Optimizando la Incorporación de Empleados para tus Nuevas Estrellas
Ahora pregúntate, ¿cuál es el primer paso para crear una relación duradera entre una nueva contratación y tu empresa para que algunas reseñas entusiastas estén en camino? No es el bono de firma ni el almuerzo gratis del primer día (aunque esos son buenos beneficios).
La respuesta correcta es un proceso de incorporación bien optimizado. La incorporación de nuevos empleados es como esa primera cita en la que ambas partes están emocionadas, esperanzadas y un poco nerviosas.
El objetivo principal, como empleador, es dar una buena primera impresión. Idealmente, tu programa de incorporación será memorable por las razones correctas, y al mismo tiempo preparará de manera efectiva a tu nuevo empleado para desempeñarse bien en su nuevo puesto.
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¿Qué es el proceso de incorporación?
El proceso de incorporación es un enfoque estructurado para integrar nuevas contrataciones en tu organización, asegurándose de que se sientan apoyadas, informadas y equipadas para tener éxito.
Cubre todo, desde la introducción a la cultura de la empresa y la aclaración de responsabilidades laborales hasta la configuración de herramientas y la promoción de relaciones con los compañeros.
Una incorporación eficaz genera confianza, acelera la productividad y fortalece el compromiso de los empleados, sentando las bases para el éxito a largo plazo.
¿Por qué es importante la incorporación?
La incorporación no es solo un paso rutinario. Es una intrincada danza de integrar a un nuevo miembro al equipo en la cultura, los procesos y los sistemas de la empresa. Es prepararlos para el éxito, darles las herramientas que necesitan y asegurarse de que se sientan valorados desde el primer día.
De manera crucial, también es la clave para establecer una relación laboral donde tus nuevas contrataciones puedan tener éxito en sus roles y seguir siéndolo. Según una investigación del Brandon Hall Group, ¡las empresas con un sólido proceso de incorporación pueden mejorar la retención de nuevos empleados en un 82% y la productividad en más del 70%!
Si deseas ver crecer tu organización con profesionales seguros y bien integrados, es momento de darle a la incorporación la importancia que merece.
Dominando las 5 fases de la incorporación: del Bienvenido al Wow
Cada fase del proceso de incorporación juega un papel fundamental en el cultivo de la experiencia del empleado.
Echemos un vistazo más de cerca a cuáles son y cómo crear una impresión duradera durante cada una de ellas con éxito.
Preincorporación: El tráiler de la película antes del estreno
¿Recuerdas la emoción que sentiste tras ver un tráiler de película que te dejó contando los días para el estreno? Eso es el preincorporación.
Cómo ejecutarlo: Esta es tu oportunidad para generar expectación. Una vez que se confirma la contratación, envía un paquete de bienvenida con la marca de la empresa, un intrigante correo electrónico con la carta de bienvenida y tu manual del empleado o un manual para nuevos empleados más curado y ligero. Quizá incluso incluye un video divertido de presentación protagonizado por sus futuros compañeros. Asegúrate de que sepan a dónde ir y qué esperar en su primer día.
Por qué es vital: Quieres crear una sensación de emoción y expectativa para dejar una buena primera impresión. Esto ayudará a mantener al nuevo empleado implicado y ansioso por lo que sigue a medida que avanza en el proceso de incorporación. Y al final, recordarán esos pequeños detalles como parte de por qué se sienten bien de haberse unido.
Primer día: La alfombra roja de bienvenida
Imagina llegar por una alfombra roja, listo para ver y ser visto, y que nadie te reconozca. Incómodo, ¿verdad? El primer día de un nuevo empleado no debería ser nunca así.
Crear un poco de expectación para tus nuevas incorporaciones también es importante si estás integrando a un nuevo gerente. Ya que los contratas para un puesto de liderazgo, ayuda darles una cálida bienvenida para que pronto se sientan valorados.
Cómo ejecutarlo: Recíbelos personalmente (o de manera virtual) con una sonrisa calurosa. Empieza con un recorrido por la oficina, resaltando lugares divertidos como el rincón de snacks o el área de relax. Preséntales a sus compañeros de equipo y organiza una comida o café de bienvenida. Hazlos sentir protagonistas creando una publicación sobre ellos en la plataforma de mensajería de la empresa, informando a sus colegas de lo que harán.
Por qué es vital: La gente rara vez olvida su primer día, ya sea el primer día de escuela o de trabajo. Asegúrate de que recuerden el suyo por las razones correctas. Un inicio positivo genera confianza, pertenencia y ayuda a integrar al nuevo empleado en la organización.
Primera semana: El taller práctico
¿Le darías a alguien una cámara y esperarías una película ganadora de premios sin ninguna dirección? Obviamente no, sería absurdo. No es diferente para tu nuevo empleado mientras encuentra su lugar en tu organización.
Cómo ejecutarlo: Esta semana se trata de formación estructurada. Ya sea utilizando un software de onboarding, comprendiendo los procesos de la empresa o dominando el arte de la cafetera, asegúrate de que exista un plan. Designa una persona de referencia para dudas y añade tareas reales para que la formación sea práctica. También deberías proporcionarles una lista de verificación para nuevos empleados para que puedan seguir su progreso.
También querrás una lista de verificación de onboarding para ti mismo que incluya:
- Presentarles las políticas y procesos de la empresa
- Explicarles sus beneficios y lo que necesitan para realizar sus elecciones
- Darles un tutorial de dónde encontrar lo que necesitan (intranet, repositorios centralizados de documentación, etc.)
- Presentarles los objetivos de la empresa
- Informarles a quién pueden acudir en caso de dudas para cuestiones clave, como papeleo de RRHH, asistencia informática o material de oficina.
Para procesos de onboarding con mucha documentación, considera utilizar soluciones de gestión documental para simplificar la revisión de documentos para tus nuevos empleados.
Por qué es una revolución: Garantiza que el nuevo empleado no sienta que lo lanzaron al agua sin salvavidas. Darles las herramientas desde el principio previene problemas en el futuro. Según Gallup, solo un 12% de los empleados encuestados estuvieron totalmente de acuerdo en que su empresa hizo un “gran trabajo” con el onboarding de los nuevos empleados. No pierdas esta ventana crítica para crear una conexión emocional y entusiasmo con tu nueva incorporación.
Primer mes: seguimiento en el camino
Es importante recopilar retroalimentación, pero no les hagas una prueba sorpresa para ponerlos en aprietos. En su lugar, plantea la conversación como una charla amistosa tomando una bebida adecuada para el trabajo.
Los primeros 30 días para los nuevos empleados pueden ser abrumadores, así que no esperes niveles de productividad de un veterano desde el principio.
De hecho, Gallup estima que los nuevos empleados suelen tardar unos 12 meses en alcanzar todo su potencial de desempeño en un puesto. En otras palabras, no es momento de perder la paciencia.
Cómo ejecutarlo: Programa un seguimiento para recopilar opiniones. Habla sobre sus experiencias, retos y logros. Ofrece retroalimentación constructiva y pide su opinión sobre el proceso de onboarding y si tienen expectativas y objetivos claros para su rol en el futuro.
Por qué es valioso: Esto ayuda a ajustar su rumbo desde el principio y refuerza que su crecimiento y bienestar son prioridades. Si en esta etapa está claro que tu nuevo empleado aún no tiene objetivos concretos, trabajen juntos para establecer algunos que le den un propósito específico.
Más allá: mide y gestiona el desempeño
¿Acaso tu serie favorita se detuvo en la primera temporada? Esperamos que tampoco sea así con tus empleados mientras avanzan más allá del periodo de prueba hacia nuevas metas como objetivos de desarrollo y KPIs de desempeño.
Cómo ejecutarlo: Los seguimientos regulares no son solo para ser amables. Sumérgete en conversaciones sobre sus objetivos, sus ideas para lograrlos, las estrategias y tácticas que ayudarán a alcanzar sus KPIs y qué tipo de apoyo necesitan.
Los seguimientos son ideales para establecer estándares de trabajo, medir el progreso y gestionar el desempeño más allá de la evaluación estándar. También es una oportunidad para presentar al empleado un programa de mentoría a largo plazo o comunicar otras oportunidades de desarrollo.
Por qué marca la diferencia: Profundiza el compromiso del empleado, garantizando que el nuevo miembro no se sienta olvidado después de la fase inicial. Se trata de fomentar una relación duradera, demostrándole que es valorado no solo al principio, sino durante todo su recorrido.
Claves para la optimización del onboarding
Para agilizar tu onboarding y crear la mejor experiencia posible, tendrás que centrarte en algunas áreas clave que están bajo tu control.
Comunicación clara
A nadie le gusta jugar a adivinar. Deja las expectativas, los roles y los procesos totalmente claros desde el principio y crea una estrategia de comunicación para los emails durante sus primeros días.
Desarrolla plantillas de correo para interacciones clave, desde emails de bienvenida y requisitos para nuevos empleados hasta aquellos donde se expliquen los valores, productos e historia de la empresa. Siempre que sea posible, incorpora automatización en las prácticas de onboarding para que los eventos se activen sin que el responsable de contratación o el miembro del equipo tengan que intervenir.
Personalización: Cada persona es diferente. Un empleado puede preferir un enfoque práctico, mientras que otro prefiere sumergirse en un manual de autoaprendizaje. Ambas opciones son válidas, pero necesitas tener preparado el contenido para poder ofrecer ambas experiencias.
Colabora con tus equipos de marketing y de aprendizaje y desarrollo para crear personas y abordar los tipos de contenido que creas que serán necesarios para atender a ese público.
Formación Estructurada
Este no es el momento de improvisar. Proporciona programas de formación estructurados y bien organizados que eliminen barreras relacionadas con la tecnología, los procesos y las fuentes de datos.
Para mejorar el compromiso de los empleados, también es bueno realizar formaciones en pequeños grupos para las nuevas incorporaciones o formar en vivo a través de otros miembros del equipo, lo que facilita que tu nuevo personal establezca conexiones personales más fácilmente.
Compromiso
Mantenlos motivados. Las sesiones interactivas, actividades de cohesión de equipo o incluso una comida sorpresa pueden mantener un ambiente animado.
Retroalimentación
Siempre lo decimos en RRHH: la retroalimentación es vital. Pero debe sentirse como parte de tu cultura desde el inicio. Las relaciones bidireccionales no se crean por sí solas. Si los demás empleados que interactúan con tu nueva incorporación pueden ayudar a difundir y ejemplificar tu cultura de retroalimentación, tendrás muchas más probabilidades de obtener algo significativo de ellos.
Tú, a su vez, debes ser intencional al recibir retroalimentación de los nuevos empleados. Demostrarles que estás dispuesto a considerar sus ideas y tomar medidas cuando sea necesario les infundirá confianza en que esto se hará también en otras etapas de su recorrido en la empresa.
Automatización
Querrás garantizar que los nuevos empleados tengan una experiencia de integración fluida, automatizando la asignación de tareas, proporcionando acceso a recursos digitales y supervisando el progreso para que todo se mantenga en tiempo y forma.
Un sistema de flujo de trabajo de RRHH puede usarse para optimizar los procesos de integración de empleados, permitiendo un inicio más eficiente mediante la automatización de asignaciones de tareas, seguimiento de la entrega de documentos y ofreciendo a las nuevas incorporaciones un portal centralizado para formación y recursos.
Mejores Prácticas para la Optimización del Onboarding
No podemos hablar de optimización del onboarding sin revisar algunas mejores prácticas de onboarding.
Sin estos elementos, lo más probable es que termines con un proceso de integración que no refleje la cultura de tu empresa ni comunique tu visión para el nuevo rol.
El Sistema de Compañero/Mentor
Navegar por una nueva empresa puede sentirse como viajar a una ciudad desconocida antes de la existencia del GPS. Un sistema de compañero o mentor ofrece a tu nueva incorporación un guía local y un mapa para ayudarle a recorrer el nuevo entorno.
Los analistas de datos de Microsoft que escribieron para la Harvard Business Review descubrieron que, cuanto más se reunía el compañero de onboarding con la nueva incorporación, mayor era la percepción que tenía ésta de su rapidez para ser productiva.
- El 56% de los nuevos empleados que se reunieron con su compañero de integración al menos una vez en los primeros 90 días indicaron que su compañero les ayudó a ser productivos rápidamente en su función.
- 73% para quienes se reunieron dos o tres veces.
- 86% para quienes se reunieron entre cuatro y ocho veces.
- 97% para quienes se reunieron más de ocho veces.
Cómo implementarlo: Asigna a cada recién llegado un veterano de la empresa que comprenda la estructura del negocio y tenga una sólida red interna. Este mentor debe ser accesible y estar dispuesto a ayudar.
Organiza encuentros regulares entre ambos, especialmente en las primeras semanas, asegurando que la persona nueva tenga un espacio donde pueda preguntar incluso las cuestiones más "obvias" sin dudarlo.
Por qué marca la diferencia: Esta dinámica asegura que la nueva incorporación tenga a alguien a quien acudir para respuestas rápidas, orientación, o incluso para charlar sobre dónde están los mejores cafés. Fomenta el sentido de pertenencia y acelera el proceso de integración.
Aprovecha la Tecnología Moderna para el Onboarding
Desde recorridos virtuales interactivos hasta módulos de formación gamificados, la tecnología puede elevar la experiencia de integración y es una forma relativamente sencilla de aumentar rápidamente tu retorno de inversión en onboarding.
Para comenzar, deberías incluir algo que fomente la socialización. Si en tu empresa se utiliza una plataforma de comunicación como Slack, recomiendo una integración simple como Donut.
Este tipo de tecnología de encuentros sugeridos puede motivar a la persona a establecer conexiones con colegas con quienes quizás no interactuaría en su trabajo diario.
Comprender el rol de su contraparte les ayudará a conocer un aspecto diferente del negocio y a ver posibilidades para colaborar entre departamentos y disciplinas.
A continuación, querrá invertir en herramientas de incorporación que complementen y digitalicen su proceso de onboarding, proporcionando la misma experiencia para nuevos empleados tanto en la oficina como trabajando de forma remota.
Las plataformas de aprendizaje gamificado pueden hacer que el material denso sea más digerible, mientras que las herramientas de realidad virtual (VR) pueden ofrecer recorridos inmersivos por la oficina o simulaciones de escenarios laborales reales.
Las aplicaciones de realidad aumentada (AR) podrían superponer información útil sobre vistas del mundo real, como señalar distintos departamentos en una oficina grande.
A medida que estas tecnologías se vuelven más sofisticadas y forman parte de la vida cotidiana, incorporarlas asegura que su proceso no solo esté actualizado, sino que sea versátil.
Especialmente en escenarios de trabajo remoto, las herramientas tecnológicas pueden cerrar brechas y simular interacciones presenciales.
Formación y desarrollo desde el principio: fomentar el crecimiento desde el primer día
La formación y el desarrollo son una prioridad máxima para muchas empresas debido a su impacto en la retención de empleados y su capacidad para ayudar a las organizaciones a abordar brechas de habilidades.
El Informe de Aprendizaje de la Fuerza Laboral 2023 de LinkedIn Learning demostró que los esfuerzos de L&D ayudan a que las organizaciones sean más resilientes frente a los cambios en el mercado de talento. Por esta razón, cada vez más profesionales de L&D trabajan directamente con los CHRO y CEOs.
Desde la perspectiva de onboarding, esperar a que un empleado “se adapte” antes de presentarle oportunidades de formación y desarrollo es como esperar que una planta crezca antes de regarla.
Cómo sembrar la semilla: Comience con una hoja de ruta clara de las habilidades y conocimientos que el nuevo empleado necesitará a corto y largo plazo. Integre esto en el proceso de onboarding, asegurando que estén expuestos a cursos, talleres y sesiones de formación relevantes desde el principio.
Invertir en el crecimiento de un nuevo empleado desde el primer día no solo acelera su competencia, sino que también demuestra que la empresa valora su desarrollo. Combinado con un salario y beneficios competitivos, este enfoque proactivo conduce a una mayor satisfacción laboral, mejor desempeño y mayor retención.
Cómo medir el éxito del onboarding
El éxito no es solo una sensación, es algo respaldado por datos. Entonces, ¿cómo se mide el éxito del onboarding?
Aunque puede que haya añadido un toque de brillo y experiencia a su proceso de onboarding, la pregunta persiste: ¿cómo saber realmente si está funcionando?
Como dice el viejo adagio, "lo que se mide, se gestiona". Las métricas definidas, ya sea la tasa de finalización de tareas, el tiempo hasta ser productivo o la clásica encuesta de onboarding, le dirán mucho sobre cuán efectivos han sido sus esfuerzos para mejorar la incorporación. Cuanto mejor se desempeñen los nuevos empleados frente a estas métricas, mayor será la retención.
Una vez que comprenda estas métricas, querrá observar los niveles de compromiso de sus nuevos empleados. Un empleado comprometido no solo ficha la entrada y la salida; está involucrado, entusiasta y comprometido.
Si bien cada persona tiene diferentes estilos de comunicación y personalidad, la participación en reuniones, talleres y cualquier actividad voluntaria de la empresa puede ser indicativa del compromiso de un empleado.
Revise su interacción con los materiales y plataformas de formación y desarrollo y cómo documentan la finalización de tareas de onboarding. Un alto nivel de compromiso generalmente indica que el nuevo empleado siente pertenencia y propósito, los signos más claros de un onboarding exitoso.
También puede obtener retroalimentación de los mentores que asigne a los nuevos empleados. Hacerlo le ayudará a comprender mejor el impacto de su programa de mentoría y a obtener información desde la perspectiva de alguien diferente sobre la persona y su experiencia.
Programe sesiones periódicas de retroalimentación con el mentor para asegurarse de recibir comentarios cuando sean necesarios.
A largo plazo, puede observar la progresión y promoción de los nuevos empleados. Examine períodos de tiempo específicos y estudie cómo avanzan determinados grupos de empleados que comparten una versión de su experiencia de onboarding, ya sea dentro de la jerarquía de su departamento o desarrollando nuevas habilidades. Estos comportamientos suelen ser indicadores de una buena base establecida durante el onboarding.
Ejemplo de mal onboarding
He experimentado un proceso de onboarding terrible. En mi primer día, llegué a la oficina de recursos humanos, completé algunos papeles y me entregaron un folleto titulado 'Manual del Empleado: Procedimientos y Políticas de la Empresa' y me acompañaron a mi nuevo puesto de trabajo.
Había una nota adhesiva con mis credenciales de acceso, pero nada más. No hubo presentaciones con mis nuevos compañeros, ni recorrido por el campus, ni horario del día, y mucho menos indicaciones sobre lo que debía hacer una vez que iniciara sesión.
Llegó la hora del almuerzo. No estaba seguro de dónde estaba la sala de descanso en la que se podía comer ni de cuál era el protocolo para el almuerzo. ¿Se supone que debo esperar a alguien en mi primer día? Traje mi comida, pero ¿debería intentar salir con estas personas a las que no me habían presentado? Al final del día, me sentía aislado y abrumado, y empecé a dudar de mi decisión de unirme a la empresa.
En las semanas siguientes, luché con expectativas poco claras sobre mi rol, me costaba entender la jerga de la empresa y, a menudo, me enteraba de información importante demasiado tarde o por casualidad.
En mi segunda semana, me enteré de una reunión semanal crucial cuando un colega la mencionó de pasada, y descubrí que de hecho la había perdido la semana anterior.
No había ningún plan de 30/60/90 días para integrarme poco a poco, ni recordatorios automáticos o programación de eventos clave o sesiones de capacitación. Simplemente me lanzaron y tuve que aprender a nadar por mi cuenta.
Así eran las cosas allí. El efecto acumulado era que me sentía infrautilizado, poco valorado y constantemente con la sensación de ir a ciegas, sin copilotos ni control de vuelo. Era, como mínimo, estresante.
Cuando finalmente me fui, acepté un puesto completamente remoto en otra empresa que me dio una versión digital del mismo trato.
En algunos aspectos, la incorporación remota fue incluso más complicada, ya que me llevó casi seis meses averiguar realmente de qué iba el negocio fuera de mi función y cómo podía apoyar los esfuerzos de la empresa para generar ingresos.
El resultado fue el mismo. Me encontré lidiando con preguntas frecuentes y dificultades, exactamente lo que ya había experimentado antes, solo que esta vez estaba físicamente solo, en mi casa, frustrado y molestando a mi gerente por Slack o revisando el directorio de la empresa tratando de averiguar a quién podía pedir ayuda.
Desde entonces, he experimentado y ayudado a planificar procesos de integración efectivos, completos con capacitación personalizada, sistemas de compañeros y una hoja de ruta hacia el éxito, sin olvidar una buena definición de lo que significa tener éxito en mi puesto.
La diferencia, en cuanto a la experiencia del empleado, es como la diferencia entre una barra de pan de masa madre y un montón de harina derramada en el piso del supermercado. Como mínimo, esa buena experiencia de integración evitó que me salieran más canas, al menos por un tiempo.
Conclusión
Nada prepara el terreno para el recorrido de un empleado como una espectacular experiencia de bienvenida. Es el acto inaugural para ese empleado en tu organización.
Si bien los capuchinos gratis pueden darles un impulso de cafeína y algunos beneficios divertidos de oficina pueden entretenerlos un tiempo, es la mezcla armoniosa de comprensión, compromiso y apoyo continuo lo que realmente ayuda a las personas a rendir.
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