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Nómina y Compensación

Mantén tu Nómina Puntual, Siempre

Tim Reitsma
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Mantener la nómina puntual no puede ser algo que esté en duda para ninguna empresa. Aquí tienes algunos consejos para mantener tu calendario de pagos en orden.

Hay mucho que implica pagar a las personas a tiempo y estoy seguro de que no es algo que tu empresa, ni ninguna otra, se atrevería a arriesgar.

Pagar a las personas puntualmente en cada ocasión no es una habilidad que se aprenda fácilmente, ni algo que todos posean. Y si esas habilidades residen en una sola persona, podrías estar en serios problemas.

Evita una catástrofe en la nómina haciéndote estas preguntas:

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  1. ¿Cuántos responsables de nómina tienes?
  2. ¿Sabes si tu empresa es propensa a sufrir el riesgo de dependencia de una persona clave?
  3. ¿Tu proceso de nómina depende de una sola persona?
  4. ¿Algún otro miembro de tu personal está capacitado para procesar la nómina, generar reportes críticos, pagar impuestos y reportar a la ATO?

Consejos para mantener la nómina puntual

Aquí tienes 6 consejos sencillos para mantener tu nómina a tiempo cada mes:

  1. Pon un recordatorio - Usa tu teléfono o calendario para recordarte cuándo se debe pagar la nómina.
  2. Mantén la información de los empleados actualizada - Asegúrate de que las direcciones, horas trabajadas y tasas de pago sean correctas.
  3. Organiza tu documentación - Guarda todas las hojas de tiempo, formularios fiscales y archivos de empleados en un solo lugar.
  4. Verifica los cálculos dos veces - Revisa siempre las horas, deducciones y totales antes de pagar.
  5. Utiliza un software de nómina - Una herramienta de nómina puede ahorrar tiempo y reducir errores.
  6. Mantén un horario fijo - Procesa la nómina el mismo día de cada mes para evitar retrasos.
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Integraciones de nómina para un procesamiento oportuno

¡Consejo profesional! Las integraciones de nómina ayudan a que los procesos de nómina sean puntuales al automatizar el flujo de datos y reducir las tareas manuales. Así es cómo:

  • Horarios constantes. Con menos demoras por cuellos de botella manuales, la nómina se realiza de manera fluida y puntual en cada ciclo.
  • Transferencia de datos simplificada. Las integraciones conectan sistemas como RRHH y control de tiempo directamente con la nómina, asegurando que los datos precisos estén siempre disponibles.
  • Reducción de errores. La sincronización automatizada de datos reduce los errores causados por la entrada manual, ahorrando tiempo en correcciones.
  • Procesamiento más rápido. Con todos los datos necesarios en un solo lugar, la nómina puede calcularse de manera rápida y eficiente.
  • Automatización del cumplimiento. Las integraciones aseguran que los cálculos y deducciones de impuestos se actualicen automáticamente, evitando retrasos debido a reglas desactualizadas.

Actualizaciones en tiempo real. Los cambios en los datos de los empleados, horas o tasas se sincronizan al instante, manteniendo todo actualizado y listo para procesar.

Cómo evitar el riesgo de dependencia de una persona clave

Como responsable de compensaciones y beneficios, gerente de RRHH o CHRO encargado de remunerar y recompensar a las personas, aquí tienes algunas cosas que debes asegurar que existan:

  1. Pida a su responsable o gestor de nómina que documente todo lo que sabe. Al documentar todo lo que sabe sobre la gestión de las nóminas, el orden de realización de las tareas, los listados de comprobación, los requisitos de informes y los mapas de interacción con los interesados, estará un paso más cerca de evitar el riesgo de persona clave en su departamento de nómina. ¿Le parece excesivo? Se alegrará de haberlo hecho si el responsable de nómina se pone enfermo, se marcha inesperadamente o necesita ausentarse durante el cierre de nómina.
  2. Comprenda los periodos y plazos de pago, prestando especial atención a los periodos de cierre para la presentación y actualización de datos, procesamiento de ausencias, determinación de pasivos por ausencias, prestaciones, periodos de apertura y cierre de los sistemas de autoservicio, tiempos bancarios y procesos relacionados con la liberación de fondos. Cualquier persona que conozca, y a ser posible domine, estos detalles, se vuelve inmediatamente invaluable.
  3. Si aún no lo ha hecho, capacite a alguien dentro de la empresa para que sea respaldo de nómina. Ahora que ya tiene todo documentado, aprender cómo hacer la nómina usted mismo es tan sencillo como organizar un plan de formación. Con otra persona en el departamento que conozca todo el proceso, reducirá el riesgo de persona clave a casi cero.
  4. Hable con su proveedor de sistema/servicio de nómina; es muy probable que ofrezca un servicio de continuidad de negocio y recuperación ante desastres para nóminas, aunque esto puede aumentar su costo de nómina total. Realice un análisis de costo-beneficio para suscribirse a dicho servicio versus capacitar a alguien internamente u otras opciones. Estos servicios se ofrecen tanto en modelos de % de empleados en nómina como en costo fijo. Si ya externaliza su nómina, asegúrese de consultarles sobre sus procesos de continuidad de negocio y recuperación ante desastres.
  5. Por último, recuerde que la complejidad de la solución de respaldo dependerá del número de personas a las que paga. Cuanto mayor sea el número, mayor será el grado de riesgo y, por tanto, mayores los requisitos para procesos de respaldo y recuperación ante desastres. Por eso, conviene analizar soluciones que le permitan hacer más para más personas y mantenerse a tiempo.

Lectura relacionada: 10 mejores Employer Of Record (EOR) para considerar en la externalización de RRHH

Software de nómina en línea

Si realizar el trabajo manualmente resulta demasiado costoso, existen soluciones de software de nómina que pueden encargarse de la tarea. También tenemos dos listas útiles de los 10 mejores software de nómina en línea y los 10 mejores software de nómina: revisados y comparados para que explore y encuentre la mejor opción para el tamaño, las necesidades y las características específicas que busque para su empresa.

¿Pero qué pasa si su empresa no es tan grande, pero enfrenta las mismas cuestiones preocupantes? Lea nuestra guía sobre cómo gestionar la nómina para pequeñas empresas.

¿Necesita más ayuda?

Como siempre, si necesita asesoramiento sobre documentación de procesos de nómina, mapeo de procesos de nómina o desea hablar sobre cómo establecer procesos de respaldo y recuperación ante desastres, no dude en dejar sus comentarios debajo.

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Asegúrese de que su equipo cuente con las herramientas adecuadas. Aquí tiene algunos recursos adicionales para ayudarle:

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