Adaptando las reuniones para el entorno de trabajo híbrido

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Jean Bays: Yo incluso diría, si no tienes la tecnología adecuada en esta sala de reuniones, sí, es mejor cuando todos están sentados frente a sus pantallas para que sea una reunión valiosa para todos.

David Rice: Bienvenido al pódcast Personas que gestionan personas. Nuestra misión es construir un mundo laboral mejor y ayudarte a crear lugares de trabajo felices, sanos y productivos. Soy tu anfitrión, David Rice.

Mi invitada de hoy es Jean Bays. Es la Directora de Personas en Neat. Vamos a conversar sobre las reuniones en el entorno híbrido, la experiencia de las reuniones modernas y qué pueden y deben esperar los empleados de ellas.

Jean, ¡bienvenida!

Jean Bays: Gracias, David, por invitarme.

David Rice: Para comenzar, cuéntanos un poco sobre ti, tu rol en Neat y cómo llegaste hasta donde estás hoy.

Jean Bays: Exactamente. Así que escucharás muchos acentos graciosos. Soy alemana, de hecho, y vivo en el Reino Unido desde hace unos 17 años. Siempre he trabajado en roles relacionados con recursos humanos durante 25 años, me apasiona mucho recursos humanos, o como lo llamamos ahora, la organización de personas.

Y estoy en Neat, que es una empresa tecnológica con sede en Noruega, desde hace unos dos años. Dirijo el departamento de personas con mi equipo. En total, miramos a través de 24 países donde cuidamos a nuestros "Neaters", como nos gusta llamarlos. Así que es un puesto muy internacional a través de muchos husos horarios.

Es a través de muchas reuniones y espacios virtuales. Así que sí, esa soy yo y estoy encantada de estar aquí.

David Rice: Muy bien. Me alegra tenerte porque más empresas se enfrentan a este desafío global, ¿verdad? Cuando piensan en cómo ejecutan sus reuniones.

Así que quiero empezar la conversación hablando de cuando pensamos en las reuniones, cómo han cambiado en los últimos años y el impacto que los modelos cambiantes de trabajo han tenido en ellas. En tu opinión, ¿cuáles son los mayores cambios en cómo vemos y experimentamos una reunión en, digamos, 2020 versus hoy?

Jean Bays: Creo que, como todos sabemos, el mayor cambio fue en 2020. Creo que la mayoría de nosotros, para ser incluidos en una reunión, para ser parte de un grupo de proyectos, se requería volar o viajar, tener impacto, tener voz, formar parte de un equipo de proyecto.

Y creo que todos aprendimos bastante rápido que teníamos que cambiar eso porque de lo contrario no podríamos gestionar empresas ni hacer proyectos. Así que nos vimos forzados a un gran cambio, que debo admitir, fue muy incómodo. Creo que mucha gente puede identificarse con eso, no estar en una sala de reuniones y tener que hacer todo por Zoom y estar frente a una pantalla todo el día.

Así que, pero nos vimos forzados a eso. Y de ahí, por supuesto, se desarrollaron, o se desarrollaron algunas técnicas y comportamientos en ciertas reuniones para que todos se sintieran incluidos, más o menos. Creo que todavía aprendemos cómo causar impacto cuando no estás en la sala. Así que fue un gran cambio, para bien, a veces no tanto, porque eso es indudable.

Y no lo digo porque trabaje para la empresa para la que trabajo, pero sin duda, una reunión cara a cara sigue siendo la mejor forma de comunicarse, pero con el desarrollo de la tecnología, con el desarrollo de ciertos comportamientos en las reuniones, creo que hemos avanzado mucho para no tener que viajar. Y siempre tengo este ejemplo. En mi anterior trabajo, volaba de Londres a San Francisco por 24 horas solo para asistir a una reunión y piensa en la huella de carbono, en el tiempo, en todo eso.

Así que sí, un gran cambio. Muy emocionante. Realmente es emocionante lo que enfrentamos.

David Rice: Sí, creo que incluso, ya sabes, la pandemia empezó en 2020. Y al principio todos solo usaban Zoom. Y después de como un año empezaron a surgir todas esas otras herramientas. Y creo que eso es realmente fascinante.

Incluso, ya sabes, Neat está en ese espacio donde han surgido de la necesidad de hacer esto de esta manera. Y es interesante ver todas las diferentes experiencias que se crean con todas estas herramientas.

Jean Bays: Hay diferentes herramientas y tengo que decir, la tecnología, así que, y perdón por decir Zoom, pero porque se convirtió en una marca en 2020, creo.

David Rice: No, estuvo en todas partes.

Jean Bays: Era Zoom y nada más en esos días. Pero claro, hay muchas tecnologías, muchas plataformas ahora para hacer que sea inclusivo, para reunir a las personas, no solo en una sala de reuniones o en salas virtuales y hacer que participen en el éxito de las empresas actualmente.

David Rice: Cuando pensamos en el futuro del trabajo, hay mucho pensamiento sobre la experiencia híbrida y lo que eso significa para los empleados. Has mencionado la inclusión. Al pensar en las reuniones en un ambiente híbrido, ¿cuál dirías que es el mayor desafío para ejecutarlas bien hoy en día, cuando las expectativas sobre la etiqueta y demás son bastante altas?

¿Cuál crees que es el mayor reto para tener una buena reunión híbrida?

Jean Bays: Primero, quisiera resaltar la conciencia. Conciencia, y eso puede empezar con una pequeña cosa: si estás en una sala de reuniones y tienes personas uniéndose virtualmente con su tecnología, tener esa conciencia de que esas personas no están en la sala para todas las charlas informales, las risas y todo eso.

Así que realmente, recién tuvimos revisiones trimestrales del negocio y pensé que es maravilloso que nuestro CEO, por ejemplo, señalara: "Oigan, hay tres personas que no están en esta sala. Seamos todos conscientes, seamos inclusivos, seamos considerados". Es una cosa pequeña, pero aún creo que el mayor desafío es que las personas que se unen virtualmente no se sientan parte, no sean vistas, y tratamos de combatir eso.

Tenemos tecnología maravillosa hoy en día con la que incluso puedes acercar y alejar el zoom, entonces cada orador será enfocado. Sentirás que estás sentado al lado de tu colega porque ves sus expresiones faciales, sus acuerdos, desacuerdos, los pequeños gestos, los pequeños sonidos.

Creo que un gran paso adelante fue que antes de 2020, cuando alguien empezaba a hablar en una reunión virtual, se cortaban todos los demás sonidos. Con la tecnología adecuada hoy, eso ya no es un problema, así que puedes, digámoslo educadamente al estilo británico, hablar sobre otro muy amablemente sin cortar todas las conversaciones.

Así que en el híbrido también, lo que creo que es muy importante, no importa si trabajas desde tu casa en un MacBook, por ejemplo. Si en la sala de reuniones hay la tecnología adecuada, puedes crear esa inclusión, incluso si no tienes tecnología de video de miles de dólares en tu oficina en casa.

Así que también es importante, en el extremo receptor, cuánto puede la tecnología ayudar a que las personas se sientan incluidas en la reunión y participen. Y creo que para las empresas ahí fuera, es absolutamente, todos hablan de encontrar el equilibrio adecuado, qué proveemos a las personas en las sedes o grandes oficinas y todo eso.

Y siempre pensando, ¿qué pasa si el 50% de los asistentes a la reunión serán virtuales? ¿Cuánto podemos proveer desde el punto de vista tecnológico para que sea una buena experiencia e inclusiva para quienes no están en persona, realmente? Para mí eso es lo híbrido, sé que a muchos ya no les gusta la palabra, pero al final del día, es híbrido.

No se me ocurre otro término, pero al dar opciones a la plantilla, hay que hacerlo tan ágil y exclusivo como se pueda, para que las personas sean visibles, incluso si no están en la oficina. Para mí, eso es un reto, pero creo que hay proveedores increíbles que trabajan en ello cada día. Sí.

David Rice: Recientemente charlaba con una diseñadora de experiencias de trabajo remoto y le hice una pregunta sobre esto. Y dijo que si quieres crear una cultura inclusiva para trabajadores remotos, debería estar todo el mundo en tu, ya sea Zoom o cualquier plataforma, estén en oficina o no.

Y aunque entiendo de dónde viene y cómo eso podría ayudar en cuanto a inclusión, ¿verdad? También siento que quizá no sea sostenible, ya que muchos están volviendo a las oficinas; siento que para los que están en la oficina podría empezar a resultar, no quiero decir...

Pero podría parecer innecesario y tal vez, en el final, cree más división dentro de la oficina y dejen de invitar a la gente a reuniones. ¿Qué opinas tú?

Jean Bays: Sí, y puedo relacionarme totalmente, porque he tenido situaciones donde decía "¿por qué no me invitaron a esa reunión?" "Ah sí, lo sentimos, no había nadie de IT disponible para iniciar la videoconferencia". Es decir, eso ya casi no pasa porque es mucho más fácil hacer la llamada.

Pero lo que respondería a esto es, antes que nada, comparto plenamente este enfoque. Y diría que si no tienes la tecnología adecuada en la sala de reuniones, sí, mejor que todos estén frente a sus pantallas para que la reunión sea útil para todos. Ahora, mirando al futuro, existe tecnología donde, incluso estando todos alrededor de una mesa, puedes enfocar la cara de cada uno.

Entonces ya no es necesario hacer ese esfuerzo, porque a mucha gente, créelo o no, le cuesta incluso mirar al final de la mesa hacia una cámara, y tienes que estar mirando qué sucede ahí. Así que no puedes sentarte relajado y tener esas conversaciones.

Así que, volviendo a la tecnología adecuada, donde no hace falta hacer ese esfuerzo, donde tus colegas fuera de la oficina, virtualmente, están a un clic y no tienes que instalar grandes equipos en la sala ni a tu ejército de IT ayudando a conectar con gente a nivel global.

Cuanto más fácil lo hagas para quienes están en la sala, menos molestia habrá. No hay fallos, pueden sentarse sin mirar fijo en una dirección, será más inclusivo. Creo que eso es el futuro. Pero lo entiendo perfectamente porque cuando recién salimos de la pandemia, yo no era fan de tener a cuatro en la sala y el resto conectados. Así que pedíamos incluso que la gente hiciera home office y se conectara por Zoom porque si no, la reunión no era posible.

Pero de cara al futuro, hay opciones y son bastante alucinantes. Será una herramienta útil sin que la gente tenga que esforzarse tanto pensando: "Quizás no deberíamos invitar a Jean desde Londres a esto". Sí.

David Rice: La logística ya es mucho más compleja, sin duda.

¿Crees que están cambiando las expectativas de los empleados respecto a las reuniones? Como, todos estamos rodeados, como mencionaste, de tecnología increíble y la usamos también en nuestra vida personal, ¿no? Vemos realidad virtual, aumentada, el metaverso, todo eso. Y cada vez es más común usarlo.

Y todos en cierto modo crecimos con esas imágenes de Hollywood sobre cómo sería el futuro. ¿Es quizá momento de que analicemos en profundidad cómo se ven y sienten nuestras reuniones y empecemos a experimentar?

Jean Bays: Recuerdo que al principio de la pandemia, cuando esta tecnología se usaba mucho más, en muchas reuniones de equipo el 80% de la gente no mostraba su rostro. No ponían la cámara, solo a veces se oía un pequeño saludo o algo así.

Después vino la época de los pequeños artilugios, todos recordamos al juez con el filtro del gato y esas cosas. Eso fue tendencia. Pero para el futuro, creo que lo que la gente espera o en lo que hay que profundizar es justo en la forma de trabajar.

Y creo que la gente espera que el liderazgo impulse esa nueva manera de trabajar. Y las principales plataformas, lo que desarrollaron es que, en vez de ir a la otra oficina para charlar en la máquina de café, ahora con un click puedes hacer una reunión instantánea que se siente como: "¿estás disponible para un minuto?".

Así que el futuro no va tanto por el glamour, sino por la práctica de cómo comunicarnos. Si es una revisión rápida, lo hago con mi equipo. A veces en las mañanas hago un check-in rápido. Si alguno está disponible, bien, si no, también.

Como pasaría en la oficina. Si estoy ocupado, aviso. No sé si respondo a tu pregunta, pero en lo práctico veo así el futuro: más comportamiento y comunicación y definir lo que está bien.

Y algo de disciplina para definirlo de una nueva manera.

David Rice: Antes de despedirnos, hay dos cosas que siempre me gusta hacer. La primera es darte espacio para que cuentes a la gente cómo conectar contigo y saber más de lo que haces.

Jean Bays: Sí. Puedes contactar conmigo en nuestra web neat.no. El NO es por Noruega. Allí está el perfil de la empresa y encontrarás el mío también. Desde allí accedes a mi LinkedIn, aunque también encantada por email si tienes preguntas o quieres saber más.

Así que adelante, visita la web, verás mi perfil y el de LinkedIn. Y estaré encantada de hablar, compartir ideas o saber de ti estés donde estés, así que avísame.

David Rice: Lo último es que tenemos una pequeña tradición en el pódcast y es que puedes hacerme a mí una pregunta, así que te cedo el turno.

Puedes preguntarme lo que quieras. No tiene que estar relacionado con esto.

Jean Bays: Oh, qué bien. David, tú hablas con expertos del sector y debes escuchar muchas cosas. Así que para ti, solo para ti, ¿qué crees que las empresas deberían priorizar en el futuro para ser el empleador preferido? Porque creo que todos hemos hecho bien la tarea en beneficios, oficinas, el trabajo híbrido, trabajar desde cualquier lugar.

Así que hemos hecho mucho en este último siglo, pero ¿qué piensas que deben priorizar las empresas en el futuro? ¿Hay alguna tendencia secreta que veas, algo en lo que dirías: este es el punto para quienes quieran convertirse en el empleador de preferencia?

David Rice: Creo que es una cuestión de habilidades, porque vivimos un momento en que muchas de las cosas para las que tradicionalmente nos formamos, pueden acabar derivándose a algo que lo haga más rápido y eventualmente igual de bien. Así que hay que pensar: ¿qué significa ser humano en el trabajo?

¿Qué quieres que aporte la gente y cómo ayudarles? Las empresas tendrán que apoyar mucho más. No se puede dejar en manos del empleado la adquisición de habilidades. Hay que guiar y dialogar sobre el viaje y cómo ayudarles a recorrerlo.

Es posible que en 30 años trabajemos por elección, porque como humanos necesitamos valor en el día a día. Siempre habrá trabajos para personas, seguro.

Pero con eso quiero decir, pensando especialmente en el futuro de la economía del conocimiento y esos empleos, todo será sobre encontrar el valor humano irremplazable. ¿Cómo formamos a las personas para eso? Habrá que alejarse de los roles tradicionales y perfiles rígidos.

Y será más cuestión de qué habilidades aporta esta persona que la hacen cualificada de forma única. Y sí, creo que habrá grandes experimentos, muchos fracasos, pero también muchos éxitos, y encontraremos lo que funciona.

Probablemente haya conflictos y aprendizaje, pero es parte del proceso. Eso es lo que pienso.

Jean Bays: Interesante. Gracias. He aprendido y ya me hiciste pensar en cosas que hacíamos antes como rotación de puestos para nuevas habilidades y conocimientos.

Y sí, aprendimos, incluso entonces, aprendimos lecciones. Pero en general, fue muy beneficioso. Sí.

David Rice: Es un gran experimento, sin duda. Bueno, gracias, Jean. Me alegro mucho de que hayas venido. Ha sido una buena conversación.

Jean Bays: Gracias. Gracias, David.

David Rice: Queridos oyentes, hasta la próxima. Si no estáis suscritos a nuestro boletín, id a peoplemanagingpeople.com/subscribe y apuntaos y nos escuchamos la próxima vez.

Hasta entonces, ¡disfrutad del sol! Está saliendo por todos lados, creo. Sacaos los pantalones cortos y buscad un lugar junto al agua para relajaros.