Cómo Realizar Investigaciones de RR.HH. Imparciales: Guía de 6 Pasos
En mis más de 10 años como Generalista de Recursos Humanos, he realizado numerosas investigaciones en el lugar de trabajo y he aprendido valiosas lecciones sobre cómo llevarlas a cabo adecuadamente.
En este artículo, hablaremos de por qué puede ser necesaria una investigación, los componentes clave de una investigación exitosa y, luego, una guía paso a paso para realizar una investigación de RRHH.
¿Cuándo puede ser necesario realizar una investigación de RRHH?
Existen varias razones por las que puede ser necesario realizar una investigación interna dentro de una organización. Veamos algunas razones comunes que típicamente encuentran los profesionales de RRHH.
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- Quejas de empleados por acoso, discriminación, intimidación o faltas leves. En este caso, normalmente se inicia una investigación de RRHH a partir de la denuncia para recopilar hechos, evaluar la situación y determinar el curso de acción adecuado.
- Se sospecha que un empleado ha violado políticas de la empresa, como comportamiento poco ético, violación de la confidencialidad o incumplimiento de protocolos de seguridad. Se debe iniciar una investigación de RRHH para establecer los hechos y tomar las acciones disciplinarias apropiadas.
- Alegaciones de faltas graves, incluyendo fraude, malversación, robo u otras actividades ilegales dentro de la organización. Esto asegura un proceso justo e imparcial para determinar la verdad y abordar cualquier infracción legal o ética.
- En casos de conflictos entre empleados o departamentos, una investigación de RRHH puede ayudar a descubrir los problemas de fondo, recopilar información relevante y facilitar una resolución que mejore las relaciones laborales.
- Para garantizar el cumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias. Por ejemplo, puede ser necesaria una investigación de RRHH para abordar posibles violaciones de leyes laborales, normas de seguridad laboral o estándares específicos del sector.
- En situaciones en las que el desempeño de un empleado cae constantemente por debajo de lo esperado, se puede realizar una investigación de RRHH para identificar posibles causas, brindar apoyo o capacitación si es necesario y determinar la acción apropiada, como la implementación de planes de mejora del desempeño.
¿Qué necesita una investigación de RRHH para tener éxito?
Si revisas un hilo de RRHH en Reddit lo suficiente, verás muchas historias sobre cómo pueden salir mal, pero no tantas sobre cómo hacerlo bien. A lo largo de los años, he aprendido que toda investigación debe ser:
Oportuna
Responde rápido a todas las quejas, pero toma el tiempo necesario para ejercer la debida diligencia que garantice una investigación exhaustiva y confidencial (hablaremos más de esto después).
Justa y objetiva
Trata a todas las partes con respeto y dignidad. No prejuzgues el resultado de la investigación antes de entrevistar a todos los implicados y revisar todos los documentos relevantes.
Esto asegurará que las conclusiones y toda acción derivada de la investigación sean tanto justas como objetivas.
Imparcial
Evita manifestar opiniones durante las entrevistas y céntrate en descubrir los hechos. Mantén las entrevistas serias y profesionales, y conserva la calma y el control en todo momento. Seguramente tendrás opiniones sobre el asunto, pero es fundamental mantener la imparcialidad.
Organizada
Prepárate para la investigación elaborando un plan de trabajo y un esquema de preguntas que deban contestar las diversas partes.
Sin embargo, asegúrate de dejar espacio a la flexibilidad en tu plan de trabajo a medida que vayas comprendiendo mejor los hechos durante la investigación.
Utilizar un software de gestión de casos es una manera sencilla de mantenerse organizado durante y después de las investigaciones. Si no tienes ese recurso, organizar los casos en carpetas individuales dentro de una unidad de red restringida también funciona bien.
Bien documentada
Documenta el contenido de las entrevistas y escribe literalmente lo que dice la persona entrevistada, utilizando citas directas siempre que sea posible.
Es preferible que las declaraciones de los testigos sean escritas o narradas por las propias partes, además de tus notas de la entrevista.
Asimismo, documenta cualquier evidencia adicional que te presenten las partes entrevistadas, indicando quién la aportó y cuándo.
Nuevamente, este no es el lugar para agregar interpretaciones personales, creencias o suposiciones; ¡solo los hechos!
Guía paso a paso para realizar una investigación de RRHH
Antes de que inicie el proceso de investigación de RRHH, se debe determinar quién la llevará a cabo.
Mientras yo me encargo de la mayoría de las investigaciones en mi lugar de trabajo, la Directora de Recursos Humanos se ocupa de las investigaciones que involucran a cualquier persona con rango de Vicepresidente o superior. Y, si el asunto involucra a algún miembro del equipo de Recursos Humanos, nuestro asesor jurídico general llevará a cabo la investigación.
Recuerda que el proceso de realizar una investigación puede variar según las circunstancias específicas y las políticas de tu organización, y puede que necesites consultar con el asesor legal durante el proceso de investigación.
Vamos a profundizar en un marco que puedes usar para llevar a cabo investigaciones en tu lugar de trabajo.
Paso uno - Reúnete con la persona que plantea la preocupación
Reúnete con la persona que plantea las preocupaciones para conversar sobre el asunto; esta persona puede o no estar directamente afectada por el problema en cuestión. Deberás obtener detalles sobre quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo ocurrió el asunto.
Consigue la mayor cantidad de detalles posible durante tu entrevista. Haz preguntas abiertas para animar al entrevistado a responder; trata de evitar preguntas de sí/no.
Por ejemplo:
- “Desde tu perspectiva, cuéntame qué viste cuando volviste del almuerzo ese día” en vez de “¿Viste que ocurriera este incidente?”.
- “¿Puedes contarme qué escuchaste en esa reunión?” en lugar de “¿Escuchaste que discutieron durante la reunión?”
Pregunta si hay testigos o personas con conocimiento del incidente que se está discutiendo y cuál es el alcance de sus conocimientos (más sobre esto en el siguiente paso).
De igual forma, pregunta si existe alguna evidencia que pueda arrojar luz sobre las acusaciones planteadas, como correos electrónicos, notas, grabaciones de audio o video, mensajes de texto, etc.
Paso dos - Reúnete con los posibles testigos
Reúnete con los posibles testigos mencionados en el paso uno. También es posible que surjan más testigos a medida que realizas la investigación.
Al preparar las preguntas para los testigos, piensa en cómo formularlas para minimizar o eliminar la necesidad de revelar la fuente de los hechos en que se basan tus preguntas. Ten en cuenta que, dependiendo de la naturaleza del asunto, esto puede no ser posible.
Antes de entrevistar a cada testigo, explica la necesidad de respuestas completas y honestas y recuérdales la política de la empresa contra represalias. Si es apropiado, infórmales que la investigación sigue en curso y pide confidencialidad mientras dure la investigación.
Recoge cualquier evidencia de los testigos que corrobore sus declaraciones o que esté relacionada con el asunto y aconseja al entrevistado que te contacte si recuerda o se entera de algo nuevo, o si tiene alguna preocupación nueva, incluyendo represalias.
Paso tres - Reúnete con el empleado acusado
Reúnete con el empleado acusado. Al igual que con las preguntas preparadas para los testigos, trata de minimizar la necesidad de revelar la fuente de los hechos.
Con base en tus entrevistas con el denunciante y los testigos, tendrás una lista de preguntas que la persona acusada deberá responder. Es importante mantener la objetividad y no expresar opiniones durante esta entrevista.
Recopila la evidencia que el acusado pueda tener relacionada con el asunto. Esto puede ser la misma documentación que recibiste de otros, sin embargo, aún debe ser recolectada.
Nuevamente, explica la necesidad de cooperación total y recuérdales la política de la empresa contra represalias antes de iniciar la entrevista.
Paso cuatro - Revisión y análisis
Revisa y analiza toda la información recabada durante la investigación. Busca cualquier inconsistencia, patrones o pruebas adicionales que puedan ayudar a llegar a una conclusión justa e imparcial.
Prepara un informe detallado de investigación documentando los hallazgos. Incluye un resumen de la queja o incidente, las entrevistas realizadas, declaraciones escritas, toda la evidencia recopilada y cualquier conclusión alcanzada.
Con base en los hallazgos, determina el curso de acción apropiado. Esto puede involucrar medidas correctivas o disciplinarias, mediación, resolución de conflictos u otras acciones dependiendo de la severidad y naturaleza del asunto.
Paso cinco - Comunica los resultados y propón acciones
Comunica los resultados y pasos de acción propuestos primero a la dirección, si corresponde. Brinda información sobre las acciones a tomar y cualquier seguimiento necesario.
Luego comunica la decisión final al acusado y toma la acción que determinaste en el paso 5 para remediar la situación, si corresponde.
Por último, comunica los resultados de la investigación al denunciante, pero no compartas información confidencial, lo que puede incluir el resultado y las acciones tomadas contra la persona acusada. Esta puede ser una conversación difícil y debe ser manejada adecuadamente.
Paso seis - Revisa la efectividad
Revisa regularmente la efectividad de las acciones tomadas y monitorea la situación para asegurarte de que el problema se haya abordado adecuadamente.
Haz seguimiento con las partes involucradas si es necesario. Este es un paso crucial que a menudo se pasa por alto y puede provocar que el problema empeore o incluso que se genere una situación de represalia.
Una nota sobre represalias
Las represalias son la base más frecuentemente alegada para la discriminación, según la EEOC.
Recordar a los participantes de la investigación la política de no represalias de tu empresa se menciona en varios de los pasos anteriores. Todas las partes deben entender que existe tolerancia cero hacia las represalias en el lugar de trabajo.
Una investigación de RR. HH. oportuna, imparcial y justa
Es importante señalar que las investigaciones de RR. HH. deben llevarse a cabo con equidad, confidencialidad y cumpliendo los requisitos legales y las políticas de la empresa. El objetivo principal es garantizar un entorno laboral seguro, inclusivo y conforme a la normativa, resolviendo cualquier situación que pueda surgir.
Siguiendo los pasos anteriores, tu próxima investigación debe ser oportuna, imparcial y justa.
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Algunos recursos adicionales para ayudarte en temas de relaciones laborales:
