Gestión del Espacio de Oficina: 5 Pasos para Mejorar la Moral
Las soluciones de gestión de oficinas van mucho más allá de la simple ubicación de los escritorios: se trata de crear un entorno donde tu equipo prospere y cada centímetro de espacio se utilice de forma efectiva.
Las últimas tendencias en tecnología de RRHH han dado lugar a un conjunto de herramientas que pueden ayudar a facilitar una mejor gestión del espacio de oficina, ya sea orientadas a acomodar a trabajadores híbridos o al regreso a la oficina a tiempo completo.
Las plataformas empresariales de RRHH ahora pueden incorporar herramientas de gestión de espacios de oficina, optimizando mejor cómo se utilizan los espacios físicos.
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¿Qué es la gestión de espacios de oficina?
La gestión eficaz del espacio de oficina se ha convertido en un factor crucial para aumentar la satisfacción y productividad de los empleados en el entorno laboral, que evoluciona rápidamente hoy en día.
La gestión del espacio de oficina implica investigar, planificar y optimizar cómo tu organización utiliza el espacio dentro de su cartera inmobiliaria. El proceso normalmente utiliza datos en tiempo real sobre el uso del espacio, metros cuadrados disponibles, tasas de ocupación, costes inmobiliarios y una variedad de otras métricas para elaborar planes y hacer previsiones. Con una gestión eficiente del espacio de oficina, las empresas pueden diseñar entornos que fomenten la colaboración, optimicen la asignación de recursos y, en última instancia, impulsen el éxito empresarial.
Desde la pandemia, las necesidades de los espacios de trabajo han cambiado drásticamente, adaptándose tanto a miembros presenciales como remotos. Donde muchos equipos trabajaban completamente en persona antes del covid, muchos ahora han pasado a un modelo de trabajo híbrido en el que los espacios físicos pueden tratarse con un enfoque más flexible que se ajusta a un mundo donde los empleados no necesitan estar allí cada día.
Probablemente, los lugares de trabajo híbridos solo contarán con unos pocos empleados en el sitio de forma permanente, con la mayoría acudiendo solo ocasionalmente. Cuando lo hacen, servicios como la reserva de escritorios y hotelización de oficinas, la reserva de salas de conferencias, la gestión de visitantes y los registros de entrada pueden mejorar considerablemente la eficiencia.
Las empresas necesitan reinventar cómo usan el espacio de oficina en un mundo híbrido. El espacio de oficina debe estar más orientado a la colaboración y menos enfocado en estar sentados en escritorios todo el día.
Al aplicar la gestión estratégica de la fuerza laboral, las empresas pueden crear espacios de trabajo inteligentes que fomenten la colaboración y el bienestar de los empleados. Las herramientas de gestión del espacio monitorean datos históricos y en tiempo real de la asignación de espacios para identificar áreas infrautilizadas y sugerir cómo transformarlas en planos de mayor valor.
Quizás descubras que algunas de tus salas de reuniones pueden transformarse en una zona de escritorios compartidos, o que lo mejor es ubicar los asientos para teletrabajadores en una zona específica del espacio.
Quizá sea posible fusionar dos sedes en una sola. La gestión del espacio de oficina implica utilizar el espacio disponible para servir mejor a tu equipo y la empresa.
Principales beneficios de la gestión del espacio de oficina para tu empresa
Existen varios beneficios de la gestión del espacio de oficina. Veamos tres de los más impactantes:
Mejora la satisfacción de los empleados
Ajustar tu estrategia de gestión del espacio puede mejorar la satisfacción de los empleados al facilitar que los miembros del equipo realicen sus tareas en el entorno de trabajo. Piénsalo así:
- Si un empleado tiene que luchar por conseguir un escritorio cada vez que visita la oficina, experimentará un estrés y una ansiedad innecesarios que podrían aliviarse fácilmente usando una aplicación móvil para reservar el espacio con antelación.
- Si, estando en la oficina, el personal debe elegir un escritorio nuevo cada día según los empleados transitorios que van y vienen, no se sentirán valorados en sus puestos.
La planificación del espacio de oficina es una actividad centrada en los empleados con el potencial de demostrar que sus necesidades importan. El diseño intencional del espacio desempeña un papel fundamental en reforzar la cultura corporativa y aumentar la cohesión del equipo.
Los espacios diseñados cuidadosamente que reflejan los valores de una empresa pueden fomentar un sentido de pertenencia y orgullo entre los empleados. Por ejemplo, incorporar diseños abiertos puede promover la transparencia y la colaboración, mientras que áreas designadas para la relajación pueden demostrar el compromiso con el bienestar de los empleados.
Logra eficiencias de costos
Por las mismas razones por las que la gestión del espacio de oficina mejora la huella de carbono, también puede ahorrar dinero. Mantener espacios infrautilizados en una cartera inmobiliaria resulta costoso, especialmente cuando la organización paga para calefaccionarlos e iluminarlos diariamente.
Al comprender la utilización actual e histórica del espacio, las empresas pueden decidir condensar espacios en configuraciones más eficientes, entregar contratos de arrendamiento o incluso vender partes de su cartera para liberar capital de trabajo.
Para optimizar aún más la eficiencia de costos, el software de RRHH puede proporcionar información invaluable.
Reduce la huella de carbono
Las empresas comprometidas con el medio ambiente supervisan el uso de electricidad, calefacción y agua para asegurarse de que los valiosos recursos naturales no se desperdicien. Optimizar el espacio puede disminuir la presión sobre la red eléctrica al reducir el número de ubicaciones que consumen recursos.
De manera similar, cuando se ofrece a los empleados la opción de trabajar a distancia, las organizaciones pueden reducir su huella de carbono al disminuir los tiempos de traslado. Cuando una empresa utiliza la gestión inmobiliaria para reorganizar la asignación de asientos y crear opciones más sostenibles, el planeta también sale beneficiado.
Integrar materiales sostenibles y sistemas de eficiencia energética demuestra el compromiso de una empresa con la responsabilidad ambiental, reforzando la identidad corporativa y la moral.
Guía paso a paso para optimizar tu espacio de oficina
Ahora que comprendemos los beneficios de la gestión del espacio, veamos cómo implementar la planificación del espacio de oficina en 5 pasos:
Primer paso: análisis
El proceso de planificación de espacio comienza con el entendimiento de los datos existentes. Realiza un inventario de los indicadores actuales como:
- Tecnología de oficina existente utilizada en el espacio (tecnología de oficina)
- Superficie total en pies cuadrados
- Capacidad total del lugar de trabajo
- Capacidad de cada espacio individual
- Función de cada área de la oficina.
Segundo paso: usa herramientas para hacer seguimiento
El seguimiento eficaz se logra mejor con las herramientas adecuadas. Integrar sistemas de gestión del lugar de trabajo puede ayudarte tanto en la planificación como en la implementación de tu estrategia de gestión del espacio. También puedes gestionar funciones como la reserva de escritorios y de salas de reuniones con un software para la reserva de escritorios rotativos.
Tercer paso: consulta al equipo
La retroalimentación de los empleados es fundamental para desarrollar una estrategia de gestión de espacio que funcione para todos los involucrados. Considera enviar una encuesta a los empleados. Haz preguntas como:
- ¿Cómo calificarías tu espacio de trabajo?
- ¿Sientes que tienes suficiente apoyo para completar tus tareas en el trabajo?
- ¿Cómo podemos mejorar la experiencia en la oficina?
- ¿Cuál es tu mayor desafío al visitar la oficina?
Cuarto paso: establece objetivos
A partir de los comentarios que recibas del personal, podrás delimitar los objetivos centrales de tu plan de optimización. ¿Cómo puedes alcanzar estos objetivos utilizando el espacio que ya tienes?
Al reasignar recursos, el software de gestión de espacios de oficina puede ser una herramienta invaluable para ayudarte a idear nuevas soluciones y diseñar planos de planta que las respalden.
Paso cinco: Implementación
Implementar eficazmente tu plan de gestión de espacios de oficina es un proceso continuo. Más allá del lanzamiento inicial, deberás monitorear de manera constante la utilización del espacio y recopilar regularmente comentarios de tu equipo. De este modo, podrás identificar rápidamente los problemas y crear soluciones adaptativas.
Por ejemplo, diseñar un entorno de oficina flexible puede apoyar de manera efectiva diversas necesidades y actividades laborales. Incorporar mobiliario modular y divisores móviles permite a los equipos reconfigurar fácilmente los espacios, logrando transiciones sin esfuerzo entre reuniones colaborativas y tareas individuales que requieren concentración.
Reconvertir áreas poco utilizadas en zonas multifuncionales maximiza la eficiencia de la oficina y ofrece a los empleados espacios adaptables que se adecúan a varios estilos de trabajo. Por ejemplo, un rincón sin uso puede transformarse en un área silenciosa de trabajo o en una zona de reuniones informales sin necesidad de hacer grandes reformas. Este nivel de flexibilidad mejora el aprovechamiento del espacio y asegura que la oficina se mantenga ágil, evolucionando según las necesidades cambiantes del negocio y del personal.
¿Cómo puede ayudar el software de gestión de espacios de oficina?
El software de gestión de espacios de oficina puede encargarse de muchas de las tareas administrativas tediosas asociadas a la gestión del espacio de trabajo.
Estas herramientas permiten a los empleados hacer reservas de escritorios, salas de reuniones y plazas de aparcamiento de manera autónoma, y también te ayudan a crear planos interactivos para prever y reinventar el uso del espacio.
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