Cómo Justificar la Inversión en Software de Recursos Humanos: Guía en 10 Pasos
Gestionar los recursos humanos con hojas de cálculo en una empresa en crecimiento genera ineficiencias y desafíos en el registro de datos, dificultando tareas como el seguimiento de vacaciones y la contratación rápida.
Usar software de recursos humanos inteligente puede ser una solución más sencilla de lo que crees, especialmente para los equipos de RR. HH. de pequeñas empresas con presupuestos ajustados. Este artículo explicará los pasos que debes seguir para construir un caso empresarial sólido y conseguir el nuevo software de RR. HH. que buscas.
Cómo crear un caso empresarial para software de RR. HH.:
- Necesidades empresariales y visión
- Identificar puntos débiles
- Pasos del proceso actual
- Definir medidas de éxito (ROI - Retorno de la Inversión)
- Obtener aprobación y compromiso inicial
- Recopilar requisitos
- Contactar proveedores
- Prepararse para abordar objeciones
- Elaborar el caso de negocio y conseguir aprobación
- Elegir el software ganador
Paso 1 - Necesidades empresariales y visión
Las necesidades empresariales son los requisitos específicos y desafíos que enfrenta tu compañía para gestionar los recursos humanos de forma eficiente, mientras que la visión corresponde más a los objetivos a largo plazo y la dirección a la que la empresa desea dirigirse con la exitosa implementación de un nuevo software de recursos humanos.
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El primer paso es redactar la visión para el área de RR. HH. y asegurarse de que esté alineada con la estrategia, dirección y visión del negocio.
El beneficio de hacer esto es generar aceptación por parte de los principales interesados y responsables de la toma de decisiones en tu equipo de liderazgo. Enumera tus necesidades principales y los motivos para alinear a todos respecto a cuáles son los requisitos de software de RR. HH. de la organización.
Antes de invertir en nueva tecnología de RR. HH., define tus necesidades empresariales—ya sea adquisición de talento, onboarding o desarrollo de liderazgo. Comprender tus objetivos garantiza que la tecnología esté alineada con tu estrategia.
Alinea tu dirección y visión
Aquí tienes un ejemplo de cómo puedes alinear las necesidades del negocio con la razón de invertir en un nuevo sistema de recursos humanos.
| Necesidad empresarial | ¿Por qué? |
|---|---|
| Necesitamos mejores herramientas para rastrear nuestro número de empleados. | Nuestro proceso actual para el número de empleados consume mucho tiempo y es propenso a errores, con métricas clave calculadas manualmente. |
| Necesitamos agilizar nuestro proceso de reclutamiento ya que estamos planeando incrementar X nuevas contrataciones este año. | La retroalimentación de los candidatos ha sido que nuestro proceso es lento y confuso. Invirtiendo en un nuevo ATS, podemos acelerar la revisión de currículums, la programación de entrevistas y la selección de candidatos en un x%. |
| El seguimiento de los contratos laborales es manual | Con los objetivos de crecimiento de número de empleados, necesitamos una forma automatizada e integrada de rastrear las firmas en los contratos. |
| Incrementar la participación de los empleados | Nuestra participación es preocupante y actualmente tenemos un proceso manual tanto para las evaluaciones de desempeño como para las encuestas, donde los datos no son fácilmente accesibles ni se pueden tomar acciones a partir de ellos. |
Tampoco caigas en la trampa de dejarte deslumbrar por nuevas funcionalidades o dejarte llevar a comprar nuevo software solo porque presume de características de moda... ejem, ¡herramientas respaldadas por IA! En su lugar, concéntrate en el software que realmente resuelva tus necesidades específicas y te ayude a lograr tus objetivos.
No persigas tendencias sin comprender las necesidades únicas de tu empresa. Ya sea una nueva herramienta, política o beneficio, cada iniciativa debe estar alineada con tus objetivos organizacionales y las prioridades de tus empleados.
Paso 2 - Identifica los puntos de dolor
La gestión estratégica del talento respalda el argumento comercial para un software de RR. HH. al alinear las soluciones tecnológicas con los puntos problemáticos del desarrollo de la fuerza laboral.
En este contexto, los puntos de dolor se refieren a las dificultades e ineficiencias específicas que experimenta una empresa en sus procesos actuales de gestión de RR. HH., los cuales el software de RR. HH. busca abordar y resolver. Haz una lista de todos tus puntos de dolor y no te quedes nada.
Ejemplo de lista de verificación para identificar puntos de dolor
- ¿Cuántas hojas de cálculo tienes que actualizar al añadir o cambiar un empleado?
- ¿Pueden los empleados actualizar su propia información?
- ¿Con qué frecuencia te encuentras con errores en la entrada de datos?
- ¿Qué tareas ocupan la mayor parte de tu día?
Las respuestas a estas preguntas serán la base de tu caso de negocio para adquirir un nuevo software de RR. HH.
Paso 3 - Pasos del proceso actual
Los pasos del proceso actual son la forma en que se están haciendo las cosas hoy en tu departamento de RR. HH. Esto debe cubrir todas tus tareas clave de RR. HH., como el manejo de registros de empleados, solicitudes de permisos, contrataciones y onboarding. (Supongo que mayormente usas hojas de cálculo y correos electrónicos.)
Empieza listando los procesos principales, los pasos de cada proceso, quién es responsable de cada paso y el tiempo que te lleva cada proceso.
Ejemplo de mapa de proceso simplificado
| Proceso Principal | Subproceso | Pasos del proceso | Quién | Tiempo |
|---|---|---|---|---|
| Registros de empleados | Agregar nuevo empleado | Abrir una hoja de cálculo y añadir una nueva fila con la información del empleado. Asegurarse de que el número de empleado esté actualizado. Agregar al empleado a los beneficios y actualizar la hoja de seguimiento de beneficios. Actualizar el registro de nómina. Enviar un correo electrónico a Nómina con la información del empleado. Inscribir empleados en la plataforma de nómina, etc. | Recursos Humanos | 30-45 mins |
| Registros de empleados | Actualizar dirección de empleados | Abrir la hoja de cálculo #1 y actualizar. Abrir el registro de nómina y actualizar. Enviar un correo electrónico a Nómina con la nueva dirección. | Recursos Humanos | 15 mins |
| Registros de empleados | Saldo de vacaciones del empleado | Enviar un correo electrónico al gerente para su conciliación. Comparar sus notas con las notas de RRHH. Abrir la aplicación de control horario y verificar. Calcular el saldo según prorrateo (si es necesario). | RRHH y Gerente | 15-45 mins |
Consejo profesional: Puedes llevar el mapeo de procesos un paso más allá e, incluso, junto a cada paso del proceso, indicar si el paso agrega valor a la organización (VA - valor agregado) o no agrega ningún valor (NVA - no valor agregado).
Paso 4 - Define las Medidas de Éxito (ROI - Retorno de la Inversión)
Esto podría ser mayor compromiso, mejores tasas de retención, una respuesta más rápida para cubrir vacantes o más capacidad en el equipo de RRHH para actividades como la conexión, capacitación y tareas que agregan valor.
Si puedes ahorrar tiempo invirtiendo en software de RRHH, ¿qué harías con ese tiempo?
A los responsables de la toma de decisiones les gusta ver los números del ROI. Con el software de RRHH, esto normalmente se mide en ahorro de tiempo y, por lo tanto, puedes asignarles un valor monetario.
Ejemplo (se están haciendo muchas suposiciones y te animamos a declararlas):
Para referencia: 52 semanas al año * 8 horas al día = 2,080 horas
2,080 horas * 60 minutos por hora = 124,800 minutos por año
Salario = $80,000
Tiempo por tarea dada = 15 mins
Tareas por mes = 50
Tiempo total por mes = 750 mins
Costo total por mes = (124,800/$80,000 = $1.56 de salario por minuto). $1.56 * 750 mins por mes = $1,170 por mes en costos laborales.
La fórmula anterior ilustra el impacto positivo de encontrar una nueva solución de RRHH que utilice la automatización para eliminar una tarea de 15 minutos que tus profesionales de RRHH están realizando con frecuencia — hasta 50 veces al mes.
Al eliminar esa tarea mediante automatización, tu empresa ahorraría $1,170 por mes en costos laborales. ¡Eso es un ahorro significativo para el resultado final!
Paso 5 - Obtén la Aprobación Inicial y el Compromiso
Usa este momento para presentar tus hallazgos de los pasos anteriores y asegúrate de obtener el compromiso de tus líderes de RRHH para continuar o, si es necesario, para detener el proceso. Si tienes la aprobación verbal, ¡sigue adelante!
Ejemplos de cómo obtener aprobación y compromiso inicial
- Estudios de caso: Presenta estudios de caso de organizaciones similares que implementaron con éxito software de RRHH, mostrando beneficios tangibles.
- Análisis de costo-beneficio: Muestra un análisis detallado de costo-beneficio resaltando los costos del software de RRHH frente al ahorro en costos y la eficiencia mejorada que se espera obtener con la nueva tecnología de RRHH.
- Demostraciones: Organiza una demostración del software de RRHH para mostrar sus capacidades, la facilidad de uso y cómo se compara con tu sistema actual.
- Estadísticas de productividad: Presenta estadísticas sobre el aumento de la productividad y el ahorro de tiempo de empresas que utilizan software de RRHH similar.
Paso 6 - Recopila los Requisitos
Sé que este no es el paso más divertido, pero es uno de los más importantes. Antes de contactar a los proveedores de software, ten claros tus requisitos y asegúrate de contar con la opinión de todas las partes interesadas clave.
| Requisito clave | Quién | Por qué |
|---|---|---|
| Una única fuente de verdad de los datos de los empleados | CEO, COO, RR. HH., Gerente, Empleado | Prevenir errores, aumentar la velocidad y facilitar el uso |
| Metas rastreadas y visibles para el equipo ejecutivo | Alta dirección, Gerente, RR. HH., Empleado | Todas las metas deben aparecer en una sola vista para el equipo ejecutivo y para el líder de equipo. |
| Los gerentes de contratación visualizan los currículos | RR. HH., gerente de contratación | Actualmente, RR. HH. copia los currículos y los pega en una carpeta de la unidad compartida. Los gerentes necesitan ser notificados automáticamente cuando llega un currículo para poder filtrarlo rápidamente. |
| Compatibilidad con otros programas ya en uso | CTO, Gerente de IT | Para sacar el máximo provecho a tu nueva tecnología de RR. HH., debes asegurarte de que sea compatible con otro software que ya está utilizando tu organización. |
Paso 7 - Contacta a los proveedores
Compara opciones, pide algunas demostraciones y comparte tus requisitos con una lista corta de proveedores de software de RR. HH. que inicialmente parezcan adecuados. ¡Esto les ayudará a mostrarte cómo su software puede mejorar tu día a día!
Si la plataforma que te interesa no tiene todas las funciones que necesitas, consulta qué tan fácil es integrarla con otras aplicaciones de tu conjunto tecnológico de RR. HH..
Una vez que te hayas puesto en contacto con los proveedores, asegúrate de que haces un seguimiento de las capacidades de sus productos en relación con tus requisitos específicos.
| Requisito clave | Crítico (Sí/No) |
|---|---|
| Contratos integrados y acuse de recibo de firma | No |
| Los empleados pueden actualizar sus propios datos | Sí |
| Las vacaciones se gestionan y aprueban mediante un sistema, con visibilidad para el gerente y RR. HH. | Sí |
Paso 8 - Prepárate para abordar objeciones
Antes de formular tu recomendación final, tómate un tiempo para prepararte ante posibles objeciones, especialmente en torno al costo. Las preocupaciones financieras suelen ser el mayor obstáculo al presentar un nuevo software de RR. HH., por lo que es importante estar listo con respuestas claras y seguras.
Objeción común: “Es muy caro”.
Reconoce la preocupación y resalta el valor. Enfatiza el ahorro a largo plazo que ofrece el software al reducir tareas manuales, disminuir errores y reducir los riesgos de incumplimiento. Si es posible, muestra cómo el costo se compara con los gastos ocultos del sistema actual, como el tiempo dedicado a corregir errores o gestionar procesos engorrosos.
Objeción común: “¿No podemos seguir usando lo que tenemos?”
Explica los riesgos de no hacer nada. Los sistemas heredados suelen causar ineficiencias, poca visibilidad de los datos y una carga administrativa mayor. Destaca cómo el nuevo software apoya el crecimiento, agiliza las operaciones y ayuda al negocio a tomar mejores decisiones más rápidamente.
Objeción común: “¿Cuál es el retorno sobre la inversión (ROI)?”
Llega preparado con datos. Utiliza referencias, estudios de caso o calculadoras de ROI proporcionadas por proveedores para estimar ahorros de costos, tiempo o incrementos en la productividad. Preséntalo en términos que les interesen a tus partes interesadas: dinero ahorrado, riesgos reducidos o ingresos protegidos.
Al abordar de frente las objeciones, fortaleces tu argumento y demuestras que has considerado la decisión desde todos los ángulos.
Paso 9 - Prepara un caso de negocio y obtén aprobación
Con todos los datos anteriores reunidos, es hora de preparar tu caso de negocio. No tiene que ser un documento de 10 páginas, puede ser tan simple como un memorando de una página (porque nadie tiene tiempo para leer 10 páginas, de todos modos).
Quienes toman las decisiones buscan respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto cuesta?
- ¿Qué problemas resolverá el software?
- Si no invirtiéramos en el software, ¿entonces qué?
- ¿Cuánto tiempo tomará implementarlo?
- ¿Por qué necesitamos invertir ahora?
- ¿Cuál es el ROI de implementar este software?
Puede que no sepas las respuestas a las preguntas sobre el costo; sin embargo, buscar la aprobación en esta etapa te preparará para el éxito.
Una RFP de software de RRHH bien estructurada te ayudará a presentar esta información en un formato que los proveedores puedan entender y responder fácilmente.
Muchas empresas prueban sistemas de RRHH gratuitos para mostrar los beneficios de la automatización en RRHH antes de comprometerse con soluciones de pago.
Aquí tienes una plantilla de caso de negocio que puedes usar para software de RRHH:
- Resumen Ejecutivo: Descripción breve de la propuesta, beneficios clave y conclusiones.
- Situación Actual y Declaración del Problema: Descripción del estado actual y los desafíos o problemas específicos que se abordan.
- Solución Propuesta y Beneficios: Descripción detallada de la solución propuesta y sus beneficios esperados, incluyendo un análisis de coste-beneficio (utiliza el cálculo del paso 4 para comparar con el costo potencial del software y detalla los ahorros).
- Plan de Implementación y Evaluación de Riesgos: Estrategia de implementación paso a paso, cronograma y resumen de los riesgos potenciales junto con planes de mitigación.
- Conclusión y Recomendaciones: Resumen conciso del caso de negocio con recomendaciones finales para quienes tomen las decisiones.
Crear un caso de negocio sólido para software de RRHH es más fácil con certificaciones de HRIS reconocidas que respalden tu experiencia.
Paso 10 - Elija el software ganador
¡Enhorabuena! Has llegado hasta aquí y tienes la aprobación para avanzar con el proveedor que elegiste.
Pero recuerda, obtener la aprobación mediante el proceso de caso de negocio no es ni la mitad del proceso. El siguiente paso es elegir el software de RRHH que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y a tus capacidades de implementación, onboarding y formación.
Si gestionas RRHH en una pequeña empresa, tus exigencias para el software serán diferentes a las de una compañía con 2.000 empleados. Tu priorización debe ajustarse a tus necesidades actuales y a aquellas que apoyen tu crecimiento.
El software de RRHH hace que recursos humanos sea más eficiente
Automatizar los procesos de RRHH resultará en una mejor experiencia para empleados, gerentes y candidatos. Dedicar tiempo a crear un caso de negocio detallado traerá los siguientes beneficios:
- Definir los procesos clave que deben ser cambiados o mejorados
- Recoger retroalimentación y requerimientos de las personas adecuadas
- Identificar qué tiempo se puede ahorrar y destinar a tareas de valor añadido
- Demostrar dónde debe priorizarse la inversión en software. Puede que pienses que necesitas una plataforma de gestión del desempeño, pero en realidad, deberías comenzar con un sistema de gestión de recursos humanos.
Independientemente de cuán profundo o detallado seas, crear un caso de negocio sólido para software de RRHH mejorará tu organización.
En mi experiencia, cuando implementamos un HRIS, ATS, seguimiento de objetivos y software de gestión del desempeño (todo al mismo tiempo), vimos un aumento medible en la satisfacción de los empleados, una disminución del tiempo administrativo y más tiempo dedicado a actividades de valor añadido.
Esto, a su vez, crea una mejor experiencia para los empleados, gerentes y profesionales de recursos humanos por igual.
¡Buena suerte en tu viaje de transformación digital de RRHH!
¿Qué sigue?
Si estás investigando cómo crear un caso de negocio para el software de RRHH, conéctate con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones gratuitas.
Rellenas un formulario y tienes una conversación breve donde abordan los detalles específicos de tus necesidades. Luego recibirás una lista corta de software para revisar. Incluso te acompañarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.