Cómo Construir un Caso de Negocio para el Software de RRHH: Guía de 10 Pasos
Gestionar RRHH con hojas de cálculo en una empresa en crecimiento conduce a ineficiencias y desafíos para mantener registros, lo que dificulta tareas como el seguimiento de vacaciones y la contratación rápida.
Utilizar software inteligente de RRHH puede ser una solución más sencilla de lo que parece, especialmente para los equipos de RRHH de pequeñas empresas con presupuestos ajustados. Este artículo explicará los pasos que debes seguir para construir un sólido caso de negocio para conseguir el nuevo software de RRHH que deseas.
Cómo construir un caso de negocio para software de RRHH:
- Necesidades del Negocio y Visión
- Identificar Puntos de Dolor
- Pasos del Proceso Actual
- Definir Medidas del Éxito (ROI - Retorno de la Inversión)
- Obtener Aprobación Inicial
- Recopilar Requisitos
- Contactar Proveedores
- Prepararse para Resolver Objeciones
- Construir el Caso de Negocio y Obtener Aprobación
- Elegir el Software Ganador
Paso 1 - Necesidades del Negocio y Visión
Las necesidades de tu empresa son los requisitos específicos y desafíos que enfrenta para gestionar los recursos humanos de manera eficiente, mientras que la visión se refiere a los objetivos a largo plazo y la dirección a la que la empresa apunta con la exitosa implementación de un nuevo software de RRHH.
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El primer paso es redactar la visión para RRHH y asegurarse de que esté alineada con la estrategia, la dirección y la visión del negocio.
El beneficio de hacer esto es generar compromiso entre los principales actores y tomadores de decisiones de tu equipo directivo. Enumera tus necesidades clave y el motivo para alinear a todos sobre cuáles son los requisitos del software de RRHH de la organización.
Antes de invertir en nueva tecnología de RRHH, define tus necesidades empresariales, ya sea adquisición de talento, onboarding o desarrollo de liderazgo. Comprender tus objetivos garantiza que la tecnología esté alineada con tu estrategia.
Alinea tu dirección y visión
Aquí tienes un ejemplo de cómo puedes alinear las necesidades de tu negocio con el motivo por el cual deberías invertir en un nuevo sistema de RRHH.
| Necesidad del negocio | ¿Por qué? |
|---|---|
| Necesitamos mejores herramientas para hacer seguimiento de nuestra plantilla. | Nuestro proceso actual de conteo de personal consume mucho tiempo y es propenso a errores, con métricas clave calculadas manualmente. |
| Necesitamos agilizar nuestro proceso de reclutamiento ya que planeamos aumentar nuestra plantilla en X nuevas contrataciones este año. | Los candidatos han señalado que nuestro proceso es lento y confuso. Invirtiendo en un nuevo ATS, podemos acelerar el proceso de revisión de currículums, la programación de entrevistas y la selección de candidatos en un x%. |
| El seguimiento de los contratos laborales es manual | Con los objetivos de crecimiento de personal, necesitamos una forma automatizada e integrada de hacer seguimiento de la firma de los contratos. |
| Incrementar el compromiso de los empleados | Nuestro nivel de compromiso es preocupante y actualmente tenemos un proceso manual de evaluación de desempeño y encuestas donde los datos no son fácilmente accesibles ni accionables. |
Tampoco caigas víctima de la "tentación del objeto brillante" ni promuevas software simplemente porque presume nuevas funciones llamativas... ejem, ¡herramientas con soporte de IA! En su lugar, concéntrate en software que resuelva tus necesidades específicas y respalde tu visión para lograr tus objetivos.
No sigas tendencias sin entender las necesidades únicas de tu empresa. Ya sea una nueva herramienta, política o beneficio, haz que cada iniciativa vaya alineada con tus objetivos organizacionales y las prioridades de tus empleados.
Paso 2 - Identificar los puntos problemáticos
La gestión estratégica de talento respalda la justificación empresarial del software de RRHH al alinear soluciones tecnológicas con los puntos problemáticos del desarrollo de la fuerza laboral.
En este contexto, los puntos problemáticos se refieren a las dificultades e ineficiencias específicas que experimenta una empresa en sus procesos actuales de gestión de RRHH, los cuales el software de RRHH busca abordar y aliviar. Haz una lista de todos tus puntos problemáticos y no te reserves nada.
Ejemplo de lista de verificación para identificar puntos problemáticos
- ¿Cuántas hojas de cálculo tienes que actualizar cuando agregas o cambias un empleado?
- ¿Los empleados pueden actualizar su propia información?
- ¿Con qué frecuencia encuentras errores de entrada de datos?
- ¿Qué tareas ocupan la mayor parte de tu día?
Las respuestas a estas preguntas serán la base de tu justificación para adquirir un nuevo software de RRHH.
Paso 3 - Pasos del proceso actual
Los pasos del proceso actual son la forma en que actualmente haces las cosas en tu departamento de RRHH. Esto debe abarcar todas tus tareas principales de recursos humanos, como la gestión de expedientes de empleados, solicitudes de permisos, contratación e incorporación. (Supongo que en su mayoría usas hojas de cálculo y correos electrónicos).
Empieza listando los procesos principales, los pasos de cada proceso, quién es responsable de cada paso y el tiempo que cada proceso te lleva.
Ejemplo de mapa simplificado de procesos
| Proceso Principal | Subproceso | Pasos del Proceso | Quién | Tiempo |
|---|---|---|---|---|
| Registros de Empleados | Añadir nuevo empleado | Abrir una hoja de cálculo y agregar una nueva fila con la información del empleado. Asegurarse de que el número de empleado esté actualizado. Agregar al empleado a los beneficios y actualizar la hoja de seguimiento de beneficios. Actualizar el registro de nómina. Enviar un correo electrónico a Nómina con la información del empleado. Inscribir al empleado en la plataforma de nómina, etc. | RR.HH. | 30-45 mins |
| Registros de Empleados | Actualizar dirección del empleado | Abrir la hoja de cálculo #1 y actualizar. Abrir el registro de nómina y actualizar. Enviar un correo electrónico a Nómina con la nueva dirección. | RR.HH. | 15 mins |
| Registros de Empleados | Saldo de vacaciones del empleado | Enviar correo electrónico al gerente para su conciliación. Comparar sus notas con las de RR.HH. Abrir la aplicación de seguimiento de tiempo y verificar. Calcular el saldo basado en cualquier prorrateo (si es necesario). | RR.HH. y Gerente | 15-45 mins |
Consejo profesional: Puedes llevar el mapeo de procesos un paso más allá y, junto a todos los pasos del proceso, incluir si el paso aporta valor a la organización (VA - aporta valor) o no aporta ningún valor (NVA - no aporta valor).
Paso 4 - Definir Medidas de Éxito (ROI - Retorno de la Inversión)
Esto podría ser mayor compromiso, mejores tasas de retención, tiempos de respuesta más rápidos para cubrir vacantes, o mayor capacidad en el equipo de RR.HH. para actividades como conexión, formación y tareas que agreguen valor.
Si puedes ahorrar tiempo invirtiendo en software de RR.HH., ¿qué harías con ese tiempo?
A quienes toman decisiones les gusta ver los números de ROI. Con software de RR.HH., esto suele medirse en ahorros de tiempo y por lo tanto puedes añadir un valor monetario a esos ahorros.
Ejemplo (se hacen muchas suposiciones y te animamos a que las declares):
Como referencia: 52 semanas por año * 8 horas al día = 2.080 horas
2.080 horas * 60 minutos por hora = 124.800 minutos por año
Salario = $80,000
Tiempo por tarea = 15 mins
Tareas por mes = 50
Tiempo total por mes = 750 mins
Costo total por mes = (124,800/$80,000 = $1.56 de salario por minuto). $1.56 * 750 mins al mes = $1,170 por mes en costos laborales.
La fórmula anterior ilustra el impacto positivo de encontrar una nueva solución de RR.HH. que utilice la automatización para eliminar una tarea de 15 minutos que tus profesionales de RR.HH. realizan con frecuencia — hasta 50 veces al mes.
Al eliminar esa tarea mediante la automatización, tu empresa ahorraría $1,170 por mes en costos laborales. ¡Eso es un ahorro significativo para tus resultados!
Paso 5 - Lograr la Aceptación y Aprobación Inicial
Utiliza este momento para presentar tus hallazgos de los pasos anteriores y asegúrate de tener la aceptación de tus líderes de RR.HH. para continuar o si necesitas detener el proceso. Si tienes aprobación verbal, ¡sigue adelante!
Ejemplos de cómo lograr la aceptación inicial
- Casos de Éxito: Presenta casos de éxito de organizaciones similares que hayan implementado software de RR.HH. con éxito, mostrando beneficios tangibles.
- Análisis de Costos y Beneficios: Muestra un análisis detallado de costos y beneficios que resalte los costos del software de RR.HH. frente a los ahorros que esperarías obtener y la mejora de eficiencia por la nueva tecnología de RR.HH.
- Demostraciones: Organiza una demostración del software de RR.HH. para mostrar sus capacidades, facilidad de uso y cómo se compara con tu sistema actual.
- Estadísticas de Productividad: Presenta estadísticas sobre la mejora en productividad y ahorro de tiempo de empresas que usan software de RR.HH. similar.
Paso 6 - Reunir Requisitos
Sé que este paso no es el más divertido pero es uno de los más importantes. Antes de contactar a proveedores de software, ten claros tus requisitos y asegúrate de contar con la opinión de todas las partes interesadas clave.
| Requisito clave | Quién | Por qué |
|---|---|---|
| Una sola fuente de verdad para los datos de empleados | CEO, COO, RRHH, Gerente, Empleado | Prevenir errores, aumentar la velocidad y la facilidad de uso |
| Objetivos seguidos y visibles para el equipo ejecutivo | Alta dirección, Gerente, RRHH, Empleado | Todos los objetivos deben consolidarse en una sola vista para el equipo ejecutivo y para el líder de equipo. |
| Los currículums son revisados por el gerente de contratación | RRHH, gerente de contratación | Actualmente, RRHH copia los currículums y los pega en una carpeta en la unidad compartida. Los gerentes deben ser notificados automáticamente cuando llega un currículum para poder filtrarlo rápida y eficazmente. |
| Compatibilidad con otros programas ya en uso | CTO, Gerente de IT | Para obtener el máximo beneficio de la nueva tecnología de RRHH, deberás asegurarte de que sea compatible con otros programas que ya utiliza tu organización. |
Paso 7 - Contactar a los proveedores
Compara opciones, solicita algunas demostraciones y comparte tus requisitos con una lista corta de proveedores de software de RRHH que al principio parezcan ser adecuados. ¡Esto les ayudará a demostrar cómo su software puede mejorar tu vida!
Si la plataforma que te interesa no tiene todas las funciones que necesitas, pregunta qué tan fácil será integrarla con otras aplicaciones en tu conjunto tecnológico de RRHH.
Una vez que hayas contactado con los proveedores, asegúrate de estar realizando un seguimiento de las capacidades de sus productos frente a tus requisitos únicos.
| Requisito clave | Crítico (Sí/No) |
|---|---|
| Contratos integrados y reconocimiento de firma | No |
| Los empleados pueden actualizar sus propios datos | Sí |
| Las vacaciones se registran en un sistema y son aprobadas por el gerente. RRHH tiene visibilidad. | Sí |
Paso 8 - Prepárate para abordar objeciones
Antes de hacer tu recomendación final, tómate un tiempo para prepararte ante posibles objeciones, especialmente en torno al costo. Las preocupaciones financieras suelen ser el mayor obstáculo al proponer un nuevo software de RRHH, por lo que es importante estar listo con respuestas claras y confiadas.
Objeción común: “Es demasiado caro.”
Reconoce la preocupación y luego enfócate en el valor. Destaca los ahorros a largo plazo que ofrece el software al reducir el trabajo manual, minimizar errores y disminuir los riesgos de cumplimiento. Si es posible, muestra cómo el costo se compara con los gastos ocultos del sistema actual, como el tiempo invertido en corregir errores o manejar soluciones poco eficientes.
Objeción común: “¿No podríamos seguir usando lo que ya tenemos?”
Explica los riesgos de no hacer nada. Los sistemas heredados suelen provocar ineficiencias, poca visibilidad de los datos y una mayor carga administrativa. Destaca cómo el nuevo software respalda el crecimiento, optimiza operaciones y ayuda al negocio a tomar mejores decisiones más rápido.
Objeción común: “¿Cuál es el ROI?”
Llega preparado con datos. Utiliza puntos de referencia, estudios de caso o calculadoras de ROI proporcionadas por el proveedor para estimar ahorros de costos, tiempo y aumentos de productividad. Preséntalo en términos que sean relevantes para tus interesados: dinero ahorrado, riesgos reducidos o ingresos protegidos.
Al abordar las objeciones de manera frontal, fortaleces tu propuesta y demuestras que has pensado en la decisión desde todos los ángulos.
Paso 9 - Elabora un caso de negocio y obtén la aprobación
Una vez recopilados todos los datos anteriores, es momento de armar tu caso de negocio. No tiene que ser un documento de 10 páginas; puede ser tan sencillo como un memorando de una sola página (porque nadie tiene tiempo para leer 10 páginas, ¿verdad?).
Los responsables de la toma de decisiones buscan respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto cuesta?
- ¿Qué problemas solucionará el software?
- Si no invertimos en el software, ¿qué pasará?
- ¿Cuánto tiempo llevará implementarlo?
- ¿Por qué necesitamos invertir ahora?
- ¿Cuál es el retorno de inversión (ROI) al implementar este software?
Puede que no sepa las respuestas a las preguntas sobre costos; sin embargo, buscar aprobación en esta etapa le preparará para el éxito.
Un RFP de software de RRHH bien estructurado le ayudará a presentar esta información en un formato que los proveedores puedan entender y responder fácilmente.
Muchas empresas prueban sistemas de RRHH gratuitos para demostrar los beneficios de la automatización de RRHH antes de comprometerse con soluciones de pago.
Aquí tiene una plantilla de caso de negocio que puede utilizar para software de RRHH:
- Resumen Ejecutivo: Breve resumen de la propuesta, los principales beneficios y conclusiones.
- Situación Actual y Declaración del Problema: Descripción del estado actual y de los desafíos o problemas específicos que se abordan.
- Solución Propuesta y Beneficios: Descripción detallada de la solución propuesta y sus beneficios esperados, incluyendo un análisis de costo-beneficio (utilice el cálculo del paso 4 para comparar con el costo potencial del software y enumere los ahorros).
- Plan de Implementación y Evaluación de Riesgos: Estrategia de implementación paso a paso, cronograma y resumen de los posibles riesgos con planes de mitigación.
- Conclusión y Recomendaciones: Resumen conciso del caso de negocio con recomendaciones finales para los responsables de tomar decisiones.
Construir un caso de negocio sólido para software de RRHH es más fácil con certificaciones HRIS de primer nivel que respalden su experiencia.
Paso 10 - Elija el software ganador
¡Enhorabuena! Ha llegado hasta aquí y ha obtenido la aprobación para avanzar con el proveedor de su elección.
Pero recuerde, conseguir la aprobación a través del caso de negocio no es ni la mitad del trabajo. El siguiente paso es elegir el software de RRHH que mejor se adapte a las necesidades de su empresa y a sus capacidades para la implementación, el onboarding y la capacitación.
Si está gestionando RRHH en una pequeña empresa, sus demandas del software serán diferentes a las de una empresa con 2.000 empleados. Su priorización debe ir acorde a sus necesidades actuales y a aquellas que apoyen su crecimiento.
El software de RRHH hace que RRHH sea más eficiente
Automatizar sus procesos de RRHH mejorará la experiencia de empleados, gerentes y candidatos. Dedicar tiempo a crear un caso de negocio detallado tendrá los siguientes beneficios:
- Describir los procesos clave que necesitan cambiar o mejorarse
- Recopilar comentarios y requisitos de las personas adecuadas
- Identificar qué tiempo se puede ahorrar y dedicar a trabajos de valor añadido
- Demostrar en qué áreas debe tener prioridad la inversión en software. Puede pensar que necesita una plataforma de gestión del desempeño pero, en realidad, debe empezar por un sistema de gestión de recursos humanos.
Independientemente del nivel de detalle, crear un caso de negocio sólido para software de RRHH mejorará su organización.
En mi experiencia, cuando implementamos un HRIS, ATS, seguimiento de objetivos y software de gestión del desempeño (todo al mismo tiempo), vimos un aumento medible en la satisfacción de los empleados, una disminución del tiempo administrativo y más tiempo invertido en actividades de valor añadido.
Esto, a su vez, crea una mejor experiencia para los empleados, gestores y profesionales de RRHH por igual.
¡Buena suerte en tu transformación digital de RRHH!
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