13 consejos para incorporar empleados remotos de manera efectiva
No hay duda de que el trabajo remoto ha llegado para quedarse. Las últimas investigaciones han revelado que el 58% de los trabajadores en EE.UU. trabajan desde casa al menos una vez a la semana y el 35% lo hace exclusivamente desde casa los cinco días.
Para los gerentes y miembros de equipos acostumbrados a trabajar cara a cara, esto trae consigo una serie de nuevos desafíos, entre ellos cómo integrar a empleados remotos. Es algo a lo que he tenido que adaptarme desde que me uní a People Managing People.
Imagina que es el primer día de un nuevo empleado. Está emocionado por su primer día y listo para comenzar. Tiene algo de experiencia trabajando en remoto y parece lo suficientemente amigable, pero es comprensible que esté un poco nervioso.
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¿Cómo te aseguras de que se sienta completamente como en casa cuando él—y el resto del personal—no se verá por los pasillos ni podrá interrumpir la jornada con charlas informales en la oficina?
¿Cómo puedes hacer que la integración sea personal y significativa para los nuevos trabajadores remotos, especialmente al contratar empleados internacionales?
Esta guía te proporcionará consejos clave para mejorar tu proceso de onboarding virtual y te ayudará a definir qué significa el éxito para tu organización, aunque la forma en que midas el éxito de la integración puede variar.
Reformula tu Proceso de Integración Existente
Un informe del Boston Consulting Group encontró que las empresas con estrategias de integración eficaces tienen un crecimiento de ingresos 2,5 veces mayor que sus contrapartes.
Si recientemente has convertido tu entorno laboral a uno remoto, es hora de revisar las descripciones de los puestos, tu proceso de preintegración, los correos electrónicos de bienvenida y los manuales, para incorporar más políticas de trabajo remoto, incluyendo la implantación de horarios más flexibles cuando sea posible.
Un plan de onboarding remoto tendrá un conjunto de prioridades completamente diferente al original, que probablemente fue diseñado para un entorno tradicional y presencial. También es conveniente evaluar cómo podrías adaptar la experiencia de integración para contratistas independientes frente a empleados como parte de este proceso.
Haz que tu Manual del Empleado sea Apto para el Trabajo Remoto
Si aún no lo has hecho, es hora de convertir tu manual del empleado en algo digital y amigable. Aquí tienes algunos consejos para agilizar ese proceso:
- Agrupa las políticas más importantes en un solo paquete PDF, junto con formularios relevantes o enlaces para impuestos y beneficios.
- Utiliza enlaces para referenciar normativas y recursos.
- Utiliza software especializado para manuales del empleado para simplificar la actualización de políticas (esto ayuda a asegurarte de que tu manual nunca quede desactualizado).
- Incorpora enlaces a recursos multimedia (incluyendo seminarios web y módulos digitales específicos) para compartir información adicional.
Si tu manual del empleado actual es tan extenso que podría abrumar a tus nuevos compañeros, considera crear un manual condensado para nuevas contrataciones que les ayude a aterrizar sin provocarles una sobrecarga de información.
Analiza tu Programa de Integración Actual
La incorporación de trabajadores en equipos remotos ofrece una excelente oportunidad para examinar los procesos actuales y hacer ajustes. Deberías considerar:
- ¿Qué incluye actualmente tu plan de integración de empleados?
- ¿Qué tan efectivo es tu proceso de incorporación actual?
- ¿Qué han considerado útil otros empleados?
- ¿Hay aspectos que los empleados han encontrado abrumadores o poco útiles?
- ¿Cuentas con una lista de verificación digital de onboarding?
- ¿Qué falta de los antiguos métodos para que la gente se sienta a gusto?
- ¿La transición al trabajo remoto ha cambiado tu cultura de empresa?
- ¿Qué hace que todos los empleados se sientan profundamente valorados?
- ¿Has incorporado actividades lúdicas, como encuentros informales o dinámicas de equipo?
A medida que empieces a responder estas preguntas, comenzarás a identificar los puntos débiles de tu proceso de integración que podrían requerir ajustes para el personal remoto.
Aborda los Desafíos Comunes del Trabajo Remoto
El tipo y magnitud de los desafíos que enfrentan los trabajadores y gerentes remotos depende, en parte, de cuán acostumbrados están los miembros del equipo a trabajar en línea.
Las luchas comunes que cualquiera puede enfrentar con el trabajo remoto incluyen:
- Falta de productividad o exceso de trabajo
- Falta de compañerismo
- Dificultad para comunicar claramente las políticas y procedimientos de la empresa
- Gestión de la documentación de RR. HH., como la inscripción al depósito directo
- Desafíos en las videollamadas, incluyendo fatiga
- Un empleado nuevo puede no sentirse motivado para hablar con otros empleados
- Herramientas o estructura de capacitación deficientes
- Indisponibilidad de la dirección
- Falta de conexión inmediata y cara a cara
- Falta de señales no verbales en las conversaciones
- Falta de flexibilidad en la programación.
Los empleados nuevos con experiencia en el mundo laboral, sea virtual o presencial, probablemente ya tengan algunos estilos de trabajo y hábitos establecidos.
Los gerentes deben conversar sobre esto, dejando claros los estilos y preferencias de horarios durante la fase de integración.
Aclare las expectativas durante la integración
Los entornos virtuales tienden a provocar una falta de límites entre el hogar y el trabajo, y los empleados pueden encontrar difícil mantener un equilibrio saludable, ya sea por no trabajar lo suficiente o por encontrar complicado "desconectarse".
Implementar un software de reclutamiento puede ayudar en este aspecto automatizando y simplificando el proceso de contratación remota, asegurando que los nuevos empleados remotos se adapten bien al entorno y comprendan la importancia de mantener este equilibrio.
Si no se abordan rápidamente, las expectativas sobre los horarios, la comunicación y la productividad pueden convertirse en un problema más adelante.
Por eso los gerentes deben establecer expectativas y ser lo más específicos posible sobre la estructura y los límites durante la fase de integración.
Esto puede ser tan simple como:
- Programar una reunión diaria o semanal de control
- Aclarar las horas específicas en las que se espera que los empleados estén conectados
- Compartir los plazos estándar para proyectos y tareas
- Confirmar los canales de comunicación más apropiados y confiables para distintas situaciones
Aquí tienes algunos consejos adicionales para mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de tus empleados.
Consejos para ayudar a los empleados remotos a sentirse comprometidos y conectados
Ofrecer un entorno verdaderamente de apoyo a los nuevos empleados, especialmente en circunstancias como una pandemia global, es más esencial que nunca.
A continuación, algunas consideraciones adicionales sobre cómo incorporar empleados remotos para que se sientan cómodos, comprometidos e inspirados.
Con estas sugerencias, asegúrate de brindar amplias oportunidades a los empleados para reflexionar sobre su experiencia virtual mientras avanzan. Pide retroalimentación de forma regular, y anímales a llevar un registro personal o diario de sus progresos.
Aquí tienes una lista de buenas prácticas para la integración que te ayudarán a mantener el rumbo al dar la bienvenida a empleados remotos.
1. Pregunta qué funciona
¡Si quieres saber cómo incorporar a empleados remotos de manera efectiva, solo pregunta! Pregunta a tu equipo, a una organización asociada o a cualquier persona que hayas incorporado previamente.
Si llevas un tiempo trabajando en un equipo remoto, seguramente ya tienes algunas preferencias de comunicación establecidas. Al principio, aclara lo siguiente:
- Canales de comunicación preferidos
- Consideraciones de zona horaria
- Herramientas de gestión y acceso a documentos
- La cultura laboral virtual y la estructura organizativa
- Asegurar que la persona nueva cuente con la tecnología adecuada
- Herramientas de gestión de proyectos preferidas
- Expectativas sobre horarios y productividad
- Gestión del tiempo y el bienestar
- Curvas de aprendizaje respecto a la tecnología, el software y otras herramientas
Asegúrate de que el nuevo empleado tenga suficientes recursos e información, pero sin abrumarlo.
Lectura relacionada: 10 mejores programas para trabajo remoto para equipos distribuidos
2. Planifica a largo plazo
Puede que ya tengas un plan de incorporación que cubra de una semana a un mes o hasta tres meses (si no lo tienes, aquí te enseñamos cómo escribir uno). Pero ten en cuenta que, cuando aprendes cómo incorporar empleados remotos, probablemente necesitarán un acompañamiento y apoyo adicional a lo largo del tiempo.
Puedes incluir esto en una agenda regular, pero asegúrate de comunicarte y hacer revisiones periódicas más allá de cualquier plan formal.
3. Establece algunos objetivos clave para la incorporación
En un entorno remoto, la inclusión, el empoderamiento y el bienestar son temas que pueden ser aún más relevantes. Puede que necesites formalizar cosas que antes eran informales, como incluir cafés virtuales, para establecer buenas rutinas y fomentar el compromiso.
Asegúrate de que los miembros virtuales del equipo comprendan su papel y su contribución a la visión y misión de la empresa como parte de la orientación para nuevos empleados.
4. Mantén chequeos regulares
Si aún realizas las típicas evaluaciones de desempeño tradicionales, puede que haya llegado el momento de cambiar ese sistema por reuniones más frecuentes y menos formales.
Pregunta cómo se siente la nueva persona empleada y asegúrate de que tenga confianza tanto socialmente como respecto a sus funciones, expectativas y actividades.
Esto probablemente implicará una serie de videollamadas, incluyendo a otros miembros relevantes del equipo.
La idea aquí es asegurarse de que realmente se sientan felices y motivados (¡y esto, por supuesto, aplica para todos, no solo para los nuevos miembros del equipo!).
5. Formaliza las actividades "informales"
Pertenencia y colaboración deben ser objetivos claves aquí.
Ya sea que tengas procesos de incorporación internos establecidos y alineados con una plataforma de software para onboarding o no, entender cómo incorporar empleados remotos requiere un enfoque real en diseñar intencionalmente estructuras sociales y de aprendizaje, esencialmente "poniendo" a las personas en entornos específicos para que se conecten y colaboren automáticamente.
Establece estructuras (piensa en ellas como habitaciones reales) que sean esencialmente espacios de encuentro con un propósito definido.
Asegúrate de que cuenten con los recursos adecuados para que puedan:
- Aprender por su cuenta y junto a otros
- Establecer un sentido de empoderamiento en su rol
- Sentirse pertenecientes
- Colaborar fácilmente con otros.
Antes la gente podía charlar en la sala de descanso o en otros contextos orgánicos, pero esto no sucederá naturalmente en entornos remotos.
Entonces, organiza juegos y actividades similares para garantizar que las personas interactúan y se sienten cómodas (esto aplica para todo el personal).
Las actividades de compromiso deben ser opciones con las que tu nueva persona empleada se sienta cómoda y no resulten demasiado pesadas. También deben ser de "alto contacto", es decir, personales y divertidas.
6. Establece espacios de conversación centrados en el bienestar
Algunas empresas han instaurado documentos que incluyen campos para informar sobre el equilibrio entre vida y trabajo, incluyendo temas como la nutrición y los objetivos de sueño, así como logros profesionales.
Otra sugerencia es utilizar una app de salud o productividad con un componente social, animando a los miembros del equipo a conectarse utilizando la app.
Puedes considerarlo como un sustituto de una clase de yoga a la hora del almuerzo o un seminario de bienestar, pero con mayor énfasis en una conexión orgánica.
La idea aquí no es presionar a la gente para que comparta información personal sobre su salud, sino fomentar y apoyar un equilibrio entre el trabajo y la vida a medida que las personas se adaptan al trabajo desde casa.
7. Crea y facilita espacios virtuales para capacitación y soporte
La principal manera en que vas a capacitar e incorporar empleados remotos es mediante videollamadas y videos instructivos. También deberías incluir temas como bienestar, productividad y organización del tiempo.
Por ejemplo, si usas una herramienta colaborativa como Slack, podrías crear uno o más canales dedicados específicamente a temas de formación y productividad. Puede que quieras asignar a alguien responsable de gestionar cada uno de estos canales y mantenerlos activos.
Incluso que un “coach” revise regularmente el canal puede ayudar a que todo el equipo se mantenga en camino. Por ejemplo, podría usar un canal para enviar preguntas de seguimiento como:
- ¿Cuál es tu actividad favorita para un descanso de 5 minutos?
- ¿Cuál es tu mejor consejo de productividad?
- ¡Comparte tu video gracioso favorito!
El objetivo aquí es fomentar un entorno de oficina virtual donde los recursos y el apoyo se ofrezcan de manera constante tanto por parte de gerentes como de los miembros del equipo. Esto ayudará a los nuevos empleados a establecer rutinas regulares y sentirse cómodos a medida que se integran.
8. Crea un Documento Compartido para Preguntas
Se puede crear un solo documento de Google para que las personas apunten preguntas, notas y respuestas. Compártelo con cualquier persona en quien confíes para que ofrezca respuestas acertadas al nuevo empleado y asegúrate de que el nuevo empleado comprenda cómo avisar a los demás si surge algo urgente.
Asegúrate de que esto se mantenga informal y ligero—las conversaciones serias deberían reservarse para videollamadas presenciales.
9. Asigna a los Nuevos Empleados un Compañero de Integración
Un compañero de integración es una persona que dispone de tiempo suficiente para ser tanto un contacto amistoso y de referencia para el nuevo empleado, como para ofrecer orientación relacionada con el trabajo.
Este artículo de Harvard Business Review destaca la eficacia de tener un “compañero de integración”. Los autores, quienes implementaron un programa de compañeros en Microsoft, descubrieron que los nuevos empleados con compañero estaban un 23% más satisfechos con el proceso de integración que aquellos contratados sin uno después de la primera semana. Además, una mayor productividad se correlacionó con reuniones más frecuentes con su compañero.
Esto puede ser beneficioso para ambos, ya que el compañero tiene la oportunidad de actuar como líder y mentor.
Asegúrate de que el compañero disponga de tiempo y sea claro con el nuevo integrante respecto a los límites. Idealmente, también debería ser alguien que conozca bien el puesto del nuevo empleado.
10. Crea un Canal de Bienvenida para que los Nuevos Empleados se Sientan Parte del Equipo
Si utilizas una herramienta de gestión de proyectos como Slack, un canal de bienvenida es una excelente manera de establecer una conexión entre el nuevo empleado y el resto del equipo.
Incluye una biografía como presentación e implanta una rutina de mensajes dando la bienvenida a los nuevos empleados con una avalancha de "gifs". ¡Quizás te sorprenda lo fácil que es iniciar una conversación con algunas imágenes animadas!
Utiliza este canal como punto de partida para coordinar presentaciones entre personas con roles o intereses similares. Anima a algunos miembros del equipo a iniciar chats 1:1 con el nuevo empleado.
¡La única “regla” real es mantener este espacio totalmente informal y divertido!
11. Fortalece las Conexiones entre los Compañeros
Si bien muchos disfrutan trabajar desde la comodidad de su hogar, el aislamiento que conlleva el trabajo remoto puede ser una gran barrera tanto para la interacción social como la productividad.
Los nuevos empleados seguramente se sientan incómodos y cometan errores durante las primeras semanas y meses en un trabajo, y algunos pueden retraerse si no se sienten cómodos en un entorno de trabajo remoto.
Los líderes y otros miembros del equipo deben hacer un esfuerzo extra para acercarse a los empleados más nuevos tan a menudo como sea posible durante la fase de integración, ¡pero esto no tiene que ser un ejercicio formal! A continuación, te compartimos algunas sugerencias creativas.
Liderar equipos virtuales a través de controles regulares asegura que los nuevos empleados se sientan conectados a pesar de trabajar a distancia.
12. Hazlo Divertido con Multimedia
Al incorporar nuevos empleados remotos, probablemente se cansen de las reuniones por Zoom y los vídeos de formación, por eso es importante ofrecer otras oportunidades para conectar con los demás.
Considera organizar reuniones para tomar café, una happy hour u otras videollamadas informales, incorporando actividades para romper el hielo y juegos sencillos siempre que puedas.
Aquí tienes algunas sugerencias:
- Comparte listas de reproducción de Spotify
- Habla sobre una foto o una obra de arte favorita
- Envía regalos sorpresa por correo tradicional y haz que todos los abran en una reunión
- Organiza una noche de cine o un club de lectura para empleados
- Considera juegos basados en Pictionary o Words with Friends
- Considera un programa de gamificación que se adapte a la cultura de tu empresa y a los objetivos de los empleados.
13. Automatiza las tareas mundanas para que puedas enfocarte en lo divertido
Automatizar las tareas repetitivas del proceso de incorporación libera tiempo a los equipos de RR. HH. para enfocarse en crear experiencias atractivas y creativas para los nuevos empleados.
Al encargarte de procesos rutinarios como la recopilación de documentos, el seguimiento de tareas y los recordatorios por correo electrónico, puedes priorizar actividades que generen vínculos, fortalezcan la cultura empresarial y hagan que la incorporación sea agradable para todos.
El software de gestión de flujos de trabajo de RR. HH. puede automatizar las tareas administrativas aburridas, como:
- Recopilación de documentos: Solicita y almacena automáticamente la documentación del empleado.
- Asignación de tareas: Asigna tareas de incorporación a los responsables correspondientes.
- Correos electrónicos de bienvenida: Envía mensajes personalizados a los nuevos empleados de forma automática.
- Programación de formaciones: Automatiza la reserva y recordatorios para las sesiones de capacitación.
- Reconocimiento de políticas: Realiza un seguimiento de la finalización del manual y del acuso de recibo de las políticas.
- Acceso a sistemas: Automatiza la configuración de cuentas y permisos de software.
- Seguimiento de progreso: Supervisa automáticamente la realización de tareas y los hitos de la incorporación.
- Recopilación de comentarios: Programa y envía encuestas de onboarding para recibir comentarios sobre la incorporación.
Elimina esas tareas para poder enfocarte en los tipos de interacción que el software no puede manejar: crear conexiones significativas, y lograr que perduren.
Si necesitas consejos sobre cómo elegir el mejor software de onboarding, nosotros también podemos ayudarte.
La incorporación define la experiencia del empleado
La incorporación es uno de los principales desafíos de la gestión de empleados remotos.
Establecer una experiencia de onboarding remota exitosa es un reto reciente en el ámbito de RR. HH., por lo que no es extraño que los profesionales del sector aún estén en busca de respuestas. Tomar un curso de onboarding de empleados para mantenerte al tanto de las últimas tendencias y técnicas para la incorporación de trabajadores remotos te será de ayuda.
Una vez que hayas establecido un proceso de onboarding remoto, puedes aprovechar partes de él para inspirar cómo incorporar colaboradores independientes también.
Cuidar de tu mejor talento desde el principio les hará sentirse importantes y valorados, sentando las bases para una alta satisfacción y sensación de pertenencia. Si quieres profundizar, este artículo te ofrece aún más consejos para optimizar tu proceso de onboarding de principio a fin.
También puedes recurrir a un employer of record o a una organización profesional de empleadores para que se encarguen de gran parte de la administración y asegurarte de cumplir con la normativa.
