Cómo Crear Un Plan Estratégico De Contratación: Guía De Un Experto

Mariya Hristova

on Jun 23, 2026

Se estima que el costo de una mala contratación es de alrededor de $17,000 (y diría que es una cifra conservadora si se consideran los costos de oportunidad).

Esta es una de las razones por las cuales una planificación adecuada de las contrataciones es increíblemente importante.

Ya sea de forma anual, semestral o trimestral, reunir a todos los líderes de equipo para discutir y comprender cómo cada equipo crecerá y se desarrollará es clave para un crecimiento sostenible.

Como veterano experimentado de muchos ciclos de planificación de contrataciones, aquí te guiaré sobre por qué y cómo crear un plan de contratación eficiente y sostenible.

¿Qué es un plan de contratación?

Un plan de contratación es un documento o proceso estratégico que describe las necesidades de contratación de una organización durante un período determinado. Implica prever las futuras necesidades de talento de la organización en función de factores como proyecciones de crecimiento, cambios en la estrategia empresarial, tasas de rotación y brechas de habilidades dentro de la plantilla actual.

A menudo, un plan de contratación se considera más un plan operativo que estratégico. Esto se debe a que siempre debe estar basado en la ejecución dentro de un presupuesto de reclutamiento específico, tiempo y recursos, y es menos probable que contenga análisis extensos.

¿Por qué crear un plan de contratación?

Crear un plan de contratación es importante por varias razones:

Alineación estratégica

Un plan de contratación garantiza que las necesidades de talento de tu organización estén alineadas con los objetivos estratégicos generales.

Al pronosticar los futuros requerimientos de talento, el plan ayuda a asegurar que el personal adecuado esté presente para apoyar las metas e iniciativas de la organización.

Eficiencia en la contratación

Sin un plan de contratación, las organizaciones pueden enfrentar ineficiencias y mayores costos asociados con procesos de contratación apresurados o reactivos.

Un plan bien definido ayuda a asignar los recursos de manera eficaz y minimizar gastos innecesarios en reclutamiento y integración, lo que conduce a una mejor experiencia del candidato. También ayuda a evitar malas contrataciones y sobrecontratación.

Diversidad en la plantilla

Al incorporar iniciativas de diversidad e inclusión en el plan de contratación, las organizaciones pueden atraer a una variedad más amplia de candidatos y fomentar una cultura de inclusión dentro de la plantilla. Esto puede dar pie a una mejor toma de decisiones, innovación y satisfacción de los empleados.

Retención de empleados

Un plan de contratación bien ejecutado no sólo considera la incorporación de nuevos empleados, sino también su éxito y retención a largo plazo dentro de la organización.

Por ejemplo, ayuda a definir roles y responsabilidades y abre conversaciones sobre movilidad interna y desarrollo.

En general, un plan de contratación proporciona una hoja de ruta para una adquisición y gestión de talento eficaz, ayudando a las organizaciones a construir y mantener una fuerza laboral calificada y motivada que impulse el éxito.

¿Quién debe participar?

La planificación de contrataciones es un proceso colaborativo entre los equipos de reclutamiento, contratación y la dirección:

Responsable de contratación: aporta información sobre las habilidades y cualificaciones necesarias para el puesto.
Recursos humanos: gestiona el proceso de planificación y pone el plan en acción.
Jefes de departamento: ofrecen perspectivas sobre cómo los nuevos empleados interactuarán con los diferentes equipos y qué competencias son necesarias.
Miembros del equipo: recaban opiniones del equipo sobre lo que consideran necesario.
Alta dirección: los ejecutivos pueden necesitar participar, especialmente para puestos estratégicos o de alto nivel, para asegurar el alineamiento con los objetivos y la visión de la empresa.
Departamento financiero: se asegura de que el plan de contratación esté alineado con el presupuesto y la planificación financiera de la organización.

Si estás elaborando un diagrama de flujo del proceso de reclutamiento, utilizar un enfoque de carriles (swimlane) puede ayudarte a tener en cuenta las responsabilidades de cada departamento.

El proceso de planificación de contrataciones

El flujo del proceso estratégico de contratación es algo así:

Definir los objetivos de la empresa y del equipo para asegurar que las prioridades de contratación estén alineadas con los objetivos estratégicos.
Evaluar las necesidades o carencias específicas de habilidades. A menudo, la forma más sencilla de identificar tus necesidades es realizar un análisis de brechas de habilidades. Además, crear un organigrama junto con el nuevo plan de contratación ayuda a visualizar las líneas de reporte y las relaciones de trabajo.
Evaluar si la carencia de habilidades es entrenable dentro del equipo actual. Si no lo es—crea los puestos necesarios.
Trabajar con RR. HH./Adquisición de Talento para crear las descripciones de los puestos
Colaborar con otros líderes de equipo para discutir tus ideas sobre la contratación de esta persona y evitar duplicidades.
Elaborar un plan sobre cuándo necesitas contratar y cómo contratar a nuevos empleados.

La forma en la que suelo abordar esto es dirigiendo una sesión de planificación de contrataciones con cada líder de la empresa para los próximos 12 meses (o menos) y repasamos temas como el análisis de brechas de habilidades y la creación de puestos.

Durante ese proceso, hago preguntas que nos llevan al ámbito de la planificación de plantilla. Busco comprender las necesidades actuales de rendimiento del negocio y luego reflexionar sobre si las brechas de habilidades pueden ser cubiertas formando al equipo actual.

Después de eso, es importante recopilar el recuento de personal de todos los líderes (incluyendo las descripciones de los puestos) y empezar a identificar dónde algunos equipos podrían estar planeando contrataciones duplicadas.

Esto es algo a tener en cuenta en los siguientes equipos:

Ventas <> Marketing
Ingeniería <> Producto <> IT <> Datos
Finanzas <> Operaciones de Negocio <> Datos
RR. HH. <> Finanzas
Finanzas <> Compras (si no ya está dentro de finanzas).

Por ejemplo, una vez tuve que intervenir cuando Finanzas quería contratar a alguien para liderar compras, pero el equipo de cadena de suministro ya estaba buscando a alguien para ese mismo puesto.

A menudo, estas situaciones surgen porque un equipo siente que no está recibiendo suficiente información o recursos de otro equipo y piensan que contratar a alguien para cubrir esa brecha y asumir ese trabajo ayudará (pero nunca es así).

Preguntas que hacer al crear un plan de contratación

Hacer las preguntas correctas hará que tu plan de contratación sea más estratégico y sostenible.

La mayoría de los jefes de equipo deberían poder responder las siguientes preguntas de manera que ayude tanto a ti como a ellos a comprender los aspectos más importantes de sus necesidades de contratación, así como el alcance y la urgencia del puesto. Tanto si buscas contratar a un asistente como cubrir una vacante más especializada, estas preguntas aportan claridad crucial.

P: ¿Qué recursos/presupuesto tienes (si es que tienes uno)?

Seamos sinceros, este es realmente el factor decisivo. Si sigues toda la lista de verificación y descubres que no podrás encontrar a la persona que necesitas con el presupuesto disponible, podrás volver a Finanzas/Liderazgo para discutirlo con las respuestas que se detallan a continuación.

Si no tienes un presupuesto, ten en cuenta el gasto para poder asesorar a finanzas. Puede que necesites hacer concesiones respecto a ciertas habilidades o nivel de experiencia para ajustarte a un presupuesto más pequeño.

P. ¿Qué hará esta persona aquí? ¿Cuáles son los resultados específicos que esperamos de este puesto en los primeros 6 meses/12 meses/más?

Recomiendo hablar de resultados específicos para mantener un enfoque claro en por qué se necesita a esta persona. Así evitas contratar solo por habilidades (es decir: “Oh, sería bueno que esta persona tuviera esas habilidades en el equipo”—¿para hacer qué?).

P. ¿Con quién interactuará más esta persona internamente? ¿Necesitamos su aporte en el proceso de contratación o en la elaboración de la descripción del puesto?

Actualmente existen pocos puestos que no tengan interacción transversal dentro de la empresa. Buscar opiniones externas puede ampliar o acotar las responsabilidades, pero de cualquier manera hará que el puesto sea un mejor ajuste.

Por ejemplo, si Finanzas quiere contratar a alguien para Datos, ¿qué es lo que el equipo de Datos actual no les está proporcionando?

P. ¿Existe una superposición entre la persona en este puesto y alguien más en la empresa? Si es así, ¿en qué grado existe esa superposición y cuáles son las diferencias que hacen necesario este puesto?

Siguiendo con el ejemplo anterior, si Finanzas contrata a una persona de Datos, necesitará trabajar con el equipo de Datos. Pero, ¿es apropiado que haya tanta superposición, o el equipo de Datos puede ofrecer capacidad suficiente para proporcionar a Finanzas la información que necesita? ¿O tal vez sería mejor que el propio equipo de Datos contrate a esa persona para mantener claras las líneas de reporte?

P. ¿Qué experiencia y/o habilidades necesitará el mejor candidato para tener éxito en el puesto?

Esto es para que tú y el gerente de contratación tengan una idea sobre lo que están buscando. Idealmente, debería haber algunos criterios que sean "imprescindibles" y otros que sean “deseables”.

Esto debe reforzar aún más la necesidad del puesto y hacerte pensar en la urgencia. Deberías evitar ser demasiado ambiguo; por ejemplo, si lo único en lo que piensas es en personas con buenas habilidades de comunicación y automotivación, tal vez debas volver arriba para revisar los resultados deseados. Por supuesto, ser demasiado restrictivo también puede ser un obstáculo.

(Hablo más sobre esto en mi artículo sobre búsqueda de candidatos).

P. ¿Para cuándo se necesita cubrir este puesto—ayer, en 3 meses, en 6 meses?

Aquí es donde comenzamos a pensar en la urgencia del puesto. Esto te ayudará a ti y al equipo de adquisición de talento a planificar cuándo debe publicarse la vacante, cuál es la urgencia y cuántos recursos asignar ahora mismo.

P. ¿Qué pasa si no contratamos a la persona en 6 meses?

Esto es más bien un ejercicio mental para pensar acerca de la urgencia. Es fácil decir “Bueno, no alcanzaremos nuestros objetivos” y dejarlo ahí.

Date tiempo para reflexionar sobre qué sucederá si no cuentas con este recurso pero las demandas de tu equipo siguen siendo las mismas. Así es como realmente se entiende la urgencia del puesto.

En mi carrera, solo he tenido una vez un gerente que me dijera “Hola Mariya, mi puesto no es urgente pero quería avisarte con tiempo que necesitaré este recurso en 6 meses y será complicado de cubrir, así que publiquémoslo desde ahora.” Me hizo emocionar hasta las lágrimas—¡sé así!

P. ¿Quién puede/va a asumir temporalmente el puesto?

Nuevamente, esto ayuda a evaluar la urgencia del puesto y también hace que el gerente considere la posibilidad de establecer un objetivo de desarrollo para alguien interno, o añadirlo como parte de su plan de crecimiento.

He visto muchas veces que la primera opción es contratar, pero, una vez llegamos a esta pregunta, descubrimos que ya hay personas poco aprovechadas en el equipo.

P. ¿Cuál es la trayectoria profesional (si es que existe)?

Esto es algo que cualquier gerente debería considerar al buscar incorporar a alguien. A veces la respuesta es que no existe trayectoria porque ya se trata de un puesto súper senior (por ejemplo, contratar a alguien de nivel C).

Otras veces, sin embargo, la empresa solo necesita a esa persona por un periodo limitado cuando lo analiza con detenimiento. Si es así, vale la pena preguntarse si conviene más un contratista en lugar de un empleado que luego quedaría sin trabajo tras el proyecto.

P. ¿Tienes tiempo para contratar ahora mismo? ¿Cuándo lo tendrás?

La contratación debería ocupar una parte considerable del calendario semanal y, cuanto más urgente sea el puesto, más tiempo debería estar preparado alguien para dedicar al proceso de selección.

Publicar la oferta, revisar el sistema de seguimiento de candidatos, difundir la vacante en redes sociales, filtrar currículums y entrevistar requieren tiempo.

Otras cosas en las que veo que la gente olvida calcular tiempo son el brindar una adecuada retroalimentación de entrevistas (los mejores talentos requieren buenos comentarios), comprobaciones de antecedentes y la integración o onboarding.

A menudo, las conversaciones que tengo con gerentes de contratación que buscan escalar equipos rápidamente giran en torno a la capacidad de su equipo para realizar un gran proceso de onboarding para todos los nuevos empleados. Si la capacidad es un problema, podrías considerar recurrir a una herramienta de software para onboarding que ayude a agilizar los procesos.

P. ¿Qué hay de la cultura de la empresa?

Observa que en ninguno de los puntos anteriores hablo de la “adecuación a la cultura de la empresa”. Esto se debe a que estoy firmemente convencido de que esto puede ser realmente limitante en esta etapa y puede ser una fuente de sesgo.

Concéntrate en aspectos como comportamientos, habilidades y la adecuación de la experiencia del candidato ideal y así evitarás que todas tus nuevas contrataciones parezcan salidas del mismo molde.

Con las respuestas a estas preguntas, vuelve con tu líder o equipo de liderazgo y discute el plan de contratación.

Si cuentas con un equipo o recurso dedicado a la contratación, prepárate para debatir la urgencia de tu puesto con otros equipos que tengan puestos igual o incluso más urgentes.

¡Las respuestas a las preguntas anteriores también tienen el beneficio de guiar tanto el proceso de selección como la decisión final de contratación, así que cumplen una doble función!

Lista de verificación para la planificación de contrataciones

La mayoría de las empresas opera sobre un plan estratégico de contrataciones anual o semestral, así que aquí tienes una lista de verificación de lo que deberías revisar y planificar para cuando comience el período de contratación que tienes previsto.

Un plan general de contratación para la empresa
Un espacio para que cada equipo contrate a lo largo del periodo para los diferentes puestos que tenga
Has verificado con las partes interesadas interfuncionales sobre el puesto que estás agregando
Has respondido todas las preguntas de la sección anterior
Has comenzado a crear descripciones de puestos con RRHH/Talento
Has empezado a pensar en cómo contratar a esta persona (cómo encontrar empleados, las preguntas de entrevista o tareas en el proceso de selección)
Una vez que hayas publicado y comenzado el proceso para ese puesto, empiezas a pensar en cómo será la siguiente iteración de tu equipo para la próxima ronda.

Tomarse el tiempo para planificar bien la contratación da frutos

Un plan de contratación lleva tiempo. Puede requerir mucho trabajo y puede hacerte pensar en cuestiones para las que quizás no tengas respuestas listas.

Sin embargo, eso no debería impedirte seguir el proceso ni intentar profundizar un poco más en la planificación para que sea más sostenible y precisa.

Como si fuera cosa del destino, justo mientras escribía este artículo, un amigo se puso en contacto conmigo para contarme la siguiente historia.

Estaba en conversaciones con una empresa a la que le gustaban sus habilidades pero, durante casi 9 meses, seguían cambiando los puestos para los que consideraban a mi amigo.

Esto es una pérdida de tiempo para todos y probablemente un indicio de que realmente no tenían un plan definido cuando decidieron contactar a mi amigo.

Me hace pensar que vieron su experiencia y cayeron en la trampa de “Nos encantaría tener a alguien con esa experiencia en el equipo” sin saber qué harían realmente con esa persona.

Al final, terminaron retirándose abruptamente del proceso, desperdiciando el tiempo de todos y dejando un mal sabor de boca.

Ojalá pudiera decirte que este es un ejemplo aislado de una experiencia de candidato particularmente mala, pero no lo es. Parece ser la norma en este entorno de “contratar primero, preguntar después” que hemos creado.

Yo mismo he formado parte de estos esfuerzos de escalabilidad, he duplicado e incluso triplicado equipos en un año, pero siempre he procurado ser la voz crítica en esas reuniones.

Esto ha ayudado a los equipos con los que he trabajado a tener un objetivo más claro en mente y, así, poder ofrecer a los candidatos adecuados la mejor experiencia de candidato y mantener una excelente marca empleadora.

Los objetivos de contratación deben tratarse igual que cualquier otro objetivo: cada minuto que inviertas planificando antes de ejecutar frenéticamente es, al menos, unos cuantos minutos que ahorras evitando retrocesos y pérdidas de tiempo.

No estoy diciendo que esto garantice que nunca vayas a tener que prescindir de alguien, pero siempre es saludable cuestionarte de vez en cuando para comprobar si sigues el camino correcto.

Para ti, contratar o despedir puede acabar pareciendo simplemente números o partidas presupuestarias, pero para las personas esto es su medio de vida.

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