Consejos de Gestión de Personal que Todos los Gerentes Pueden Aprender

La gestión de personas es el proceso de asegurar que las personas adecuadas estén en el lugar correcto, con los recursos adecuados, para alcanzar los objetivos deseados. Esto incluye reclutar, formar y desarrollar a los miembros de tu equipo.

¿Por qué es importante la gestión de personas?

La gestión marca una gran diferencia en la experiencia de cada empleado a lo largo del ciclo de vida del empleado. Los comportamientos y estilos de gestión tienen un impacto significativo en el desempeño, la implicación, la productividad y la retención de los empleados, especialmente al navegar por cambios.

Existe mucha coincidencia entre la gestión y el liderazgo de personas y, normalmente, los buenos líderes también son buenos gestores. Sin embargo, existen algunas diferencias clave. Estas incluyen:

• Los líderes suelen tener un papel y visión más estratégicos, mientras que los gerentes están más centrados en las operaciones del día a día
• Los líderes guían a las personas para que mejoren y logren metas personales, mientras que los gerentes dirigen a las personas para alcanzar el objetivo de la empresa
• Los líderes tienden a desafiar el status quo, mientras que los gerentes buscan alcanzar o mantener el status quo de forma consistente
• El liderazgo es cualitativo y los resultados son intangibles, mientras que la gestión es cuantitativa y los resultados son medibles

Cómo empezar en la gestión de personas

Las cualidades de un buen gestor de personas pueden ser un poco elusivas. Todos queremos ser dirigidos por alguien competente, seguro de sí mismo y decidido, pero ¿cómo llegar a ser esa persona? ¿Y qué se necesita para mantenerse en ese papel?

Mis estudiantes suelen ser aspirantes a gestores de personas o acaban de empezar a tener personas a su cargo. En la mayoría de los casos, estas personas sienten auténtico interés por sus empleados y tienen muchas ganas de aprender cómo servirles mejor.

La autenticidad de su interés es lo más importante en sus primeros días y, a partir de ahí, agregamos habilidades y conciencia para crear gerentes de personas realmente fuertes, solidarios y empáticos.

Hay algunos estilos notables a considerar al evaluar tus técnicas de gestión de personas para gestionarlas de una manera que promueva el desempeño, la retención de empleados y una experiencia del empleado positiva.

Los estilos de gestión de personas pueden clasificarse en cuatro categorías:

• Directivo
• Coaching
• De apoyo
• Delegativo

Gestión de personas directiva

Con la gestión de personas directiva, el gerente dice a los empleados qué hacer y cómo hacerlo. Este estilo es más eficaz cuando las tareas deben completarse de manera rápida y eficiente conforme a un estándar o requisito específico, o cuando los empleados están al inicio de su desarrollo y necesitan más orientación.

Dicho esto, existe una gran diferencia entre dirigir a un empleado y microgestionarlo. Si detectas que tiendes a microgestionar o contradecir trabajos o decisiones porque no son lo que tú harías, reflexiona para identificar tus verdaderos temores. Luego, crea oportunidades para que tus empleados demuestren competencia, ganen confianza y establezcan confianza.

Gestión de personas de coaching 

En esta situación, los gerentes brindan una dirección clara y específica y apoyan a los empleados para lograr los resultados deseados. Este estilo es eficaz para ayudar a las personas a aprender comportamientos y normas culturales específicas, de modo que, en el futuro, el gerente pueda ser más de apoyo y menos directivo. 

El estilo de coaching es útil para desarrollar comportamientos específicos en empleados altamente competentes que se están adaptando a una nueva cultura u organización.

Gestión de personas de apoyo

El gerente brinda orientación y apoyo a los empleados, pero les permite tomar sus propias decisiones, incluyendo la guía de los resultados.

Este estilo suele ser más positivo para los empleados y puede producir mejores resultados cuando pueden existir muchas "respuestas correctas" y los empleados tienen experiencia y competencia para lograr un resultado positivo en el contexto específico o la organización.

Gestión de personas delegativa

El gerente otorga a los empleados autonomía para tomar sus propias decisiones con poca ayuda o intervención.

El estilo delegativo puede ser útil para desarrollar habilidades de los empleados y, por lo general, es más adecuado para empleados con un alto nivel de desarrollo que comprenden profundamente el contexto, la cultura y los objetivos de la organización.

No hay un enfoque único para todos los estilos

Incluso dentro de un equipo, los empleados con diferentes niveles de desarrollo pueden gestionarse o liderarse mejor usando estilos distintos. Los mejores gestores de personas son expertos en identificar qué estilos se ajustan mejor a cada persona y equipo.

Por ejemplo, en mi experiencia gestionando project managers, encuentro que los empleados nuevos requieren más dirección al principio mientras aprenden el contexto, la cultura, las expectativas, las normas del equipo y las normas de la empresa.

Durante esta etapa de su desarrollo, a menudo hago que los nuevos empleados colaboren conmigo para resolver un problema o alcanzar un resultado. Más adelante, empiezo a asignarles proyectos para que los lideren, momento en el que puedo asumir un estilo de coaching. A medida que ganan experiencia y competencia, mi enfoque se vuelve más de apoyo y, posteriormente, delegativo.

A medida que avances en determinar qué tipo de estilo de gestión de personas es mejor para cada uno de tus empleados, ten en cuenta su experiencia y nivel de desarrollo o madurez en su función y solicita retroalimentación sobre tu gestión. Esto te ayudará a saber si necesitan más apoyo o dirección de tu parte para rendir al máximo.

Ser un gerente de personas incluye las siguientes tareas, muchas de las cuales son clave para el ciclo de vida del empleado:

• Contratación y entrevistas
• Incorporación y capacitación
• Asignación y evaluación del trabajo
• Desarrollo profesional y capacitación
• Gestión del desempeño
• Reconocimiento y recompensas a empleados
• Desvinculación.

Además de estas tareas, un gerente de personas juega un papel crucial en la creación de un ambiente laboral positivo e inclusivo al escuchar activamente las preocupaciones de los empleados, mediar en conflictos y promover una cultura de respeto.

Para sobresalir en estas tareas de gestión, es importante priorizar la comunicación efectiva y el aprendizaje continuo. Programa reuniones individuales con regularidad para dar y recibir retroalimentación a los empleados, y mantente actualizado sobre las últimas tendencias y técnicas del sector a través de talleres, capacitaciones y certificaciones en gestión.

La gestión de personas requiere una combinación de habilidades y capacidades que se centran en apoyar a los empleados y gestionar el desempeño, los resultados y la asignación de recursos.

Algunas habilidades clave que vienen a la mente en particular son: 

1. Captar, entrevistar e incorporar empleados para asegurar la selección e integración del talento adecuado para el éxito organizacional.
2. Construir confianza y mantener relaciones de confianza para crear un ambiente laboral positivo y colaborativo.
3. Escuchar activamente y comunicarse con claridad para facilitar la comprensión, resolver conflictos y asegurar la colaboración y alineación del equipo.
4. Dar retroalimentación específica y oportuna para guiar y motivar a los empleados, ayudándoles a crecer y mejorar su rendimiento de manera efectiva.
5. Identificar las fortalezas y competencias clave de las personas para un uso óptimo del talento, mejorando el rendimiento del equipo y la satisfacción laboral.
6. Distribuir y delegar el trabajo para una asignación eficiente de tareas, empoderar a los empleados y mantener un ambiente profesional equilibrado.
7. Establecer expectativas claras para dar dirección, alinear los esfuerzos del equipo y definir un estándar para el desempeño y la responsabilidad.
8. Motivar a los empleados para impulsar el compromiso, elevar la moral y mejorar la productividad y la satisfacción en el trabajo.
9. Colaborar en la resolución de problemas para aprovechar perspectivas y conocimientos diversos, lo que lleva a soluciones más innovadoras y efectivas.
10. Fomentar el desarrollo y el aprendizaje a partir de los fracasos para promover una mentalidad de crecimiento, resiliencia y mejora continua entre los empleados.
11. Celebrar los éxitos para reconocer logros, aumentar la moral del equipo e individual, y reforzar los comportamientos positivos y la unidad de equipo.

1. Contrata a las personas adecuadas

Contratar a las personas adecuadas es clave para el éxito de cualquier organización. Alguien con las habilidades o valores incorrectos puede llevar a perder tiempo y esfuerzo que se podrían haber evitado.

Pero, ¿cómo saber si alguien tiene lo que se necesita? ¿Cómo contratas a un gerente frente a un empleado habitual? Todas estas son preguntas a las que necesitas tener respuesta antes de empezar a ver candidatos.

La mejor manera de contratar a la persona adecuada es a través de un proceso de entrevistas que incluya preguntas no técnicas sobre su experiencia, valores y metas, además de preguntas técnicas relacionadas con el puesto o tu empresa. También he tenido éxito incluyendo a otros miembros del equipo en el proceso de entrevistas.

Un consejo para recordar: Contrata despacio, despide rápido. Si contratas a la persona incorrecta, trabaja para removerla rápidamente para que puedas continuar con tu plan de contratación y encontrar a la persona idónea que apoye a tu equipo y los objetivos de tu organización.

2. Establece expectativas claras

Establecer expectativas claras para los empleados es una de las cosas más importantes que un gerente puede hacer por su equipo. Les estás diciendo a tus empleados qué esperas de ellos y qué pueden esperar de ti.

¿Cómo puedes establecer expectativas claras para tus empleados? 

La mejor manera de hacerlo es proporcionando una descripción del puesto o un documento de aclaración de funciones que describa las tareas y funciones específicas, así como los objetivos y metas del cargo. Este documento debe actualizarse regularmente a medida que cambian las responsabilidades del empleado.

Otra manera de establecer expectativas claras es a través de reuniones uno a uno regulares con los empleados para hablar sobre su desempeño. Recuerda, quieres ayudarles a ver el valor y el impacto de sus acciones y guiarlos para que alcancen los objetivos del equipo y los suyos propios.

3. Da retroalimentación regularmente

Dar retroalimentación regularmente es clave para mantener una comunicación abierta y minimizar la desalineación y las sorpresas. 

Al dar retroalimentación, les indicas a los miembros de tu equipo qué están haciendo bien y en qué deben mejorar. Esto ayuda a garantizar que tus empleados estén en constante crecimiento y desarrollo de sus habilidades.

Cuando doy retroalimentación, practico la Franqueza Radical. Elogia a tus empleados en público y desafíalos en privado. Usa tus habilidades de inteligencia emocional para guiar cómo das retroalimentación, ¡y también está abierto a recibir comentarios sobre la forma en que das retroalimentación! 

¿Por qué es tan importante hacerlo regularmente? Pues bien, es fundamental no reservar los comentarios negativos solo para la evaluación oficial de desempeño. Las revisiones frecuentes aseguran que los problemas se corrijan antes y reducen el estrés y el temor a conversaciones más duras.

4. Ofrece oportunidades de formación y desarrollo

Seguramente quieres sentir que aprendes y creces profesionalmente de forma continua, ¿cierto? 

Por eso es tan importante que los líderes proporcionen oportunidades de desarrollo y formación alineadas con los objetivos profesionales individuales. Al ofrecer estas oportunidades, les demuestras a tus empleados que valoras su crecimiento y te preocupas por su futuro.

¿Tienes a alguien que quiere desarrollarse en la gestión y aspira a ser líder de personas? Apóyalo. 

Para avanzar y crecer, necesitarás más líderes que guíen a tus equipos, así que motiva siempre a quienes quieran aprender a gestionar a otros y desarrollar sus habilidades de liderazgo.

La mejor forma de ofrecer oportunidades de formación y desarrollo es proporcionando diversas opciones de aprendizaje, como cursos online, libros, podcasts dedicados al liderazgo y la gestión, o talleres que se alineen con sus intereses y aspiraciones. También puedes ofrecer pasantías o rotaciones de puesto para que los empleados conozcan otras áreas de la empresa.

5. Aborda el bajo rendimiento de inmediato

Cuando se trata de gestionar empleados con bajo rendimiento o abordar un bajo desempeño, el tiempo lo es todo. Como mencioné antes, no dudes ni retrases hablar con los empleados sobre su bajo desempeño.

Cuando tú, como gerente, te das cuenta del problema, seguramente ya está afectando a otros y, en el peor de los casos, incluso al bienestar individual de los empleados. Cuanto más tarde actúes, mayor será el potencial de agravamiento.

Algunas señales comunes de un bajo rendimiento incluyen no cumplir plazos de entrega, trabajo de baja calidad, conductas disruptivas u hostiles, o falta de compromiso y motivación. A veces esto es una señal de que un empleado va a renunciar, pero no siempre.

En ocasiones, los empleados de alto rendimiento que trabajan con empleados de bajo rendimiento detectan los problemas y se quejan. Habla con el empleado que posiblemente rinde bajo y busca su perspectiva sobre cómo van las cosas y qué desafíos enfrenta el equipo para lograr sus metas. En algunos casos, puede que solo falte autoconciencia.

¿Qué puedes hacer si la retroalimentación y abordar el asunto a tiempo no funcionan?

Si confirmas que un empleado no cumple los estándares de desempeño, comienza a documentar los problemas de inmediato e incluye detalles, fechas y consecuencias. Anotar las situaciones, tus intervenciones, comentarios dados, reacciones y siguientes pasos acordados será muy útil si el problema persiste o evoluciona hasta una terminación.

6. Fomenta la creatividad y la innovación; acepta el fracaso

"Tienes que confiar en la pasión, el impulso y la creatividad de una persona que realmente quiere llevar adelante una idea. La confianza es lo que necesitamos para tener éxito en nuestro trabajo y la relación que debemos tener con nuestros gerentes." - John Carter, inventor de los auriculares Bose con cancelación de ruido

Fomentar la creatividad y la innovación en el lugar de trabajo es un factor clave para el crecimiento, el compromiso y la retención de los empleados. Los trabajadores creativos e innovadores están más comprometidos y motivados y, además, tienen más probabilidades de proponer nuevas ideas y soluciones a los problemas.

Pero una parte de la creatividad, la innovación y el crecimiento es el fracaso. En las organizaciones innovadoras, el fracaso debe verse como una oportunidad de aprendizaje. Es importante crear un ambiente donde esté bien equivocarse, y como gerente puedes lograrlo ayudando a tus empleados a aprender de la experiencia.

Para ayudar a identificar qué salió mal, empieza con preguntas como: "¿Qué intentabas lograr?", "¿Cuáles fueron los principales desafíos que enfrentaste?" y "¿Qué cambiarás o ajustarás en tu próximo intento?". Estas preguntas están enfocadas al futuro y ayudarán a que tus empleados aprendan.

7. Escucha activamente a tu gente, a los equipos y a la organización

La escucha activa es una técnica de comunicación y una habilidad blanda que implica prestar mucha atención a la persona que habla, no interrumpirla, hacer contacto visual y tomar notas si es necesario. 

Sí, esta es una habilidad interpersonal que los gerentes deben tener porque es fundamental para crear una cultura empresarial donde los empleados sientan apoyo y empoderamiento. 

El propósito de la escucha activa es garantizar que el hablante se sienta escuchado y comprendido. Esto resulta útil tanto para gerentes nuevos como experimentados, ya que los distintos niveles de escucha les ayudan a comprender más a fondo los pensamientos y sentimientos de sus empleados. A su vez, los gerentes pueden apoyar mejor al personal para lograr sus objetivos.

La escucha activa también ayuda a construir confianza entre el gerente y el empleado, ya que demuestra que valoras a la persona que habla.

Cuando los empleados se sienten escuchados y comprendidos, se crea un ambiente de trabajo más positivo, lo que impacta en el compromiso, la retención y la productividad. Además, es una habilidad muy útil durante situaciones de conflicto.

8. Celebra los éxitos

Cuando las personas sienten que su trabajo es reconocido y valorado, se sienten más comprometidas y motivadas, lo que las conduce a ser más productivas y a aportar más a la organización.

Una estrategia exitosa de gestión de personas incluye celebrar los éxitos con los empleados y agradecerles su esfuerzo. ¡Haz sonar la campana!

Celebra a tus empleados compartiendo la noticia de su éxito y felicitándolos públicamente. Puedes hacerlo en persona, en plataformas de colaboración virtual o incluso en LinkedIn.

A la gente le encanta conocer los éxitos de la empresa y de sus compañeros de trabajo. Les hace sentir que forman parte de algo más grande y que su trabajo tiene valor.

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Bonus: cómo navegar el trabajo remoto

Después de casi dos años gestionando personal directo a través de una cámara web y auriculares, he encontrado formas únicas de crear conexión en el equipo, facilitar la toma de decisiones, desarrollar nuevas habilidades y seguir entregando resultados. 

Esta es mi lista de verificación para ser un gran gerente y gestionar equipos globales: 

• Conoce a tu gente. Conoce sus vidas, competencias, metas y qué les gusta hacer fuera del trabajo. Esto ayudará a construir empatía y conexión.
• Conéctate de manera informal y frecuente. Programa de manera consistente reuniones regulares con tu gente. 25 minutos cada semana o cada dos semanas es ideal en la mayoría de los casos. Tus empleados deben guiar este espacio, pues debe centrarse en su crecimiento y desarrollo. Como señala Zack McGill en un artículo sobre gestión de equipos de ventas remotos: "Tengo reuniones frecuentes con todo el equipo e individualmente (revisiones 1 a 1, coaching de llamadas, encuentros ad hoc, etc.). También intentamos reunirnos online cada mes para divertirnos."
• Adapta tu estilo de liderazgo a cada empleado y según el contexto. Puede que necesites dedicar más tiempo a algunos miembros del equipo que a otros dependiendo de su desarrollo y necesidades. Dedica tiempo donde sea necesario y gestiona a los empleados remotos según sus necesidades, no las tuyas.
• Fomenta el desarrollo profesional. El hecho de trabajar desde casa no significa que las personas deban dejar de aprender. Aprender ayuda a romper la monotonía y nos acerca a nuevas competencias, habilidades e intereses. 
• Construye vínculos y fomenta el trabajo en equipo. Puede ser difícil para las personas conocer a otros y crear relaciones reales desde casa cuando tratan de cumplir "iniciativas". ¡Considera qué pueden hacer tus equipos para divertirse, incluso desde casa! Jackbox games es un gran éxito en mi equipo.

Por último, lidera siempre con empatía. En muchas empresas, poner a las personas primero es un valor fundamental. Yo entiendo que mi papel como líder es siempre ser empático.