Cómo Entrevistar a Alguien: Guía Experta + Plantilla Gratuita
En mi artículo anterior, escribí sobre la importancia de dar retroalimentación regular a los responsables de contratación y a los equipos sobre el proceso de entrevista.
Además, trabajo mucho en capacitar a los miembros del equipo involucrados en las entrevistas para que enfoquen sus entrevistas y, al mismo tiempo, las hagan más atractivas para los candidatos.
A lo largo de los años he descubierto que, en muchos casos, podemos hacer más en menos tiempo y sin que los candidatos sientan que los están interrogando como en la Inquisición española.
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Así que, sin más preámbulos, aquí tienes mi guía para crear entrevistas enfocadas y atractivas.
¿Por qué son importantes las entrevistas?
Entrevistamos a los candidatos para evaluar sus cualificaciones, habilidades de comunicación y motivaciones, además de verificar la veracidad de su solicitud.
Por otro lado, los solicitantes pueden demostrar sus habilidades, entender mejor el puesto y crear una relación con los posibles empleadores.
Ambas partes pueden aclarar expectativas, negociar condiciones y tomar decisiones informadas, lo que reduce el riesgo de rotación y asegura un buen encaje.
En última instancia, el objetivo es investigar a fondo las habilidades, comportamientos y motivaciones necesarias, además de crear una experiencia positiva para el candidato sin importar el resultado.
Cómo entrevistar a alguien: proceso de 7 pasos
No estoy seguro de querer ponerle un número a la cantidad de personas que he entrevistado a lo largo de los años, y nunca hay dos iguales (eso es parte de la diversión).
Sea cual sea el puesto u organización, este es mi proceso para prepararse y realizar una entrevista efectiva:
1. Establecer un objetivo
El primer paso es definir un objetivo para tus entrevistas. ¿Es el propósito evaluar competencias técnicas, comportamentales, o ambas?
Para comprender esto, primero escribe todo lo que necesitas saber sobre alguien para poder contratarle con confianza en la posición. Esto servirá de base tanto para la estructura como para el contenido de la entrevista.
Ejemplo:
Buscas un vendedor senior para ayudar a lanzar tu producto en un nuevo mercado. Debe tener posibles conexiones con los clientes clave que buscas; ¡enfócate en eso!
¿También esperas que esta persona se convierta eventualmente en líder de equipo? Hazle algunas preguntas sobre eso también.
¿Crees que tu producto se beneficia más de un tipo de venta que de otro? Asegúrate de entender su estilo.
Y así hasta que tengas todo lo necesario de la persona para poder contratarla.
A continuación, prioriza las preguntas cuyas respuestas más necesitas para que puedas dedicar ahí la mayor parte del tiempo y comienza a crear los modelos de pregunta (puedes usar los míos al final de este artículo para ayudarte con esto).
Dedicar tiempo a este ejercicio establecerá un marco de lo que buscas en cada entrevista, y luego podrás ser muy transparente con los candidatos al respecto.
Junto a esto, empieza a considerar quién necesita evaluar cada parte y cómo se va a valorar a los candidatos. Te recomiendo que evites involucrar a demasiada gente (el CEO reuniéndose con cada candidato realmente no es el motivo de orgullo que algunas empresas dicen que es, ya hablaré más sobre esto más adelante).
Sin embargo, por otro lado, depender solo del responsable de contratación puede ser bastante problemático más adelante tanto para el candidato como para la empresa.
Se trata de encontrar el equilibrio entre los riesgos de quedarse solo con la opinión de una persona o decidir por comité (y, por lo tanto, prolongar el proceso de contratación). Mi artículo sobre contratación colaborativa profundiza sobre esto y te interesará ver ejemplos de un diagrama de flujo del proceso de reclutamiento para ver cómo podrías visualizarlo.
Ejemplo:
El puesto de gerente de implementación tiene tanto aspectos de relación con el cliente como técnicos. Pide a un gerente de cuentas experimentado que evalúe lo primero y a alguien de Producto o Ingeniería lo segundo. Así, cada uno puede centrarse y obtener lo máximo del candidato en su área.
2. Desarrolla la estructura de la entrevista
Una vez que hayas definido el objetivo, ya puedes pensar en qué estructura necesita tener la entrevista.
Normalmente recomiendo estructurar tus entrevistas como un embudo, empezando con las habilidades imprescindibles en las primeras etapas y avanzando hacia las opcionales en las siguientes fases.
Ejemplo:
- Primera etapa: Profundizar en su experiencia con preguntas específicas priorizando primero la experiencia imprescindible y avanzando hacia la experiencia opcional.
- Segunda etapa: Entrevista “técnica”, quizá con una tarea, en la que se evalúan las habilidades imprescindibles y se puede obtener una idea (según el desempeño del candidato en la primera entrevista) de sus habilidades deseables.
- Tercera etapa: Enfocada en la contribución a la cultura y el encaje comportamental.
Dividir la entrevista como en el ejemplo anterior no significa restar valor a la cultura por ponerla al final, sino asegurarse de que no se avanza con personas que no tienen las habilidades necesarias y así evitar perder tiempo. Esto es especialmente importante en contrataciones senior.
Además, este flujo de entrevistas te permite utilizar las entrevistas previas para informar la profundidad de las respuestas que puedes esperar en las siguientes etapas.
Por ejemplo, supón que estás entrevistando para un puesto de controller financiero senior y tienes un candidato que habló sobre algunos informes financieros complejos que realizó en la primera etapa y que coinciden con la tarea de la segunda etapa.
Durante la tarea, esperarías que aplique la experiencia que mencionó y puedes evaluar si realmente tiene la experiencia de la que habló.
3. Preparando las preguntas
Seguramente ya has pasado por varias entrevistas, ya sea como entrevistador o como entrevistado.
Probablemente puedas recordar un momento en que sentiste que respondías una pregunta que parecía irrelevante o, al contrario, recibiste una respuesta de un candidato que parecía una obra de teatro.
La clave de una gran pregunta en entrevista es involucrar al candidato en una conversación.
Para lograr esto, haz preguntas abiertas (Quién, Cuándo, Cómo, Por qué, Dónde) o pide ejemplos. Esto generará respuestas más largas que te darán más valor por el nivel de detalle.
Ejemplo:
"¿Tienes experiencia en pruebas de software?" (mala) vs “¿Cuál es tu experiencia en pruebas de software?” (buena)
Usa estas preguntas para comprender la experiencia y la toma de decisiones de la persona. ¡He aprendido muchas cosas entrevistando a gente!
Lo siguiente más importante: "pelar la cebolla", es decir, hacer preguntas de seguimiento.
Esto distingue a los expertos en su campo y ayuda a que las personas con más potencial se destaquen. Por lo general, si alguien está inventando una historia para aparentar experiencia, falla en la segunda o tercera pregunta de seguimiento.
Presta atención a la respuesta de la persona a tu primera pregunta amplia y general, y toma notas de las áreas que te gustaría cuestionar si no conviene interrumpir en ese momento. Así tus preguntas de seguimiento serán más adecuadas a la respuesta, pero aquí tienes algunos ejemplos de preguntas universales:
- ¿Por qué tomaron la decisión que tomaron?
- ¿Cuáles eran otras alternativas y por qué no eran viables?
- ¿Cómo resultaron las cosas?
- ¿Qué se podría mejorar?
- ¿Cómo recibieron la decisión otras personas del equipo?
- ¿Cómo se comunicaron con otras personas?
Por último, sé curioso e inquisitivo—¡no la inquisición!
Ser agresivo en tu cuestionamiento es señal de un entrevistador débil o inseguro, y raramente permite sacar lo mejor de los candidatos si te muestras con una actitud “dura”.
La única excepción es si esa es la cultura de tu empresa—en ese caso, sé tan agresivo como sea necesario para que los candidatos sepan claramente a lo que se enfrentan lo antes posible.
Preguntas a evitar
Hay ciertos tipos de preguntas que la gente suele hacer pero, históricamente, casi nunca funcionan.
Preguntas trampa
Por ejemplo: "¿Cuántas ventanas hay en Canary Wharf?", o mi favorita personal, "¿Cuántos afinadores de pianos hay en los Países Bajos?" (una pregunta que genuinamente me hicieron en una entrevista y que recordaré siempre).
Se supone que estas preguntas buscan comprobar las "habilidades de resolución de problemas" de la persona. En ese momento yo había visto un piano quizás dos veces en mi vida, así que no tenía ni idea de cómo funciona el proceso de afinación.
Sin embargo, tengo bastantes amigos con guitarras y ellos afinan las suyas ellos mismos. Así que mi respuesta a esa pregunta fue preguntar de vuelta: "¿Te refieres a personas que afinan sus propios instrumentos o a profesionales?".
Aparentemente, ¡al entrevistador no le gustó nada mi respuesta!
Este tipo de preguntas hace que las personas actúen y también pueden ser muy excluyentes a nivel cultural. Todo lo que logran es desperdiciar valioso tiempo de la entrevista que podría usarse para hacer preguntas mejores.
Mejor alternativa:
Dales un pequeño escenario que encontrarán durante su tiempo en el puesto y pídeles que te expliquen cómo lo resolverían. Este es un ejemplo basado en la realidad y será más comprensible para el candidato.
Ejemplo para un/a vendedor/a senior:
"¿Cómo abordarías un nuevo mercado, dominado por un par de marcas muy establecidas, con una nueva marca desafiante de la que pocos han oído hablar?"
¡Incluso esto puede desencadenar toda una sesión de ideas!
Preguntas extravagantes
"¿Cuál es tu Pokémon inicial?" o "Si fueras un animal, ¿qué animal serías?".
Ojalá estuviera inventando esto. La pregunta de Pokémon vino de alguien en una sesión de formación para entrevistas que, con bastante valentía, dijo abiertamente que les hacía esa pregunta a todos.
Le pregunté por qué y me dijo: "Sabré todo lo que necesito sobre esa persona con eso". Siempre le estaré agradecido de que admitiera esto durante la formación porque así pude detenerlo de raíz. ¡En ese momento, podrías preguntarles su signo zodiacal!
He jugado muchos videojuegos pero nunca Pokémon. ¿Me pregunto qué dirá eso de mí?
Mejor alternativa:
No hay una mejor alternativa para estas preguntas. ¡Sigue adelante y usa tu tiempo para hacer otras preguntas más útiles!
Véndeme X
Siempre maldeciré a El lobo de Wall Street por poner la pregunta "véndeme este bolígrafo" en la cabeza de las personas como si fuese la clave de todas las ventas.
Una alternativa reciente que encontré durante una entrevista fue cuando me pidieron vender la empresa para la que estaba entrevistando.
Soy reclutador/a y se espera que sepa más que lo que aparece en el sitio web, lo que solo se aprende trabajando realmente en la empresa. ¡De lo contrario, los candidatos pueden leerlo por sí mismos!
Mejor alternativa:
"Véndeme tu producto actual o tu empresa actual".
Así puedes evaluar sus habilidades de storytelling o su estilo de ventas con algo sobre lo que deberían sentirse seguros.
Preguntas demasiado abiertas
"Cuéntame sobre ti".
"Bueno, soy de [insertar país], soy Piscis, amo nadar."
¿Respondí la pregunta? - Sí. ¿Conseguiré el trabajo? Por supuesto que no.
Otro ejemplo: "¿Qué problemas puedes resolver para nosotros" - ¿Qué problemas tienen ustedes?
"¿Cuáles son tus debilidades?" - ¡Esta es una pregunta débil!
Mejor alternativa:
Háblales de un problema que tengas actualmente y dialoga con ellos sobre esto. Haz una pregunta más guiada como "Cuéntame tu experiencia con el proyecto X", eligiendo algo de su CV.
Una alternativa a la pregunta de la debilidad es preguntar sobre una ocasión en que no tuvo éxito en algo y qué aprendió como resultado.
¿Por qué deberíamos contratarte?
Bueno, ¿no es para eso la entrevista?
4. Crea un marco de evaluación
El marco de evaluación sirve para asegurar que la estructura y las preguntas se apliquen de manera uniforme en cada entrevista.
Existen varias formas de puntuar las respuestas, por ejemplo, valores numéricos (1-5 o 1-10) o puntos fuertes/pros y puntos débiles/contras.
Mi favorito es el de No Rotundo, No, Sí y Sí Rotundo, porque es una escala sencilla y no permite posturas indecisas.
Cualquiera que elijas, asegúrate de darle significado a las puntuaciones para que los entrevistadores sepan lo que están buscando.
A menos que sea una pregunta técnica específica que tenga una respuesta correcta, el marco es más bien para que los entrevistadores comprendan qué aspecto tiene una buena respuesta, no cuál sería la “respuesta correcta” del candidato.
Por ejemplo, para nuestra contratación reciente de un/a ingeniero/a de personal, analizamos parámetros técnicos y conductuales e identificamos 3 o 4 preguntas para cada uno y 3 o 4 habilidades/rasgos correspondientes a cada pregunta.
Uno de los criterios para el/la ingeniero/a de personal era entender por qué implementaron ciertos frameworks, así que creamos lo siguiente para evaluar ese criterio:
- No rotundo: sin comprensión alguna de los marcos implementados
- No: sin comprensión de por qué se implementaron los marcos ni reflexión sobre qué más podría haberse considerado.
- Sí: buena comprensión de los marcos implementados y de los motivos que justifican su implementación
- Sí rotundo: comprensión muy sólida de los diferentes marcos y de por qué puede elegirse cada uno, además de poder explicar qué otras soluciones alternativas se consideraron y por qué no funcionaron.
5. Realiza la entrevista
Cuando se trata de la experiencia del candidato, la entrevista es donde realmente puedes ganar o perder su interés.
Es aquí donde los candidatos pasan más tiempo contigo y, aunque no hayas tenido tiempo de crear una página de carreras super llamativa con interactividad por todas partes, crear una experiencia de entrevista agradable puede compensarlo.
¡Eso no significa que la entrevista deba ser fácil! Los buenos candidatos suelen preferir entrevistas que los desafíen y que les hagan reflexionar sobre su área de especialidad, por lo que los consejos anteriores para una entrevista eficiente siguen siendo válidos.
Sin embargo, a lo que quiero que prestes atención en esta sección es a los aspectos básicos que, cuando los haces bien probablemente no obtendrán elogios desmedidos, pero si los haces mal, sí recibirás la crítica merecida. Así que, asegúrate siempre de:
- Presentarte y describir qué haces en la empresa
- Si es la primera entrevista, presenta también la empresa
- Dar el contexto sobre lo que te gustaría abordar en esta entrevista
- Reasegura al candidato, ya sea online o en persona, que si necesita tomar un descanso para beber agua o ir al baño, puede hacerlo. Todos somos humanos.
- Asegúrate de haber revisado su currículum de antemano y tener preparadas preguntas relevantes para esa persona
- Asegúrate de ser puntual (incluso llegar un poco antes como anfitrión)
- Lleva el control del tiempo y asegúrate de que el candidato tenga oportunidad de hacer preguntas
- ¡Sonríe y muéstrate curioso por la persona que tienes enfrente!
Parece algo básico, pero sigo viendo situaciones donde la gente olvida cualquiera de estos puntos y siempre se nota.
Saber cómo entrevistar eficazmente también incluye gestionar bien el tiempo con software de coordinación de entrevistas.
Consejos para tomar notas de entrevistas efectivas
Tomar buenas notas de entrevistas es una habilidad que tendrás que desarrollar y, me temo, no tengo atajos.
Al principio, me resultaba más fácil tener un bolígrafo y papel delante. Anotaba las preguntas de la entrevista y las numeraba, registrando el número cuando surgía una nueva pregunta. Después, pasé a escribir las respuestas en el ordenador mientras avanzaba.
Ya sea usando taquigrafía o prosa completa, lo importante es que tengas suficiente información sobre lo que dijo el candidato como para poder respaldar tu toma de decisiones.
La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) modernos cuentan con alguna herramienta para ayudarte a tomar notas durante la entrevista (puede llamarse “kit de entrevista”, “tarjeta de puntuación” o “formulario de feedback”).
Dependiendo del ATS, también puedes tener estrellas o las opciones "sí" o "no" o una puntuación numérica que puedes asignar. Habla con tu proveedor de ATS o con tu equipo de selección para configurar esas opciones si te resultan útiles.
Asegurarte de que tienes buenas notas de todo el panel de selección te da la mejor visión general de cómo está rindiendo cada candidato durante el proceso de selección.
Personalmente, siempre he encontrado más útil la escala No rotundo, No, Sí y Sí rotundo.
Las puntuaciones numéricas y estrellas suelen requerir mucho tiempo, un equipo de selección sólido y muchos datos y ejemplos de feedback de entrevistas para formar a todo el equipo sobre cómo identificar la diferencia entre, por ejemplo, 3 y 4 estrellas. Puede invitar a mayor subjetividad.
6. Evalúa al candidato y toma una decisión
Evalúa al candidato utilizando tus criterios de evaluación del paso 4.
Si bien obtener comentarios de múltiples personas es beneficioso para la toma de decisiones y reducir el sesgo, como probablemente sabes, lograr consenso en grupo puede ser desafiante.
La decisión debe ser tomada por una persona o grupo que podría no coincidir con las opiniones de algunos de los involucrados.
La decisión final debe ser respetada y permitirse que avance entendiendo que no puede crear fricciones dentro de los equipos existentes.
El equipo de contratación colaborativa debe crear una lista corta de candidatos y proporcionar retroalimentación sobre cada uno para que el gerente de contratación o el panel la analice.
El responsable de la decisión en el proceso debe luego poder dar su opinión y una justificación para la decisión que se tome.
7. Da y solicita retroalimentación
La experiencia del candidato no termina tan pronto como cuelgas la llamada de Zoom o ves al candidato salir por la puerta.
Los períodos entre las etapas de entrevista o justo antes de la oferta son cruciales, así que asegúrate de sacarles el mejor provecho.
Retroalimentación oportuna
La retroalimentación es muy importante, especialmente para los candidatos que no avanzaron en las etapas.
Es útil para todos los candidatos escuchar qué salió bien en su entrevista y qué no salió tan bien, y si avanzaron, qué implicarán los próximos pasos.
Para ayuda en esto, consulta mi artículo sobre cómo dar retroalimentación en entrevistas.
Solicita retroalimentación
Entre entrevistas es un buen momento para pedir retroalimentación. Personalmente, no soy partidario del proceso donde envías una encuesta o formulario de retroalimentación después de cada etapa: pueden volverse tediosos.
Sin embargo, una simple pregunta en el correo donde se les notifica sobre sus comentarios o su avance a la siguiente etapa puede ser suficiente para que te den una idea de lo que les gustó y lo que no entendieron del todo.
Actualizaciones rápidas
Si necesitas algunos días o estás esperando algo en particular que retrasará la retroalimentación al candidato (ya sea su rechazo o avanzar a otra etapa), ¡háznoselo saber!
Idealmente, los candidatos deberían saber el resultado de su entrevista en unos pocos días; el objetivo es un máximo de 72 horas después de la entrevista cuando sea posible.
Sin embargo, si va a haber una demora, les envío una breve nota para reconocer que no me he olvidado de ellos, que la empresa no los está dejando sin respuesta, simplemente hay algo que nos está retrasando, sea cual sea ese motivo.
Lista de Verificación para la Entrevista
Antes de empezar, revisa lo siguiente:
- ¿Tienes una lista estándar de preguntas iniciales para hacerle a cada candidato?
- ¿Está esta lista dividida por entrevista y por entrevistador?
- ¿Cada pregunta tiene un propósito específico que se conecta con la descripción del puesto?
- ¿Tienes algunas preguntas de seguimiento pensadas?
- ¿Tienes las etapas de la entrevista estandarizadas y listas (también podrías querer ponerlas en la publicación del empleo)?
- Si es online, ¿estás en un lugar donde no serás interrumpido por otros o por ruidos de fondo?
- Si es virtual, ¿tu plataforma de entrevistas por video está actualizada y lista para usar?
- Si es presencial, ¿has reservado la sala y te has asegurado de que estás listo para recibir a la persona?
Una de las mejores formas de garantizar una excelente experiencia para el candidato es estar preparado, así que he creado una plantilla descargable para ayudarte a desglosar tus pensamientos para cada entrevista y prepararte a ti y a tu panel de entrevista.
Plantilla de Entrevista
¡Consigue tu plantilla de entrevista!
Este formulario aborda las preguntas una por una, especialmente aquellas preguntas que el responsable de contratación deja para que sean realizadas por otros miembros del panel de entrevista.
Aunque al principio esto pueda parecer largo, pronto lo harás de manera instintiva y es fundamental que todos los que entrevistan estén alineados. De lo contrario, estarás entrevistando al mismo candidato por cuestiones muy diferentes y ¡nadie puede ser todo para todos!
Mejores Prácticas de Entrevista
Un repaso de algunas de las mejores prácticas tratadas anteriormente:
- Sé claro con el objetivo: Antes de hacer cualquier cosa, ten claro el propósito de la entrevista, es decir, qué necesitas saber para ofrecerle el puesto a alguien. Esto definirá la estructura de la entrevista y las preguntas.
- Haz preguntas abiertas: Realiza preguntas abiertas (Quién, Cuándo, Cómo, Por qué, Dónde) o pide ejemplos.
- Aprovecha la tecnología: Los sistemas de seguimiento de candidatos y otros tipos de software de reclutamiento pueden ayudarte a tomar notas y evaluar a los candidatos.
- Retroalimentación oportuna: Proporciona retroalimentación oportuna y detallada de acuerdo con el avance del candidato en el proceso. Recuerda también solicitar retroalimentación.
Hacia Entrevistas Más Enfocadas y Atractivas
Una entrevista de trabajo no debería ser un enfrentamiento; puedes obtener mucho más de las personas si las tratas como lo que son: ¡personas!
Llego incluso a enviar a los candidatos consejos generales para entrevistas o sugerencias sobre lo que se cubrirá en cada etapa antes de la entrevista. Aunque no les doy las respuestas, esto ayuda a reducir la presión aún más.
Asegúrate de extender las mismas cortesías comunes a lo largo de la entrevista que podrías dar a los invitados en tu casa y muestra interés por conocerlos como individuos. Por supuesto, tampoco olvides dejar tiempo al final para que ellos puedan hacer sus preguntas.
La entrevista es tu recompensa al final de lo que puede ser un largo y agotador periodo de búsqueda de candidatos, ¡así que disfrútala!
