HRIS vs HRMS vs Sistemas HCM: ¿Cuál es la Diferencia?
HCM vs HRIS: HCM (Gestión del Capital Humano) y HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) son dos tipos de software de RRHH, pero cumplen propósitos ligeramente diferentes. HRIS está enfocado en almacenar y gestionar los datos de los empleados y manejar tareas principales de RRHH como la nómina y los beneficios. HCM va más allá, ofreciendo esas funciones básicas junto con la gestión del talento, el desarrollo de empleados y la planificación estratégica de la fuerza laboral. En este artículo, te ayudaré a identificar rápidamente las diferencias y a determinar qué sistema encaja mejor con los objetivos de RRHH de tu organización.
¿Qué es un HRIS?
Un Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es un tipo de software de RRHH utilizado para gestionar funciones esenciales de RRHH como el almacenamiento de datos de empleados.
Al almacenar toda la información de los empleados en un solo lugar, el HRIS elimina la necesidad de múltiples hojas de cálculo, bases de datos y exceso de papeleo, proporcionando información fácil de acceder y simplificada.
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Aunque cada sistema de software es diferente, implementar un sistema HRIS puede ayudar a los equipos de recursos humanos al organizar las siguientes funciones:
- Funciones esenciales de RRHH y nómina
- Administración de beneficios
- Registros de capacitaciones
- Análisis e informes de RRHH
- Gestión de tiempos y ausencias
- Incorporación de empleados
Ventajas de un HRIS
La principal ventaja del software HRIS es que permite al departamento de RRHH acceder a los registros de empleados en un solo lugar. Esto elimina la necesidad de usar sistemas separados para rastrear distintos aspectos de la información que los especialistas de RRHH necesitan para tomar decisiones empresariales.
Simplificar con un HRIS se traduce en mayor productividad, mayor cohesión en todos los niveles de la empresa y una mejor experiencia de los empleados.
¿Qué es un HRMS?
Un Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS) es un tipo más completo de sistema de gestión de RRHH que ayuda a las organizaciones a gestionar los datos de sus empleados, así como procesos clave de RRHH como el reclutamiento, la nómina, los beneficios, la formación y las evaluaciones de desempeño.
Son similares a los sistemas HRIS ya que cubren las mismas áreas básicas de RRHH. Sin embargo, existen algunas diferencias clave.
Los sistemas HRMS ofrecen una mayor capacidad para automatizar tareas de RRHH a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado, mientras que los sistemas HRIS están más orientados a aliviar los desafíos relacionados con la gestión de datos y la entrada de información.
Debido a sus funciones más avanzadas, los HRMS suelen ser la variedad de software de RRHH más costosa.
Ventajas de un HRMS
Utilizar un HRMS puede ofrecer numerosos beneficios a los equipos de RRHH. Gracias a sus módulos integrados, pueden automatizar muchas tareas administrativas, reduciendo el tiempo que tu personal debe dedicar a tareas que consumen mucho tiempo.
Otras ventajas de utilizar un software HRMS incluyen:
- Mejora en las prácticas de gestión de datos
- Alertas automáticas de cumplimiento normativo
- Mayor autoservicio para los empleados
- Toma de decisiones mejorada gracias al análisis de datos integrados
Breve historia del HRIS y HRMS
En las décadas de 1960 y 1970, las grandes empresas comenzaron a gestionar los datos de sus empleados con software de RRHH. En ese momento, el objetivo principal era facilitar la gestión de registros y cumplir con los requisitos legales de documentación.
El software de RRHH temprano se enfocaba principalmente en la nómina y se utilizaba en computadoras centrales que funcionaban como almacenes de datos centrales con poca capacidad de procesamiento o interacción con el sistema.
El HRIS se hizo más popular en la década de 1980 cuando los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) ganaron fuerza en el mundo empresarial. Esto inició una transición de los sistemas mainframe a la tecnología cliente-servidor.
Las empresas ahora podían visualizar una perspectiva global de las necesidades de su compañía, y los líderes empezaron a entender que las relaciones con las personas – empleados y clientes – marcaban una gran diferencia en el nivel de éxito alcanzado.
Hoy en día, el término HRIS se utiliza indistintamente con sistema de gestión de recursos humanos (HRMS).
¿Qué es el software HCM?
La Gestión del Capital Humano (HCM) utiliza los mismos procesos que el HRIS y además incluye la gestión del talento y la fuerza laboral. Una solución HCM pone un énfasis en un enfoque estratégico para la gestión de los empleados.
Algunas áreas que cubre el software HCM incluyen:
- Adquisición de talento
- ATS (sistema de seguimiento de candidatos)
- Incorporación
- Gestión del talento
- Construcción de cultura
- Planificación de carrera
- Mapeo de competencias
- Planificación de sucesión
Beneficios de un HCM
Además de los beneficios de un HRIS, el software HCM brinda datos y análisis útiles para planificar los objetivos a largo plazo de tu empresa. Otros beneficios del software HCM incluyen:
- Mejor toma de decisiones basada en datos
- Mayor satisfacción de los empleados
- Mejoras en las tasas de retención
- Planificación de personal más eficiente
- Cultura empresarial reforzada
Historia breve del HCM
En las décadas de 1950 y 1960, surgió el término "Capital Humano" a medida que los líderes empresariales empezaban a comprender el valor de los empleados.
En todos los sectores, la gestión comenzó a ver a los empleados como miembros valiosos del equipo con habilidades y capacidades para impulsar el crecimiento de sus empresas, en lugar de verlos solo como piezas de una línea de producción o trabajadores fácilmente reemplazables.
Cuando el uso de internet comenzó a aumentar en la década de 1990, también creció la necesidad de que los líderes transformaran sus prácticas. Todo, desde la contratación, la gestión del talento, el compromiso y la retención de empleados, tuvo que ser reevaluado y actualizado.
Llegan los sistemas HCM para gestionar estas necesidades de RRHH de manera eficiente.
¿En qué se parecen los sistemas HRIS, HRMS y HCM?
HRIS, HRMS y HCM son tipos de sistemas de gestión de recursos humanos que respaldan muchas de las mismas funciones de RRHH, tales como:
- Gestionar la nómina
- Almacenar información demográfica de los empleados
- Registrar información de gestión del desempeño
- Proporcionar opciones de autoservicio
- Mantener registros de formación de los empleados.
Los tres han sido fundamentales en la transformación digital de RRHH.
¿En qué se diferencian los software HRIS, HRMS y HCM?
La principal diferencia entre las herramientas HRIS, HCM y HRMS radica en la profundidad y amplitud de su cobertura de RR. HH. Un HRIS gestiona las funciones principales de RR. HH., mientras que los HCM profundizan en procesos más centrados en los empleados, y el software HRMS ofrece aún más funcionalidades integrales.
Un HRIS cubre todas las funciones básicas de RR. HH., pero desde una perspectiva de gestión y captura de datos. Todos los detalles de tus empleados están en un solo lugar, pero tienes menos herramientas para actuar sobre esos datos.
El software HCM te da la capacidad de participar plenamente a nivel de empleado en áreas como el desempeño laboral, analíticas y onboarding, mientras que el HRIS proporciona datos de empleado a un nivel más básico.
Los sistemas HRMS van un paso más allá tanto que HRIS como el software HCM. Ofrecen un conjunto más amplio de funciones y características avanzadas, como analíticas integradas de datos de la fuerza laboral para apoyar la planificación estratégica.
¿Cómo elegir entre soluciones HRIS, HRMS y HCM?
Decidir qué tipo de solución de software de RR. HH. utilizar depende de las necesidades específicas de tu empresa.
Hazte estas preguntas para ayudarte a determinar cuál es la mejor para ti:
- ¿Cuáles son tus principales funciones de RR. HH. y necesidades específicas?
- ¿Cuál es el estado actual de tu tecnología de RR. HH.?
- ¿Es el compromiso de los empleados una necesidad real en tu negocio?
- ¿Qué áreas de tu empresa podrían optimizarse?
- ¿Cómo gestionas los datos de los empleados?
- ¿Cómo es tu proceso de onboarding?
- ¿Se necesita la gestión del talento en tu empresa?
- ¿Existe la necesidad de planificación de la sucesión?
Encontrar el mejor software de RR. HH. para ti puede ser un proceso relativamente largo, pero dedicar tiempo e investigar te garantizará tomar la decisión correcta para tus profesionales de RR. HH. Considera crear un RFP de software de RR. HH. para agilizar tu proceso de selección de proveedores.
Si tu equipo es pequeño, o si tienes un presupuesto limitado para nuevo software, mira el software de RR. HH. dirigido a pequeñas empresas, ya que suelen ofrecer una gama decente de funciones manteniendo precios accesibles. También podrías consultar esta lista de alternativas a Peopleguru.
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