Palkanmaksun integrointi: täydellinen opas
Tässä oppaassa selitän, miten palkanlaskennan integrointi toimii ja miten se voi tehostaa toimintaa pitämällä palkkatiedot yhdistettyinä, täsmällisinä ja helpompina hallita.
Mitä palkanlaskennan integrointi on?
Palkanlaskennan integrointi tarkoittaa palkanlaskentajärjestelmän yhdistämistä muihin liiketoiminnan työkaluihin niin, että palkkatiedot siirtyvät niiden välillä automaattisesti sen sijaan, että ne syötettäisiin käsin.
Palkanlaskentaohjelmistot kattavat palkkahallinnon eri osa-alueita, kuten työajan seurannan, henkilöstöhallinnon, kirjanpidon ja kuluraportoinnin. Tavoitteena on luoda luotettava tiedonkulku manuaalisen tietojen syöttämisen vähentämiseksi ja tarkkuuden parantamiseksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Palkanlaskennan integrointia käytetään yleisesti kahdella tavalla:
- Sisäiset toiminnot: Yrityksesi yhdistää palkanlaskentajärjestelmänsä työkaluihin, kuten henkilöstöhallintojärjestelmään, kirjanpitoalustaan tai työajan seurantajärjestelmään, jotta työntekijöiden työtunnit, verotiedot, etuudet, vähennykset ja korvaukset pysyvät yhdenmukaisina eri alustoilla.
- Asiakkaille suunnatut SaaS-tuotteet: Ohjelmistotuotteesi antaa asiakkaille mahdollisuuden yhdistää oman palkanlaskentapalveluntarjoajansa, jolloin palkkatiedot voivat siirtyä alustallesi ilman manuaalisia latauksia tai tietojen syöttämistä useaan kertaan.
Esimerkkejä palkanlaskennan integroinnista
Sekä sisäisissä toiminnoissa että asiakkaille suunnatuissa SaaS-tuotteissa perusajatus on sama: yhden järjestelmän palkkatietojen on näyttävä täsmällisesti toisessa järjestelmässä.
Integroitu palkanlaskentakokonaisuus voi esimerkiksi:
- Hakea hyväksytyt työtunnit työajan seurantatyökalusta
- Synkronoida vähennykset etuusalustalta
- Lähettää palkkatiedot kirjanpito-ohjelmistoon
- Lisätä hyväksytyt kulut korvattaviksi
- pitää työntekijätiedot ajan tasalla henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmissä
Ps. Tämä artikkeli on järkevä vain, jos perusasiat ovat sinulle jo tuttuja. Aloita perehtymällä palkanlaskentaohjelmiston toimintaan.
Miten palkanlaskennan integrointi toimii?
Palkanlaskennan integrointi yhdistää järjestelmäsi niin, että työntekijätiedot, palkkatiedot ja taloustiedot voivat siirtyä niiden välillä ilman jatkuvia manuaalisia päivityksiä.
Useimmat integraatiot noudattavat samaa perusprosessia: yksi järjestelmä lähettää tiedot, integraatio muuntaa ne oikeaan muotoon ja toinen järjestelmä vastaanottaa ne. Tapa riippuu ohjelmistostasi, siirrettävistä tiedoista ja siitä, kuinka usein niitä on päivitettävä.
Näin tapahtumat etenevät taustalla ja näin voit määrittää, mikä ratkaisu sopii yrityksellesi.
1. Ymmärrä, miten palkkatiedot siirtyvät
Jokainen palkanlaskennan integraatio noudattaa viittä perusvaihetta:
Lähdejärjestelmä → Integraatiokerros → Kohdejärjestelmä
- Käynnistin: Siirron käynnistää tapahtuma, kuten hyväksytty työaikakirjaus, uusi työntekijä tai ajoitettu päivitys.
- Tietojen poiminta: Tiedot haetaan lähdejärjestelmästä ohjelmointirajapinnan, tiedostoviennin tai muun tuetun yhteyden kautta.
- Tietojen yhdistäminen: Kentät muunnetaan vastaanottavan järjestelmän odottamaan muotoon. Esimerkiksi henkilöstöhallintojärjestelmään kirjattu vuosipalkka on ehkä muunnettava palkkakausikohtaiseksi summaksi.
- Tietojen siirto: Tiedot lähetetään kohdejärjestelmään, jossa niitä voidaan käsitellä tai tallentaa.
- Validointi ja virheenkäsittely: Vastaanottava järjestelmä vahvistaa siirron, ja epäonnistuneet tai puutteelliset tietueet merkitään tarkistettaviksi.
Viimeinen vaihe vaatii erityistä huomiota. Virheellisiä tietoja ilman ilmoitusta siirtävä integraatio voi olla manuaalista prosessia huonompi, etenkin jos virhe vaikuttaa koko palkanmaksuun.
2. Määritä tietojen omistajuus ja synkronoinnin suunta
Ennen järjestelmien yhdistämistä määritä, mikä alusta vastaa kunkin tietotyypin ylläpidosta.
Henkilöstöhallintojärjestelmäsi voi esimerkiksi olla työntekijätietojen ensisijainen lähde, työajanseuranta-alustasi hyväksyttyjen tuntien lähde ja palkanlaskentajärjestelmä lopullisten ansioiden ja vähennysten lähde.
Sinun on myös päätettävä, pitäisikö tietojen siirtyä yhteen suuntaan vai molempiin suuntiin.
- Yksisuuntainen integraatio (jota kutsutaan joskus 180 asteen synkronoinniksi): Tiedot kulkevat järjestelmästä toiseen ilman, että niitä kirjoitetaan takaisin. Esimerkiksi palkanlaskenta lähettää työvoimakustannukset taloushallinnon alustalle talousraportointia varten, mutta taloushallinto ei muuta työntekijöiden palkkoja.
- Kaksisuuntainen integraatio (jota kutsutaan joskus 360 asteen synkronoinniksi): Molemmat järjestelmät voivat vaihtaa päivityksiä. Esimerkiksi henkilöstöhallinnon alustalla tehdyt hyväksytyt palkkamuutokset voivat päivittää palkanlaskentaa, kun taas palkanlaskenta lähettää vahvistetut maksutiedot takaisin henkilöstöhallinnolle.
Kaksisuuntainen synkronointi ei ole automaattisesti parempi vaihtoehto. Se lisää ristiriitaisten päivitysten mahdollisuutta, jos tietojen omistajuutta ei ole määritelty selkeästi.
Neuvoni: Päätä, millä järjestelmällä on lopullinen päätösvalta, ennen kuin otat kaksisuuntaiset päivitykset käyttöön. Et halua vanhentuneen työntekijätiedon korvaavan äskettäin hyväksyttyä palkkamuutosta.
3. Valitse palkanlaskennan integraatiomenetelmä
Palkanlaskennan voi yhdistää muihin liiketoimintaohjelmistoihin useilla eri tavoilla. Oikea lähestymistapa riippuu käytössä olevista järjestelmistä, IT-resursseista, budjetista ja automaation tarpeesta.
| Integraatiomenetelmä | Toimintaperiaate | Soveltuu parhaiten |
|---|---|---|
| Natiivit integraatiot | Ohjelmistotoimittajien tukemat valmiiksi rakennetut yhteydet | Yleiset henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan alustat, joissa on yhteensopivat yhdistimet |
| Tiedostopohjainen integraatio | CSV-, XML- tai muiden jäsenneltyjen tiedostojen siirtäminen manuaalisesti tai aikataulutetusti | Vanhat järjestelmät, yksinkertaiset tiedonsiirrot tai ajoittaiset päivitykset |
| API-integraatio | Sovellukset vaihtavat tietoja määriteltyjen rajapintojen kautta | Yritykset, jotka tarvitsevat tiheämpiä päivityksiä, mukautettuja työnkulkuja tai parempaa hallintaa |
| iPaaS (integraatioalusta palveluna) | Väliohjelmisto yhdistää useita sovelluksia, kartoittaa tietoja ja hallinnoi työnkulkuja | Organisaatiot, jotka hallinnoivat useita toisiinsa yhdistettyjä järjestelmiä |
| RPA (Robotic Process Automation) | Ohjelmistobotit suorittavat toistuvia tehtäviä sovelluksen käyttöliittymän kautta | Vanhemmat järjestelmät, joissa ei ole sopivia rajapintoja tai yhdistimiä |
Useimmille henkilöstöhallinnon tiimeille natiivit integraatiot ovat paras lähtökohta, koska ne vaativat yleensä vähemmän kehitystä ja ylläpitoa.
Jos ohjelmistosi ei tarjoa sopivaa yhteyttä, API-rajapinnat tai iPaaS-alustat, kuten Boomi ja MuleSoft, voivat tarjota enemmän joustavuutta. RPA voi auttaa yhdistämään vanhempia järjestelmiä, vaikka näyttöasetteluista ja käyttöliittymän ohjaimista riippuvat automaatiot voivat olla hauraampia.
Tiedostopohjainen integraatio on myös edelleen varteenotettava vaihtoehto. Aikataulutetut, automaattiset tiedostonsiirrot voivat toimia hyvin vakiintuneissa palkanlaskennan jaksoissa, eikä niiden välttämättä tarvitse edellyttää, että joku lataa laskentataulukoita manuaalisesti.
Olennainen kysymys on, pystyykö valitsemasi menetelmä siirtämään tarvittavat tiedot täsmällisesti, turvallisesti ja oikeaan aikaan.
4. Valitse erä- ja reaaliaikaisen synkronoinnin välillä
Kaikkien palkanlaskennan integraatioiden ei tarvitse toimia reaaliaikaisesti.
Eräsynkronointi siirtää tietoja aikataulutetuilla aikaväleillä, esimerkiksi päivittäin, viikoittain tai ennen palkanlaskentaa. Se sopii hyvin hyväksyttyihin työaikakirjauksiin, pääkirjavienteihin ja muihin tietoihin, joita ei tarvitse päivittää välittömästi.
Reaaliaikainen tai tapahtumapohjainen synkronointi siirtää muutokset niiden tapahtuessa, usein API-rajapintojen ja webhookien kautta. Tästä voi olla hyötyä työntekijätietojen päivityksissä, perehdytyksen työnkuluissa tai muutoksissa, joiden on päästävä nopeasti useisiin järjestelmiin.
Nopeampi ei kuitenkaan välttämättä ole parempi.
Jos esimerkiksi jokainen työaikakirjauksen muutos siirretään automaattisesti palkanlaskentaan, se voi aiheuttaa virheitä, jos esihenkilöt eivät ole hyväksyneet muutoksia. Tällaisessa tilanteessa hyväksyttyjen tuntien aikataulutettu synkronointi voi olla turvallisempi vaihtoehto.
Tavoitteena on varmistaa, että oikeat tiedot saavuttavat palkanlaskennan ennen käsittelyn määräaikoja, ei synkronoida jokaista kenttää muutaman sekunnin välein.
5. Suojaa ja testaa integraatio
Palkanlaskennan integraatiot käsittelevät arkaluonteisia työntekijä- ja taloustietoja, joten turvallisuuden on oltava osa käyttöönottoa eikä jälkikäteen huomioitava asia.
Yhdistätpä kaksi alustaa tai käytät kolmannen osapuolen integraatiopalveluntarjoajaa, tarkista seuraavat suojatoimet:
- Salaus: Suojaa työntekijätiedot siirron aikana TLS:n avulla ja varmista, että tallennetut tiedot on salattu asianmukaisesti.
- Todennus ja käyttöoikeuksien hallinta: Käytä turvallisia todennusmenetelmiä, kuten OAuthia, jos se on tuettu, ja rajoita käyttöoikeudet niihin tietoihin, joita kukin integraatio todella tarvitsee.
- Tietojen validointi: Tarkista, että siirretyt tietueet ovat täydellisiä ja oikein muotoiltuja eikä niitä ole monistettu tai muutettu odottamattomalla tavalla.
- Virheiden seuranta: Varmista, että epäonnistuneet siirrot kirjataan, merkitään huomattaviksi ja tutkitaan ennen kuin ne vaikuttavat palkanlaskentaan.
- Toimittajan turvallisuus: Tarkista, miten integraatiopalveluntarjoajat käsittelevät työntekijätietoja, mukaan lukien säilytyskäytännöt, käyttöoikeudet ja sovellettavat tietosuojavaatimukset.
Testaa integraatio ennen tuotantokäyttöön siirtymistä todellisissa palkanlaskennan tilanteissa, kuten uusien työntekijöiden palkkaamisessa, palkkamuutoksissa, ylityössä, työsuhteiden päättämisessä ja takautuvissa muutoksissa.
Näiden tarkistusten tulisi olla osa laajempaa palkkahallintaohjelmiston käyttöönottoprosessia.
Neuvoni: Kysy toimittajilta, mitä tapahtuu, jos siirto epäonnistuu puolivälissä. Voiko integraatio yrittää uudelleen turvallisesti ilman maksujen tai työntekijätietueiden monistumista? Luotettava palautumisprosessi on aivan yhtä tärkeä kuin onnistunut yhteys.
Jos vertailet edelleen palveluntarjoajia, aseta etusijalle ne palkkahallintaohjelmiston ominaisuudet, jotka tukevat nykyisiä työnkulkujasi, sen sijaan että valitsisit alustan pelkästään sen perusteella, kuinka monta integraatiota se mainostaa.
Integroidun palkkahallinnan hyödyt
Palkkahallintajärjestelmien integrointi tuo organisaatiolle monenlaisia etuja. Markkinoilla ei ole pulaa palkkahallintaratkaisuista, mutta yleisesti ottaen parhaat niistä auttavat parantamaan tai ylläpitämään suorituskykyä tietyillä keskeisillä osa-alueilla.
Tässä ovat palkkahallintajärjestelmien integroinnin keskeiset hyödyt ydinhenkilöstöhallintajärjestelmiin:
- Työvoimakustannukset: Työvoimakustannusten parempi seuranta yksityiskohtaisten palkkaraporttien ja analytiikan avulla auttaa sovittamaan henkilöstöhallinnon strategiat yhteen liiketoimintatavoitteiden kanssa. Tämä mahdollistaa tietoon perustuvan päätöksenteon ja optimoi budjetin kohdentamisen minimoiden tarpeettomat kulut.
- Joustavuus: Voit valita parhaat työkalut eri toimintoihin sen sijaan, että olisit sidottu yhden toimittajan kokonaisuuteen.
- Tehokkuus: Automatisoi tietovirran järjestelmien välillä, vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja varmistaa tarkkuuden ja läpinäkyvyyden.
- Vaatimustenmukaisuus: Parantaa tietojen tarkkuutta, auttaa täyttämään sääntelyvaatimukset ja hallitsemaan palkkaveroja tehokkaasti. Organisaatioille, jotka maksavat työntekijöilleen eri maissa, tarkkuus on erityisen tärkeää kansainvälisen palkkahallinnon vaatimustenmukaisuuden kannalta, sillä vero- ja raportointivaatimukset vaihtelevat lainkäyttöalueittain.
- Työntekijäkokemus: Varmistaa, että työntekijöille maksetaan oikein ja ajallaan, mikä parantaa yleistä tyytyväisyyttä ja työmotivaatiota.
- Arvo: Investoit kalliisiin teknologiaratkaisuihin operatiivisten ongelmien ratkaisemiseksi, koska haluat tehdä työstä helpompaa. Varmista vain, että palkkahallintaohjelmiston kustannukset katetaan säästyneellä ajalla ja vähentyneillä virheillä.
Henkilöstöhallinnon ammattilaisille kyse on manuaalisen palkkahallintotyön vähentämisestä, sillä se voi olla sekavaa. Mitä enemmän automaatiota ja työnkulkujen integraatiota saat käyttöön, sitä parempi.
Palkkahallinnan integroinnin haasteet
Palkkahallinnan integraatiot voivat poistaa paljon manuaalista työtä, mutta eri järjestelmien saaminen kommunikoimaan keskenään ei ole aina yksinkertaista. Jopa vakiintuneilla toimittajilla voi olla yhteensopivuusrajoituksia, ja useiden alustojen yhdistäminen tuo uusia mahdollisuuksia tietovirheille.
Tässä on kolme haastetta, joihin kannattaa varautua ennen käyttöönottoa.
1. Rajoitettu pääsy testiympäristöihin
Kaikki palkkahallinnan toimittajat eivät tarjoa pääsyä testiympäristöön, jossa integraatioita voi testata ennen käyttöönottoa. Ilman tällaista ympäristöä vaarana on, että virheelliset laskelmat, puuttuvat työntekijätietueet tai rikkoutuneet tiedonsiirrot havaitaan vasta todellisen palkanmaksun aikana.
Kun vertailet palkkahallintaohjelmistovaihtoehtoja, kysy, tarjoavatko toimittajat pääsyn testiympäristöön, esimerkkitietoja ja tukea yleisten tilanteiden, kuten uusien työntekijöiden palkkaamisen, palkkamuutosten ja työsuhteen päättämisen, testaamiseen.
Neuvoni: Älä testaa vain sitä, siirtyvätkö tiedot onnistuneesti. Testaa myös, mitä tapahtuu, kun siirto ei onnistu, mukaan lukien päällekkäiset tietueet, epäonnistuneet päivitykset ja puuttuvat kentät.
2. Yhteensopimattomat järjestelmät ja tietomuodot
Kaikki palkanlaskenta- ja henkilöstöhallintoalustat eivät käytä samoja tietomuotoja, ohjelmointirajapintoja tai synkronointimenetelmiä. Perustietojen, kuten työntekijätietojen, käsittelyyn hyvin toimiva yhteys voi joutua vaikeuksiin monimutkaisempien tietojen, kuten bonusten, vähennysten tai takautuvien korjausten, kanssa.
Kansainvälisille yrityksille kansainvälinen palkanlaskennan integrointi tuo mukanaan uuden haasteen: maakohtaiset vaatimukset ja paikalliset palkanlaskentapalveluntarjoajat saattavat käyttää eri järjestelmiä.
Ennen kuin sitoudut palveluntarjoajaan, vertaa sen integrointiominaisuuksia palkanlaskentaohjelmiston ominaisuuksiin, joita tiimisi todella tarvitsee. Varmista, mitkä kentät synkronoituvat automaattisesti, mitkä edellyttävät manuaalisia toimia ja tarvitaanko väliohjelmistoa tai mukautettua kehitystyötä.
Neuvoni: Pyydä toimittajia esittelemään kaikkein monimutkaisin palkanlaskennan työnkulkusi, ei vain tavanomaista työntekijätietojen siirtoa.
3. Käyttöönoton kustannukset ja jatkuva ylläpito
Palkanlaskennan integraatiot vaativat muutakin kuin alkuperäisen yhteyden muodostamisen. Henkilöstö-, IT-, palkanlaskenta- ja taloustiimit saattavat joutua yhdistämään tietokenttiä, määrittämään käyttöoikeuksia, testaamaan työnkulkuja ja ratkaisemaan virheitä ennen käyttöönottoa.
Nämä tehtävät lisäävät laajempaan käyttöönottoprosessiin liittyvää työtä, erityisesti kun mukana on mukautettuja integraatioita. Työ ei välttämättä pääty tuotantokäyttöön siirtymiseen. Ohjelmistopäivitykset, ohjelmointirajapintojen muutokset ja uudet liiketoimintavaatimukset voivat aiheuttaa jatkuvia ylläpitotarpeita.
Kun arvioit palkanlaskentaohjelmiston kustannuksia, huomioi integraation käyttöönottomaksut, väliohjelmistojen tilausmaksut, sisäisen IT-työn ja toimittajan tuen.
Tämä on erityisen tärkeää, kun valitset kansainvälistä palkanlaskentapalveluntarjoajaa, sillä integraatiotuki voi vaihdella maittain tai paikallisen kumppanin mukaan. Jopa palveluntarjoajat, jotka tarjoavat kansainvälisiä palkanlaskentaratkaisuja valmiiksi rakennetuilla yhteyksillä, saattavat edellyttää lisämäärityksiä.
Tässä on totuus: ilman integraatiota joudut todennäköisesti tasapainoilemaan irrallisten järjestelmien välillä ja siirtämään työtunteja, verotietoja, etuja ja vähennyksiä manuaalisesti työkalusta toiseen. Tämä ei ainoastaan vie aikaasi, vaan lisää myös kalliiden palkanlaskentavirheiden ja vaatimustenmukaisuusongelmien riskiä.
5 palkanlaskennan integraation parasta käytäntöä
Onnistunut palkanlaskennan integraatio ei tarkoita vain järjestelmien yhdistämistä. Tärkeää on varmistaa, että ne vaihtavat jatkossakin tarkkoja tietoja työvoiman, ohjelmistojen ja palkanlaskennan vaatimusten muuttuessa.
Suosittelen seuraavia viittä käytäntöä:
- Tarkasta nykyiset tietosi ensin. Tunnista päällekkäiset työntekijätiedot, epäjohdonmukaiset nimeämiskäytännöt ja vanhentuneet tiedot ennen minkään siirtämistä tai synkronointia. Sekavien tietojen integrointi tarkoittaa vain sitä, että teet samat virheet nopeammin.
- Aloita vaikutuksiltaan merkittävimmistä työnkuluista. Aseta etusijalle integraatiot, jotka poistavat eniten manuaalista työtä tai vähentävät palkanlaskennan virheitä, kuten hyväksytyt työaikakirjaukset tai työntekijöiden palkkamuutokset. Voit lisätä vähemmän kiireelliset yhteydet myöhemmin.
- Testaa kokonainen palkanmaksusykli ennen käyttöönottoa. Suorita rinnakkaiset palkanlaskelmat nykyisillä ja integroiduilla prosesseillasi. Vertaa bruttopalkkaa, vähennyksiä, veroja ja nettopalkkaa, mukaan lukien haastavat tapaukset, kuten ylityöt ja takautuvat korjaukset.
- Rakenna tarkistukset ja selkeä vastuunjako. Nimeä joku valvomaan epäonnistuneita siirtoja, tarkistamaan poikkeamat ja hyväksymään arkaluonteiset muutokset. Automaatio ei saisi tarkoittaa, ettei kukaan tarkista tuloksia.
- Tarkista integraatiot jokaisen merkittävän muutoksen jälkeen. Uudet palkkarakenteet, ohjelmistopäivitykset, yritysostot tai laajentuminen uusille lainkäyttöalueille voivat vaikuttaa tietojen kulkuun. Tarkista yhdistämismääritykset ja vahvistussäännöt aina, kun tällaisia muutoksia tapahtuu.
Keskeiset järjestelmät, jotka kannattaa integroida palkanlaskentaan
Kaikki yritykset eivät tarvitse samoja palkkahallinnon integraatioita. Etusijalla ovat niiden järjestelmien yhdistäminen, jotka vaikuttavat suoraan työntekijöiden palkkoihin, vähennyksiin, talousraportointiin tai vaatimustenmukaisuuteen.
Tässä ovat hyödyllisimmät yhteydet, joita kannattaa harkita, sekä se, mitä kukin niistä tuo palkkahallinnon prosessiin.
1. HRIS-, HRMS- ja HCM-ohjelmistot
HR-järjestelmäsi hallinnoi yleensä työntekijätietoja, kuten tehtävänimikkeitä, palkkoja, työsuhteen tilaa ja osastotietoja. Sen yhdistäminen palkkahallintoon vähentää päällekkäistä tietojen syöttämistä ja pitää työntekijätiedot yhdenmukaisina.
Synkronoitavat tiedot: Uudet työntekijät, työsuhteiden päättymiset, palkkamuutokset, työntekijätiedot ja organisaatiomuutokset.
Huomioitavaa: Määritä, vastaako HR vai palkkahallinto kunkin kentän hallinnasta. Palkkaukseen liittyvien muutosten tulee edelleen noudattaa hyväksyntäprosessia ennen kuin ne vaikuttavat palkanmaksuun.
2. Työajanseuranta- ja työvuorosuunnitteluohjelmistot
Tuntipalkkaisia työntekijöitä, vaihtelevia työvuoroja tai ylityötä käyttävissä yrityksissä työajanseurantaohjelmisto on usein yksi arvokkaimmista integraatioista. Hyväksytyt työtunnit siirtyvät suoraan palkkahallintoon sen sijaan, että ne siirrettäisiin manuaalisesti.
Synkronoitavat tiedot: Säännölliset työtunnit, ylityöt, palkalliset poissaolot, vuorolisät ja hyväksytyt työaikaraportit.
Huomioitavaa: Varmista, että työtunnit hyväksytään ennen niiden siirtämistä ja että palkkahallinto soveltaa oikeita ylityö- ja palkkasääntöjä.
3. Kirjanpito- ja ERP-ohjelmistot
Palkkahallinto vaikuttaa paljon muuhunkin kuin työntekijöiden pankkitileihin. Taloustiimit tarvitsevat tarkat tiedot palkoista, työnantajamaksuista, etuuskuluista ja avoimista velvoitteista.
Palkkahallinnon yhdistäminen kirjanpitoon tai ERP-alustaan auttaa automatisoimaan päiväkirjamerkinnät ja parantamaan täsmäytystä.
Synkronoitavat tiedot: Palkkakulut, verovelat, vähennykset, osastokohtaiset kohdistukset ja pääkirjamerkinnät.
Huomioitavaa: Tarkista, että palkkahallinnon luokat kohdistuvat oikeille tileille ja kustannuspaikoille. Virheelliset kohdistukset voivat aiheuttaa täsmäytysongelmia, vaikka työntekijöille maksettaisiin palkat oikein.
4. Hakijaseurantajärjestelmät (ATS)
ATS-integraatio yhdistää rekrytoinnin ja palkkahallinnon perehdytyksen. Kun hakija palkataan, hänen tietonsa voidaan siirtää sopivaan HR- tai palkkahallintojärjestelmään ilman, että joku syöttää ne uudelleen alusta alkaen.
Synkronoitavat tiedot: Uuden työntekijän tiedot, aloituspäivät, sovittu palkkaus ja työsuhteen tyyppi.
Huomioitavaa: Siirrä vain vahvistetut palkkaustiedot. Useimmissa organisaatioissa ATS:n tulisi syöttää tiedot HRIS-järjestelmään, joka välittää hyväksytyt työntekijätiedot palkkahallintoon.
5. Etuus- ja eläkejärjestelmät
Etuusintegraatiot auttavat pitämään työntekijöiden maksut ja vähennykset yhdenmukaisina palkkahallinnon kanssa erityisesti ilmoittautumisjaksojen aikana tai työntekijän vaihtaessa vakuutusturvaa.
Synkronoitavat tiedot: Vakuutusmaksut, eläkemaksut, etuuksien valinnat ja vähennysten muutokset.
Huomioitavaa: Tarkista vähennysten voimaantulopäivät, maksurajat ja se, miten muutoksia käsitellään, kun työntekijät liittyvät järjestelmään tai poistuvat siitä kesken palkanmaksukauden.
6. Kulujenhallinta- ja osakepalkkioalustat
Kulujenhallinta-alustat, kuten Ramp, Brex ja Expensify, voivat välittää hyväksytyt kulukorvaukset palkkahallintoon. Osakepalkkioiden hallinta-alustat, kuten Carta, voivat myös tarjota tietoja veronalaisista palkitsemistapahtumista.
Synkronoitavat tiedot: Hyväksytyt kulukorvaukset, veronalaiset etuudet ja olennaiset osakepalkkioihin liittyvät tiedot.
Huomioitavaa: Kulukorvauksia ja veronalaista palkitsemista ei käsitellä samalla tavalla. Varmista, että integraatio erottaa ne toisistaan, jotta ennakonpidätykset ja raportointi lasketaan oikein.
7. Identiteetin- ja käyttöoikeuksien hallintajärjestelmät
Identiteettityökalut, kuten Okta ja Microsoft Entra ID, voivat yhdistää työntekijän elinkaaren tapahtumat IT-käyttöoikeuksien hallintaan.
Tämä ei yleensä ole palkanlaskennan ensisijainen laskentakohde, mutta se auttaa koordinoimaan perehdytystä, roolimuutoksia ja työsuhteen päättämistä.
Synkronoitavat tiedot: Työsuhteen tila, aloituspäivät, työsuhteen päättymispäivät ja hyväksytyt roolimuutokset.
Huomioitavaa: Käytä ensisijaista HR-järjestelmää käyttöoikeusmuutosten käynnistämiseen sen sijaan, että luottaisit pelkästään palkanlaskennan tilaan, joka ei välttämättä heijasta työsuhteen muutoksia välittömästi.
Mitkä palkanlaskennan integraatiot pitäisi asettaa etusijalle?
Aloita yhteyksistä, jotka aiheuttavat suurimman riskin tai eniten manuaalista työtä.
Tuntipalkkaisen henkilöstön kohdalla tämä voi tarkoittaa työajan seurantaa ja palkanlaskentaa. Kasvavassa kansainvälisessä yrityksessä HRIS- ja taloushallinnon integraatiot voivat olla etusijalla työntekijämuutosten, valuuttojen ja raportointivaatimusten määrän vuoksi.
Kaikkea ei tarvitse integroida kerralla. Selvitä, missä tietoja syötetään uudelleen, missä virheitä esiintyy ja mitkä toisiinsa liittymättömät prosessit hidastavat palkanlaskentaa. Korjaa nämä ensin. TAI harkitse siirtymistä yhtenäiseen HR-ohjelmistoon hajanaisen teknologiakokonaisuuden yhdistämiseksi.
Pysy ajan tasalla kaikesta palkanlaskentaan liittyvästä
Haluatko pysyä ajan tasalla palkanlaskentateknologian ja -prosessien uusimmista suuntauksista? Tilaa People Managing People -uutiskirje, niin saat uusimmat näkemykset, suuntaukset ja analyysit suoraan sähköpostiisi.
