Cómo integrar correctamente en un entorno laboral remoto (con Jordan Boogaard de EddyHR)

 

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Jordan Boogaard

Cuando pienso en un líder, diría que lo primero que se me viene a la mente es alguien en quien puedas confiar, alguien en quien puedes confiar y admirar y que puede ser un ejemplo a seguir. Para mí, un líder es alguien en quien puedes confiar y que está dispuesto a dar un paso adelante y ayudar a otra persona a crecer y llevarla al siguiente nivel.

Tim Reitsma

Bienvenido al pódcast "Gestionando Personas". Estamos en una misión de construir un mejor mundo laboral y ayudarte a crear lugares de trabajo felices y productivos. Soy tu anfitrión, Tim Reitsma. Hoy me acompaña Jordan Boogaard, evangelista de RR. HH. en EddyHR. Hoy hablamos sobre integración.

La integración, bueno, es simple ¿no? Darle a alguien su ordenador, organizar cien reuniones introductorias, entregar al nuevo empleado un plan de 30, 60 y 90 días.

Y supongo que empezará a trabajar. Bueno, eso no está mal, pero definitivamente no es lo correcto. Integrar, es demostrar que nos importa, comunicar cómo se verá el éxito, cuáles son las expectativas del rol y también que los nuevos empleados sientan que han tomado la decisión correcta. Solo tenemos una oportunidad para causar esa primera impresión. Así que tómalo en serio.

En este episodio, escucharemos cómo Jordan integra en EddyHR y obtendremos su perspectiva sobre cómo hacerlo de la manera adecuada.

Jordan, es un placer tenerte en el pódcast. Me entusiasma este tema y es muy oportuno. No importa si sacamos esta conversación hoy, mañana o dentro de un año, sé que será un episodio atemporal sobre integrar correctamente.

Y antes de comenzar, ¿por qué no nos cuentas un poco sobre ti y qué es lo que más tienes en mente estos días?

Jordan Boogaard

Sí, primero que nada gracias Tim por invitarme, me emociona hablar sobre este tema. Como dijiste, es uno de esos temas atemporales. Ha cambiado mucho estos últimos 5 a 10 años con la tecnología, pero tengo muchas ganas de profundizar.

Sobre mí, soy de Utah. Estoy casado con mi hermosa esposa Erica y tenemos cuatro hijos. Así que estoy bastante obsesionado con ellos, me gusta hacer cualquier cosa que ellos disfruten, desde jugar al fútbol americano con mi hijo mayor, ir a competencias de porristas con mis hijas, hasta salir en bici con mi hijo de cinco años.

Eso me apasiona bastante. En mi tiempo libre, soy muy aficionado al ciclismo de montaña, así que eso es lo que suelo hacer por la mañana. Pero en el mundo de los negocios, llevo casi 14 años en el área de nómina y recursos humanos. He trabajado en empresas como ADP, Heartland. De hecho, fundé mi propia empresa de nómina.

Luego me uní a Eddy, la empresa en la que estoy desde hace unos tres años. Pero bueno, encantado de hablar contigo y profundizar sobre integración.

Tim Reitsma

Integración. Sí. Pero antes de empezar la conversación, siempre noto que mis dos primeras preguntas iniciales se entrelazan con lo que vamos a hablar hoy.

Y soy muy curioso por naturaleza. Puedo perderme en un tren de pensamientos o en una búsqueda de Google durante horas. Así que, mi gran pregunta de curiosidad es: ¿Qué significa para ti ser un líder?

Jordan Boogaard

Es una pregunta profunda. Realmente he estado pensando en eso últimamente, recordando a las personas que me han inspirado y guiado en mi carrera y en mi vida personal.

Así que, cuando pienso en un líder, lo primero que me viene a la mente es alguien en quien puedes confiar, alguien a quien puedes admirar y que es un ejemplo a seguir. Al profundizar en mi historia y quienes han sido líderes para mí, mis favoritos han sido quienes conectaron conmigo desde el principio.

Realmente trataron de entender quién era yo como persona, qué me motivaba y qué me hacía emocionarme por la vida. Me motivaron durante todo el tiempo que fueron líderes míos. Así que, para mí, un líder es alguien en quien puedes confiar y que da un paso adelante para ayudar a otra persona a crecer.

Tim Reitsma

Me encanta esa respuesta concisa. La confianza es un componente clave del liderazgo. Poder confiar en alguien, pero también alguien que te brinde su confianza y no solo que sientas que debes ganártela. Mi siguiente pregunta, de nuevo, nuestro propósito aquí en Gestionando Personas es construir un mejor mundo laboral.

Y si conseguimos resolver esto en los próximos 5, 10 o 20 años, sería increíble. Y personas como tú, a quienes admiro, me pregunto: ¿Qué piensas cuando escuchas la frase "construir un mejor mundo laboral"?

Jordan Boogaard

Sí. Sobre todo últimamente, creo que a nivel global hemos experimentado cosas muy interesantes.

Tú estás en Canadá, yo en Estados Unidos, pero creo que compartimos la experiencia de la pandemia de COVID, ¿verdad? Y construir un mejor lugar de trabajo es, para mí, ser flexibles. Creo que es uno de los temas clave en la construcción de mejores lugares de trabajo: la flexibilidad.

Las personas han trabajado desde casa por muchos años, pero ahora muchas han tenido que hacerlo a la fuerza y no asistir a la oficina para trabajar en grupo. Así que, si de verdad quieres crear un mejor lugar de trabajo, y puede sonar cursi, pero realmente comienza con la integración, ¿sabes?

Esa primera impresión que da la empresa cuando llega alguien nuevo. Al llegar, se integran, conocen la empresa, la cultura, a sus líderes, a quienes van a confiar, etc. Luego esos líderes se sientan con ellos y fijan las expectativas.

Si líderes y gerentes pueden establecer expectativas claras desde el inicio y el empleado entiende cuáles son, y si estableces objetivos semanales o trimestrales y los haces responsables, da igual que trabajen en la oficina, desde casa o, en mi caso, desde una cafetería Starbucks o una panadería de la esquina.

Trabajo desde mi mochila el 99% del tiempo. Mientras estemos en la misma página y las expectativas sean claras y se logren, no importa desde dónde trabajen. Lo importante es que cumplan lo que la empresa espera de ellos en ese tiempo.

Creo que así se logra un mejor lugar de trabajo: teniendo claridad y siendo responsables con las expectativas.

Tim Reitsma

Totalmente de acuerdo. Escribí hace un tiempo sobre la claridad que brindan los líderes: claridad sobre la visión, hacia dónde vamos, qué hacemos y de qué eres responsable, tanto a nivel individual como de equipo, y las responsabilidades.

A veces la responsabilidad se percibe como algo negativo, pero es cómo marcar la diferencia en la organización. Eso es a gran escala, pero estamos totalmente alineados cuando escuchamos expectativas y responsabilidades, en vez de simplemente sentarse en casa frente al ordenador sin saber qué hacer.

Crear una buena experiencia, una buena integración. Es una gran introducción. Adelante.

Jordan Boogaard

Quería mencionar que cada mayo hago una iniciativa en LinkedIn llamada "¿Cómo puedo ayudarte?"

Intento ayudar a quienes buscan empleo, ya sea porque los despidieron o quieren cambiar de área o compañía. He hablado con cientos de personas durante los últimos cuatro años haciendo esto. Lo que más me sorprendió es que muchos, con entre seis meses y dos años en su empleo, no sabían cuáles eran sus expectativas.

Leen la descripción del puesto y resulta ser lo opuesto de lo que su jefe espera que hagan. Es sorprendente cuánta gente se va porque las expectativas originales o la descripción de su trabajo nada tiene que ver con lo que hoy se les pide.

Así que, es todo un tema.

Tim Reitsma

Lo es, y es muy actual. Como te contaba, antes de grabar, estaba leyendo un estudio rápido—un estudio en EE.UU. con 700 personas que empezaron un nuevo empleo durante la pandemia. De esas 700 personas, el 62% no tenía una idea clara de la cultura laboral de la empresa.

Así que, tras ser integrados, aún no tenían ni idea. Y el 71% dijo que no sabía ni con quién relacionarse. ¿Te imaginas estar integrándote de forma remota y no saber a quién acudir?

En la oficina puedes ir a por café y cruzarte con alguien en el "dispensador de agua". Pero en el espacio virtual eso no existe, y no estamos poniendo el énfasis necesario en ello.

Así que me interesa saber, ¿qué significa integrar correctamente? Sobre todo en el contexto remoto.

Jordan Boogaard

Buena pregunta. Integrar de por sí es un reto, y hacerlo bien, aún más. Cada empresa tiene su propia manera, pero si acordamos ciertos términos, diría que una de las primeras cosas para integrar correctamente es, incluso antes de contratar, fijar expectativas claras.

Esas expectativas deben estar muy bien detalladas en la descripción del puesto. Mucha gente falla al publicar descripciones de puesto, a veces demasiado escuetas, otras demasiado extensas, con listas y requisitos que excluyen a posibles buenos candidatos por detalles quizás poco relevantes.

Esto puede excluir demasiado y la clave es establecer expectativas de entrada, porque cuando llega el momento de integrar, una vez contratado, ese nuevo empleado se convierte casi como en un hijo: decides traerlo a tu empresa, a tu cultura, y representa a la compañía de muchas maneras.

Si lo integras mal y esa persona después comparte en redes sociales o un pódcast una visión negativa, aunque viralice, podría no ser la real de tu empresa, pero la primera impresión queda. Por eso, un mal integración puede resultar muy desfavorable.

Podríamos hablar de esto durante horas, pero si hablamos de hacerlo correctamente hoy día, la tecnología ha evolucionado.

Integrar bien ya no es abrumarlos con papeles. Nadie quiere empezar su primer día leyendo un manual del empleado de 70 páginas o papeles legales que a veces ni entiende. En EE. UU. hay formularios W-4, I-9, cuentas bancarias, etc., que pueden tomar una semana.

Si un nuevo empleado empieza así, leyendo legalismos de un abogado que ni comprende ni le ilusionan, ¿qué experiencia crees que tendrá, Tim?

¿Cómo te sentirías tú integrándote hoy de ese modo?

Tim Reitsma

Totalmente. Me integraron así hace años: “aquí tu cubículo, tu portátil, un enlace al manual del empleado y una pila de papeles”. Nadie me presentó a nadie. Me senté en mi cubículo sin saber siquiera dónde estaba el baño o el dispensador de agua. ¿Ese es mi primer día?

Eso deja huella. Y eso presencialmente. Imagina en remoto, te mandan un email diciendo que tendrás una reunión a las 11, pero debes conectarte a las 9. ¿Qué haces durante tres horas?

Todo es cuestión de la primera impresión. Me gusta cómo y dices, es como traer un hijo al mundo o a la empresa, ¿cómo quieres que se sienta?

¿Quieres que llegue a casa o cierre su portátil feliz, diciendo “he escogido bien la empresa”, o como ese 62% que no entiende la cultura?

Jordan Boogaard

Totalmente. Incluso puedes llevarlo antes, y pensar en citas: esa primera impresión vale mucho. Si en tu primera cita la persona habla solo de sí misma o cosas que no te importan, ¿aceptas una segunda cita? No. Lo mismo en integración: una semana rellenando papeles y viendo vídeos de formación. Hay mejores formas.

En dos semanas, una mala primera impresión puede hacer que ya estén buscando otro trabajo. Con la gran renuncia, no basta contratar talento, hay que integrarlo correctamente y fijar expectativas si quieres retenerlo.

Siempre digo: aprende a contratar y retener empleados correctamente y los tendrás para toda la vida, ayudarás a construir carreras, a liderar y hacerlos crecer. Pero una mala primera impresión y ya buscan otro sitio.

Me atrevería a decir que el 80 o 90% de los que cambian de empleo cada 2 o 3 meses fue porque les vendieron una visión irreal, una expectativa que no se cumplió y tuvieron una muy mala primera impresión el día uno.

Tim Reitsma

Esa primera impresión es crítica. Hace poco, en una conferencia de RRHH, oí a una ponente hablar de los “boomerangs”, empleados que renuncian y luego vuelven porque el nuevo sitio no era lo anunciado. Es fascinante y hay datos de gente que se da cuenta de que no tomó la decisión correcta.

Me encanta que digas lo de atraer también a las personas idóneas y dejar muy claros los cinco puntos de responsabilidad. Eso ayuda tanto en entrevistas como en integración, creando una experiencia nítida de onboarding. Fundamental.

Jordan Boogaard

Eso mismo. Y en remoto el reto es mayor para transmitir cultura, valores y el propósito de tu empresa. Hay formas creativas, incluso gamificadas.

Por ejemplo, te decimos lo que hay que hacer por temas legales o leer el manual, y si lo completas en cierto tiempo te premiamos: ya hemos preguntado cuál es tu tienda favorita y restaurante preferido. Si completas a tiempo, te damos una tarjeta regalo de Nike y una cena en tu restaurante favorito.

Usas el dinero que hubieras gastado en un almuerzo presencial, motivas, premias y además, al recopilar gustos, puedes luego felicitar cumpleaños o aniversarios con un pequeño detalle. Todo suma: muestras interés y reconocimiento, que realmente te importe esa persona. Si no te importa, ¿para qué la contratas?

Tim Reitsma

Creo que tocas algo muy importante en la integración remota: ¿cómo quieres que esa persona se sienta al final del día uno, dos, tres? ¿Qué experiencia estamos creando?

He tenido la oportunidad de integrarme en persona y ahora, en Gestionando Personas, casi todo es remoto. En una integración remota llegué y no tuve ordenador el primer día, fue muy difícil.

Todo se reduce a cómo quieres que se sientan tus personas. Volvemos al liderazgo y la confianza.

¿Tienes alguna historia de terror sobre integración fallida, especialmente en remoto?

Jordan Boogaard

La primera que me viene a la mente no fue remota, sino algo personal. Entré a una empresa, emocionadísimo por el ascenso y el puesto. Llego el primer día y la directora de RR. HH. me pregunta: ¿cómo te llamas? No sabían que empezaba ese día. Había un grupo de nuevos con sus regalos de bienvenida, camisetas y demás. Yo llegué con toda la ilusión y me preguntan quién soy. Y me juntan lo que pueden de cosas. Ese mal sabor ya me hizo no querer trabajar ahí. Me fui antes de un año, principalmente por esa primera impresión.

Llevo años integrando a miles de personas y lo que más falla, especialmente en remoto, es la falta de organización previa: tener ordenador, email, regalos, reuniones con directivos desde el primer día para transmitir la cultura y visión empresarial.

En Eddy hacemos cosas excelentes y sinceramente, es la mejor experiencia de integración que he tenido; aprendí mucho aquí. Pero si el primer día no tienes ordenador, correo, etc., hay que tenerlo todo listo antes del inicio, semanas o meses antes. Si eres organizado, puedes integrar rápido. De lo contrario, falla todo desde el principio.

Tim Reitsma

Sí, incluso con una simple lista de comprobación, si lideras RR. HH. necesitas a toda costa un checklist para integración remota.

Piensa en todos los procesos, implicados, qué necesitas del jefe directo: ¿tienes un plan de 30, 60, 90 días realmente preparado? Si la respuesta es “sé que estará ocupado, pero no sé exactamente en qué”… No vale. Claridad absoluta, porque esa primera impresión es determinante. La ambigüedad mata la emoción.

Jordan Boogaard

Totalmente. Lo mejor es trabajar en reversa: planea los 90 días y retrocede hasta el día uno. Si todo encaja, ejecútalo y automatiza lo que puedas.

Tim Reitsma

Cuéntame sobre EddyHR. Dijiste que es la mejor experiencia de integración. ¿Qué una o dos cosas hacéis que otras empresas deberían copiar? ¿Qué diferencia la integración en Eddy?

Jordan Boogaard

Gracias por preguntar. La mayor virtud de Eddy es la simplicidad. Da igual si llevas 20 años en RR. HH. o si de repente te tocó asumir esa responsabilidad. Puedes aprender a usar el sistema incluso sin formación, aunque sí la damos.

La clave es la facilidad. No compliques los procesos. Hazlos tan sencillos como sea posible; si tu política de vacaciones paga no la entiende cualquier empleado, es demasiado complicada. Lo mismo con integración: cuanto más fácil, mejor.

Con Eddy todo es digital y personalizable: documentos legales, manual del empleado, firmas, cero papeles. Todo desde el móvil. Los últimos diez que integré me dijeron que el papeleo les tomó entre 15 y 45 minutos. Les premiamos al final con tarjetas regalo según sus preferencias, haciéndolo todo muy sencillo y gratificante.

Tim Reitsma

Exacto, no tiene por qué ser complicado ni guionizar cada minuto. Deja que la experiencia fluya: dejar a un nuevo sin saber qué sigue en las primeras horas… eso no es bueno.

Recientemente escuché en una conferencia que una empresa perdió empleados tras su integración porque fue pésima, tal y como has dicho. Por eso, dedicar recursos es invertir en la primera impresión y en las expectativas. Mantenerlo simple, gamificarlo… hay muchísimos recursos disponibles.

Ya sea en EddyHR, Mavericks, o en Gestionando Personas, hay plantillas, recursos, checklist, planes de 30, 60, 90 días, lo que quieras. Pero no son la solución en sí. Primero diseña la experiencia y luego busca esos recursos como herramientas complementarias.

¿Estás de acuerdo? Muchas veces me piden listas de comprobación y digo: eso llega después. ¿Cómo lo ves tú?

Jordan Boogaard

Estoy de acuerdo y añadiría algo más.

La información está disponible y hay recursos gratuitos, pero lo importante es adaptarla a tu cultura, a lo que sois como empresa y cuáles son los objetivos a cinco años. Si el nuevo no conoce eso el día uno o no se lo transmites con entusiasmo, habrás fallado.

Otra mala experiencia es cuando el jefe de un nuevo no transmite pasión, y los nuevos se preguntan: ¿realmente quiero trabajar aquí? Así que cuida también quiénes lideran la integración, porque representan la empresa y marcan la primera impresión.

En resumen, asegúrate de que tu equipo transmite entusiasmo y cultura desde el primer día, eso marca la diferencia.

Tim Reitsma

Sin duda. Me gusta concluir preguntando: ¿qué es lo único que alguien puede hacer hoy mismo para mejorar la integración, en cualquier modalidad?

Jordan Boogaard

Difícil reducirlo a una cosa, pero si tengo que decir solo una: demuestra que te importa.

Mostrar a la gente que te importa su éxito, va más allá de cualquier premio material. Soy comercial, he ganado incentivos, pero prefiero un jefe que se interesa por mí como persona, más que un trofeo. Eso vale más que cualquier recompensa.

Y más aún hoy, con la salud mental en primer plano. Sentir que puedes hablar de todo con tu jefe, porque le importas, eso es lo más valioso. Todos queremos sentirnos valorados.

Tim Reitsma

Me encanta ese cierre. Como dices, hay procesos, listas, plantillas de integración para cualquier entorno, pero en el fondo se trata de tratar a los humanos como tales, invitar a las personas a nuestras organizaciones y demostrar que nos importan.

Jordan, muchas gracias por venir. ¿Cómo puede la gente contactarte si desea saber más?

Jordan Boogaard

Gracias otra vez, Tim. Puedes encontrarme fácilmente en LinkedIn.

Visita LinkedIn y busca Jordan Boogaard; ahí tienes mis datos personales, correo y móvil para contactarme. O en nuestro sitio web de Eddy, ww.eddy.com. Pero LinkedIn es la forma más directa de encontrarme.

Tim Reitsma

Perfecto. Lo pondremos también en las notas del episodio. Y gracias de nuevo por participar.

A quienes nos escuchan, siempre valoro sus comentarios y sugerencias de temas para tratar. Escríbanme a tim@peoplemanagingpeople.com o búsquenme también en LinkedIn. Espero que encuentren inspiración y acciones claras para rediseñar la experiencia de integración en su organización.

Gracias y que tengan buen día.

Jordan Boogaard

¡Gracias, Tim!