Cómo redactar un plan de integración de 30-60-90 días + plantilla
Un estudio de Gallup encontró que solo el 12% de los empleados está totalmente de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo incorporando a nuevos miembros al equipo. Esto es decepcionante porque, como veremos a continuación, un proceso adecuado de incorporación puede tener un impacto significativo en el éxito de la nueva contratación en su nuevo puesto.
El plan de incorporación de 30-60-90 días es ampliamente reconocido como una de las mejores prácticas para integrar de manera eficaz a los nuevos miembros en la cultura de la empresa y aumentar su productividad.
Aunque existen muchas formas de mejorar tu experiencia de incorporación, aprovechar el plan de 30-60-90 días ofrece uno de los mejores retornos de inversión que conozco.
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¿Qué es un plan de 30-60-90 días?
Un plan de incorporación de 30-60-90 días es un plan de acción que ayuda a guiar a los nuevos empleados durante sus primeros 90 días en el nuevo trabajo. Ayuda a crear y realizar el seguimiento de tareas típicas de incorporación, como conocer a los compañeros y completar la formación necesaria.
El objetivo principal es hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y ayudarles a priorizar en qué deben enfocarse para ser productivos lo antes posible.
A su vez, esto también ayudará a mejorar la implicación, motivación y retención de los empleados.
Los primeros 30 días
El enfoque de los primeros 30 días gira en torno a conocer más sobre la organización, su función, las herramientas que utilizarán, cómo se mide el éxito y el papel que desempeñarán.
También consiste en averiguar qué necesita aprender el nuevo empleado, empezando por lo más básico.
Esta parte del plan de 90 días tendrá la mayor coincidencia entre todos los nuevos empleados sin importar el cargo, departamento o nivel jerárquico.
El rango de 30-60 días
Aquí los nuevos empleados aún llevan las “rueditas de entrenamiento” pero empiezan a participar más en proyectos y a centrarse en sus funciones y responsabilidades. Es en este periodo cuando el plan comienza a diferenciarse según el puesto, departamento y nivel de experiencia.
El rango de 60-90 días
Ahora que las rueditas de entrenamiento se han quitado, el nuevo empleado tiene más margen e independencia en cuanto a cómo quiere afrontar su rol y las responsabilidades que ello conlleva.
Beneficios de un plan de 30-60-90 días
Un plan de incorporación de 30-60-90 días ofrece una estructura para que los nuevos empleados se adapten a sus roles y responsabilidades dentro de la organización. Este plan es beneficioso en varios aspectos clave:
- Mayor eficiencia: Hacer un plan de incorporación de 30-60-90 días debe hacer el proceso más eficiente, ya que todos saben qué se espera de ellos y qué recursos serán necesarios. También es más fácil agrupar recursos, incluyendo presentaciones introductorias y similares.
- Competencia más rápida: Al proporcionar una hoja de ruta clara, las nuevas incorporaciones tienen más posibilidades de alcanzar la productividad total más rápidamente que con un plan no estructurado.
- Oportunidades de feedback y ajuste: El plan establece revisiones y sesiones de retroalimentación entre el nuevo empleado y su gerente o mentor. Esto asegura que cualquier desafío se aborde de inmediato, y se puedan hacer los ajustes necesarios. Fomenta la mejora continua y el desarrollo personal.
- Cultura más fuerte: Una incorporación estructurada da a los nuevos empleados una gran oportunidad de sentirse más conectados con la organización, con sus compañeros, y de contribuir a la cultura de la empresa. Esto es especialmente importante para la incorporación remota o global.
Una analogía para pensar en tu plan de 30-60-90 días
Una vez tomé un curso de incorporación en el que el instructor dijo: "Una buena manera de pensar en tu plan de 30-60-90 días es como un menú de comida."
Como es costumbre, los aperitivos primero.
Esto es lo que se incluirá en todos los planes de 30-60-90 días, sin importar el departamento o nivel de antigüedad.
Es la información que todos deberían saber al unirse a una nueva organización, por ejemplo:
- Valores
- Objetivos
- Modelo de negocio
- Historia
Ahora podemos ser más específicos.
Usando nuestra analogía del menú de comida, estos son los platos principales. Por ejemplo, alguien en un puesto de gerente de ventas tendrá diferentes objetivos y métricas que alguien que empieza en un nuevo cargo de desarrollo de software.
A partir de esto, puedes crear diferentes plantillas según el departamento o el nivel de antigüedad.
Finalmente, llegamos al nivel individual o, continuando con la analogía, los aderezos.
Cada persona tiene diferentes experiencias, perspectivas, personalidades y metas. Quieres trabajar con ellas para crear algunos ajustes en su plan de 90 días que se adapten mejor a ellas.
¿Cómo puedes hacer esto? Una de las mejores formas es utilizando la entrevista de ingreso.
Con esta entrevista de ingreso, puedes obtener una comprensión mucho más profunda de su personalidad, fortalezas, debilidades y objetivos personales, y ajustar el plan de 90 días de acuerdo a ellos.
Si bien hay similitudes entre el tipo de preguntas que harías en la entrevista de ingreso y la entrevista laboral, el tipo de preguntas y respuestas que buscas será diferente al proceso de entrevista en sí.
Esta entrevista puede ser realizada por un gerente de contratación, su nuevo jefe, o ambos.
A través de la entrevista de ingreso, puedes tener su plan a mano para realizar los ajustes necesarios y así asegurarte de que obtengan el mejor plan de 90 días posible.
Si eres como yo, quizá ya estés pensando en el postre. Pues bien, eso es la culminación de toda la preparación y el arduo trabajo durante los 90 días, lo que da como resultado un empleado preparado, comprometido y motivado.
Ahora profundicemos en cómo crear un plan de 30-60-90 días.
Cómo crear un plan de 30-60-90 días
Los primeros 30 días
Ahora veamos qué incluir en la hoja de ruta de los primeros 30 días del puesto de una nueva contratación.
El primer mes, aproximadamente, va a consistir en mucho aprendizaje. Este es el período en el que estarás más involucrado con los nuevos empleados para que se ajusten a tu organización y donde habrá mayor coincidencia en lo que se cubre, sin importar el rol o la antigüedad.
Como resultado, esta parte será la más sencilla en cuanto a la creación de elementos reutilizables.
Aquí tienes algunas cosas que querrás que las nuevas incorporaciones aborden en esos primeros 30 días:
- Obtener claridad sobre el puesto y las responsabilidades (muy importante)
- Conocer las políticas de la empresa y los comportamientos esperados
- Comprender la tecnología, el software y las herramientas que usa la organización, y los procesos que seguirán.
- Aprender sobre la misión, visión, valores, productos, modelo de negocio y clientes de tu organización
- Comprender quiénes son los actores clave de la organización
- Comprender los proyectos actuales en los que se enfoca la organización y en los que se enfocarán en su propio rol
- Tener reuniones semanales con su gerente
- Desarrollar una comprensión de la cultura de la empresa y de las normas del equipo.
- Conocer a sus compañeros de equipo y saber a quién acudir para cada cosa
- Identificar brechas de habilidades y elaborar algunos objetivos a corto y largo plazo para el resto del plan.
Como los primeros 30 días serán los primeros de la nueva contratación en la oficina (física o virtual), vale la pena desarrollar algunas actividades de orientación para empleados reutilizables, como presentaciones de bienvenida, lectura del manual del empleado y almuerzos de equipo.
El rango de 30-60 días
Ahora que los nuevos empleados han superado el umbral de los 30 días, es momento de que se sumerjan aún más en el trabajo.
Ahora tendrán una comprensión de lo básico y empezarán a profundizar en su rol.
El conocimiento adquirido en los primeros 30 días ahora se incrementará y pondrá en práctica, podrán involucrarse más en los proyectos y empezar a compartir más sus ideas y opiniones.
¿Las funciones y responsabilidades que revisaron al empezar? Ahora pueden comenzar a avanzar en ese sentido.
¿Los KPIs, objetivos y metas que estableciste en los primeros 30 días? Comenzarán a avanzar en ellos.
Esta es la parte del plan de 30 60 90 días donde cada plan comienza a divergir dependiendo del departamento, la persona o el nivel de antigüedad.
El rango de 60-90 días
En esta etapa, el nuevo empleado sigue avanzando a través de los KPIs, objetivos específicos y metas que se crearon en los primeros 30 días.
Como este período tiene un mayor énfasis en la independencia, esta sección del plan puede ser mucho más abierta y personalizada según la persona.
Los nuevos empleados trabajarán en proyectos con menos supervisión, estarán más involucrados con sus equipos y la organización en general y harán seguimiento con sus gerentes para asegurarse de estar cumpliendo con sus métricas.
En este punto, los miembros del equipo pueden empezar a acudir al nuevo empleado por su experiencia. Tal vez formen un nuevo equipo para un proyecto en el que están trabajando.
Se seguirán cometiendo errores y eso está bien. Aún son nuevos en la organización y aún les quedan muchas cosas por aprender.
Dicho esto, se requiere un mayor nivel de responsabilidad en comparación con las etapas anteriores del plan de 90 días, nivel que solo aumentará con el tiempo.
Más allá de los 90 días
Los estudios muestran que alrededor del 72% de los nuevos empleados se habrán adaptado a su nuevo rol en 3 meses, el 22% en 9 meses y el resto en unos 10-12 meses.
Una de las mejores cosas que tu organización puede implementar después del periodo de 90 días es la entrevista de permanencia.
La entrevista de permanencia consiste en entrevistar a los empleados sobre qué está funcionando bien y en qué se puede mejorar.
La entrevista de permanencia es una excelente forma de mejorar tu proceso de onboarding. Es un gran momento para preguntar qué tan bien se estructuró el plan, cómo se ejecutó y en qué se puede mejorar.
La retroalimentación de las entrevistas de permanencia puede respaldarse con otro método como las encuestas de onboarding.
Algunas métricas útiles para medir el éxito del onboarding incluyen la rotación de nuevos empleados, el tiempo hasta alcanzar la productividad y la tasa de finalización de la formación o los resultados en pruebas.
La regla de 5
Para mejorar tu plan de 90 días, considera la regla de 5.
La regla de 5 establece que, al obtener información en investigaciones o pruebas, cinco usuarios suelen ser suficientes para identificar patrones y determinar qué funciona y qué no.
Si ya estás viendo patrones al preguntar solo a cinco usuarios, más o menos obtendrás la misma información si pruebas con más de 5. Si no surgen patrones dentro de esos cinco usuarios, entonces puedes probar con más.
Por ejemplo, si tus comentarios destacan de manera constante que los KPIs y los objetivos necesitan estar más claros en el plan de 90 días, es una buena idea concentrarse en ello y buscar formas de mejorar el proceso.
Mejores Prácticas para la Incorporación en 30-60-90 Días
Para finalizar, quería centrarme en algunas mejores prácticas para crear tu plan de 30-60-90 días, así como para la incorporación en general.
Establecer objetivos claros y alcanzables
Para cada fase del plan (30, 60, 90 días), establece objetivos claros y medibles que se alineen con el rol del empleado y las metas de la empresa. Asegúrate de que estos objetivos sean realistas y alcanzables, proporcionando una sensación de logro a medida que se cumplen.
Programa revisiones periódicas y retroalimentación
Organiza reuniones individuales periódicas entre el nuevo empleado y su gerente o mentor, así como con el personal de RRHH, el reclutador que lo contrató y alguien del área de desarrollo de talento. Estas sesiones son cruciales para proporcionar retroalimentación, discutir desafíos y ajustar el plan según sea necesario.
Fomentar la autorreflexión y la definición de metas
Motive al nuevo empleado a reflexionar sobre su progreso y a establecer metas personales y profesionales. Esto fomenta el compromiso e inversión personal en su éxito dentro de la empresa.
Destacar los éxitos y reconocer los logros
Celebra los hitos y logros durante todo el proceso de incorporación. El reconocimiento puede aumentar la moral y la motivación, reforzando el valor del empleado para el equipo y la empresa.
Por ejemplo, la zapatería Zappos organiza una "fiesta de graduación" para quienes completan el segmento obligatorio de atención al cliente de su incorporación.
Aquí tienes más ideas geniales para reconocimiento de empleados.
Ajustar en función de los comentarios
Prepárate para ajustar el plan de incorporación según los comentarios del nuevo empleado (las encuestas de incorporación o las entrevistas de salida son útiles aquí) y su desempeño.
La flexibilidad es clave para abordar cualquier desafío imprevisto u oportunidades de aprendizaje adicional.
Utilizar tecnología
Tecnologías como software especializado de incorporación y sistemas de gestión del aprendizaje ayudan a hacer seguimiento al progreso y a diseñar y administrar la formación.
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