Mantén tu nómina siempre a tiempo
Hay mucho que implica pagar a las personas a tiempo y estoy seguro de que no es algo que tu empresa, ni ninguna empresa en realidad, se atrevería a poner en riesgo.
Pagar a las personas a tiempo siempre no es una habilidad que se aprenda tan fácilmente, ni algo que todos posean. Y si esas habilidades recaen en una sola persona, podrías encontrarte en serios problemas.
Evita una catástrofe en la nómina haciéndote estas preguntas:
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- ¿Cuántos responsables de nómina tienes?
- ¿Sabes si tu empresa es propensa a sufrir un riesgo de persona clave?
- ¿Tu proceso de nómina depende de una sola persona?
- ¿Alguno de tus otros empleados está capacitado para procesar la nómina, ejecutar informes críticos de nómina, pagar impuestos e informar a la ATO?
Consejos para mantener la nómina a tiempo
Aquí tienes 6 consejos sencillos para mantener tu nómina a tiempo todos los meses:
- Establece un recordatorio - Usa tu teléfono o calendario para recordarte cuándo vence la nómina.
- Mantén actualizada la información de los empleados - Asegúrate de que las direcciones, las horas trabajadas y las tarifas salariales sean correctas.
- Organiza tu documentación - Guarda todas las hojas de horas, los formularios fiscales y los registros de los empleados en un solo lugar.
- Comprueba dos veces los cálculos - Revisa siempre las horas, las deducciones y los totales antes de realizar los pagos.
- Utiliza un software de nómina - Una herramienta de nómina puede ahorrar tiempo y reducir los errores.
- Sigue un calendario - Procesa la nómina el mismo día de cada mes para evitar retrasos.
Integraciones de nómina para un procesamiento puntual
¡Consejo profesional! Las integraciones de nómina ayudan a mantener los procesos de nómina a tiempo al automatizar el flujo de datos y reducir las tareas manuales. Así es como lo hacen:
- Calendarios coherentes. Al haber menos retrasos provocados por cuellos de botella manuales, la nómina se ejecuta de forma fluida y a tiempo en cada ciclo.
- Transferencia de datos simplificada. Las integraciones conectan directamente sistemas como los de RR. HH. y control horario con la nómina, garantizando que los datos precisos estén siempre disponibles.
- Reducción de errores. La sincronización automatizada de datos reduce los errores causados por la introducción manual, lo que ahorra tiempo en las correcciones.
- Procesamiento más rápido. Con todos los datos necesarios en un solo lugar, la nómina puede calcularse de forma rápida y eficiente.
- Automatización del cumplimiento normativo. Las integraciones garantizan que los cálculos y las deducciones fiscales se actualicen automáticamente, evitando retrasos causados por normas obsoletas.
- Actualizaciones en tiempo real. Los cambios en los datos de los empleados, las horas o las tarifas se sincronizan al instante, manteniendo todo actualizado y listo para el procesamiento.
Esto es aún más importante cuando la nómina depende de datos de software específico del sector. En las clínicas dentales, por ejemplo, los datos de producción y cobros pueden encontrarse en un software de gestión de la clínica y deben conciliarse con la nómina antes de poder pagar a los empleados de forma precisa y puntual.
Cómo evitar el riesgo de persona clave
Como responsable de remuneración y beneficios, gerente de RR. HH. o CHRO encargado de remunerar y recompensar a las personas, estas son algunas cosas que debes asegurarte de tener implementadas:
- Haz que tu responsable o gerente de nómina documente todo lo que sabe. Al documentar todo lo que sabe sobre el procesamiento de la nómina, el orden en que se realizan las tareas de nómina, las listas de verificación de nómina, los requisitos de informes y sus mapas de interacción con las partes interesadas, estarás un paso más cerca de evitar el riesgo asociado a una persona clave en tu departamento de nómina. ¿Parece excesivo? Bueno, me lo agradecerás cuando el responsable de nómina se enferme, se vaya inesperadamente o necesite ausentarse durante el procesamiento de la nómina.
- Comprende los periodos de pago y los plazos, prestando especial atención a los periodos límite para el envío y la actualización de datos, el procesamiento de las ausencias, la determinación de las obligaciones por ausencias, las asignaciones, los periodos de apertura y cierre de los sistemas de autoservicio, los horarios bancarios y los procesos relacionados con la liberación de fondos. Cada persona que conozca y, preferiblemente, domine estos detalles se vuelve inmediatamente indispensable.
- Si aún no lo has hecho, capacita a alguien internamente para que sea el respaldo de nómina. Ahora que tienes todo documentado, aprender cómo hacer la nómina por tu cuenta es tan sencillo como organizar un programa de capacitación. Al contar con otra persona en el departamento que conozca todo el proceso, reduces casi a cero el riesgo asociado a una persona clave.
- Habla con tu proveedor del sistema o servicio de nómina; lo más probable es que ofrezca un servicio de continuidad operativa y recuperación ante desastres para la nómina, aunque esto puede aumentar tus costos de nómina generales. Realiza un análisis de costo-beneficio para comparar la suscripción a este servicio con la capacitación de alguien internamente u otras opciones. Estos servicios se ofrecen tanto como un porcentaje de los empleados incluidos en la nómina como mediante modelos de costo fijo. Si ya externalizas tu nómina, asegúrate de preguntarles por sus procesos de continuidad operativa y recuperación ante desastres.
- Por último, recuerda que la complejidad de la solución de respaldo dependerá del número de personas a las que pagas. Cuanto mayor sea el número, mayor será el nivel de riesgo y, por tanto, mayores serán los requisitos del proceso de respaldo y recuperación ante desastres. Por eso, querrás buscar soluciones que te permitan hacer más por más personas para poder cumplir con los plazos.
Lectura relacionada: Los 10 mejores empleadores registrados (EOR) que debes considerar para externalizar los RR. HH.
Software de nómina en línea
Si realizar el trabajo manualmente resulta demasiado costoso, existen soluciones de software de nómina que harán el trabajo. También tenemos dos listas útiles: los 10 mejores programas de nómina en línea y los 10 mejores programas de nómina, analizados y comparados, que puedes consultar para encontrar la opción que mejor se adapte al tamaño y las necesidades de tu empresa, así como a cualquier función específica que puedas estar buscando.
Pero ¿qué ocurre si tu empresa no es tan grande, aunque sigue teniendo los mismos problemas preocupantes? Lee nuestra guía sobre cómo gestionar la nómina de una pequeña empresa.
¿Necesitas más ayuda?
Como siempre, si necesitas asesoramiento sobre la documentación del proceso de nómina, el mapeo de los procesos de nómina o quieres hablar sobre cómo establecer procesos de respaldo y recuperación ante desastres, no dudes en dejar tus comentarios a continuación.
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Asegúrate de que tu equipo esté bien equipado con las herramientas adecuadas. Aquí tienes algunos recursos adicionales que pueden ayudarte:
