¿Qué es la Orientación para Empleados? Guía Experta + Plantilla
Una primera impresión positiva es crucial para sentar las bases de una trayectoria exitosa.
Este artículo te guía en la creación de un programa de inducción de empleados impactante que dejará a los nuevos empleados impresionados y listos para destacar.
Revisaremos qué es la inducción, por qué es importante y las 10 principales actividades que tu programa de orientación para nuevos empleados debe incluir, con algunos extras para quienes trabajan en remoto.
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Vamos allá.
¿Qué es la inducción de empleados?
La inducción de empleados es el proceso de presentar a los nuevos integrantes la misión, cultura y estructura de la empresa, a la vez que se les describen sus funciones y expectativas.
El proceso abarca una revisión de la misión y los valores de la organización, las políticas de la empresa, beneficios, presentaciones e información sobre las herramientas que van a utilizar.
Un programa de inducción de empleados eficaz:
- Hace que los nuevos miembros del equipo conozcan las políticas y expectativas de la empresa
- Les ayuda a completar los documentos esenciales de incorporación
- Responde cualquier pregunta o inquietud que tengan antes de que se integren a su nuevo puesto
- Ofrece oportunidades para conocer personas, socializar y empezar a construir relaciones.
Esto contribuye a una excelente experiencia general de incorporación, ayuda a los nuevos empleados a adaptarse más rápido y reduce la rotación de personal.
Muchos elementos pueden estandarizarse, por ejemplo, una presentación introductoria obligatoria y la lectura del manual del empleado, aunque la experiencia, por supuesto, variará ligeramente de persona a persona.
Incorporación vs. inducción de nuevos empleados
La diferencia clave entre la incorporación y la inducción de nuevos empleados radica en el alcance y la duración:
- La inducción de nuevos empleados es un evento único centrado en presentar a los nuevos ingresos a la empresa, cubriendo aspectos básicos como políticas, beneficios y un panorama general de su función.
- La incorporación es un proceso más largo (de semanas o meses) diseñado para integrar plenamente a los empleados en la organización, ayudándolos a crear relaciones, desarrollar habilidades y alcanzar la productividad a largo plazo.
En resumen, la inducción es parte del proceso de incorporación, que es más amplio y completo.
| Inducción | Incorporación |
| 1 semana | 90+ días |
| Algunas actividades seleccionadas centradas en la socialización | Alcance completo de actividades de incorporación |
Beneficios de una buena inducción de empleados
Imagina que ya pasaste por el pre-onboarding y es tu primer día en un nuevo empleo. Pero tu primera semana se siente desorganizada y poco acogedora. No da una gran primera impresión, ¿verdad?
Un buen programa de inducción resultará en:
Mayor compromiso y satisfacción del empleado
Un buen programa de inducción puede aumentar significativamente el compromiso y la satisfacción laboral de los nuevos empleados al hacerles sentirse valorados, apoyados y parte del equipo.
Productividad más rápida
Una inducción eficaz ayuda a los nuevos integrantes a comprender mejor su papel y responsabilidades, lo que lleva a una aceleración más rápida y eficiente de la productividad.
Obtendrán una idea clara de lo que se espera de ellos, cómo encajan en la estructura de la organización, a quién pueden acudir para recibir apoyo y qué herramientas utilizarán.
Reducción de la rotación
Un informe de Job Seeker Nation halló que el 30% de las personas se va durante los primeros 90 días tras empezar en un nuevo empleo.
La inducción ayuda a que alguien comprenda su función y se sienta apoyado, lo que generalmente significa que es menos probable que se marche. Esto reduce los costos y la interrupción asociados a una alta rotación de empleados.
Una cultura más sólida
Como se ha mencionado, los programas de inducción presentan a los nuevos empleados la cultura, los valores y las normas de la empresa.
Esto les ayuda a integrarse más rápido y a alinear su comportamiento con las expectativas de la compañía, fomentando así una cultura laboral más cohesionada en general.
Finalización de la formación en cumplimiento y seguridad
La orientación es una oportunidad para educar a los nuevos empleados sobre temas de cumplimiento, políticas de la empresa y protocolos de seguridad, reduciendo el riesgo de incidentes laborales y problemas legales.
Mejores prácticas para la orientación de nuevos empleados
Ten un propósito claro
Ten claro la experiencia que deseas que tenga un nuevo empleado en su primer día y en su primera semana, y cuál es el enfoque (por ejemplo, personas, productos, cultura, etc.)
Reduce las sorpresas
Informa a los nuevos empleados con antelación sobre cómo será su primer día y semana, desde cuál es el código de vestimenta (¡o si no hay uno!), hasta qué necesitan traer. Esto ayuda a aliviar el estrés que un nuevo empleado podría experimentar antes de su primer día.
Prepárate con anticipación
Crea una lista de verificación para nuevos empleados, agenda reuniones y sesiones de formación por adelantado, prepara su estación de trabajo y adelanta a otros miembros del equipo para que ayuden.
Establecer una estructura asegurará que todos sean conscientes de su rol y que nada importante se pase por alto.
Puedes usar nuestra plantilla de lista de verificación para onboarding de empleados para empezar.
Haz que sea acogedor
Crear una bienvenida cálida y personal que refleje tu cultura ayudará a que los nuevos empleados se sientan valorados.
Pequeños gestos como un kit de bienvenida o un escritorio personalizado pueden dejar una impresión positiva duradera.
Enfócate en la cultura
La orientación es la oportunidad perfecta para sumergir a los nuevos empleados en la cultura de la empresa.
Comparte la misión, visión y valores de la organización, y utiliza historias reales o ejemplos que reflejen estos principios en la práctica.
Esto ayuda a los empleados a conectar emocionalmente con el propósito de la empresa.
Equilibra el flujo de información
Evita abrumar a los nuevos empleados con información excesiva en el primer día. Divide el contenido en sesiones manejables y utiliza formatos atractivos como videos, representaciones de roles o debates interactivos para mantener la experiencia dinámica y significativa.
Marca un ritmo razonable y ofrece suficientes pausas y tiempo libre.
Practica la paciencia
Ten en cuenta que tu nuevo miembro del equipo casi con seguridad cometerá errores, olvidará partes del programa de orientación y puede saltarse uno o dos pasos mientras se adapta.
Aclara las expectativas
Ayuda a los nuevos empleados a empezar con buen pie explicando claramente las expectativas de su puesto y los objetivos iniciales. Explícales las herramientas clave, flujos de trabajo y procesos esenciales para su función, asegurando que tienen la claridad y los recursos necesarios para tener éxito.
Fomenta la conexión
Facilita oportunidades para que los nuevos empleados establezcan relaciones dentro de la organización. Programa presentaciones con el equipo, reuniones individuales con los managers o encuentros informales como charlas de café para que se sientan integrados y apoyados desde el primer día.
Aprovecha la tecnología
Herramientas como software de RRHH (HRIS), sistemas de gestión del aprendizaje, software de capacitación y herramientas de onboarding ofrecen soluciones automatizadas e integradas que ayudan a gestionar el sinfín de tareas de orientación.
Recoge retroalimentación
La retroalimentación es fundamental para mejorar el proceso de orientación. Pregunta a los nuevos empleados por su experiencia y utiliza sus opiniones para perfeccionar y mejorar tu programa de orientación para futuros empleados.
Además de recoger comentarios en persona, las encuestas de onboarding son útiles para recopilar opinión sobre la orientación y la incorporación en general.
¿Cuáles son las 10 principales actividades de orientación para nuevos empleados?
Los tipos de actividades de orientación para empleados variarán de una organización a otra. Dependen en gran medida de las políticas y procesos existentes que tengas establecidos, y de cuánto tiempo puedas dedicar a la orientación.
Si trabajas en una pequeña empresa o startup donde el tiempo es limitado y hay pocas normas y procedimientos formales, tu programa de orientación puede consistir en un solo día para conocer a los nuevos compañeros y preparar el entorno de trabajo.
Si estás en una organización más consolidada, probablemente incluirá una mayor cantidad de actividades de orientación.
- Reunirse uno a uno con el jefe directo
- Conectarse con los nuevos compañeros de trabajo
- Tiempo cara a cara con el equipo de liderazgo
- Emparejarse con un compañero o mentor
- Completar los formularios y la documentación requerida
- Revisar el manual del empleado y las políticas de la empresa
- Recorrido por las instalaciones o la oficina
- Configurar el espacio de trabajo y la estación de trabajo
- Interactuar con los productos y/o servicios de la empresa
- Establecer objetivos y coordinar la formación
1. Reunirse uno a uno con el jefe directo
Las reuniones uno a uno (1:1) son una parte fundamental para desarrollar y fomentar relaciones positivas y productivas entre tú y los miembros de tu equipo.
Puedes aprovechar tu primera reunión 1:1 para revisar la agenda del programa de orientación, crear un acuerdo de confianza, explicar algunas normas del equipo e, incluso, repasar la descripción de su puesto de trabajo.
También puedes usarla para tranquilizar a tu nuevo miembro del equipo abordando cualquier inquietud que pueda tener ¡y entusiasmarle con el inicio!
Consejo profesional: Empieza tus reuniones uno a uno de inmediato; considera hacerla la primera actividad en el primer día de tu nuevo empleado.
2. Conectarse con los nuevos compañeros de trabajo
Puedes sentirte desorientado al ser el nuevo integrante del equipo. Existen muchas formas en que puedes apoyar a tu nuevo empleado en su esfuerzo por conectar con los nuevos miembros del equipo y fomentar sus sentimientos de pertenencia e inclusión. ¡No dudes en ser creativo con la forma de hacerlo!
Consejo profesional: Los nuevos empleados de la empresa de software de Vancouver, Thinkific, completan un cuestionario antes de su primer día con algunos datos divertidos, como su comida favorita y su mayor logro. Cuando empiezan, sus respuestas se comparten en el canal de Slack de la empresa para que todos puedan conocer mejor su personalidad. Así, los integrantes actuales del equipo pueden sumarse al hilo y darles la bienvenida de manera cálida.
3. Tiempo cara a cara con el equipo de liderazgo
Involucrar a un líder senior como el CEO o fundador en la orientación, ya sea dando un recorrido por la oficina o haciendo una presentación sobre la empresa, le da a esa persona la oportunidad de ayudar a los nuevos empleados a comprender la cultura de la empresa, educarlos sobre la historia, explicar los valores corporativos y comportamientos esperados y mostrarles los objetivos organizacionales.
Esto también ayuda a que el nuevo empleado se sienta valorado y conectado con el liderazgo.
Consejo profesional: En mi vida profesional anterior como directivo, solía dedicar una hora con cada nuevo empleado durante la orientación (esto hoy podría hacerse virtualmente) para explicar nuestra visión y misión, cómo los clientes usaban nuestros productos y cómo el nuevo integrante del equipo contribuía a alcanzar nuestros objetivos.
4. Emparejarse con un compañero o mentor
Según Greenhouse, un proveedor de plataformas de software para selección de talento: “Una manera de ayudar a que tus nuevos empleados se sientan más cómodos es crear un sistema de compañeros que vincule a cada nuevo integrante con alguien que ya tenga un poco más de tiempo en la empresa”.
En Greenhouse, emparejan a cada nuevo empleado con alguien de un departamento diferente. Los “compañeros” llevan a su nuevo emparejado a un recorrido por la oficina justo después de su primera sesión de onboarding y luego todos los compañeros y nuevos integrantes almuerzan juntos el primer día.
Esto ayuda a asegurarse de que los nuevos cuenten con una cara conocida en la oficina y un par a quien acudir para dudas cotidianas.
5. Completar los formularios y la documentación requerida
El papeleo es una parte necesaria, pero a menudo aburrida, del proceso de incorporación de nuevos empleados, por lo que es preferible que el nuevo miembro del equipo complete la mayor cantidad posible de los formularios requeridos antes de su primer día.
Muchos sistemas HRIS permiten la cumplimentación digital de los formularios clave de incorporación, lo que facilita que los nuevos empleados los completen incluso antes de empezar. Adoptar este enfoque te permite centrarte en los aspectos más importantes y emocionantes de su nuevo trabajo una vez que estén listos para comenzar.
Durante la orientación, recursos humanos puede ayudar a tu nuevo empleado a revisar y completar cualquier papeleo pendiente.
Consejo profesional: Una idea de Jordan Boogaard de Eddy HR es usar la información recopilada de los empleados durante la incorporación para recompensar a los nuevos integrantes cuando completen su papeleo. Por ejemplo, si conoces su restaurante favorito, regálales un vale.
6. Revisa el manual del empleado y las políticas de la empresa
El manual del empleado es una herramienta fundamental para la incorporación de nuevos empleados y debe ser revisado entre el empleado y tú (o RR. HH.) como parte del proceso de orientación.
Se utiliza para educar a los nuevos empleados sobre las reglas y procesos que rigen la relación laboral, y sobre los derechos, responsabilidades y comportamientos esperados tanto del empleador como del empleado.
Algunos empleados pueden no saber qué es un employer of record o qué es una organización profesional de empleadores, así que el manual deberá explicar la estructura de la relación y a quién deben consultar los empleados en diferentes situaciones.
Consejo profesional: El manual del empleado y las políticas clave de RR. HH., como acoso, diversidad e igualdad, licencias y políticas de salud y seguridad, deben enviarse con anticipación como parte del paquete de bienvenida al nuevo empleado. Esto permite que el tiempo durante la orientación se dedique a resolver dudas o inquietudes. El software para manuales del empleado puede ayudarte a desarrollar y mantener un manual eficaz.
7. Haz un recorrido por la instalación u oficina
Dependiendo del tamaño de tu organización, puedes tener una pequeña oficina o todo un edificio.
En cualquier caso, es importante llevar a tu nuevo miembro del equipo a hacer un recorrido por el entorno de trabajo para que se familiarice con la ubicación de las instalaciones. Además, es una gran oportunidad para que conozca a sus nuevos compañeros (solo recuerda no abrumarlo con demasiados nombres y caras).
Consejo profesional: No dudes en ponerte creativo con tu recorrido por la oficina. Por ejemplo, considera convertirlo en una divertida búsqueda del tesoro usando un servicio como Strayboots o Goosechase.
8. Prepara el espacio de trabajo y la estación de trabajo
Ya sea tan sencillo como entregar un portátil en la casa de un empleado remoto para trabajo virtual, o un espacio de oficina dedicado completamente equipado con escritorio, ordenador, impresora y teléfono móvil, es importante tener listo de antemano todo lo que el nuevo miembro del equipo necesitará para tener éxito.
Consejo profesional: Incluye una lista completa de todas las herramientas y equipos necesarios en tu lista de verificación para la incorporación de nuevos empleados para asegurarte de que no falte nada (Recuerdo una vez que un gerente con el que trabajé olvidó pedir un portátil para su nuevo empleado y ¡tuvieron que esperar dos semanas hasta que se lo entregaron!)
9. Interactúa directamente con los productos y/o servicios de la empresa
No hay mejor forma de educar a alguien sobre lo que una organización ofrece a sus usuarios y clientes que permitirles experimentarlo por sí mismos.
Por ejemplo, se espera que los baristas de Starbucks puedan explicar las diferencias entre una amplia variedad de bebidas. En su primer día de trabajo, los nuevos empleados reciben degustaciones de café facilitadas por el gerente de la tienda.
De manera similar, en mi anterior empresa, cada nuevo empleado tenía la oportunidad de conectarse y probar una de nuestras cámaras digitales industriales y recibía un recorrido por el área de fabricación.
10. Establece metas y coordina la formación y el desarrollo
El programa de orientación para nuevos empleados es solo una parte de todo el proceso de incorporación. Para preparar el resto del camino, trabaja con tu nuevo miembro del equipo para:
- Establecer objetivos de desempeño para 30, 60 y 90 días;
- Coordinar la formación laboral y el desarrollo de habilidades; y
- Continuar integrándose en la cultura y el equipo.
Estas actividades son tareas importantes; sin embargo, la orientación puede ser un periodo ocupado, así que no te preocupes demasiado si no logras realizar estos pasos el primer día o incluso la primera semana de tu nuevo empleado. ¡Solo asegúrate de completarlas lo antes posible para que el proceso de incorporación continúe!
BONO: Cómo hacer que la orientación remota/virtual sea divertida y atractiva
Crear un entorno atractivo que facilite la creación de relaciones puede ser todo un reto. Hay que tener en cuenta la cultura organizacional: hacerlo te permitirá incluir elementos relevantes y apropiados en la orientación virtual.
Aquí tienes cinco formas de hacer que la orientación remota sea más efectiva y participativa:
1. Envía un “kit de bienvenida/supervivencia”
Envía un paquete de bienvenida a los domicilios de los trabajadores remotos para empezar a crear una relación con ellos antes del primer día. Esto les ayudará a sentirse parte de la organización rápidamente. Algunos elementos que puedes incluir en tu paquete de cuidado son:
- Productos de la empresa (si aplican) como camisetas y otros artículos promocionales con el logo
- Un aro de luz para las videollamadas que puedan tener
- Una botella térmica (por ejemplo, un termo) con la imagen de la empresa
- Una nota personal del CEO o del responsable del departamento dándoles la bienvenida a la organización
2. Envía una tarjeta de regalo electrónica
Compra a tu nuevo empleado remoto un desayuno o almuerzo durante la orientación y comparte una comida con todos los nuevos ingresos para que puedan conocerse mejor.
Por supuesto, ten en cuenta las restricciones y preferencias alimentarias. Para evitar sorpresas, un buen truco es enviarles un cuestionario antes del día de orientación, para preguntar sutilmente por su comida o restaurante favorito, y luego enviarles el vale.
3. Asegúrate de que la orientación incluya ponentes invitados
Incluye algunos ponentes invitados de su propio equipo o departamento y de otras áreas de la organización de las que dependerán:
- Parte de la orientación puede implicar que el gerente correspondiente de cada nuevo ingreso se una a la orientación virtual y entre en una sala de grupos pequeños por un tiempo definido (por ejemplo, 30 minutos). Esto ayudará a que los nuevos empleados conozcan a sus responsables el primer día
- Permite que miembros del equipo de RRHH se conecten para comentar información relevante para sus cargos (por ejemplo, un miembro del equipo de beneficios hablando sobre prestaciones)
- Haz que los líderes sénior alternen una conversación sobre la cultura de la organización o, en su defecto, graba y comparte un video en el que los líderes sénior hablen sobre la misión, los valores, etc. de la empresa
- Incluye "cafés virtuales" con líderes sénior a lo largo de la orientación. Un líder sénior puede organizar un juego virtual o una conversación divertida entre trámites y explicaciones de políticas para mantener a la gente interesada
4. Comparte una biblioteca digital para nuevos empleados
Incluye procedimientos operativos estándar, consejos útiles, sugerencias y guías para que los nuevos empleados puedan orientarse más rápidamente.
Esto puede incluir un glosario de la empresa con términos, abreviaturas, etc., y recursos de formación y vídeos útiles sobre la empresa y su cultura.
5. Haz una búsqueda del tesoro virtual
Más adelante, durante la orientación, puedes usar una búsqueda del tesoro virtual para ayudar a reforzar la información clave.
Puedes incluir elementos relacionados con la cultura e historia de la empresa, actividades sobre identificación de miembros del equipo de dirección sénior, y datos o ejemplos sobre los productos y servicios que ofrece la empresa
Hazlo más divertido tematizando tu búsqueda del tesoro en torno a una próxima festividad, evento o película, al mismo tiempo que refuerzas la información importante sobre la empresa y el equipo.
Lista de verificación para la orientación de empleados
Antes del primer día
- Preparación
- Prepara el espacio de trabajo, herramientas y equipos (ordenador, teléfono, correo electrónico, acceso a software).
- Crea un cronograma para el proceso de orientación.
- Notifica al equipo la fecha de inicio del nuevo empleado.
- Envía un correo de bienvenida con detalles del primer día (hora de llegada, código de vestimenta, persona de contacto).
- Documentación
- Prepara la documentación laboral (contratos, formularios fiscales, formularios para depósito directo).
- Organiza los materiales para la inscripción a los beneficios.
Primer día
- Bienvenida e introducción
- Recibe cordialmente a la nueva persona al llegar.
- Preséntale a su responsable y a los miembros del equipo.
- Entrega un kit de bienvenida (por ejemplo, artículos de la empresa, manual, lista de contactos).
- Resumen de la orientación
- Comparte la agenda del día o la semana.
- Explica el propósito del proceso de orientación.
- Resumen de la empresa
- Presenta la historia, misión, visión y valores de la empresa.
- Destaca la estructura organizacional y los líderes clave.
- Políticas y procedimientos
- Revisa el manual del empleado.
- Habla sobre las políticas del lugar de trabajo (asistencia, código de vestimenta, trabajo remoto).
- Recorrido por el lugar de trabajo
- Muestra la oficina o las herramientas del espacio de trabajo virtual.
- Señala las áreas clave (salas de descanso, baños, salidas de emergencia).
Primera semana
- Puesto y expectativas
- Explica el puesto, las responsabilidades y los objetivos de la nueva persona.
- Ofrece una visión general de las herramientas, flujos de trabajo y tareas principales.
- Beneficios y compensación
- Revisa los beneficios, ventajas y procesos de nómina.
- Ayuda con la inscripción en los beneficios si es necesario.
- Formación y recursos
- Presenta los programas y materiales de formación obligatorios.
- Asigna tareas o proyectos iniciales para que comience a aprender "haciendo".
- Construcción de conexiones
- Organiza reuniones con miembros del equipo, responsables y personas clave de la organización.
- Programa reuniones informales o actividades de integración de equipo.
Ejemplo de plantilla para una agenda de orientación de nuevas incorporaciones
Ahora deberías tener una idea clara de qué es la orientación laboral, por qué es importante y qué actividades se suelen incluir en un programa de orientación. Pero quizás te preguntes: «¿Cómo lo organizo todo y en qué orden debería ir cada actividad?»
Para ayudarte con esto, hemos preparado una agenda de muestra para un programa de orientación de dos días, que puedes descargar a continuación. Puedes usarla como una lista de verificación de orientación para nuevas personas y asegurarte de que no falte nada.
¡Descarga nuestra plantilla de orientación para empleados!
Hacia la orientación y mucho más allá
La orientación laboral es un paso importante en tu proceso de incorporación, uno de esos ‘momentos de la verdad’, usando un término del mundo de la experiencia del empleado.
Hacer bien esta parte contribuirá a mejorar la productividad, el compromiso, la retención y proporcionará un mejor retorno de inversión de la incorporación.
Puntos clave
- Comienza la orientación incluso antes del primer día para maximizar el impacto
- Asegúrate de que las nuevas incorporaciones tengan suficientes instancias de interacción directa con el responsable y el equipo
- Asignar una persona de acompañamiento o mentoría acelera el aprendizaje y fomenta un mayor compromiso.
En un enfoque más global, es importante que las personas recién incorporadas se sientan apoyadas todo lo posible durante los primeros meses en su nuevo puesto.
Esto incluye reuniones de seguimiento regulares con su responsable y también puedes considerar actividades como el acompañamiento o la mentoría.
Se considera una buena práctica crear un plan de 30, 60 y 90 días que incluya elementos estándar pero que se pueda personalizar para cada puesto e individuo.
Además de eso, querrás revisar cómo medir el éxito de la incorporación para poder perfeccionar tu proceso y seguir mejorando.
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