Optimizando la Incorporación de Empleados para Tus Nuevas Estrellas
Ahora pregúntate, ¿cuál es el primer paso para crear una relación duradera entre una nueva incorporación y tu empresa para que en el futuro puedas recibir excelentes comentarios? No es el bono de contratación ni el almuerzo gratis en el primer día (aunque no dejan de ser buenos beneficios).
La respuesta correcta es un proceso de incorporación bien optimizado. La incorporación de nuevos empleados es como esa primera cita en la que ambas partes están emocionadas, esperanzadas y un poco nerviosas.
El objetivo principal, como empleador, es causar una buena primera impresión. Idealmente, tu programa de incorporación será memorable por las razones correctas, y además ayudará a que tu nuevo empleado se desempeñe eficazmente en su nuevo puesto.
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¿Qué es el proceso de incorporación?
El proceso de incorporación es un enfoque estructurado para integrar a los nuevos empleados en tu organización, asegurando que se sientan apoyados, informados y preparados para tener éxito.
Abarca todo, desde la introducción a la cultura de la empresa y la aclaración de responsabilidades laborales hasta la configuración de herramientas y el fomento de relaciones con colegas.
Una incorporación efectiva genera confianza, acelera la productividad y fortalece el compromiso de los empleados, sentando las bases para el éxito a largo plazo.
¿Por qué es importante la incorporación?
La incorporación no es solo un paso rutinario. Es una danza intrincada para integrar a un nuevo miembro al equipo dentro de la cultura, los procesos y los sistemas de la empresa. Se trata de prepararlos para el éxito, darles las herramientas que necesitan y asegurarte de que se sientan valorados desde el primer día.
De manera crítica, también es la clave para establecer una relación laboral en la que tus nuevas incorporaciones puedan tener éxito en sus funciones, y mantenerse exitosas. Según una investigación de Brandon Hall Group, ¡las empresas con un proceso de incorporación sólido pueden mejorar la retención de nuevos empleados en un 82% y la productividad en más del 70%!
Si deseas ver crecer tu organización con profesionales seguros y bien integrados, es momento de darle a la incorporación la importancia que merece.
Dominando las 5 fases de la incorporación: del Bienvenido al Efecto Wow
Cada fase del proceso de incorporación desempeña un papel fundamental en el desarrollo de la experiencia del empleado.
Veamos más de cerca qué implica cada una y cómo lograr una impresión duradera en cada etapa con éxito.
Pre-incorporación: El tráiler antes del estreno
¿Recuerdas la emoción que sentiste por un tráiler de película que te dejó contando los días hasta el estreno? Eso es la preincorporación.
Cómo ejecutarlo: Esta es tu oportunidad de generar anticipación. Una vez que tu contratación esté confirmada, envía un paquete de bienvenida con artículos personalizados de la empresa, un intrigante correo de bienvenida y tu manual del empleado o un manual especial para nuevas incorporaciones que sea más ágil y ameno. Incluso puedes incluir un video divertido de presentación con los que serán sus futuros compañeros. Asegúrate de que sepan dónde deben ir y qué esperar el primer día.
Por qué es vital: Quieres generar entusiasmo y expectativas para causar una buena primera impresión. Esto ayudará a que la nueva incorporación se mantenga motivada y con ganas de descubrir lo que viene a medida que avanza en su proceso de incorporación. Al final, recordarán esos pequeños detalles como parte de la razón por la cual se sienten bien de haber llegado.
Primer día: Despliegue de la alfombra roja
Imagina llegar por una alfombra roja, listo para ver y ser visto, y que nadie te preste atención. Incómodo, ¿verdad? El primer día de un nuevo empleado debe ser todo menos eso.
Crear un poco de entusiasmo para tus nuevos ingresos también es importante si estás incorporando a un nuevo gerente. Como los contratas para una posición de liderazgo, ayuda darles una cálida bienvenida para que se sientan apreciados rápidamente.
Cómo ejecutarlo: Recíbelos personalmente (o virtualmente) con una cálida sonrisa. Comienza con un recorrido por la oficina, señalando lugares divertidos como el rincón de snacks o la zona de descanso. Preséntales a sus compañeros de equipo y organiza un almuerzo o pausa para café de bienvenida. Hazlos protagonistas creando una publicación sobre ellos en la plataforma interna de la empresa para que sus colegas sepan cuál será su función.
Por qué es vital: Las personas rara vez olvidan su primer día, ya sea en la escuela o en un nuevo empleo. Asegúrate de que lo recuerden por las razones correctas. Un buen comienzo genera confianza, sentido de pertenencia y ayuda a integrar a tu nuevo empleado en la organización.
Primera semana: El taller práctico
¿Le entregarías una cámara a alguien y esperarías una película ganadora sin dar ninguna instrucción? Obviamente no. Eso sería absurdo. No es diferente para tu nueva incorporación cuando trata de encontrar su lugar en la organización.
Cómo ejecutar: Esta semana se trata de capacitación estructurada. Ya sea utilizando software de incorporación, comprendiendo los procesos de la empresa o dominando el arte de la cafetera, asegúrate de que haya un plan. Designa una persona de referencia para cualquier consulta y añade tareas reales para que la capacitación sea práctica. También deberías proporcionarles una lista de verificación para nuevos empleados para que puedan hacer seguimiento de su progreso.
También querrás una lista de verificación de incorporación para ti mismo que incluya:
- Presentarles las políticas y procesos de la empresa
- Explicarles sus beneficios y lo que se requiere de ellos para seleccionarlos
- Darles un tutorial sobre dónde encontrar lo que necesiten (intranet, centros de documentación centralizados, etc.)
- Presentarles los objetivos de la empresa
- Indicarles a quién pueden contactar para dudas sobre aspectos clave, como documentos de RRHH, asistencia informática o suministros de oficina.
Para procesos de incorporación cargados de documentos, considera usar soluciones de gestión documental para simplificar el proceso de revisión de documentación para tus nuevos empleados.
Por qué es transformador: Garantiza que el nuevo empleado no se sienta arrojado al agua sin salvavidas. Darles las herramientas ahora previene problemas futuros. Según Gallup, solo el 12% de los empleados encuestados estuvo totalmente de acuerdo en que su empresa hizo un “gran trabajo” incorporando a nuevos empleados. No pierdas esta ventana crucial para generar una conexión emocional y entusiasmo con tu nueva contratación.
Primer mes: Seguimiento en el camino
Es importante recopilar comentarios, pero no les realices un examen sorpresa para tomarlos desprevenidos. En su lugar, abórdalo como una charla amistosa con una bebida adecuada para el trabajo.
Los primeros 30 días para los nuevos empleados pueden ser abrumadores, así que no esperes niveles de productividad de veteranos desde el primer día.
De hecho, Gallup estima que los nuevos empleados suelen tardar alrededor de 12 meses en alcanzar su máximo potencial de desempeño en un puesto. Es decir, no es momento de perder la paciencia.
Cómo ejecutar: Programa un seguimiento para recopilar comentarios. Habla sobre sus experiencias, retos y logros. Brinda retroalimentación constructiva y pide sus opiniones sobre el proceso de incorporación y si tienen expectativas y metas claras para su papel en el futuro.
Por qué es valioso: Esto ayuda a ajustar su trayectoria desde el principio y refuerza que su crecimiento y bienestar son prioridades. Si en esta etapa es evidente que tu nuevo empleado aún no tiene objetivos claros, trabajen juntos para establecer algunos y que tenga algo concreto hacia lo que avanzar.
Más allá: Mide y gestiona el desempeño
¿Tu serie de televisión favorita terminó en la primera temporada? Esperemos que tampoco sea así con tus empleados, ya que avanzas más allá de los periodos de prueba y hacia nuevas prioridades como objetivos de desarrollo y KPIs de rendimiento.
Cómo ejecutar: Los seguimientos regulares no son solo para cortesías. Profundiza en discusiones sobre sus objetivos, sus ideas para alcanzarlos, las estrategias y tácticas que les ayudarán a cumplir sus KPIs y qué tipos de apoyo necesitan.
Los seguimientos son una excelente ocasión para establecer estándares de trabajo, medir el progreso y gestionar el rendimiento más allá de la evaluación estándar. También es una oportunidad para presentarles un programa de mentoría a largo plazo o comunicar otras oportunidades de desarrollo.
Por qué es el verdadero MVP: Profundiza la vinculación del empleado, asegurando que el nuevo integrante no se sienta olvidado después de la fase inicial. Se trata de fomentar una relación duradera, mostrando que son valorados no solo al principio, sino durante todo su recorrido.
Claves para optimizar la incorporación
Para agilizar tu proceso de incorporación y crear la mejor experiencia de bienvenida posible, tendrás que centrarte en algunas áreas clave que sí puedes controlar.
Comunicación clara
A nadie le gusta jugar a adivinar. Deja las expectativas, roles y procesos perfectamente claros desde el inicio y crea una estrategia de comunicación respecto a los correos durante sus primeros días.
Desarrolla plantillas de correo para interacciones claves, desde emails de bienvenida y requisitos para el nuevo empleado hasta aquellos que expliquen los valores esenciales, productos e historia de la empresa. Siempre que sea posible, automatiza los procesos de incorporación para que los eventos se activen sin que un responsable de contratación o miembro del equipo deba intervenir.
Personalización: Todos son diferentes. Un empleado puede preferir un enfoque práctico, mientras que otro prefiere sumergirse en un manual autodidacta. Ambos están bien, pero debes crear el contenido necesario para proporcionar cualquiera de estas experiencias.
Trabaja con tus equipos de marketing y de aprendizaje y desarrollo para crear perfiles y abordar los tipos de contenido que consideres necesarios para servir a esa audiencia.
Formación Estructurada
Este no es el momento de improvisar. Proporciona programas de formación estructurados y bien organizados que eliminen barreras tecnológicas, de procesos y de fuentes de datos.
Para mejorar el compromiso de los empleados, también es recomendable realizar la formación de los nuevos empleados en pequeños grupos, o contar con formación en directo impartida por otros miembros del equipo, para ayudar a que los nuevos empleados hagan conexiones personales más fácilmente.
Compromiso
Mantén su interés. Las sesiones interactivas, actividades de trabajo en equipo o incluso un almuerzo sorpresa pueden mantener el ambiente animado.
Retroalimentación
En recursos humanos lo decimos todo el tiempo: la retroalimentación es vital. Pero debe sentirse parte de la cultura desde el principio. Las relaciones de doble vía no se crean en el vacío. Si los demás empleados con los que el nuevo integrante se va encontrando pueden ayudar a evangelizar y ejemplificar tu cultura de retroalimentación, es mucho más probable lograr algo significativo de ellos.
Tú, a su vez, debes ser intencionado a la hora de recibir la retroalimentación de los nuevos empleados. Mostrarles que estás dispuesto a considerar sus opiniones y tomar medidas cuando sea necesario generará confianza de que esto se hará en otras partes de su trayectoria en la empresa.
Automatización
Querrás asegurarte de que los nuevos empleados tengan una experiencia de incorporación fluida, automatizando la asignación de tareas, proporcionando acceso a recursos digitales y haciendo un seguimiento del progreso para mantener todo en orden.
Un sistema de flujo de trabajo de RR. HH. puede utilizarse para agilizar los procesos de incorporación de empleados y ofrecer un inicio más sencillo, automatizando la asignación de tareas, el seguimiento de la entrega de documentos y proporcionando a los nuevos empleados un portal centralizado para la formación y los recursos.
Mejores Prácticas para la Optimización de la Incorporación
No podemos hablar de optimización de la incorporación sin revisar algunas mejores prácticas de incorporación.
Sin estos elementos, es probable que termines con un proceso de incorporación que no capta la esencia de la cultura de tu empresa ni comunica tu visión para el puesto del nuevo empleado.
El Sistema de Amigo/Mentor
Navegar por una nueva empresa puede sentirse como viajar a una ciudad nueva antes de los días del GPS. Un sistema de amigo/mentor ofrece al nuevo empleado un guía local y un mapa para ayudar a orientarse en el nuevo entorno.
Analistas de datos de Microsoft que escriben para Harvard Business Review descubrieron que cuanto más se reunía un amigo de incorporación con un nuevo empleado, mayor era la percepción de éste sobre su rapidez en alcanzar la productividad.
- El 56% de los nuevos empleados que se reunieron con su amigo de incorporación al menos una vez en los primeros 90 días indicaron que su acompañante les ayudó a ser productivos rápidamente en su puesto.
- El 73% en aquellos que se reunieron de dos a tres veces.
- El 86% en aquellos que se reunieron de cuatro a ocho veces.
- El 97% en aquellos que se reunieron más de ocho veces.
Cómo Implementarlo: Empareja a cada recién llegado con un veterano de la empresa que conozca bien la estructura del negocio y que tenga una sólida red interna. Este mentor debe ser accesible y estar dispuesto a ayudar.
Organiza encuentros regulares entre ambos, especialmente en las primeras semanas, asegurando que la persona nueva tenga una plataforma para hacer incluso las preguntas más "obvias" sin dudarlo.
Por qué marca la diferencia: Esta dinámica asegura que tu nuevo empleado tenga a alguien a quien acudir para respuestas rápidas, orientación o incluso para charlar sobre dónde se toma el mejor café. Favorece el sentido de pertenencia y acelera el proceso de integración.
Aprovecha la Tecnología Moderna para la Incorporación
Desde recorridos virtuales interactivos hasta módulos de formación gamificados, la tecnología puede elevar la experiencia de incorporación y es un modo relativamente sencillo de incrementar tu ROI de incorporación rápidamente.
Para empezar, querrás incorporar algo que fomente la socialización. Si tu empresa utiliza una plataforma de comunicación como Slack, recomiendo una integración sencilla como Donut.
Este tipo de tecnología de encuentros programados puede inspirar a la persona a conectar con gente con la que, de otro modo, tal vez no interactuaría en su día a día laboral.
Entender el rol de su contraparte les ayudará a comprender un aspecto diferente del negocio y ver posibilidades de colaboración entre departamentos y disciplinas.
A continuación, querrás invertir en herramientas de incorporación que complementen y digitalicen el proceso de onboarding, proporcionando la misma experiencia para nuevos empleados en la oficina o trabajando a distancia.
Las plataformas de aprendizaje gamificado pueden hacer que materiales densos sean más digeribles, mientras que las herramientas de realidad virtual (VR) pueden ofrecer recorridos inmersivos por la oficina o simulaciones de escenarios reales del trabajo.
Las aplicaciones de realidad aumentada (AR) podrían superponer información útil sobre vistas del mundo real, como señalar diferentes departamentos en una oficina grande.
A medida que estas tecnologías se vuelven más sofisticadas y se integran en la vida cotidiana de las personas, incorporarlas asegura que tu proceso no solo sea actual, sino también versátil.
Especialmente en escenarios de trabajo remoto, las herramientas tecnológicas pueden cerrar brechas y simular interacciones presenciales.
L&D desde el principio: Fomentando el crecimiento desde el primer día
El aprendizaje y desarrollo es una prioridad para muchas empresas gracias a su impacto en la retención de empleados y su capacidad para ayudar a las organizaciones a abordar brechas de habilidades.
El Informe sobre aprendizaje de la fuerza laboral 2023 de LinkedIn Learning mostró que los esfuerzos de L&D ayudan a que las organizaciones sean más resilientes ante cambios en el mercado de talento. Por este motivo, más profesionales de L&D están trabajando directamente con CHROs y CEOs.
Desde la perspectiva de onboarding, esperar a que el empleado "se adapte" antes de presentarle oportunidades de L&D es como esperar que una planta crezca antes de regarla.
Cómo sembrar las semillas: Comienza con una hoja de ruta clara de las habilidades y conocimientos que el nuevo empleado necesitará a corto y largo plazo. Integra esto en el proceso de onboarding, asegurando que estén expuestos a cursos, talleres y sesiones de capacitación relevantes desde el primer momento.
Invertir en el crecimiento del nuevo empleado desde el primer día no solo acelera su competencia, sino que también indica que la empresa valora su desarrollo. Junto con una remuneración y beneficios competitivos, este enfoque proactivo conduce a una mayor satisfacción laboral, mejor desempeño y mayor retención.
Midiendo el Éxito de la Incorporación
El éxito no es solo una sensación, está impulsado por los datos. Entonces, ¿cómo mides el éxito del proceso de onboarding?
Aunque hayas impregnado tu proceso de onboarding con un poco de dinamismo y experiencia, la pregunta permanece: ¿cómo saber realmente si está funcionando?
Como dice el viejo adagio, "lo que se mide se gestiona". Métricas definidas —ya sea tasas de finalización de tareas, tiempo hasta la productividad o la clásica encuesta de incorporación— te dirán mucho sobre cuál ha sido el impacto de tus esfuerzos por mejorar el onboarding. Cuanto mejor se desempeñen los nuevos empleados frente a estas métricas, mayores serán las tasas de retención.
Una vez que comprendas estas métricas, querrás fijarte en los niveles de compromiso de los nuevos empleados. Un empleado comprometido no solo ficha la entrada y salida; está involucrado, entusiasta e implicado.
Si bien cada uno tiene diferentes estilos de comunicación y personalidades, la participación en reuniones, talleres y actividades voluntarias de la empresa puede indicar el nivel de compromiso de un empleado.
Revisa su interacción con materiales y plataformas de L&D y cómo documentan la finalización de sus tareas de onboarding. Un alto nivel de compromiso a menudo significa que el nuevo empleado siente pertenencia y propósito, las marcas de un proceso de onboarding exitoso.
También puedes recopilar comentarios de los mentores que asignes a los nuevos empleados. Hacerlo te ayudará a comprender mejor el impacto de tu programa de mentoría y obtener la perspectiva de alguien con una visión diferente de la persona y su experiencia.
Programa sesiones regulares de retroalimentación con el mentor para asegurarte de recibir comentarios cuando sea necesario.
A largo plazo, puedes observar la progresión y promoción de los nuevos empleados. Examina períodos de tiempo específicos y estudia cómo progresan determinados grupos de empleados que comparten una versión de tu experiencia de onboarding, ya sea dentro de la jerarquía de su departamento o en el desarrollo de nuevas habilidades. Estos comportamientos suelen ser indicadores de una buena base establecida durante la incorporación.
Ejemplo de un Mal Proceso de Onboarding
He vivido un proceso de onboarding terrible antes. En mi primer día, llegué a la oficina de recursos humanos, rellené algunos papeles y me entregaron un folleto titulado "Manual del Empleado: procedimientos y políticas de la empresa", y me llevaron a mi nuevo puesto de trabajo.
Había una nota adhesiva con credenciales de inicio de sesión, pero nada más. No hubo presentaciones a mis nuevos colegas, ni recorrido por las instalaciones, ni horario para el día y, desde luego, ninguna indicación de lo que debía estar haciendo una vez me conectara al sistema.
Llegó la hora del almuerzo. No estaba seguro de dónde estaba la sala de descanso en la que se podía comer ni cuál era el protocolo de comida. ¿Se supone que debo esperar a alguien en mi primer día? Traje mi almuerzo, pero ¿debería intentar salir con estas personas a las que no me habían presentado? Al final del día, me sentía aislado y abrumado, y empezaba a cuestionar mi decisión de unirme a la empresa.
En las semanas siguientes, luché con expectativas de rol poco claras, me costaba entender la jerga de la empresa y a menudo descubría información importante demasiado tarde o por accidente.
En mi segunda semana, me enteré de una reunión semanal fundamental cuando un colega la mencionó de pasada, descubriendo que de hecho me la había perdido la semana anterior.
No había un plan de 30/60/90 días para integrarme gradualmente, ni avisos o programaciones automatizadas de eventos clave o sesiones de capacitación. Simplemente me lanzaron y tuve que aprender a nadar por mi cuenta.
Así era simplemente cómo iban las cosas allí. El efecto acumulativo era sentirme infrautilizado, subestimado y constantemente como si estuviese volando a ciegas, sin copilotos ni control de tráfico aéreo. Fue estresante, por decir lo menos.
Cuando finalmente me fui, tomé un puesto completamente remoto en otra empresa que me dio una versión digital del mismo tratamiento.
En algunos aspectos, la incorporación remota fue aún más complicada, ya que me llevó casi seis meses entender realmente a qué se dedicaba la empresa fuera de mi área y cómo podía aportar en sus esfuerzos para generar ingresos.
El resultado fue el mismo. Me encontré lidiando con preguntas frecuentes y dificultades, exactamente lo que había experimentado antes, salvo que esta vez estaba físicamente solo, en mi casa, frustrado y molestando a mi gerente por Slack o buscando en el directorio de la empresa tratando de averiguar a quién podía pedirle ayuda.
Desde entonces, he experimentado y ayudado a planificar procesos de integración efectivos, completos con capacitación personalizada, sistemas de compañeros de apoyo y un cronograma para el éxito, sin mencionar una buena definición de lo que significa el éxito para mí en mi puesto.
La diferencia, en términos de experiencia del empleado, es como la diferencia entre una hogaza de pan de masa madre y un montón de harina derramada en el suelo del supermercado. Como mínimo, una incorporación positiva evitó que me salieran más canas en la barba, al menos por un tiempo.
Conclusión
Nada crea el ambiente para el recorrido de un empleado como una espectacular experiencia de integración. Es el acto inaugural para ese empleado en tu organización.
Si bien los capuchinos gratis pueden darles un impulso de cafeína y los beneficios de oficina pueden entretenerlos por un tiempo, es la armoniosa combinación de entendimiento, compromiso y apoyo continuo lo que realmente ayuda a las personas a rendir.
¡Conoce cómo otros/as profesionales de RRHH han potenciado su estrategia de integración participando en el debate en la comunidad de People Managing People!
