¿Qué es la Orientación de Empleados? Guía de Expertos + Plantilla
Una primera impresión positiva es crucial para sentar las bases de una trayectoria exitosa.
Este artículo te guía para crear un programa de orientación para empleados impactante que deje a las nuevas incorporaciones impresionadas y listas para destacar.
Revisaremos en qué consiste la orientación, por qué es importante y las 10 actividades principales que tu programa de orientación de nuevos empleados debe incluir, con un extra para quienes trabajan a distancia.
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Vamos a ello.
¿Qué es la orientación para empleados?
La orientación para empleados es el proceso de introducir a los nuevos integrantes en la misión, cultura y estructura de la empresa, a la vez que se definen su puesto y expectativas.
El proceso abarca una revisión de la misión y valores de la organización, políticas de la empresa, beneficios, presentaciones y las herramientas que utilizarán.
Un programa de orientación eficaz:
- Hace que los nuevos miembros del equipo conozcan las políticas y expectativas de la empresa
- Les ayuda a completar la esencial documentación para nuevos empleados
- Responde cualquier pregunta o inquietud que puedan tener antes de incorporarse plenamente a su nuevo puesto
- Ofrece la oportunidad de conocer a otras personas, socializar y comenzar a construir relaciones.
Esto contribuye a una excelente experiencia general de integración, ayuda a que los nuevos integrantes se adapten más rápido y reduce la rotación de empleados.
Muchos elementos pueden estandarizarse, por ejemplo, una presentación introductoria obligatoria y la lectura del manual del empleado; sin embargo, la experiencia, por supuesto, variará ligeramente de una persona a otra.
Integración vs Orientación para Nuevos Empleados
La diferencia clave entre la integración y la orientación de nuevos empleados radica en el alcance y la duración:
- La orientación para nuevos empleados es un evento puntual enfocado en presentar a los recién llegados la empresa, cubriendo aspectos básicos como políticas, beneficios y un resumen de su puesto.
- La integración es un proceso más largo (que puede durar semanas o meses) pensado para integrar completamente a los empleados en la organización, ayudándolos a establecer relaciones, desarrollar habilidades y lograr productividad a largo plazo.
En resumen, la orientación es parte del proceso de integración, que es más amplio y completo.
| Orientación | Integración |
| 1 semana | 90+ días |
| Algunas actividades seleccionadas enfocadas en la socialización | Todo el espectro de actividades de integración |
Beneficios de una Buena Orientación Para Empleados
Imagina que ya pasaste por el preboarding y es tu primer día en un nuevo trabajo. Pero tu primera semana se siente desorganizada y poco acogedora. No es una buena primera impresión, ¿verdad?
Un buen programa de orientación dará como resultado:
Aumenta el compromiso y la satisfacción de los empleados
Un programa de orientación bien diseñado puede aumentar considerablemente el compromiso y la satisfacción laboral de los nuevos empleados al hacerlos sentir valorados, apoyados y parte del equipo.
Productividad más rápida
Una orientación eficaz ayuda a los nuevos empleados a comprender mejor sus funciones y responsabilidades, lo que se traduce en un aumento rápido y eficiente de la productividad.
Obtendrán una idea clara de lo que se espera de ellos, cómo encajan en la estructura más amplia de la organización, a quién pueden acudir en busca de apoyo y qué herramientas utilizarán.
Reducción de la rotación
Un informe de Job Seeker Nation reveló que el 30% de las personas se va durante los primeros 90 días en un nuevo trabajo.
La orientación ayuda a que una persona comprenda su puesto y se sienta apoyada, lo que generalmente implica que sea menos probable que abandone. Esto reduce los costes y las interrupciones asociadas a una alta rotación de empleados.
Una cultura más fuerte
Como hemos visto, los programas de orientación introducen a los nuevos empleados en la cultura, los valores y las normas de la empresa.
Esto les ayuda a adaptarse más rápido y alinear su comportamiento con las expectativas de la empresa, fomentando una cultura de trabajo más cohesionada en general.
Finalización de la formación en cumplimiento y seguridad
La orientación es una oportunidad para educar a los nuevos empleados sobre temas de cumplimiento, políticas de la empresa y protocolos de seguridad, lo que reduce el riesgo de incidentes laborales y problemas legales.
Mejores prácticas para la orientación de nuevos empleados
Tener un propósito claro
Define claramente la experiencia que quieres que tenga un nuevo empleado en su primer día y durante su primera semana, así como en qué te enfocarás (por ejemplo, personas, productos, cultura, etc.).
Minimiza las sorpresas
Haz saber a los nuevos empleados con antelación cómo serán su primer día y semana, desde cuál es el código de vestimenta (¡o si no lo hay!), hasta qué necesitan traer. Esto ayuda a reducir el estrés que un nuevo empleado puede experimentar antes de su primer día.
Prepárate con anticipación
Crea una lista de verificación para nuevos empleados, programa reuniones y sesiones de formación por adelantado, prepara su estación de trabajo y organiza a otros miembros del equipo para que ayuden.
Contar con una estructura garantizará que todos entiendan su rol y que no se pase nada importante por alto.
Puedes usar nuestra plantilla de lista de verificación para integración de empleados para empezar.
Hazlo acogedor
Crear una bienvenida cálida y personalizada que refleje tu cultura ayudará a que los nuevos empleados se sientan valorados.
Pequeños gestos como un kit de bienvenida o una estación de trabajo personalizada pueden dejar una impresión positiva duradera.
Enfócate en la cultura
La orientación es una oportunidad perfecta para sumergir a los nuevos empleados en la cultura de tu empresa.
Comparte la misión, visión y valores de la organización, y utiliza historias reales o ejemplos que reflejen estos principios en acción.
Esto ayuda a que los empleados se conecten emocionalmente con el propósito de la empresa.
Equilibra el flujo de información
Evita abrumar a los nuevos empleados con demasiada información el primer día. Divide el contenido en sesiones manejables y utiliza formatos atractivos como videos, juegos de roles o discusiones interactivas para que la experiencia sea dinámica e impactante.
Establece un ritmo razonable y ofrece suficientes pausas y tiempo libre.
Ejercita la paciencia
Ten presente que tu nuevo compañero de equipo casi seguramente cometerá errores, olvidará partes de su programa de orientación y se saltará uno o dos pasos mientras se adapta.
Aclara expectativas
Ayuda a los nuevos empleados a empezar con claridad explicándoles claramente sus expectativas laborales y metas iniciales. Guíalos por las herramientas clave, los flujos de trabajo y los procesos esenciales para su rol, asegurándote de que tengan la claridad y los recursos para tener éxito.
Fomenta la conexión
Facilita oportunidades para que los nuevos empleados construyan relaciones en la organización. Programa presentaciones con el equipo, reuniones uno a uno con los gerentes o encuentros informales como charlas de café para que se sientan integrados y apoyados desde el primer día.
Aprovecha la tecnología
Herramientas como el software HRIS, sistemas de gestión del aprendizaje, software de formación y herramientas de onboarding ofrecen soluciones automatizadas e integradas para ayudar a gestionar la gran cantidad de tareas de orientación.
Recoge retroalimentación
La retroalimentación es fundamental para mejorar el proceso de orientación. Pregunta a los nuevos empleados sobre su experiencia y utiliza sus ideas para perfeccionar y mejorar tu programa de orientación para futuros empleados.
Además de recoger retroalimentación en persona, las encuestas de onboarding son útiles para recabar opiniones sobre la orientación y el proceso de integración en general.
¿Cuáles son las 10 principales actividades de orientación para nuevos empleados?
El tipo de actividades de orientación para empleados varía de una organización a otra. Dependen en gran medida de las políticas y procesos existentes que tengas implementados y de cuánto tiempo puedas dedicar a la orientación.
Si trabajas en una pequeña empresa o startup donde el tiempo es limitado y hay pocas reglas y procedimientos formales, tu programa de orientación puede consistir en un solo día conociendo a los nuevos compañeros de equipo y preparando el entorno de trabajo.
Si estás en una organización más establecida, probablemente implicará una mayor cantidad de actividades de orientación.
- Reunirse uno a uno con el gerente directo
- Conectar con los nuevos compañeros de trabajo
- Tener interacción directa con el equipo directivo
- Asociarse con un compañero o mentor
- Completar los formularios y la documentación requerida
- Revisar el manual del empleado y las políticas de la empresa
- Recorrido por las instalaciones o la oficina
- Configurar el espacio y estación de trabajo
- Familiarizarse con los productos y/o servicios de la empresa
- Establecer objetivos y coordinar la formación
1. Reunirse uno a uno con el gerente directo
Las reuniones uno a uno (1:1) son una parte fundamental para desarrollar y fomentar relaciones positivas y productivas entre usted y los miembros de su equipo.
Puede utilizar su primera reunión 1:1 para repasar la agenda del programa de orientación, crear un acuerdo de confianza, explicar algunas normas del equipo, e incluso repasar la descripción de su puesto.
También puede usarla para tranquilizar a su nuevo integrante del equipo, abordando cualquier inquietud que pueda tener, ¡así como para motivarlo!
Consejo profesional: Comience sus reuniones uno a uno de inmediato; considere hacer esto como la primera actividad del primer día de su nueva contratación.
2. Conectar con los nuevos compañeros de trabajo
Puedes ser difícil ser la persona nueva. Hay muchas maneras en que puede ayudar a su nuevo empleado a conectarse con los miembros de su equipo y fomentar sus sentimientos de pertenencia e inclusión. ¡No dude en ser creativo en cómo lo realiza!
Consejo profesional: Los nuevos integrantes en la empresa de software de Vancouver, Thinkific, completan un cuestionario antes de su primer día con algunos datos divertidos, como su comida favorita y su mayor logro. Cuando ingresan, sus respuestas se comparten en el canal de Slack de la empresa para que todos puedan conocer un poco más sobre su personalidad. Luego, los miembros actuales del equipo pueden unirse a la conversación para darles la bienvenida.
3. Tener interacción directa con el equipo directivo
Involucrar a un líder senior, como el director general o fundador, en la orientación, ya sea guiando un recorrido por la oficina o realizando una presentación sobre la empresa, ofrece la oportunidad de ayudar a los nuevos empleados a entender la cultura empresarial, informarles sobre la historia de la compañía, explicar los valores y comportamientos esperados y repasar los objetivos de la organización.
Esto también ayuda a que el nuevo empleado se sienta valorado y conectado con la dirección.
Consejo profesional: En mi experiencia anterior como alto ejecutivo, pasaba una hora con cada nuevo empleado durante la orientación (esto puede hacerse de forma virtual hoy en día) para explicar nuestra visión y misión, cómo nuestros clientes usaban nuestros productos y cómo el nuevo integrante del equipo contribuía a alcanzar nuestros objetivos.
4. Asociarse con un compañero o mentor
Según Greenhouse, plataforma de software de contratación, "Una forma de ayudar a que sus empleados más recientes se sientan más cómodos es crear un sistema de compañeros que asocie a cada nueva contratación con alguien que tenga un poco más de experiencia en la empresa."
En Greenhouse, cada nuevo empleado se asocia con alguien de un departamento diferente. Los "compañeros" realizan un recorrido por la oficina justo después de la primera sesión de integración, y luego todos los compañeros y sus respectivas nuevas contrataciones almuerzan juntos en su primer día.
Esto ayuda a que los nuevos integrantes tengan una cara amiga en la oficina y alguien de confianza para consultar esas preguntas cotidianas.
5. Completar los formularios y la documentación requerida
El papeleo es una parte necesaria, pero a menudo aburrida, del proceso de incorporación de nuevos empleados, por lo que es preferible que tu nuevo integrante complete la mayor cantidad posible de los formularios requeridos antes de su primer día.
Muchos sistemas HRIS permiten la cumplimentación digital de los principales formularios de incorporación, facilitando que los nuevos empleados los completen incluso antes de empezar. Adoptar este enfoque te permite centrarte en los aspectos más importantes y emocionantes de su nuevo trabajo una vez que estén listos para comenzar.
Durante la orientación, recursos humanos puede ayudar a tu nuevo empleado a revisar y completar cualquier papeleo que falte por hacer.
Consejo profesional: Una idea de Jordan Boogaard de Eddy HR es utilizar la información recabada de los empleados durante el onboarding para premiar a los nuevos integrantes cuando completen el papeleo, por ejemplo, si sabes cuál es su restaurante favorito, regálales un vale.
6. Revisa el manual del empleado y las políticas de la empresa
El manual del empleado es una herramienta clave para la incorporación de nuevos empleados y debe ser revisado entre el empleado y tú (o RRHH) como parte del proceso de orientación.
Se utiliza para educar a los nuevos empleados sobre las normas y procesos que rigen la relación laboral, así como los derechos, responsabilidades y comportamientos esperados tanto del empleador como del empleado.
Algunos empleados pueden no saber qué es un empleador de registro o qué es una organización profesional de empleadores, por lo que el manual debe describir la estructura de la relación y a quién recurrir en diferentes situaciones.
Consejo profesional: El manual del empleado y las principales políticas de RRHH, como acoso, diversidad e igualdad, ausencias y salud y seguridad, deben enviarse con antelación como parte del paquete de bienvenida para el nuevo integrante. Esto permite que el tiempo durante la orientación se emplee en responder preguntas o inquietudes. El software para manual del empleado puede ayudarte a desarrollar y mantener un manual efectivo.
7. Haz un recorrido por las instalaciones o la oficina
Dependiendo del tamaño de tu organización, puedes tener un espacio de oficina pequeño o todo un edificio.
En cualquier caso, es importante llevar a tu nuevo integrante a un recorrido por el entorno laboral para familiarizarlo con la ubicación de los servicios e instalaciones. Además, es una gran oportunidad para que conozca a sus nuevos compañeros (solo recuerda no abrumarlos con demasiados nombres y caras).
Consejo profesional: No dudes en ponerte creativo con tu recorrido por la oficina. Por ejemplo, considera convertirlo en una búsqueda del tesoro divertida utilizando servicios como Strayboots o Goosechase.
8. Prepara el espacio y la estación de trabajo
Ya sea tan simple como entregar una laptop en el domicilio de un empleado remoto para trabajo virtual, o un espacio de oficina equipado con mobiliario, computadora, impresora y teléfono móvil, es importante tener preparado de antemano todo lo que tu nuevo integrante necesitará para tener éxito.
Consejo profesional: Ten una lista completa de todas las herramientas y equipos requeridos incluida en tu checklist para nuevos empleados y no olvides nada (recuerdo una vez que un gerente con el que trabajaba olvidó pedir una laptop para su nueva incorporación, ¡y tuvieron que esperar dos semanas para recibirla!).
9. Acércate a los productos y/o servicios de la empresa
No hay mejor manera de enseñarle a alguien qué ofrece una organización a sus usuarios y clientes que permitiéndole experimentarlo por sí mismo.
Por ejemplo, se espera que los baristas en Starbucks puedan explicar las diferencias entre una amplia variedad de bebidas. En su primer día de trabajo, los nuevos empleados reciben catas de café facilitadas por el gerente de la tienda.
De manera similar, en mi empresa anterior, cada nuevo empleado probaba uno de nuestros sistemas digitales industriales y hacía un recorrido por el área de fabricación.
10. Establece metas y coordina la formación y el desarrollo
El programa de orientación para nuevos empleados es solo una parte de todo el proceso de integración. Para sentar las bases del resto del recorrido, trabaja con tu nuevo integrante en lo siguiente:
- Establecer metas de desempeño a 30, 60 y 90 días;
- Coordinar la formación en el puesto y el desarrollo de habilidades; y
- Continuar con la integración a la cultura y el equipo.
Sin embargo, estas actividades son tareas importantes y la orientación puede ser una época ocupada, así que no te preocupes demasiado si no logras hacer esto en el primer día, o incluso en la primera semana, del nuevo empleado. ¡Solo asegúrate de completarlas lo antes posible para que el proceso de integración siga avanzando!
BONUS: Cómo hacer que la orientación remota/virtual sea divertida y atractiva
Crear un entorno atractivo que fomente la creación de relaciones puede ser un desafío. Un aspecto a tener en cuenta es la cultura organizacional: así podrás incluir elementos relevantes y apropiados en la orientación virtual.
Aquí tienes cinco maneras de hacer que tu orientación remota sea más efectiva y atractiva:
1. Envía un “kit de bienvenida/supervivencia”
Envía un paquete de bienvenida al domicilio de los trabajadores remotos para comenzar a establecer una relación con ellos antes del primer día. Esto les ayudará a sentirse parte de la organización rápidamente. Algunas cosas que puedes incluir en tu paquete de bienvenida son:
- Productos de la empresa (si corresponde), como camisetas con el logo y otros artículos promocionales
- Una luz de aro para las videollamadas que puedan tener
- Una botella térmica con el logo de la empresa (por ejemplo, una tipo Thermos)
- Una nota personal del CEO/Jefe de departamento dándole la bienvenida a la organización
2. Envía una tarjeta de regalo electrónica
Invita a desayunar/almorzar a tu nueva contratación remota durante la orientación y comparte la comida con todos los nuevos empleados para que se conozcan mejor.
Por supuesto, ten en cuenta las restricciones y preferencias alimenticias. Para evitar sorpresas, una buena idea es enviarles un cuestionario antes del día de orientación, preguntarles sutilmente por su comida o restaurante favorito y mandarles un cupón.
3. Asegúrate de que la orientación incluya ponentes invitados
Incluye algunos ponentes invitados tanto de su propio equipo/departamento como de otras áreas de la organización de las que dependan:
- Parte de la orientación puede implicar que el gerente correspondiente de cada nuevo empleado se una de forma virtual y pase un tiempo en una sala privada (por ejemplo, 30 minutos). Esto ayudará a los recién llegados a conocer a sus nuevos gerentes desde el primer día
- Haz que miembros del equipo de Recursos Humanos se presenten para explicar información relevante para sus funciones (por ejemplo, alguien del equipo de beneficios hablando sobre beneficios)
- Haz que los líderes sénior roten una conversación sobre la cultura organizacional, o si no es posible, graba y reproduce un video en el que líderes sénior hablen sobre la misión, valores, etc. de la empresa.
- Incluye cafés virtuales con líderes sénior a lo largo de la orientación. Un líder sénior puede organizar un juego virtual o una charla divertida entre trámites y explicaciones de políticas para mantener la atención de todos
4. Comparte una biblioteca digital para nuevos empleados
Incluye procedimientos operativos estándar, consejos útiles, recomendaciones y guías para que los nuevos empleados se orienten más rápidamente.
Puedes incluir un glosario de la empresa con términos, abreviaturas, etc., y formaciones y videos útiles sobre la compañía y su cultura.
5. Realiza una búsqueda del tesoro virtual
Más adelante, durante la orientación, puedes usar una búsqueda del tesoro virtual para ayudar a reforzar información clave.
Algunos elementos que puedes incluir son temas relacionados con la cultura e historia de la empresa, actividades sobre la identificación de los miembros del equipo de liderazgo sénior e información o ejemplos de productos y servicios que ofrece la compañía.
Dale un giro entretenido haciendo que la búsqueda del tesoro tenga como tema una próxima festividad, evento o película, mientras refuerzas información importante sobre la empresa y el equipo.
Lista de verificación para la orientación de empleados
Antes del primer día
- Preparación
- Prepara el espacio de trabajo, herramientas y equipos (computadora, teléfono, acceso a correo electrónico y software).
- Crea un cronograma para el proceso de orientación.
- Notifica al equipo la fecha de incorporación del nuevo empleado.
- Envía un correo de bienvenida con detalles del primer día (hora de llegada, código de vestimenta, persona de contacto).
- Documentación
- Prepara la documentación de empleo (contratos, formularios fiscales, formularios para depósito directo).
- Organiza materiales para la inscripción en beneficios.
Primer día
- Bienvenida e introducción
- Recibe cordialmente al nuevo empleado a su llegada.
- Preséntalo a su jefe y a los miembros del equipo.
- Entrega un kit de bienvenida (por ejemplo, artículos de la empresa, manual del empleado, lista de contactos).
- Resumen de la orientación
- Comparte la agenda del día/semana.
- Explica el propósito del proceso de orientación.
- Resumen de la empresa
- Presenta la historia, misión, visión y valores de la empresa.
- Destaca la estructura organizativa y los líderes clave.
- Políticas y procedimientos
- Revisa el manual del empleado.
- Comenta las políticas del lugar de trabajo (asistencia, código de vestimenta, trabajo remoto).
- Recorrido por el lugar de trabajo
- Muestra la oficina o las herramientas de trabajo virtual.
- Destaca áreas clave (salas de descanso, baños, salidas de emergencia).
Primera semana
- Puesto y expectativas laborales
- Explica el puesto, responsabilidades y objetivos del nuevo empleado.
- Da una visión general de las herramientas, flujos de trabajo y tareas clave.
- Beneficios y compensación
- Revisa los beneficios, ventajas y procesos de nómina.
- Ayuda con la inscripción a beneficios si es necesario.
- Capacitación y recursos
- Presenta los programas y materiales obligatorios de formación.
- Asigna tareas o proyectos iniciales para que empiece el aprendizaje práctico.
- Generación de conexiones
- Organiza reuniones con miembros del equipo, gerentes y partes interesadas clave.
- Programa encuentros informales o actividades para fortalecer al equipo.
Ejemplo de plantilla para una agenda de orientación de nuevos empleados
Ahora deberías tener una buena idea de en qué consiste la orientación de empleados, por qué es importante y qué actividades suelen incluirse en un programa de orientación. Pero tal vez te preguntes: “¿Cómo encajo todo esto, y qué actividades deberían ir primero, luego, etc.?”
Para ayudarte, te proporcionamos una agenda de ejemplo para un programa de orientación de dos días, que puedes descargar abajo. Puedes utilizarla como una especie de lista de verificación para la orientación de nuevos empleados y así asegurarte de que nada quede sin hacer.
¡Obtén nuestra plantilla de orientación para empleados!
De la orientación del empleado ¡al éxito laboral!
La orientación de empleados es un paso importante en tu proceso de incorporación, uno de esos ‘momentos de la verdad’ por citar un término del mundo de la experiencia del empleado.
Hacerlo bien contribuirá, en última instancia, a una mejora de la productividad, el compromiso, la retención de los empleados y proporcionará un mejor ROI en la incorporación.
Conclusiones clave
- Comienza la orientación incluso antes del primer día del nuevo empleado para maximizar el impacto
- Asegúrate de que los nuevos empleados tengan múltiples oportunidades para interactuar con su jefe y compañeros
- Trabajar en pareja con un compañero o mentor favorecerá un aprendizaje más rápido y mayor compromiso.
En general, es fundamental que los nuevos empleados reciban el mayor apoyo posible durante los primeros meses en su nuevo puesto.
Esto incluye encuentros regulares con su jefe y, además, puedes considerar actividades como asignarles un compañero o un mentor.
Se considera una buena práctica crear un plan de 30, 60 y 90 días que incluya elementos estándar pero que sea personalizable para cada puesto e individuo.
Además de eso, querrás revisar cómo medir el éxito de la integración de empleados para poder perfeccionar tu proceso y seguir mejorando.
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