9 sähköisen allekirjoituksen hyötyä, jotka kannattaa ottaa huomioon
Sähköisen allekirjoituksen työkalujen avulla voit allekirjoittaa asiakirjoja nopeasti ja turvallisesti mistä tahansa, mikä poistaa perinteisiin paperiprosesseihin liittyvät viivästykset ja vaivan. Sopimusten hallintaa sujuvoittamalla ja asiakirjatyönkuluista tehokkaampia tekemällä nämä työkalut säästävät aikaasi ja parantavat tuottavuutta.
Haluatko selvittää, miten sähköisen allekirjoituksen työkalut voivat hyödyttää sinua? Tutustutaan asiaan.
Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköiset allekirjoitukset ovat digitaalisia allekirjoituksia, jotka voit lisätä asiakirjaan verkossa ilman, että sinun tarvitsee olla fyysisesti paikalla antaaksesi ”märkäallekirjoituksesi” (käsin kirjoitettu allekirjoitus paperille musteella). Sähköiset asiakirjat voidaan allekirjoittaa etänä tietokoneella tai mobiililaitteella ja lähettää sen jälkeen turvallisesti ja suoraan muille sidosryhmille allekirjoitettaviksi tai tarkistettaviksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sähköisten allekirjoitusten käyttöönotto sopii täydellisesti strategiseen henkilöstöhallintoon, sillä se auttaa optimoimaan asiakirjatyönkulkuja ja vähentämään hallinnollisia viivästyksiä.
Milloin sähköistä allekirjoitusta kannattaa käyttää?
Yleisesti ottaen sähköistä allekirjoitusta käytetään täsmälleen samaan tarkoitukseen kuin käsinkirjoitettua allekirjoitusta: osoittamaan, että allekirjoittava osapuoli on nähnyt asiakirjan ehdot ja hyväksyy ne.
Monet henkilöstöhallinnon ohjelmistoratkaisut sisältävät nykyään sähköisen allekirjoituksen teknologian, mikä tehostaa työnkulkuja entisestään. Se on paperiton vaihtoehto, joka voi nopeuttaa käsittelyaikoja ja tehostaa työnkulkuja vähentämällä kasvokkaisten tapaamisten tarvetta. Lisäksi se säästää valtavan määrän paperia!
Sähköisten allekirjoitusten käytön hyödyt
Sähköisillä allekirjoituksilla on monia etuja käsinkirjoitettuihin allekirjoituksiin verrattuna. Tarkastellaan kuutta mielestäni merkittävintä hyötyä:
Ympäristöystävällisyys
Koska sähköiset allekirjoitukset ovat paperittomia, ne ovat erinomainen tapa ilmastotietoisille yrityksille ”panna puheet teoiksi”. Niiden avulla voit osoittaa asiakkaillesi, että sitoutumisesi kestävään kehitykseen ulottuu brändimateriaalien lisäksi myös liiketoimintasi harjoittamiseen.
Kustannustehokkuus
Asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen tuo välittömiä kustannussäästöjä, koska se vähentää tiimisi laskutettavia työtunteja. Kasvokkaisen tapaamisen järjestämisen sijaan allekirjoitukset voidaan kerätä etänä, mikä vähentää esimerkiksi postitukseen, tulostamiseen ja asiakirjojen säilytykseen liittyviä kustannuksia.
Inhimillisten virheiden vähentyminen
Sähköistä asiakirjaa valmistellessasi voit täyttää etukäteen monia lomakkeen osia, mikä vähentää inhimillisten virheiden riskiä allekirjoituksen yhteydessä. Monet sähköisen allekirjoituksen ratkaisut, kuten Adobe ja DocuSign, myös merkitsevät automaattisesti jokaisen kohdan digitaalisessa asiakirjassa, joka edellyttää allekirjoitusta, jotta mikään kohta ei jää vahingossa huomaamatta.
Tietoturva
Digitaaliset todentamismenetelmät ja kehittyneet tietoturvaominaisuudet varmistavat digitaalisten allekirjoitusten aitouden ja auttavat täyttämään kaikki sääntelyn edellyttämät vaatimukset. Tämäntyyppinen ohjelmisto suojaa asiakirjoja myös luvattomalta muuttamiselta ja säilyttää asiakirjasi eheyden.
Allekirjoitusten kerääminen sähköisesti luo myös tarkastusketjun, joka voidaan helposti tutkia huolenaiheiden ilmetessä.
Työnkulkujen automatisointi
Sähköisessä asiakirjassa hyväksynnät automatisoidaan. Tämä tarkoittaa, että allekirjoitusprosessi tehostuu luonnostaan halutun työnkulkusi mukaisesti. Monet ohjelmistoratkaisut tarjoavat integroituja sähköisen allekirjoituksen toimintoja tämän prosessin optimoimiseksi.
Henkilöstöhallinnon tietokantaohjelmiston käyttö yhdessä sähköisten allekirjoitusten kanssa nopeuttaa asiakirjojen hallinta- ja hyväksyntäprosesseja, koska asiakirjoja ja allekirjoituksia pyydetään, säilytetään ja lajitellaan yhdessä paikassa.
Näkyvyys & läpinäkyvyys
Kaikki allekirjoittajat voivat nähdä, kuka on allekirjoittanut asiakirjan, ja saavat välittömästi täysin allekirjoitetun kopion, kun kaikki asiaankuuluvat osapuolet ovat hyväksyneet sen. Useimmat sähköisen allekirjoituksen ratkaisut myös tallentavat allekirjoitetut asiakirjat arkistointia varten, joten ne on helppo löytää myöhemmin.
Parannettu käyttökokemus
Sähköiset allekirjoitukset parantavat asiakaskokemusta tekemällä asiakirjojen allekirjoittamisesta helpompaa ja nopeampaa. Jos valmistelet asiakirjoja kiireiselle johtajalle, joka matkustaa usein, ei hätää! Hän voi allekirjoittaa ne lentokentällä noustessaan lennolle.
Joustavuus
Sähköiset allekirjoitukset eivät vaadi huonetta täynnä arkistokaappeja paperien säilyttämiseen. Ne voidaan lähettää kenelle tahansa, mistä tahansa ja milloin tahansa, ja säilyttää sähköisesti myöhempää käyttöä varten.
Sijoitetun pääoman tuotto (ROI)
Ohjelmiston käyttäminen digitaalisten allekirjoitusten keräämiseen voi parantaa yrityksen sijoitetun pääoman tuottoa tehostamalla työnkulkuja, nopeuttamalla sopimusten viimeistelyä (mikä vähentää työtunteja) sekä pienentämällä paperiin, musteeseen ja postitukseen liittyviä kustannuksia.
Miten sähköiset allekirjoitukset toimivat?
Sähköiset allekirjoitukset auttavat sopimusten hallinnassa todentamalla, seuraamalla ja tallentamalla allekirjoittajan tiedot. Ne toimivat aivan kuten käsinkirjoitettu allekirjoitus ja ovat yksilöllisiä jokaiselle allekirjoittavalle osapuolelle.
Allekirjoittajat voivat käyttää sähköisen allekirjoituksensa luomiseen kosketuskynää tai valita kirjoitetun allekirjoituksen. Yleensä asiakirjan alussa allekirjoittaja valitsee haluamansa vaihtoehdon ja käyttää sitä koko asiakirjan loppuosassa.
Sähköisiin allekirjoituksiin perehtymättömille tiimin jäsenille voi olla hyödyllistä tarjota perehdytyskoulutusta. Näin he voivat opastaa käyttäjiä prosessin läpi ja vastata esiin tuleviin kysymyksiin.
Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisia?
Sähköiset allekirjoitukset ovat laillisia, ja monet sääntelyn noudattamista koskevat ohjeistot tunnustavat ne. Näihin kuuluvat Euroopan unionin sähköistä tunnistamista, todentamista ja luottamuspalveluita koskeva (eIDAS) asetus sekä Yhdysvaltojen sähköisiä liiketoimia koskeva yhdenmukainen laki (UETA).
Sähköisten allekirjoitusten laillisuutta koskevat säädökset voivat vaihdella maantieteellisen sijainnin mukaan, ja joskus jopa saman maan sisällä vaatimukset vaihtelevat sen osavaltion tai provinssin mukaan, jossa toimit.
Ennen sähköisen allekirjoitusprosessin käyttöönottoa on parasta varmistaa, että oma erityistilanteesi kuuluu sääntelyn noudattamista koskevien ohjeistojen piiriin.
Milloin sähköisiä allekirjoituksia ei hyväksytä?
Joillakin aloilla vaaditaan edelleen yleensä käsinkirjoitettu allekirjoitus. Näitä ovat:
- Vaarallisten aineiden kuljetusta koskevat asiakirjat
- Testamentit, trustit ja muut oikeudelliset asiakirjat
- Julkista terveyttä ja turvallisuutta koskevat takaisinvetoilmoitukset
- Terveys- tai henkivakuutuksen päättämistä koskevat ilmoitukset
- Henkilön vakituista asuntoa koskevat ulosmittaus-, häätö- ja laiminlyönti-ilmoitukset
- Tuomioistuimen määräykset ja viralliset asiakirjat
- Avioeroa, adoptiota ja perheoikeutta koskevat asiakirjat.
Sähköisten allekirjoitusten ohjelmisto
Asiakirjojen viimeistelemiseksi turvallisilla sähköisillä allekirjoituksilla sinun on valittava ohjelmistoratkaisu. Saatavilla on laaja valikoima palveluntarjoajia, ja jokaisella niistä on omat ainutlaatuiset hyötynsä.
Ratkaisua valittaessa on parasta aloittaa ilmaisella kokeilujaksolla. Näin voit testata toiminnallisuutta ja varmistaa, että se vastaa yrityksesi erityistarpeita. Kannattaa myös varmistaa, että sähköisten allekirjoitusten ratkaisusi integroituu tiimisi tällä hetkellä käyttämiin olemassa oleviin alustoihin.
Tärkeimmät ominaisuudet ja käyttötapaukset
Kun etsit parasta sähköisten allekirjoitusten ratkaisua, suosittelen kiinnittämään erityistä huomiota seuraaviin tärkeisiin ominaisuuksiin:
- Muokkaus- ja kommentointiominaisuudet: Ohjelmiston tulee tarjota mahdollisuus lisätä hyödyllisiä kommentteja (kuten selityksiä tai ohjeita) ja muokata asiakirjaa tarpeen mukaan.
- Tietoturva: Varmista, että ohjelmistossa on todennus- ja henkilöllisyyden varmennustoiminnot sekä tietojen salaus.
- Mallit: Helppokäyttöisyyden vuoksi etsi ohjelmistoratkaisuja, jotka tarjoavat muokattavia malleja.
- Automatisoitu työnkulku: Varmista, että ohjelmistosi avulla voit luoda automaatioita esimerkiksi vahvistuksia ja hyväksyntöjä varten.
- Tallennus: Asiakirjojen arkistointi säästää aikaa ja tilaa, jota kuluisi paperiasiakirjojen arkistointiin.
- Tarkastusketjut: Valitse ratkaisu, jonka avulla voit tarkastella tapahtumia jälkikäteen mahdollisten huolenaiheiden ilmetessä.
- Mobiilitoiminnot: Varmista, että ratkaisusi tukee sekä tietokoneita että mobiililaitteita, jotta tavoitat mahdollisimman suuren määrän asiakkaita.
- Brändin mukauttaminen: Logon ja brändivärien sisällyttäminen asiakirjoihin antaa ammattimaisen vaikutelman.
Opi lisää asiakirjahallinnasta
Yrityksesi tarpeisiin sopivan sähköisen allekirjoitusohjelmiston valitseminen vie aikaa ja vaatii harkintaa.
Jos etsit tapoja parantaa asiakirjahallintaprosessiesi tehokkuutta ja turvallisuutta, tilaa uutiskirjeemme. Kun asiantuntijamme julkaisevat uusia artikkeleita ja julkaisevat uusia podcast-jaksoja, saat tiedon ensimmäisten joukossa.
