Henkilöstöhallinnon tekoälyllä on hallinnollinen ongelma. Siitä sen käytön pitäisi alkaa.
Tekoälyn tehokkuus: Tekoäly auttaa henkilöstöhallinnon tiimejä hallitsemaan hallinnollisia tehtäviä ja vapauttaa aikaa strategiseen, ihmisiin keskittyvään työhön.
Toimijuuteen perustuva tekoäly: Kehittyvät itsenäisesti toimivat tekoälytyökalut sujuvoittavat monimutkaisia työnkulkuja ja voivat muuttaa päätöksentekoa henkilöstöhallinnossa vuoteen 2028 mennessä.
Rajoitukset: Tekoäly ei voi korvata ihmisen harkintakykyä vivahteikkaissa henkilöstöhallinnon tehtävissä, jotka ovat olennaisia työntekijöiden sitoutumisen kannalta.
Hallinnon merkitys: Tekoälyn käyttöä henkilöstöhallinnossa koskevat selkeät hallintokäytännöt ovat ratkaisevan tärkeitä väärinkäsitysten ehkäisemiseksi ja luottamuksen ylläpitämiseksi.
Keskeinen mahdollisuus: Organisaatiot hyötyvät tekoälystä keskittymällä strategisiin henkilöstöhallinnon hankkeisiin sen sijaan, että ne pyrkisivät vain vähentämään henkilöstömäärää.
Vuosien ajan äänekkäin keskustelu tekoälystä työpaikalla on keskittynyt yhteen kysymykseen: kuka menettää työpaikkansa?
Henkilöstöhallinnossa tämä huoli on erityisen syvä. Ihmisten johtaminen perustuu luottamukseen, harkintaan ja ihmissuhteisiin. Ajatus siitä, että teknologia voisi kovertaa sen tyhjäksi, herättää todellisia tunteita.
Useimmissa organisaatioissa, jotka ottavat tekoälyä käyttöön henkilöstöhallinnon toiminnoissa, näin ei kuitenkaan todellisuudessa tapahdu. Välittömämpi kehitys on vähemmän dramaattinen ja hyödyllisempi. Henkilöstötiimit hukkuvat operatiiviseen työhön, ja tekoäly auttaa niitä jälleen hengittämään.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Palkkojen täsmäytys, etuuksien hallinnointi, vaatimustenmukaisuusraportointi, työntekijöiden rutiinikyselyt. Nämä tehtävät eivät ole hohdokkaita eivätkä strategisia. Ne vievät kuitenkin valtavan osan henkilöstöhallinnon ajasta ja syrjäyttävät työn, joka todella edellyttää ihmistä paikalle. Tällaisia ovat esimerkiksi henkilöstösuunnittelu, kulttuurin kehittäminen, johtamisen kehittäminen sekä sellaisten työntekijätilanteiden käsittely, jotka eivät sovi siististi toimintaperiaatteiden käsikirjaan.
Ongelma ei ole ainutlaatuinen henkilöstöhallinnolle. Deloitten vuoden 2025 maailmanlaajuinen inhimillisen pääoman trendejä käsittelevä raportti, joka perustui lähes 10 000 liiketoiminta- ja henkilöstöjohtajan kyselyihin 93 maassa, osoitti, että esihenkilöt käyttävät lähes 40 % ajastaan hallinnollisiin tehtäviin ja välittömään ongelmanratkaisuun, kun taas vain 13 % kuluu heidän alaisuudessaan työskentelevien ihmisten kehittämiseen.
Tämä epätasapaino kuvaa toimintoa, joka on venytetty äärimmilleen jo kauan ennen kuin se pääsee lähellekään strategiaa.
Missä tekoäly todella toimii henkilöstöhallinnossa
Todellista operatiivista hyötyä tuottavat sovellukset eivät ole niitä, jotka saavat eniten palstatilaa.
Ehdokkaiden seulonta -algoritmit herättävät tarkastelua, joskus aiheellisesti. Hiljaisemmat sovellukset, kuten palkkavirheiden havaitseminen ennen niiden syntymistä, tukipyyntöjen ohjaaminen, perehdytysprosessien automatisointi ja vaatimustenmukaisuusriskien esiin tuominen dokumentaatiosta, ovat kuitenkin niitä, joissa tehokkuushyödyt todella kertyvät.
Tässä toimijuuteen kykenevä tekoäly tulee merkitykselliseksi. Toisin kuin aiemmat automaatiotyökalut, jotka hoitivat erillisiä sääntöpohjaisia tehtäviä, toimijuuteen kykenevät järjestelmät voivat koordinoida monivaiheisia työnkulkuja vähäisellä ihmisen ohjauksella.
Vaatimustenmukaisuuden tarkistus, joka aiemmin vaati kolme siirtoa henkilöltä toiselle ja kaksi päivää, voidaan ehkä hoitaa päästä päähän ennen kuin kukaan avaa sähköpostiaan. Gartner ennustaa, että 15 % päivittäisistä työhön liittyvistä päätöksistä tehdään itsenäisesti toimijuuteen kykenevän tekoälyn avulla vuoteen 2028 mennessä, kun vuonna 2024 osuus oli käytännössä nolla.
Tämä on nopea kehityssuunta ominaisuudelle, jota useimmat henkilöstötiimit eivät ole vielä alkaneet pilotoida. Deloitten oma kehittyviä teknologioita koskeva tutkimus osoitti, että vaikka 30 % organisaatioista tutkii toimijuuteen kykeneviä vaihtoehtoja ja 38 % pilotoi niitä, vain 11 %:lla on ratkaisuja tuotantokäytössä.
Selvittämisen ja käyttöönoton väliin jää kuilu, jossa suurin osa todellisesta työstä tapahtuu, ja sillä on merkitystä henkilöstötiimeille, jotka pohtivat, mistä aloittaa.
Nämä työkalut hallitsevat prosessien infrastruktuuria. Ne eivät puutu päätöksiin, jotka edellyttävät ammatillista harkintaa, kontekstin ymmärtämistä tai ihmisten välisen dynamiikan tulkintaa, jotka tekevät henkilöstöhallinnosta sekä vaikeaa että välttämätöntä.
Mihin tekoäly ei pysty
Mikään automaatio ei pysty käsittelemään vaikeuksissa olevaa esihenkilöä, vaikeaa henkilökohtaista tilannetta läpikäyvää työntekijää tai organisaation tilannetajua, jota tarvitaan hiljalleen irtaantuvan työntekijän sitouttamiseksi. Nämä eivät ole poikkeustapauksia. Ne ovat henkilöstöhallinnon ydintehtäviä silloin, kun se ei ole hautautunut taulukkolaskentatietojen tarkistamisen alle.
Hallinnollisen kuormituksen vähentämisen arvo ei ole tehokkuus tehokkuuden itsensä vuoksi. Sen tarkoitus on palauttaa kapasiteettia työhön, joka kumuloituu ajan myötä, kuten johtajien kehittämiseen, työntekijäkokemuksen parantamiseen ja sellaisten organisaatioiden rakentamiseen, joissa ihmiset todella haluavat pysyä.
Tämä työ edellyttää läsnäoloa ja huomiota, joista kumpaakaan ei ole runsaasti silloin, kun operatiivinen työjono ei koskaan tyhjene.
Hallinnon järjestäminen oikein
Tekoälyn käyttöönotto henkilöstöhallinnossa ilman selkeää hallintomallia synnyttää omat ongelmansa. Sekä työntekijöiden että henkilöstöhallinnon työntekijöiden on ymmärrettävä, mitä automatisoidaan, miksi se automatisoidaan ja mitä se merkitsee heidän rooleilleen.
Organisaatiot, jotka pitävät tätä viestinnän jälkikäteisenä asiana, synnyttävät yleensä vastarintaa, joka hidastaa käyttöönottoa ja rapauttaa luottamusta, josta henkilöstöhallinto on toimintansa kannalta riippuvainen.
Inhimillinen valvonta ei ole valinnaista. HR:n tekoälyjärjestelmien tulisi tukea päätöksentekoa ja tuoda tietoa esiin. Niiden ei pitäisi tehdä ihmisiä koskevia merkittäviä päätöksiä ilman, että ihminen tarkistaa tuotoksen. HR-johtajat ovat edelleen vastuussa oikeudenmukaisuudesta ja vaatimustenmukaisuudesta riippumatta siitä, mitä järjestelmä suosittelee.
Todellinen mahdollisuus
Organisaatiot, jotka saavat tekoälystä eniten hyötyä HR:ssä, eivät käytä sitä henkilöstömäärän vähentämiseen, vaan HR:n ajan vapauttamiseen.
Toiminnolla, joka käyttää vähemmän energiaa järjestelmävirheiden ja manuaalisten työnkulkujen hallintaan, on enemmän mahdollisuuksia panostaa strategiseen työhön, jota nykyaikaiset organisaatiot odottavat HR:n johtavan yhä useammin: esimerkiksi työvoiman suunnitteluun aidon epävarmuuden ajanjaksoina, työntekijöiden hyvinvointiin, joka menee valintaruutujen rastittamista pidemmälle, sekä johtamisen kehittämiseen, joka todella valmistaa ihmiset tulevaan.
Tekoäly raivaa tilaa operatiiviselta maaperältä. Se, mitä HR sen päälle rakentaa, on edelleen inhimillinen projekti.
