Cómo crear un plan estratégico de contratación: guía de un experto’s

Como veterano experimentado de numerosos ciclos de planificación de contrataciones, aquí te explicaré por qué y cómo crear un plan de contratación eficiente y sostenible.

¿Qué es un plan de contratación?

Un plan de contratación es un documento o proceso estratégico que describe las necesidades de contratación de una organización durante un período determinado. Implica pronosticar las futuras necesidades de talento de la organización basándose en factores como las previsiones de crecimiento, los cambios en la estrategia empresarial, las tasas de rotación y las brechas de habilidades dentro de la plantilla actual.

A menudo, un plan de contratación se considera más un plan operativo que estratégico. Esto se debe a que siempre debe estar fundamentado en la ejecución dentro de un presupuesto de contratación, un plazo y unos recursos específicos, y es menos probable que contenga un análisis amplio.

¿Por qué crear un plan de contratación?

Crear un plan de contratación es importante por varias razones:

Alineación estratégica

Un plan de contratación garantiza que las necesidades de talento de tu organización estén alineadas con los objetivos estratégicos generales.

Al pronosticar los futuros requisitos de talento, el plan ayuda a garantizar que se cuente con el talento adecuado para respaldar los objetivos e iniciativas de la organización.

Eficiencia en la contratación

Sin un plan de contratación, las organizaciones pueden enfrentarse a ineficiencias y mayores costos asociados con procesos de contratación apresurados o reactivos.

Un plan bien definido ayuda a asignar los recursos de manera eficaz y a minimizar los gastos innecesarios en contratación y incorporación, lo que conduce a una mejor experiencia del candidato. También ayuda a evitar las contrataciones inadecuadas y excesivas.

Diversidad de la plantilla

Al incorporar iniciativas de diversidad e inclusión en el plan de contratación, las organizaciones pueden atraer a un grupo más diverso de candidatos y fomentar una cultura de inclusión dentro de la plantilla. Esto puede conducir a una mejor toma de decisiones, mayor innovación y más satisfacción de los empleados.

Retención de empleados

Un plan de contratación bien ejecutado considera no solo la contratación de nuevos empleados, sino también su éxito y retención a largo plazo dentro de la organización.

Por ejemplo, ayuda a definir las funciones y responsabilidades, y abre conversaciones sobre la movilidad y el desarrollo internos.

En general, un plan de contratación ayuda a proporcionar una hoja de ruta para la adquisición y gestión eficaces del talento, ayudando a las organizaciones a crear y mantener una plantilla cualificada y motivada que impulse el éxito.

¿Quién debe participar?

La planificación de la contratación es un proceso colaborativo entre los equipos de selección y contratación y el liderazgo:

• Responsable de contratación: Aporta información sobre las habilidades y cualificaciones necesarias para el puesto.
• Recursos humanos: Gestiona el proceso de planificación y pone el plan en práctica.
• Responsables de departamento: Ofrecen perspectivas sobre cómo interactuarán las nuevas incorporaciones con los distintos equipos y qué competencias son necesarias.
• Miembros del equipo: Recopilan comentarios de los miembros del equipo sobre lo que consideran necesario.
• Alta dirección: Es posible que los ejecutivos deban participar, especialmente en puestos estratégicos o de alto nivel, para garantizar la alineación con los objetivos y la visión de la empresa.
• Departamento de finanzas: Garantiza que el plan de contratación esté alineado con el presupuesto y la planificación financiera de la organización.

Si estás elaborando un diagrama de flujo del proceso de selección, utilizar un enfoque de carriles puede ayudarte a tener en cuenta las responsabilidades de cada departamento.

El proceso de planificación de la contratación

El flujo del proceso de estrategia de contratación es más o menos el siguiente:

1. Definir los objetivos de la empresa y del equipo para garantizar que las prioridades de contratación estén alineadas con los objetivos estratégicos.
2. Evaluar las necesidades específicas de habilidades y las carencias existentes. A menudo, la forma más sencilla de identificar sus necesidades es realizar un análisis de carencias de habilidades. Además, crear un organigrama que acompañe al nuevo plan de contratación ayuda a visualizar las líneas de reporte y las relaciones laborales.
3. Evaluar si el equipo actual puede desarrollar mediante coaching las habilidades que faltan. De no ser así, cree los puestos.
4. Trabajar con Recursos Humanos y Adquisición de Talento para crear descripciones de puestos.
5. Trabajar con otros líderes de equipo para analizar sus ideas sobre la contratación de esta persona, de modo que no haya duplicidades.
6. Crear un plan sobre cuándo es necesario contratar y cómo contratar nuevos empleados.

La forma en que abordo esto consiste en organizar una sesión de planificación de la contratación con cada líder de la empresa para los próximos 12 meses (podría ser menos tiempo) y revisar aspectos como el análisis de carencias de habilidades y la creación de puestos.

Durante ese proceso, hago preguntas que nos introducen en el ámbito de la planificación de la plantilla. Intento comprender las necesidades actuales de rendimiento del negocio y, después, pienso si el equipo actual puede desarrollar mediante coaching alguna de las habilidades que faltan.

Después de eso, es importante recopilar conjuntamente la plantilla de personal de todos los líderes (incluidas las descripciones de puestos) y empezar a identificar dónde algunos equipos podrían estar contratando puestos duplicados. 

Esto es algo que conviene vigilar en los siguientes equipos:

• Ventas <> Marketing
• Ingeniería <> Producto <> TI <> Datos
• Finanzas <> Operaciones comerciales <> Datos
• Recursos Humanos <> Finanzas
• Finanzas <> Adquisiciones (si no forman parte de Finanzas).

Por ejemplo, una vez tuve que intervenir cuando Finanzas quería contratar a alguien para dirigir Adquisiciones, pero el equipo de cadena de suministro ya estaba buscando a alguien para dirigir Adquisiciones.

A menudo, estas situaciones se producen porque un equipo siente que no está recibiendo suficiente información o capacidad de trabajo de otro equipo y cree que contratar a alguien para cubrir esa brecha y asumir sus funciones ayudará (pero nunca lo hace).

Únete a la comunidad People Managing People para acceder a contenido exclusivo, plantillas prácticas, eventos solo para miembros e ideas semanales de liderazgo—es gratis unirse.

Create Free Account

Have an account? Log In

Preguntas que debe plantearse al elaborar un plan de contratación

Hacer las preguntas adecuadas hará que su plan de contratación sea más estratégico y sostenible.

La mayoría de los responsables de línea deberían poder responder a las siguientes preguntas de una manera que les ayude a usted y a ellos a comprender los aspectos más importantes de sus necesidades de contratación, así como el alcance y la urgencia de un puesto. Tanto si busca contratar a un asistente como cubrir un puesto más especializado, estas preguntas aportan una claridad fundamental.

P: ¿Qué recursos o presupuesto tiene (si dispone de alguno)?

Seamos realistas: este es, en gran medida, el factor decisivo. Si revisa toda la lista de comprobación y descubre que no podrá encontrar a la persona que necesita con el presupuesto disponible, podrá volver a Finanzas o a la dirección ejecutiva para analizarlo con las respuestas que se indican a continuación.

Si no tiene presupuesto, tenga en cuenta el gasto para poder asesorar al departamento de Finanzas. Es posible que deba hacer concesiones en aspectos como determinadas habilidades o el nivel de antigüedad para ajustarse a un presupuesto menor.

P: ¿Qué hará esta persona aquí? ¿Cuáles son los resultados específicos que esperamos de este puesto durante los primeros 6 meses, 12 meses o más?

Recomiendo hablar de resultados específicos para que haya un enfoque claro sobre por qué se necesita a esta persona. Así se evita contratar únicamente por las habilidades (es decir, «Sería bueno contar con las habilidades de esta persona en el equipo», ¿para hacer qué?).

P. ¿Con quién interactuarán más internamente? ¿Necesitamos su opinión en el proceso de contratación o durante la elaboración de la descripción del puesto?

Hoy en día, hay muy pocos puestos que no interactúen de forma transversal en la empresa. Obtener opiniones externas puede ampliar o acotar el puesto, pero, en cualquier caso, hará que encaje mejor.

Por ejemplo, si Finanzas quiere contratar a alguien para Datos, ¿qué es lo que el equipo actual de Datos no les está proporcionando?

P. ¿Existe algún solapamiento entre la persona que ocupa este puesto y alguien más de la empresa? Si es así, ¿hasta qué punto se solapan y cuáles son las diferencias que hacen necesario este puesto?

Continuando con el ejemplo anterior, si Finanzas contrata a una persona para Datos, tendrá que trabajar con el equipo de Datos. Pero ¿es apropiado que exista tanto solapamiento o el equipo de Datos tiene capacidad suficiente para proporcionar a Finanzas la información que necesita? O ¿debería el equipo de Datos contratar a esa persona para mantener claras las líneas de dependencia?

P. ¿Qué experiencia o habilidades necesitará el mejor candidato para alcanzar el éxito en el puesto?

Esto sirve para que tú y el responsable de contratación tengáis una idea de lo que estáis buscando. Lo ideal es que haya algunos criterios que sean “imprescindibles” y otros que sean “deseables”. 

Esto debería reforzar aún más la necesidad del puesto y hacerte empezar a pensar en la urgencia. Debes evitar ser demasiado impreciso; por ejemplo, si lo único que se te ocurre son personas con buenas habilidades de comunicación y automotivación, quizá debas volver a centrarte en los resultados. Por supuesto, ser excesivamente prescriptivo también es un obstáculo.

(Hablo más sobre esto en mi artículo sobre búsqueda de candidatos).

P. ¿Cuándo se necesita el puesto: ayer, dentro de 3 meses o dentro de 6 meses?

Aquí es donde empezamos a pensar en la urgencia del puesto. Esto os ayudará a ti y al equipo de adquisición de talento a planificar cuándo debe publicarse un puesto, cuál es la urgencia y cuántos recursos se le deben dedicar ahora mismo.

P. ¿Qué ocurre si no contratamos a la persona en 6 meses?

Esto es más bien un ejercicio mental para pensar en la urgencia. Es fácil decir “Bueno, no alcanzaremos nuestros objetivos” y dar por zanjado este planteamiento. 

Tómate tu tiempo para pensar en lo que ocurrirá si no dispones de este recurso, pero las exigencias de tu equipo siguen siendo las mismas. Así es como se obtiene realmente la urgencia del puesto.

En mi trayectoria profesional, solo he tenido un responsable que me dijera: “Oye, Mariya, mi puesto no es urgente, pero quería avisarte de que necesitaré este recurso en 6 meses y será difícil de cubrir, así que publiquémoslo ahora”. Se me saltaron las lágrimas; ¡hay que ser así!

P. ¿Quién puede o quiere asumir el papel provisionalmente?

De nuevo, esto ayuda a evaluar la urgencia del puesto y también hace que el responsable directo piense en crear un objetivo ambicioso para alguien de la empresa o en incorporarlo a su plan de desarrollo. 

Muchas veces he visto que contratar es la primera opción, pero, cuando llegamos a esta pregunta, descubrimos que ya hay muchas personas infrautilizadas en el equipo.

P. ¿Cuál es la trayectoria profesional, si existe?

Esto es algo que cualquier responsable debería plantearse cuando busca contratar a alguien. A veces, la respuesta es que no existe porque ya se trata de un puesto de máxima responsabilidad (por ejemplo, si se busca contratar para un puesto de nivel C). 

Sin embargo, en otras ocasiones se debe a que, si la empresa lo analiza detenidamente, solo necesita a esta persona durante un periodo de tiempo determinado. Si es así, vale la pena preguntarse si es mejor un contratista que un empleado que después quedará inactivo al finalizar el proyecto.

P. ¿Tienes tiempo para contratar ahora mismo? ¿Cuándo lo tendrás?

La contratación debería ocupar una parte considerable de la agenda semanal y, cuanto más urgente sea el puesto, más tiempo debe estar alguien dispuesto a dedicar al proceso de contratación.

Publicar una oferta de empleo, revisar el sistema de seguimiento de candidatos, publicar en redes sociales, seleccionar currículos y realizar entrevistas requiere tiempo. 

Otras cosas para las que veo que la gente se olvida de reservar tiempo incluyen proporcionar una retroalimentación adecuada sobre la entrevista (los mejores talentos requieren buenos comentarios), realizar verificaciones de antecedentes y llevar a cabo la incorporación.

A menudo, las conversaciones que mantengo con responsables de contratación que buscan ampliar sus equipos rápidamente giran en torno a si su equipo tiene la capacidad de llevar a cabo un excelente proceso de incorporación para todos los empleados nuevos. Si la capacidad es un problema, podrías considerar recurrir a una herramienta de software para la incorporación que ayude a optimizar los procesos.

P. ¿Qué ocurre con la cultura de la empresa?

Ten en cuenta que en ninguno de los puntos anteriores hablo de «adecuación a la cultura de la empresa». Esto se debe a que creo firmemente que puede ser muy limitante en esta etapa y constituir una fuente de sesgos.

Concéntrate en aspectos como los comportamientos, las habilidades y la adecuación de la experiencia del candidato ideal, y evitarás que todas tus nuevas contrataciones parezcan haber salido del mismo molde.

Con las respuestas a estas preguntas, vuelve con tu líder o con el equipo directivo y analiza el plan de contratación.

Si cuentas con un equipo o recurso dedicado a la contratación, prepárate para debatir la urgencia de tu puesto con otros equipos que tienen puestos igual de urgentes o más. 

Las respuestas a las preguntas anteriores también tienen la ventaja de orientar tanto el proceso de selección como la decisión de contratación más adelante, así que ¡cumplen una doble función!

Lista de comprobación para la planificación de la contratación

La mayoría de las empresas funcionan con un plan estratégico de contratación anual o semestral, así que aquí tienes una lista de comprobación de lo que deberías verificar y planificar para cuando comience el periodo de contratación que has previsto.

• Un plan general de contratación para la empresa
• Un espacio para que cada equipo contrate durante el periodo para los distintos puestos que tiene
• Has verificado con las partes interesadas interfuncionales el puesto que estás incorporando
• Has respondido a todas las preguntas de la sección anterior
• Has empezado a crear descripciones de puestos con HR/Talento
• Has empezado a pensar en cómo contratar a esta persona (cómo encontrar empleados, las preguntas de la entrevista o las tareas del proceso de contratación)
• Una vez que hayas publicado la oferta y comenzado a contratar para el puesto, empezarás a pensar en cómo será la siguiente versión de tu equipo para la próxima ronda.

Dedicar tiempo a planificar adecuadamente la contratación da sus frutos

Un plan de contratación requiere tiempo. Puede exigir mucho trabajo y hacerte pensar en cosas para las que aún no tienes respuestas preparadas. 

Sin embargo, eso no debería impedirte seguir el proceso e intentar profundizar un poco más en la planificación para hacerla más sostenible y precisa.

Como si llegara justo a tiempo, mientras escribía este artículo, un amigo se puso en contacto conmigo para contarme la siguiente historia. 

Estaba conversando con una empresa a la que le gustaban sus habilidades, pero que, durante casi 9 meses, no dejaba de cambiar los puestos para los que estaban considerando a mi amigo. 

Esto es una pérdida de tiempo para todos y probablemente un indicador de que realmente no tenían un plan establecido cuando entablaron conversaciones con mi amigo. 

Me hace pensar que vieron su experiencia y cayeron en la trampa de «Nos encantaría contar con alguien con esa experiencia» sin saber qué harían con esa persona.

Finalmente, acabaron retirándose abruptamente del proceso, haciendo perder el tiempo a todos y dejando un mal sabor de boca.

Ojalá pudiera decirte que este es un ejemplo aislado de una experiencia especialmente mala para un candidato, pero no lo es. Parece ser la norma en este entorno de «contratar primero y hacer preguntas después» que hemos creado. 

Yo mismo he formado parte de estos esfuerzos de expansión —he duplicado e incluso triplicado equipos en un año—, pero siempre he intentado ser la voz crítica en esas reuniones. 

Esto ha ayudado a los equipos con los que he trabajado a tener un objetivo más claro, de modo que, a su vez, puedan ofrecer a los candidatos adecuados la mejor experiencia del candidato y mantener una excelente marca empleadora.

Los objetivos de contratación deben tratarse como cualquier otro objetivo: cada minuto que dedicas a planificar antes de ejecutar frenéticamente se traduce en al menos unos minutos que no tendrás que dedicar a rectificar y desperdiciar tiempo.

No estoy diciendo que esto signifique que nunca harás que algunas personas dejen de ser necesarias, pero siempre es saludable cuestionarte de vez en cuando para comprobar si vas por el camino correcto.

Para ti, contratar y despedir puede acabar pareciendo simplemente una cuestión de números o partidas, pero para las personas esto es su medio de vida.

Mantenerse al día sobre la contratación

Si quieres estar al día de todas las novedades en materia de contratación, hay varias cosas que puedes hacer.

Una de ellas es considerar hacer un curso de selección de personal que te ayude a mantener en perspectiva las últimas tecnologías y las demandas del mercado en relación con tu empresa.

La otra es suscribirte al boletín de People Managing People. Siempre estamos trabajando para mantenernos al tanto de lo que ocurre en el ámbito de la contratación y compartir las ideas que obtenemos de debates con paneles y entrevistas con expertos, ¡y puedes recibirlo todo directamente en tu bandeja de entrada!