24 preguntas de encuestas de integración para un mejor proceso de contratación
Según una investigación de Gallup, solo el 12% de los trabajadores afirman que su empresa realiza un buen proceso de integración.
El mismo estudio reveló que, en cambio, el 70% de los trabajadores que recibieron una excelente experiencia de integración tienen 2.6 veces más probabilidades de estar extremadamente satisfechos con su lugar de trabajo y, en consecuencia, de quedarse.
Incluso sin estas estadísticas, todos sabemos que la integración de empleados es algo muy importante. Comenzar el camino de los empleados de la manera adecuada es como el acto de apertura antes del evento principal, asegurándose de que todos se sientan preparados para dar lo mejor de sí en el trabajo.
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Las encuestas de integración son un método eficaz para evaluar la eficacia de tu proceso de incorporación.
A continuación te explicamos cómo diseñar un cuestionario de integración efectivo y te damos 24 ejemplos de preguntas que puedes utilizar en tus propias encuestas.
¿Qué es una encuesta de integración?
Las encuestas de integración, también conocidas como encuestas para nuevas incorporaciones, se entregan a los nuevos empleados para recopilar información sobre su experiencia en el proceso de incorporación. Una encuesta de integración completa debe:
- Medir la eficacia de tu programa de integración
- Hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y valorados
- Transmitir una cultura de mejora continua
- Determinar la claridad de las expectativas del rol y de la empresa
- Identificar qué debe mejorarse desde la perspectiva del usuario final.
¿Por qué son importantes las encuestas de integración?
Al hacer preguntas específicas y estandarizadas a los nuevos empleados sobre tu proceso de integración, obtienes información sobre cómo está funcionando el proceso actual y qué necesita mejorar.
Estas son algunas áreas en las que las encuestas de integración pueden ayudarte a mejorar:
- Perfeccionando tu proceso de reclutamiento. Identifica en qué aspectos puedes mejorar tu proceso de selección para abordar la claridad, la transparencia y la experiencia general del candidato.
- Comprendiendo la efectividad de la formación. Evalúa cómo perciben los colaboradores el contenido de la formación, los métodos de entrega y la relevancia general para sus nuevos roles.
- Mejorando el compromiso de los empleados. Detecta posibles causas de desmotivación y toma medidas proactivas para abordarlas.
- Alineación con los valores y la cultura de la empresa. Pon en evidencia la adaptación de los nuevos empleados para asegurar una base sólida hacia el éxito y la satisfacción a largo plazo en toda la organización.
- Marca empleadora. Comprende y mide la influencia de la primera impresión de tu marca. Esto se refleja en cómo atraes a los nuevos empleados y lo que los anima a unirse a tu equipo.
- Ambiente laboral y bienestar. Determina si los valores de tu organización y el entorno de trabajo están alineados y si promueven una atmósfera positiva e inclusiva.
En general, las encuestas son una herramienta útil para mejorar tu proceso y, en lenguaje financiero, maximizar el ROI de la integración.
Beneficios de las encuestas de integración
Cuando se combinan con acciones adecuadas, las encuestas de integración pueden ayudar a las organizaciones a:
- Aumentar la retención de empleados: La retroalimentación temprana puede ayudar a abordar problemas que podrían causar insatisfacción o rotación.
- Incrementar la productividad: Los conocimientos obtenidos de las encuestas ayudan a realizar ajustes para asegurar que los nuevos empleados estén adecuadamente preparados, acelerando el tiempo hasta alcanzar la productividad total.
- Fomentar la comunicación abierta: Promueve una cultura de retroalimentación en la que los empleados se sientan seguros de compartir sus pensamientos y preocupaciones.
- Reforzar la marca empleadora: Un proceso de integración bien estructurado, basado en encuestas, genera una primera impresión positiva, beneficiando tu reputación en el mercado.
En el lado opuesto, no tomar en cuenta la experiencia del nuevo empleado implica que los nuevos integrantes probablemente estén menos comprometidos y preparados, siendo más propensos a marcharse.
¿Cómo desarrollar una encuesta de integración?
Con lo anterior en mente, ¿cómo puedes desarrollar una encuesta de integración efectiva?
1. Predefinir hitos clave
La mejor práctica es realizar encuestas cortas en diferentes etapas del proceso de incorporación, mientras la información aún está fresca en la mente de los nuevos empleados.
Por lo general, esto debe hacerse 1-2 semanas después de la fecha de inicio, para reflexionar sobre los procesos previos al ingreso y la orientación.
Después de esto, es posible que desees hacer algunas preguntas adicionales tras los primeros 30 días, enfocándote en la capacitación y la integración, y luego a los 90 días para obtener comentarios sobre la cultura y los niveles de compromiso.
2. Crea encuestas para cada etapa
Crea algunas encuestas de aproximadamente 5-10 preguntas para cada una de las fases que hayas seleccionado.
- Encuesta de la Semana 1: Primeras impresiones, comunicación previa a la incorporación y claridad sobre la agenda del primer día/semana.
- Encuesta de los 30 días: Comentarios sobre la formación, claridad del rol e integración en el equipo.
- Encuesta de los 90 días: Reflexiones a largo plazo sobre el proceso de incorporación, alineación con la cultura de la empresa y preparación para las responsabilidades.
- Encuesta de los 6 meses (opcional): Perspectivas retrospectivas sobre el papel del onboarding en el éxito alcanzado.
También querrás crear encuestas de onboarding separadas para los gerentes recién contratados, ya que el proceso de onboarding para gerentes será algo diferente.
Algunas buenas prácticas para redactar preguntas de encuestas:
- Preguntas recurrentes: Incluye algunas preguntas recurrentes a lo largo de las encuestas para hacer seguimiento de cambios de percepción o satisfacción con el tiempo, por ejemplo, “¿Cómo calificarías tu experiencia de onboarding en una escala del 1 al 10?”.
- Utiliza una mezcla de estilos de preguntas:
- Preguntas de escala Likert: Permiten a los encuestados calificar su acuerdo o satisfacción en una escala (por ejemplo, 1-5 o 1-7).
- Preguntas sí/no: Sencillas y rápidas para respuestas binarias.
- Preguntas abiertas: Fomentan comentarios detallados e ideas nuevas.
- Preguntas de opción múltiple: Ofrecen opciones predefinidas para una retroalimentación estructurada.
- Preguntas de clasificación: Piden a las personas que clasifiquen opciones según preferencia o importancia.
3. Decide cómo entregar las encuestas
El paso final es determinar cómo vas a administrar la encuesta y analizar los resultados. Muchas soluciones de software de onboarding incorporan una función de encuestas, al igual que las herramientas de encuestas para empleados, pero siempre puedes usar Typeform u otra alternativa similar.
Utilizar tecnologías como estas hará mucho más sencillo el envío de encuestas y el análisis de los resultados. Algunas también ofrecen útiles plantillas para crearlas fácilmente.
24 Preguntas para Encuestas de Onboarding
Para ayudarte a comenzar, aquí tienes 24 ejemplos de preguntas para encuestas de onboarding, divididas en las siguientes 7 categorías:
- Reclutamiento e incorporación
- Formación
- Compromiso
- Alineación
- Marca empleadora
- Ambiente laboral y bienestar
- Ambiente de trabajo remoto
He incluido dos tipos de preguntas, que pueden responderse usando una escala de calificación o con respuesta abierta.
- Las preguntas de escala de calificación piden a la persona que indique en qué medida estas afirmaciones reflejan su acuerdo u opinión.
- Las preguntas de respuesta abierta piden a la persona que comparta sus ideas sobre un tema específico.
Reclutamiento e incorporación
Preguntas de escala de calificación (1-10)
- ¿Cómo calificarías la claridad y transparencia del proceso de selección? [Escala de calificación]
Para evaluar la eficacia del proceso de reclutamiento e identificar áreas de mejora.
- Por favor, califica tu nivel de implicación y satisfacción con el proceso de incorporación. [Escala de calificación]
Para entender el nivel de satisfacción de las personas durante el periodo de onboarding y si la descripción del puesto corresponde al rol.
- ¿Qué tan seguro/a te sientes usando nuestro producto o servicio después de completar el proceso de onboarding? [Escala de calificación]
Para evaluar la efectividad del onboarding de nuevos empleados y asegurarse de que cuenten con los conocimientos y la confianza necesarios para usar el producto o servicio.
- ¿Cómo calificarías la experiencia general de onboarding? [Escala de valoración]
Para comprender la experiencia de onboarding en su conjunto.
- ¿Qué recursos o información adicionales te habrían ayudado durante el proceso de onboarding? [Respuesta libre]
Para identificar posibles carencias en los materiales actuales de onboarding y recopilar comentarios sobre los recursos adicionales que podrían mejorar la comprensión y competencia de los participantes.
- ¿Qué mejoras o cambios sugerirías para mejorar la experiencia de onboarding? [Respuesta libre]
Para recoger recomendaciones específicas sobre cómo puedes optimizar o personalizar tu proceso de onboarding.
- ¿Hay algo más que te gustaría compartir sobre tu experiencia de onboarding? [Respuesta libre]
Para ofrecer a los usuarios la oportunidad de compartir cualquier comentario, sugerencia o inquietud adicional que no haya sido abordada en las preguntas anteriores.
Formación
- En una escala del 1 al 10, ¿qué tan bien se alinea la formación con tu rol y responsabilidades? [Escala de valoración]
Para evaluar la relevancia de tu programa de formación de onboarding.
Compromiso
- Desde que me integré a la empresa, rara vez pienso en buscar trabajo en otro lugar. [Escala de valoración]
Para averiguar el nivel de satisfacción de los empleados, lo cual impacta directamente en las tasas de retención de personal.
- Con frecuencia recibo retroalimentación de mi jefe sobre las tareas asignadas. [Escala de valoración]
Para comprobar si los nuevos empleados reciben la retroalimentación que necesitan para aclimatarse en tu lugar de trabajo y mejorar sus habilidades.
Alineación
- Entiendo cómo mi puesto apoya los valores y objetivos de la organización. [Escala de valoración]
Para saber cómo los nuevos empleados perciben su posición dentro de la organización y la cultura de la empresa.
- Considero que mis ideas son valoradas. [Escala de valoración]
Para percibir si los empleados se sienten parte del equipo.
Marca Empleadora
- ¿Cómo influyó nuestra marca empleadora en tu decisión de unirte a nuestra organización? [Escala de valoración]
Para entender el impacto de la marca en la atracción de nuevos talentos y qué convenció a los nuevos empleados para unirse a tu equipo.
- ¿Tu experiencia con la organización hasta ahora coincide con la marca empleadora que se comunicó durante el proceso de selección? [Escala de valoración]
Para evaluar la coherencia entre la marca empleadora percibida y la experiencia real del empleado.
- ¿Qué aspectos de nuestra marca empleadora te llamaron la atención durante el proceso de reclutamiento? [Respuesta libre]
Para identificar los elementos específicos que les atrajeron de tu lugar de trabajo.
- ¿Qué crees que hace única a nuestra organización como empleador? [Respuesta libre]
Para comprender los principales diferenciadores desde la perspectiva de los nuevos empleados.
Ambiente de Trabajo y Bienestar
- ¿Cómo calificarías el ambiente laboral en términos de colaboración, inclusión y apoyo? [Escala de valoración]
Para evaluar la percepción del entorno laboral, como inclusión, diversidad, igualdad y el nivel de apoyo que se proporciona.
- Califique cómo siente que nuestra organización prioriza el bienestar de los empleados y el equilibrio entre la vida laboral y personal. [Escala de valoración]
Para comprender si las políticas, iniciativas y prácticas de su empresa promueven una comprensión clara de cómo se apoya el equilibrio entre la vida profesional y personal y el bienestar del empleado.
- ¿Cómo se alinea el entorno laboral con la marca empleadora que le fue comunicada? [Escala de valoración]
Para evaluar si su organización cumple exitosamente con las promesas y valores transmitidos desde el primer día.
Entorno de trabajo remoto
- ¿Cómo calificaría la eficacia de las herramientas y plataformas de comunicación proporcionadas para el trabajo remoto? [Escala de valoración]
Para evaluar la suficiencia y eficiencia de las herramientas de comunicación disponibles, que son cruciales en un entorno remoto.
- ¿Qué tan efectivas le resultan las reuniones virtuales en términos de productividad y compromiso? [Escala de valoración]
Para evaluar la eficiencia y el nivel de compromiso de las reuniones virtuales, que son un aspecto fundamental del trabajo remoto.
- ¿Qué tan integrado se siente con su equipo en el entorno de trabajo remoto? [Escala de valoración]
Para medir el sentido de pertenencia e integración del empleado con el equipo, lo cual puede ser un reto en una modalidad remota. Usar preguntas rompehielos efectivas durante las reuniones virtuales puede ayudar a fomentar la conexión.
- ¿Qué mejoras, si las hay, sugeriría para nuestros programas de formación y desarrollo a distancia? [Respuesta abierta]
Para obtener comentarios constructivos sobre los programas de formación e identificar vacíos o áreas que necesiten mejoras.
- ¿Hay herramientas o recursos que considere que faltan o son inadecuados para su función en el entorno de trabajo remoto? [Respuesta abierta]
Para identificar lagunas en las herramientas o recursos proporcionados, los cuales son esenciales para un trabajo remoto eficaz.
Mejores prácticas para encuestas de onboarding
Siga estas mejores prácticas para ayudarle a obtener comentarios significativos y accionables sobre sus iniciativas de onboarding.
Defina claramente el propósito
Ser claro respecto a lo que desea lograr o mejorar dentro de su proceso de onboarding debe ser su primer paso. Esto le ayudará a formular las preguntas adecuadas y a obtener la información necesaria.
Manténgalas cortas
Sus preguntas deben ser concisas y enfocadas para aumentar la tasa de respuesta y asegurar que recopila información relevante y accionable sobre el onboarding.
Un máximo de 10 preguntas por encuesta es lo ideal.
Utilice distintos tipos de preguntas
Incorporar escalas de valoración permite realizar análisis cuantitativos, mientras que las preguntas abiertas permiten a los encuestados expresar sus ideas libremente y proponer sugerencias de mejora.
Use una combinación de ambos enfoques para capturar comentarios detallados y estructurados.
Elija el momento adecuado
Póngase en el lugar de su nuevo empleado por un minuto y considere cuándo tendría los comentarios más frescos para cada grupo de preguntas.
Por ejemplo, las preguntas relacionadas con la orientación son mejor respondidas tan pronto como el nuevo empleado es contratado, mientras que las preguntas sobre el entorno laboral es preferible hacerlas cuando la persona ya se ha adaptado un poco a su puesto.
Comunique el propósito
Para aumentar la tasa de respuesta y la calidad de los comentarios, asegúrese de explicar a los participantes por qué ha creado la encuesta y cómo les beneficia tanto a ellos como al negocio en general.
Verás que esta aclaración hace mucho más probable que las personas respondan y se impliquen más mientras lo hacen.
¿Anonimato o no?
Depende de ti si solicitas los nombres de los participantes.
Hacerlo facilita el seguimiento, pero es posible que los encuestados sean menos sinceros en sus respuestas. Mi consejo sería ofrecer anonimato, pero también la posibilidad de que añadan sus datos para un seguimiento posterior.
Comunica los resultados de la encuesta
Cuando compartes los resultados y las acciones que has tomado como consecuencia de ellos, aumentas la aceptación de cualquier cambio y demuestras que las encuestas en tu organización valen la pena.
Análisis de encuestas de onboarding
Has dedicado tiempo a elaborar encuestas y recopilar datos, ¿qué hacer ahora con los resultados?
Para actuar eficazmente sobre los resultados de la encuesta, comienza analizando los datos a fondo para identificar patrones, tendencias y problemas recurrentes.
Si usas software de onboarding o encuestas, esto debería ser relativamente sencillo, pero si no es así, recopila las respuestas en una hoja de cálculo u otro formato similar para facilitar el análisis.
Tendrás tus categorías de preguntas como se indica arriba, pero también podrías querer desglosar las respuestas por demografía (por ejemplo, equipo, puesto, antigüedad, presencialidad o teletrabajo) para identificar variaciones en las experiencias de los diferentes grupos.
También deberías combinar los resultados con otras métricas de onboarding, como las tasas de retención y el tiempo hasta la productividad.
Desde aquí, como explica Liam Reese en su excelente artículo sobre análisis de datos de RR. HH., puedes usar lo que has conseguido para “contar una historia” a las partes interesadas relevantes.
Es probable que la dirección ejecutiva tenga tiempo limitado y necesite entender el impacto a largo plazo de lo que los datos de onboarding revelan sobre la salud organizacional y los avances hacia los principales objetivos estratégicos.
Por otro lado, los managers necesitarán menos información sobre qué debe cambiar a nivel organizacional y, en cambio, ideas accionables sobre qué pueden mejorar en sus equipos.
Generando preguntas de onboarding con ChatGPT
Sí, lo has leído bien. He estado usando ChatGPT como un excelente asistente en el proceso de ideación para este tipo de tareas.
Aquí tienes 3 prompts de ChatGPT para recopilar preguntas adicionales para tus encuestas de incorporación.
Solo tienes que copiar y pegar los prompts que aparecen a continuación, uno por uno, para obtener nuevas ideas.
Paso 1: Crea una persona
Siempre me parece útil decirle a GPT a quién quiero que represente antes de empezar, para que enmarque correctamente el contexto de sus respuestas. Copia y pega la siguiente instrucción para comenzar.
Prompt 1
Eres un líder de RR. HH. experimentado que me está enseñando todo lo que sabe sobre ser un gran gerente de people operations.
Conoces las mejores prácticas para el puesto y no tienes miedo de rechazar normas históricas sobre cómo "deberían" hacerse las cosas si no aportan valor real.
Ahora mismo aprovechas tu experiencia para ayudarme a crear encuestas útiles para la incorporación de empleados. Vamos a contratar a estos empleados para puestos [remoto/híbrido/presencial].
Confirma que has entendido mi solicitud contándome más sobre tu personaje.
Paso 2: Da contexto adicional
Este paso es opcional, pero me resulta útil.
GPT puede tender a dar respuestas genéricas o demasiado generales. Para evitarlo, dale a GPT más contexto sobre tu empresa. Esto puede incluir:
- Tipo de empleados que quieres atraer
- Tu estado o país específico
- Tu sector o industria
- Puestos que deseas cubrir
- Fase de crecimiento de tu empresa
- Cualquier información situacional sobre tu empresa que consideres importante
Prompt 2
Mi empresa está en la industria de [tu sector], y opera en [País/Estado]. Actualmente estamos en una fase de [crecimiento lineal/crecimiento exponencial/mantenimiento] y buscamos empleados para ocupar el puesto [rol(es) objetivo].
Confirma que has entendido mi solicitud contándome lo que sabes sobre mi negocio.
Paso 3: Pide preguntas específicas
Perfecto, ya hemos preparado el terreno. Ahora viene lo interesante.
Me resulta útil solicitar preguntas específicas sobre ciertos temas, una a la vez, para obligar a GPT a profundizar en cada uno, en lugar de quedarse en la superficie de todos ellos.
Prompt 3
Por favor, elabora 10 preguntas concretas y relevantes para una encuesta de incorporación sobre [tema del que quieres preguntas para la encuesta] e incluye la siguiente información para cada una:
- La pregunta a incluir
- Indicar si debe responderse con una escala de valoración (es decir, cuánto estás de acuerdo en una escala del 1 al 5) o con una caja de texto de respuesta libre
- El propósito de la pregunta
Supón que estas preguntas se hacen un mes después de que el empleado haya empezado a trabajar en la empresa.
¿Tienes problemas con GPT?
Si ves que no obtienes resultados útiles, tienes dos opciones:
- Aporta más información sobre tu empresa, como los problemas específicos que enfrentas en tu proceso de incorporación, en el Paso 2 para tener claro lo que quieres lograr. No des por sentado que puede interpretar lo que no está escrito.
- Únete a nuestra comunidad exclusiva de Slack para debatir tus problemas con otros líderes de People Ops que han vivido lo mismo. ¡Y yo también estaré ahí!
Si combinas la generación de ideas de GPT con tu investigación organizacional, tendrás preguntas útiles para los nuevos empleados en poco tiempo.
Formas Adicionales de Medir y Mejorar la Incorporación
Si bien las encuestas de retroalimentación son una herramienta poderosa para comprender la experiencia de los empleados, no son (ni deberían ser) el único método para medir y mejorar la experiencia de incorporación.
Aquí tienes otras formas de mejorar la incorporación de nuevos empleados:
- Revisar tasas de rotación voluntaria: Si son elevadas entre los recién contratados, un mejor proceso de incorporación puede ayudar.
- Analizar tiempos hasta alcanzar la productividad: Mide este KPI calculando los días que tardan los nuevos empleados en ser productivos y luego divídelos entre el número total de nuevas contrataciones en un periodo de tiempo. Los tiempos cortos son una gran noticia y muestran que tus procesos de incorporación son efectivos para acelerar la integración.
- Comprobar si los nuevos empleados están aplicando su formación: Si no están completando o aplicando la formación necesaria, es momento de revisar si se ha asignado suficiente tiempo de capacitación en el proceso de orientación.
- Iterar continuamente el proceso de incorporación: Establecer un ciclo de retroalimentación permite revisar regularmente tus procesos y atender rápidamente cualquier inconveniente detectado. Anima a los responsables y al equipo de recursos humanos a colaborar y compartir ideas para mejorar la incorporación con el tiempo.
- Introducir sesiones estructuradas de retroalimentación: Realiza sesiones individuales o grupales con los nuevos empleados, al menos durante la primera semana. Fomenta debates en profundidad y brinda la oportunidad de expresar sus opiniones, inquietudes y sugerencias.
- Implementar programas de mentoría y acompañamiento: Emparejar a nuevos empleados con mentores o compañeros con experiencia les ayuda a desenvolverse en la organización, fomenta relaciones y les brinda acceso a un sistema de apoyo informal durante su primer mes, aproximadamente.
- Realizar entrevistas de salida: En el otro extremo, están quienes dejan la organización. Las entrevistas de salida permiten conocer opiniones no expresadas o comentarios que otros miembros del equipo quizás también compartan.
- Utilizar la tecnología: Herramientas como los softwares de onboarding pueden ayudar a asignar tareas, hacer seguimiento, compartir recursos y realizar encuestas. También podrás aprovechar la automatización del proceso de incorporación para enviar encuestas automáticamente en el momento ideal.
¡Ya Estás Listo para Incorporar!
Si no tienes una encuesta de incorporación como parte de tu proceso, es hora de crear una.
Podrás identificar:
- Qué funciona y qué necesita mejora,
- Dónde tus nuevas contrataciones necesitan más apoyo, y
- Qué tipo de reputación tiene tu empresa entre los candidatos potenciales.
¿Entonces, qué esperas? Usa estas mejores prácticas y ejemplos de preguntas, ¡y ponte manos a la obra!
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