Cómo Entrevistar a Alguien: Guía Experta + Plantilla Gratis
En mi artículo anterior, escribí sobre la importancia de dar retroalimentación regular a los responsables de selección y a los equipos sobre el proceso de entrevistas.
Además de esto, dedico mucho tiempo a capacitar a los miembros del equipo involucrados en las entrevistas para que enfoquen sus entrevistas, al mismo tiempo que las hacen más atractivas para los candidatos.
A lo largo de los años he descubierto que, en muchos casos, podemos lograr más en menos tiempo y sin que los candidatos sientan que están siendo interrogados como en la Inquisición Española.
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Así que, sin más preámbulos, aquí tienes mi guía para crear entrevistas enfocadas y motivadoras.
¿Por qué son importantes las entrevistas?
Entrevistamos a los candidatos para evaluar sus cualificaciones, habilidades de comunicación y motivaciones, mientras verificamos la veracidad de su solicitud.
Por otro lado, las personas que buscan empleo pueden mostrar sus capacidades, comprender mejor el puesto y generar empatía con los posibles empleadores.
Ambas partes pueden aclarar expectativas, negociar condiciones y tomar decisiones informadas, reduciendo el riesgo de rotación y asegurando una buena compatibilidad.
En última instancia, el objetivo es investigar a fondo las habilidades, conductas y motivaciones necesarias y crear una experiencia positiva para el candidato, independientemente del resultado.
Cómo entrevistar a alguien: Proceso en 7 pasos
No estoy seguro de querer ponerle un número a la cantidad de personas en cuyas entrevistas he participado a lo largo de los años, y nunca hay dos iguales (lo cual es parte de la diversión).
Cualquiera que sea el cargo u organización, este es mi proceso para prepararse y realizar una entrevista efectiva:
1. Define un objetivo
El primer paso es definir un objetivo para tus entrevistas. ¿El propósito es evaluar competencias técnicas, comportamientos o ambos?
Para entenderlo, primero escribe todo lo que necesitas saber sobre una persona para poder contratarla con confianza en ese puesto. Esto servirá de base tanto para la estructura como para el contenido de la entrevista.
Ejemplo:
Buscas a un vendedor senior para ayudarte a lanzar tu producto en un nuevo mercado. Necesita tener posibles contactos con los principales clientes que buscas; ¡concéntrate en eso!
¿También buscas que esta persona eventualmente sea líder de equipo? Incluye algunas preguntas sobre ello.
¿Crees que tu producto se beneficia más de un tipo de venta que de otro? Asegúrate de entender su estilo.
Y así sucesivamente, hasta que tengas todo lo necesario para poder contratar a la persona.
A continuación, prioriza las preguntas para las cuales más necesitas respuestas, y dedica la mayor parte del tiempo en ellas. Empieza a crear las plantillas de preguntas (puedes usar las que pongo al final de este artículo como ayuda).
Dedicar tiempo a este ejercicio establecerá un marco claro de lo que buscas en cada entrevista, y podrás ser muy transparente sobre ello con los candidatos.
Además, comienza a reflexionar quién debe evaluar cada parte y cómo se va a valorar a los candidatos. Recomiendo evitar involucrar a todo el mundo (que el CEO conozca a cada candidato no necesariamente es algo de lo que presumir en la empresa... más sobre esto más adelante).
Sin embargo, por otro lado, dejar la decisión solo en manos del responsable de selección puede ser bastante problemático a largo plazo, tanto para el candidato como para la empresa.
Se trata de un equilibrio entre los riesgos de depender solo de la opinión de una persona y las decisiones por comité (y por ende, un proceso de selección largo). Mi artículo sobre contratación colaborativa profundiza en este tema y te recomiendo ver ejemplos de diagramas de flujo del proceso de selección para ver cómo podrías visualizar esto.
Ejemplo:
El puesto de responsable de implementación incluye tanto relación con el cliente como aspectos técnicos. Pide a un gerente de cuentas experimentado que evalúe lo primero, y a alguien de Producto o Ingeniería, lo segundo. Así, cada uno puede enfocarse y obtener lo mejor del candidato en su área.
2. Desarrolla la estructura de la entrevista
Una vez que hayas definido el objetivo, puedes pensar en cómo debe ser la estructura.
Normalmente recomiendo estructurar las entrevistas como un embudo, comenzando por las habilidades imprescindibles en las primeras fases y avanzando hacia las habilidades opcionales en las siguientes etapas.
Ejemplo:
- Primera etapa: Profundización en su experiencia con preguntas específicas, priorizando primero la experiencia indispensable y avanzando hacia la experiencia opcional.
- Segunda etapa: Entrevista "técnica", que puede incluir una tarea, donde se evalúan las habilidades imprescindibles y, potencialmente, se obtiene una comprensión (basada en el desempeño del candidato durante la primera entrevista) de sus habilidades deseables.
- Tercera etapa: Enfoque en la aportación a la cultura y el encaje conductual.
Al dividir la entrevista como en el ejemplo anterior, no estás restando valor a la cultura por ponerla al final, sino asegurándote de no hacer avanzar a personas que no tienen las habilidades y por lo tanto evitando perder tiempo. Esto es especialmente importante en contrataciones de nivel senior.
Además, este flujo de entrevista te permite usar las entrevistas previas para informar la profundidad de las respuestas que puedes esperar en las siguientes etapas.
Por ejemplo, supón que estás entrevistando para un puesto de controller financiero senior y tienes un candidato que en la primera etapa habló de unos informes financieros complejos que había realizado y que, casualmente, coinciden con la tarea de la segunda etapa.
Durante la tarea, esperarías que aplique la experiencia que mencionó y así puedes evaluar si realmente posee la experiencia de la que habló.
3. Preparando preguntas
Lo más probable es que ya hayas pasado por varias entrevistas, ya sea como entrevistador o entrevistado.
Es muy probable que recuerdes alguna vez en que sentiste que estabas respondiendo una pregunta que parecía irrelevante o, por el contrario, que recibiste una respuesta de un candidato que parecía como una actuación teatral.
La clave de una gran pregunta de entrevista es involucrar al candidato en una conversación.
Para conseguirlo, haz preguntas abiertas (¿Quién, Cuándo, Cómo, Por qué, Dónde?) o pide ejemplos. Esto generará respuestas más largas que aportarán mucho más valor a partir de los detalles en profundidad.
Ejemplo:
"¿Tienes experiencia con pruebas de software?" (mala) vs “¿Cuál es tu experiencia con pruebas de software?” (buena)
Utiliza estas preguntas para entender la experiencia de la persona y su manera de tomar decisiones. ¡He aprendido muchísimas cosas entrevistando a personas!
Lo siguiente más importante: pelar la cebolla, o sea, las preguntas de seguimiento.
Estas demuestran quién es experto en su campo y ayudan a que destaquen las personas con más potencial. Usualmente, si alguien está inventando una historia para fingir experiencia, se derrumban en la segunda o tercera repregunta.
Presta atención a la respuesta de la persona ante tu primera gran pregunta general y toma notas de las áreas que te gustaría interrogar si no es apropiado interrumpir. Eso hará que tus repreguntas sean más relevantes según la respuesta, pero aquí tienes algunos ejemplos de preguntas más universales:
- ¿Por qué tomaron la decisión que tomaron?
- ¿Cuáles eran otras alternativas y por qué no eran viables?
- ¿Cómo resultaron las cosas?
- ¿Qué se podría mejorar?
- ¿Cómo reaccionaron las demás personas del equipo ante la decisión?
- ¿Cómo se comunicaron con las demás personas?
Por último, sé curioso e inquisitivo—¡pero no seas la inquisición!
Ser agresivo con tus preguntas es señal de un entrevistador débil o inseguro y rara vez saca lo mejor de los candidatos si adoptas una postura "dura".
La única excepción es si esa es la cultura de tu empresa—en ese caso, por favor, sé tan agresivo como sea necesario para que los candidatos sepan en lo que se están metiendo lo antes posible.
Preguntas a evitar
Existen ciertos tipos de preguntas que a la gente le gusta hacer pero que, históricamente, casi nunca funcionan.
Preguntas trampa
Ejemplos incluyen "¿Cuántas ventanas hay en Canary Wharf?", o mi favorita personal, "¿Cuántos afinadores de pianos hay en los Países Bajos?" (esta es una pregunta que realmente me hicieron en una entrevista y que jamás olvidaré).
Supuestamente, estas preguntas tienen como objetivo comprobar las "habilidades de resolución de problemas" de la persona. Yo había visto un piano quizá dos veces en mi vida en ese momento, así que no tenía idea de cómo funcionaba el proceso de afinación.
Sin embargo, tengo muchos amigos con guitarras y simplemente afinan las suyas. Así que mi respuesta a esa pregunta fue devolver la pregunta: "¿Te refieres a personas que afinan sus propios instrumentos o profesionales?".
¡Aparentemente, al entrevistador no le gustó nada mi respuesta!
Este tipo de preguntas hacen que las personas finjan y también pueden ser muy excluyentes culturalmente. Todo lo que logran es desperdiciar valioso tiempo de entrevista que podría ser usado para hacer preguntas mejores.
Mejor alternativa:
Preséntales un pequeño escenario que probablemente enfrenten durante su tiempo en el puesto y pídeles que te expliquen cómo lo resolverían. Este es un ejemplo basado en la realidad y será más fácil de comprender para la persona candidata.
Ejemplo para una persona vendedora senior:
"¿Cómo abordarías un nuevo mercado, dominado por un par de marcas muy consolidadas, con una nueva marca desafiante de la que pocos han oído hablar?".
¡Esto incluso puede dar pie a toda una sesión de ideas!
Preguntas extravagantes
"¿Cuál es tu Pokémon inicial?" o "Si fueras un animal, ¿qué animal serías?".
Ojalá estuviera inventando esto. La pregunta de Pokémon la hizo alguien en una sesión de formación para entrevistas que, con bastante valentía, confesó que siempre hace esa pregunta.
Le pregunté por qué y dijo: "De esa respuesta sabré todo lo que necesito sobre esa persona". Siempre le estaré agradecido de que confesó esto durante la formación, así pude cortarlo de raíz. ¡Llegados a este punto, bien podrías preguntarles su signo del zodiaco!
He jugado muchos videojuegos, pero nunca Pokémon. ¿Me pregunto qué diría eso sobre mí?
Mejor alternativa:
No existe una mejor alternativa para estas. ¡Pasa de ellas y emplea tu tiempo en hacer preguntas más útiles!
Véndeme X
Siempre maldeciré a El lobo de Wall Street por haber metido la pregunta “véndeme este bolígrafo” en la cabeza de la gente como si fuera la clave de todas las ventas.
Una alternativa reciente que me encontré durante una entrevista fue cuando me pidieron vender la empresa para la que me estaban entrevistando.
Soy reclutador y se espera que sepa más de lo que aparece en la web, algo que solo se consigue estando en la empresa. ¡Si no, las personas candidatas pueden leer de la web por sí mismas!
Mejor alternativa:
"Véndeme tu producto actual o tu empresa actual".
Así puedes evaluar sus habilidades narrativas o su estilo de venta con algo en lo que deberían sentirse seguras.
Preguntas demasiado abiertas
"Cuéntame sobre ti".
"Bueno, soy de [pon aquí el país], soy Piscis, y me encanta nadar."
¿Respondí a la pregunta? - Sí. ¿Conseguiré el empleo? Por supuesto que no.
Otro ejemplo: "¿Qué problemas puedes resolver para nosotros?" - ¿Qué problemas tienen?
"¿Cuáles son tus debilidades?" - ¡Esta sí que es una pregunta débil!
Mejor alternativa:
Cuéntales sobre un problema que tengas actualmente y dialoga con ellas sobre ello. Haz una pregunta más guiada como "Cuéntame sobre tu experiencia con el proyecto X", eligiendo algo de su currículum.
Una alternativa a la pregunta de la debilidad es preguntar sobre una ocasión en la que no lograron tener éxito en algo y lo que aprendieron como resultado.
¿Por qué deberíamos contratarte?
Bueno, para eso es la entrevista, ¿no?
4. Crea un marco de evaluación
El marco de evaluación existe para asegurar que la estructura y las preguntas se apliquen de manera uniforme en cada entrevista.
Hay diferentes formas de puntuar las respuestas, por ejemplo valores numéricos (1-5 o 1-10) o puntos fuertes/pros y puntos débiles/contras.
Mi favorita es la de No rotundo, No, Sí y Sí rotundo, porque es una escala sencilla y nadie puede quedarse en terreno neutral.
Cualquiera que elijas, asegúrate de darle significado a cada puntuación para que quienes entrevistan sepan qué deben buscar.
A menos que sea una pregunta técnica específica con una respuesta correcta, el marco sirve más para que quienes entrevistan entiendan cómo debe ser una buena respuesta, no lo que sería la respuesta "correcta" de una persona candidata.
Por ejemplo, para nuestra reciente contratación de un ingeniero/a de staff, evaluamos parámetros técnicos y conductuales e identificamos 3-4 preguntas para cada uno y 3-4 habilidades/rasgos correspondientes por cada pregunta.
Uno de los criterios para la persona ingeniera de staff era entender por qué implementó ciertos frameworks, así que creamos lo siguiente para evaluar ese criterio:
- No rotundo: ningún entendimiento de los marcos implementados
- No: no hay comprensión de por qué se implementaron los marcos ni reflexión sobre qué más se podría haber considerado.
- Sí: buen entendimiento de los marcos implementados y las razones detrás de su implementación
- Sí rotundo: entendimiento muy sólido de los diferentes marcos y de por qué se puede elegir cada uno, además de ser capaz de explicar qué otras soluciones alternativas fueron consideradas y por qué no funcionaron.
5. Realiza la entrevista
En lo que respecta a la experiencia del candidato, la entrevista es el momento en el que realmente puedes marcar la diferencia—para bien o para mal.
Es aquí donde los candidatos pasan más tiempo contigo y, aunque no hayas tenido tiempo de crear una página de carreras súper llamativa con interactividad en todas partes, una experiencia de entrevista agradable puede compensarlo.
¡Eso no significa que la entrevista deba ser fácil! Los buenos candidatos de hecho prefieren entrevistas que los desafíen y les hagan reflexionar sobre su área de experiencia, así que el consejo anterior sobre cómo entrevistar de manera eficiente sigue siendo válido.
No obstante, en esta sección quiero que pongas atención a los aspectos más básicos que, cuando se hacen bien, probablemente no reciban elogios entusiastas pero, si se hacen mal, sí generarán las críticas merecidas. Así que, siempre asegúrate de:
- Presentarte y explicar qué haces en la empresa
- Si es la primera entrevista, presenta también la empresa
- Brindar el contexto sobre lo que te gustaría abordar en esta entrevista
- Reasegurar al candidato, ya sea de manera online o presencial, que si necesita hacer una pausa para tomar agua o ir al baño, puede hacerlo. Somos humanos.
- Asegurarte de haber revisado su CV previamente y contar con preguntas relevantes para él o ella
- Asegurarte de llegar a tiempo (incluso un poco antes como anfitrión)
- Llevar el control del tiempo y dar espacio al candidato para que realice preguntas
- ¡Sonreír y mostrar curiosidad por la persona que tienes enfrente!
Parece básico, pero aún veo situaciones en las que la gente olvida cualquiera de estas cosas y siempre se nota.
Saber cómo entrevistar eficazmente a alguien también incluye gestionar bien el tiempo con software de coordinación de entrevistas.
Consejos para tomar notas efectivas en entrevistas
Tomar buenas notas en una entrevista es una habilidad que tendrás que desarrollar y, me temo, no tengo atajos.
Al principio, encontraba más fácil tener un bolígrafo y papel frente a mí. Anotaba las preguntas de la entrevista y las numeraba, apuntando el número cuando surgía una nueva pregunta. Después, pasé a escribir las respuestas en el ordenador mientras avanzaba.
Ya sea en taquigrafía o en prosa completa, el objetivo es tener suficiente información sobre lo que dijo el candidato para poder fundamentar tu toma de decisión.
La mayoría de los sistemas modernos de seguimiento de candidatos (ATS) cuentan con una herramienta para ayudarte a tomar notas durante las entrevistas (puede llamarse “kit de entrevista”, “hoja de puntuación” o “formulario de retroalimentación”).
Según el ATS, es posible que también tengas estrellas o las opciones “sí”, “no” o una puntuación numérica que puedas asignar. Consulta con tu proveedor de ATS o tu equipo de reclutamiento para configurar estas opciones si te resultan valiosas.
Asegurarte de recopilar buenas notas de todos los miembros del panel de selección proporciona la mejor visión de cómo está desempeñándose cada candidato durante el proceso de reclutamiento.
Personalmente, siempre he encontrado más útil el uso de No rotundo, No, Sí y Sí rotundo.
Las puntuaciones numéricas y las estrellas suelen requerir mucho tiempo, un equipo de reclutamiento sólido y muchos ejemplos y datos de retroalimentación en entrevistas para que todos sepan distinguir, por ejemplo, una calificación de 3 versus 4 estrellas. Además, puede invitar a la subjetividad.
rnrnLa mejor práctica indica que deberías tener tu retroalimentación en el sistema y una decisión tomada dentro de las 24 horas posteriores a la entrevista. Esto es para asegurarte de recordar todo lo que ocurrió. A veces las personas pueden necesitar algo de tiempo para reflexionar y está bien, pero ha pasado tantas veces que un gerente de contratación no entrega su retroalimentación en una semana, me dice: "Necesitaba pensarlo", ¡y luego escribe comentarios sobre el candidato equivocado!rnrn6. Evalúa al candidato y toma una decisión
Evalúa al candidato utilizando tus criterios de evaluación del paso 4.
Aunque recibir retroalimentación de varias personas es beneficioso para la toma de decisiones y reducir el sesgo, como seguramente sabes, lograr un consenso grupal puede ser un reto.
La decisión debe ser tomada por una persona o grupo que puede que no comparta el sentir de algunos de los involucrados.
La decisión final debe ser respetada y permitida, bajo la comprensión de que no puede crear fricción dentro de los equipos existentes.
El equipo de contratación colaborativa debe crear una lista corta de candidatos y proporcionar retroalimentación sobre cada uno para que un gerente de contratación o un panel reflexione sobre ella.
La persona encargada de la decisión en el proceso debe poder ofrecer su opinión y una justificación para cualquier decisión que se tome.
7. Ofrece y solicita retroalimentación
La experiencia del candidato no termina en cuanto has colgado la llamada de Zoom o has acompañado al candidato a la puerta.
Los periodos entre las etapas de la entrevista o justo antes de la oferta son cruciales, así que asegúrate de sacarles el mejor provecho.
Retroalimentación oportuna
La retroalimentación es realmente importante, especialmente para los candidatos que no avanzaron en las etapas.
Es útil para todos los candidatos saber qué salió bien en sus entrevistas y qué no, y si avanzan, en qué consistirán los siguientes pasos.
Para obtener ayuda sobre esto, consulta mi artículo sobre cómo dar retroalimentación en entrevistas.
Solicita retroalimentación
Entre entrevistas es un buen momento para pedir retroalimentación. Personalmente, no soy partidario de enviar una encuesta o formulario después de cada etapa, ya que esto puede ser tedioso.
Sin embargo, una simple pregunta en el correo electrónico donde les notificas su retroalimentación o su paso a la siguiente etapa puede bastar para que te den una idea de lo que les gustó o lo que realmente no entendieron.
Actualizaciones ágiles
Si necesitas algunos días o estás esperando algo en particular que retrasará la retroalimentación al candidato (ya sea su rechazo o avanzar a diferentes etapas), ¡avísales!
Idealmente, los candidatos deben saber el resultado dentro de pocos días después de la entrevista—el objetivo debe ser un máximo de 72 horas posteriores a la entrevista, siempre que sea posible.
No obstante, si va a haber un retraso, les envío una nota rápida para reconocer que no me he olvidado de ellos, que la empresa no los está dejando en el olvido, solo que algo nos está retrasando, sea lo que sea ese motivo.
Lista de verificación para la entrevista
Antes de comenzar, revisa lo siguiente:
- ¿Tienes una lista estándar de preguntas para iniciar con cada candidato?
- ¿Esta lista está dividida por entrevista y por entrevistador?
- ¿Cada pregunta tiene un propósito específico que se conecta con la descripción del puesto?
- ¿Tienes pensadas algunas preguntas de seguimiento?
- ¿Tienes estandarizadas y configuradas las etapas de la entrevista (también puedes ponerlas en la oferta de empleo)?
- Si es en línea, ¿estás en un lugar donde no te molesten otras personas ni haya ruidos de fondo?
- Si la reunión es virtual, ¿tu plataforma de videoentrevistas está actualizada y lista para usar?
- Si es presencial, ¿has reservado la sala y te has asegurado de estar listo/a para recibir a la persona?
Una de las mejores maneras de garantizar una excelente experiencia para los candidatos es estar preparado, así que he creado una plantilla descargable para que puedas organizar tus ideas antes de cada entrevista y prepararte junto a tu panel de entrevistadores.
Plantilla de Entrevista
¡Consigue tu plantilla de entrevista!
Este formulario repasa las preguntas una por una, especialmente aquellas que el responsable de contratación delega a otros miembros del panel de entrevistadores.
Aunque al principio pueda parecer extenso, pronto lo harás de forma instintiva y es fundamental que todos los entrevistadores estén alineados. De lo contrario, acabarás entrevistando al mismo candidato por asuntos muy diferentes ¡y nadie puede ser todo para todos!
Mejores Prácticas en la Entrevista
Un recordatorio de algunas de las mejores prácticas mencionadas anteriormente:
- Claridad en el objetivo: Antes de hacer nada, ten claro el propósito de la entrevista, es decir, lo que necesitas saber para ofrecerle el puesto a alguien. Esto te ayudará a definir la estructura y las preguntas de la entrevista.
- Preguntas abiertas: Haz preguntas abiertas (Quién, Cuándo, Cómo, Por qué, Dónde) o pide ejemplos.
- Utiliza la tecnología: Los sistemas de seguimiento de candidatos y otros tipos de software de reclutamiento pueden ayudarte a tomar notas y evaluar a los candidatos.
- Retroalimentación oportuna: Proporciona comentarios detallados y a tiempo, acordes al avance del candidato en el proceso. Recuerda también pedir retroalimentación.
Hacia Entrevistas Más Focalizadas y Atractivas
Una entrevista de trabajo no debería ser un enfrentamiento; puedes obtener mucho más de las personas tratándolas, sencillamente, como personas.
Incluso suelo enviar a los candidatos consejos generales de entrevista o informarles sobre los temas que se tratarán en cada fase antes de la entrevista. Aunque no doy las respuestas, esto ayuda a reducir la presión.
Asegúrate de extender las cortesías habituales durante la entrevista, como harías con un invitado en tu casa, y muéstrate curioso por conocerlos como individuos. Por supuesto, no olvides dejar tiempo al final de la entrevista para que ellos también puedan hacer preguntas.
Entrevistar es tu recompensa al final de lo que puede ser un largo y agotador período de búsqueda de candidatos, ¡así que disfrútalo!
