Palkkapolitiikka: mitä siihen tulee sisällyttää + esimerkki

Tarkoitus ja soveltamisala 

• Lausuma politiikan tarkoituksesta ja soveltamisalasta, jossa määritellään, mitä työntekijöitä se koskee (esim. kokoaikaiset, osa-aikaiset ja toimeksisaajat).

Palkanmaksuaikataulu

• Palkanmaksukauden tiheys (viikoittain, kahden viikon välein tapahtuva palkanmaksu, kuukausittain) ja tarkat palkanmaksupäivät, kuten kuukauden viimeinen perjantai.
• Mahdolliset toimeksisaajien palkanmaksua ja laskuja koskevat määritykset (15 päivän maksuajalla, 30 päivää jne.).

Palkkausrakenne

• Tiedot siitä, miten palkat ja muut palkkiot määritetään
• Tiedot tuntihinnoista, palkkahaarukoista ja palkankorotusten perusteista.
• Bonuksia, provisioita ja muita kannustimia koskevat käytännöt.

Ylityö- ja lomapalkkoja koskevat tiedot

• Ylityön määritelmät ja kelpoisuusehdot.
• Ylityökorvauksen laskentamenetelmä.
• Pyhäpäivinä työskentelystä maksettavat palkat.

Vähennykset

• Luettelo pakollisista vähennyksistä (verot, sosiaaliturvamaksut jne.).
• Valinnaiset vähennykset (eläkemaksut, sairausvakuutusmaksut, hyväntekeväisyyslahjoitukset).
• Vähennysten hyväksymismenettely.

Työajanseuranta

• Työtuntien seurantamenetelmät (kellokortit, työaikakirjanpito, sähköiset järjestelmät).
• Työaikakirjausten toimittamista ja hyväksymistä koskevat menettelyt.
• Ylityön ilmoittamista ja hyväksymistä koskevat ohjeet.

Vastuut

• Palkanmaksuhenkilöstön ja esihenkilöiden roolit ja vastuut.
• Työntekijöiden työajanseurantaan ja ilmoittamiseen liittyvät vastuut.

Palkanmaksun käsittely

• Palkkojen laskemiseen ja palkanmaksun käsittelyyn liittyvät vaiheet
• Työtuntien ja muiden palkanmaksuun liittyvien tietojen toimittamisen määräajat.
• Palkanmaksuvirheiden ja korjausten käsittelyä koskevat menettelyt.

Suorat tilisiirrot ja palkkasekit

• Palkan vastaanottamiseen käytettävissä olevat vaihtoehdot (suora tilisiirto, paperiset sekit, palkkakortit).
• Menettely suorien tilisiirtotietojen määrittämistä tai muuttamista varten.
• Kadonneita tai varastettuja palkkashekkejä koskeva käytäntö.

Loma- ja poissaolokäytännöt

• Miten erityyppiset poissaolot (loma, sairausloma, vanhempainvapaa) vaikuttavat palkkahallintoon.
• Palkallisia ja palkattomia poissaoloja koskevat palkanmaksukäytännöt.
• Poissaolojen hakemista ja hyväksymistä koskevat menettelyt.

Teknologia

• Määritä kaiken käytettävän teknologian käyttö, mukaan lukien HRMS, työajanseurantaohjelmisto tai erikoistunut palkanmaksuohjelmisto.
• Kirjaa ulkoisten palkanmaksupalveluiden kanssa tehdyt palvelusopimukset ja menettelyt.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vaatimustenmukaisuus

• Varmistus siitä, että liittovaltion, osavaltioiden ja paikallishallinnon työlakeja noudatetaan.
• Vähimmäispalkkavaatimusten, ylityömääräysten ja verovelvoitteiden noudattaminen.

Asiakirjojen säilyttäminen

• Tarkkojen palkkahallinnon tietojen ylläpitämistä koskevat vaatimukset.
• Palkkahallinnon tietojen säilytysaika.
• Käytäntö, joka koskee työntekijöiden pääsyä omiin palkkahallinnon tietoihinsa.

Viestintä työntekijöille

• Miten palkkahallinnon käytännöistä tiedotetaan työntekijöille.
• Menettelyt, joilla työntekijöille ilmoitetaan palkkahallinnon käytäntöjen muutoksista.
• Miten työntekijät voivat tuoda esiin palkkahallintoon liittyviä huolenaiheita tai poikkeamia.

Luottamuksellisuus

• Käytännöt ja menettelyt työntekijöiden palkkatietojen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.
• Pääsynvalvonta palkkahallinnon tietoihin.

Tarkistaminen ja päivitykset

• Palkkahallinnon käytännön tarkistamisen ja päivittämisen aikataulu.
• Palkkahallinnon tarkastusten suorittamisen aikataulu
• Prosessi käytäntöjen muutosten toteuttamiseksi.

Palkkahallinnon käytännön laatiminen

Nyt kun tiedät, mitä käytäntöön tulee sisällyttää, laadi palkkahallinnon käytäntö tämän helpon vaiheittaisen prosessin avulla.

Vaihe 1: Ymmärrä lainsäädännön vaatimukset

1. Tutki asiaankuuluvaa lainsäädäntöä: Tutustu liittovaltion, osavaltioiden ja paikallishallinnon työlakeihin, mukaan lukien vähimmäispalkkaa, ylityötä ja verotusta koskevat määräykset.
2. Kysy neuvoa lakiasiantuntijoilta ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoilta: Varmista vaatimustenmukaisuus konsultoimalla palkkahallintoon ja työlainsäädäntöön erikoistuneita oikeudellisia neuvonantajia tai henkilöstöhallinnon ammattilaisia.

Vaihe 2: Määritä tarkoitus ja soveltamisala

1. Tarkoituslauseke: Ilmaise selkeästi palkkahallinnon käytännön tavoite, kuten oikeudenmukaisten ja yhdenmukaisten palkanmaksukäytäntöjen varmistaminen.
2. Soveltamisala: Määritä, mitä työntekijöitä käytäntö koskee (esimerkiksi kokoaikaisia, osa-aikaisia, määräaikaisia ja sopimussuhteisia työntekijöitä).

Vaihe 3: Laadi palkanmaksuaikataulu

1. Palkanmaksutiheys: Päätä, kuinka usein työntekijöille maksetaan palkka (viikoittain, joka toinen viikko tai kuukausittain).
2. Palkanmaksupäivät: Määritä tarkat palkanmaksupäivät ja ilmoita ne työntekijöille.

Vaihe 4: Kuvaa palkitsemisrakenne

1. Palkat ja ansiot: Määritä, miten kuukausipalkat ja tuntipalkat määräytyvät.
2. Palkankorotukset: Kuvaa palkankorotusten ja suoritukseen perustuvien korotusten kriteerit.
3. Bonukset ja provisiot: Selitä bonusten ja provisioiden saamisen ehdot sekä laskentamenetelmät.

Vaihe 5: Käsittele ylityö- ja lomapalkat

1. Ylityökäytäntö: Määrittele, mitä ylityöllä tarkoitetaan ja miten siitä maksetaan korvaus.
2. Lomapalkka: Määrittele pyhäpäivinä työskentelystä maksettavat palkat ja kelpoisuusehdot.

Vaihe 6: Erittele vähennykset

1. Pakolliset vähennykset: Luettele kaikki vaaditut vähennykset, kuten verot, sosiaaliturvamaksut ja ulosmittaukset.
2. Vapaaehtoiset vähennykset: Sisällytä vaihtoehdot eläkejärjestelyille, sairausvakuutukselle ja muille vapaaehtoisille vähennyksille.
3. Valtuutus: Kuvaa menettely, jolla työntekijät valtuuttavat vapaaehtoiset vähennykset.

Vaihe 7: Laadi työajan seurantamenettelyt

1. Työajan seurantamenetelmät: Määrittele, miten työntekijöiden tulee kirjata työtuntinsa (esim. työaikakellot, tuntilomakkeet tai sähköiset järjestelmät). Yksi työajanseurantaohjelmiston hyödyistä on, että se voi automatisoida tämän prosessin ja säästää sinun ja tiimisi aikaa.
2. Toimittaminen ja hyväksyminen: Kuvaa tuntilomakkeiden ja ylityön toimittamis- ja hyväksymisprosessi.

Vaihe 8: Kuvaa palkanlaskenta

1. Palkan laskeminen: Kuvaa palkan laskemisen vaiheet, mukaan lukien säännölliset työtunnit ja ylityötunnit.
2. Käsittelyn määräajat: Aseta määräajat työaikatietojen ja muiden palkanlaskentatietojen toimittamiselle.
3. Virheiden käsittely: Selitä palkanlaskennan virheiden ja korjausten käsittelymenettelyt.

Voit aloittaa kätevän palkanlaskennan tarkistuslistamme avulla.

Vaihe 9: Määrittele maksutavat

1. Suoramaksu: Tarjoa vaihtoehdot ja menettelyt suoran maksun käyttöönottoon.
2. Paperiset sekit: Selitä paperisten sekkien jakeluprosessi, jos se on tarpeen.
3. Palkkakortit: Sisällytä tiedot palkkakorttivaihtoehdoista, jos niitä tarjotaan.

Vaihe 10: Käsittele vapaa- ja poissaolokäytännöt

1. Palkallinen vapaa: Määrittele, miten loma, sairausloma ja muu palkallinen vapaa vaikuttavat palkanlaskentaan.
2. Palkaton vapaa: Kuvaa palkatonta vapaata koskevat käytännöt ja sen vaikutus palkanlaskentaan.
3. Vapaapyynnöt: Kuvaa vapaan pyytämis- ja hyväksymisprosessi.

Vaihe 11: Varmista vaatimustenmukaisuus

1. Sääntelyn noudattaminen: Varmista, että kaikki palkanlaskentakäytännöt ovat asianomaisilla lainkäyttöalueilla sovellettavien työlakien ja verosäännösten mukaisia.
2. Vähimmäispalkka ja ylityö: Korosta uudelleen vähimmäispalkkaa ja ylityötä koskevien lakien noudattamista.

Vaihe 12: Aseta kirjaamista koskevat vaatimukset

1. Tietojen säilyttäminen: Määrittele, miten palkanlaskentatietoja tulee säilyttää ja kuinka kauan.
2. Työntekijöiden pääsy tietoihin: Kuvaa, miten työntekijät voivat käyttää palkanlaskentatietojaan (useimmissa palkanlaskentaratkaisuissa on itsepalveluominaisuuksia).

Vaihe 13: Kehitä työntekijöiden viestintämenettelyt

1. Käytäntöjen viestintä: Selitä, miten palkanlaskentakäytännöistä viestitään työntekijöille.
2. Päivitykset: Kuvaa prosessi, jolla työntekijöille ilmoitetaan käytäntöjen muutoksista.
3. Huolenaiheiden käsittely: Tarjoa työntekijöille selkeä prosessi palkanlaskentaan liittyvien huolenaiheiden tai poikkeamien ilmoittamiseen.

Vaihe 14: Varmista luottamuksellisuus

1. Luottamukselliset tiedot: Määrittele käytännöt palkanmaksuun liittyvien tietojen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.
2. Käyttöoikeuksien hallinta: Määrittele, kenellä on pääsy palkkatietoihin ja millä ehdoilla.

Vaihe 15: Määritä vastuut

1. Palkkahenkilöstön roolit: Määrittele palkkahenkilöstön ja esihenkilöiden roolit ja vastuut.
2. Työntekijöiden vastuut: Kuvaa työntekijöiden vastuut työajan seurannan ja raportoinnin osalta.

Vaihe 16: Tarkista ja päivitä käytäntö

1. Säännöllinen tarkistaminen: Laadi aikataulu palkanmaksukäytännön tarkistamiselle ja päivittämiselle.
2. Toteuttaminen: Kuvaa prosessi, jolla käytäntöön tehdyt muutokset toteutetaan ja niistä viestitään.

Vaihe 17: Dokumentoi ja jaa käytäntö

1. Kirjoita käytäntö: Laadi käytäntöasiakirja kuvattujen vaiheiden perusteella ja varmista sen selkeys ja ytimekkyys.
2. Tarkistaminen ja hyväksyminen: Pyydä asianomaisia sidosryhmiä tarkistamaan ja hyväksymään käytäntö.
3. Jakelu: Käytä käytäntöjenhallintaohjelmistoa käytännön jakamiseen kaikille työntekijöille ja varmista, että se on helposti saatavilla (esimerkiksi työntekijän käsikirjassa tai yrityksen intranetissä).

Esimerkki palkanmaksukäytännöstä

Yrityksen nimi: [Yrityksesi nimi]
Käytännön nimi: Palkanmaksukäytäntö
Voimaantulopäivä: [Voimaantulopäivä]
Tarkistuspäivä: [Tarkistuspäivä]

1. Tarkoitus

Tämän palkanmaksukäytännön tarkoituksena on kuvata menettelyt ja ohjeet työntekijöiden oikeudenmukaiseen, johdonmukaiseen ja lainsäädännön mukaiseen palkitsemiseen. Tämä käytäntö varmistaa läpinäkyvyyden ja antaa selkeän käsityksen siitä, miten työntekijöille maksetaan palkkaa.

2. Soveltamisala

Tätä käytäntöä sovelletaan kaikkiin [Yrityksesi nimi] -yrityksen työntekijöihin, mukaan lukien kokoaikaiset, osa-aikaiset, määräaikaiset ja sopimussuhteiset työntekijät.

3. Palkanmaksuaikataulu

• Tiheys: Työntekijöille maksetaan palkka [viikoittain, joka toinen viikko tai kuukausittain] -periaatteella.
• Palkanmaksupäivät: Palkat maksetaan [tiettynä viikon/kuukauden päivänä tai päivinä, esimerkiksi joka toinen perjantai].

4. Palkkausrakenne

• Palkat ja palkkiot: Palkka määräytyy työtehtävän, kokemuksen ja suoriutumisen perusteella. Palkkatasot tarkistetaan säännöllisesti.
• Palkankorotukset: Suoriutumiseen perustuvat korotukset ja vuosittaiset arvioinnit määrittävät palkankorotukset.
• Bonukset ja provisiot: Kelpoisuusehdot täyttävät työntekijät voivat saada bonuksia ja provisioita ennalta määriteltyjen kriteerien ja suoriutumismittareiden perusteella.

5. Ylityö- ja lomapalkka

• Ylityö: Ylityöksi määritellään yli 40 tuntia viikossa tehty työ. Ylityöstä maksetaan 1,5-kertainen korvaus säännölliseen tuntipalkkaan verrattuna.
• Arkipyhäkorvaus: Määritettyinä arkipyhinä työskenteleville työntekijöille maksetaan [määritä arkipyhäkorvaus, esimerkiksi kaksinkertainen palkka].

6. Vähennykset

• Pakolliset vähennykset: Liittovaltion ja osavaltion verot, sosiaaliturvamaksut, Medicare-maksut sekä kaikki tuomioistuimen määräämät palkasta tehtävät ulosmittaukset vähennetään jokaisesta palkasta.
• Vapaaehtoiset vähennykset: Työntekijät voivat valtuuttaa vähennykset eläkesäästöjärjestelmiä, sairausvakuutusmaksuja ja muita etuja varten.

7. Työajan seuranta

• Työajan seuranta: Työntekijöiden on kirjattava työaikansa tarkasti käyttäen [kellokortti/aikalomakkeet/sähköinen järjestelmä] -järjestelmää.
• Toimittaminen ja hyväksyminen: Työaikalomakkeet on toimitettava [tietty määräaika] mennessä, ja esihenkilöiden on hyväksyttävä ne [tietty määräaika] mennessä.

8. Palkanlaskenta

• Laskenta: Palkat lasketaan toimitettujen ja hyväksyttyjen työaikalomakkeiden perusteella, mukaan lukien mahdolliset ylityöt ja vähennykset.
• Käsittelyn määräajat: Kaikki työajan seurantaan liittyvät tiedot on toimitettava [tietty määräaika] mennessä, ja palkat käsitellään [tietty määräaika] mennessä.
• Virheiden käsittely: Palkanlaskennan virheistä on ilmoitettava [palkanlaskentaosasto/HR] -osastolle [tietty ajanjakso] kuluessa niiden korjaamiseksi.

9. Maksutavat

• Suoramaksu: Työntekijöitä kannustetaan ottamaan käyttöön yrityksen suoramaksujärjestelmä. Suoramaksun käyttöönottoon tarvittavia lomakkeita saa [HR-/palkanlaskentaosastolta].
• Paperiset shekit: Työntekijät, jotka eivät käytä suoramaksua, saavat paperiset shekit, jotka jaetaan palkanmaksupäivinä.
• Palkkakortit: [Tarvittaessa] Työntekijät voivat valita palkkansa vastaanottamisen palkkakorteille.

10. Loma- ja poissaolokäytännöt

• Palkallinen vapaa: Lomapäivät, sairauslomat ja muut palkalliset vapaat vähennetään kertyneistä saldoista ja maksetaan normaalien palkkaperusteiden mukaisesti.
• Palkaton vapaa: Palkaton vapaa kirjataan, eikä vapaan ajalta makseta palkkaa.
• Vapaapyynnöt: Vapaapyynnöt on toimitettava etukäteen, ja niiden hyväksyjänä toimii [esihenkilö/HR].

11. Sääntöjen noudattaminen

• Lainsäädännön noudattaminen: Kaikki palkanlaskentakäytännöt ovat liittovaltion, osavaltion ja paikallisten työlakien mukaisia.
• Vähimmäispalkka ja ylityö: [Yrityksesi nimi] noudattaa kaikkia sovellettavia vähimmäispalkkaa ja ylityötä koskevia määräyksiä.

12. Asiakirjojen säilyttäminen

• Säilyttäminen: Palkanlaskennan asiakirjoja säilytetään lain edellyttämän ajan, vähintään [tietty vuosimäärä] vuotta.
• Pääsy tietoihin: Työntekijät voivat pyytää pääsyä palkanlaskentatietoihinsa ottamalla yhteyttä [HR-/palkanlaskentaosastoon].

13. Viestintä työntekijöille

• Käytännöistä viestiminen: Tästä käytännöstä tiedotetaan kaikille työntekijöille, ja se sisällytetään henkilöstökäsikirjaan.
• Päivitykset: Työntekijöille ilmoitetaan kaikista palkanlaskentakäytännön muutoksista [sähköpostin/intranetin/kokousten] kautta.
• Huolenaiheiden käsittely: Palkanlaskentaan liittyvistä huolenaiheista on ilmoitettava [HR-/palkanlaskentaosastolle].

14. Luottamuksellisuus

• Luottamukselliset tiedot: Palkanlaskentatiedot ovat luottamuksellisia, ja niihin pääsevät käsiksi vain valtuutetut henkilöt.
• Pääsynhallinta: Palkanlaskentatietojen suojaamiseksi käytössä on tiukat pääsynhallintatoimet.

15. Vastuut

• HR-henkilöstö: Vastaa täsmällisten työntekijätietojen ylläpitämisestä, mukaan lukien kaikki palkanlaskentaan liittyvät tiedot.
• Palkanlaskennan henkilöstö: Vastaa palkanlaskennan täsmällisestä ja oikea-aikaisesta käsittelystä.
• Esihenkilöt: Vastaavat työaikalomakkeiden ja vapaapyyntöjen hyväksymisestä.
• Työntekijät: Vastaavat työaikojensa täsmällisestä kirjaamisesta ja toimittamisesta sekä muutosten ilmoittamisesta ja palkanlaskentatietojen päivittämisestä.

16. Tarkistaminen ja päivittäminen

• Säännöllinen tarkistus: Tämä käytäntö tarkistetaan vuosittain tai tarpeen mukaan.
• Toteutus: Kaikki käytäntöön tehtävät muutokset toteutetaan ja niistä ilmoitetaan viipymättä.

Hyväksyntä:

• [Valtuutetun henkilön allekirjoitus]
• [Tehtävänimike]
• [Päivämäärä]

Tämä palkanmaksukäytäntö varmistaa, että kaikille työntekijöille maksetaan oikeudenmukainen palkka sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti. Jos sinulla on kysymyksiä tai huolenaiheita tästä käytännöstä, ota yhteyttä [henkilöstö-/palkanmaksuosaston yhteystiedot].

Liity People Managing People -yhteisöön

Jos haluat lisää neuvoja palkanmaksusta ja muista henkilöstöhallinnon käytännöistä, liity kannustavaan henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajien yhteisöömme, jossa jaetaan tietoa ja parhaita käytäntöjä, jotta voit kehittyä urallasi ja saada aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.