Kuinka hauska henkilöstöhallinnon prosessi pitää tiimisi keskittyneenä ja sitoutuneena

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Pyydämme anteeksi mahdollisia kirjoitusvirheitä, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Tim Reitsma

Yrityksen rakentaminen Uudessa-Seelannissa, sen siirtäminen Los Angelesiin ja lopulta asettuminen Victoriaan Brittiläiseen Kolumbiaan tuo mukanaan paljon muutoksia. Tämänpäiväinen vieraani kertoo matkastaan perustajana ja tarjoaa käytännön näkemyksiä siihen, kuinka keskittyä tiimiin silloin, kun käytettävissä ei ole omaa henkilöstöhallinnon ammattilaista.

Kiitos, että kuuntelet. Olen Tim Reitsma, People Managing Peoplen vakituinen juontaja. Tervetuloa podcastiin, jossa ihmiset johtavat ihmisiä. Haluamme auttaa sinua johtamaan ja hallitsemaan paremmin. Olemme omistajia, perustajia ja yrittäjiä. Olemme keskijohtajia ja tiiminvetäjiä.

Johdamme ihmisiä. Kyllä, teemme henkilöstöhallintoa, mutta emme ole henkilöstöhallinnon ammattilaisia ainakaan perinteisessä mielessä. Tehtävämme on auttaa ihmisiä johtamaan tiimejään ja organisaatioitaan tehokkaammin. Jos haluat johtaa ja hallita paremmin, kehittyä paremmaksi organisaatiojohtajaksi ja tehokkaammaksi ihmisten johtajaksi, liity seuraamme.

Ihmiset kuuntelevat podcastia löytääkseen vinkit, niksit ja työkalut, joita tarvitset rekrytoidaksesi, sitouttaaksesi, johtaaksesi ja hallitaksesi organisaatiosi ihmisiä tehokkaammin. Kun kuuntelet ohjelmaa, tilaa podcast ja liity postituslistallemme osoitteessa people managing people thought. Com pysyäksesi ajan tasalla kaikesta tapahtuvasta.

Tervetuloa podcastiin, Annabel. On ilo saada sinut mukaan. Kerro kuulijoillemme, kuka olet, mitä teet ja millainen matkasi yrittäjänä on ollut.

Annabel Youens

Totta kai. Kiitos kutsusta, Tim. Nimeni on Annabel Youens. Olen Appreciation Enginen toinen perustaja ja markkinointijohtaja. Olemme startup-yritys, joka auttaa suuryrityksiä ymmärtämään fanejaan paremmin. Keskitymme erityisesti musiikkialaan ja autamme levy-yhtiöitä ymmärtämään, mistä heidän faninsa ovat kiinnostuneita juuri nyt ja mitä he eivät enää kuuntele.

Tämä auttaa heitä markkinoinnissa. Lopulta kyse on siitä, että fani saa haluamaansa musiikkia. Asun tällä hetkellä Victoriassa, ja tiimimme jäseniä työskentelee ulkomailla, Uudessa-Seelannissa ja täällä Victoriassa. Johdan yritystä myös yhdessä mieheni kanssa. Elämässäni ja kotonani tapahtuu siis paljon liiketoiminnan ja yksityiselämän ympärillä.

Tim Reitsma

Puhutteko te mistään muusta kuin Appreciation Enginestä?

Annabel Youens

Kun saimme tyttäremme, puhuimme ehdottomasti myös hänestä. Työn sulkeminen mielestä voi olla meille haastavaa. Jeff ja minä olemme työskennelleet yhdessä lähes 20 vuotta. Kun aloitimme, ensimmäinen startupimme oli ensimmäinen kerta, kun todella työskentelimme yhdessä ja yritimme ymmärtää, miltä se näyttäisi.

Minulla oli ehdoton sääntö: kello viiden jälkeen liiketoiminnasta ei puhuta. Olin siinä erittäin tiukka. Jeffistä se oli turhauttavaa, koska idea tai keskustelun tarve ei välttämättä osu kello yhdeksän ja viiden välille.

Vuosien mittaan olen päästänyt säännöstä irti ja hyväksynyt, että elämässäni on tällainen sekoitus. Miten se voisikaan olla toisin, kun vastustin sitä niin pitkään? Nykyään se on ihan hyväksyttävää. Joskus olemme kahdestaan illallisella ja kysyn: voisimmeko olla hetken puhumatta työstä?

Se on niin helppoa, koska rakastamme sitä, mitä teemme. Siihen uppoutuu helposti, mutta työn ulkopuolinen tila on todella tärkeä.

Tim Reitsma

Keskustelin hiljattain kollegani kanssa puolisoistamme ja kumppaneistamme, jotka joutuvat kuuntelemaan työpuheitamme. En työskentele vaimoni kanssa, joten voin vain kuvitella, millaisia keskusteluja teillä on, kun työskentelette yhdessä, kasvatatte tytärtänne ja hoidatte kaikkea muuta. Ei ole tavallista, että pariskunta pyörittää useita startupeja 20 vuoden ajan, päätyy Appreciation Engineen ja rakentaa yritystä kymmenen vuoden ajan.

Annabel Youens

Aivan.

Tim Reitsma

Mikä sai teidät perustamaan Appreciation Enginen?

Annabel Youens

Vuonna 2009 mieheni ja minä asuimme Uudessa-Seelannissa. Olimme lähteneet Victoriasta, koska Geoff oli saanut työpaikan ulkomailta. Päätimme asua Uudessa-Seelannissa kaksi vuotta, työskennellä, tutkia eteläistä Tyynenmeren aluetta ja nähdä maailmaa. Lopulta viivyimme siellä kymmenen vuotta.

Musiikkiala oli tuolloin hyvin erikoisessa tilanteessa. Fanit saivat levy-yhtiöiltä oikeusjuttuja musiikin lataamisesta, ja samaan aikaan syntyi paljon kiinnostavia palveluja. Twitter oli tullut, SoundCloud oli erityisesti riippumattomien muusikoiden suosiossa ja musiikin julkaisemiseen käytettiin uusia alustoja.

Flickrissä jaettiin itse tehtyä taidetta ja valokuvia. Ajattelimme kaikkea sitä suosittelumarkkinointia, jota fanit tekivät: he jakoivat SoundCloud-linkkejä ja kuvia bändeistä sekä keskustelivat Twitterissä. Ajattelimme, että levy-yhtiöille ja bändeille täytyi olla parempi tapa tunnistaa ja arvostaa tätä fanien toimintaa.

Siitä Appreciation Engine sai alkunsa. Sen ydinajatus on: kuinka voit arvostaa fanejasi, jos et ymmärrä heitä? Verkossa on niin paljon sisältöä, että tätä on erittäin vaikea tehdä manuaalisesti. Kun tarkastelet esimerkiksi Twitterin tietoja, voit nähdä, että satatuhatta ihmistä puhui bändistäsi ja piti siitä.

Keitä nämä ihmiset todella ovat? Kuinka tavoitat heidät ja kiität heitä siitä, mitä he tekevät? Siitä kaikki alkoi. Olemme nähneet musiikkialan muuttuvan valtavasti ja omaksuvan digitaalisen maailman, vaikka vuonna 2009 vastarinta oli voimakasta.

Tim Reitsma

Voin kuvitella, että uuden teknologian tai uuden tiedonkeruutavan esitteleminen toimialalle voi olla pelottavaa. Miten voititte suurten musiikkiyhtiöiden vastarinnan ja epäröinnin?

Annabel Youens

Kyse on aina oikean henkilön löytämisestä. Sellaisen, jonka visio vastaa omaasi ja joka näkee mahdollisuudet. Uudessa-Seelannissa aloimme työskennellä Mint Chicks -nimisen bändin kanssa. Heidät tunnetaan nykyään nimellä Unknown Mortal Orchestra.

He etsivät palvelua, joka hyödyntäisi verkkopalveluja. Rubin ja minä työskentelimme todella kovasti yhdessä. Hän oli yksi niistä ihmisistä, jotka työskentelevät musiikkinsa parissa uskomattoman ahkerasti mutta ymmärtävät myös kaikki muut liiketoiminnan osa-alueet.

Teimme bändin kanssa erittäin onnistuneen kampanjan. Järjestimme suoratoistolähetyksen, fanit saivat tehdä videoita ja albumitaidetta, ja fanien sekä Mint Chicksin välillä syntyi yhteistyötä. He julkaisivat singlen USB-tikulla, mikä oli tuolloin ennenkuulumatonta.

Sen jälkeen pystyimme työskentelemään useiden levy-yhtiöiden kanssa Uudessa-Seelannissa ja Australiassa. Löysimme henkilön, joka ymmärsi idean, todistimme onnistumisen ja muut levy-yhtiöt kiinnostuivat.

Se mahdollisti siemenrahoituksen hankkimisen. Päätimme muuttaa Los Angelesiin, koska olimme onnistuneet pienillä markkinoilla. Uusi-Seelanti oli hyvä teknologiatuotteiden testausympäristö, mutta suuremmaksi yritykseksi kasvamiseen tarvitsimme musiikkialan keskuksen. Vaihtoehdot olivat Los Angeles ja New York. Kanadassa kasvaneena en halunnut muuttaa New Yorkiin lumisateen vuoksi, joten suuntasimme Los Angelesiin.

Pienen Uuden-Seelannin ja valtavan Los Angelesin välinen kulttuurishokki oli suuri. Huomasimme myös, että siellä oli tuhansia digitaalisia toimistoja, jotka toteuttivat luovia kampanjoita artisteille ja levy-yhtiöille. Teimme menestyksekkäitä kampanjoita muun muassa Thievery Corporationille, Keshallle ja OK Golle.

Kampanjoiden taustalla ollut ydinteknologiamme erotti meidät muista. Ymmärsimme, että meidän kannattaa lopettaa digitaalisten kampanjoiden rakentaminen toimistoille ja levy-yhtiöille ja muuttua palveluntarjoajaksi, joka toimittaa teknologiaa muiden käyttöön. Los Angelesiin muuttaminen johti siis merkittävään suunnanmuutokseen.

Se oli vaikeaa, sillä meidän täytyi luopua Uudessa-Seelannissa olleesta tiimistämme ja leikata kaikki kulut. Jeff ja minä emme maksaneet itsellemme palkkaa kuuteen kuukauteen, vaan keskityimme suunnanmuutokseen. Se oli matkan vaikeimpia hetkiä.

Tim Reitsma

Voin kuvitella. Teillä oli Uudessa-Seelannissa todistettu idea, mutta Los Angelesissa huomasitte, että monet muut toimistot tekivät samankaltaista työtä. Sitten ymmärsitte ydinteknologian olevan erottava tekijä ja siirryitte toimistosta teknologiayritykseksi. Lisäksi jouduitte muuttamaan tiimiänne ja resurssejanne. Myöhemmin siirryitte Los Angelesista Victoriaan. Päätöksiin liittyi varmasti pitkiä ja myöhäisiä keskusteluja.

Annabel Youens

On mielenkiintoista yrittää tehdä päätöksiä, jotka eivät ole tunnepohjaisia. Se voi olla erittäin vaikeaa, varsinkin kun tiimisi on loistava. Monet yritykset joutuvat nyt COVID-19-pandemian vuoksi muuttamaan toimintaansa ja tiimejään.

Kun uusi liiketoimintamalli Los Angelesissa käynnistyi, huomasimme nopeasti, että pystyimme tekemään työtä mistä tahansa. Halusimme aina palata Victoriaan, jossa olimme molemmat opiskelleet ja jossa perheemme asui. Olimme juuri saaneet tyttäremme, joka oli noin kaksivuotias, eikä meillä ollut Los Angelesissa tukiverkostoa.

Päätimme palata Victoriaan. Olin huolissani siitä, mitä hallitus sanoisi, mutta he suhtautuivat päätökseen hyvin myönteisesti. Ymmärsin, että kun olet tyytyväinen ympäristöösi ja elämäntilanteeseesi ja tunnet saavasi tukea ympärilläsi olevilta ihmisiltä, yrityksesi menestyy paremmin.

Noin neljä kuukautta paluumme jälkeen allekirjoitimme maailmanlaajuisen sopimuksen toisen suuren levy-yhtiön kanssa. Uskon, että se liittyi osittain siihen, että olimme jälleen kotona ja meillä oli tukiverkosto. Victoria on myös erittäin vastaanottavainen paikka.

Los Angelesissa kaikki tuntui kilpailulta. Victoriassa ihmiset ovat valmiita auttamaan. Voit ottaa yhteyttä kehen tahansa yrittäjään ja pyytää kymmenen minuutin keskustelua, ja hän järjestää aikaa. Se sopii paremmin liiketoimintafilosofiaamme ja siihen, millaisia olemme ihmisinä. Paikka, joka tekee sinut onnelliseksi, on hyväksi sekä sinulle että yrityksellesi.

Tim Reitsma

Miten olette kasvattaneet tiimiä yrityksen kasvaessa ja muutettua useita kertoja? Työskentelettekö edelleen Victoriassa vai etänä?

Annabel Youens

Meillä on yhä tiimin jäseniä Uudessa-Seelannissa. Mike on yksi johtavista ohjelmoijistamme ja on työskennellyt kanssamme ajoittain 20 vuoden ajan. Hän on käytännössä perhettä ja on aina työskennellyt etänä.

Kasvatamme tiimiä Victoriassa. Teknologia-ala on muuttunut valtavasti sen jälkeen, kun lähdin vuonna 2001. Täällä on paljon älykkäitä ihmisiä, jotka etsivät kiinnostavia töitä. Victoriaan halutaan muuttaa, mikä auttaa rekrytoinnissa.

Yrityksen alkuvaiheessa suurin haaste on selvittää, sopiiko tuote markkinoille ja ostaako kukaan sitä. Kun ihmiset alkavat ostaa tuotetta, tarvitset ihmisiä auttamaan asiakkaita. Sitten sinun täytyy miettiä, kuinka tuot mukaan henkilön, joka ei tunne yritystäsi, ja auttaa häntä ymmärtämään, miten työskentelette, ratkaisette ongelmia, käsittelette onnistumisia ja juhlistatte niitä.

Kun yritys kasvaa, ihmisiin liittyvä työ vie yhä enemmän aikaa. Perustajilla on usein taipumus ajatella, että he hoitavat henkilöstöasiat myöhemmin, koska jokin muu kiireellinen asia vaatii huomiota. Ymmärrän sen, mutta ihmisiin liittyviä asioita ei voi siirtää myöhemmäksi. Niille täytyy varata aikaa, koska se maksaa itsensä takaisin.

Jos ihmiset ovat tyytyväisiä, onnellisia ja kokevat, että heidän kovaa työtään arvostetaan, yrityksesi menestyy paremmin kuin silloin, kun ihmiset vain suorittavat työnsä.

Tim Reitsma

Tätä tukee myös tutkimus. Kyse ei ole vain kohtuullisesta palkasta ja siitä, että ihmiset tulevat joka päivä töihin. On luotava onnellisia ihmisiä, joilla on tarkoitus ja mahdollisuuksia. Kuinka varmistatte, että ihmiset ovat linjassa yrityksen kanssa ja innostuneita etenemään?

Annabel Youens

Se riippuu myös tiimin koosta. Meillä on viikoittaiset kahdenkeskiset keskustelut esihenkilöiden ja tiimin jäsenten välillä. Niissä tarkistetaan, kuinka ihmisillä menee. Lisäksi teemme neljännesvuosittaisia keskusteluja, jotka liittyvät vuosittaisiin arviointeihin.

Joskus tuntuu, että joka viikko kalenterissa on uusi arviointi. Se voi tuntua paperityöltä, mutta järjestelmän käyttöönoton jälkeen olen nähnyt sen hyödyt.

Neljännesvuosittaisissa arvioinneissa määrittelemme jokaiselle tiimin jäsenelle keskeiset tavoitteet ja niiden yhteyden yrityksen yleisiin tavoitteisiin. Näin voin kolmen kuukauden välein tarkistaa, että jokainen ymmärtää, kuinka hänen työnsä liittyy strategiaamme.

Meillä ei ole omaa henkilöstöhallinnon ammattilaista, mutta käytän ulkopuolista henkilöstöhallinnon asiantuntijaa, kun tarvitsen apua. Meillä ei ole perinteistä toimintaperiaate- ja menettelyohjekirjaa, vaan kirja nimeltä ”Mitä teemme ja miten teemme sen”. Se on kirjoitettu selkeällä kielellä ja kertoo esimerkiksi lomista sekä siitä, että annamme kaikille joulun ja uudenvuoden välisen ajan vapaaksi.

Henkilöstöhallinnon asiakirjojen ei tarvitse olla tylsiä. Teen niistä osallistavia ja kutsun asiantuntijoita mukaan tarvittaessa. He auttavat varmistamaan, että käytäntömme ovat maakunnallisten ja liittovaltion sääntöjen mukaisia.

Monet perustajat etsivät tässä vaiheessa verkostoistaan ihmisiä, jotka voivat auttaa, ennen kuin yrityksellä on varaa palkata oma henkilöstöhallinnon ammattilainen.

Tim Reitsma

Pienyrityksen ei välttämättä tarvitse palkata omaa henkilöstöhallinnon työntekijää. Konsultin käyttäminen voi kuitenkin auttaa strategioiden, käsikirjojen, käytäntöjen ja prosessien rakentamisessa. Konsultin kannattaa olla linjassa organisaation vision ja arvojen kanssa, jotta sisältö voidaan kirjoittaa organisaation omalla kielellä eikä juridisella jargonilla.

Annabel Youens

Meillä kaikki perustuu malleihin. Tiimin jäsenet täyttävät joka viikko kahdenkeskisen keskustelun mallin. Myös strategiamme on tiivistetty neljään diaan. Suunnitelman ei tarvitse olla valtava ja monimutkainen. On parempi saada jotakin kirjattua ja pyrkiä johonkin kuin käyttää paljon aikaa suunnitelmaan, jota kukaan ei lue.

Minulla on taipumus suunnitella loputtomasti toteuttamatta suunnitelmaa. Lyhyt ja yksinkertainen suunnitelma auttaa minua keskittymään tekemiseen.

Tim Reitsma

Mitä olet oppinut ihmisten johtamisesta yrityksen kasvun ja muuttojen aikana?

Annabel Youens

Suurin oppini on, etten enää usko erilliseen työn ja muun elämän tasapainoon. Kun tiimin jäsen tulee töihin, hän on ensisijaisesti ihminen. Hän tuo mukanaan kaiken elämässään tapahtuvan: ehkä hän unohti viedä kierrätykset ulos tai perheenjäsenellä on vaikeuksia.

Ihmiset tuovat nämä asiat mukanaan, ja niin pitääkin. Ne tekevät ihmisistä ainutlaatuisia ja auttavat heitä löytämään loistavia ratkaisuja. Näin organisaatiokulttuuri syntyy.

Esihenkilön tehtäväni on auttaa ihmisiä onnistumaan. Haluan auttaa heitä kehittämään taitoja, joissa he haluavat tulla hyviksi. Kun he siirtyvät uransa seuraavaan vaiheeseen tai perustavat oman yrityksen, toivon heidän voivan ajatella, että Appreciation Engine auttoi heitä ymmärtämään, missä he ovat hyviä ja mistä he eivät pidä.

Kun keskityt ihmiseen ja autat häntä onnistumaan, myös yrityksesi menestyy. Samalla rakennat miellyttävän työpaikan.

Tim Reitsma

Arvostan tuota näkökulmaa. Johtamisessa unohdetaan helposti ihmisyys. Rakennamme kasvusuunnitelmien, palkitsemisen ja suoritusarviointien malleja, mutta olemme kaikki ihmisiä. Johtajien tehtävä on olla yhteydessä ihmisiin, innostaa heitä ja auttaa heitä kasvamaan.

Annabel Youens

Juuri niin. Lämpötila on tärkeämpi kuin tylsä malli.

Tim Reitsma

Kieli on tässä erittäin tärkeää. Miten puhutte yrityksessänne kulttuurista ja malleista?

Annabel Youens

Kieli on minulle todella tärkeää. Kaikissa malleissamme käytämme sellaista kieltä, jota haluamme tiimin jäsenten käyttävän. Se auttaa rakentamaan yhteistä kulttuuria.

Rakastan ihmisten kanssa työskentelyä ja heidän onnistumisensa, haasteidensa ja epäonnistumistensa näkemistä. Epäonnistuminen on hyväksyttävää, kunhan opimme siitä ja päätämme, mitä teemme seuraavaksi.

Kun vertaan aikaa, jolloin Jeff ja minä työskentelimme kahdestaan, nykyhetkeen, jolloin meillä on tiimi ympärillämme, olen ihmisenä ja yrityksen omistajana menestyneempi. On hienoa työskennellä joka päivä hyvien ihmisten kanssa.

Tim Reitsma

Se on totta. Jos emme nauti työskentelystä ihmisten kanssa, on aika pysähtyä pohtimaan tilannetta ja mahdollisia muutoksia.

Annabel Youens

Ehdottomasti.

Tim Reitsma

Annabel, kiitos, että tulit mukaan ja jaoit kokemuksesi yrittäjänä sekä ajatuksesi ihmisten johtamisesta. Keskustelu on ollut inspiroiva, ja uskon kuulijoidemme kokevan samoin. Appreciation Enginen löytää osoitteesta get.theappreciationengine.com.

Annabel Youens

Kiitos paljon. Tämä oli todella hauskaa. Rakastan keskusteluja ihmisistä ja kaikista ihanista, hulluista asioista, jotka liittyvät ihmisyyteen.

Tim Reitsma

Kiitos keskustelusta. Voisimme varmasti jatkaa vielä kuusi tuntia, sillä mieleeni tuli nyt kuuden tunnin verran jatkokysymyksiä. Säästetään ne tuleviin podcasteihin.

Annabel Youens

Kuulostaa hyvältä. Kiitos, Tim.

Tim Reitsma

Kiitos ja pidä huolta itsestäsi.

Annabel Youens

Hei hei.