Cómo Realizar Investigaciones de RRHH Justas: Guía de 6 Pasos
En mis más de 10 años como Generalista de Recursos Humanos, he realizado numerosas investigaciones laborales y he aprendido valiosas lecciones sobre cómo llevarlas a cabo correctamente.
En este artículo, hablaremos de por qué podría ser necesaria una investigación, los componentes clave de una investigación exitosa y luego una guía paso a paso para realizar una investigación de RRHH.
¿Cuándo puede ser necesario realizar una investigación de RRHH?
Existen varias razones por las que puede ser necesario realizar una investigación interna dentro de una organización. Veamos algunas de las razones más comunes que suelen encontrar los profesionales de Recursos Humanos.
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- Quejas de los empleados como acoso, discriminación, intimidación o mala conducta menor. En este caso, normalmente se inicia una investigación de RRHH a partir de la queja para recopilar hechos, evaluar la situación y determinar el curso de acción adecuado.
- Se sospecha que un empleado ha incumplido las políticas de la empresa, por ejemplo, comportándose de manera poco ética, violando la confidencialidad o no siguiendo los protocolos de seguridad. Se debe iniciar una investigación de RRHH para establecer los hechos y aplicar las medidas disciplinarias pertinentes.
- Alegaciones de mala conducta grave, como fraude, malversación, robo u otras actividades ilegales dentro de la organización. Esto garantiza un proceso justo e imparcial para averiguar la verdad y abordar cualquier infracción legal o ética.
- En casos donde surgen conflictos entre empleados o departamentos, una investigación de RRHH puede ayudar a descubrir los problemas subyacentes, recopilar información relevante y facilitar una resolución que mejore las relaciones laborales.
- Para asegurar el cumplimiento de obligaciones legales y normativas. Por ejemplo, una investigación de RRHH puede ser necesaria para abordar posibles infracciones de la legislación laboral, normas de seguridad en el trabajo o estándares específicos del sector.
- En situaciones donde el desempeño de un empleado está consistentemente por debajo de las expectativas, puede realizarse una investigación de RRHH para identificar posibles problemas de fondo, ofrecer apoyo o formación si es necesario y determinar acciones adecuadas como planes de mejora del desempeño.
¿Qué necesita una investigación de RRHH para tener éxito?
Si revisas un hilo de RRHH en Reddit el tiempo suficiente, verás muchas historias de cómo estas investigaciones salen mal, pero pocas sobre cómo hacerlas bien. A lo largo de los años, he aprendido que toda investigación debe ser:
Oportuna
Responde rápidamente a todas las quejas, pero tómate el tiempo necesario para actuar con la debida diligencia y garantizar una investigación exhaustiva y confidencial (más sobre esto más adelante).
Justa y objetiva
Trata a todas las partes con respeto y dignidad. No prejuzgues el resultado de una investigación antes de haber entrevistado a todas las partes y revisado todos los documentos relevantes.
Esto ayudará a que el resultado y las acciones que se tomen como consecuencia de la investigación sean justos y objetivos.
Imparcial
Evita expresar opiniones durante las entrevistas y céntrate en descubrir los hechos. Mantén las entrevistas de la investigación en un tono serio y profesional, y mantente calmado y en control durante la entrevista. Probablemente tendrás opiniones sobre el tema, pero es importante mantener la imparcialidad.
Organizada
Prepárate para la investigación creando un plan de trabajo y un esquema de preguntas que deban responder las diferentes partes.
Sin embargo, asegúrate de permitir cierta flexibilidad en tu plan de trabajo a medida que vayas comprendiendo más los hechos durante la investigación.
Utilizar un software de gestión de casos es una forma sencilla de mantener la organización durante y después de las investigaciones. Si no dispones de uno, organizar los casos en carpetas individuales en una unidad de red restringida también funciona bien.
Bien documentada
Documenta el contenido de las entrevistas y anota específicamente lo que dice el entrevistado, utilizando citas textuales siempre que sea posible.
Es preferible que las declaraciones de los testigos estén escritas o narradas por las propias partes, además de tus notas de la entrevista.
Asimismo, documenta todas las pruebas adicionales presentadas por las partes entrevistadas, y anota de quién proceden y cuándo.
De nuevo, este no es el lugar para expresar tus interpretaciones personales, creencias o suposiciones; ¡solo los hechos!
Guía paso a paso para realizar una investigación de RRHH
Antes de comenzar el proceso de investigación de RRHH, se debe determinar quién la llevará a cabo.
Mientras que yo me encargo de la mayoría de las investigaciones en mi lugar de trabajo, la Directora de RRHH se ocupa de las investigaciones que involucran a cualquier persona que ocupe un puesto de vicepresidente o superior. Además, si el asunto involucra a algún miembro del equipo de RRHH, nuestro asesor legal general llevará a cabo la investigación.
Recuerde que el proceso de realizar una investigación puede variar según las circunstancias específicas y las políticas de su organización, y puede que necesite buscar orientación de asesoría legal durante su proceso de investigación.
Vamos a profundizar en un marco que puede utilizar para llevar a cabo investigaciones en su lugar de trabajo.
Primer paso - Reunirse con la persona que plantea la preocupación
Reúnase con la persona que plantea la preocupación para hablar del asunto; esta persona puede o no verse directamente afectada por el problema en cuestión. Querrá obtener detalles sobre quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo ocurrió el asunto.
Obtenga la mayor cantidad de detalles posible durante su entrevista. Haga preguntas abiertas para animar al entrevistado a responder; trate de evitar preguntas simples de sí/no.
Por ejemplo:
- “Desde tu perspectiva, dime lo que viste cuando volviste de comer ese día” en lugar de “¿Viste que ocurrió este incidente?”.
- “¿Puedes contarme lo que escuchaste en esa reunión?” en vez de “¿Escuchaste que discutieron durante la reunión?”
Pregunte si hay testigos o personas con conocimiento del incidente que se está discutiendo y el alcance de ese conocimiento (más sobre esto en el siguiente paso).
De igual forma, pregunte si existe alguna evidencia que pueda arrojar luz sobre las acusaciones, como correos electrónicos, notas, grabaciones de audio/video, mensajes de texto, etc.
Segundo paso - Reunirse con los testigos potenciales
Reúnase con los testigos potenciales que fueron mencionados en el primer paso. También es posible que surjan más testigos a medida que avanza la investigación.
Al preparar preguntas para los testigos, piense en formas de formularlas para minimizar o eliminar la necesidad de revelar la fuente de los hechos en los que se basan sus preguntas. Tenga en cuenta que, dependiendo de la naturaleza del asunto, esto puede no ser posible.
Antes de entrevistar a cada testigo, explique la necesidad de respuestas completas y honestas y recuérdeles la política de la empresa contra represalias. Si es apropiado, indíqueles que la investigación está en curso y solicite confidencialidad mientras dure la investigación.
Reúna cualquier evidencia de los testigos que corrobore sus afirmaciones o que esté relacionada con el asunto e indique a los entrevistados que se pongan en contacto con usted si recuerdan o se enteran de algo nuevo, o si tienen nuevas preocupaciones incluyendo represalias.
Tercer paso - Reunirse con el empleado acusado
Reúnase con el empleado acusado. Al igual que con las preguntas preparadas para los testigos, debe intentar minimizar la necesidad de revelar la fuente de los hechos.
Con base en sus entrevistas con el denunciante y los testigos, tendrá una lista de preguntas que el acusado deberá responder. Es importante mantener la objetividad y no expresar opiniones durante esta entrevista.
Reúna evidencia que el acusado pueda tener y que esté relacionada con el asunto. Puede tratarse de la misma documentación recibida de otros, sin embargo, igualmente debe recopilarse.
Nuevamente, explique la necesidad de una cooperación total y recuérdele la política de la empresa contra represalias antes de iniciar la entrevista.
Cuarto paso - Revisar y analizar
Revise y analice toda la información recopilada durante la investigación. Busque inconsistencias, patrones o pruebas adicionales que puedan ayudar a llegar a una conclusión justa e imparcial.
Prepare un informe detallado de la investigación documentando los hallazgos. Incluya un resumen de la queja o incidente, las entrevistas realizadas, declaraciones escritas, toda la evidencia recopilada y cualquier conclusión a la que se haya llegado.
Con base en los resultados de la investigación, determine el curso de acción adecuado. Esto puede implicar acciones correctivas o medidas disciplinarias, mediación, resolución de conflictos u otras acciones según la gravedad y naturaleza del problema.
Quinto paso - Compartir los resultados y propuestas de acción
Comparta los resultados y los pasos de acción propuestos primero con los líderes, según corresponda. Proporcione información sobre las acciones que se tomarán y cualquier medida de seguimiento.
Luego comparta la decisión final con el acusado y tome la acción que haya determinado en el paso 5 para solucionar la situación, según corresponda.
Por último, comunique los resultados de la investigación al denunciante, pero no comparta información confidencial, lo que puede incluir el resultado y las acciones tomadas contra el acusado. Esto puede ser una conversación difícil y debe manejarse adecuadamente.
Sexto paso - Revisar la eficacia
Revise periódicamente la efectividad de las acciones tomadas y supervise la situación para asegurarse de que el asunto ha sido resuelto apropiadamente.
Realice seguimientos con las partes involucradas si es necesario. Este es un paso crucial que a menudo se pasa por alto y puede llevar a que el problema empeore o incluso a que se genere un caso de represalia.
Una nota sobre represalias
Las represalias son la base para la discriminación alegada con mayor frecuencia, según la EEOC.
Recordar a los participantes de la investigación la política de la empresa contra las represalias se menciona en varios de los pasos anteriores. Todas las partes deben entender que existe una tolerancia cero hacia las represalias en el lugar de trabajo.
Una investigación de RRHH oportuna, imparcial y justa
Es importante señalar que las investigaciones de RRHH deben realizarse con imparcialidad, confidencialidad, y en cumplimiento de los requisitos legales y las políticas de la empresa. El objetivo principal es garantizar un entorno laboral seguro, inclusivo y conforme a la normativa, mientras se abordan los problemas que puedan surgir.
Siguiendo los pasos anteriores, tu próxima investigación debería ser oportuna, imparcial y justa.
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Algunos recursos adicionales para ayudarte con asuntos de relaciones laborales:
