Las soluciones de gestión de oficinas van mucho más allá de la ubicación de los escritorios: se trata de crear un entorno en el que tu equipo prospere y cada centímetro del espacio se utilice de forma eficaz.
Las últimas tendencias en tecnología de RR. HH. han dado lugar a un conjunto de herramientas que pueden ayudar a facilitar una mejor gestión del espacio de oficina, ya sea para adaptarse a trabajadores híbridos o a una vuelta completa a la oficina.
Las plataformas de RR. HH. empresariales ahora pueden incorporar herramientas de gestión del espacio de oficina, optimizando mejor el uso de los espacios físicos.
¿Qué es la gestión del espacio de oficina?
La gestión eficaz del espacio de oficina se ha convertido en un factor fundamental para mejorar la satisfacción y la productividad de los empleados en el entorno laboral actual, que evoluciona rápidamente.
La gestión del espacio de oficina consiste en investigar, planificar y optimizar cómo utiliza tu organización el espacio en toda su cartera inmobiliaria. El proceso suele utilizar datos en tiempo real sobre el uso del espacio, los metros cuadrados disponibles, las tasas de ocupación, los costes inmobiliarios y diversos indicadores adicionales para elaborar planes y realizar previsiones. Con una gestión eficiente del espacio de oficina, las empresas pueden diseñar entornos que fomenten la colaboración, optimicen la asignación de recursos y, en última instancia, impulsen el éxito empresarial.
Desde la pandemia, las necesidades relativas al espacio de trabajo han cambiado drásticamente para adaptarse a los miembros del equipo presenciales y remotos. Mientras que muchos equipos trabajaban completamente de forma presencial antes de la covid, muchos han pasado ahora a un modelo de trabajo híbrido en el que los espacios físicos pueden gestionarse de forma más flexible, adaptándose a un mundo en el que los empleados no necesitan estar allí todos los días.
Es probable que los lugares de trabajo híbridos solo tengan unos pocos empleados presenciales a tiempo completo, mientras que la mayoría acudirá ocasionalmente. Cuando lo hagan, servicios como la reserva de escritorios y la gestión flexible de puestos, la reserva de salas de reuniones, la gestión de visitantes y los registros de entrada pueden mejorar drásticamente la eficiencia.
Las empresas deben replantearse cómo utilizan el espacio de oficina en un mundo híbrido. El espacio de oficina debería centrarse más en la colaboración y menos en permanecer sentados en los escritorios todo el día.
Mediante la aplicación de una gestión estratégica de la plantilla, las empresas pueden crear espacios de trabajo inteligentes que fomenten la colaboración y el bienestar de los empleados. Las empresas pueden utilizar herramientas de gestión del espacio para supervisar datos históricos y en tiempo real sobre la asignación del espacio, detectar espacios infrautilizados y ofrecer sugerencias sobre cómo transformarlos en distribuciones más valiosas.
Tal vez descubras que algunas de tus salas de reuniones podrían reconvertirse en una zona de trabajo sin puesto fijo, o que lo mejor sería relegar los puestos para trabajadores remotos a una zona específica de la distribución.
También es posible que dos oficinas puedan combinarse en una sola. La gestión del espacio de oficina consiste en utilizar el espacio disponible para atender mejor a tu equipo y a tu empresa.
Principales ventajas de la gestión del espacio de oficina para tu empresa
La gestión del espacio de oficina ofrece varias ventajas. Veamos tres de las más importantes:
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Mejora la satisfacción de los empleados
Ajustar tu estrategia de gestión del espacio puede mejorar la satisfacción de los empleados al facilitar que los miembros del equipo realicen sus tareas en tu entorno de trabajo. Piénsalo:
- Si un empleado tiene que luchar por un escritorio cada vez que visita una oficina, soportará un estrés y una ansiedad innecesarios que, de otro modo, podrían aliviarse utilizando una aplicación móvil para reservar el espacio con antelación.
- Si, cuando trabajan en la oficina, los empleados tienen que elegir un escritorio nuevo cada día en función de los empleados temporales que van y vienen, no se sentirán tan valorados en sus puestos.
La planificación del espacio de oficina es una actividad centrada en los empleados que puede demostrarles que sus necesidades son importantes. El diseño intencionado del espacio desempeña un papel fundamental a la hora de reforzar la cultura corporativa y mejorar la cohesión del equipo.
Los espacios diseñados cuidadosamente y que reflejan los valores de una empresa pueden fomentar entre los empleados un sentimiento de pertenencia y orgullo. Por ejemplo, incorporar distribuciones abiertas puede promover la transparencia y la colaboración, mientras que designar zonas para la relajación puede demostrar un compromiso con el bienestar de los empleados.
Logra una mayor eficiencia de costes
Por las mismas razones por las que la gestión del espacio de oficina mejora la huella de carbono, también puede ahorrar dinero. Mantener espacios infrautilizados en una cartera inmobiliaria resulta caro, especialmente cuando la organización paga diariamente por calentarlos e iluminarlos.
Al comprender la utilización actual e histórica del espacio, las empresas pueden decidir condensar los espacios en configuraciones más eficientes, rescindir contratos de arrendamiento o incluso vender partes de su cartera para liberar capital circulante.
Para optimizar aún más la eficiencia de costes, el software de RR. HH. puede proporcionar información muy valiosa.
Reduce la huella de carbono
Las empresas concienciadas con el medio ambiente vigilan el consumo de electricidad, calefacción y agua para garantizar que no se desperdicien recursos naturales valiosos. Optimizar el espacio puede reducir la presión sobre la red al disminuir el número de ubicaciones que consumen recursos.
Del mismo modo, cuando se ofrece a los empleados la opción de trabajar a distancia, las organizaciones pueden reducir su huella de carbono al disminuir los tiempos de desplazamiento. Cuando una empresa utiliza la gestión inmobiliaria para modificar la asignación de puestos y crear opciones más sostenibles, el planeta también se beneficia.
La integración de materiales sostenibles y sistemas energéticamente eficientes demuestra la dedicación de una empresa a la responsabilidad medioambiental, lo que refuerza aún más la identidad corporativa y la moral.
Guía paso a paso para optimizar el espacio de tu oficina
Ahora que comprendemos las ventajas de la gestión del espacio, veamos cómo implementar la planificación del espacio de oficina en 5 pasos:
Paso uno: análisis
El proceso de planificación del espacio comienza por comprender los datos existentes. Haz un inventario de métricas actuales como:
- Tecnología de oficina existente utilizada en el espacio
- Superficie total
- Capacidad total del lugar de trabajo
- Capacidad de cada espacio individual
- Función de cada zona de la oficina.
Paso dos: utiliza herramientas de seguimiento
El seguimiento eficaz se realiza mejor con las herramientas adecuadas, incluido el software de sensores de ocupación, que proporciona datos en tiempo real sobre cómo se utilizan los espacios. La integración de los sistemas de gestión del lugar de trabajo puede ayudarte tanto a planificar como a ejecutar tu estrategia de gestión del espacio. También puedes gestionar funciones como la reserva de escritorios y de salas de reuniones con un software de reserva de escritorios flexibles.
Paso tres: pregunta al equipo
Los comentarios de los empleados son fundamentales para desarrollar una estrategia de gestión del espacio que funcione para todas las personas implicadas. Considera la posibilidad de enviar una encuesta a los empleados. Haz preguntas como:
- ¿Cómo valorarías tu espacio de trabajo?
- ¿Te sientes respaldado para completar tus tareas en el trabajo?
- ¿Cómo podemos mejorar la experiencia en la oficina?
- ¿Cuál es tu mayor desafío cuando visitas la oficina?
Paso cuatro: establecer objetivos
A partir de los comentarios que recibas del personal, podrás delimitar los objetivos centrales de tu plan de optimización. ¿Cómo se pueden alcanzar estos objetivos utilizando el espacio del que dispones actualmente?
Al reasignar recursos, el software de gestión del espacio de oficina basado en inteligencia artificial puede ser una herramienta inestimable para ayudarte a idear nuevas soluciones y elaborar planos que las respalden.
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Paso cinco: implementación
Implementar eficazmente tu plan de gestión del espacio de oficina es un proceso continuo. Después del lanzamiento inicial, tendrás que supervisar continuamente el uso y recopilar periódicamente comentarios de tu equipo. De este modo, podrás identificar rápidamente los problemas y crear soluciones adaptables.
Por ejemplo, diseñar un entorno de oficina flexible puede responder eficazmente a diversas necesidades y actividades laborales. Incorporar mobiliario modular y separadores móviles permite a los equipos reconfigurar fácilmente los espacios, facilitando transiciones fluidas entre reuniones colaborativas y tareas individuales que requieren concentración.
Reconvertir las zonas infrautilizadas en espacios multifuncionales maximiza la eficiencia de la oficina y ofrece a los empleados espacios adaptables que se ajustan a distintos estilos de trabajo. Por ejemplo, un rincón sin uso puede transformarse en un espacio de trabajo tranquilo o en una zona de reuniones informal sin necesidad de realizar grandes reformas. Este nivel de flexibilidad mejora el aprovechamiento del espacio y garantiza que la oficina siga siendo ágil y evolucione al ritmo de las necesidades cambiantes de la empresa y de los empleados.
¿Cómo puede ayudar el software de gestión del espacio de oficina?
El software de gestión del espacio de oficina puede encargarse de muchas de las tediosas tareas administrativas asociadas a la gestión del espacio de oficina.
Estas herramientas permiten a los empleados reservar por sí mismos escritorios, salas de reuniones y plazas de aparcamiento, y también te ayudan a crear planos interactivos para prever y replantear el uso de tu espacio.
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