Kuinka kauan palkkahallinnon asiakirjoja on säilytettävä: säilytys- ja tallennusopas

Tietuetyyppi	Säilytysaika	Sovellettava laki tai virasto
Työsuhdeverotukseen liittyvät tietueet (W-2-, W-4- ja 941-lomakkeet, talletustietueet, EIN-asiakirjat)	4 vuotta	IRS
I-9-lomake	3 vuotta työsuhteen alkamispäivästä tai 1 vuosi työsuhteen päättymisestä sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhempi	USCIS, DHS
Peruspalkka- ja palkkatietueet (palkkarekisterit, työehtosopimukset)	3 vuotta	FLSA, DOL
FMLA-vapaata koskevat tietueet (pyynnöt, päivämäärät, tunnit, riidat, käytännöt, lisämaksut)	3 vuotta	FMLA, DOL
Täydentävät palkkatietueet (tuntilistat, työvuoroluettelot, palkkataulukot, suoritepalkkalipukkeet)	2 vuotta	FLSA, DOL
Palkkatasa-arvoa koskevat asiakirjat ja yhdenvertaisen palkan noudattamisen osoittavat tietueet	2 vuotta	Equal Pay Act, EEOC

Osavaltioiden lait voivat pidentää mitä tahansa näistä ajanjaksoista (esimerkiksi New Yorkissa tietueita on säilytettävä 6 vuotta ja Kaliforniassa 4 vuotta). Tarkista aina kaikkien niiden osavaltioiden vaatimukset, joissa sinulla on työntekijöitä.

Keskeinen sääntö

Säilytä jokainen palkkatietue vähintään niin pitkään kuin mikä tahansa sovellettava liittovaltion tai osavaltion laki edellyttää, ja lisää sen jälkeen yksi ylimääräinen vuosi puskuriksi. IRS edellyttää neljän vuoden säilytysaikaa, mutta useimmat veroasiantuntijat suosittelevat tietueiden säilyttämistä vähintään seitsemän vuoden ajan. Lainmukainen vähimmäisaika ja käytännössä suositeltava vähimmäisaika ovat harvoin sama luku.

Mitä palkkatietueet ovat?

Palkkatietueisiin kuuluu mikä tahansa asiakirja, jota käytetään työntekijän palkkauksen laskemiseen, todentamiseen tai ilmoittamiseen. Näihin kuuluvat palkkarekisterit, tehdyt työtunnit, veronpidätykset, vähennystiedot, etuuksien valinnat sekä työsuhdetapahtumat, kuten palkkaaminen, ylennykset ja työsuhteen päättäminen.

Seuraavat tietueet muodostavat jokaisen yrityksesi maksaman palkkasuorituksen taustalla olevan ydintietojoukon:

• Työntekijän tunnistetiedot: Sisältävät koko virallisen nimen, sosiaaliturvatunnuksen, kotiosoitteen, syntymäajan, sukupuolen ja ammatin
• Palkkaustiedot: Sisältävät säännöllisen tuntipalkan, palkan määräytymisperusteen (tuntipalkka, kuukausipalkka, suoritepalkka, provisio), päivittäiset tai viikoittaiset normaalin työajan ansiot, työviikolta maksetut ylityökorvaukset, kullakin palkanmaksukaudella maksetut palkat sekä palkanmaksupäivän ja palkkakauden.
• Työaikatiedot: Sisältävät päivittäin tehdyt työtunnit, viikoittain tehdyt työtunnit sekä viikonpäivän ja kellonajan, jolloin työviikko alkaa.
• Vähennykset ja lisäykset: Sisältävät liittovaltion ja osavaltioiden verojen, sosiaaliturvan ja Medicaren vähennykset; ulosmittaukset ja elatusmaksujen pidätykset; sairausvakuutus- ja eläkemaksut sekä lisät, kuten bonukset, provisiot ja juomarahat.

Kuinka kauan FLSA edellyttää palkkatietojen säilyttämistä?

3 vuoden säilytys (peruspalkka- ja palkkatiedot)

Työministeriö edellyttää työnantajia säilyttämään seuraavat tietueet vähintään kolmen vuoden ajan:

• Palkkarekisterit, joista käy ilmi kullakin palkanmaksukaudella maksetut palkat
• Työehtosopimukset
• Palkkojen laskemiseen käytetyt myynti- ja ostotietueet
• FLSA:n poikkeuksia koskevat todistukset

Säilytä nämä tietueet toimipaikassasi tai keskitetyssä asiakirjatoimistossa. DOL:n tutkijat voivat milloin tahansa pyytää näistä tietueista laajennuksia, laskelmia tai puhtaaksikirjoituksia.

2 vuoden säilytys (täydentävät ja tukevat asiakirjat)

Palkkalaskelmien perustana olevat tiedot on säilytettävä vähintään kahden vuoden ajan. Näihin kuuluvat:

• Työaikakortit ja työaikakirjanpidot
• Palkkataulukot
• Urakkapalkkalipukkeet
• Työ- ja työaikataulut
• Tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot
• Tiedot palkkoihin tehdyistä lisäyksistä tai vähennyksistä

Nämä toimivat palkkarekisterin merkintöjä tukevina todisteina. Jos DOL:n tutkijan on selvitettävä, miten palkkasumma on laskettu, hän pyytää näitä tietoja.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Palkkavapautuksen ulkopuolisten ja vapautettujen työntekijöiden erityispiirteet

FLSA edellyttää eritasoisia tietoja työntekijän palkkavapautuksen perusteella.

• Palkkavapautuksen ulkopuoliset työntekijät: Sinun on kirjattava päivittäin ja viikoittain tehdyt työtunnit, työpäivän alkamisajan ja työviikon alkamispäivän, säännöllinen tuntipalkka, tehdystä säännöllisestä työajasta maksetut kokonaisansiot, viikoittainen ylityökorvaus sekä kullakin palkanmaksukaudella maksetut kokonaispalkat.
• Vapautetut työntekijät: Tiedoista on käytävä ilmi, millä perusteella palkka maksetaan, sekä kunkin palkanmaksukauden kokonaispalkka. Päivittäisiä työtunteja ei tarvitse seurata, mutta sinun on dokumentoitava, miksi työntekijä täyttää vapautuksen edellytykset. Säilytä tehtävänkuvaukset ja tehtävien arviointiin liittyvät asiakirjat palkkatietojen yhteydessä siltä varalta, että luokittelu kyseenalaistetaan.

Kuinka kauan IRS edellyttää työsuhdeverotietojen säilyttämistä?

IRS edellyttää, että kaikki työsuhdeverotiedot säilytetään vähintään neljän vuoden ajan sen ajanjakson veroilmoituksen eräpäivän tai veron maksupäivän jälkeen sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhempi.

Käytännössä kalenteri toimii näin: Oletetaan, että jätät verovuoden 2025 neljännen vuosineljänneksen Form 941 -ilmoituksen (eräpäivä on 31. tammikuuta 2026). Tästä alkaa määräaika — kaikki tositteet on säilytettävä vähintään 31. tammikuuta 2030 asti. Jos ilmoitus jätettiin myöhässä, maksu suoritettiin myöhässä, jätit korjatun Form 941 -ilmoituksen tai annoit korjatun W-2-lomakkeen, määräaika alkaa myöhemmästä ajankohdasta.

Author's Tip

IRS:n tarkastus, jossa havaitaan perusteettomia vähennyksiä tai puuttuvia talletustietoja, johtaa vähennysten hylkäämiseen, lisäverojen määräämiseen, alkuperäisestä eräpäivästä lähtien kertyneisiin korkoihin sekä vahinkoa pahentaviin seuraamuksiin.

IRS edellyttää, että säilytät muun muassa seuraavat tiedot:

• Työnantajan tunnistenumeroa koskevat asiakirjat
• Kaikkien työntekijöille toimitettujen W-2-lomakkeiden jäljennökset
• Työntekijöiden täyttämät W-4-, W-4P-, W-4R-, W-4S- ja W-4V-lomakkeet
• Itsenäisten toimeksisaajien W-9-lomakkeet
• Neljännesvuosittaiset Form 941 - tai vuosittaiset Form 944 -ilmoitukset ja vahvistusnumerot
• Liittovaltion verotalletusten päivämäärät ja määrät sekä EFTPS-kuittausnumerot
• Kaikkien palkka-, annuiteetti- ja eläkemaksujen tiedot, mukaan lukien määrät ja päivämäärät
• Työntekijöiden ilmoittamien juomarahojen määrät ja kohdennettuja juomarahoja koskevat tiedot
• Luontoissuorituksina maksettujen palkkojen käypä arvo
• Luontoisetujen arvonmääritykset ja kulukorvausten perustelut
• Sairausajan palkan ajanjaksot ja määrät

Itsenäisiä toimeksisaajia koskevat tiedot

Toimeksisaajasuhteet aiheuttavat kirjanpitovelvoitteita, jotka ulottuvat 1099-lomakkeen jättämistä pidemmälle. Säilytä W-9-lomakkeet ja 1099-NEC-lomakkeiden jäljennökset neljän vuoden ajan, kuten työntekijöiden verotiedot. Säilytä myös luokittelua tukevat asiakirjat: sopimus, näyttö siitä, miten työntekijä hallitsee työaikatauluaan ja työskentelymenetelmiään, laskut sekä kirjeenvaihto, joka osoittaa suhteen luonteen.

Kun otetaan huomioon väärinluokittelua koskevien riitojen yleisyys sekä IRS:n ja DOL:n tähän asiaan liittyvä tiukka linja, säilytä luokittelua koskevat asiakirjat vähintään kuuden vuoden ajan. Jos työntekijä luokitellaan uudelleen työntekijäksi, saatat joutua maksamaan takautuvia veroja, seuraamuksia ja korkoja, jotka ulottuvat suhteen alkamiseen asti.

Form I-9 -lomakkeen säilytysvaatimukset

Säilytä Form I-9 -lomake kolmen vuoden ajan työhönottopäivästä tai yhden vuoden ajan työsuhteen päättymispäivästä sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhempi. Jos työntekijä palkattiin 15. tammikuuta 2024 ja työsuhde päättyi 1. maaliskuuta 2025, sinun on säilytettävä I-9-lomake vähintään 15. tammikuuta 2027 asti, koska tämä päivämäärä (kolme vuotta työhönotosta) on myöhempi kuin 1. maaliskuuta 2026 (vuosi työsuhteen päättymisestä).

Säilytä I-9-lomakkeet erillään yleisistä henkilöstöasiakirjoista. Viranomaistarkastuksen aikana luovutat I-9-lomakkeet tarkastettaviksi. Niiden säilyttäminen erillisessä kansiossa tai digitaalisessa hakemistossa estää tarkastajia pääsemästä käsiksi luottamuksellisiin tietoihin, jotka eivät liity I-9-tarkastukseen.

Muut palkkatietojen säilytykseen vaikuttavat liittovaltion lait

FMLA (perhe- ja sairauslomalaki)

Säilytä kaikki FMLA:han liittyvät asiakirjat kolmen vuoden ajan. Näihin kuuluvat lomapyynnöt, pidettyjen lomien päivämäärät ja tunnit, tiedot työnantajan ja työntekijän välisistä kiistoista, kopiot FMLA-käytännöistäsi sekä asiakirjat loma-aikana maksetuista sairausvakuutusmaksuista.

Vaikka työntekijä ei koskaan pitäisi FMLA-lomaa, säilytä hänen kelpoisuutensa osoittavat asiakirjat. Säilytä ne palkkatietojen yhteydessä, sillä loma liittyy usein suoraan palkkaustietoihin.

ERISA (työntekijöiden eläketurvalaki)

ERISA edellyttää, että säilytät suunnitelma-asiakirjat, vuosikertomukset ja liiketoimien tiedot kuuden vuoden ajan raportin jättämisestä tai liiketoimen toteutumisesta. Tämä koskee 401(k)-suunnitelmia, eläkesuunnitelmia ja etuussuunnitelmia, kuten työnantajan tarjoamaa sairausvakuutusta.

Kuusi vuotta on pisin tavanomainen liittovaltion säilytysaika, jonka useimmat työnantajat kohtaavat. Etuussuunnitelmia koskevien kiistojen monimutkaisuuden vuoksi säilytä nämä asiakirjat varmuuden vuoksi seitsemän vuoden ajan.

EEOC, samapalkkaisuuslaki ja VII osasto

Säilytä saman palkan noudattamisen osoittavat asiakirjat kahden vuoden ajan. Näihin kuuluvat työn arvioinnit, palkkakartoitukset ja kaikki asiakirjat, joista ilmenee, miten määritit palkkatasot eri tehtävissä.

Henkilöstö- ja työsuhdepäätöksiä koskevat asiakirjat, kuten palkkaamista, ylennyksiä, siirtoja ja työsuhteen päättämistä koskevat tiedot, on säilytettävä yhden vuoden ajan päätöksen päivämäärästä.

ADA ja ADEA

Säilytä henkilöstötoimiin liittyvät asiakirjat yhden vuoden ajan toimenpiteen toteuttamisen jälkeen. Jos syrjintää koskeva syyte nostetaan, sinun on säilytettävä kaikki asiaankuuluvat asiakirjat siihen asti, kunnes syyte tai siitä mahdollisesti seuraava oikeudenkäynti on lopullisesti ratkaistu.

Tällä alueella monet työnantajat joutuvat yllätetyiksi. Kun syyte nostetaan, velvollisuus muuttuu määräaikaan perustuvasta säännöstä tapahtumaan perustuvaksi säännöksi. Asiakirjojen tuhoaminen vireillä olevan oikeudenkäynnin aikana voi johtaa tuomioistuimen määräämiin seuraamuksiin. Heti kun saat tiedon vaatimuksesta, anna kaikille asiaankuuluvia asiakirjoja käsitteleville henkilöille ja järjestelmille oikeudenkäyntiin liittyvä säilyttämismääräys.

Miten ja missä palkkatietoja säilytetään turvallisesti

Paperi-, digitaalinen ja ohjelmistopohjainen säilytys

• Paperiset arkistokaapit: Yleisiä pienyrityksissä. Ne ovat yksinkertaisia eivätkä vaadi ohjelmistoja. Paperi kuitenkin kuluu, vie fyysistä tilaa ja voi tuhoutua. Jos käytät paperia, säilytä kopiot paloturvallisessa kaapissa ja pidä varmuuskopiot muualla.
• Skannattujen asiakirjojen arkistot: Tarjoavat välimuodon. Skannaat paperiset asiakirjat PDF-tiedostoiksi ja säilytät ne paikallisilla palvelimilla tai ulkoisilla asemilla. Tämä suojaa fyysiseltä katoamiselta, mutta hallinnoit edelleen itse järjestystä.
• Pilvipohjaiset palkanlaskenta- ja HRIS-alustat: Tätä suosittelen. QuickBooksin, Guston, ADP:n ja Paychexin kaltaiset alustat tallentavat palkkatiedot, hallinnoivat käyttöoikeuksia ja sisältävät säilytysominaisuuksia. Asiakirjoista tehdään varmuuskopiot, ne ovat haettavissa ja niihin pääsee käsiksi helposti. Monet alustat tarjoavat säilytysaikataulut, jotka ilmoittavat tuhoamispäivää lähestyvistä asiakirjoista, sekä tekoälyavusteisen asiakirjojen luokittelun, joka vähentää manuaalisia arkistointivirheitä.

Ovatko sähköiset asiakirjat oikeudellisesti paperisten alkuperäiskappaleiden veroisia?

Kyllä, tietyin ehdoin. IRS ja DOL hyväksyvät sähköiset säilytysjärjestelmät Revenue Procedure 98-25:n nojalla, jos järjestelmä pystyy tuottamaan selkeitä ja luettavia asiakirjoja, sisältää kohtuulliset valvontatoimet niiden eheyden varmistamiseksi ja luvattomien muutosten estämiseksi sekä pystyy tuottamaan paperikopioita pyynnöstä.

Tämä tarkoittaa, että voit skannata paperiset alkuperäiskappaleet ja silputa ne, mutta vain jos sähköinen säilytysjärjestelmäsi täyttää nämä vaatimukset. Älä säilytä skannattuja asiakirjoja tavallisina kuvatiedostoina hallitsemattomalla jaetulla asemalla, jossa ei ole tarkastusjälkeä. Käytä palkanlaskenta-alustaa tai asiakirjojenhallintajärjestelmää, jossa on käyttöoikeuksien hallinta, versiohistoria ja varmuuskopiointikäytännöt, niin oikeudellinen asemasi on vahva.

Turvallisuutta ja luottamuksellisuutta koskevat vaatimukset

Palkkatiedot sisältävät arkaluonteisia tietoja: henkilötunnuksia, pankkitilitietoja ja palkkatietoja.

Ota käyttöön roolipohjaiset käyttöoikeudet, jotta vain valtuutetut henkilöt voivat tarkastella tai muokata asiakirjoja. Käytä digitaalisten asiakirjojen salausta niiden siirron aikana ja tallennettuna. Lukitse fyysiset arkistokaapit ja rajoita avainten käyttöoikeuksia. Monissa osavaltioissa on tietosuojaa koskevia lakeja, jotka asettavat vaatimuksia työntekijöiden henkilötietojen suojaamiselle, joten tarkista kaikkien niiden osavaltioiden säännöt, joissa toimit.

Milloin ja miten palkkahallinnon asiakirjat hävitetään

Säilyttäminen vaadittua pidempään aiheuttaa omat riskinsä. Jokainen asiakirja, jota säilytät vaaditun säilytysajan päättymisen jälkeen, laajentaa riskiäsi oikeudenkäyntien asiakirjojen luovutustilanteissa, kasvattaa tietoturvaloukkauksesta mahdollisesti aiheutuvaa vahinkoa ja lisää vuosi vuodelta kertyviä säilytyskustannuksia.

Kun asiakirjan säilytysaika on päättynyt eikä avoimia riita-asioita, tarkastuksia tai velvoitetta pidentäviä oikeudenkäyntiin liittyviä säilyttämismääräyksiä ole, asiakirja tulee hävittää. Hävittämisen on kuitenkin oltava järjestelmällistä, dokumentoitua ja perusteltavissa:

• Laadi hävitysaikataulu: Tarkista vähintään kerran vuodessa asiakirjasi säilytyskäytäntöäsi vasten ja määritä asiakirjat, joiden vaaditut säilytysajat ovat päättyneet.
• Käytä turvallisia hävitysmenetelmiä: Paperiasiakirjat tulee silppurihävittää ristiinleikkaavalla silppurilla tai hävittää polttamalla sertifioidun hävityspalvelun tarjoajan toimesta. Sähköiset asiakirjat tulee poistaa pysyvästi menetelmillä, jotka estävät niiden palauttamisen, eikä niitä tule vain siirtää roskakoriin.
• Pidä hävityslokia: Dokumentoi jokaisesta hävitettävästä asiakirjaerästä asiakirjatyypit, ajanjakso, säilytysaika, hävityspäivä ja käytetty menetelmä. Tämä on todiste siitä, että hävittäminen oli rutiininomaista ja käytäntöön perustuvaa, ei valikoivaa tai epäilyttävää.
• Älä koskaan hävitä asiakirjoja riita-asian aikana: Jos valitus, vaatimus, tarkastus tai oikeusjuttu on vireillä tai ennakoitavissa, anna säilyttämismääräys ja keskeytä tavanomainen hävittäminen. Asiakirjojen hävittäminen voi johtaa tuomioistuimen määräämiin seuraamuksiin, valamiehistölle annettaviin vastaisiin päätelmiin tai vielä vakavampiin seurauksiin.

Parhaat käytännöt palkkahallinnon asiakirjojen säilytysvirheiden välttämiseksi

Yleisimmät palkkahallinnon asiakirjojen säilytykseen liittyvät ongelmat, joita näen, ovat täysin vältettävissä:

• Epäjohdonmukainen arkistointi: Osa asiakirjoista on sähköisessä muodossa, osa paperilla ja osa esimiehen pöytälaatikossa. Valitse yksi järjestelmä ja valvo sen noudattamista.
• I-9-lomakkeiden yhdistäminen henkilöstöasiakirjoihin: Tämä aiheuttaa luottamuksellisuusongelmia viranomaistarkastusten aikana. Säilytä I-9-lomakkeet erillisessä tiedostossa.
• Luottaminen yksinomaan paperiasiakirjoihin ilman varmuuskopioita: Yksi tulva tai toimitilapalo, ja vuosien asiakirjat ovat poissa.
• Vain yhden lain mukaisen säilytysajan tarkistaminen: Työnantaja, joka säilyttää asiakirjoja kolme vuotta FLSA-sääntöjen mukaisesti, saattaa silti rikkoa IRS:n neljän vuoden vaatimusta.
• Säilytysaikataulujen päivittämättä jättäminen lakien muuttuessa: Liittovaltion ja osavaltioiden säilytysajat muuttuvat, ja käytäntösi on päivitettävä vastaamaan voimassa olevia sääntöjä.
• Asiakirjojen hävittäminen liian aikaisin avoimien riita-asioiden aikana: Jos valitus tai vaatimus on tehty, tavanomaisia säilytysaikoja ei sovelleta.

Voit korjata nämä ongelmat seuraavasti:

• Ota käyttöön palkkahallinnon ohjelmisto, jossa on automaattiset säilytyshälytykset: Useimmat nykyaikaiset alustat ilmoittavat, kun asiakirjan hävityspäivä lähestyy.
• Tee vuosittainen säilytysauditointi: Tarkista kerran vuodessa, mitä asiakirjoja säilytät, ja varmista, että käytäntösi vastaa nykyisiä liittovaltion ja osavaltioiden vaatimuksia.
• Nimeä selkeästi asiakirjoista vastaava henkilö: Yhden henkilön tulee vastata säilytysaikataulusta ja vaatimustenmukaisuudesta.
• Laadi kirjallinen asiakirjojen säilytyskäytäntö: Dokumentoi säilytysajat, säilytysmenetelmät ja hävitysmenettelyt. Jaa käytäntö HR- ja palkkahallinnon tiimeille.

Vaatimusten noudattamatta jättämisen seuraukset ja seuraamukset

Seuraavia riskejä ja vaatimusten noudattamatta jättämisestä aiheutuvia seuraamuksia on syytä seurata:

• DOL- ja FLSA-riskit: Puutteelliset palkkahallinnon asiakirjat voivat vaikeuttaa palkka- ja työaikavaatimusten puolustamista. Kun vaadittuja asiakirjoja puuttuu, työntekijät saattavat voida vedota kohtuullisiin arvioihin korvaamattomasta työstä, mikä voi johtaa maksamattomien palkkojen jälkikäteiseen maksamiseen, lakisääteisiin vahingonkorvauksiin ja asianajokuluihin.
• IRS:n seuraamukset: Puuttuvat työsuhdeveroja koskevat asiakirjat voivat estää veroilmoitusten, vähennysten tai hyvitysten perustelemisen, mikä voi johtaa lisäveroihin, korkoihin ja seuraamuksiin.
• Palkkahallintoon liittyvien oikeudenkäyntien riski: Puutteelliset työaikakirjanpidot, palkka-asiakirjat ja muu palkkahallinnon dokumentaatio voivat heikentää asemaasi palkkoja, ylityötä, vähennyksiä ja etuuksia koskevissa riidoissa.

Useissa osavaltioissa toimivaan ja etätyötä tekevään henkilöstöön liittyvät haasteet

Monissa osavaltioissa edellytetään pidempiä säilytysaikoja kuin liittovaltion lainsäädännössä. Useat osavaltiot edellyttävät myös palkkalaskelmien tai ansioilmoitusten säilyttämistä tietyn ajan tai määräävät, että tietyt asiakirjat on annettava työntekijöiden saataville pyynnöstä. Tämä ylittää liittovaltion tasolla vaaditun ja voi yllättää työnantajat, kun ne palkkaavat työntekijöitä uudella lainkäyttöalueella.

Etä- ja hybridityövoimat lisäävät monimutkaisuutta. Yksittäinen työntekijä, joka työskentelee kotoa käsin toisessa osavaltiossa, voi käynnistää kyseisen osavaltion kirjaamisvelvoitteet. Noudata oletusarvoisesti pisintä sovellettavaa osavaltion vaatimusta jokaisen työntekijän kohdalla, joka työskentelee tai on työskennellyt kyseisessä osavaltiossa, ja lisää liittovaltion vähimmäisvaatimukset sen alle. Jos Kalifornia edellyttää neljää vuotta ja FLSA kolmea, säilytä tiedot neljän vuoden ajan. Jos New York edellyttää kuutta vuotta ja IRS neljää, säilytä tiedot kuuden vuoden ajan.

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitseeko minun säilyttää irtisanottujen työntekijöiden palkkatietoja?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eKyllä. Työsuhteen päättyminen ei lopeta säilytysvelvoitteitasi. Jokainen asiakirja on säilytettävä koko vaaditun säilytysajan, joka lasketaan asiaankuuluvasta aloituspäivästä (palkkaamispäivästä, toimenpiteen päivämäärästä, ilmoituksen määräpäivästä tai työsuhteen päättymispäivästä asiakirjatyypin ja sovellettavan lainsäädännön mukaan). Useimpia asiakirjoja on säilytettävä useita vuosia työntekijän lähtemisen jälkeen.\u003c/span\u003e

Mitä tapahtuu, jos palkkatietoni tuhoutuvat tulipalossa tai luonnonkatastrofissa?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eSinun tulee dokumentoida menetys välittömästi, ilmoittaa asiasta kaikille asiaankuuluville viranomaisille, jos tarkastus on meneillään, ja rekonstruoida mahdollisuuksien mukaan tietoja tiliotteiden, veroilmoitusten, palkanmaksualustan varmuuskopioiden ja työntekijätietojen avulla. Asiakirjojen menetys ei poista lakisääteisiä velvoitteitasi, mutta vilpittömän pyrkimyksen osoittaminen asiakirjojen säilyttämiseksi ja palauttamiseksi voi lieventää seuraamuksia. Tämä on yksi painavimmista syistä käyttää pilvipohjaista tallennustilaa tai ylläpitää muualla säilytettäviä varmuuskopioita.\u003c/span\u003e

Pidä palkanmaksukäytäntösi kunnossa

Pysy muuttuvien palkanmaksu- ja henkilöstöhallinnon vaatimusten edellä ilmaisella jäsenyystilillä, joka tarjoaa pääsyn yksinoikeudellisiin näkemyksiin, käytännön työkaluihin ja malleihin, vain jäsenille tarkoitettuihin tapahtumiin sekä viikoittaiseen ohjaukseen.