13 Consejos para Incorporar Empleados Remotos de Manera Efectiva
Para los managers y miembros del equipo acostumbrados a trabajar cara a cara, el trabajo remoto presenta una serie de desafíos nuevos, entre ellos cómo incorporar a empleados remotos. Es algo a lo que he tenido que adaptarme desde que me uní a People Managing People.
Imaginemos que hoy es el primer día de un nuevo empleado. ¿Cómo puedes asegurarte de que se sienta al 100% como en casa cuando ellos—y el resto de tu personal—no se cruzarán en los pasillos ni podrán romper la jornada laboral con charlas informales? ¿Cómo puedes hacer que la incorporación sea personal y significativa para los nuevos trabajadores remotos, especialmente cuando contratas a trabajadores internacionales?
Esta guía te proporcionará consejos clave para mejorar tu proceso de incorporación virtual y te ayudará a definir cómo se ve el éxito para tu organización, aunque la manera en que midas el éxito de la incorporación puede variar.
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Rediseña tu Proceso de Incorporación Existente
Un informe del Boston Consulting Group señala que las empresas con estrategias de incorporación efectivas tienen 2,5 veces más crecimiento en ingresos que sus contrapartes.
Si recientemente has pasado a un entorno de trabajo remoto, es momento de revisar las descripciones de los puestos, tu proceso de preincorporación, correos de bienvenida y manuales para incorporar más políticas de trabajo remoto, incluyendo la integración de horarios más flexibles cuando sea posible.
Un plan de incorporación remoto tendrá un conjunto de prioridades completamente diferente al original, que probablemente fue diseñado para un entorno tradicional presencial. También vale la pena analizar cómo podrías adaptar la experiencia para incorporar a contratistas independientes frente a empleados como parte de este proceso.
Haz que tu Manual del Empleado Sea Compatible con el Trabajo Remoto
Si aún no lo has hecho, es momento de optimizar tu manual del empleado para que sea fácilmente accesible en formato digital. Aquí tienes algunos consejos para agilizar ese proceso:
- Mantén las políticas más importantes en un solo paquete PDF, junto con formularios esenciales o enlaces para impuestos y beneficios.
- Utiliza enlaces para remitir a normativas y recursos.
- Usa un software de manual para empleados dedicado para simplificar las actualizaciones de políticas (esto ayuda a que tu manual nunca quede desactualizado).
- Incluye enlaces a recursos multimedia (incluyendo seminarios web y módulos digitales especializados) para ofrecer información adicional.
Si tu actual manual del empleado es tan extenso que podría abrumar a tus nuevos compañeros, considera crear un manual condensado para nuevas contrataciones que les ayude a orientarse sin provocarles una sobrecarga de información.
Analiza tu Programa de Incorporación Actual
La incorporación de trabajadores en equipos remotos es una gran oportunidad para examinar los procesos existentes y hacer ajustes. Deberás considerar:
- ¿Qué incluye tu plan actual de incorporación de empleados?
- ¿Qué tan bien funciona tu proceso de incorporación actual?
- ¿Qué han considerado útil otros empleados?
- ¿Hay elementos que los empleados han encontrado abrumadores, o poco útiles?
- ¿Tienes una lista de verificación digital para la incorporación disponible?
- ¿Qué se pierde de la manera antigua para que las personas se sientan cómodas?
- ¿Ha cambiado la transición al trabajo remoto la cultura de tu empresa?
- ¿Qué hace que todos los empleados se sientan realmente valorados?
- ¿Has incorporado elementos divertidos, como encuentros informales o actividades de team building?
A medida que respondas estas preguntas, empezarás a identificar las áreas más débiles de tu proceso de incorporación que podrían necesitar algunos ajustes para funcionar con el personal remoto.
Aborda los Desafíos Comunes del Trabajo Remoto
El tipo y la magnitud de los desafíos que enfrentan trabajadores remotos y managers depende, en cierta medida, de qué tan acostumbrados estén los miembros del equipo a trabajar en línea.
Las dificultades más comunes que todos pueden enfrentar con el trabajo remoto incluyen:
- Falta de productividad o exceso de trabajo
- Falta de camaradería
- Comunicar de manera clara las políticas y procedimientos de la empresa
- Gestionar la documentación de RRHH, como inscribirse para el depósito directo
- Desafíos de videoconferencias, incluido el cansancio
- Un nuevo empleado puede no sentirse motivado para hablar con otros empleados
- Herramientas y/o estructura de capacitación deficientes
- Indisponibilidad de la gerencia
- Falta de conexión inmediata y presencial
- Falta de señales no verbales en las conversaciones
- Falta de flexibilidad en la programación.
Los nuevos empleados con experiencia en el entorno laboral, ya sea virtual o presencial, probablemente tendrán ciertos estilos y hábitos de trabajo establecidos.
Los directivos deberían conversar sobre este tema, clarificando las preferencias de estilo de trabajo y de horario durante la fase de incorporación.
Aclarar expectativas durante la incorporación
Los entornos virtuales suelen generar una falta de límites entre el hogar y el trabajo, y los empleados pueden tener dificultades para mantener un equilibrio saludable entre vida y trabajo, ya sea trabajando poco o encontrando difícil "desconectarse".
Implementar software de reclutamiento puede ayudar en este aspecto automatizando y agilizando el proceso de contratación remota, asegurando que las nuevas contrataciones remotas estén bien adaptadas al entorno de trabajo remoto y comprendan la importancia de mantener este equilibrio.
Las expectativas sobre programación, comunicación y productividad pueden convertirse en un problema más adelante si no se abordan desde el principio.
Por eso los directivos deben definir expectativas y ser lo más específicos posible sobre la estructura y los límites durante la fase de incorporación.
Esto podría ser tan sencillo como:
- Programar una reunión diaria o semanal fija de control
- Aclarar las horas específicas en que se espera que los empleados estén en línea
- Compartir los plazos estándar para proyectos y tareas
- Confirmar los canales de comunicación más apropiados y fiables para situaciones concretas
Aquí tienes algunos consejos adicionales para mejorar el equilibrio vida-trabajo de tus empleados.
Consejos para ayudar a empleados remotos a sentirse comprometidos y conectados
Ofrecer un entorno realmente de apoyo a los nuevos empleados, especialmente bajo condiciones como una pandemia global, es más esencial que nunca.
Aquí compartimos algunas consideraciones adicionales sobre cómo incorporar empleados remotos para que se sientan cómodos, comprometidos e inspirados.
Con estas sugerencias, asegúrate de ofrecer suficientes oportunidades para que los empleados reflexionen sobre su propia experiencia virtual a medida que avanzan. Solicita comentarios de manera regular y anímales a llevar un registro personal o diario para hacer seguimiento de su progreso.
Aquí tienes una lista de verificación de mejores prácticas de incorporación para ayudarte a mantener el rumbo cuando des la bienvenida a empleados remotos.
1. Pregunta qué funciona
Si quieres entender cómo incorporar empleados remotos de manera eficaz, ¡pregunta! Pregunta a tu equipo, a una organización asociada o a cualquiera a quien hayas incorporado previamente.
Si llevas un tiempo trabajando en un equipo remoto, probablemente ya tengas algunas preferencias de comunicación establecidas. Desde el principio, aclara:
- Canales de comunicación preferidos
- Consideraciones de zona horaria
- Herramientas de gestión y acceso de documentos
- La cultura laboral virtual y la estructura organizativa
- Preparar a la nueva persona con la tecnología adecuada
- Herramientas preferidas de gestión de proyectos
- Expectativas sobre programación y productividad
- Gestión del tiempo y del bienestar
- Curvas de aprendizaje en torno a tecnología, software y otras herramientas
Asegúrate de que el nuevo empleado disponga de suficientes recursos e información sin saturarle.
Lectura relacionada: 10 mejores software para trabajo remoto para equipos distribuidos
2. Planifica a largo plazo
Puedes tener un plan de incorporación que abarque una semana, un mes o hasta tres meses (si no lo tienes, aquí te mostramos cómo escribir uno). Pero ten en cuenta que, cuando aprendes cómo incorporar empleados remotos, probablemente necesitarán más acompañamiento a largo plazo.
Puedes incluir esto en un calendario habitual, pero asegúrate de contactar y hacer seguimiento regularmente más allá de cualquier plan formal.
3. Establece objetivos clave para la incorporación
En un entorno remoto, la inclusión, el empoderamiento y el bienestar son temas que pueden tener un papel más relevante. Puede que necesites formalizar cosas que antes eran informales, como incorporar cafés virtuales, para establecer rutinas saludables y fomentar la participación.
Asegúrate de que los miembros virtuales del equipo comprendan su rol y su aporte a la visión y misión de la empresa como parte de la orientación para nuevos empleados.
4. Mantente con seguimientos periódicos
Si aún haces el tipo tradicional de evaluaciones de desempeño, quizás sea momento de cambiar por reuniones más frecuentes y menos formales.
Pide a tu nuevo empleado que te cuente cómo le va y asegúrate de que se sienta seguro tanto en su papel social como en cuanto a expectativas y tareas.
Esto probablemente implicará varias videollamadas, incluyendo otros miembros relevantes del equipo.
La idea aquí es asegurarte de que sientan auténtica felicidad y motivación (¡por supuesto esto se aplica a todos, no solo a los nuevos integrantes del equipo!)
5. Formaliza las actividades “informales”
Pertenencia y colaboración deben ser objetivos clave aquí.
No importa si ya tienes procesos internos de incorporación establecidos y alineados con una plataforma de software para onboarding, entender cómo incorporar empleados remotos requiere un real enfoque en diseñar intencionadamente estructuras sociales y de aprendizaje, básicamente “ubicando” a las personas en espacios específicos para que se conecten y colaboren automáticamente.
Establece estructuras (piensa en ellas como salas literales) que sirvan como espacios de reunión con un propósito específico.
Asegúrate de que cuenten con los recursos adecuados, para que puedan:
- Aprender por sí mismos y junto a otros
- Consolidar un sentido de empoderamiento en su rol
- Sentirse parte del equipo
- Colaborar fácilmente con otros.
Antes la gente podía charlar en la sala de descanso u otros entornos casuales, pero esto ya no ocurre de forma natural en contextos remotos.
Por eso, organiza juegos y actividades para asegurar la interacción y comodidad de todos (esto aplica para toda la plantilla).
Las actividades de integración deben ser algo con lo que el nuevo empleado se sienta cómodo y que no resulten excesivamente pesadas. También deberían ser “de alto contacto”, es decir, personales y divertidas.
6. Crea espacios de conversación centrados en el bienestar
Algunas empresas han creado documentos en los que pueden informarse sobre el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, incluyendo aspectos como nutrición y objetivos de sueño, además de las metas profesionales.
Otra sugerencia es emplear una aplicación de salud o productividad con un componente social y lograr que los miembros del equipo se conecten a través de la app.
Puedes ver esto como un sustituto de una clase de yoga en la hora del almuerzo o un seminario de bienestar, pero con mayor énfasis en conectar de manera orgánica.
La idea aquí no es presionar a las personas a compartir información personal de salud, sino fomentar y apoyar el equilibrio entre vida personal y laboral a medida que se adaptan al trabajo desde casa.
7. Crea y facilita espacios virtuales para formación y apoyo
La principal forma de capacitar e incorporar empleados remotos será mediante videollamadas y vídeos instructivos. También deberías incluir temas como bienestar, productividad y organización del tiempo.
Por ejemplo, si utilizas una herramienta colaborativa como Slack, puedes crear uno o varios canales dedicados específicamente a temas de formación y productividad. Puede que quieras designar a alguien para gestionar cada uno de estos canales y mantenerlos activos.
Incluso contar con un “coach” que supervise el canal puede ayudar a que todo el equipo se mantenga en camino. Por ejemplo, podrían usar un canal para enviar preguntas de seguimiento como:
- ¿Cuál es tu actividad favorita para desconectar durante 5 minutos?
- ¿Cuál es tu mejor consejo para ser productivo?
- ¡Comparte tu video gracioso favorito!
El objetivo aquí es fomentar un ambiente de oficina virtual donde tanto managers como miembros del equipo ofrezcan recursos y apoyo de forma constante. Esto ayudará a que los nuevos empleados establezcan rutinas regulares y se sientan más cómodos a medida que se adaptan.
8. Crea un Documento Compartido para Preguntas
Se puede crear un único documento de Google donde las personas apunten preguntas, notas y respuestas. Compártelo con quienes confíes para brindar al nuevo empleado buenas preguntas, y asegúrate de que el nuevo empleado sepa cómo notificar a los demás si tiene algo urgente.
Asegúrate de mantener esto de manera sencilla y ligera—las conversaciones serias deben reservarse para videollamadas personales.
9. Asigna un Compañero de Integración a los Nuevos Empleados
Un compañero de integración es una persona que tiene la disponibilidad para ser tanto un contacto accesible y amigable para la nueva persona, como el conocimiento suficiente para ofrecer orientación sobre el puesto.
Este artículo de Harvard Business Review destaca la efectividad de tener un “compañero de integración”. Los autores, que implementaron este programa en Microsoft, encontraron que los nuevos empleados que contaban con un compañero se sentían un 23% más satisfechos con su proceso de integración que quienes no lo tenían tras la primera semana. Además, una mayor frecuencia de reuniones con el compañero correlacionaba con una productividad superior.
Esto puede ser beneficioso para ambos, ya que el compañero tiene la oportunidad de asumir un rol de liderazgo y enseñanza.
Asegúrate de que el compañero dispone de tiempo y que sea claro con el nuevo integrante acerca de los límites. Idealmente, también debe ser alguien con conocimiento claro acerca del rol de la persona que se está incorporando.
10. Crea un Canal de Bienvenida para Que los Nuevos Empleados se Sientan Parte del Equipo
Si utilizas una herramienta de gestión de proyectos como Slack, un canal de bienvenida es una excelente forma de establecer una conexión entre la nueva persona y el resto del equipo.
Incluye una biografía como presentación e implementa una rutina de mensajes de bienvenida con una lluvia de “gifs”. ¡Te sorprenderá lo fácil que es animar a la conversación con unas imágenes animadas!
Utiliza este canal como punto de partida para coordinar presentaciones entre personas con roles o intereses similares. Anima a algunos miembros del equipo a iniciar charlas 1:1 con la nueva persona.
¡La única “regla” real es que este espacio sea completamente informal y divertido!
11. Fomenta las Conexiones Entre Colegas
Si bien muchas personas disfrutan trabajar desde la comodidad de su hogar, el aislamiento que conlleva el trabajo remoto puede ser una gran barrera tanto para el compromiso social como para la productividad.
Es normal que los nuevos empleados se sientan incómodos y cometan errores durante las primeras semanas y meses en su puesto, e incluso que algunas personas se retraigan si no están cómodas en un entorno remoto.
Las personas líderes y los demás miembros del equipo deben esforzarse especialmente en contactar a los nuevos empleados durante la fase de incorporación, ¡pero no tiene por qué ser algo formal! A continuación, sugerimos algunas ideas creativas.
Liderar equipos virtuales mediante seguimientos regulares garantiza que las nuevas personas se sientan conectadas pese a trabajar a distancia.
12. Hazlo Divertido con Multimedia
Cuando se incorpora personal nuevo en remoto, probablemente se cansarán de las videollamadas y los vídeos de formación, así que es importante ofrecer otras oportunidades para conectar con otras personas.
Plantéate organizar encuentros para tomar café, happy hours o videollamadas informales, incluyendo actividades para romper el hielo y juegos sencillos siempre que puedas.
Aquí tienes algunas sugerencias:
- Comparte listas de reproducción de Spotify
- Habla sobre una foto o una obra de arte favorita
- Envía regalos sorpresa por correo postal y haz que todos los abran en una reunión
- Organiza una noche de películas o un club de lectura para empleados
- Considera juegos basados en Pictionary o Words with Friends
- Considera un programa de gamificación que se adapte a la cultura de tu empresa y a las metas de los empleados.
13. Automatiza las tareas mundanas para que puedas centrarte en lo divertido
Automatizar las tareas repetitivas de onboarding libera tiempo para que los equipos de RR. HH. se centren en crear experiencias atractivas y creativas para las nuevas incorporaciones.
Al encargarte de procesos rutinarios como la recopilación de documentos, el seguimiento de tareas y los recordatorios por correo electrónico, puedes dar prioridad a las actividades que fomentan las conexiones, refuerzan la cultura de la empresa y hacen que el onboarding sea agradable para todos.
El software de workflow de RR. HH. puede automatizar tus tediosas tareas administrativas, como:
- Recopilación de documentos: Solicita y almacena automáticamente la documentación de los empleados.
- Asignación de tareas: Asigna tareas de onboarding a los interesados relevantes.
- Correos de bienvenida: Envía mensajes personalizados a las nuevas incorporaciones de forma automática.
- Programación de formación: Automatiza la reserva y los recordatorios para sesiones de formación.
- Reconocimiento de políticas: Supervisa la finalización de la firma del manual y las políticas.
- Acceso a sistemas: Automatiza la configuración de cuentas y permisos de software.
- Seguimiento del progreso: Supervisa automáticamente la finalización de tareas y los hitos del onboarding.
- Recopilación de feedback: Programa y envía encuestas de onboarding para obtener comentarios sobre el proceso.
Elimina esas tareas para poder centrarte en los tipos de interacciones que el software no puede manejar: crear conexiones significativas y hacer que perduren.
Si necesitas consejos sobre cómo elegir el mejor software de onboarding, también podemos ayudarte con eso.
El onboarding define la experiencia del empleado
El onboarding es uno de los principales retos de la gestión de empleados remotos.
Establecer una experiencia de onboarding remoto exitosa es un reto reciente en el área de RR. HH., por lo que no es raro que los profesionales de RR. HH. sigan buscando respuestas al respecto. Hacer un curso de onboarding para empleados te ayudará a estar al día con las últimas tendencias y técnicas para el onboarding de trabajadores remotos.
Una vez que hayas establecido un proceso de onboarding remoto, puedes tomar partes de él para inspirar el onboarding de contratistas independientes también.
Nutrir tu mejor talento desde el principio hará que se sientan importantes y valorados, sentando las bases para una alta satisfacción y un sentimiento de pertenencia. Si deseas profundizar, este artículo ofrece aún más consejos para optimizar tu proceso de onboarding de principio a fin.
También puedes apoyarte en un empleador registrado o una organización profesional de empleadores para encargarte de gran parte del aspecto administrativo y garantizar que cumplas con la normativa.
