Näin luot lämpimän ja vastaanottavaisen työpaikkakulttuurin organisaatioosi

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä ohjelmisto ei ole sataprosenttisen tarkka.

Maggie Smith: Luulen, että kyse on myös odotusten asettamisesta ja niiden viestimisestä esihenkilöille. Tiedäthän, hiljattain toimitusjohtajani sanoi minulle: "En usko, että se ja se pitää kahdenkeskisiä keskusteluja työntekijöidensä kanssa." Vastasin: "Mutta olemmeko koskaan kertoneet heille, että sitä odotetaan?" Kyse on siis siitä, että pysähdytään hetkeksi ja jaetaan: "Tällaiset ovat täällä johtamisen periaatteet."

Tim Reitsma: Tervetuloa People Managing People -podcastiin. Tehtävämme on rakentaa parempaa työelämää ja auttaa sinua luomaan onnellisia, terveitä ja tuottavia työpaikkoja. Olen juontajasi Tim Reitsma!

On tähän mennessä melko selvää, että kun luomme lämpimiä, vastaanottavaisia ja osallistavia ympäristöjä, ihmisemme kukoistavat. Tänään keskustelen Maggien kanssa. Hän on kokenut henkilöstöhallinnon ammattilainen ja johtaa Traliantin tiimiä. Traliant on verkko-oppimisalusta, joka muuttaa vaatimustenmukaisuuskoulutuksen tylsästä loistavaksi.

Jos etsit selkeitä ja käytännöllisiä näkemyksiä siitä, miten rakentaa kutsuva ja vastaanottavainen kulttuuri, jossa ihmiset ovat innostuneita yrityksestänne, kuuntele, mitä Maggie ja hänen tiiminsä ovat tehneet. Ennakkoperehdytyksen puheluista virtuaalisiin kahvihuonekeskusteluihin he ovat rakentaneet upean etäkulttuurin. Pysy siis kuulolla!

Maggie, on hienoa saada sinut podcastiin. Kun puhuimme ennen nauhoituksen alkamista, kiinnostuin todella paljon organisaatiosta, johon kuulut. Olet tämän yrityksen ensimmäinen henkilöstöhallinnon johtaja, yritys toimii täysin etänä, ja keskustelemme vastaanottavista työpaikkakulttuureista sekä lämpimän ja vastaanottavaisen työpaikkakulttuurin luomisesta.

Mutta ennen kuin menemme siihen, esittelisitkö itsesi ja yrityksen, jossa työskentelet, sekä sen, mikä on sinulle juuri nyt tärkeintä?

Maggie Smith: Toki. Nimeni on Maggie. On hienoa olla täällä kanssasi, Tim, ja mukava tavata sinut. Olen Traliantin henkilöstöhallinnon varatoimitusjohtaja. Liityin yritykseen huhtikuussa 2021, ja mukanani tuli – tätä on hieman surullista myöntää – yli 22 vuoden kokemus henkilöstöhallinnosta. Pystyn hyödyntämään sitä kaikkea täällä Traliantilla, mikä on hienoa.

Tim Reitsma: Se on mahtavaa. Sanoit, että yritys on ollut olemassa vuodesta 2016 ja että ensimmäinen henkilöstöhallinnon ammattilainen tuli mukaan vasta hiljattain, vuosia myöhemmin.

Millaista oli tulla ensimmäiseksi henkilöstöhallinnon johtajaksi vakiintuneeseen yritykseen?

Maggie Smith: Se oli hienoa, todella hyvä kokemus. Luulen, että työntekijät olivat valmiita siihen. Myös organisaation perustajat olivat tehneet erinomaista työtä hyvän kulttuurin rakentamisessa.

Hyvä uutinen oli, että kun tulin tänne, kulttuuri ei ollut ongelma. Se ei ollut asia, joka minun olisi pitänyt korjata. Se on hienoa, koska kulttuurin korjaaminen on paljon vaikeampaa kuin esimerkiksi heikkojen etujen, puuttuvien käytäntöjen tai epäselvien asioiden korjaaminen. Ajattelin siis, että tämä on todella toteutettavissa eikä vie kovin kauan – tarvitaan vain aikaa ja rahaa.

Kokemus on ollut tähän asti todella hauska.

Tim Reitsma: Miten kuvailisit Traliantin kulttuuria?

Maggie Smith: Tiedätkö mitä? Meistä ei oikeastaan tunnu täysin etänä toimivalta yritykseltä. Työntekijöitä on tällä hetkellä muistaakseni 31 eri osavaltiossa. Lisäksi meillä on muutama työntekijä Kanadassa. Olemme todella yhteistyökykyinen ja toisiaan auttava ihmisryhmä.

Ihmiset ovat todella mukavia ja sitoutuneita. Kun tulin tänne, yksi olemassa ollut asia oli työntekijöiden sitoutumiskomitea. Se on tietenkin muuttunut ja kehittynyt henkilöstöhallinnon liittymisen myötä, ja sitä on laajennettu. On hienoa, että niin monet ihmiset ovat intohimoisia tekemään Traliantista paremman paikan. He tekevät sitä osallistumalla sitoutumiskomiteaan ja monimuotoisuutta, yhdenvertaisuutta ja osallisuutta käsittelevään komiteaamme.

Meitä on yhteensä 130 – nyt 135 – eikä yritys tunnu niin suurelta. Koen tuntevani kaikki täällä.

Tim Reitsma: Vau. Täysin etänä, tunnet kaikki organisaatiossa, ja kuulostaa siltä, että työntekijät ovat sitoutuneita eivätkä vain liiketoiminnan tarkoitukseen vaan myös kulttuuriin.

Tämä johdattaa meidät aiheeseemme. Olen todella kiinnostunut siitä. Tämän jakson otsikko käsittelee lämpimän ja vastaanottavaisen työpaikkakulttuurin luomista. Kun tuot ihmisiä organisaatioon, haluat heidän kokevan olonsa lämpimäksi ja tervetulleeksi. Mutta miten se tehdään? Haluaisin määritellä, mitä se edes tarkoittaa.

Maggie Smith: Pidän tuosta kysymyksestä. Meillä se alkaa rekrytointiprosessista. Haluamme, että prosessi on helppo eikä sellainen, jossa hakijan pitää syöttää ansioluettelonsa uudelleen alusta alkaen. Emme halua, että ihmiset luovuttavat kesken hakemisen ja sanovat: "Huh, tämä oli liian vaikeaa. Unohtakaa." Olemme käyttäneet paljon aikaa prosessin parantamiseen, siihen että vastaamme ihmisille ja kerromme heille heidän tilanteensa.

Nykyään se ei ole vaikeaa, koska prosessin voi automatisoida melko helposti. Kun toivotamme ihmiset tervetulleiksi organisaatioomme, olemme myös aloittaneet kummiohjelman. Koska toimimme etänä, emme voi tervehtiä uutta työntekijää aulassa ensimmäisenä päivänä ja esitellä hänelle paikkoja.

Jokaiselle uudelle työntekijälle nimetään kummi toisesta osastosta. Näin hän tapaa jonkun oman tiiminsä ulkopuolelta, jonkun jonka kanssa hän ei tavallisesti työskentele päivittäin. Määrittelemme yhdessä, miltä tämä näyttää. He voivat esimerkiksi tavata kahvilla, ja lähetämme heille lahjakortin.

Lahjakortti voi olla myös DoorDashiin. Pitää vain selvittää, missä henkilö asuu ja mitä hänen alueellaan on saatavilla, jotta kokemus olisi mukava. Tällainen on auttanut toivottamaan ihmiset tervetulleiksi ja auttanut heitä pääsemään nopeasti osaksi organisaatiota.

Tim Reitsma: Viimeinen asia, jota ihmiset haluavat uuden organisaation palvelukseen tullessaan, on se, että heidän täytyy olla verkossa jossain kello yhdeksältä mutta heillä ei ole linkkiä tai edes tietokonetta, jolla kirjautua sisään. Tai että he tulevat täysin sokkona.

Maggie Smith: Juuri niin. Yritämme tehdä suunnitelman tätä varten. Tarkistamme myös säännöllisesti uusien työntekijöiden kuulumiset heidän liittyessään.

Käytämme kyselyä ja hyödynnämme ehdottomasti teknologiaa – se on ystävämme. Lähetämme kyselyitä uuden työntekijän matkan eri vaiheissa, jotta asiat eivät pääse venymään liian pitkälle. Näin saamme palautetta.

Tim Reitsma: Palautteen saaminen on erittäin tärkeää. Jos emme kysy, ihmiset eivät usein kerro.

Viimeinen asia, jota haluamme, on se, että hyvät ihmiset ja lahjakkuudet lähtevät organisaatiostamme ja saamme vasta sen jälkeen tietää kaikesta, mitä he olisivat toivoneet meidän johtajina kuulevan.

Maggie Smith: Aivan. Se on hyvä huomio, Tim. Kun liityin Traliantille, organisaatiossa tapahtui heti muutos. Kollegamme Andrew Rawson sanoi: "Pidämme kokouksen ensi viikolla, joten kaikki voisivat lähettää sinulle kysymyksensä etukäteen sähköpostilla." Vastasin: "Andrew, se ei tule toimimaan, koska olen ollut täällä vasta kaksi minuuttia. Ihmiset eivät tunne minua, eikä meillä vielä ole suhdetta."

Otimme heti käyttöön anonyymin verkkopalautelaatikon. Niitä on useita, joita voi kokeilla. Käytän Suggestion Ox -nimistä palvelua. Jos työntekijät menevät suoraan sen verkkosivustolle, he näkevät, että tarkoitamme mitä sanomme. Emme kerro, kuka sanoi mitäkin.

Jos työntekijä jättää sinne palautetta, hän voi antaa sähköpostiosoitteensa. En näe sitä, mutta jos hän antaa sen, voin vastata hänelle alustan kautta. Joskus saamme anonyymin kysymyksen ja lähetämme koko yritykselle sähköpostin: "Saimme tämän kysymyksen. Haluamme käyttää hetken siihen vastaamiseen, koska emme tiedä, kuka sen lähetti."

On tärkeää saada palautetta mutta myös sulkea palautesilmukka eli palata ihmisten luo. Vaikka vastaus olisi ei, sekin on vastaus. Haluamme tehdä sen ihmisten hyväksi.

Tim Reitsma: Tästä nousee mieleeni muutama asia.

Ensinnäkin on hienoa, että sanoit: "Olen ollut täällä kaksi minuuttia. Ihmiset eivät tunne minua." Nykyisen johtoryhmän on käsiteltävä asia yhdessä. Usein henkilöstöhallinnon uusi työntekijä saa heti ongelman ratkaistavakseen. On hyvä asettaa rajat mutta myös rakentaa palautekulttuuria. Palautetta ei pidä vain pyytää, vaan sille pitää myös tehdä jotakin. Muuten se on vain tietoa.

Maggie Smith: Aivan. Muuten ihmiset lakkaavat puhumasta sinulle.

Tim Reitsma: He menevät ystäviensä luo, Glassdoor-palveluun tai muualle verkkoon, minne et halua heidän menevän.

Puhumme lämpimän ja vastaanottavaisen työpaikkakulttuurin luomisesta. Olemme käsitelleet muutamaa asiaa, mutta haluaisin syventyä niihin ja ottaa mukaan osallistavien työpaikkojen aiheen. En usko, että meillä voi olla lämmin ja vastaanottavainen työpaikkakulttuuri ilman osallisuutta.

Mikä tekee kulttuurista osallistavan?

Maggie Smith: Siihen liittyy monia eri osia. Kuvittelen usein, että kaikkia lautasia pitää pitää ilmassa. Kun tulin tänne, ensimmäinen tavoitteeni oli luoda psykologisesti turvallinen ympäristö. Halusimme järjestää esimerkiksi kaupungintalokokouksia, joissa ihmiset voivat esittää kysymyksiä. Sen jälkeen lähetämme kokouksen diat ja vastaamme kysymyksiin.

Odotan yleensä päivän tai kaksi, koska joku saattaa haluta lähettää jotain anonyymisti. Haluamme pystyä vastaamaan siihen.

Osallisuus alkaa meillä myös siitä, että avoimen tehtävän kohdalla tavoitamme laajan joukon ihmisiä ja varmistamme, että eri ryhmät tietävät Traliantin mahdollisuuksista. Aloimme hiljattain lisätä ilmoituksiin tekstin: "Jos et täytä kaikkia tämän tehtävän vaatimuksia, hae silti. Haluamme kuulla sinusta."

Annamme ihmisille myös mahdollisuuksia osallistua ja olla aktiivisia. Meillä on työntekijöiden sitoutumisryhmä sekä monimuotoisuutta, yhdenvertaisuutta ja osallisuutta käsittelevä komitea. Muistutamme aina ihmisiä näistä mahdollisuuksista ja haluamme kuulla heidän palautettaan.

Tim Reitsma: Pidän siitä, että teitte siitä tietoisen valinnan. Ei vain työpaikkailmoituksissa, vaan myös siinä, miten organisaation sisällä voi osallistua.

Hieman kyyninen kysymys: olen kuullut organisaatioista, joissa on työntekijäkomiteoita tai työntekijöiden verkostoja, mutta työntekijät eivät saa esihenkilöiltään tukea osallistumiseen. Heille sanotaan esimerkiksi, että jos tähän menee tunti viikossa, heidän on tehtävä työaika jossain muualla.

Oletko törmännyt tähän Traliantilla tai muualla? Johtajat saattavat kuunnella tätä ja ajatella, että heidän ihmistensä pitää työskennellä projekteissa eikä yrityksen yhteisissä aloitteissa.

Maggie Smith: Onneksi en ole törmännyt siihen Traliantilla. Ennen Traliantille liittymistä työskentelin vuosia terveydenhuollossa ja myös ohjelmistoyrityksessä, ja kuulin tätä paljon. Työntekijöiden piti ymmärrettävästi olla työpaikalla huolehtimassa ihmisistä.

Haastan ihmiset ajattelemaan luovasti. Terveydenhuollossa voisimme budjetoida ylimääräisen tunnin, jotta ihmiset voivat osallistua tapahtumiin. Joskus se tarkoitti kokouksen järjestämistä kello kuudelta aamulla ennen kello seitsemän vuoroa, jotta myös yövuorolaiset ja aikaiset vuorolaiset pääsivät mukaan.

Tim Reitsma: Olen täysin samaa mieltä. Ihmiset haluavat muutakin kuin työpaikan, jonne mennään. He haluavat paikan, jossa voivat osallistua ja tuntea olevansa mukana koko organisaation visiossa ja tehtävässä. Se liittyy suoraan vastaanottavaan työpaikkakulttuuriin. Uusille työntekijöille ei pidä esitellä ryhmiä ja sanoa, että kaikki on ylimääräistä ja palkatonta.

Maggie Smith: Pidän siitä, että nostat tämän esiin. Teen täällä kovasti töitä viestiäkseni ihmisille, että ymmärrän, jos juuri nyt ei ole oikea aika liittyä komiteaan, mutta he voivat osallistua muillakin tavoilla.

Joku sanoi minulle: "Haluan osallistua, mutta olen kiireinen. Minulla on paljon tehtävää työssäni ja lapsi kotona." Hän ei pysty sitoutumaan tunnin kuukausittaiseen kokoukseen. Otamme kuitenkin yhteyttä ihmisiin ja kerromme, mitä teemme, sekä kysymme, haluavatko he osallistua jollakin tavalla.

Tämä edellyttää omien ihmisten tuntemista: mitä taitoja heillä on ja mistä he ovat kiinnostuneita. Jos he sanovat ei, se on täysin hyväksyttävää. Ehkä nyt ei ole oikea aika, mutta mahdollisuutta voi tarjota myöhemmin uudelleen.

Tim Reitsma: On tärkeää tarjota mahdollisuus. Ajoitus ei ehkä ole oikea, mutta mahdollisuus pysyy. Se ei ole tervetulokyltti, joka pitää allekirjoittaa kahden ensimmäisen viikon aikana. Olemme tässä pitkällä aikavälillä, ja mukaan voi liittyä milloin tahansa.

Maggie Smith: Juuri niin. Yksi hieno mahdollisuus on myös se, että työmme muuttuu lähes asynkroniseksi kulttuuriksi. Olemme erittäin joustavia, kunhan työt tulevat tehdyiksi ja määräajat sekä vastuut täyttyvät.

Työntekijä voi aloittaa aikaisin ja sanoa sitten: "Lähden viemään poikani kouluun." Viime viikolla joku sanoi lähtevänsä viemään lastaan harrastukseen. Miksi työn pitäisi tapahtua vain kello yhdeksän ja viiden välillä? Se on vanhentunut ajatus.

Tim Reitsma: Siitä ajattelutavasta on päästävä eroon, erityisesti jos tulee toimistoympäristöstä, jossa ihmiset näkevät sinun lähtevän kello kolmelta. Vaikka menisit hakemaan lapsesi koulusta ja jatkaisit työskentelyä kotona, muut näkevät vain lähtösi.

Palataan työpaikkakulttuuriin. Oletko nähnyt urasi aikana jotain, mikä ei ole toiminut hyvin? Onko esimerkkejä asioista, joita et suosittelisi muiden kokeilevan?

Maggie Smith: En keksi esimerkkiä asiasta, jota ei kannattaisi kokeilla, mutta voin kertoa tilanteista, joissa joku näki vaivaa ja ajattelin: "Vau."

Muistan ajaneeni vuosia sitten moottoritiellä juuri ennen uuden työn aloittamista, kun puhelimeni soi. Vastasin, ja soittaja oli esihenkilöni. Hän sanoi: "Olemme todella innoissamme siitä, että tulet ensi viikolla. Odotamme tapaamistamme." Puhelu kesti ehkä kaksi minuuttia, varmasti alle viisi, mutta ajattelin, että tämä henkilö oli ajatellut minua jo ennen kuin olin edes aloittanut.

Uudelle työntekijälle ei tietenkään tarkoituksella järjestetä huonoa kokemusta. Asiaa pitää kuitenkin priorisoida ja miettiä: miten otan tähän henkilöön yhteyttä ja miten saan hänet tuntemaan olonsa tervetulleeksi?

Viime vuonna meillä aloitti uusi työntekijä. Hän on länsirannikolla ja minä itärannikolla. Kutsuimme hänet pienelle lounaalle, mutta kutsuimme sitä brunssiksi. Lähetin hänelle brunssikorin. Hän asuu saarella, joten DoorDash ei voinut toimittaa sitä hetkessä. Lähetin hänelle brunssin laatikossa. Teimme sen ensimmäisenä päivänä.

Kyse on siitä, että käytetään aikaa ja mietitään, miten henkilö voidaan ottaa mukaan ja saada tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja osaksi organisaatiota. Se alkaa heti alusta.

Tim Reitsma: Brunssi laatikossa – pidän siitä! Yksinkertainen puhelu pari päivää tai viikkoa ennen aloitusta voi tehdä paljon. Myös sähköposti tai tekstiviesti voi olla tapa kutsua joku organisaatioomme ja hänen rakentamalleen uralle.

Miten tätä pidetään yllä? Olen kuullut upeista perehdytyskokemuksista, joiden jälkeen yhteydenpito näyttää loppuvan. Mitä muita rutiineja voisimme käyttää vastaanottavan kulttuurin ylläpitämiseen? Sen ei pidä rajoittua koeajan alkuun, vaan lämpimän vastaanoton pitäisi jatkua koko työsuhteen ajan.

Maggie Smith: Toimitusjohtajamme John on hieno työkaveri, ja tämä on hänellekin tärkeä asia. Alle kahden viikon kuluttua investoimme aikaa ja resursseja myös esihenkilöidemme kouluttamiseen. Kukaan ei tietoisesti pyri olemaan ajattelematon, mutta kaikki eivät tiedä, miten osoittaa huomaavaisuutta.

Minulle kyse on vieraanvaraisesta ajattelutavasta. Traliantille liittyessä henkilöstöhallinto järjestää henkilöstöhallinnon perehdytyksen, jossa kerromme yrityksen periaatteista ja ohjelmista. Kutsumme uudet työntekijät mukaan ja sanomme, että he saattavat olla kiireisiä uuden työn opettelussa, mutta haluamme heidän tietävän, mitä yrityksessä tapahtuu.

Kaupungintalokokoukset ovat myös tärkeitä. Järjestämme niitä yleensä neljän tai kuuden viikon välein. Kerromme, miten yrityksellä menee, ja kysymme, miten ihmisillä itsellään menee.

Jaamme myös hyviä käytäntöjä. Joku kertoi esimerkiksi perustaneensa työntekijöidensä kanssa kirjakerhon. He lukevat parhaillaan kirjaa Atomic Habits ja kokoontuvat keskustelemaan siitä. Kaikkien ei tarvitse ottaa käyttöön kaikkia käytäntöjä, mutta jaettujen ideoiden avulla joku voi ajatella: "Tätä voisin kokeilla."

Tim Reitsma: Haluaisin liittyä tuohon kirjakerhoon. On hienoa, että esihenkilö otti aloitteen, hankki kirjat ja loi mahdollisuuden keskusteluun. Tiimissä voi tapahtua paljon, kun ihmiset lukevat jotain yhdessä turvallisessa tilassa, jossa voi olla samaa tai eri mieltä.

Se vahvistaa psykologista turvallisuutta ja luo vastaanottavaa kulttuuria. Osallisuus kasvaa, kun joku voi sanoa: "En ole samaa mieltä kirjan väitteestä, ja tässä ovat syyni." Silloin asiasta voidaan keskustella.

Maggie Smith: Tässä tapauksessa esihenkilö osti kirjan Amazonista ja lähetti sen työntekijän kotiin. Se oli pokkarina melko pieni kustannus. Suuremmassa kuvassa kirjan lähettäminen on pieni investointi verrattuna siihen, mitä uuden työntekijän korvaaminen maksaisi, jos hän irtisanoutuisi sitoutumattomuuden tai välinpitämättömäksi koetun esihenkilön vuoksi.

Tim Reitsma: Oikein. Muutaman sadan dollarin investointi voi olla pieni. Mutta asioille on oikea ja väärä tapa. Jos ilmoitat torstaina, että kirja pitää hankkia viikonloppuna ja tiistaina pitää olla valmis keskustelemaan koko kirjasta, se ei ole osallistavaa vaan häiritsevää.

Maggie Smith: Aivan. Keskustele työntekijöiden kanssa. Outlookissa voi tehdä kyselyn ja kysyä, mitä he ajattelevat muutamasta kirjavaihtoehdosta. Ota ihmiset mukaan prosessiin.

Lähetän täällä paljon pieniä kyselyitä saadakseni ihmisten mielipiteitä. Mielenterveys on ollut uutisissa ja keskusteluissa tärkeä aihe jo vuosia. Halusimme löytää työntekijöillemme paremman ja kattavan mielenterveyden tuen. Keskustelimme toimitusjohtajan kanssa ja nauroimme sitten ajatukselle, että ehkä olemme yrityksen ainoat kaksi ihmistä, joita asia kiinnostaa.

Lähetimme kyselyn ja kerroimme, että sen täyttämiseen menee kaksi minuuttia ja että haluamme tehdä oikean investoinnin ohjelmaan, jota ihmiset todella käyttävät ja josta on heille hyötyä. Kuuntelimme palautetta ja kerroimme, mitä teemme.

Tim Reitsma: Uutisissa puhutaan paljon irtisanomisista. Vuosi 2022 – ja ehkä 2023 – on täynnä niitä. Jotkin organisaatiot yrittävät toimia myötätuntoisesti ja empaattisesti, jotkin eivät.

Organisaatiot eivät aina välitä lämpimästä ja vastaanottavasta kulttuurista. Oletteko johtoryhmässä puhuneet siitä, mitä kulttuuri teille tarkoittaa? Teidän tapauksessanne siihen kuuluvat lahjakorit, kirjat ja kaupungintalokokoukset, mutta joissakin kulttuureissa viesti voi olla: "Ole kiitollinen, että sait työpaikan."

Maggie Smith: Pidän tästä kysymyksestä. Keskustelemme täällä paljon siitä ja varmistamme, että tieto kulkee organisaatiossa alaspäin. Olen onnekas, koska toimitusjohtajamme välittää aidosti työntekijöistä. Kaikilla henkilöstöhallinnon ammattilaisilla ei ole yhtä hyvä tilanne. Jos johtaja ei välitä, hänen mielensä muuttaminen voi olla vaikeaa.

Kyse on myös odotusten asettamisesta ja niiden viestimisestä esihenkilöille. Toimitusjohtajani sanoi hiljattain, ettei usko jonkun pitävän kahdenkeskisiä keskusteluja työntekijöidensä kanssa. Kysyin, olemmeko koskaan kertoneet, että sitä odotetaan.

Siksi pitää pysähtyä ja kertoa, millaiset johtamisen periaatteet meillä ovat, sekä viestiä niistä toistuvasti. Niiden pitää pysyä kaikkien mielessä.

Tim Reitsma: Mieleeni tulee sana tarkoituksellisuus.

Puhumme työpaikkakulttuurin määrittelemisestä, sen omistamisesta ja tietoisesta rakentamisesta. Jos kulttuurinne on, että joukko ihmisiä työskentelee vain palkkansa vuoksi eikä välitä, ottakaa se omaksenne. Älkää yrittäkö esittää sitä joksikin muuksi.

Teidän organisaatiossanne asia ei kuitenkaan ole niin. Olette tietoisesti päättäneet luoda lämpimän ja vastaanottavan kulttuurin, joka keskittyy osallisuuteen ja monimuotoisuuteen, yhdenvertaisuuteen ja osallisuuteen. Jos johtoryhmä tai henkilöstöhallinto ei tee sitä, tiimin johtaja voi silti olla tarkoituksellinen oman tiiminsä kulttuurin suhteen. Luo lämmin ja vastaanottava kulttuuri – sellainen, johon itse haluaisit tulla.

Kuulostaako tämä järkevältä?

Maggie Smith: Ehdottomasti. Teemme kovasti töitä sen eteen. Toimitusjohtajamme liittyi organisaatioon pian minun jälkeeni, kesäkuussa 2021. Hän kunnioittaa ihmisten vapaa-aikaa, iltoja, viikonloppuja, lomia ja pyhäpäiviä.

Sanoin kerran, etten tiedä, ymmärtävätkö kaikki tämän. Hän vastasi, että se oli hyvä huomio, ja lähetti koko yritykselle sähköpostin, jossa kertoi odotuksistaan. Jos joku haluaa työskennellä viikonloppuna, se on hänen päätöksensä, mutta hän voi käyttää ajastettua lähetystä, jotta viesti lähtee maanantaiaamuna eikä häiritse muiden viikonloppua.

Meidän pitää ajatella nämä asiat loppuun asti. Emme pelasta ihmishenkiä – mikään ei ole niin kiireellistä, että viesti pitäisi lähettää viikonloppuna tai yöllä.

Tim Reitsma: Pidän tuosta.

Maggie, kun päätämme keskustelumme, joku kuuntelee ehkä työmatkalla, julkisessa liikenteessä, matkalla kotiin tai työpäivän tauolla. Mikä on yksi asia, jonka hän voi tehdä lämpimän ja vastaanottavan kulttuurin luomiseksi?

Maggie Smith: Niitä tulee mieleen monia, mutta koska pyysit yhtä, rajaan sen yhteen. Tutustu ihmisiisi. Kun palkkaat heidät ja otat heidät mukaan, kysy, mikä heille on tärkeää työn ulkopuolella.

Yritän tavata jokaisen uuden työntekijän. Tällä viikolla joku aloitti, joten kävin perehdytyksessä esittelemässä itseni. Yritän muistaa jokaisesta yhden asian. Se ei ole vaikeaa. Tutustuin viime vuonna henkilöön, jolla oli oransseja kissoja, ja minullakin on iso oranssi kissa. Hän lähetti minulle kuvia kissastaan ja minä omastani.

Tärkeintä on siis tutustua ihmisiin ja osoittaa, että välität aidosti heistä ihmisinä.

Toinen asia, jonka teimme Traliantilla, liittyy etätyöhön. Käytämme Teamsia ja perustimme virtuaalisen taukohuoneen. Järjestimme virtuaalisen Halloween-tapahtuman, ja huomasin, että ihmiset jakoivat vielä muutaman päivän ajan kuvia lastensa juhla-asuista. Olin surullinen, kun keskustelu loppui, joten päätimme käynnistää virtuaalisen taukohuoneen.

Koska se on uusi, ihmisten mukaan saamiseen on oltava tarkoituksellinen. Tänään menin sinne ja sanoin: "Juon kahvini täällä virtuaalisessa taukohuoneessa kanssanne. Koska täällä ei ole taidetta, jakakaa kuva kotona tai toimistossa olevasta taideteoksesta." Olin ensimmäinen ja latasin kuvan Teamsiin. Siitä tuli päivän keskustelu.

Huomenna Yhdysvalloissa on veteraanipäivä, joten järjestämme taukohuoneessa tietokilpailun. Ensimmäinen oikean vastauksen antaja saa 10 dollarin Starbucks-lahjakortin. Toivoisin olevani Kanadassa, jotta voisin antaa 20 dollaria Tim Hortonsiin.

Tällaiset asiat auttavat ihmisiä tutustumaan toisiinsa henkilökohtaisesti ja olemaan tekemisissä myös oman tiimin ulkopuolisten ihmisten kanssa. Joku sanoi minulle jo, että hän asuu lähellä paikkaa, josta taideteokseni oli peräisin. Ihmiset oppivat toisistaan asioita, joita he eivät normaalisti oppisi.

Tim Reitsma: Pidän näistä ehdotuksista. Ensimmäinen on universaali: tutustu ihmisiisi. Henkilöstöhallintoon ei voi vain luottaa ja pyytää sitä välittämään muistiinpanot. Varaa aika, tapaa ihmiset virtuaalisesti tai kasvokkain äläkä puhu työstä. Puhu asioista, jotka ovat tärkeitä työn ulkopuolella.

Pidän myös virtuaalisesta taukohuoneesta ja siitä, että sitä käytetään tarkoituksellisesti. Se on edullinen ja yksinkertainen tapa tuoda ihmiset yhteen, jakaa jotain nopeasti ja jatkaa sitten päivää. Se ei häiritse eikä vie paljon aikaa, mutta lisää yhteyttä.

Maggie Smith: Meillä on myös hyvä työntekijöiden tukiohjelma. Ohjelma on kattava, joten järjestimme sen kautta live-koulutuksen. Tällä viikolla he pitivät esityksen lomakauden hyvinvoinnista ja siitä, miten tulevan juhlakauden stressiä voi hallita. He antoivat osallistujille materiaalin. Emme pakota ketään mukaan, mutta luomme tarkoituksella mahdollisuuden osallistua.

Tim Reitsma: Pidän siitä.

Maggie, kanssasi on ollut ilo keskustella. Olet jakanut myös artikkelin verkkosivustollamme ja osallistunut Build A Better World of Work -haastattelusarjaan. Kiitos siitä.

Jos kuuntelijat haluavat tietää sinusta enemmän tai kysyä, miten olette tietoisesti suunnitelleet kulttuurinne, miten he voivat tavoittaa sinut?

Maggie Smith: LinkedInissä. Olen siellä nimellä Maggie Smith. Meitä on todennäköisesti muutama tuhat, mutta olen Richmondissa Virginiassa, mikä helpottaa etsintää. Minut tavoittaa myös osoitteesta maggie.smith@traliant.com.

Tim Reitsma: Hienoa. Lisäämme linkit myös ohjelman muistiinpanoihin. Jos sinulla on kysymyksiä tai olet kiinnostunut ohjelmista, joista puhuimme, ja haluat rakentaa lämpimän ja vastaanottavan työpaikkakulttuurin osallisuuden, yhteyden ja tarkoituksellisuuden pohjalta, löydät linkit osoitteesta peoplemanagingpeople.com.

Kiitos vielä kerran, Maggie, että tulit mukaan.

Kuuntelijat, arvostan aina palautettanne. Lähettäkää minulle sähköpostia osoitteeseen Tim@peoplemanagingpeople.com. Otamme mielellämme vastaan myös tulevien jaksojen aihe-ehdotuksia. Muistathan tykätä podcastistamme ja tilata sen.

Maggie, mukavaa loppupäivää. Myös kaikille kuuntelijoille oikein hyvää loppupäivää.