Comprender los impuestos sobre la nómina: guía completa 2026
Los impuestos sobre la nómina son impuestos federales, estatales y locales obligatorios que usted, como empleador, debe retener de los salarios de sus empleados y también pagar por su parte. Estos impuestos financian programas como la Seguridad Social, Medicare y las prestaciones por desempleo.
Al final de este artículo, comprenderá cada tipo de impuesto sobre la nómina, los detalles clave a los que debe prestar atención y las medidas prácticas que puede tomar para gestionarlos con confianza y evitar sorpresas.
¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
Los impuestos sobre la nómina son los impuestos que usted, como empleador, debe retener de la remuneración de sus empleados: salarios, bonificaciones, comisiones, etc.
Estos impuestos financian programas gubernamentales esenciales como la Seguridad Social, Medicare y el seguro de desempleo.
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Por lo tanto, cada vez que paga a su equipo, no solo está abonando salarios, sino que también actúa como recaudador de impuestos para el Gobierno al calcular las cantidades exactas, retenerlas, aportar las partes correspondientes y enviar todo a las agencias gubernamentales adecuadas.
Aunque solo tenga un empleado en su nómina, gestionar los impuestos de forma incorrecta —pagando de menos, pagando de más, pagando tarde o presentando los formularios equivocados— puede provocar sanciones, muchos costes generales de nómina y quebraderos de cabeza administrativos.
¿Qué cubren los impuestos sobre la nómina?
Ahora que entiende el qué, es hora de desglosar el cuánto. Los impuestos sobre la nómina financian programas específicos de seguro social y se dividen en varias categorías, que se explican a continuación.
Una aclaración antes de empezar: la retención del impuesto federal sobre la renta no es técnicamente un impuesto sobre la nómina, pero se gestiona en el mismo proceso de nómina y se declara en los mismos formularios, por lo que la hemos incluido aquí. En la siguiente sección explicaremos en qué se diferencian ambos.
Retención del impuesto federal sobre la renta
La retención del impuesto sobre la renta es un pago anticipado a cuenta de la factura anual del impuesto sobre la renta del empleado, no una contribución a un programa específico. Es el proceso de deducir una parte de los salarios de un empleado y enviarla al IRS a lo largo del año. Ayuda a los empleados a evitar grandes facturas fiscales o sanciones por pagos insuficientes al presentar su declaración anual.
La cantidad que retiene depende de varios factores, y la mayor parte de la información crucial se encuentra en el formulario W-4.
Los empleados lo rellenan cuando son contratados e incluye datos como su situación fiscal, el número de personas a su cargo, ingresos adicionales, deducciones, cantidades de retención adicionales, etc.
Impuestos FICA: Seguridad Social y Medicare
Los impuestos FICA (Ley Federal de Contribuciones al Seguro) están compuestos por los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, y son normalmente los que la mayoría de las personas relacionan con los impuestos sobre la nómina.
Tanto los empleadores como los empleados contribuyen a ellos a partes iguales.
El impuesto de la Seguridad Social es del 6,2 %, pagado tanto por el empleado como por el empleador, lo que suma un total del 12,4 %. En 2026, el límite de la base salarial (el salario máximo sujeto al impuesto) para la Seguridad Social es de $184,500, frente a los $176,100 de 2025.
El impuesto de Medicare es del 1,45 % para el empleador y del 1,45 % para el empleado, lo que supone un impuesto total de Medicare del 2,9 %.
Para las personas que ganan más de $200,000, el empleador debe retener un 0,9 % adicional sobre los salarios pagados por encima de $200K hasta el final del año natural.
Los empleadores no están obligados a igualar esta cantidad; solo debe retenerla de los salarios de su empleado.
Su función es retener la contribución fiscal del empleado, igualarla en las partes correspondientes a la Seguridad Social y Medicare (un total del 7,65 %) y pagar ambas partes al Gobierno.
Impuesto federal sobre el desempleo (FUTA)
Los empleadores son responsables de pagar el impuesto de la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo (FUTA), que financia las prestaciones por desempleo para los trabajadores que han perdido su empleo.
Este impuesto es responsabilidad suya al 100 %; los empleados no contribuyen.
El tipo impositivo del FUTA es del 6 % sobre los primeros $7,000 de salario pagados a cada empleado en un año natural.
Sin embargo, usted, el empleador, puede recibir un crédito de hasta el 5,4 % por pagar los impuestos estatales sobre el desempleo a tiempo y en su totalidad, lo que da como resultado un tipo impositivo neto del FUTA del 0,6 %.
Por lo tanto, si cumple los requisitos, solo pagará $42 por empleado al año en concepto de FUTA.
Impuesto estatal sobre el desempleo (SUTA)
Los empleadores también son responsables de pagar los impuestos estatales sobre el desempleo, que financian las prestaciones por desempleo a nivel estatal.
Los tipos impositivos estatales sobre el desempleo y las bases salariales varían según el estado y cambian cada año. La tabla siguiente muestra las bases salariales de 2026 y los intervalos de tipos publicados más recientemente. Confirme su tipo exacto con la agencia de su estado.
| Estado | Base salarial SUTA de 2026 | Rango de tasas del empleador | Notas |
|---|---|---|---|
| Alabama | $8,000 | 0.14–5.34% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: Tabla A (2.7%); impuesto de formación ESA del 0.06%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar en lugar de pagar SUTA |
| Alaska | $54,200 | 1.0–5.4% | Contribución del empleado: 0.50%; la tasa para nuevos empleadores varía según la tabla (no existe una tasa fija para «nuevos» empleadores); no hay impuestos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Arizona | $8,000 | 0.04–9.72% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 2.0%; no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Arkansas | $7,000 | 0.20–10.10% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 1.9%; evaluación administrativa del 0.10%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| California | $7,000 | 1.5–6.2% | Contribución del empleado: ninguna (los empleados pagan SDI en su lugar); tasa para nuevos empleadores: 3.4% (la tabla de 2026 es F+, es decir, la Tabla F más un recargo del 15%); impuesto de formación laboral (ETT) del 0.10%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Colorado | $30,600 | 0.64–8.86% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 3.05% (3.08–7.65% para la construcción); no hay un impuesto de formación independiente; los recargos de apoyo y solvencia varían según la industria; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Connecticut | $27,000 | 1.1–8.9% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 2.2%; no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Delaware | $14,500 | 0.30–5.40% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 1.0%; evaluación especial de formación del 0.20%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| D.C. | $9,000 | 1.9–7.4% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 2.7%; evaluación administrativa del 0.20%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Florida | $7,000 | 0.1–5.4% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 2.7%; no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Georgia | $9,500 | 0.04–8.1% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 2.64% (fija hasta 2026); evaluación administrativa del 0.06%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Hawái | $64,500 | 0.0–5.6% | Contribución del empleado: ninguna (los empleados pagan TDI en su lugar); nuevos empleadores: Tabla C (varía según el tipo de empresa); evaluación de formación laboral del 0.01%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Idaho | $58,300 | 0.225–5.4% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 1.00%; pequeños recargos para la fuerza laboral y administrativos (0.00–0.00675% más 0.00–0.03825%); las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Illinois | $14,250 | 0.2–7.3% | Contribución del empleado: ninguna; tasa para nuevos empleadores: 3.65% (incluye FRR); impuesto FRR de fortalecimiento del fondo del 0.55%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Indiana | $9,500 | 0.5–7.4% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 2.5% (1.6% para empleadores gubernamentales); no hay recargo de solvencia; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Iowa | $20,400 | 0–7.0% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 1.0% (7.0% para la construcción); no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Kansas | $15,100 | 0.00–6.65% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 1.75% (5.55% para la construcción); no hay recargo de fortalecimiento del fondo (0%); las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Kentucky | $12,000 | 0.3–9.0% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla A (2.7%; 9–10% para la construcción); SCUF del 0.075% (fondo estatal de formación); las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Luisiana | $7,000 | 0.09–6.2% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: varía según la industria (basada en NAICS); impuesto de formación de trabajadores en activo más fondo de cargo de integridad social (varía); las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Maine | $12,000 | 0.0–5.75% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: varía según la tabla (confirmar con el DOL de Maine); impuestos del fondo de la fuerza laboral CSSF del 0.14% más UPAF del 0.16%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Maryland | $8,500 | 0.3–7.5% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla A (2.6%; 3.3% para la construcción); no hay evaluaciones adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Massachusetts | $15,000 | 0.83–12.65% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla D (2.13%; 5.45% para la construcción); impuesto de formación de la fuerza laboral (WTF) del 0.056%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Michigan | $9,000 (confirmar; algunas fuentes indican $9,500) | 0.06–10.30% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 2.7% (4.9% para la construcción); no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Minnesota | $44,000 | 0.40–8.90% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: varía según la industria (1.0–8.9%); evaluación de desarrollo de la fuerza laboral del 0.10%; recargo de solvencia del 5% (déficit del fondo); las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Misisipi | $14,000 | 0.2–5.4% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 1.0–1.2% (escalonada según la nómina); recargos combinados para la fuerza laboral del 0.2% (MS Works, formación); las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Misuri | $9,000 | 0.0–6.0% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 2.376% (1.00% para organizaciones sin ánimo de lucro); recargo de automatización del 0.02%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar (pagan el 1% en lugar del 2.376%) |
| Montana | $47,300 | 0.0–6.12% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla 1 (1.0–2.0% según el tamaño de la nómina); impuesto del Fondo Administrativo del 0.13–0.18%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Nebraska | $9,000 / $24,000 | 0–5.4% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 1.25% (5.4% para la construcción); recargo de asignación SUIT del 20% sobre la tasa SUI; base superior ($24,000) para los empleadores del grupo con la tasa más alta; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Nevada | $43,700 | 0.25–5.4% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 2.95%; recargo del Programa de Mejora Profesional del 0.05%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Nuevo Hampshire | $14,000 | 0.1–7.0% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla I (2.7%); recargo administrativo del 0.4%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Nueva Jersey | $44,800 | 0.6–6.4% | Contribución del empleado: sí, una pequeña parte de los salarios (menos del 1%); nuevos empleadores: Tabla D (3.1%); recargos del 0.10% para el desarrollo de la fuerza laboral más recargos suplementarios del 0.0175%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Nuevo México | $34,800 | 0.33–6.4% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 1.0% (o el promedio de la industria, si es superior); no hay evaluaciones adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Nueva York | $17,600 | 2.025–9.825% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 4.025%; recargo por servicios de reinserción laboral del 0.075%; recargo de evaluación de intereses del 0.12%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Carolina del Norte | $34,200 | 0.06–5.76% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 1.0%; no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Dakota del Norte | $46,600 | 0.14–9.69% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 1.03% (6.09% para empleadores gubernamentales; 9.69% para la construcción); no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Ohio | $9,000 | 0.4–10.1% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 2.7% (5.6% para la construcción); no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Oklahoma | $25,000 | 0.3–9.2% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Factor condicional D (1.5%); recargo de reinversión tecnológica del 5%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Oregón | $56,700 | 0.9–5.4% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla III (2.4%); recargo compensatorio trimestral (aproximadamente 0.109–0.139%); las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Pensilvania | $10,000 | 1.419–10.373% | Contribución del empleado: 0.07%; nuevos empleadores: 3.822% (10.592% para la construcción); recargo por intereses de bonos del 0%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Rhode Island | $30,800 | 0.89–9.49% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla G (0.89%); impuesto del Fondo de Desarrollo Laboral del 0.21%; base superior para los empleadores con la tasa máxima; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Carolina del Sur | $14,000 | 0–5.4% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 0.29%; recargo de contingencia del 0.06% (solvencia del 0.00%); las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Dakota del Sur | $15,000 | 0–8.8% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla C (1.2% general; 1.0% para la construcción); administración del 0.02% más recargos de inversión del 0–0.55%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Tennessee | $7,000 | 0.01–10.0% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: varía según el código NAICS; no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Texas | $9,000 | 0.25–6.25% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 2.7% (o el promedio de la industria, si es superior); impuesto de inversión en formación del 0.10%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Utah | $50,700 | 0.2–7.2% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 7.2% (para la construcción); las demás tasas varían según la industria; no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Vermont | $15,400 | 0.4–5.4% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla 1 (1.0%); no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Virginia | $8,000 | 0.1–6.2% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 2.5% (6.2% para empleadores extranjeros o morosos); tarifa administrativa del 0.05%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Washington | $78,200 | 0.27–6.02% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: 90% del promedio de la industria (mínimo del 1.0%); recargos EAF del 0.03% más recargos de solvencia del 0.03%; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Virginia Occidental | $9,500 | 1.5–8.5% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: tasas de la Columna C (2.7%; 8.5% para la construcción); no hay evaluaciones adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Wisconsin | $14,000 | 0.0–12% (pequeños); 0.05–12% (grandes) | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: Tabla D (3.05% pequeños; 3.25% grandes; 2.90%/3.10% para la construcción); no hay recargos adicionales; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
| Wyoming | $33,800 | 0–8.5% | Contribución del empleado: ninguna; nuevos empleadores: varía según la clase del empleador; recargos de formación del 0.0423% para el Fondo de Apoyo al Empleo más del 0.0143% para el desarrollo de la fuerza laboral; las organizaciones sin ánimo de lucro pueden optar por reembolsar |
Fuentes: EY Bases salariales imponibles del seguro estatal de desempleo de 2026
Algunos estados también tienen impuestos adicionales para programas de discapacidad y programas de permisos familiares remunerados.
Seis estados gestionan programas estatales de seguro de discapacidad (SDI), mientras que otros 16 tienen o tendrán programas de seguro de permisos familiares y médicos remunerados (PFML). Este es el desglose:
| Estado | Programa(s) | Base salarial (2026) | Tipo para empleados | Tipo para empleadores | Exenciones principales | Notas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| California | SDI (incluye permisos familiares remunerados) | Ninguna (todos los salarios) | 1.3% | 0% | – | Financiado íntegramente por los empleados. |
| Colorado | PFML | $184,500 | 0.44% | 0.44% (0% si hay <10 empleados) | <10 empleados (sin participación del empleador) | Confirme el tipo de 2026 con CDLE. |
| Connecticut | PFML | $184,500 | 0.5% | 0% | – | – |
| Delaware | PFML | $184,500 | 0.4% | 0.4% | Exentos los empleadores con <10 empleados; los empleadores con 10–24 empleados cubren solo el permiso parental | El tipo total es del 0.8% (0.32% parental, 0.4% médico, 0.08% cuidados familiares), repartido a partes iguales. |
| Distrito de Columbia | PFML | Ninguna (todos los salarios) | 0% | 0.75% | – | Financiado únicamente por el empleador. |
| Hawái | TDI | Límite salarial semanal (confirme la cifra de 2026) | Hasta el 0.5% de los salarios, con límite semanal | Resto del coste del plan | – | Las cifras de 2026 no estaban disponibles cuando lo comprobé. |
| Maine | PFML | $184,500 | 0.5% | 0.5% (0% si hay <15 empleados) | <15 empleados (sin participación del empleador) | El tipo total es del 1%. Las prestaciones comenzaron el 1 de mayo de 2026. |
| Maryland | PFML | Base de la Seguridad Social | 0.45% | 0.45% (0% si hay <15 empleados) | <15 empleados (sin participación del empleador) | Las contribuciones comienzan el 1 de enero de 2027. Las prestaciones comienzan en enero de 2028. El tipo total es del 0.9%. |
| Massachusetts | PFML | $184,500 | Aproximadamente 0.46% (0.18% familiar + 0.28% médico) | Aproximadamente 0.42% (empleadores con 25 o más empleados) | <25 empleados (sin participación del empleador) | Los tipos no cambian en 2026. Confirme el desglose médico en Mass.gov. |
| Minnesota | PFML | Aproximadamente $185,000 (base de la Seguridad Social, redondeada) | 0.44% | 0.44% | – | El programa comenzó el 1 de enero de 2026. El tipo total es del 0.88%. Es posible que se apliquen tipos reducidos a algunos pequeños empleadores. |
| Nuevo Hampshire | PFML (voluntario) | – | – | – | Participación opcional | Los empleadores pueden obtener un crédito fiscal del 50% por la participación voluntaria. |
| Nueva Jersey | TDI; FLI | TDI: $44,800 (empleador); FLI y TDI de los empleados: $171,100 | TDI 0.19%; FLI 0.23% | TDI: 0.5% para nuevos empleadores (0.1%–0.7% para los demás); FLI: 0% | – | Confirme los tipos con la División de Discapacidad Temporal de NJ. |
| Nueva York | DBL (SDI); PFL | PFL: salario semanal medio estatal anualizado (aproximadamente $95,349) | PFL: 0.432% (máximo de $411.91/año); DBL: pequeña cantidad semanal fija | DBL: resto del coste del plan; PFL: 0% | – | El PFL está financiado por los empleados. |
| Oregón | PFML | $184,500 | 0.6% | 0.4% (0% si hay <25 empleados) | <25 empleados (sin participación del empleador) | Los empleados pagan el 0.6% independientemente del tamaño del empleador. |
| Rhode Island | TDI; TCI | Confirme la cifra de 2026 (una fuente indica $100,000) | 1.3% | 0% | – | Financiado por los empleados. |
| Vermont | PFML (voluntario) | – | – | – | Participación opcional | – |
| Virginia | PFML (aprobado recientemente) | – | – | – | – | Aprobado en abril de 2026. Las contribuciones comienzan el 1 de abril de 2028. Las prestaciones comienzan el 1 de diciembre de 2028. |
| Washington | PFML; LTC | PFML: $184,500; LTC: ninguna | PFML: aproximadamente 0.81% (71.43% de 1.13%); LTC: 0.58% | PFML: aproximadamente 0.32% (0% si hay <50 empleados) | <50 empleados (sin participación del empleador) | Los empleados siempre pagan su parte del PFML. WA Cares (LTC) lo pagan los empleados, que pueden excluirse con una cobertura privada aprobada. |
Impuestos locales o municipales adicionales
En algunas jurisdicciones, como Ciudad de Nueva York y San Francisco, pueden aplicarse impuestos locales sobre las nóminas. Estos pueden incluir impuestos locales sobre la renta, impuestos laborales e impuestos de los distritos escolares.
Impuestos internacionales sobre las nóminas (si contrata fuera de EE. UU.)
Si contrata talento internacionalmente, normalmente está sujeto a las leyes fiscales de ese país, no solo a las de EE. UU.
Por ejemplo, en Canadá, los empleadores deben gestionar el CPP (Plan de Pensiones de Canadá), el EI (Seguro de Empleo) y la remisión de impuestos sobre la renta.
Dado que estas normas y regulaciones varían considerablemente, lo mejor es utilizar un servicio global de nóminas o un EOR (empleador registrado) para garantizar el cumplimiento.
Cambios interanuales (de 2025 a 2026)
- Base salarial de la Seguridad Social: $176,100 → $184,500 (+$8,400).
- Tipos impositivos de FICA y tipos de Medicare: Sin cambios por ley.
- Retención de salarios suplementarios: Se mantiene en el 22 % (37 % por encima de 1 millón de dólares), ampliada de forma permanente por la P.L. 119-21.
- Novedad para 2026: La P.L. 119-21 introdujo deducciones para propinas cualificadas (hasta 25.000 dólares) y remuneración cualificada por horas extraordinarias (hasta 12.500 / 25.000 dólares para matrimonios que presentan una declaración conjunta) del impuesto federal sobre la renta, aunque estos importes siguen sujetos a la FICA. Los empleadores deben aplicar las instrucciones actualizadas de retención del Formulario W-4 conforme a la Publicación 15-T.
- Umbral de declaración 1099-NEC / W-2: Aumenta de 600 a 2.000 dólares para los pagos efectuados a partir de 2026 en virtud de la P.L. 119-21.
Impuestos sobre las nóminas frente a la retención del impuesto sobre la renta
Ambos se deducen de la misma nómina y aparecen en el mismo recibo de salario, pero funcionan de manera muy diferente.
| Retención del impuesto sobre la renta | Impuestos sobre las nóminas | |
|---|---|---|
| Qué es | Un pago anticipado a cuenta de la obligación tributaria anual del empleado | Contribuciones específicas a programas de seguro social |
| Quién lo paga | Solo el empleado (el empleador lo retiene y lo remite) | Se divide en el caso de la FICA; solo el empleador en el caso del desempleo federal (FUTA) y en la mayoría de los estados (SUTA) |
| A dónde va | Impuestos federales, estatales y locales sobre la renta cuando corresponda, destinados a financiar el gasto público general | Seguridad Social, Medicare, seguro de desempleo y, en algunos estados, permisos familiares retribuidos o seguro de discapacidad |
| Cómo se calcula | Varía según los salarios, el estado civil a efectos de la declaración y las opciones del W-4 | Porcentajes fijos de los salarios |
| Estructura de las tasas | Progresiva: las rentas más altas tributan a tasas más elevadas | Principalmente fija: 6,2 % para la Seguridad Social y 1,45 % para Medicare, tanto para el empleador como para el empleado |
| Límite salarial | Ninguno | La Seguridad Social se detiene en la base salarial anual (184.500 dólares en 2026). Medicare no tiene límite y la FUTA solo se aplica a los primeros 7.000 dólares por empleado. |
| Importe final | Se concilia cuando el empleado presenta la declaración, por lo que puede resultar en un reembolso o en un saldo pendiente de pago | Es definitivo cuando se paga, sin reembolso por exceso o defecto de retención (salvo por el exceso de Seguridad Social retenido por varios empleadores) |
Conclusiones clave
- Ambos se mantienen en fideicomiso. El impuesto sobre la renta retenido y la parte de la FICA correspondiente al empleado pertenecen al Gobierno, no a la empresa. No remitirlos puede activar la sanción de recuperación del fondo fiduciario, que puede hacer que los propietarios o las personas responsables respondan personalmente.
- Solo la FICA se divide realmente. El empleador y el empleado pagan cada uno el 6,2 % para la Seguridad Social y el 1,45 % para Medicare, es decir, un 7,65 % cada uno y un 15,3 % combinado. Las personas con ingresos elevados también deben pagar un impuesto adicional de Medicare del 0,9 % sobre los salarios superiores a 200.000 dólares, que paga únicamente el empleado.
- La retención es una estimación. Ajustar el W-4 cambia la cantidad retenida, no lo que el empleado debe finalmente.
- Las deducciones antes de impuestos tratan ambos conceptos de forma diferente. Las aportaciones tradicionales a un plan 401(k) reducen los salarios sujetos al impuesto sobre la renta, pero no los salarios sujetos a la Seguridad Social o Medicare. Las prestaciones de la sección 125, como las primas de seguro médico, normalmente reducen ambos.
Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia
Las personas que trabajan por cuenta propia —propietarios de empresas individuales, contratistas independientes, trabajadores autónomos y propietarios de LLC de un solo miembro— no tienen un empleador con quien dividir la FICA. En su lugar, pagan el equivalente mediante el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, declarado en el Anexo SE.
Cómo se calcula el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia
La tasa del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es del 15,3 %, la suma de las partes del empleado y del empleador correspondientes a la Seguridad Social (12,4 %) y Medicare (2,9 %). Sin embargo, el impuesto no se aplica a los ingresos brutos del trabajo por cuenta propia. El cálculo utiliza un multiplicador del 92,35 % para aproximar el hecho de que los empleadores no pagan la FICA sobre la propia parte de la FICA correspondiente al empleador:
- Calcule los ingresos netos del trabajo por cuenta propia (el beneficio neto del Anexo C o los ingresos netos agrícolas del Anexo F).
- Multiplique los ingresos netos por el 92,35 % para obtener la base imponible del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.
- Aplique el 12,4 % para la Seguridad Social sobre la base imponible hasta la base salarial de 184.500 dólares (reducida por cualquier salario de un empleo con W-2 que ya haya tenido retenciones para la Seguridad Social).
- Aplique el 2,9 % para Medicare sobre la totalidad de la base imponible, sin límite.
- Si la base imponible del trabajo por cuenta propia supera los 200.000 dólares (250.000 dólares para matrimonios que presentan una declaración conjunta), aplique el impuesto adicional de Medicare del 0,9 % sobre el exceso.
La mitad deducible
Las personas que trabajan por cuenta propia pueden deducir el 50 % de su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia como ajuste a los ingresos brutos en el Anexo 1 del Formulario 1040. Esta deducción reduce el impuesto sobre la renta, pero no reduce el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en sí. Está diseñada para aproximar el tratamiento fiscal de los empleados, cuyo FICA pagado por el empleador nunca se incluye en sus ingresos imponibles.
Pagos estimados trimestrales
Por lo general, las personas que trabajan por cuenta propia deben realizar pagos trimestrales de impuestos estimados mediante el Formulario 1040-ES si esperan deber $1,000 o más en concepto combinado de impuesto sobre la renta e impuesto sobre el trabajo por cuenta propia durante el año. Las fechas límite trimestrales son el 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de enero del año siguiente. No realizar los pagos estimados a tiempo genera una penalización por pago insuficiente conforme a la Sección 6654 del IRC.
Para los trabajadores autónomos y quienes trabajan en la economía colaborativa, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del 15.3 % suele ser una sorpresa mayor que el impuesto sobre la renta, porque no hay un empleador que absorba la mitad del costo. Una persona que trabaja por cuenta propia y obtiene $100,000 de beneficio neto deberá aproximadamente $14,130 solo en concepto de impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, antes de cualquier impuesto sobre la renta. Comprender esta obligación —y reservar fondos trimestralmente— es esencial para evitar una sorpresa fiscal a final de año.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina (con ejemplos)
Para ver cómo funciona la nómina en la práctica, sigamos a Jamie, un gerente de marketing en California que gana $100,000 al año y recibe pagos mensuales. Jamie presenta su declaración como persona soltera, sin otros ajustes en el W-4, y aporta $500 al mes a un plan 401(k) tradicional. Esa aportación no está sujeta al impuesto federal o estatal sobre la renta, pero sí se incluye en los salarios para el Seguro Social, Medicare y FUTA.
Paso 1: Calcular el salario bruto
El salario bruto es todo lo que gana un empleado antes de cualquier deducción. Incluye salarios, sueldos, bonificaciones, comisiones, propinas y cualquier otra compensación imponible.
- Empleados por horas: Multiplique las horas trabajadas por la tarifa por hora. Los empleados no exentos deben recibir el pago de horas extra a 1.5 veces su tarifa habitual por las horas que superen las 40 en una semana laboral. Algunos estados, como California, tienen normas adicionales sobre las horas extra diarias.
- Empleados asalariados: Divida el salario anual entre el número de períodos de pago (por ejemplo, 26 para pagos quincenales, 24 para pagos dos veces al mes o 12 para pagos mensuales). Los empleados asalariados que no cumplen los requisitos de exención siguen teniendo derecho al pago de horas extra.
Ejemplo de Jamie: $100,000 ÷ 12 = $8,333.33 de salario bruto al mes.
Paso 2: Restar las deducciones antes de impuestos
Reste las aportaciones antes de impuestos del salario bruto para obtener los salarios imponibles. Algunos ejemplos habituales son las aportaciones para la jubilación 401(k) y 403(b), las primas del seguro médico, las aportaciones a HSA y FSA y los beneficios de transporte calificados.
No todas las deducciones antes de impuestos reducen todos los impuestos. Las aportaciones a planes 401(k) y 403(b) tradicionales reducen los salarios sujetos al impuesto sobre la renta, pero siguen sujetas al Seguro Social, Medicare y FUTA. Los beneficios ofrecidos mediante un plan de cafetería de la Sección 125, como las primas de seguro médico, las FSA y las aportaciones a HSA deducidas de la nómina, normalmente reducen tanto el impuesto sobre la renta como los salarios sujetos a FICA. Lleve un registro separado de las dos cifras salariales para que cada impuesto se calcule sobre el importe correcto.
Ejemplo de Jamie: Los salarios sujetos al impuesto sobre la renta son $8,333.33 − $500 = $7,833.33. Los salarios sujetos al Seguro Social, Medicare y FUTA se mantienen en el total de $8,333.33.
Paso 3: Retener el impuesto federal sobre la renta
La retención del impuesto federal sobre la renta se basa en el Formulario W-4 del empleado y en sus salarios imponibles después de las deducciones antes de impuestos. La mayoría de los empleadores utiliza el método porcentual del IRS o las tablas de tramos salariales de la Publicación 15-T, o deja que el software de nóminas se encargue de ello. El proceso funciona así:
- Calcule los salarios imponibles anualizados del empleado.
- Reste la deducción estándar correspondiente a su situación fiscal ($16,100 para contribuyentes solteros y $32,200 para matrimonios que presentan una declaración conjunta en 2026), ajustada según las entradas del W-4.
- Aplique los tramos impositivos federales vigentes al resultado.
- Divida el impuesto anual entre el número de períodos de pago para obtener la retención por nómina.
La retención es solo una estimación de lo que deberá pagar el empleado. El importe final se determina cuando presenta su declaración de impuestos.
Ejemplo de Jamie:
- Salarios imponibles anualizados: $7,833.33 × 12 = $94,000
- Menos la deducción estándar de $16,100: $77,900
- Impuesto utilizando los tramos de 2026 para personas solteras: $1,240 (10 % sobre los primeros $12,400) + $4,560 (12 % sobre los siguientes $38,000) + $6,050 (22 % sobre los $27,500 por encima de $50,400) = $11,850
- Por nómina: $11,850 ÷ 12 = $987.50 al mes
El tramo superior de Jamie es del 22 %, pero ese tipo solo se aplica a los ingresos superiores a $50,400, por lo que la retención efectiva es mucho menor que el 22 % del salario. El software de nóminas que utiliza el método porcentual de la Publicación 15-T se aproximará a esta cifra, aunque puede diferir en algunos dólares.
Paso 4: Calcular los impuestos FICA y FUTA
FICA cubre la Seguridad Social y Medicare. Retenga el 6.2% de los salarios para la Seguridad Social (hasta la base salarial anual, $184,500 en 2026) y el 1.45% para Medicare (sin límite) del empleado. El empleador paga un 7.65% equivalente. Los empleados que ganan más de $200,000 también deben pagar un Impuesto Adicional de Medicare del 0.9%, que el empleador retiene, pero no iguala.
FUTA lo paga únicamente el empleador. La tasa nominal es del 6.0% sobre los primeros $7,000 de los salarios de cada empleado, pero la mayoría de los empleadores recibe un crédito de hasta el 5.4% por pagar puntualmente el impuesto estatal de desempleo, lo que reduce la tasa efectiva al 0.6% (un máximo de $42 por empleado al año). Los empleadores de estados con "reducción del crédito", que tienen préstamos federales de desempleo impagados, pierden parte de ese crédito y pagan más. California es uno de ellos.
Ejemplo de Jamie:
- Seguridad Social: 6.2% × $8,333.33 = $516.67 de Jamie, más $516.67 del empleador
- Medicare: 1.45% × $8,333.33 = $120.83 de Jamie, más $120.83 del empleador
- FUTA: La tasa estándar sería de $42 al año, pero los empleadores de California afrontan una reducción del crédito. Fue del 1.2% para 2025, lo que situó la tasa efectiva en el 1.8%. Para 2026, California afronta una posible reducción del 1.5%, lo que situaría la tasa efectiva en el 2.1%, o $147 al año sobre los primeros $7,000 de los salarios de Jamie. La tasa definitiva de 2026 no se fija hasta después del 10 de noviembre de 2026.
El primer cheque de Jamie ($8,333.33) supera la base salarial de FUTA de $7,000, por lo que toda la obligación de FUTA se genera en enero. El pago sigue el calendario normal: se deposita con el depósito trimestral de FUTA una vez que la obligación acumulada supera los $500, o se paga con el Formulario 940 al final del año si nunca lo hace. Cualquier importe de reducción del crédito se considera generado en el cuarto trimestre y vence el 31 de enero del año siguiente.
Paso 5: Calcular los impuestos estatales y locales
Compruebe si su estado o localidad exige retenciones del impuesto sobre la renta. Algunos estados, como Texas y Florida, no tienen ninguna, mientras que otros aplican tasas fijas o progresivas, y algunas ciudades añaden sus propios impuestos.
También deberá pagar el impuesto estatal de desempleo (SUTA). En la mayoría de los estados lo paga únicamente el empleador, aunque algunos exigen pequeñas contribuciones de los empleados. Las tasas dependen de su estado y del historial de reclamaciones de su empresa, y cada estado establece su propia base salarial imponible.
Ejemplo de Jamie:
- Impuesto sobre la renta de California: California tampoco grava las aportaciones a un plan 401(k). Los ingresos imponibles anuales de Jamie son $100,000 − $6,000 (401(k)) − $5,706 (deducción estándar de California) = $88,294. Usando la tabla de tasas publicada más recientemente por California, el impuesto es de $3,201.97 + 9.3% del importe superior a $72,724, lo que da aproximadamente $4,650 al año, o unos $387.50 al mes. El pequeño crédito por exención personal de California reduciría esta cantidad ligeramente. La retención real se calcula según las tablas del EDD, por lo que debe considerarse una estimación.
- SUTA: Los nuevos empleadores de California pagan el 3.4% sobre los primeros $7,000 de salarios, lo que equivale a $238 al año.
- Impuesto de formación laboral (ETT): Los empleadores de California también pagan el 0.1% sobre los primeros $7,000, lo que equivale a $7 al año.
Al igual que con FUTA, las bases salariales de SUTA y ETT se alcanzan con el primer cheque de Jamie, por lo que el impuesto se genera en enero. SUTA y ETT se pagan con la declaración estatal trimestral, que generalmente vence al final del mes posterior a cada trimestre.
Paso 6: Calcular las contribuciones estatales de SDI y PFML
Algunos estados financian el seguro de incapacidad temporal (SDI) o la licencia familiar y médica remunerada (PFML) mediante contribuciones sobre la nómina. Dependiendo del estado, las pagan el empleado, el empleador o ambos, y las tasas y los límites salariales varían. California, Nueva Jersey, Nueva York, Washington y Colorado se encuentran entre los estados que tienen estos programas. Consulte las tasas actuales de la agencia de su estado antes de procesar la nómina.
Ejemplo de Jamie: El SDI de California (que incluye la licencia familiar remunerada) lo paga únicamente el empleado, a razón del 1.3% de todos los salarios en 2026, sin límite salarial: 1.3% × $8,333.33 = $108.33 al mes.
Paso 7: Retener, remitir y presentar
Una vez realizados los cálculos, retenga los impuestos del cheque del empleado, añada la parte del empleador correspondiente a FICA, FUTA y los impuestos estatales, y remita todo puntualmente. Los depósitos federales normalmente se realizan electrónicamente a través de EFTPS con una periodicidad mensual o quincenal, dependiendo de su obligación tributaria total.
A continuación, presente los formularios obligatorios:
- Formulario 941 trimestralmente, para declarar el impuesto sobre la renta retenido y los impuestos FICA
- Formulario 940 anualmente, para FUTA
- Formularios W-2 y W-3 antes del 31 de enero (o el siguiente día laborable), a los empleados y a la Administración de la Seguridad Social
- Declaraciones estatales y locales según sea necesario
Los impuestos retenidos se mantienen en fideicomiso para el Gobierno, por lo que los depósitos tardíos u omitidos pueden dar lugar a sanciones, incluida la responsabilidad personal de las personas responsables.
Cheque mensual de Jamie:
| Retenciones del empleado | Importe |
|---|---|
| Impuesto federal sobre la renta | $987.50 |
| Seguridad Social (6.2%) | $516.67 |
| Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Impuesto estatal sobre la renta de California (estimación) | $387.50 |
| SDI de California (1.3%) | $108.33 |
| Aportación al plan 401(k) (antes de impuestos) | $500.00 |
| Total de deducciones | $2,620.83 |
| Salario neto percibido | $5,712.50 |
Costes del empleador además del salario de Jamie:
| Impuesto del empleador | Enero | Febrero–diciembre (cada mes) |
|---|---|---|
| Aportación equivalente a la Seguridad Social (6.2%) | $516.67 | $516.67 |
| Aportación equivalente a Medicare (1.45%) | $120.83 | $120.83 |
| FUTA (2.1% proyectado) | $147.00 | $0 |
| SUTA de California (3.4%) | $238.00 | $0 |
| ETT de California (0.1%) | $7.00 | $0 |
| Total | $1,029.50 | $637.50 |
A lo largo del año, eso supone aproximadamente $8,042 en impuestos sobre la nómina a cargo del empleador, además del salario de $100,000 de Jamie. La tabla muestra cuándo se genera cada impuesto, no cuándo se paga, ya que SUTA, ETT y FUTA se abonan según calendarios trimestrales o anuales.
Es mucho trabajo de cálculo manual para un solo empleado, y hay que repetirlo en cada periodo de pago, con tipos y bases salariales que cambian cada año. Multiplícalo por todo un equipo y entenderás por qué tantas empresas automatizan el proceso.
Andrew Lokenauth, director financiero fraccional y experto en finanzas, se hace eco de esta idea:
Después de gestionar más de $10M en nóminas anuales, he desarrollado un sistema infalible. Primero, calcula los salarios brutos. Después, resta las deducciones antes de impuestos, como el seguro médico y el 401k.
Consejo profesional: utiliza un programa de nóminas o la calculadora de retenciones del IRS. Hacer los cálculos manualmente es buscarse problemas.”
Formularios esenciales de impuestos sobre la nómina y su función
Además de pagar tus impuestos, también debes presentar los formularios correctos ante las agencias correspondientes y dentro de plazo. A continuación, encontrarás un resumen de los formularios principales que todo empleador debe conocer, para qué sirven y cuándo deben presentarse.
1. Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos
Qué hace: Informa de los salarios pagados y los impuestos retenidos de cada empleado.
Quién lo recibe: Los empleados, la Administración de la Seguridad Social (SSA) y, en algunos casos, las agencias tributarias estatales.
Fecha límite:
- A los empleados: antes del 31 de enero
- A la SSA (en papel o por vía electrónica): antes del 31 de enero
Si lo presentas tarde o de forma incorrecta, la sanción puede ascender a $310 por formulario, dependiendo del retraso.
2. Formulario W-3: Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos
Qué hace: Es un formulario resumen que totaliza todos los formularios W-2 enviados a la SSA.
Quién lo recibe: La SSA (solo cuando se presentan formularios W-2 en papel).
Fecha límite: Antes del 31 de enero, igual que los formularios W-2.
3. Formulario 941: Declaración trimestral de impuestos federales del empleador
Qué hace: Informa del impuesto federal sobre la renta retenido, además de los impuestos de la Seguridad Social y Medicare (FICA).
Quién lo recibe: El IRS
Fecha límite:
- Trimestralmente: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero
- Aunque no se hayan pagado salarios durante ese trimestre, debe presentarse igualmente (a menos que hayas presentado una declaración final).
Si eres un empleador estacional o contratas con poca frecuencia, puedes indicarlo en el formulario para evitar notificaciones innecesarias del IRS.
4. Formulario 940: Declaración anual del impuesto federal de desempleo (FUTA) del empleador
Qué hace: Informa y paga el impuesto FUTA, que financia las prestaciones federales por desempleo.
Quién lo recibe: El IRS
Fecha límite: Anualmente: antes del 31 de enero
- Puedes depositar el impuesto FUTA trimestralmente, pero solo tienes que presentar el formulario una vez al año.
- Si tu obligación total de FUTA del año supera los $500, debes depositarlo trimestralmente.
5. Formulario W-4: certificado de retenciones del empleado
Para qué sirve: Lo utilizan los empleados para establecer los importes de retención del impuesto federal sobre la renta.
Quién lo recibe: Los empleadores lo conservan en sus archivos (no se envía al IRS salvo que se solicite específicamente).
Plazo: Al contratar al empleado y cada vez que este lo actualice.
Consejo: Ten siempre un W-4 archivado para cada empleado. Si no se presenta, debes retener impuestos como si la persona fuera soltera y no tuviera ajustes.
6. Formularios estatales de impuestos sobre nóminas
Para qué sirven: Varía según el estado. Pueden incluir formularios para la retención del impuesto sobre la renta, el seguro de desempleo o los programas de discapacidad (por ejemplo, los formularios DE 9/DE 9C de California para declarar el UI y el SDI).
Plazo: Normalmente trimestral o anual, según las normas estatales.
Consejo: Utiliza el portal estatal de impuestos para empleadores o trabaja con un proveedor de servicios de nóminas que gestione el cumplimiento normativo en varios estados.
7. Formulario 1099-NEC (si contratas a contratistas)
Para qué sirve: Declara los pagos de 600 $ o más realizados a contratistas independientes.
Plazo:
- A los contratistas: antes del 31 de enero
- Al IRS: antes del 31 de enero (en papel o por vía electrónica)
Qué hacer si tienes impuestos sobre nóminas atrasados
Quedarse atrás con los impuestos sobre nóminas no es algo raro, pero la situación puede agravarse rápidamente. Ya se deba a problemas de liquidez o a un descuido, lo peor que puedes hacer es ignorarlo.
El IRS no solo va contra tu empresa; en algunos casos, también irá contra ti personalmente.
Entonces, ¿qué deberías hacer?
1. Presenta todo, aunque todavía no puedas pagar.
No esperes. La prioridad es presentar todas las declaraciones pendientes. Aunque ahora mismo no tengas el dinero, presentar las declaraciones demuestra buena voluntad y mantiene las sanciones más bajas.
Lokenauth ha pasado por esta situación y esto es lo que tiene que decir:
“Esto me toca de cerca. En mis primeros años como consultor, heredé un cliente que no había pagado los impuestos sobre nóminas durante 6 meses: debía unos 175K $.
Lo primero: presenta inmediatamente todas las declaraciones pendientes, incluso sin realizar el pago. Después, ponte en contacto con el IRS para establecer un plan de pagos a plazos. Suelen ser bastante razonables si actúas de forma proactiva. Conseguimos un plan de pagos de 24 meses con sanciones mínimas.”
2. Ponte al día con las obligaciones actuales y después regulariza los atrasos
No sigas cometiendo el mismo error mientras intentas solucionar el anterior. El IRS espera que realices puntualmente los depósitos actuales de impuestos sobre nóminas, aunque todavía estés pagando impuestos atrasados.
Raoul P.E. Schweicher, socio gerente de MSadvisory, tiene más de 8 años de experiencia en gestión de nóminas. Afirma:
“Realiza puntualmente los depósitos actuales para no cavar un agujero más profundo. La estructura de sanciones se vuelve problemática rápidamente: un 2 % por retrasos de 1 a 5 días, aumenta al 5 % a los 6 días y después al 10 % tras 15 días. Si ignoras una notificación del IRS durante 10 días, puedes enfrentarte a un 15 %.”
3. Establece un plan de pagos
Si eres sincero con tu situación, el IRS suele permitir un acuerdo de pago a plazos de 24 meses para las deudas de impuestos sobre nóminas.
Esto no eliminará las sanciones ni los intereses, pero te dará tiempo y te protegerá frente a medidas de cobro forzoso, como embargos de bienes o gravámenes.
Schweicher añade:
“Los planes de pagos son tus aliados si no puedes pagarlo todo de una vez: el IRS prefiere cobrar antes que perseguirte. Normalmente puedes obtener 24 meses para los impuestos empresariales sobre nóminas. La condonación de sanciones por primera vez suele estar disponible si tienes un historial limpio.”
4. Conoce los riesgos de no actuar
Si los impuestos sobre nóminas permanecen impagados durante demasiado tiempo, el IRS puede aplicar la sanción por recuperación del fondo fiduciario: el 100 % de la parte impagada, exigida personalmente a los propietarios, directivos o a cualquier persona que haya omitido “deliberadamente” enviar los fondos.
5. Busca ayuda profesional cuanto antes
Los abogados fiscalistas y los especialistas en resolución de deudas de impuestos sobre nóminas conocen el sistema y a menudo pueden negociar mejores condiciones, reducir las sanciones o incluso conseguir una condonación por primera vez. No esperes a que la situación se descontrole.
Errores habituales en los impuestos sobre nóminas que debes evitar
Unos pocos errores pueden provocar problemas importantes. Esto es lo que debes vigilar:
- Pagos atrasados. La puntualidad es clave. Los pagos atrasados conllevan cargos que aumentan cuanto más tiempo pasa desde la fecha de vencimiento del pago.
- Clasificación incorrecta de los empleados. ¿Trabajador independiente o a tiempo completo? La clasificación de tu empleado afecta a su tramo impositivo, así que asegúrate de hacerlo correctamente. Según Lokenauth, “El pasado marzo, uno de mis clientes emergentes casi tuvo que pagar una multa de 25K $ porque clasificaron incorrectamente a los contratistas como empleados. Lo cierto es que los problemas de clasificación son muy comunes: los veo en aproximadamente el 30 % de los clientes nuevos.”
- Usar tasas y tablas fiscales obsoletas. Utilizar tasas, tablas o formularios fiscales obsoletos puede dar lugar a cálculos incorrectos de los impuestos sobre las nóminas. Utiliza siempre las tasas y tablas fiscales más actualizadas proporcionadas por el IRS para garantizar la precisión.
- No tener en cuenta las prestaciones sujetas a impuestos. Olvidar incluir las prestaciones complementarias sujetas a impuestos, como bonificaciones, comisiones o compensaciones no monetarias, en los cálculos de nómina puede provocar una declaración insuficiente de los ingresos y un pago insuficiente de impuestos.
- Pasar por alto las deducciones fiscales de los empleados. No tener en cuenta las deducciones fiscales de los empleados (esencialmente, excepciones) o los cambios en el estado civil a efectos de la declaración indicados en el formulario W-4 puede dar lugar a importes incorrectos de retención del impuesto federal sobre la renta.
- Cálculo incorrecto de la remuneración por horas extraordinarias. Calcular incorrectamente las tarifas de las horas extraordinarias de los empleados no exentos puede provocar un pago insuficiente de los salarios y de los impuestos sobre las nóminas. Sigue las normas federales y estatales sobre el pago de horas extraordinarias y calcula correctamente los salarios correspondientes a dichas horas.
- No gestionar correctamente los formularios fiscales de los contratistas: Gestionar incorrectamente formularios como el formulario 1096 y el formulario 1099 para contratistas estadounidenses puede provocar problemas de cumplimiento y sanciones. Asegúrate de presentar estos formularios correctamente y a tiempo.
Evitar los errores comunes en los impuestos sobre las nóminas es clave para prevenir problemas legales. Herramientas como el software fiscal avanzado pueden ayudar a garantizar el cumplimiento y la precisión en tus procesos de nómina.
Preguntas frecuentes
Estas son las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre los impuestos sobre nóminas.
¿Qué ocurre si no se pagan los impuestos sobre nóminas?
El IRS impone sanciones por no efectuar el depósito que oscilan entre el 2 % y el 15 %, según el retraso en el pago, además de intereses. Más importante aún, los impuestos no pagados de los fondos fiduciarios (la parte retenida al empleado de la FICA y del impuesto sobre la renta) pueden activar la sanción de recuperación de fondos fiduciarios conforme a la sección 6672 del IRC, que hace que las personas responsables respondan personalmente por el 100 % del importe no pagado.
¿Cómo se calculan manualmente los impuestos sobre nóminas?
Multiplica los salarios brutos (después de las deducciones antes de impuestos aplicables) por el 6,2 % para la Seguridad Social y el 1,45 % para Medicare. El empleador iguala ambos importes. Utiliza las tablas de retención del IRS de la Publicación 15-T para determinar la retención del impuesto federal sobre la renta según el formulario W-4 del empleado y su situación fiscal. Aplica la FUTA (0,6 % sobre los primeros 7.000 $) y la SUTA según el tipo impositivo y la base salarial de tu estado.
¿Cuál es la diferencia entre el impuesto sobre nóminas y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia?
¿Se aplican los impuestos sobre nóminas a las bonificaciones?
Sí. Las bonificaciones son salarios suplementarios y están sujetas a la FICA (Seguridad Social y Medicare) y a la retención del impuesto federal sobre la renta. El impuesto federal sobre la renta de los salarios suplementarios puede retenerse a un tipo fijo del 22 % (37 % para los importes que superen 1 millón de dólares en el año natural) o agregarse a los salarios ordinarios utilizando las tablas de retención estándar.
¿Cómo funciona el impuesto sobre nóminas para los propietarios de pequeñas empresas?
Si eres un propietario que recibe salarios W-2 de su propia sociedad anónima de tipo S, los impuestos sobre nóminas se calculan igual que para cualquier otro empleado: tú pagas la parte del empleado y la sociedad paga la parte del empleador. Los empresarios individuales y los propietarios de LLC de un solo miembro que no están en nómina pagan, en su lugar, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia sobre los ingresos netos del negocio. Los socios de una sociedad colectiva pagan el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia sobre su parte distribuible de los ingresos de la sociedad.
La importancia de ser diligente
Gestionar los impuestos sobre las nóminas es una responsabilidad importante para los empleadores. Dadas las posibles implicaciones legales y financieras, es fundamental abordar esta tarea con diligencia y precisión.
Al comprender los componentes, saber qué gastos puede deducir la empresa, utilizar las herramientas adecuadas y mantenerse informado, puede asegurarse de que su empresa cumpla la normativa y mantenga una situación financiera sólida.
