Cómo redactar un plan de incorporación de 30-60-90 días + plantilla
Un estudio de Gallup encontró que solo el 12% de los empleados está totalmente de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo incorporando nuevos miembros al equipo. Esto es decepcionante porque, como veremos, un proceso de incorporación adecuado puede tener un impacto significativo en el éxito de la nueva contratación en su nuevo puesto.
El plan de incorporación de 30-60-90 días es ampliamente reconocido como una de las mejores prácticas para integrar eficazmente a los nuevos miembros en la cultura de la empresa e incrementar su productividad.
Si bien hay muchas maneras de mejorar la experiencia de incorporación, utilizar el plan de 30, 60 y 90 días ofrece uno de los mejores retornos de inversión que conozco.
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¿Qué es un plan de 30-60-90 días?
Un plan de incorporación de 30-60-90 días es un plan de acción que ayuda a guiar a los nuevos empleados durante sus primeros 90 días en su nuevo trabajo. Ayuda a crear y a hacer un seguimiento de las tareas típicas de incorporación, como conocer a los compañeros y completar las formaciones necesarias.
El objetivo final es hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y ayudarles a priorizar en qué deben enfocarse para ser productivos lo más rápido posible.
A su vez, esto también ayudará a aumentar el compromiso, la motivación y la retención de los empleados.
Los primeros 30 días
El enfoque de los primeros 30 días es aprender más sobre la organización, su puesto, las herramientas que utilizarán, cómo se mide el éxito y el papel que desempeñarán.
También se trata de descubrir qué necesita aprender el nuevo integrante, empezando por lo más básico.
Esta parte del plan de 90 días tendrá la mayor coincidencia entre todas las nuevas contrataciones, sin importar el puesto, departamento o nivel jerárquico.
La franja de 30-60 días
Aquí los nuevos empleados aún tienen cierta ayuda, pero empiezan a involucrarse más en los proyectos y a enfocarse en sus funciones y responsabilidades. Es en este periodo cuando el plan comienza a diferir según el puesto, departamento y nivel jerárquico.
La franja de 60-90 días
Ahora la persona nueva ya es más independiente y tiene mayor libertad sobre cómo abordar su puesto y las responsabilidades que conlleva.
Beneficios de un plan de 30-60-90 días
Un plan de incorporación de 30-60-90 días ofrece un marco estructurado para que los nuevos empleados se adapten a sus responsabilidades y funciones dentro de una organización. Este plan resulta beneficioso en varios aspectos clave:
- Mayor eficiencia. Crear un plan de 30-60-90 días debería hacer el proceso más eficiente asegurando que todos sepan qué se espera de ellos y qué recursos se necesitarán. Además, facilita reunir recursos como presentaciones introductorias y similares.
- Más rapidez para alcanzar la competencia: Al proporcionar una hoja de ruta clara, los nuevos empleados tienen más probabilidades de alcanzar una productividad total más rápido de lo que lograrían con un proceso desestructurado.
- Oportunidades de retroalimentación y ajuste: El plan establecerá revisiones periódicas y sesiones de retroalimentación entre el nuevo empleado y su gerente o mentor. Esto asegura que cualquier desafío sea abordado de manera oportuna y que se puedan hacer ajustes si es necesario. Favorece la mejora continua y el desarrollo personal.
- Fortalece la cultura: Una incorporación estructurada da a los nuevos empleados una gran oportunidad de sentirse más conectados con la organización, su gente y aportar a la cultura de la empresa. Esto es especialmente importante para la incorporación remota o global.
Una analogía para pensar en tu plan de 30-60-90 días
Una vez tomé un curso de integración en el que el instructor dijo: "Una buena manera de pensar en tu plan de 30-60-90 días es como un menú de comida."
Como es costumbre, primero los aperitivos.
Esto es lo que va a estar incluido en todos los planes de 30-60-90 días, sin importar el departamento o el nivel de antigüedad.
Es la información que todos deberían saber al unirse a una nueva organización, por ejemplo:
- Valores
- Objetivos
- Modelo de negocio
- Historia
Ahora podemos ser más específicos.
Siguiendo con nuestra analogía del menú de comida, estos serían los platos fuertes. Por ejemplo, alguien en un puesto de gerente de ventas tendrá objetivos y métricas diferentes a alguien que comienza un nuevo puesto en desarrollo de software.
A partir de aquí, puedes crear varias plantillas dependiendo del departamento o del nivel jerárquico.
Finalmente, llegamos al nivel individual o, continuando con la analogía, las guarniciones.
Cada persona tiene diferentes experiencias, puntos de vista, personalidades y metas. Quieres trabajar con ellos para hacer algunos ajustes a su plan de 90 días que se adapte mejor a ellos.
¿Cómo puedes hacer esto? Una de las mejores formas de lograrlo es mediante el uso de la entrevista de incorporación.
Con esta entrevista de incorporación, puedes obtener una comprensión mucho más profunda de su personalidad, fortalezas, debilidades y objetivos personales y ajustar el plan de 90 días de acuerdo a ello.
Aunque existen similitudes entre el tipo de preguntas que harías en la entrevista de incorporación y en la entrevista laboral, el tipo de preguntas y las respuestas que buscas serán diferentes al propio proceso de entrevista.
Esta entrevista puede ser realizada por un responsable de contratación, su nuevo jefe, o ambos.
A través de la entrevista de incorporación, puedes tener el plan a mano para hacer los ajustes necesarios y asegurar que obtengan el mejor plan de 90 días posible.
Si eres como yo, tal vez ya estés pensando en el postre. Bueno, eso es la culminación de toda la preparación y el arduo trabajo durante los 90 días, ¡dando como resultado un empleado listo, comprometido y motivado!
Ahora, profundicemos en cómo crear un plan de 30-60-90 días.
Cómo crear un plan de 30-60-90 días
Los primeros 30 días
Ahora veamos qué incluir en la hoja de ruta de los primeros 30 días del rol de un nuevo empleado.
El primer mes aproximadamente implicará mucho aprendizaje. Este es el periodo en el que estarás más presente con los nuevos empleados para que se adapten a tu organización y donde habrá más coincidencias en lo que se cubre, independientemente del cargo o la antigüedad.
Como resultado, esta parte será la más sencilla en cuanto a la creación de elementos reutilizables.
Aquí tienes algunas cosas que querrás que los nuevos empleados cubran en esos primeros 30 días:
- Clarificar el rol y las responsabilidades (muy importante)
- Conocer las políticas para empleados y los comportamientos esperados
- Comprender la tecnología, el software, las herramientas que utiliza tu organización y los procesos que deberán seguir.
- Aprender sobre la misión, visión, valores, productos, modelo de negocio y clientes de tu organización
- Entender quiénes son los interesados de la organización
- Comprender los proyectos actuales en los que se enfoca la organización y en los que se enfocará en su rol
- Mantener reuniones semanales con su jefe
- Desarrollar una comprensión de la cultura de la empresa y las normas del equipo.
- Conocer a los demás miembros del equipo y saber a quién recurrir para cada cosa
- Identificar brechas de habilidades y establecer algunos objetivos a corto y largo plazo para el resto del plan.
Como los primeros 30 días serán los primeros del nuevo empleado en la oficina (física o virtual), vale la pena desarrollar algunas actividades reutilizables de orientación para empleados tales como presentaciones de bienvenida, lectura del manual del empleado y almuerzos en equipo.
El rango de 30-60 días
Ahora que los nuevos empleados han superado el umbral de los 30 días, es momento de que se sumerjan aún más en el trabajo.
Ahora tendrán una comprensión de lo básico y comenzarán a profundizar en su rol.
El conocimiento adquirido durante los primeros 30 días ahora se ampliará y pondrá en práctica, y podrán involucrarse más en los proyectos y empezar a compartir más sus ideas y opiniones.
¿Las funciones y responsabilidades que revisaron al comenzar? Ahora pueden empezar a avanzar en este aspecto.
¿Los KPIs, metas y objetivos que estableciste en los primeros 30 días? Comenzarán a avanzar en ellos.
En esta parte del plan de 30 60 90 días, cada plan empezará a diferenciarse según el departamento, la persona o el nivel de antigüedad.
El rango de 60-90 días
En esta etapa, el nuevo empleado sigue avanzando con los KPIs, metas específicas y objetivos que se plantearon en los primeros 30 días.
Como en este periodo se hace mayor hincapié en la autonomía, esta sección del plan puede ser mucho más flexible y adaptada a la persona.
Los nuevos empleados trabajarán en proyectos con menos supervisión, estarán más involucrados con sus equipos y con la organización en general, y harán seguimiento con sus gerentes para asegurar que estén cumpliendo sus métricas.
En este punto, los miembros del equipo pueden empezar a acudir al nuevo compañero por su experiencia. Quizás formen un nuevo equipo para llevar a cabo un proyecto en el que están trabajando.
Seguirán cometiéndose errores y no pasa nada. Todavía son nuevos en la organización y les quedan muchas cosas por aprender.
Dicho esto, debe existir un nivel más alto de responsabilidad comparado con el inicio del plan de 90 días, y este continuará creciendo con el tiempo.
Después de 90 días
Los estudios demuestran que alrededor del 72 % de los nuevos empleados se habrán adaptado a su nuevo puesto en 3 meses, el 22 % en 9 meses, y el resto en torno a 10-12 meses.
Una de las mejores cosas que puede implementar tu organización tras el periodo de 90 días es la entrevista de permanencia.
La entrevista de permanencia consiste en preguntar a los empleados qué ha funcionado bien y dónde se pueden hacer mejoras.
La entrevista de permanencia es una excelente manera de mejorar tu proceso de onboarding. Es un gran momento para preguntar cómo estuvo estructurado el plan, cómo se llevó a cabo y dónde se puede mejorar.
Los comentarios de las entrevistas de permanencia se pueden complementar con otro tipo de retroalimentación, como encuestas de onboarding.
Algunas métricas útiles para medir el éxito del onboarding incluyen la rotación de nuevos empleados, el tiempo hasta alcanzar productividad, y la tasa de finalización de la formación o las calificaciones en pruebas.
La regla de 5
Para mejorar tu plan de 90 días, considera la regla de 5.
La regla de 5 establece que, al investigar o probar, cinco usuarios suelen ser suficientes para identificar patrones y determinar qué funciona o no.
Si ya logras identificar patrones tras preguntar simplemente a cinco personas, obtendrás prácticamente la misma información aunque pruebes con más de 5. Si no emergen patrones con cinco usuarios, entonces puedes probar con más.
Por ejemplo, si tus comentarios resaltan de manera consistente que los KPIs y los objetivos deben ser más claros en el plan de 90 días, es buena idea enfocarse en eso y buscar maneras de mejorar el proceso.
Buenas Prácticas para la Incorporación de 30-60-90 Días
Para finalizar, quería enfocarme en algunas buenas prácticas para crear tu plan de 30-60-90 días, así como también para la incorporación en general.
Establece objetivos claros y alcanzables
Para cada fase del plan (30, 60, 90 días), establece objetivos claros y medibles que estén alineados con el rol del empleado y los objetivos de la empresa. Asegúrate de que estos objetivos sean realistas y alcanzables, brindando una sensación de logro a medida que se cumplen.
Programa reuniones regulares y retroalimentación
Organiza reuniones periódicas individuales entre el nuevo empleado y su responsable o mentor, así como también con personal de RR.HH., el reclutador que lo contrató y alguien de desarrollo de talento. Estas sesiones son cruciales para proporcionar retroalimentación, discutir desafíos y ajustar el plan según sea necesario.
Fomenta la autoevaluación y el establecimiento de metas
Motive al nuevo integrante a reflexionar sobre su progreso y establecer metas personales y profesionales. Esto promueve el compromiso y la inversión personal en su éxito dentro de la empresa.
Resalta los éxitos y reconoce los logros
Celebra los hitos y logros a lo largo del proceso de incorporación. El reconocimiento puede aumentar la moral y la motivación, reforzando el valor del empleado dentro del equipo y la organización.
Por ejemplo, el minorista de calzado Zappos organiza una "fiesta de graduación" para quienes completan el segmento obligatorio de atención al cliente en su proceso de incorporación.
Aquí tienes más ideas geniales para el reconocimiento de empleados.
Adapta según la retroalimentación
Prepárate para ajustar el plan de incorporación según la retroalimentación del nuevo empleado (las encuestas de onboarding o las entrevistas de salida son útiles aquí) y su desempeño.
La flexibilidad es clave para abordar cualquier desafío inesperado u oportunidad de aprendizaje adicional.
Utiliza la tecnología
Tecnologías como software especializado de incorporación y sistemas de gestión de aprendizaje ayudan a rastrear el progreso y a diseñar y administrar la formación.
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