Onko organisaatiosi valmis HR-teknologiaan?

Lakisääteiset ja hankintakustannukset

Tämä saattaa tulla yllätyksenä, mutta jos aiot hankkia teknologiaa eikä organisaatiollasi ole sisäistä hankinta- ja lakiosastoa tukemassa prosessia, saatat joutua käyttämään rahaa lakipalveluihin ja hankinta-apuun.

Vaikka useimmilla toimittajilla on vakiomuotoiset ehdot, jotka voit hyväksyä, saatat haluta tutustua niihin ja neuvotella niistä organisaatiollesi edullisemmat. Jos et kuitenkaan halua perehtyä yksityiskohtiin, varaudu hyväksymään toimittajan ehdot.

Ohjelmistokustannukset

Tämä on yleisin ja tunnetuin kustannusluokka. Jos haluat hankkia teknologiaa tai oikeudet sen käyttöön, sinun on maksettava siitä maksu. Yleensä kyseessä on vuosimaksu, joka veloitetaan jokaisesta käyttäjästä, erityisesti silloin, kun hankit pilviohjelmiston.

On tärkeää huomata, että jotkin toimittajat veloittavat myös vaihtelevia maksuja käyttäjätyypin mukaan. Jos esimerkiksi hankit loppukäyttäjille tarkoitettuja vain luku -tyyppisiä käyttöoikeuksia, ne voivat olla edullisempia kuin pääkäyttäjän käyttöoikeudet.

Toinen tärkeä huomio on, että toimittajat saattavat tarjota sinulle alennetun hinnan, jos sitoudut 3–5 (tai useamman) vuoden sopimuskauteen. Tämä muistuttaa matkapuhelinliittymää: jos hankit sopimuksettoman tai käytön mukaan maksettavan liittymän, maksat enemmän kuin sitoutuessasi sopimukseen.

Kolmannen osapuolen ohjelmistokustannukset

Jos hankittava ohjelmisto edellyttää ”lisäosia” tai muita kolmannen osapuolen työkaluja, myös niistä on maksettava. Hyvä esimerkki kolmannen osapuolen ohjelmistosta ovat työpaikkailmoitusten koontipalvelut. Kun hankit rekrytointiohjelmiston, saatat tarvita toisen kolmannen osapuolen työkalun työpaikkailmoitusten julkaisemiseen useilla sivustoilla samanaikaisesti.

Toinen esimerkki on uuden ohjelmiston integrointi olemassa olevaan sisäiseen järjestelmään. Tiedon siirtämiseen järjestelmien välillä sekä mahdollisiin laskenta- tai muotoilumuutoksiin saatat tarvita integraatiotyökalun, josta veloitetaan erillinen maksu tavallisen ohjelmiston hinnan lisäksi.

Käyttöönoton kustannukset

Toisin kuin sovellusten ostaminen iTunesista tai Google Play Kaupasta, useimmat toimisto-ohjelmistot (myös pilviohjelmistot) edellyttävät jonkin verran määrittämistä. Yleensä ohjelmistoa ei voi vain käynnistää ja ryhtyä käyttämään. Jos kuitenkin käytät aloitusvaiheen työkaluja, jotka ovat edullinen vaihtoehto, et välttämättä tarvitse määrityksiä.

Jos ohjelmistotoimittajasi tarjoaa ainoastaan ohjelmiston ja odottaa sinun ”ottavan sen itse käyttöön” tai sallii konsultointiyritysten jälleenmyydä tuotteitaan, tästä palvelusta veloitetaan todennäköisesti maksu. Kustannus liittyy ohjelmistoalustan mukauttamiseen ja yrityksesi kyseiseen toiminnallisuuteen liittyvien prosessien suunnitteluun, ohjelmiston määrittämiseen, testaamiseen ja käyttöönottoon.

Tämä kustannus voi koostua esimerkiksi toiminnallisista konsulteista, teknisistä HR-konsulteista, prosessien liiketoiminta-analyysistä, projektinhallinnasta, testaajista, tietojen puhdistamisesta, standardoinnista ja muotoilusta. On myös tärkeää huomata, että kaikista kolmannen osapuolen ohjelmistoista veloitetaan todennäköisesti käyttöönottamis- tai asennusmaksu.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sisäiset käyttöönoton kustannukset

Yritykset unohtavat usein laskea projektin toteuttamiseen tarvittavien sisäisten resurssien tai sijaisresurssien kustannukset. Ei ole epätavallista, että yritykset tarvitsevat projektin koosta ja laajuudesta riippuen aihealueen asiantuntijoita, testaajia, teknisiä resursseja, projektipäälliköitä tai muita tehtäviä hoitavia henkilöitä.

Muista varata näille resursseille budjetti, erityisesti jos aiot hankkia sisäisille resursseillesi sijaiset heidän työskennellessään projektin parissa.

Integraation kustannukset

Olen aiemmin maininnut integraatiotyökalujen kustannukset, mutta sinun on otettava huomioon myös integraation suunnitteluun, määrittämiseen/rakentamiseen, testaamiseen ja käyttöönottoon liittyvät todelliset kustannukset. Tämä muistuttaa hyvin paljon käyttöönoton kustannuksia, mutta tällä kertaa tarvitset IT-tyyppisiä resursseja.

Käyttöönoton kumppani järjestää yleensä ensin kanssasi rajaus- ja määrittelytyöpajan ymmärtääkseen, mitä integraatioita haluat rakentaa, millaisia tietoja haluat yhdistää ja kuinka (usein) haluat integroitujen järjestelmien viestivän keskenään.

Jos kyse on esimerkiksi palkanmaksu- ja työajanseurantajärjestelmiesi integraatiosta, niiden on viestittävä keskenään jatkuvasti. Tämän perusteella he arvioivat integraation kustannukset, jotka poikkeavat huomattavasti kahden sellaisen järjestelmän kustannuksista, jotka voivat päivittyä kerran viikossa tai muutaman kerran vuodessa.

On tärkeää huomata, että jos integroit kahden eri toimittajan tuotteita, maksat todennäköisesti molemmille toimittajille integraation selvittämisestä ja suunnittelun, rakentamisen, testaamisen sekä käyttöönoton mahdollistamisesta.

Tukikustannukset

Tuki voidaan jakaa kahteen yksinkertaiseen osaan:

1. Välitön käyttöönoton jälkeinen tuki/takuutuki sekä
2. Normaali liiketoiminta (BAU).

Useimmat ohjelmistotoimittajat sisällyttävät normaalin BAU-tuen lisenssimaksuihin. On kuitenkin tärkeää tarkistaa, millaista tukea pääkäyttäjille, toiminnallisille käyttäjille ja teknisille käyttäjille on saatavilla heti käyttöönoton jälkeen. Kun alat kokeilla uusia työkalujasi, sinulle tulee varmasti muutamia kysymyksiä.

Käyttöönoton jälkeinen tuki on hankalampi asia. Jotkin käyttöönottokumppanit veloittavat konsultointimaksuja tarjotakseen käyttäjillesi lisätukea heti käyttöönoton jälkeen. On myös tärkeää huomata, että integraatioiden yhteydessä tarvitset tukea kaikille integroiduille toimittajatuotteille, mikä kasvattaa toimintakustannuksiasi.

Joissakin tapauksissa yritykset voivat päättää kouluttaa jonkun organisaation sisältä tarjoamaan integraatiotukea. Osaamisen kehittäminen kuitenkin maksaa, samoin kuin osaamisen päivittäminen aina ohjelmiston päivityksen yhteydessä.

Yksi välillinen tukikustannus on sisäisten tukipyyntöjen ja sähköpostien kirjaamiseen tarvittavan helpdesk-/tiketöintijärjestelmän lisenssien määrän kasvu . Tämä mahdollistaa käyttäjille muutoksen käyttöönoton vuoksi syntyvien kysymysten tai ongelmien seurannan ja analysoinnin.

Muutoksenhallinnan kustannukset

Toivottavasti olet teknologiaa käyttöönottaessasi tietoinen muutoksenhallinnan tarpeesta. Kyse ei ole ainoastaan käyttäjien kouluttamisen kustannuksista. Vaikka se on tärkeä osa kokonaisuutta, se ei kata muutoksen kaikkia kustannuksia.

Muutoksen kustannuksiin tulisi sisällyttää muutoksesta vastaavan henkilön kustannukset. Hänen tulee pystyä arvioimaan organisaatiosi ihmiset, prosessit ja teknologia sekä muutoksen käyttöönoton vaikutukset kaikilla näillä alueilla. Lisäksi on huomioitava muutoslähettiläiden tunnistamiseen ja heidän rooliinsa valmistamiseen liittyvät kustannukset, muutoksen omaksumisesta annettavat palkkiot sekä tietenkin koulutusmateriaalien valmistelu ja koulutuksen toteutus.

Yksi erittäin arvokas muutosta edistävä osakustannus on liiketoiminta-analyytikko, joka auttaa tunnistamaan ja laatimaan tai päivittämään prosessidokumentaation tarpeen mukaan teknologian käyttöönoton ja roolien mahdollisten muutosten vuoksi.

Mitä hyötyjä on?

Useimmat organisaatiot ovat (oletettavasti) käyneet läpi prosessin selvittääkseen, onko teknologian hankkiminen paras tapa ratkaista ongelma.

Toivottavasti ne kuitenkin useimmissa tapauksissa analysoivat vaihtoehtojaan tarkistaakseen, onko tämä todella oikea ratkaisu. Sijoittajat haluavat hyvin usein nähdä analyysin käytettävissä olevista vaihtoehdoista liiketoimintaongelman ratkaisemiseksi. 

Liiketoimintaperustelut sisältävät perinteisesti kustannukset, hyödyt ja haitat (jos niitä on) sekä kolmeen liiketoiminta- (ratkaisu-) vaihtoehtoon liittyvät riskit – Älä tee mitään, Tee vähimmäistoimet, Tee jotain.

Tee vähimmäistoimet- ja Tee jotain -vaihtoehdot voidaan joskus yhdistää yhdeksi pieneksi projektiksi. Tätä osiota seuraa yleensä kaikkien vaihtoehtojen investointiarviointi parhaan ratkaisun määrittämiseksi. Kuten nimityksestä voi päätellä, liiketoimintaperustelut pohjautuvat tosiasioihin ja lukuihin.

Koska kaikki ratkaisuvaihtoehdot edellyttävät hyötyjen ja haittojen määrittelyä, seuraavassa osassa keskitytään hyötyjen luokkien esittelyyn ja annetaan kustakin esimerkkejä.

Strateginen

Useimmilla, ellei kaikilla, organisaatioilla on strategia. Se ei välttämättä aina ole työntekijöille ilmeinen (kyllä, se on kokonaan toinen ongelma, josta pitäisi keskustella toisessa kirjoituksessa!), mutta yleensä sellainen on olemassa, ja se tarkistetaan vuosittain sekä määritellään uudelleen viiden vuoden välein tai tarpeen mukaan.

Tämän tulisi aina olla ensimmäinen joukko hyötyjä tai ensimmäinen yhdenmukaistettava asia, joka otetaan huomioon ennen päätöksen tekemistä. Tämä ei ehkä ole ilmeistä monille liiketoimintaperustelua kirjoittaville, MUTTA sen pitäisi olla tärkein huomioon otettava tekijä.

Jos yrityksen strateginen suunta on olla teknologiavetoinen yritys, teknologiaan investoiminen voi painaa enemmän kuin mikään muu ratkaisu. Toinen hyvä esimerkki liiketoimintastrategiasta voisi olla pyrkimys olla innovaatioiden johtaja XYZ-toimialalla. Jotta toimialalla voidaan olla innovatiivinen, teknologialla on yleensä suuri rooli.

Jos liiketoimintastrategiasi kuitenkin tähtää optimointiin, uuteen teknologiaan investoiminen ei ehkä paina yhtä paljon kuin esimerkiksi liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu tai päivityksiin tai uudelleenjärjestelyihin investoiminen, ja niin edelleen. Lopputulos on siis se, että strategian tunteminen ja ratkaisuvaihtoehtojen yhdenmukaistaminen strategian tukemiseksi on mahdollisesti tärkein hyöty , joka liiketoimintaperustelussa kannattaa tuoda esiin.

Taloudelliset

Tämä on ehdottomasti jokaisen liiketoimintaperustelun odotetuin osio. Taloudellinen hyöty määritellään yleensä yksinkertaisesti hyödyksi, joka joko auttaa lisäämään arvoa tai vähentämään kustannuksia ja johtaa lopulta organisaation terveempään taseeseen.

Hyötyjen määrittäminen voi kuitenkin olla vaikeaa erityisesti silloin, jos organisaatio ei ole aiemmin mitannut prosessejaan, henkilöstöään, teknologiaansa ja suhteellista suorituskykyään. Ilman kaikkien näiden osa-alueiden mittaamista on erittäin vaikeaa arvioida tarkasti hyötyjä, jotka voidaan muuntaa arvioiduksi rahamääräiseksi arvoksi. Tässä yksityiskohtaisten hinnoittelurakenteiden ja kustannuserittelyjen ymmärtäminen on olennaista tarkkojen ROI-laskelmien kannalta.

On kuitenkin mahdollista tehdä oletuksia kaikista näistä osa-alueista rahamääräisten säästöjen laskemiseksi. Tämä on hyväksyttävä vaihtoehto organisaation riskinottohalukkuudesta ja ratkaisujen elinkaaren vaiheesta riippuen. 

Jos organisaatiosi ei kuitenkaan ole kriisi- tai ongelmanratkaisuvaiheessa, henkilöstön, prosessien ja teknologian mittaaminen voi auttaa sekä rahamääräisten säästöjen laskemisessa että ongelman paremmassa ymmärtämisessä, jotta se voidaan ratkaista.

Seuraavassa on joitakin keskeisiä näkökohtia näiden komponenttien ja niihin liittyvien rahamääräisten säästölaskelmien mittaamiseen:

1. Henkilöstö

Kuinka monta henkilöä XYZ:n tekemiseen tarvitaan? Kuinka monta tuntia herra A:lta kuluu tehtävän XYZ suorittamiseen? Miten tarjolla oleva uusi ratkaisu, esimerkiksi teknologia, joko:

1. Vähentää tarvittavien henkilöiden määrää? tai
2. Vähentää tehtävän XYZ suorittamiseen tarvittavien tuntien määrää? tai
3. Tekee ehkä molemmat edellä mainituista?

Sinun on pystyttävä osoittamaan, miten mahdolliset säästöt käytetään. Aiotaanko esimerkiksi vähentää tarpeettomaksi jäävää henkilöstömäärää, sijoittaa kyseiset henkilöt uudelleen organisaatiossa tai antaa heidän tehdä lisätyötä, jota ei aiemmin ajanpuutteen vuoksi pystytty tekemään?

Joissakin tapauksissa säästöjä voi syntyä korvaamalla paremmin palkattu (erittäin ammattitaitoinen) henkilö vähemmän palkatulla henkilöllä. Tässä tilanteessa on kuitenkin tärkeää ottaa huomioon korvaavan henkilön rekrytointikustannukset ja kaikki koulutukseen liittyvät kustannukset. Toinen henkilöstöön liittyvä säästö voi syntyä manuaalisten tehtävien tarpeen poistamisesta ja siten myös näitä tehtäviä tukevan henkilöstön tarpeen poistamisesta.

2. Prosessi

Tämä on yleensä alue, joka tarjoaa merkittäviä säästömahdollisuuksia. Näiden säästöjen saavuttamisen keskeinen edellytys on kuitenkin dokumentoitujen prosessien ja palvelusuorituksen lähtötason mittareiden olemassaolo. Ilman lähtötasoa prosessien toteutuksen parantumista ja suorituskyvyn paranemista on vaikea laskea, mikä puolestaan vähentää virheiden tai tarvittavan uudelleentyön määrää.

Prosessien parannuksia voidaan mitata vähentämällä prosessin vaiheiden määrää teknologian mahdollistaman automaation avulla. Niitä mitataan myös vähentämällä tietyn palvelun toimittamiseen asiakkaalle päästä päähän kuluvaa aikaa. Tämä mahdollistaa käsiteltyjen tapahtumien määrän kasvattamisen ja auttaa siirtämään tai jakamaan prosessin omistajuutta.

3. Teknologia

Tämä on toinen alue, jota henkilöstöhallinnon osastot eivät yleensä mittaa. Joissakin tapauksissa IT-osastot mittaavat järjestelmien suorituskykyä, mutta eivät käytettävyyden suorituskykyä eivätkä varsinkaan yhdessä prosessin kanssa. Tämä on todella valtava oppimisen ja vaikutusmahdollisuuksien alue, jos sitä mitataan ja hyödynnetään.

Miltä tämä siis näyttää? Aloita perustietojen mittaamisesta: kuinka monta ”aktiivista” käyttäjää järjestelmässä on; mikä on heidän suoritusasteensa keskeisissä tehtävissä tai tapahtumissa, jotka heidän odotetaan suorittavan? Kuinka kauan erityyppisiltä käyttäjiltä kestää tehtäviensä suorittaminen, erityisesti kun mittaat päästä päähän kuluvaa aikaa, mukaan lukien järjestelmän ulkopuoliset prosessivaiheet?; ja niin edelleen.

Ei-taloudelliset

Tämä on liiketoimintaperustelun osa-alue, joka useimmilta organisaatioilta onnistuu yleensä hyvin. Alla on esimerkkejä teknologiatoteutuksista, joita olen nähnyt vuosien varrella:

1. Paranna liiketoiminnalle tarjottavia palveluja

Vaikka tämä on hyvin väljästi määritelty, ei-taloudellinen hyöty, se voidaan perustella, kun se yhdistetään taloudellisiin hyötyihin. Tässä on kyse liiketoiminnalle eli loppukäyttäjille tarjottavien palvelujen ja tapahtumien laadun ja mahdollisesti myös määrän lisääntymisestä.

More Articles

• Kitkattomat henkilökokemukset auttavat rakentamaan paremman työelämän
• Vaikea osuus alkaa, kun tekoäly toimii
• Mikä on HRIS? Ominaisuudet, hyödyt ja esimerkit

2. Parantunut HR-kyvykkyys

Tämä on yleisesti käytetty hyöty. En ole täysin vakuuttunut tästä, erityisesti siksi, että pelkkä manuaalisten tapahtumien korvaaminen teknologialla ja ajan antaminen HR:lle ”strategiseksi” ei tee HR:stä strategista.

HR:n kyvykkyyttä parantaa kuitenkin teknologian käyttöönottoprosessi ja niiden taitojen oppiminen ja poisoppiminen. Projektinhallinnan, neuvottelujen, toimittajahallinnan, tiedonhallinnan, konfiguraationhallinnan, suunnittelun, testauksen ja niin edelleen oppiminen tai kehittäminen ovat erinomaisia tapoja vahvistaa HR:n kyvykkyyttä. Menisin jopa niin pitkälle, että sanoisin näiden voivan liittyä tulevien hankkeiden kustannusten välttämisen hyötyihin ja siten edistää taloudellisten hyötyjen toteutumista.

3. Virheiden ja uudelleentyön väheneminen

Tämä on taloudellisen hyödyn rajatapaus. Se vähentää tyytymättömien asiakkaiden tai loppukäyttäjien aiheuttamia kustannuksia sekä uudelleentyötä ja siten tapahtumien käsittelyyn tarvittavien työtuntien määrää. Tämä on jälleen kustannusten vähentämiseen ja välttämiseen liittyvä hyöty, joka voi olla arvokas taloudellisten hyötyjen toteutumisen suunnittelussa.

4. Tietojen eheyden parantuminen

Tämä on toinen taloudellisen hyödyn rajatapaus. Kun otetaan käyttöön yksi totuuden lähde -järjestelmä, käytettävissä olevien tietojen laatua on paljon helpompi parantaa. Tämä pitää kuitenkin paikkansa vain silloin, kun järjestelmään syötettäville tiedoille on määritetty liiketoimintasäännöt. Kun useista järjestelmistä siirrytään yhteen järjestelmään tai integroituihin järjestelmiin, tämä on yleisesti esiin tuotu hyöty.

Yhteenveto

Hyötyjen määrittelyyn ja mittaamiseen on monia osa-alueita ja menetelmiä. Kun kuitenkin varmistat, että otat huomioon kaikki asianmukaiset hyötykategoriat, liiketoimintaperustelusta tulee vahvempi.

Onko sinulla kysymyksiä tai näkemyksiä, jotka haluat jakaa? Haluatko tietää, miten HRIS voi hyödyttää liiketoimintaasi? Voisit osallistua HR-teknologiaan keskittyvään konferenssiin oppiaksesi lisää näistä ratkaisuista.

Jos haluat saada lisää arvokasta tietoa kaikesta HR:ään liittyvästä, suosittelemme tilaamaan People Managing People -uutiskirjeen jo tänään!