Mitä etiikka- ja vaatimustenmukaisuusohjelmisto tarkalleen on?
Vaatimustenmukaisuusohjelmisto on digitaalinen ratkaisu, jonka avulla voit hallita, seurata ja valvoa yrityksen käytäntöjä toimialan säädösten noudattamiseksi ja varmistaaksesi, että yrityksesi toimii lainmukaisesti.
Automatisoimalla vaatimustenmukaisuuteen liittyviä tehtäviä tämä ohjelmisto vähentää riskejä, parantaa työpaikan ilmapiiriä ja suojaa mainettasi. Kerron, miten vaatimustenmukaisuusohjelmisto toimii ja miten se tekee vaatimustenmukaisuuden ylläpitämisestä helpompaa ja tehokkaampaa kaikenkokoisille organisaatioille.
Mitä vaatimustenmukaisuusohjelmisto on?
Vaatimustenmukaisuus tarkoittaa sääntöjen ja määräysten noudattamista.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Eri toimialojen organisaatiot kohtaavat yhä suuremman vaatimustenmukaisuustaakan sekä kansallisella että kansainvälisellä tasolla. Tämä edellyttää yrityksiltä kattavaa vaatimustenmukaisuusohjelmaa, jossa otetaan huomioon kaikki vaatimustenmukaisuusvaatimukset, ja juuri tässä vaatimustenmukaisuusohjelmisto on avuksi.
Vaatimustenmukaisuusohjelmisto on digitaalinen järjestelmä, joka keskittää ja tehostaa yrityksen toimialaa koskevien lakisääteisten ja ammatillisten standardien noudattamista. Järjestelmä koostuu yleensä työntekijöiden koulutustyökaluista, tapahtumien ilmoittamiseen tarkoitetusta ohjelmistosta (mukaan lukien anonyymi ilmoituskanava) sekä tiedonkeruusta, jonka avulla esihenkilöt voivat seurata vaatimustenmukaisuuskäytäntöjensä edistymistä ja tehokkuutta.
Vaatimustenmukaisuusohjelmiston avulla ylin johto voi varmistaa, että kaikki työntekijät noudattavat kaikkia ammatillisia standardeja ja määräyksiä. Seuraamalla työntekijöiden koulutuksia ja mahdollistamalla nopean tapahtumien ilmoittamisen organisaatio voi arvioida vaatimustenmukaisuutensa tehokkuutta – ja yhden keskitetyn ohjelmiston käyttäminen on helpoin tapa pitää tämä olennainen tieto ajan tasalla.
Vaatimustenmukaisuuden hallintaohjelmiston keskeiset osat
Yrityksen vaatimustenmukaisuus on erityisen tärkeää, mutta kuten jokainen vaatimustenmukaisuudesta vastaava henkilö kertoo, se on myös erittäin monimutkaista.
Huomioitavia asioita on paljon aina uusien työntekijöiden perehdyttämisestä käytäntöjen seuraamiseen ja mukauttamiseen uusia toimialavaatimuksia vastaaviksi. Vaatimustenmukaisuuden hallintajärjestelmä kokoaa kaiken organisaation tarvitseman yhteen helppokäyttöiseen paikkaan, mikä helpottaa vaatimustenmukaisuuden hallintaa.
Vaatimustenmukaisuusohjelmistojen yleisiä ominaisuuksia ovat:
- Koulutusmoduulit: Lyhyet videot, koulutuskäsikirjoitukset ja muut työntekijöiden koulutusta tukevat työkalut.
- Tehtävienhallinta: Tehostetut työnkulut, joilla varmistetaan, että kaikki työntekijät noudattavat toimialan määräyksiä päivittäisessä työssään.
- Raportointiominaisuudet: Järjestelmät, joiden avulla työntekijät voivat ilmoittaa nimettömästi väärinkäytöksistä, vaatimustenmukaisuuden laiminlyönneistä tai muusta epäasiallisesta toiminnasta.
- Tapahtumien hallinta: Työnkulku, jolla varmistetaan, että kaikista ilmoitetuista tapahtumista tehdään perusteellinen selvitys ja että vaatimustenmukaisuudesta vastaavat henkilöt ryhtyvät asianmukaisiin toimiin kunkin ongelman ratkaisemiseksi.
- Ilmoitukset ja hälytykset: Ohjelmisto hälyttää sekä työntekijöitä että johtoa, kun organisaatio ei täysin noudata vaatimuksia (esimerkiksi kun joku on ilmoittanut tapahtumasta tai työntekijä ei ole suorittanut koulutusta loppuun).
- Tietojen yleiskatsaus: Säännölliset tietoraportit, jotka osoittavat, missä organisaatio onnistuu vaatimustenmukaisuudessa ja missä sitä voidaan parantaa.
- Riskienhallinta: Määritä riskitasosi ja korjaa tietoturvasi puutteet riskienhallinnan avulla vaatimustenmukaisuusriskin minimoimiseksi.
- Tarkastusten hallinta: Aikatauluta ja seuraa tarkastuksia varmistaaksesi, että suoritat järjestelmätarkastukset aina määräysten edellyttämällä tavalla.
- Kolmansien osapuolten integraatiot: Integroi vaatimustenmukaisuuden hallintatyökalu HRMS-järjestelmääsi, CRM-järjestelmääsi ja muihin työkaluihin tai sovelluksiin, jotta voit vähentää manuaalisia tehtäviä ja keskittyä strategisiin osa-alueisiin, kuten käytäntöjen hallintaan, korjaaviin toimiin tai muutosten hallintaan.
On tärkeää tutustua erilaisiin henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuusohjelmistoihin, jotta löydät organisaatiosi tarpeisiin parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Vaatimustenmukaisuusohjelmiston hyödyt henkilöstöhallinnolle
Yrityksesi henkilöstöosasto on epäilemättä kiireinen, vaatimustenmukaisuus on monimutkaista, ja sääntelymuutokset on helppo jättää huomaamatta.
Automatisoinnin ansiosta ohjelmisto hoitaa vaatimustenmukaisuuden taustalla ja ilmoittaa henkilöstöhallinnolle vain silloin, kun ilmoitettavana on ongelma tai tarkistettavana tietoja.
Yllä oleva kuva näyttää esimerkiksi organisaation tapahtumailmoitusten tiedot. Tiedoista näet tapahtuman vakavuuden, tapahtumapaikan sekä sen, oliko ilmoitus anonyymi.
HR voi käyttää näitä tietoja määrittääkseen, mitkä vaatimustenmukaisuuden osa-alueet henkilöstönne tulee käydä läpi, millä alueilla väärinkäytöksiä esiintyy eniten ja millä muilla tavoilla organisaationne voi toimia eettisemmin ja vaatimustenmukaisemmin.
Yrityksenne voi pysyä ajan tasalla vaatimustenmukaisuuteen liittyvistä käytännöistä ja menettelyistä ilman, että työntekijöitänne kuormitetaan liikaa!
Se auttaa järjestämään vaatimustenmukaisuuskoulutusta
Koulutus on ensimmäinen puolustuslinja vaatimustenvastaisuutta vastaan. Kun henkilöstönne on koulutettu perusteellisesti ja tehokkaasti, he muistavat todennäköisemmin alallanne heiltä edellytetyt standardit ja määräykset. Henkilöstön saaminen muistamaan nämä tiedot voi kuitenkin olla todellinen haaste – ja juuri tässä vaatimustenmukaisuusohjelmisto tulee avuksi.
Vaatimustenmukaisuuden hallintaohjelmisto sisältää monia keinoja henkilöstön sitouttamiseen, jotta koulutuskokemuksesta tulee miellyttävämpi ja mieleenpainuvampi. Ohjelmistomme sisältää esimerkiksi lyhyitä videoita, koulutuksen aikana pelattavia pelejä ja muita ainutlaatuisia menetelmiä, jotka auttavat koulutusta todella “tarttumaan”. Näitä voidaan myös mukauttaa organisaationne erityisiin koulutustarpeisiin.
Lisäksi useimmat vaatimustenmukaisuusohjelmistoratkaisut antavat todennäköisesti mahdollisuuden seurata työntekijän etenemistä koulutusprosessin aikana. HR saa tietoraportteja kunkin työntekijän edistymisestä sekä raportin, kun he ovat suorittaneet vaatimustenmukaisuuskoulutuksensa.
Tämän ohjelmiston avulla esihenkilö voi pyytää työntekijöitä suorittamaan koulutuksen itsenäisesti (katsomalla videoita tai tekemällä tietovisoja), mikä vapauttaa esihenkilön aikaa ja antaa työntekijälle mahdollisuuden edetä omaan tahtiinsa.
Se auttaa valvomaan väärinkäytöksiä
Tämä saattaa olla vaatimustenmukaisuusohjelmiston tärkein osa. Yrityksellä ei voi olla eettistä tai vaatimustenmukaista kulttuuria, jos väärinkäytösten ilmoittamiseen ei ole järjestelmää. Työntekijät tarvitsevat turvallisen ja helpon tavan ilmoittaa vaatimustenvastaisesta toiminnasta, ja vaatimustenmukaisuusohjelmisto on suunniteltu tarjoamaan juuri tämä.
Kuten yllä olevasta kuvasta näet, työntekijät voivat ilmoittaa vaatimustenvastaisesta toiminnasta tai esiin tulleista tai huolta aiheuttavista ongelmista ilmoituskanavaohjelmistoon sisältyvillä nimettömillä verkkolomakkeilla. Tämä antaa työntekijöillesi vapauden tuoda väärinkäytökset esiin, kun he havaitsevat niitä, ilman riskiä kollegoiden tai esihenkilöiden aiheuttamista epäoikeudenmukaisista seurauksista.
Lisäksi monet vaatimustenmukaisuusohjelmat antavat HR:lle mahdollisuuden määrittää ilmoitusketjun, kuten alla olevassa kuvassa. Tämä työnkulku ilmoittaa automaattisesti tietyille henkilöille työntekijää koskevan tutkinnan eri vaiheissa ja varmistaa, että kaikki suorittavat asianmukaiset velvollisuutensa ja että organisaatio käsittelee väärinkäytökset asianmukaisesti.
Sujuvoittaa päätöksentekoa
Vaatimustenmukaisuusohjelmisto kokoaa tarvitsemasi vaatimustenmukaisuustiedot yhteen hallintapaneeliin. Johto voi tarkistaa kaikki vaatimustenmukaisuuteen liittyvät osa-alueet ja seurata vaatimustenmukaisuusongelmia ilman, että tietoja tarvitsee etsiä syvemmältä. Tietojen saatavuus reaaliajassa sujuvoittaa päätöksentekoa ja varmistaa sääntelyn noudattamisen.
Vähentää vaatimustenmukaisuusriskiä
Joillakin toimialoilla on tiukkaa sääntelyä. Esimerkiksi terveydenhuoltoalan yritysten on noudatettava HIPAA-määräyksiä ja pysyttävä ajan tasalla sääntelyn muutoksista välttääkseen seuraamukset.
Vastaavasti on olemassa muita, toimialakohtaisia tai yleisiä määräyksiä, joita yritysten on noudatettava, kuten ISO-, OSHA- tai Sarbanes–Oxley-standardit.
Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen voi olla haastavaa yrityksille, jotka toimivat tiukasti säännellyssä ympäristössä. Vaatimustenmukaisuusohjelmisto varmistaa, että noudatat asiaankuuluvia standardeja ja lakisääteisiä vaatimuksia, mikä vähentää vaatimustenmukaisuusriskiä.
Vapauttaa resursseja
Vaatimustenmukaisuus vaatii paljon resursseja. Säännölliset riskinarvioinnit ja jatkuva vaatimustenmukaisuuden seuranta ovat kalliita mutta välttämättömiä. Niitä ei voi jättää huomiotta, mutta ne voi automatisoida ohjelmistolla. Vaatimustenmukaisuusprosessien automatisointi oikealla ohjelmistolla säästää työtunteja ja tehostaa resurssien käyttöä.
Parantaa uskottavuutta
Turvallisuuteen ja vaatimustenmukaisuuteen investoiminen lisää uskottavuuttasi. Asiakkaat suosivat toimittajia, joita he pitävät luotettavina. Huipputason tietoturvan tarjoaminen tekee sinusta uskottavan ja lisää todennäköisyyttä, että asiakkaat valitsevat sinut muiden, kehityksestä jälkeen jääneiden toimittajien sijaan.
FLSA:n noudattaminen
Yhdysvaltain työministeriö (DoL) julkaisi 24. elokuuta 2020 työpaikkaohjetiedotteen (FAB No.2020-5) tarjotakseen työnantajille ohjeita Yhdysvaltain oikeudenmukaisia työstandardeja koskevan lain (FLSA) noudattamiseen etätyöjärjestelyissä.
FLSA:n mukaan työnantajien on maksettava työntekijöille korvaus paitsi työvuoroon merkityistä tunneista myös ylityöstä. FLSA antaa työnantajille myös mahdollisuuden varmistaa, ettei korvattavien työaikojen aikana tehdä ei-toivottuja tehtäviä, kuten henkilökohtaisia askareita.
FLSA:n noudattamatta jättämisestä seuraa huomattavia sakkoja. HR-tiimin on noudatettava FLSA:n määrittämiä erityisohjeita. Virheet voivat tulla kalliiksi, jopa kalliimmiksi kuin vaatimustenmukaisuusratkaisun kustannukset, sillä ratkaisu voi varmistaa, että noudatat aina FLSA:ta.
Eettiseen ja vaatimustenmukaiseen yrityskulttuuriin voi kuulua myös palkkatasa-arvon tarkastus, jossa palkkatasa-arvoratkaisujen avulla arvioidaan palkitsemistietoja, havaitaan eroja ja edistetään oikeudenmukaisia ja läpinäkyviä palkkauskäytäntöjä.
I-9-lomakkeen noudattaminen
Yritysten on edellytettävä, että uudet työntekijät täyttävät I-9-lomakkeen viimeistään ensimmäisenä työpäivänään. Jos et noudata vaatimuksia ja Yhdysvaltain maahanmuutto- ja tullivalvontavirasto (ICE) saapuu ovellesi, voit joutua vaikeuksiin.
Vaatimuksia noudattamatta jättävien HR-tiimien ja työnantajien tapauksessa yrityksen on maksettava siviilioikeudellinen sakko, jonka suuruus määräytyy muun muassa yrityksen koon, rikkomuksen vakavuuden ja aiemman historian perusteella.
Vaatimustenmukaisuustyökalu voi ilmoittaa sinulle I-9-lomakkeiden täyttämisestä ja säilyttämisestä sekä seurata I-9-toimintojasi, jotta olet aina ajan tasalla. SaaS-pohjainen vaatimustenmukaisuusratkaisu voi tarjota myös integraatioita, joiden avulla paperilomakkeet voidaan muuntaa digitaalisiksi asiakirjoiksi säilytystä varten.
Ratkaisusi voi tarjota myös E-Verify-integraation, jonka avulla voit nopeasti varmistaa, että työntekijöilläsi on lupa työskennellä Yhdysvalloissa.
Valitse vaatimustenmukaisuusohjelmisto, valitse turvallinen työpaikka
Kuten voit nähdä, vaatimustenmukaisuusohjelmisto voi helpottaa huomattavasti vaatimustenmukaisuuden hallinnan laajaa ja tärkeää tehtävää.
Yhden ohjelmistojärjestelmän avulla voit auttaa organisaatiotasi muuttumaan eettisemmäksi paikaksi – ja kaikki työpaikallasi kiittävät sinua siitä.
Vakuuttunut? Tutustu People Managing Peoplen valikoimaan, johon kuuluvat markkinoiden parhaat HR-vaatimustenmukaisuusohjelmistot tällä hetkellä. Jos taas haluat ulkoistaa vaatimustenmukaisuuden hallintatehtäväsi kokonaan, HR-vaatimustenmukaisuusyritys saattaa sopia sinulle paremmin.
Lisäresurssit:
