ATS frente a CRM: cómo elegir el software de selección adecuado
Funcionalidad principal: El software ATS realiza el seguimiento de los candidatos activos durante las distintas fases de contratación, mientras que el CRM de selección se centra en establecer relaciones con los candidatos antes de que presenten su candidatura.
Usuarios principales: Los equipos de recursos humanos y los responsables de contratación suelen utilizar un ATS; los equipos de búsqueda de candidatos y las agencias de personal suelen preferir un CRM de selección.
Comparación de funciones: El ATS gestiona las ofertas de empleo, la selección de currículos y las ofertas laborales; el CRM permite buscar candidatos, contactar con ellos, mantener la relación y gestionar la base de talento.
Cómo elegir la herramienta adecuada: Elige un ATS para los procesos de contratación estructurados, un CRM para buscar y mantener la relación con talento pasivo, o combina ambos para disponer de un canal completo.
El software de sistemas de seguimiento de candidatos gestiona a los candidatos activos durante el proceso de contratación, mientras que el software de CRM de contratación crea y cultiva relaciones con los candidatos antes de que lleguen a presentar su candidatura. El solapamiento funcional entre ambos facilita invertir en la herramienta equivocada, o incluso en las dos cuando una sería suficiente.
El presupuesto, la estructura del equipo y si estás cubriendo puestos o creando una reserva de candidatos influyen en cuál de las dos opciones encaja realmente.
Este artículo compara ambas categorías según sus funciones, precios, tiempo de configuración y caso de uso, para que puedas tomar la decisión adecuada según tus objetivos de contratación.
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¿Qué es el software de sistemas de seguimiento de candidatos?
El software de sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) gestiona a los candidatos activos durante el proceso de contratación, desde las solicitudes de empleo y la evaluación inicial hasta las entrevistas y las ofertas. A diferencia del software de CRM de contratación, que se centra en crear relaciones con los candidatos antes de que presenten su candidatura, un ATS organiza y realiza el seguimiento de los candidatos para puestos vacantes.
¿Qué es el software de CRM de contratación?
El software de CRM de contratación te ayuda a buscar candidatos y cultivar relaciones con candidatos potenciales, incluidas las personas que aún no han presentado su candidatura. En este contexto, CRM significa gestión de las relaciones con los candidatos, no el software tradicional de gestión de las relaciones con los clientes que utilizan los equipos de ventas.
A diferencia de un ATS, que realiza el seguimiento de los candidatos durante las etapas de contratación de puestos vacantes, un CRM de contratación facilita el contacto, las conversaciones continuas y la creación de una reserva de talento antes de que llegue una candidatura.
Software de sistemas de seguimiento de candidatos frente a software de CRM de contratación: comparación directa
Un ATS realiza el seguimiento de los candidatos activos durante la contratación, mientras que un CRM de contratación crea relaciones con candidatos potenciales antes de que presenten su candidatura.
| Dimensión de comparación | Software de sistemas de seguimiento de candidatos | Software de CRM de contratación |
|---|---|---|
| Objetivo principal | Gestiona a los candidatos activos durante todo el proceso de contratación, desde la publicación de ofertas y la evaluación de currículos hasta la programación de entrevistas y las cartas de oferta. | Crea y cultiva relaciones con candidatos potenciales, incluido el talento pasivo que aún no ha presentado su candidatura; en entornos de agencias, también gestiona las relaciones con los clientes. |
| Quién lo utiliza | Personal de selección, equipos de adquisición de talento, responsables de contratación y responsables de RR. HH. que gestionan candidaturas activas y coordinan las decisiones de contratación. | Equipos internos de búsqueda de candidatos, personal de selección de agencias y empresas de búsqueda de directivos que crean reservas de talento y gestionan las relaciones con candidatos potenciales. |
| Funciones principales | Creación de descripciones de puestos, publicación en portales de empleo, análisis y evaluación de currículos, programación de entrevistas, generación de cartas de oferta con firmas electrónicas, integraciones con servicios de comprobación de antecedentes, seguimiento del estado de los candidatos y análisis de contratación. | Base de datos de candidatos con búsqueda y filtrado, contacto multicanal por correo electrónico, LinkedIn y SMS, secuencias automatizadas de seguimiento, correspondencia de candidatos basada en IA, vistas visuales de la reserva de candidatos, integración con ATS, análisis e informes y un portal para clientes de agencias. |
| Precios | Los planes publicados oscilan aproximadamente entre $15–$100 por persona de selección/mes para suscripciones por usuario, mientras que los planes de tarifa fija pueden costar aproximadamente $80–$700+ al mes. El precio para empresas suele establecerse mediante un presupuesto personalizado, y los costes varían según el volumen de contratación, las funciones y las integraciones. | Las plataformas de CRM de contratación y las plataformas combinadas de ATS/CRM tienen planes publicados que oscilan aproximadamente entre $15–$260+ por usuario/mes. El precio varía según las capacidades de búsqueda, la automatización, las condiciones de facturación y las integraciones; algunos planes para empresas requieren presupuestos personalizados. |
| Tiempo de implementación | Las configuraciones básicas de ATS pueden tardar aproximadamente 1–3 semanas, mientras que las implementaciones empresariales complejas pueden requerir 3–4 meses o más. La migración de datos, la personalización de los flujos de trabajo y las integraciones afectan al calendario. | Los ejemplos de incorporación comunicados por los proveedores oscilan entre aproximadamente 2–4 semanas para configuraciones sencillas y 4–8 semanas para migraciones más complejas. Las integraciones complejas y los requisitos empresariales pueden prolongar la implementación. |
| Curva de aprendizaje | El seguimiento básico de candidatos y los flujos de trabajo de contratación suelen ser fáciles de aprender. Los informes avanzados, la automatización y la administración empresarial pueden requerir formación adicional. | La gestión básica de candidatos puede ser sencilla, mientras que la automatización de la búsqueda, las campañas de interacción con candidatos y los análisis avanzados pueden requerir formación adicional. |
Diferencias entre el software de sistemas de seguimiento de candidatos y el software de CRM de contratación
Elige según si tu equipo necesita gestionar candidatos para puestos vacantes o crear relaciones con candidatos potenciales:
- Etapa del proceso: Un sistema de seguimiento de candidatos gestiona a los candidatos activos desde la solicitud hasta la oferta. Un CRM de selección interactúa con los candidatos antes de que presenten su candidatura.
- Flujos de trabajo principales: Un ATS gestiona las ofertas de empleo, la evaluación de currículos, la programación de entrevistas y las ofertas. Un CRM de selección facilita la búsqueda de candidatos, el contacto y el seguimiento continuo.
- Usuarios habituales: Los seleccionadores, responsables de contratación y equipos de RR. HH. utilizan un ATS para cubrir puestos. Los seleccionadores de agencias y los equipos internos de búsqueda de candidatos utilizan un CRM para desarrollar canales de candidatos y, en el caso de las agencias, gestionar las relaciones con los clientes.
- Más adecuado para: Elige un ATS cuando las candidaturas y las etapas de contratación necesiten un lugar centralizado. Elige un CRM cuando tu equipo necesite encontrar y cultivar relaciones con candidatos pasivos.
- Necesidades del sistema: Si tu equipo gestiona tanto candidatos activos como búsquedas proactivas, considera utilizar ambos. Comprueba que el CRM se sincronice con tu ATS para que los registros y la actividad de los candidatos permanezcan conectados.
Similitudes entre el software de sistemas de seguimiento de candidatos y el software de CRM de selección
Ambos sistemas ayudan a los equipos de selección a organizar la información de los candidatos y gestionar partes del proceso de contratación. Sus funciones pueden coincidir en varias áreas:
- Registros de candidatos: Ambos almacenan los datos de los candidatos y ayudan a los seleccionadores a encontrar información relevante.
- Seguimiento del proceso: Ambos ofrecen formas de supervisar el progreso de los candidatos a través de las etapas de selección.
- Comunicación con los candidatos: Ambos permiten comunicarse con los candidatos y ayudan a mantener organizados los historiales de interacción.
- Colaboración entre seleccionadores: Ambos pueden facilitar la coordinación entre seleccionadores y otras partes implicadas en la contratación.
- Coincidencia y búsqueda: Ambos pueden incluir herramientas para encontrar candidatos que cumplan los requisitos del puesto.
- Informes: Ambos pueden proporcionar datos y análisis de selección para ayudar a los equipos a revisar la actividad y el progreso del proceso.
Cómo elegir entre el software de sistemas de seguimiento de candidatos y el software de CRM de selección
Entonces, ¿cómo decides si el software de sistemas de seguimiento de candidatos o el software de CRM de selección es la mejor opción para tus necesidades?
Utiliza esta tabla para relacionar tu situación de contratación con la herramienta adecuada:
| Si… | Entonces… |
|---|---|
| Tu equipo recibe un volumen constante de candidaturas entrantes y necesita un lugar centralizado para evaluar, hacer seguimiento y avanzar con los candidatos por las etapas de contratación | Elige un software de sistemas de seguimiento de candidatos |
| Tu equipo busca proactivamente candidatos pasivos y necesita gestionar el contacto, los seguimientos y el desarrollo de relaciones a largo plazo antes de que se abran puestos | Elige un software de CRM de selección |
| Gestionas una agencia de trabajo temporal o de búsqueda de directivos que administra tanto los canales de candidatos como las relaciones con los clientes | Elige un software de CRM de selección, que admite portales de clientes y contacto multicanal junto con el seguimiento de candidatos |
| Tu organización está creciendo rápidamente y necesita tanto un flujo de trabajo de contratación estructurado para puestos activos como un canal continuo de talento preseleccionado | Utiliza ambos: un ATS para gestionar a los candidatos durante la contratación y un CRM para crear el canal que lo alimenta; asegúrate de que los dos sistemas se integren para que los datos de los candidatos permanezcan sincronizados |
| Eres una pequeña empresa que cubre puestos ocasionalmente y no cuenta con una función específica de búsqueda de candidatos | Elige un software de sistemas de seguimiento de candidatos; un CRM de selección añade una complejidad que tu equipo todavía no necesita |
| Tu tiempo de cobertura es largo porque los candidatos cualificados no presentan su candidatura y tu equipo dedica la mayor parte de su tiempo a buscar candidatos | Elige un software de CRM de selección para facilitar un contacto estructurado y secuencias de cultivo que lleven a los candidatos hasta el punto de presentar su candidatura |
| Ya tienes un ATS, pero tu equipo de búsqueda gestiona los contactos de los candidatos en hojas de cálculo o en un CRM de uso general | Considera añadir un software de CRM de selección que se integre con tu ATS actual y proporcione herramientas de búsqueda de candidatos, contacto y gestión de relaciones. |
Antes de invertir en dos herramientas independientes, comprueba si tu ATS ya incluye funciones de CRM de selección. Algunas plataformas combinan el proceso de candidatura y la interacción con los candidatos en un único sistema.
Si eliges herramientas independientes, asegúrate de que se integren para mantener conectados los registros de los candidatos, el historial de comunicaciones y los estados de contratación. Esto ayuda a evitar datos duplicados y favorece una experiencia del candidato más coherente durante todo el proceso de selección.
El siguiente paso depende de dónde se atasque tu proceso
Una vez que hayas acotado qué herramienta se adapta a tu situación, profundiza en cómo elegir un sistema de seguimiento de candidatos que se ajuste a tu volumen de contratación y flujo de trabajo, o explora el software de marketing de reclutamiento si tu objetivo es generar notoriedad y atraer candidatos antes de que lleguen a tu proceso de selección.
