Domina la revisión del talento de las 9 casillas: una guía para profesionales de RR. HH.

En esencia, la revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas es una cuadrícula de 3x3 que se utiliza para evaluar a los empleados en función de los dos ejes clave que he mencionado antes:

• Rendimiento: Qué tan bien desempeña actualmente un empleado su función.
• Potencial: La capacidad de un empleado para crecer, asumir más responsabilidades o desarrollar cualidades de liderazgo.

Este marco sitúa a los empleados en una de nueve categorías, dependiendo de su posición con respecto al rendimiento y al potencial. Dependiendo de la herramienta de gestión del rendimiento que utilices, es posible que puedas utilizar alguna funcionalidad del software para imitar esta matriz o, como mínimo, incorporar sus datos al proceso.

Propósito

La matriz de 9 casillas cumple varias funciones importantes en la gestión del talento:

• Identificar a los empleados de alto rendimiento y alto potencial: Ayuda a destacar a los empleados que podrían ser los futuros líderes de tu organización.
• Orientar los planes de desarrollo: Para los empleados que muestran potencial, pero necesitan apoyo para crecer, la matriz ayuda a priorizar iniciativas de desarrollo específicas.
• Apoyar la planificación de la sucesión: Al identificar a los empleados con alto potencial, los equipos de RR. HH. pueden planificar las transiciones de liderazgo y crear una sólida cantera de talento.

“La revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas es una herramienta de estrategia del talento que se utiliza para calificar y calibrar a los empleados de cara a decisiones relacionadas con la compensación, los planes de sucesión, etc.”, afirmó Heather Doshay, directora de Talento en SignalFire. “Identifica el talento destacado, a los empleados con un rendimiento constante y a quienes necesitan desarrollo. Su poder reside en su sencillez. Proporciona una representación visual para evaluar a las personas y tomar decisiones rápidamente, pero también presenta muchas deficiencias.”

Por qué es valiosa

La matriz de 9 casillas es, al menos en teoría, una herramienta de toma de decisiones basada en datos. Al situar a los empleados según su rendimiento y potencial, los líderes de RR. HH. pueden tomar decisiones fundamentadas sobre promociones, desarrollo profesional y planificación de la sucesión. Este enfoque estructurado reduce los sesgos, mejora la transparencia y garantiza que la gestión del talento esté alineada con los objetivos de la empresa.

Para obtener más información sobre los beneficios prácticos de esta herramienta, hablamos con Heather Doshay, experta ejecutiva en gestión del talento. Según Doshay, "La matriz de 9 casillas crea un marco claro y objetivo para hablar sobre el desarrollo del talento, lo que ayuda a los líderes a tomar mejores decisiones y, en última instancia, fortalece el rendimiento de la organización."

Elementos de una revisión del talento mediante la matriz de 9 casillas

La revisión mediante la matriz de 9 casillas es apreciada por su sencillez. Veamos los componentes principales que fundamentan el razonamiento que hay detrás de ella. 

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Eje de rendimiento

El eje de rendimiento evalúa el desempeño laboral actual de un empleado, incluidos factores como:

• Logro de los KPI (indicadores clave de rendimiento)
• Constancia en la obtención de resultados
• Calidad del trabajo y atención al detalle
• Comentarios de compañeros, responsables y clientes

Por ejemplo, una persona con un alto rendimiento en este eje podría ser un empleado que supera sistemáticamente sus objetivos de ventas, ofrece un excelente servicio de atención al cliente y es reconocido por su fiabilidad.

Eje de potencial

El eje de potencial mide la capacidad de un empleado para crecer y asumir responsabilidades futuras. Esto incluye factores como:

• Capacidad de liderazgo: ¿Muestra el empleado potencial para liderar equipos o gestionar proyectos más grandes?
• Adaptabilidad: ¿Puede asumir nuevos retos o adaptarse a las cambiantes necesidades del negocio?
• Agilidad de aprendizaje: ¿Adquiere rápidamente nuevas habilidades y prospera en situaciones desconocidas?

Por ejemplo, un empleado que toma la iniciativa de orientar a otras personas o que ha expresado interés en la formación en liderazgo puede obtener una puntuación alta en el eje del potencial.

Según Doshay, reducir la contribución de una persona al negocio a los dos ejes implicados en el enfoque de las 9 casillas simplifica demasiado las cosas y requiere algunos ajustes por tu parte. 

«Estas dos variables simples de rendimiento y potencial no son datos de entrada óptimos si son las únicas dos variables para determinar decisiones tan importantes, desde las decisiones de promoción hasta los resultados de las bonificaciones», escribió Doshay en una publicación del blog de SignalFire. «Ajustar las líneas de los ejes para que se alineen mejor con el caso de uso en cuestión es fundamental para garantizar que la herramienta trabaje a tu favor y no en tu contra». 

Las 9 categorías

La cuadrícula de las 9 casillas se divide en nueve casillas distintas según la combinación de rendimiento y potencial. Este es un breve desglose:

1. Alto rendimiento/alto potencial: Son empleados que rinden bien de forma constante y tienen un gran potencial de crecimiento, por lo que a menudo se les considera futuros líderes.
2. Alto rendimiento/potencial moderado: Estos empleados están desempeñando bien sus funciones actuales, pero pueden tener un menor potencial de liderazgo. Son excelentes colaboradores, aunque pueden necesitar planes de desarrollo específicos para crecer.
3. Rendimiento moderado/alto potencial: Estos empleados tienen margen de mejora en sus funciones actuales, pero muestran potencial de crecimiento y liderazgo.
4. Rendimiento moderado/potencial moderado: Estos empleados son fiables en sus funciones actuales, pero pueden necesitar un apoyo considerable para seguir desarrollándose.
5. Bajo rendimiento/alto potencial: Estos empleados tienen un rendimiento inferior al esperado, pero cuentan con la capacidad de mejorar y potencialmente destacar con el desarrollo y el apoyo adecuados.
6. Bajo rendimiento/potencial moderado: Estos empleados necesitan mejorar su rendimiento de inmediato y pueden tener un potencial limitado.
7. Bajo rendimiento/bajo potencial: Estos empleados pueden tener dificultades tanto en términos de rendimiento como de potencial, lo que posiblemente los convierta en candidatos para una reevaluación o salida de la organización.
8. Rendimiento moderado/bajo potencial: Los empleados de esta categoría pueden mantener sus funciones actuales, pero quizá no sean adecuados para un crecimiento profesional a largo plazo.
9. Alto rendimiento/bajo potencial: Estos empleados destacan en sus puestos actuales, pero es poco probable que sean adecuados para futuros puestos de liderazgo o funciones más avanzadas.

Veamos por un momento cómo quedaría esto en la práctica. 

Visualización

Supongamos que queremos observar los distintos tipos de perfiles dentro de un equipo y cómo ve la organización su potencial de cara al futuro. Esto puede formar parte de una evaluación del rendimiento del equipo más amplia. Algo así. 

La cuadrícula de las 9 casillas suele presentarse como una matriz de 3x3. Para mayor claridad, los profesionales de RR. HH. pueden crear la cuadrícula utilizando herramientas como plantillas de Excel o software de RR. HH.

Al situar a los empleados de esta manera, puedes identificar áreas de mejora, carencias de talento y futuros candidatos a puestos de liderazgo.

Retos y soluciones

Como cualquier herramienta, la cuadrícula de las 9 casillas plantea sus propios retos. Un problema habitual es el sesgo en las evaluaciones. Es esencial asegurarse de que las evaluaciones se basen en datos objetivos —como métricas de rendimiento y comentarios— en lugar de impresiones subjetivas.

Otro reto es el uso excesivo de la cuadrícula, que puede provocar «fatiga de las casillas» o una dependencia de la cuadrícula para resolver cualquier problema de RR. HH. Para evitarlo, los equipos de RR. HH. deberían utilizar la cuadrícula de las 9 casillas como parte de un proceso más amplio de revisión del talento, en lugar de depender de ella de forma aislada.

Qué hacer con el análisis

La comunicación es una barrera importante para su eficacia, pero no de la forma que cabría esperar. El modelo de las 9 casillas es una herramienta de evaluación del talento que no está pensada para compartirse con la persona evaluada de esta manera. No es estrictamente una herramienta de gestión del rendimiento, sino una herramienta de evaluación del talento y planificación de la sucesión. 

Las reacciones como la del usuario de Reddit que aparece arriba no son poco frecuentes cuando los empleados quedan expuestos al análisis de las 9 casillas. Los comentaristas del hilo señalan que, independientemente del lugar que ocupen los empleados en la cuadrícula, lo mejor es que solo su mánager y los equipos directivos tengan acceso a esta información. 

Un enfoque moderno

El modelo de las 9 casillas no es nada nuevo y, por ello, muchos empleados y profesionales que analizan las tendencias de la plantilla se apresuran a hablar de sus deficiencias. Por este motivo, a menudo no goza de mucha aceptación.

Doshay promueve un proceso modernizado de evaluación con el modelo de las 9 casillas en el que los líderes pueden representar el rendimiento en tres formatos diferentes de 9 casillas. Son los siguientes: 

• Orientado al rendimiento, donde el eje X = Rendimiento; el eje Y = Comportamiento (alineación con los valores)
• Orientado a las promociones, donde el eje X = Preparación individual; el eje Y = Necesidad empresarial
• Orientado a la sucesión, donde el eje X = Valor/criticidad del puesto; el eje Y = Riesgo de retención

El modelo de las 9 casillas orientado al rendimiento es bastante similar al modelo tradicional, mientras que los otros dos trazan los siguientes pasos para la dirección. En particular, se centran en el establecimiento de objetivos y el desarrollo. Doshay los ha visto utilizarse eficazmente para fundamentar conversaciones sobre remuneración y promociones. 

«Proporcionan más valor si una empresa está intentando averiguar cómo alinear una estrategia de remuneración basada en el rendimiento, pero también quiere tener presentes los comportamientos culturales», afirma. «He visto utilizar nuestro modelo moderno de 9 casillas sustituyendo el potencial por la "alineación cultural", y han podido alinear los importes de las recompensas según la casilla calibrada».

¿Cómo funciona?

El proceso de evaluación del talento con el modelo de las 9 casillas consta de cuatro pasos principales que te ayudan a evaluar, ubicar y analizar eficazmente el rendimiento y el potencial de tus empleados. Cada paso es esencial para garantizar que tomes decisiones basadas en datos y priorices las estrategias de desarrollo adecuadas para tu plantilla.

Paso 1: Evaluar el rendimiento

El primer paso del proceso de evaluación del talento con el modelo de las 9 casillas consiste en evaluar el rendimiento actual del empleado. Las evaluaciones del rendimiento realizadas por mánagers formados ayudan a identificar hasta qué punto un empleado desempeña su función y alcanza los objetivos relacionados con su puesto. Este es el enfoque que puedes adoptar:

• Define métricas claras: Empieza estableciendo indicadores de rendimiento específicos que se ajusten a las responsabilidades del puesto y a los objetivos de la organización. Estas métricas pueden incluir KPI (indicadores clave de rendimiento), tasas de finalización de proyectos o puntuaciones de satisfacción del cliente. 
• Recopila opiniones: Las evaluaciones del rendimiento no se reducen a los números. Incorporar opiniones de mánagers, compañeros e incluso subordinados proporciona una visión integral de la contribución de un empleado. Las herramientas de retroalimentación de 360 grados ayudan a mitigar los sesgos y proporcionan una evaluación más equilibrada.
• Considera la coherencia: Busca un rendimiento sostenido a lo largo del tiempo. Los éxitos o fracasos puntuales pueden resultar engañosos. Por ejemplo, un empleado que alcanza sistemáticamente los objetivos de ventas durante varios trimestres debería recibir una valoración más alta que alguien que solo tuvo un rendimiento sólido durante un periodo, pero tiene dificultades para mantenerlo.
• Utiliza datos objetivos: Asegúrate de utilizar datos objetivos y medibles, como objetivos de ventas mensuales, opiniones de clientes o informes de productividad de los empleados. Evita los juicios subjetivos que puedan distorsionar la evaluación. Considera incorporar herramientas como evaluaciones del rendimiento, pruebas psicométricas, evaluaciones de liderazgo, evaluaciones conductuales y análisis de productividad para respaldar tu evaluación.

«Un modelo de 9 casillas puede darte una indicación de la profundidad y amplitud de tu talento, pero no tiene sentido sin contexto», afirmó Tim Toterhi, director de Recursos Humanos y asesor en Ploterline Leadership. «El proceso de evaluación del talento debería comenzar con un análisis de la situación actual a nivel de organización/departamento, que examine las necesidades futuras. Puede que tengas grandes profesionales para las necesidades actuales, pero si la industria o el mercado cambian, incluso tu mejor rendimiento podría no ser suficiente para las necesidades del mañana».

"Las evaluaciones de talento y los planes de sucesión no sirven de nada sin acciones que hagan avanzar el plan. Si tus planes tienen el mismo aspecto año tras año, has fracasado."

Paso 2: Evaluar el potencial

El siguiente paso consiste en evaluar el potencial de un empleado: su capacidad para crecer, asumir más responsabilidades o desempeñar funciones de liderazgo en el futuro. Evaluar el potencial puede ser más subjetivo que evaluar el rendimiento, pero existen métodos e indicadores clave que pueden ayudar. 

Evalúa el potencial observando indicadores como las capacidades de liderazgo, la agilidad de aprendizaje y la adaptabilidad. Herramientas como las encuestas sobre aspiraciones profesionales, las evaluaciones de formación en liderazgo y las evaluaciones de talento de los empleados pueden ayudarte a evaluar con mayor precisión el potencial de crecimiento de un empleado.

En última instancia, lo que buscas es comprender cómo puntúa la persona en las siguientes áreas:

• Adaptabilidad: Observa cómo los empleados afrontan los cambios o se enfrentan a nuevos retos. ¿Prosperan en situaciones inciertas? Es probable que un empleado que se adapta rápidamente a las nuevas tecnologías o procesos tenga un alto potencial.
• Cualidades de liderazgo: Evalúa las cualidades de liderazgo de un empleado observando cómo motiva y apoya a los demás. Esto incluye su capacidad para inspirar a sus compañeros, delegar tareas y fomentar la colaboración.
• Agilidad de aprendizaje: Evalúa la disposición y la capacidad de un empleado para aprender nuevas habilidades. Los empleados que demuestran curiosidad, iniciativa para aprender nuevas tecnologías o entusiasmo por mejorar suelen tener un alto potencial.
• Preparación para el futuro: Revisa las aspiraciones profesionales y su alineación con las funciones futuras. Utiliza evaluaciones de talento y entrevistas conductuales para descubrir oportunidades de crecimiento y evaluar la preparación para asumir mayores responsabilidades.

Implicar a los responsables 

La información de los responsables sobre la capacidad de un empleado para asumir más responsabilidades o gestionar proyectos complejos es una de las fuentes de información más valiosas que tienes a tu disposición. Sus aportaciones sobre el potencial de crecimiento y desarrollo de un empleado orientarán las decisiones sobre cómo situarlo en la matriz.

Ejemplo: Se podría considerar que un especialista de TI que resuelve problemas de forma proactiva, asesora a compañeros júnior y muestra interés por la formación en liderazgo tiene un alto potencial. Su capacidad para enseñar a los demás e innovar le convierte en un excelente candidato para futuras funciones de liderazgo.

Paso 3: Situar a los empleados en la matriz

Una vez evaluados el rendimiento y el potencial, el siguiente paso es situar con precisión a los empleados en la matriz de nueve casillas. Para ello, debes:

• Utilizar un sistema de puntuación coherente: Asegúrate de que tanto el rendimiento como el potencial se valoran en una escala coherente para todos los empleados. Por ejemplo, podrías puntuar tanto el rendimiento como el potencial en una escala del 1 al 5, donde 1 representa un nivel bajo y 5 uno alto.
• Ser objetivo y coherente: Al situar a los empleados en la matriz, sé lo más objetivo posible. Mantén tus valoraciones coherentes con los estándares de evaluación de la empresa.
• Documentar los motivos: Proporciona ejemplos concretos o pruebas que respalden por qué un empleado ha sido situado en una casilla determinada. Si un empleado se sitúa en la casilla de "Rendimiento moderado/Alto potencial", indica los proyectos o comportamientos específicos que muestran su potencial de crecimiento, a pesar de las dificultades actuales de rendimiento.
• Utilizar software o plantillas de RR. HH.: Herramientas como las plataformas de software de RR. HH. o incluso las plantillas de Excel pueden simplificar este proceso al permitirte hacer un seguimiento y visualizar dónde se sitúan los empleados en la matriz. Estas herramientas también pueden ayudar a analizar tendencias y proporcionar información sobre los puntos fuertes y débiles de la organización.

Paso 4: Analizar e interpretar los resultados

Una vez situados los empleados en la matriz, es hora de analizar e interpretar los resultados. Es aquí donde empiezas a descubrir tendencias y a determinar las acciones estratégicas que deben llevarse a cabo.

• Identificar las carencias de talento: Busca patrones como la falta de empleados en el cuadrante «Alto potencial/Alto rendimiento». Si la mayoría de tus empleados se concentra en la categoría «Bajo rendimiento/Bajo potencial», esto indica la necesidad de mejorar la contratación, la formación o los procesos de gestión del rendimiento.
• Abordar las necesidades de desarrollo: El análisis debe señalar a los empleados que necesitan atención inmediata. Por ejemplo, quienes se encuentran en la categoría «Bajo rendimiento/Alto potencial» pueden necesitar planes específicos de mejora del rendimiento, mientras que quienes están en la categoría «Rendimiento moderado/Bajo potencial» pueden beneficiarse de orientación profesional o de una reevaluación.
• Priorizar los recursos: Utiliza la matriz para asignar los recursos estratégicamente. Los empleados con alto rendimiento y alto potencial deben tener un acceso acelerado al desarrollo, mientras que los empleados con bajo rendimiento pueden necesitar una formación más intensiva o, en algunos casos, una reconsideración de su adecuación a la organización.

«En una ocasión colaboré con un HRBP para dirigir una sesión con un equipo de ventas de unas 15 personas. Antes del ejercicio, los responsables del equipo valoraban a todos con puntuaciones altas tanto en rendimiento como en potencial. Una vez que presentamos la herramienta y la colocamos en una pizarra, y como equipo analizamos y situamos a cada miembro, les resultó más claro en qué se diferencian ambos aspectos y cómo difieren los empleados según los criterios», afirmó Catherine Rymsha, autora de La decisión de liderazgo y profesora de Liderazgo Directivo en la Universidad de Massachusetts Lowell.

«La herramienta, junto con la representación gráfica y el análisis por parte del equipo directivo, aporta más valor al ejercicio en general. Educar a los líderes sobre la importancia de esto y segmentar adecuadamente el talento es fundamental.»

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