13 consejos para incorporar eficazmente a empleados remotos
Para los gerentes y miembros del equipo acostumbrados a trabajar cara a cara, el trabajo remoto plantea toda una serie de nuevos desafíos, entre ellos cómo incorporar a los empleados remotos. Es algo a lo que he tenido que adaptarme desde que me uní a People Managing People.
Supongamos que es el primer día de un nuevo empleado. ¿Cómo te aseguras de que se sienta completamente como en casa cuando ni él ni el resto del personal se cruzarán en los pasillos ni interrumpirán la jornada laboral para charlar junto al dispensador de agua? ¿Cómo puedes hacer que la incorporación sea personal y significativa para los nuevos trabajadores remotos, especialmente al contratar trabajadores internacionales?
Esta guía te proporcionará consejos clave para mejorar tu proceso de incorporación virtual y te ayudará a definir cómo es el éxito para tu organización, aunque la manera en que mides el éxito de la incorporación puede variar.
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Reestructura tu proceso de incorporación actual
Un informe del Boston Consulting Group descubrió que las empresas con estrategias de incorporación eficaces tienen un crecimiento de los ingresos 2,5 veces mayor que sus homólogas.
Si recientemente has adoptado un entorno de trabajo remoto, es hora de revisar las descripciones de los puestos, tu proceso de preparación previa a la incorporación, los correos electrónicos de bienvenida y los manuales para incorporar más políticas de trabajo remoto, incluidos horarios más flexibles cuando sea posible.
Un plan de incorporación remota tendrá un conjunto de prioridades completamente diferente al original, que probablemente fue diseñado para un entorno de oficina tradicional y presencial. También vale la pena analizar cómo podrías adaptar la experiencia para incorporar a contratistas independientes frente a empleados como parte de este proceso.
Haz que tu manual del empleado sea adecuado para el trabajo remoto
Si aún no lo has hecho, es hora de simplificar tu manual del empleado para convertirlo en un recurso accesible digitalmente. Aquí tienes algunos consejos para simplificar ese proceso:
- Mantén las políticas más importantes en un único paquete PDF, junto con los formularios o enlaces importantes relacionados con los impuestos y los beneficios.
- Usa enlaces para consultar normativas y recursos.
- Utiliza un software específico para manuales del empleado que simplifique las actualizaciones de las políticas (esto ayuda a garantizar que tu manual del empleado nunca quede desactualizado).
- Inserta enlaces a recursos multimedia (incluidos seminarios web y módulos digitales específicos) para compartir información adicional.
Si tu manual del empleado actual es tan extenso que podría abrumar a tus nuevos compañeros, considera crear un manual del empleado condensado para nuevas contrataciones que les ayude a orientarse sin provocar una sobrecarga de información.
Analiza tu programa de incorporación actual
La incorporación de trabajadores en equipos remotos ofrece una gran oportunidad para examinar los procesos de incorporación actuales y realizar ajustes. Deberás tener en cuenta:
- ¿Qué incluye tu plan actual de incorporación de empleados?
- ¿Qué tan bien funciona tu proceso actual de incorporación?
- ¿Qué han considerado útil otros empleados?
- ¿Hay elementos que los empleados hayan considerado abrumadores o poco útiles?
- ¿Tienes implementada una lista de verificación digital de incorporación?
- ¿Qué falta de las antiguas formas de ayudar a las personas a sentirse cómodas?
- ¿Ha cambiado la transición al trabajo remoto la cultura de tu lugar de trabajo?
- ¿Qué hace que todos los empleados se sientan realmente valorados?
- ¿Has incorporado actividades divertidas, como encuentros para conocerse o actividades de formación de equipos?
A medida que empieces a responder estas preguntas, comenzarás a identificar las áreas más débiles de tu proceso de incorporación que podrían necesitar algunos ajustes para funcionar con el personal remoto.
Aborda los desafíos habituales del trabajo remoto
El tipo y el alcance de los desafíos a los que se enfrentan los trabajadores y gerentes remotos dependen, hasta cierto punto, de lo acostumbrados que estén los miembros del equipo a trabajar en línea.
Entre las dificultades habituales que todos pueden afrontar con el trabajo remoto se incluyen:
- Falta de productividad o exceso de trabajo
- Falta de compañerismo
- Comunicar claramente las políticas y los procedimientos de la empresa
- Gestionar el papeleo de recursos humanos, como inscribirse en el depósito directo
- Dificultades con las videoconferencias, incluida la fatiga
- Es posible que un empleado nuevo no se sienta motivado para hablar con otros empleados
- Herramientas o estructura de capacitación deficientes
- Falta de disponibilidad de la gerencia
- Falta de conexión inmediata cara a cara
- Falta de señales no verbales en las conversaciones
- Falta de flexibilidad en los horarios.
Los empleados nuevos con experiencia laboral, ya sea virtual o presencial, probablemente tendrán algunos estilos y hábitos de trabajo establecidos.
Los gerentes deberían conversar sobre esto y aclarar las preferencias de estilo y horario de trabajo durante la fase de incorporación.
Aclarar las expectativas durante la incorporación
Los entornos virtuales suelen venir acompañados de una falta de límites entre el hogar y el trabajo, y a los empleados puede resultarles difícil mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, ya sea porque no trabajan lo suficiente o porque les resulta difícil “desconectarse”.
Implementar un software de contratación puede ayudar en este aspecto al automatizar y agilizar el proceso de contratación remota, garantizando que las nuevas contrataciones remotas sean adecuadas para el entorno de trabajo remoto y comprendan la importancia de mantener este equilibrio.
Las expectativas en torno a los horarios, la comunicación y la productividad podrían convertirse en un problema más adelante si no se abordan de inmediato.
Por eso, los gerentes deben establecer expectativas y ser lo más específicos posible sobre la estructura y los límites durante la fase de incorporación.
Esto podría ser tan sencillo como:
- Programar una reunión diaria o semanal de seguimiento
- Aclarar las horas específicas durante las cuales se espera que los empleados estén conectados
- Compartir los plazos estándar para proyectos y tareas
- Confirmar los canales de comunicación más adecuados y fiables para situaciones específicas
A continuación, encontrarás algunos consejos adicionales para mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de tus empleados.
Consejos para ayudar a los empleados remotos a sentirse comprometidos y conectados
Ofrecer un entorno verdaderamente favorable a los empleados nuevos, especialmente en condiciones como las de una pandemia mundial, es más esencial que nunca.
A continuación, se presentan algunas consideraciones adicionales sobre cómo incorporar a los empleados remotos para que se sientan cómodos, comprometidos e inspirados.
Con estas sugerencias, asegúrate de ofrecer a los empleados amplias oportunidades para reflexionar sobre su propia experiencia virtual a medida que avanzan. Pide comentarios con regularidad y anímalos a llevar un registro personal o un diario para hacer un seguimiento de su progreso.
Aquí tienes una lista de comprobación de las mejores prácticas de incorporación para ayudarte a mantener el rumbo al dar la bienvenida a empleados remotos.
1. Pregunta qué funciona
Si quieres entender cómo incorporar eficazmente a los empleados remotos, ¡solo tienes que preguntar! Pregúntale a tu equipo, a una organización asociada o a cualquier persona a la que hayas incorporado anteriormente.
Si llevas un tiempo trabajando en un equipo remoto, probablemente ya tengas algunas preferencias de comunicación establecidas. Desde el principio, aclara lo siguiente:
- Canales de comunicación preferidos
- Consideraciones sobre las zonas horarias
- Herramientas de gestión y acceso a documentos
- La cultura y la estructura organizativa del lugar de trabajo virtual
- Configurar al nuevo empleado con la tecnología adecuada
- Herramientas de gestión de proyectos preferidas
- Expectativas en torno a los horarios y la productividad
- Gestión del tiempo y del bienestar
- Curvas de aprendizaje relacionadas con la tecnología, el software y otras herramientas
Asegúrate de que el nuevo empleado tenga suficientes recursos e información sin abrumarlo.
Lectura relacionada: Los 10 mejores programas de trabajo remoto para equipos distribuidos
2. Planifica a largo plazo
Puede que ya tengas un plan de incorporación que abarque desde una semana hasta un mes o tres meses (si no lo tienes, aquí te explicamos cómo redactar uno). Pero ten en cuenta que, cuando estés aprendiendo a incorporar empleados remotos, probablemente necesitarán más apoyo de ahora en adelante.
Puedes integrar esto en un calendario habitual, pero asegúrate de contactar con ellos y hacer un seguimiento con regularidad más allá de cualquier plan formal.
3. Establece algunos objetivos clave de incorporación
En un entorno remoto, la inclusión, el empoderamiento y el bienestar son aspectos que pueden cobrar mayor importancia. Es posible que tengas que formalizar cuestiones que antes solían ser informales, como incorporar charlas virtuales para tomar un café, con el fin de establecer rutinas sólidas y fomentar la participación.
Asegúrate de que los miembros del equipo virtual comprendan su función y sus contribuciones a la visión y la misión de la empresa como parte de la orientación para nuevos empleados.
4. Mantén un seguimiento periódico
Si todavía realizas las evaluaciones tradicionales del rendimiento de los empleados, quizá sea el momento de transformarlas en reuniones más frecuentes y menos formales.
Pregunta a tu nuevo empleado cómo se encuentra y asegúrate de que se sienta seguro tanto en su función social como en lo que respecta a sus expectativas y actividades.
Esto probablemente implicará una serie de videollamadas en las que participen otros miembros relevantes del equipo.
La idea es asegurarte de que se sienta realmente feliz y motivado (¡por supuesto, esto se aplica a todos, no solo a los nuevos miembros del equipo!).
5. Formaliza las actividades “informales”
El sentido de pertenencia y la colaboración deberían ser objetivos clave en este caso.
Tanto si tienes procesos internos de incorporación configurados y alineados con una plataforma de software de incorporación como si no, comprender cómo incorporar empleados remotos requiere centrarse realmente en diseñar de manera intencionada estructuras sociales y de aprendizaje, básicamente “colocando” a las personas en entornos específicos para que conecten y colaboren automáticamente.
Establece estructuras (piensa en ellas como salas reales) que sean esencialmente lugares de reunión con un propósito.
Asegúrate de que dispongan de los recursos adecuados para poder:
- Aprender por su cuenta y junto con otras personas
- Desarrollar un sentido de empoderamiento en su función
- Sentir que forman parte del equipo
- Colaborar fácilmente con otras personas.
Antes, las personas podían conversar en la sala de descanso o en otros contextos espontáneos, pero esto no ocurrirá de forma natural en entornos remotos.
Por eso, organiza juegos y actividades similares para asegurarte de que las personas interactúen y se sientan cómodas (esto se aplica a todo el personal).
Las actividades de participación deberían ser algo con lo que tu nuevo empleado se sienta cómodo y que no resulte demasiado complicado. También deberían ser “de mucho contacto”: personales y divertidas.
6. Establece espacios de conversación centrados en el bienestar
Algunas empresas han implementado documentos que incluyen campos para informar sobre el equilibrio general entre la vida laboral y personal, incluidos temas como la nutrición y los objetivos de sueño, además de los objetivos profesionales.
Otra sugerencia es utilizar una aplicación de salud o productividad con un componente social y conseguir que los miembros del equipo conecten a través de ella.
Podrías considerarlo un sustituto de una clase de yoga a la hora del almuerzo o de un seminario sobre bienestar, pero con mayor énfasis en conectar de forma espontánea.
La idea no es presionar a las personas para que revelen información personal sobre su salud, sino fomentar y apoyar el equilibrio entre la vida laboral y personal mientras se adaptan a trabajar desde casa.
7. Cree y facilite espacios virtuales para la capacitación y el soporte
La principal forma en que capacitará y dará la bienvenida a los empleados remotos será mediante videollamadas y videos instructivos. También debe incluir temas como el bienestar, la productividad y la organización de horarios.
Por ejemplo, si utiliza una herramienta colaborativa como Slack, podría crear uno o más canales dedicados específicamente a temas de capacitación y productividad. Puede que quiera designar a alguien para gestionar cada uno de estos canales y mantenerlos activos.
Incluso contar con un «mentor» que revise el canal puede ayudar a que todo el equipo se mantenga encaminado. Por ejemplo, podría utilizar un canal para enviar preguntas de seguimiento como:
- ¿Cuál es su actividad favorita para un descanso de 5 minutos?
- ¿Cuál es su mejor consejo para aumentar la productividad?
- ¡Comparta su video divertido favorito!
El objetivo aquí es fomentar un entorno de oficina virtual en el que los responsables y los miembros del equipo ofrezcan recursos y apoyo de forma constante. Esto ayudará a los nuevos empleados a establecer rutinas habituales y a sentirse más cómodos mientras se adaptan.
8. Cree un documento compartido para las preguntas
Se puede configurar un único documento de Google para que las personas anoten preguntas, notas y respuestas. Compártalo con cualquier persona en quien confíe para plantear preguntas pertinentes al nuevo empleado y asegúrese de que este entienda cómo avisar a los demás si tiene algo urgente.
Asegúrese de mantener este asunto objetivo y ligero; las conversaciones serias deben reservarse para las videollamadas presenciales.
9. Asigne un compañero de incorporación a los nuevos empleados
Un compañero de incorporación es una persona que tiene la disponibilidad necesaria para ser tanto un contacto amistoso de referencia para el nuevo empleado como alguien con los conocimientos necesarios para ofrecer orientación relacionada con el trabajo.
Este artículo de Harvard Business Review destaca la eficacia de contar con un «compañero de incorporación». Los autores, que implementaron un programa de compañeros en Microsoft, descubrieron que, después de la primera semana, los nuevos empleados que tenían compañeros estaban un 23% más satisfechos con la incorporación que las personas contratadas sin uno. Además, una mayor productividad se correlacionaba con reuniones más frecuentes con su compañero.
Esto puede ser beneficioso para ambas partes, ya que el compañero tiene la oportunidad de actuar como líder y profesor.
Asegúrese de que el compañero tenga tiempo y de que deje claros los límites al nuevo miembro del equipo. Lo ideal es que también sea alguien que conozca claramente las funciones del nuevo empleado.
10. Cree un canal de bienvenida para que los nuevos empleados se sientan parte del equipo
Si utiliza una herramienta de gestión de proyectos como Slack, un canal de bienvenida es una excelente forma de establecer una conexión entre el nuevo empleado y el resto del equipo.
Incluya una biografía a modo de presentación y establezca una rutina de mensajes para dar la bienvenida a los nuevos empleados con una «avalancha» de GIF. ¡Puede que le sorprenda lo fácil que es conseguir que las personas conversen con unas cuantas imágenes animadas!
Utilice este canal como punto de partida para coordinar presentaciones entre personas con funciones o intereses similares. Anime a algunos miembros del equipo a iniciar conversaciones individuales con el nuevo empleado.
La única «regla» real es mantener este espacio completamente informal y divertido.
11. Cree conexiones entre colegas
Aunque a muchas personas les puede gustar trabajar desde la comodidad de su hogar, el aislamiento que acompaña al trabajo remoto puede ser una gran barrera tanto para la interacción social como para la productividad.
Es inevitable que los nuevos empleados se sientan incómodos y cometan errores durante las primeras semanas y meses de un trabajo, y algunos pueden retraerse si no se sienten cómodos en un entorno de trabajo remoto.
Los líderes y demás miembros del equipo deben esforzarse especialmente por ponerse en contacto con los empleados nuevos con la mayor frecuencia posible durante la fase de incorporación, pero esto no tiene que ser una actividad formal. A continuación, hemos recopilado algunas sugerencias creativas.
Liderar equipos virtuales mediante controles periódicos garantiza que los nuevos empleados se sientan conectados a pesar de trabajar de forma remota.
12. Hazlo divertido con contenido multimedia
Al incorporar a nuevos empleados remotos, probablemente se cansen de las reuniones de Zoom y los vídeos de formación, por lo que es importante ofrecer otras oportunidades para conectar con los demás.
Considera organizar reuniones para tomar café, una hora feliz u otras videollamadas informales, incorporando actividades para romper el hielo y juegos sencillos cuando sea posible.
Aquí tienes algunas sugerencias:
- Compartir listas de reproducción de Spotify
- Hablar sobre una fotografía o una obra de arte favorita
- Enviar regalos sorpresa por correo postal y hacer que todos los abran durante una reunión
- Establecer una noche de cine o un club de lectura para empleados
- Considerar juegos basados en Pictionary o Words with Friends
- Considerar un programa de gamificación que se adapte a la cultura de tu empresa y a los objetivos de los empleados.
13. Automatiza las tareas rutinarias para poder centrarte en la diversión
Automatizar las tareas repetitivas de incorporación libera tiempo para que los equipos de HR se centren en crear experiencias atractivas y creativas para las nuevas contrataciones.
Al encargarte de procesos rutinarios como la recopilación de documentos, el seguimiento de tareas y los recordatorios por correo electrónico, puedes dar prioridad a las actividades que crean vínculos, fomentan la cultura de la empresa y hacen que la incorporación sea agradable para todos.
El software de flujos de trabajo de HR puede automatizar tus aburridas tareas administrativas, como:
- Recopilación de documentos: Solicitar y almacenar automáticamente la documentación de los empleados.
- Asignación de tareas: Asignar tareas de incorporación a las partes interesadas pertinentes.
- Correos electrónicos de bienvenida: Enviar automáticamente mensajes personalizados a las nuevas contrataciones.
- Programación de la formación: Automatizar la reserva y los recordatorios de las sesiones de formación.
- Confirmación de políticas: Realizar un seguimiento de la finalización y aceptación del manual y las políticas.
- Acceso a los sistemas: Automatizar la configuración de cuentas y permisos de software.
- Seguimiento del progreso: Supervisar automáticamente la finalización de tareas y los hitos de incorporación.
- Recopilación de comentarios: Programar y enviar encuestas de incorporación para obtener comentarios sobre el proceso.
Deja esas tareas resueltas para poder centrarte en los tipos de interacciones que el software no puede gestionar: crear conexiones significativas y conseguir que perduren.
Si necesitas consejos sobre cómo elegir el mejor software de incorporación, también podemos ayudarte con eso.
La incorporación define la experiencia del empleado
La incorporación es uno de los principales desafíos de gestionar empleados remotos.
Establecer una experiencia de incorporación remota satisfactoria es un desafío relativamente nuevo en el ámbito de los recursos humanos, por lo que no es raro que los profesionales de HR sigan buscando respuestas al respecto. Realizar un curso sobre incorporación de empleados para mantenerte al día con las últimas tendencias y técnicas de incorporación de trabajadores remotos será de ayuda.
Una vez que hayas establecido un proceso de incorporación remota, puedes utilizar algunas partes para inspirarte sobre cómo incorporar a contratistas independientes también.
Cuidar de tus mejores talentos desde el principio hará que se sientan importantes y valorados, sentando las bases para una gran satisfacción y una sensación de pertenencia. Si quieres profundizar más, este artículo ofrece aún más consejos para ayudarte a optimizar tu proceso de incorporación de principio a fin.
También puedes aprovechar un empleador registrado o una organización profesional de empleadores para encargarte de gran parte de las tareas administrativas y asegurarte de seguir cumpliendo la normativa.
