de retención del IRS. Hacer matemáticas manualmente es buscarse problemas.”
Formularios Esenciales de Impuestos Sobre la Nómina y Para Qué Sirven
Además de tus impuestos, también necesitas presentar los formularios correctos ante las agencias correspondientes y a tiempo. Aquí tienes un desglose de los formularios clave que todo empleador debe conocer, para qué sirven y cuándo presentarlos.
1. Formulario W-2: Declaración de salario e impuestos
Para qué sirve: Reporta los salarios pagados y los impuestos retenidos para cada empleado.
Quién lo recibe: Los empleados, la Administración del Seguro Social (SSA) y, a veces, las agencias estatales de impuestos.
Fecha límite:
- Para los empleados: hasta el 31 de enero
- Para la SSA (en papel o en línea): hasta el 31 de enero
Si presentas tarde o de forma incorrecta, la multa puede ser de hasta $310 por formulario, dependiendo de cuánto te retrases.
2. Formulario W-3: Transmisión de declaraciones de salario e impuestos
Para qué sirve: Un formulario resumen que totaliza todos los W-2 presentados a la SSA.
Quién lo recibe: SSA (solo cuando se envían W-2 en papel).
Fecha límite: Hasta el 31 de enero, igual que los W-2.
3. Formulario 941: Declaración federal trimestral de impuestos del empleador
Para qué sirve: Reporta el impuesto federal sobre la renta retenido, además de los impuestos de Seguro Social y Medicare (FICA).
Quién lo recibe: IRS
Fecha límite:
- Trimestralmente: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero
- Aunque no se paguen salarios ese trimestre, igual debe presentarse (a menos que hayas presentado una declaración final).
Si eres un empleador estacional o contratas con baja frecuencia, puedes indicarlo en el formulario para evitar avisos innecesarios del IRS.
4. Formulario 940: Declaración anual federal del impuesto de desempleo (FUTA) del empleador
Para qué sirve: Reporta y paga el impuesto FUTA, que financia los beneficios federales de desempleo.
Quién lo recibe: IRS
Fecha límite: Anualmente: Hasta el 31 de enero
- Puedes depositar el impuesto FUTA trimestralmente, pero solo necesitas presentar el formulario una vez al año.
- Si el total de tu obligación FUTA del año supera los $500, debes depositarlo cada trimestre.
5. Formulario W-4: Certificado de retención del empleado
Qué hace: Es utilizado por los empleados para establecer las cantidades de retención del impuesto federal sobre la renta.
Quién lo recibe: Los empleadores lo mantienen en sus archivos (no se envía al IRS a menos que se solicite específicamente).
Vencimiento: Al momento de la contratación y cada vez que el empleado lo actualiza.
Consejo: Siempre tenga un formulario W-4 archivado para cada empleado. Si no se presenta uno, debe retener impuestos como si la persona fuera soltera y sin ajustes.
6. Formularios estatales de impuestos sobre la nómina
Qué hacen: Varía según el estado. Puede incluir formularios para la retención de impuestos sobre la renta, seguro de desempleo o programas de discapacidad (por ejemplo, California DE 9/DE 9C para informes de UI y SDI).
Vencimiento: Generalmente trimestral o anual, según las reglas estatales.
Consejo: Utilice el portal tributario de empleadores de su estado o asóciese con un proveedor de nómina que gestione el cumplimiento multijurisdiccional.
7. Formulario 1099-NEC (si contrata contratistas)
Qué hace: Reporta pagos de $600 o más realizados a contratistas independientes.
Vencimiento:
- Para contratistas: Antes del 31 de enero
- Al IRS: Antes del 31 de enero (en papel o por e-file)
Qué hacer si está atrasado con sus impuestos sobre la nómina
Atrasarse con los impuestos sobre la nómina no es raro, pero la situación puede ponerse seria rápidamente. Ya sea por un problema de flujo de caja o un descuido, lo peor que puede hacer es ignorarlo.
El IRS no solo persigue a su empresa; en algunos casos, irán tras usted personalmente.
¿Entonces qué debe hacer?
1. Presente todo, incluso si aún no puede pagar
No espere. La prioridad es presentar todas las declaraciones faltantes. Incluso si no tiene el dinero en este momento, presentar demuestra buena fe y mantiene las multas más bajas.
Lokenauth ha pasado por esta situación, y esto es lo que tiene para decir:
“Esto me toca de cerca. En mis primeros días como consultor, heredé un cliente que no había pagado los impuestos sobre la nómina durante 6 meses: debía unos $175K.
Lo primero: Presentar todas las declaraciones faltantes de inmediato, incluso sin pago. Luego, contacte al IRS para acordar un plan de pagos. Suelen ser bastante razonables si uno es proactivo. Conseguimos un plan de pagos a 24 meses con multas mínimas.”
2. Póngase al día y manténgase al corriente
No siga cometiendo el mismo error mientras intenta resolver el anterior. El IRS espera que realice los depósitos actuales de nómina a tiempo, incluso si aún está pagando impuestos atrasados.
Raoul P.E. Schweicher, Socio Director en MSadvisory, tiene más de 8 años de experiencia en gestión de nómina. Él dice:
“Realice sus depósitos actuales a tiempo para que no caiga más hondo. La estructura de multas empeora rápidamente: 2% por 1–5 días de retraso, sube al 5% a los 6 días y luego al 10% después de 15 días. Si pasa por alto un aviso del IRS por 10 días, se expone a un 15%.”
3. Acordar un plan de pagos
Si usted es transparente, el IRS suele permitir un acuerdo de pago en cuotas de 24 meses para deudas de impuestos sobre la nómina.
Esto no elimina multas ni intereses, pero le da tiempo y lo protege de acciones coactivas como embargos o gravámenes.
Schweicher agrega:
“Los planes de pago son sus aliados si no puede pagar todo de una vez; el IRS prefiere cobrar a tener que perseguirle. Normalmente se puede conseguir 24 meses para los impuestos sobre la nómina de negocios. El perdón por primera vez suele estar disponible si tiene un historial limpio.”
4. Conozca los riesgos si no actúa
Si los impuestos sobre la nómina quedan impagos el tiempo suficiente, el IRS puede aplicar la Pena por Recuperación del Fondo Fiduciario: el 100% de la porción no pagada, cargada personalmente contra propietarios, directivos o cualquier persona que "deliberadamente" haya fallado en enviar los fondos.
5. Consiga ayuda profesional lo antes posible
Los abogados fiscales y especialistas en resolución de impuestos sobre la nómina conocen el sistema y a menudo pueden negociar mejores condiciones, reducir multas o incluso conseguir amnistía para primeros casos. No espere hasta que se salga de control.
Errores comunes con los impuestos sobre la nómina que debe evitar
Algunos errores pueden causar problemas significativos. Esto es lo que debe tener en cuenta:
- Pagos atrasados. La puntualidad es clave. Los pagos atrasados están sujetos a cargos que aumentan cuanto más tiempo pasa el pago sin efectuarse.
- Clasificación incorrecta de empleados. ¿Freelancer o tiempo completo? La clasificación de su empleado afecta su tramo impositivo, así que asegúrese de hacerlo correctamente. Según Lokenauth, “En marzo pasado, uno de mis clientes startups casi recibió una multa de $25,000 porque clasificó erróneamente a contratistas como empleados. El tema es que los problemas de clasificación son muy comunes; los veo en alrededor del 30% de los nuevos clientes.”
- Utilización de tasas y tablas fiscales desactualizadas. Usar tasas, tablas o formularios fiscales desactualizados puede resultar en cálculos incorrectos de impuestos sobre la nómina. Utilice siempre las tasas y tablas fiscales más recientes proporcionadas por el IRS para garantizar la exactitud.
- No tener en cuenta los beneficios imponibles. Olvidar incluir los beneficios complementarios sujetos a impuestos, como bonificaciones, comisiones o compensación no monetaria, en los cálculos de la nómina puede llevar a una subdeclaración de ingresos y al pago insuficiente de impuestos.
- Pasar por alto las asignaciones de retención de los empleados. No tener en cuenta las asignaciones de retención de los empleados (esencialmente excepciones) o cambios en el estado de presentación especificados en el Formulario W-4 puede ocasionar montos incorrectos de retención de impuestos federales sobre la renta.
- Cálculo incorrecto del pago de horas extra. Calcular incorrectamente las tarifas de pago de horas extras para empleados no exentos puede resultar en el pago insuficiente de salarios y de impuestos sobre la nómina. Siga las normas federales y estatales sobre el pago de horas extra y calcule con precisión estos salarios.
- No gestionar adecuadamente los formularios fiscales de contratistas: Gestionar mal formularios como el Formulario 1096 y el Formulario 1099 para contratistas en EE.UU. puede causar problemas de cumplimiento y sanciones. Asegúrese de que estos formularios se presenten correctamente y a tiempo.
Evitar los errores comunes en los impuestos de nómina es clave para prevenir problemas legales. Herramientas como software avanzado de impuestos pueden ayudar a garantizar el cumplimiento y la precisión en sus procesos de nómina.
La importancia de ser diligente
Gestionar los impuestos de nómina es una responsabilidad significativa para los empleadores. Con posibles implicaciones legales y financieras, es vital abordar esta tarea con diligencia y precisión.
Al comprender los componentes, saber qué gastos puede deducir el negocio, utilizar las herramientas adecuadas y mantenerse informado, puede asegurarse de que su empresa se mantenga en cumplimiento y financieramente sólida.
Otros recursos útiles para ayudarle a gestionar un proceso de nómina fluido:
- Beneficios de la nómina: guía completa
- Desmitificando las deducciones de nómina: consejos para novatos y expertos
Suscríbase al boletín de People Managing People para recibir todo nuestro contenido de expertos sobre gestión de talento y liderazgo.
