Cómo Crear Un Plan Estratégico de Contratación: Guía de Un Experto
Se estima que el costo de una mala contratación es de alrededor de $17,000 (y diría que esto es conservador si se considera el costo de oportunidad).
Esta es una de las razones por las que la planificación adecuada de las contrataciones es increíblemente importante.
Ya sea anual, semestral o trimestralmente, reunir a todos los líderes de equipo para debatir y comprender cómo crecerá y se desarrollará cada equipo es clave para un crecimiento sostenible.
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Como profesional experimentado en muchos ciclos de planificación de contrataciones, aquí te mostraré por qué y cómo crear un plan de contratación eficiente y sostenible.
¿Qué es un plan de contratación?
Un plan de contratación es un documento o proceso estratégico que describe las necesidades de contratación de una organización durante un periodo determinado. Implica prever las futuras necesidades de talento de la organización en base a factores como pronósticos de crecimiento, cambios en la estrategia empresarial, tasas de rotación y brechas de habilidades en la fuerza laboral actual.
A menudo, un plan de contratación se considera más un plan operativo que uno estratégico. Esto se debe a que siempre debe estar basado en la ejecución dentro de un presupuesto de reclutamiento, tiempo y recursos específicos, y es menos probable que contenga análisis extensos.
¿Por qué crear un plan de contratación?
Crear un plan de contratación es importante por varias razones:
Alineación estratégica
Un plan de contratación garantiza que las necesidades de talento de tu organización estén alineadas con los objetivos estratégicos generales.
Al prever las necesidades futuras de talento, el plan ayuda a asegurar que las personas adecuadas estén presentes para apoyar las metas e iniciativas de la organización.
Eficiencia en la contratación
Sin un plan de contratación, las organizaciones pueden enfrentar ineficiencias y mayores costos asociados a procesos de contratación apresurados o reactivos.
Un plan bien definido ayuda a asignar recursos de manera efectiva y a minimizar gastos innecesarios en reclutamiento y integración, lo que conduce a una mejor experiencia del candidato. También ayuda a evitar contrataciones equivocadas o excesivas.
Diversidad de la fuerza laboral
Al incorporar iniciativas de diversidad e inclusión dentro del plan de contratación, las organizaciones pueden atraer una base de candidatos más diversa y fomentar una cultura de inclusión en la plantilla. Esto puede conducir a una mejor toma de decisiones, innovación y satisfacción de los empleados.
Retención de empleados
Un plan de contratación bien ejecutado considera no solo la incorporación de nuevos empleados, sino también su éxito y retención a largo plazo dentro de la organización.
Por ejemplo, ayuda a definir roles y responsabilidades y abre el diálogo sobre la movilidad interna y el desarrollo.
En general, un plan de contratación proporciona una hoja de ruta para una adquisición y gestión de talento efectivo, ayudando a las organizaciones a construir y mantener una fuerza laboral capacitada y motivada que impulse el éxito.
¿Quiénes deberían participar?
La planificación de contrataciones es un proceso colaborativo entre los equipos de reclutamiento, contratación y los líderes:
- Responsable de contratación: Proporciona información sobre las habilidades y cualificaciones necesarias para el puesto.
- Recursos humanos: Gestiona el proceso de planificación y pone en marcha el plan.
- Jefes de departamento: Ofrecen perspectivas sobre cómo los nuevos empleados interactuarán con los diferentes equipos y qué competencias son necesarias.
- Miembros del equipo: Recogen comentarios del equipo sobre lo que consideran necesario.
- Alta dirección: Los ejecutivos pueden necesitar involucrarse, especialmente para puestos estratégicos o de alto nivel, para asegurar la alineación con los objetivos y la visión de la empresa.
- Departamento de finanzas: Se asegura de que el plan de contratación esté alineado con el presupuesto y la planificación financiera de la organización.
Si estás creando un diagrama de flujo del proceso de reclutamiento, utilizar un enfoque de swimlane puede ayudarte a tener en cuenta las responsabilidades de cada departamento.
El proceso de planificación de contrataciones
El flujo del proceso estratégico de contratación es más o menos así:
- Definir los objetivos de la empresa y del equipo para asegurar que las prioridades de contratación estén alineadas con los objetivos estratégicos.
- Evaluar las necesidades/brechas específicas de habilidades. A menudo, la forma más fácil de identificar tus necesidades es realizar un análisis de brechas de habilidades. Además, crear un organigrama junto con el nuevo plan de contratación ayuda a visualizar las líneas de reporte y las relaciones de trabajo.
- Evaluar si la brecha de habilidades es entrenable para el equipo actual. Si no lo es—crea los puestos.
- Trabajar con Recursos Humanos/Adquisición de Talento para crear descripciones de puestos
- Colaborar con otros líderes de equipo para discutir tus ideas sobre la contratación de esta persona y evitar superposiciones.
- Crear un plan sobre cuándo necesitas contratar y cómo contratar nuevos empleados.
Mi enfoque para esto es llevar a cabo una sesión de planificación de contrataciones con cada líder en la empresa para los próximos 12 meses (puede ser menos) y revisamos juntos aspectos como análisis de brechas de habilidades y creación de puestos.
Durante ese proceso, realizo preguntas que nos llevan al ámbito de la planificación de la fuerza laboral. Busco entender las necesidades actuales de desempeño del negocio y luego pienso si las brechas de habilidades son entrenables para el equipo actual.
Después de eso, es importante recopilar la cantidad de personal de todos los distintos líderes (incluyendo las descripciones de puestos) y comenzar a identificar en qué equipos podrían estarse realizando contrataciones duplicadas.
Esto es algo a tener en cuenta en los siguientes equipos:
- Ventas <> Marketing
- Ingeniería <> Producto <> IT <> Datos
- Finanzas <> Operaciones de Negocio <> Datos
- Recursos Humanos <> Finanzas
- Finanzas <> Compras (si no está ya dentro de finanzas).
Por ejemplo, una vez tuve que intervenir cuando Finanzas quería contratar a alguien para liderar compras, ¡pero el equipo de cadena de suministro ya estaba buscando a alguien para ese mismo puesto!
A menudo, estas situaciones surgen porque un equipo siente que no recibe suficiente información o apoyo de otro equipo y piensa que contratar a alguien para cubrir el hueco y hacerse cargo ayudará (pero nunca lo hace).
Preguntas que debes hacer al crear un plan de contratación
Hacer las preguntas correctas hará que tu plan de contratación sea más estratégico y sostenible.
La mayoría de los managers de línea deberían ser capaces de responder las siguientes preguntas de manera que te ayude a ti y a ellos a entender los aspectos más importantes de sus necesidades de contratación, así como el alcance y la urgencia de un puesto. Ya sea que busques contratar a un asistente o cubrir un puesto más especializado, estas preguntas ofrecen una claridad crucial.
P: ¿Qué recursos/presupuesto tienes (si es que tienes uno)?
Seamos realistas, este es el factor decisivo aquí. Si pasas por toda la lista de comprobación y descubres que no podrás encontrar a la persona que necesitas con el presupuesto que tienes, podrás volver con Finanzas/liderazgo C para discutirlo usando las respuestas de abajo.
Si no tienes un presupuesto, ten en cuenta el gasto para poder informar a finanzas. Puede que tengas que hacer concesiones en aspectos como ciertas habilidades o nivel de experiencia para ajustarte a un presupuesto más reducido.
P. ¿Qué hará esta persona aquí? ¿Cuáles son los resultados específicos que esperamos de este puesto en los primeros 6 meses/12 meses/más?
Recomiendo hablar sobre resultados específicos para enfocarse bien en por qué se necesita a esta persona. Así se evita contratar solo por habilidades (es decir,“Oh, sería bueno tener las habilidades de esta persona en el equipo”—¿haciendo qué?).
P. ¿Con quién interactuará más esta persona internamente? ¿Necesitamos su opinión durante el proceso de contratación o al formar la descripción del puesto?
Hoy en día hay muy pocos roles que no interactúan de manera transversal en la empresa. Obtener opiniones externas puede ampliar o acotar el puesto, pero de cualquier modo lo ajustará mejor.
Por ejemplo, si Finanzas quiere contratar a alguien para Datos, ¿qué es lo que el equipo actual de Datos no les está proporcionando?
P. ¿Existe una superposición entre la persona en este puesto y alguien más en la empresa? Si es así, ¿en qué grado existe dicha superposición y cuáles son las diferencias que hacen necesario este puesto?
Continuando con el ejemplo anterior, si Finanzas contrata a una persona de Datos, necesitará trabajar con el equipo de Datos. Pero, ¿es apropiado que haya tanta superposición o puede el equipo de Datos dedicar capacidad para proporcionar a Finanzas la información que necesita? O, ¿debería el propio equipo de Datos contratar a la persona para mantener claras las líneas de reporte?
P. ¿Qué experiencia y/o habilidades necesitará el/la mejor candidato/a para tener éxito en el puesto?
Esto es para que tú y el/la responsable de contratación tengan una idea de lo que están buscando. Idealmente, debe haber algunos criterios que sean "imprescindibles" y algunos que sean “deseables”.
Esto debería reforzar aún más la necesidad del puesto y empezar a hacerte pensar en la urgencia. Debes evitar ser demasiado vago/a, por ejemplo si todo lo que puedes pensar es en personas que sean buenas comunicando y automotivadas, tal vez tengas que volver a los resultados esperados. Por supuesto, ser demasiado restrictivo también es un obstáculo.
(Profundizo un poco más sobre esto en mi artículo sobre búsqueda de candidatos).
P. ¿Cuándo se necesita cubrir el puesto? ¿Ayer, en 3 meses, en 6 meses?
Aquí es donde comenzamos a pensar en la urgencia del puesto. Esto te ayudará a ti y al equipo de adquisición de talento a planificar cuándo se debe publicar una vacante, cuál es la urgencia y cuántos recursos dedicarle en este momento.
P. ¿Qué sucede si no contratamos a la persona en 6 meses?
Esto es más bien un ejercicio mental para pensar en la urgencia. Es fácil decir "Bueno, no alcanzaremos nuestros objetivos" y terminar aquí.
Tómate tu tiempo para reflexionar sobre lo que sucederá si no cuentas con este recurso pero las demandas de tu equipo se mantienen. Así es como realmente dimensionas la urgencia del puesto.
En mi carrera, solo una vez un gerente me dijo "Oye Mariya, mi puesto no es urgente, pero quería avisarte con tiempo que necesitaré este recurso en 6 meses y será difícil de cubrir, así que publiquémoslo ya." Me hizo emocionar—¡intenta ser así!
P. ¿Quién puede/va a asumir la responsabilidad de manera provisional?
Nuevamente, esto ayuda a evaluar la urgencia del puesto y también hace pensar al jefe de línea en crear un objetivo desafiante para alguien del equipo o incluirlo en su plan de desarrollo.
He visto muchas veces que contratar es la primera opción, pero, al llegar a esta pregunta, descubrimos que ya hay muchas personas en el equipo infrautilizadas.
P. ¿Cuál es la trayectoria profesional (si existe)?
Esto es algo en lo que cualquier responsable debe pensar cuando busca contratar a alguien. A veces la respuesta es que no existe porque ya es un puesto muy senior (por ejemplo, al buscar cubrir un cargo de nivel C).
Otras veces, sin embargo, es porque la empresa solo necesita a esta persona durante un tiempo determinado si lo analiza detenidamente. Si es así, vale la pena cuestionarse si es mejor contratar a un contratista o un empleado que luego estará ocioso tras el proyecto.
P. ¿Tienes tiempo para contratar ahora mismo? ¿Cuándo lo tendrás?
La contratación debería ocupar una buena parte de la agenda semanal y, cuanto más urgente sea el puesto, más tiempo debe estar dispuesta una persona a dedicar al proceso de selección.
Publicar el puesto, revisar el sistema de seguimiento de candidatos, publicar en redes sociales, filtrar currículos y entrevistar, todo esto lleva tiempo.
Otras cosas que veo que la gente olvida considerar son dedicar tiempo para proporcionar una buena retroalimentación de entrevistas (los mejores talentos requieren buenas devoluciones), verificaciones de antecedentes y la integración de nuevas personas.
A menudo, las conversaciones que tengo con responsables de contratación que buscan aumentar rápidamente su equipo giran en torno a la capacidad de su gente para llevar un excelente proceso de integración para todos los nuevos empleados. Si la capacidad es un problema, puedes considerar recurrir a una herramienta de software de onboarding para ayudar a optimizar procesos.
P. ¿Qué pasa con la cultura de la empresa?
Observa que en ninguno de los puntos anteriores hablo sobre la “adecuación a la cultura de la empresa”. Esto se debe a que creo firmemente que esto puede ser realmente limitante en esta etapa y puede ser una fuente de sesgo.
Concéntrate en aspectos como los comportamientos, las habilidades y la adecuación de la experiencia del candidato ideal y evitarás que todas tus nuevas contrataciones parezcan haber salido del mismo molde.
Con las respuestas a estas preguntas, vuelve a tu líder o equipo de liderazgo y discute el plan de contratación.
Si tienes un equipo o recurso dedicado a la contratación, prepárate para debatir la urgencia de tu puesto con otros equipos que tengan vacantes igualmente o más urgentes.
¡Las respuestas a las preguntas anteriores también tienen el beneficio de orientar tanto el proceso de selección como la decisión de contratación a futuro, así que cumplen una doble función!
Lista de verificación para la planificación de contratación
La mayoría de las empresas operan con un plan estratégico de contratación anual o semestral, así que aquí tienes una lista de verificación de lo que debes revisar y planificar para cuando inicie el periodo de contratación que tienes previsto.
- Un plan de contratación general para la empresa
- Espacio para que cada equipo contrate durante ese periodo para los diferentes puestos que tengan
- Has verificado con los responsables multifuncionales acerca del puesto que estás añadiendo
- Has respondido todas las preguntas de la sección anterior
- Has comenzado a crear descripciones de puestos con RRHH/Talento
- Ya has empezado a pensar cómo contratar a esta persona (cómo encontrar empleados, las preguntas de la entrevista o tareas en el proceso de contratación)
- Una vez publiques la vacante y comiences el proceso de contratación, piensa en cómo debería ser la siguiente iteración de tu equipo para la próxima ronda.
Tomarse el tiempo para planificar bien la contratación tiene grandes beneficios
Un plan de contratación lleva tiempo. Puede requerir mucho esfuerzo y puede hacerte pensar en cosas para las que aún no tienes respuesta.
Sin embargo, eso no debe impedirte pasar por el proceso e intentar profundizar un poco más en la planificación para hacerla más sostenible y precisa.
Como si fuera a propósito, justo mientras escribía este artículo, un amigo se puso en contacto conmigo con la siguiente historia.
Estaba en conversaciones con una empresa a la que le gustaban sus habilidades pero, durante casi 9 meses, seguían cambiando los puestos para los que consideraban a mi amigo.
Esto es una pérdida de tiempo para todos y probablemente es un indicio de que realmente no tenían un plan al momento de hablar con él.
Me hace pensar que vieron su experiencia y cayeron en la trampa de “Nos encantaría tener a alguien con esa experiencia” sin saber realmente qué harían con él.
Al final, terminaron retirándose abruptamente del proceso, desperdiciando el tiempo de todos y dejando un mal sabor de boca.
Ojalá pudiera decirte que este es un caso aislado de una experiencia de candidato excepcionalmente mala, pero no lo es. Parece ser la norma en este entorno de “contrata primero y pregunta después” que hemos creado.
Yo mismo he formado parte de estos procesos de escalado—he duplicado e incluso triplicado equipos en un año—pero siempre he intentado ser la voz retadora en esas reuniones.
Esto ha ayudado a los equipos con los que he trabajado a tener un objetivo más claro para así poder, a su vez, brindar a los candidatos adecuados la mejor experiencia del candidato y mantener una excelente marca empleadora.
Los objetivos de contratación deben tratarse como cualquier otro objetivo: cada minuto que dediques a planificar antes de ejecutar frenéticamente es al menos unos minutos que no tendrás que dedicar a retroceder y perder el tiempo.
No digo que esto signifique que nunca harás recortes de personal, pero siempre es saludable cuestionarte de vez en cuando para asegurarte de que vas por el camino correcto.
Para ti, contratar y despedir puede terminar pareciéndose a cifras o apuntes contables, pero para las personas esto es su sustento.
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Si quieres mantenerte al tanto de todos los últimos avances en contratación, puedes hacer algunas cosas.
Una opción es considerar tomar un curso de reclutamiento que te ayude a poner en perspectiva toda la tecnología más reciente y las demandas del mercado en relación con tu negocio.
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