Kuinka ylläpitää hakijakokemusta nopean kasvun aikana
Erinomaisen hakijakokemuksen luominen on ratkaisevan tärkeää, jos haluat palkata tehtäviisi oikeat ihmiset. Vaikka rekrytointiprosessi on organisaatiossa innostavaa aikaa, siihen liittyy myös haasteita, ja huonot hakijakokemukset voivat päästä valloilleen.
Useimmat, joiden tehtävänä on tuoda uusia työntekijöitä nopeasti organisaatioon, alkavat puhua automaatiosta ja hakijoiden markkinoinnista suuressa mittakaavassa. Saatat kuitenkin huomata, että hakijapalautteesi pisteet joko kyselyissäsi tai Glassdoorissa laskevat tämän seurauksena.
Tämä johtuu siitä, että vallitsee väärinkäsitys, jonka mukaan hyvä hakijakokemus ja nopea rekrytointi suuressa mittakaavassa sulkevat toisensa pois. FAANG-yrityksessä työskentelyni aikana kuitenkin kaksinkertaistin EMEA-alueen henkilöstömäärän ja samalla kaksinkertaistin hakijapalautteemme pisteet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on hakijakokemus?
Hakijakokemus tarkoittaa kokemusta, joka hakijoille muodostuu heidän käydessään läpi rekrytointiprosessiasi.
Siihen vaikuttavat esimerkiksi viestintä, prosessin kesto ja vaikeus, haastattelujen laatu sekä prosessin yleinen tehokkuus.
Miksi hakijakokemus on tärkeä?
Panostaminen myönteisen hakijakokemuksen luomiseen tuottaa monia hyötyjä, kuten:
- Onnistuneempia rekrytointeja
- Laadukkaampia hakijoita
- Parempia rekrytointipäätöksiä
- Säästettyä aikaa ja sisäisiä resursseja
- Vahvemman työnantajabrändin.
Se voi vaikuttaa jopa työntekijöiden sitoutumiseen ja pysyvyyteen, sillä työntekijäsi todennäköisesti kiinnittävät huomiota siihen, miten kohtelet hakijoita – jotkut heistä saattavat olla omia suosittelijoitasi!
Miten luoda erinomainen hakijakokemus
Tässä ovat strategiani kasvun ja hakijakokemuksen tasapainottamiseen, jotta yrityksellesi ei muodostu mainetta, jossa kohtelet hakijoita kuin arpalippuina lottokoneessa.
Alla olevia asioita tarkasteltaessa on tärkeää ajatella kaikkia kohtaamispisteitä, joita sinulla tulee olemaan, ja sitä, miten voit hyödyntää niitä parhaalla mahdollisella tavalla yrityksesi ja hakijoiden välisten suhteiden edistämiseen.
Luo selkeä osaamissuunnitelma
Se vaikuttaa perustavanlaatuiselta ja ehkä vähemmän suoraan asiaan liittyvältä, mutta hyvän osaamissuunnitelman laatiminen joko neljänneksen tai vuoden alussa tai jopa rahoituskierroksen jälkeen on ratkaisevan tärkeää.
Tapaa kaikki liiketoimintajohtajasi ja varmista, että sovit ajan keskustellaksesi heidän tiiminsä tilanteesta ja siitä, miten liiketoiminnan tavoitteet vaikuttavat tarvittaviin resursseihin.
Kokouksissani käsittelen aina seuraavia kohtia:
Nykyinen osaaminen ja resurssit
- Mikä on ollut heille helppoa ja mikä on nykyisen tiimin vahvuus?
- Ketkä ovat huippusuoriutujia, onko joku potentiaalinen hakija etenemässä kohti ylennystä ja tarvitsemmeko hänen tilalleen uuden henkilön?
Osaamisvajeet
- Minkä kanssa tiimi on kamppaillut?
- Mihin heidän on palkattava uusia osaajia ja mitä he voivat kehittää tiimin sisällä (tarvittaessa yhteistyössä oppimisesta ja kehityksestä vastaavan tahon kanssa)?
- Kuka suoriutuu heikosti ja pitäisikö meidän alkaa harkita hänen korvaamistaan?
Työpaikkailmoitusten ja jäsenneltyjen haastattelujen paikkansapitävyys riippuu tästä.
Vanhoja työpaikkakuvauksia, ilmoituksia ja haastattelukysymyksiä saattaa usein olla houkuttelevaa käyttää uudelleen, mutta kannustan sinua tarkistamaan ne ja arvioimaan, ovatko ne todella hyödyllisiä näissä rekrytoinneissa.
Säästät myöhemmin paljon aikaa, jos sinun ei tarvitse jatkuvasti muokata työpaikkakuvausta.
Palkkaammeko vastataksemme kasvuun vai luodaksemme kasvua?
Tämä on todella tärkeä ero. Yleensä esimerkiksi tuote-, teknologia- ja tukitiimeissä palkataan vastaamaan kasvuun, kun taas kaupallisten tiimien tehtävänä on luoda kasvua.
Varmista, että keskustelet johdon kanssa, jotta näiden kahden rekrytointityypin välillä säilyy tasapaino (liikevaihtoa tuottavien tehtävien tulisi lähes aina olla etusijalla!).
Mitä tapahtuu, jos emme palkkaa?
Tämä on hyvä lähtökohta kaikille – sekä Talent-tiimille että liiketoiminnalle – jotta he ymmärtävät ja pitävät mielessään, millaisia vaikutuksia sillä olisi. Se auttaa Talent-tiimiä jatkamaan oikeiden henkilöiden etsimistä ja liiketoiminnan johtajaa tekemään päätöksiä.
Roolien välinen priorisointi
Jos avoimia rooleja on useita ja työskentelet monien liiketoimintakumppaneiden kanssa, et pysty täyttämään kaikkia rooleja samanaikaisesti – etenkään, kun roolien määrä alkaa ylittää 30:n ja jokainen niistä vaatii paljon hakijoiden etsimistä.
Kun saat liiketoiminnan johtajan pohtimaan priorisointia heti alussa, sinun on myöhemmin helpompi priorisoida tehtäviä itse ja Talent-tiimissä.
Tämän pitäisi tarkoittaa sitä, että kun olet valmis julkaisemaan roolin, vältät hakijoiden ajan tuhlaamisen siten, että otat heihin yhteyttä ja sitten jäädytät roolin yllättäen tai joudut muokkaamaan roolin sisältöä jatkuvasti prosessin aikana.
Ajanhukka on yksi huonon hakijakokemuksen pääsyistä, ja sitä seuraavat heti turhauttavat haastatteluprosessit.
Jos haluat perehtyä aiheeseen syvemmin, lue artikkelini kestävän rekrytointisuunnitelman laatimisesta.
Tee siitä yhteistyöhanke
Jos joku teistä on työskennellyt Amazonin yrityksessä, tämän kuuleminen saattaa jo kyllästyttää, joten tässä muokattu versio: ”Mitä tarvitaan, jotta pääsemme tavoitteeseen?”
Sinulla pitäisi olla karkea käsitys esimerkiksi palkkausasteista; yrityksessäsi se voi olla vaikkapa 4 hyväksyttyä tarjousta jokaista 5 tarjousta kohden. Jos tiedät yrityksesi tarkan luvun, voit alkaa työskennellä takaperin – suppilon sijaan pyramidin avulla.
Tämä antaa karkean kuvan työn laajuudesta. Sen jälkeen voit alkaa soveltaa sitä haluamaasi projektinhallintatyökaluun – esimerkiksi Kanbania yleiskuvan saamiseen tai Gantt-kaaviota lyhytaikaiseen rekrytointirykäisyyn.
Alla on esimerkki omasta Kanban-taulustani, jossa on vähintään suuntaa-antavat tavoitteet.
Seuraava vaihe on erittäin tärkeä – jaa projektikartta rekrytoivasta esihenkilöstä ja rekrytointitiimistä koostuvan tiimin kanssa!
Tee tästä yhteistyöhanke ja kutsu heidät osallistumaan. Näin voit auttaa heitä ottamaan enemmän vastuuta.
Kaikkien on tiedettävä, mitä kalenterissa on tulossa, ja jos liiketoiminnan tarpeena on skaalautuminen, kaikkien on ehdottomasti priorisoitava rekrytointi. Tämä tarkoittaa myös sitä, että heidän on tiedettävä, kuinka paljon aikaa heidän täytyy käyttää rekrytointiprosessiin.
Riippumatta siitä, kuinka sujuva rekrytointiprosessisi on, se vie paljon aikaa. Kun teet rekrytoinnista yhteistyöhön perustuvaa taakka jakautuu ja kaikkien kokemus paranee.
Varmista, että haastattelut ovat tehokkaita ja mukaansatempaavia
Kun sanon tehokas, älä ajattele heti, että haastatteluprosessia pitäisi kiirehtiä – ei suinkaan!
Jos kuitenkin kasvatat toimintaa nopeasti, joudut ehkä järjestämään paljon haastatteluja, joten käytettävissä olevan ajan hyödyntäminen parhaalla mahdollisella tavalla on ratkaisevan tärkeää.
Tässä on yksinkertainen opas siitä, mitä sinun kannattaa tarkastella varmistaaksesi, että hakijoillasi on myönteinen kokemus.
Vaihe 1: Yhtenäistä haastatteluprosessi.
Tämä auttaa sinua vertailemaan hakijoita nopeasti keskenään ja vähentää joidenkin ennakkoluulojen ilmenemistä.
Vaihe 2: Tarkastele esittämiäsi haastattelukysymyksiä ja niiden esittämisajankohtaa.
Aloita kysymyksistä, jotka antavat sinulle tietoa tähän rooliin olennaisiksi määrittelemistäsi taidoista, ja siirry sitten toivottavampiin taitoihin. Näin etenet pätevistä hakijoista parhaisiin hakijoihin.
Varmista, että kysymykset on suunniteltu hyvin ja että niiden tarkoituksena on selvittää kokemuksen todellinen sisältö. Jos olet epävarma, kysy aina mitä, miten ja miksi.
Kerro ajasta, jolloin sait erityisen haastavan asiakkaan tekemään kaupat. Mikä teki hänestä haastavan? Miten käänsit tilanteen eduksesi? Miksi käytit juuri tätä tapaa/tietoa/strategiaa jonkin toisen sijaan?
Vaihe 3: Arviointien tarkastelu
Varmista, että kaikki arvioinnit soveltuvat tarkoitukseensa ja kyseiseen tehtävään. Niiden tulee olla haastavia, mutta niiden suorittaminen ei saa viedä ehdokkaalta eikä niiden tarkastelu sinulta liikaa aikaa. Et halua ajautua vampyyrirekrytoinnin alueelle.
Jos haluat perehtyä tarkemmin kohdennettuihin ja osallistaviin haastatteluihin, tutustu artikkeliini siitä, miten haastatella jotakuta.
Älä unohda perusasioita
Kun puhutaan tehokkaasta haastattelusta, älä unohda, että ehdokaskokemuksen kannalta haastattelu on kohta, jossa voit todella joko onnistua tai epäonnistua.
Tässä vaiheessa ehdokkaat viettävät kanssasi eniten aikaa, ja vaikka sinulla ei olisi ollut aikaa luoda kaikkialla interaktiivisuutta sisältävää erityisen näyttävää urasivua, miellyttävän haastattelukokemuksen luominen voi korvata sen.
Tämä ei tarkoita, että haastattelun pitäisi olla helppo! Useimmat ehdokkaat itse asiassa pitävät haastatteluista, jotka haastavat heitä ja saavat heidät ajattelemaan omaa asiantuntemusaluettaan, joten edellä annetut tehokasta haastattelua koskevat neuvot pätevät edelleen.
Haluan kuitenkin kiinnittää huomiosi perusasioihin, joiden oikein tekeminen ei todennäköisesti saa aikaan ylistävää kiitosta, mutta joiden tekeminen väärin tuo osakseen ansaittua kritiikkiä.
Muista aina:
- Esittele itsesi ja kerro, mitä teet yrityksessä
- Jos kyseessä on ensimmäinen haastattelu, esittele myös yritys
- Kerro, mitä haluaisit käsitellä tässä haastattelussa
- Vakuuta ehdokkaalle verkossa tai paikan päällä, että hän voi pitää tauon hakeakseen vettä tai käydäkseen vessassa, jos siihen on tarvetta. Olemme kaikki ihmisiä
- Varmista, että olet tutustunut hänen ansioluetteloonsa etukäteen ja että sinulla on häneen liittyviä kysymyksiä
- Varmista, että olet ajoissa paikalla (isäntänä jopa hieman etuajassa)
- Seuraa ajankäyttöä ja varmista, että ehdokkaalle jää aikaa kysymysten esittämiseen
- Hymyile ja ole kiinnostunut vastapäätäsi istuvasta henkilöstä!
Vaikuttaa perustasolta, mutta näen edelleen tilanteita, joissa ihmiset unohtavat useita näistä asioista, ja se näkyy aina.
Edellä mainitut asiat eivät maksa mitään, mutta ne voivat tuoda sinulle paljon ehdokaskokemuspisteitä työnantajien joukossa, jossa monet ohittavat nämä asiat mutta yrittävät korvata sen näyttävillä urasivustoilla.
Ota käyttöön joitakin automaatioita tehokkuuden parantamiseksi
Huomaa sanan "joitakin" käyttö!
Yleinen kaava on, että mitä enemmän työnhakija on käyttänyt aikaa haastatteluihin rekrytoijan kanssa, sitä enemmän sinun tulee käyttää aikaa palautteen, ohjauksen ja huomion antamiseen hänelle.
Kyseessä on vastavuoroinen suhde: hyvän palautteen antaminen ehdokkaille auttaa heitä ja tiimiäsi kehittymään.
Onko monien joukossa 1–2 ehdokasta, jotka käyttävät tätä hyväkseen?
Kyllä, mutta lisäksi on kaikki ne muut, joiden tilanteeseen vaikutit inhimillistämällä joskus hyvin stressaavalta tuntuvan työnhaun.
Moderneissa hakijaseurantajärjestelmissä (ATS) ja rekrytointiohjelmistoissa on monenlaisia automaatioita, joista voit hyödyntää esimerkiksi seuraavia:
- Joukkoviestit/ajastetut sähköpostit—niitä voidaan käyttää hylkäyksiin, ilmoituksiin tai seuraavista vaiheista sopimiseen ehdokkaiden kanssa
- Urasivun hallinta hyvän ensivaikutelman luomiseksi
- Työhakemuksen kysymykset—joidenkin helppojen ”rastiruutuun”-kysymysten esittäminen jo prosessin alussa voi auttaa sujuvoittamaan työnhakuprosessia
- Chatbotit, jotka voivat vastata ehdokkaiden usein esittämiin kysymyksiin
- Ehdokaskokemuskyselyt—ne voidaan automatisoida tiettyihin haastatteluprosessin vaiheisiin (suositukseni on tehdä se lopussa).
Voit esimerkiksi automatisoida yleiset hylkäyssyyt ansioluetteloiden tarkasteluvaiheessa—ehdokas ei ehkä täytä osaamiskriteerejä tai asu oikealla aikavyöhykkeellä. Voit luoda muutaman mallipohjan yleisimpiä syitä varten.
Oikean syyn löytämiseen kuluu ehkä kaksi ylimääräistä sekuntia, ja vaikka pelkona on, että ehdokkaat saattavat puolustautua tai reagoida ja raivota väitetystä kielteisestä ehdokaskokemuksestaan, useimmiten hylätyt ehdokkaat arvostavat sitä, että olet tarkastellut heidän tilannettaan ja reagoinut siihen.
Se kuvastaa yrityskulttuurianne, ja hakijat tietävät myös, hakevatko he tulevia avoimia työpaikkojanne!
Voit myös automatisoida joitakin sähköposteja, kun siirrät potentiaalista hakijaa vaiheesta toiseen ja lähetät seurantaviestejä. Esimerkiksi ensimmäisten vaiheiden aikatauluttamiseen tarkoitetussa sähköpostissa voit käyttää ennalta nauhoitettua videota/Loom-videota (tai jotakin muuta videohaastattelutyökalua), jossa kerrotaan, mitä heidän työnhakumatkansa seuraava vaihe sisältää.
Olen huomannut, että on hyödyllistä luoda visuaalinen esitys siitä, miltä rekrytointiprosessi näyttää hakijoiden näkökulmasta – kuin kartta!
Milloin ei pidä automatisoida
Kuten edellä mainittiin, mitä enemmän aikaa työnhakija käyttää haastatteluihin, sitä vähemmän automatisoituja viestejä hänelle tulisi lähettää.
Heti kun he siirtyvät myöhempiin vaiheisiin, ala soittaa heille ja ole vuorovaikutuksessa heidän kanssaan (tämä voit olla sinä tai rekrytoiva esihenkilö).
Sinun on alettava selvittää, onko uusi työntekijä innostunut tehtävästä. Innostus ei ilmene kaikilla samalla tavalla, joten varmista, että perehdyt syvemmin heidän motivaatioihinsa!
Ole utelias ihmisten ja hakijoiden odotuksista – he saattavat pian olla kollegoitasi! Tämä auttaa myös myöhemmin työtarjouksen vaiheessa.
Tässä on esimerkki prosessista, jota käytän:
Jotkut teistä saattavat jo sanoa: “Tuo on paljon työtä!” Kyllä, sitä se on, mutta skaalautuminen vaatii paljon työtä, eikä kaikkea ihmisten väliseen vuorovaikutukseen liittyvää voi automatisoida.
Ihmiset palkkaavat ihmisiä – eivät yrityksiä, algoritmeja tai Zapieria.
Muista manuaaliset hylkäykset
Jotkut työnhakijat ovat saattaneet käydä läpi seulonnan tai X haastatteluprosessin vaihetta, mutta eivät ole tulleet valituiksi.
Jälleen kerran: mitä enemmän aikaa he ovat käyttäneet yrityksesi kanssa, sitä enemmän huomiota heidän hylkäämisensä vaatii.
Anna hakijoille asianmukaista palautetta
Palaute on erittäin tärkeää kahdesta syystä:
- Se antaa hakijoille jotakin, jota kohti pyrkiä
- Se tekee rekrytoivista esihenkilöistä ja rekrytointitiimeistä vastuullisia siitä, miksi he hylkäävät hakijoita. Tämä tarkoittaa, ettei enää voida sanoa vain, että “hakija ei sovi yrityskulttuuriin” selittämättä miksi. Joskus vastaukset “miksi”-kysymykseen eivät ole kovin hyviä, joten rekrytoinnin on perehdyttävä asiaan syvemmin. Toivon, ettet löydä mitään ikävää, mutta se on täysin mahdollista!
EMEA-alueella GDPR:n ohjaamien DSAR-pyyntöjen yleistymisen myötä palautetta ei enää voida evätä, joten hakijat voivat pyytää kaikki tietonsa, mukaan lukien lomakkeensa ja arviointilomakkeensa.
Varmista, että rekrytointitiimit tietävät tämän, jotta he todella pohtivat, miksi he vievät jonkun eteenpäin tai hylkäävät hänet. Pyydä heitä esittämään asia liiketoimintaperusteluna.
Edes Amazon ei voi enää sanoa, ettei se anna palautetta – tiedän tämän, koska käsittelin siellä DSAR-pyyntöjä!
Tarkastele hakijapalautetta ja arviointilomakkeita säännöllisesti
Tarkastele haastattelupaneelin arviointilomakkeita säännöllisesti varmistaaksesi, että ne ovat asianmukaisia!
Esitettäviä kysymyksiä:
- Esitetäänkö niissä asianmukaiset liiketoimintaperustelut?
- Onko esitetyistä kysymyksistä ja annetuista vastauksista selkeä kirjaus?
- Onko yksityiskohtia riittävästi?
- Vastaako lopullinen johtopäätös kokonaispalautetta, vai onko arvioinnissa jossakin kohtaa puolueellisuutta?
Kaikki tämä antaa sinulle käsityksen siitä, missä sinun on ehkä puututtava asiaan ja korjattava sellaisten haastattelijoiden toimintaa, jotka eivät esitä hakijoille yhdenvertaisia kysymyksiä tai tarjoa hyvää kokemusta.
Kolmen lauseen arviointilomake 45 minuutin haastattelusta saa minut epäilemään, kuunteliko joku haastattelussa lainkaan!
Voit hallita monia prosessin osa-alueita, mutta vuorovaikutus haastattelun aikana muodostaa suurimman osan hakijakokemuksesta. Sinun on seurattava tilannetta ja puututtava asiaan, kun huomaat, etteivät standardit täyty.
Kun keskustelet ehdokkaan kanssa haastattelujen jälkeen tai viimeisessä vaiheessa, kysy, millaisena hän on kokenut haastattelukokemuksensa tähän asti.
Bonusvinkit
Muista, että ihmiset jättävät todennäköisemmin negatiivisen kuin positiivisen arvion. Varmista, että yhä harvemmille ihmisille jää todella kielteinen kokemus, ja pidä palautetta jatkuvasti silmällä.
Jääkö yksi tai kaksi ehdokasta pois prosessin aikana?
Ehkä — mikään prosessi ei ole täydellinen — mutta et halua tulla tunnetuksi yrityksenä, joka ei koskaan palaa asiaan, priorisoi vain prosessin läpi eteneviä ehdokkaita ja jättää muut täysin vaille yhteydenottoa.
Muutama bonusvinkki:
- Pidä vähemmän kokouksia: Jos olet noudattanut yllä olevia ohjeita ja lahjakkuus, rekrytoiva esihenkilö ja rekrytointitiimi ovat samalla sivulla, pidä vähemmän kokouksia. Jos samalla rekrytoivalla esihenkilöllä on enemmän kuin 4 tehtävää, ehkä 2 kokousta viikossa on tarpeen, mutta muussa tapauksessa pidä kokouksia vain yksi.
- Älä säästele suunnittelussa. Käytä suunnitteluun 10 % enemmän aikaa kuin arvelet tarvitsevasi.
- Soita henkilölle. Tiedän, että ajattelet olevasi erittäin kiireinen eikä sinulla ole aikaa, mutta jos puhelu kestää 3 minuuttia (esimerkiksi hylkäysilmoitus tai jokin muu), soita silti. Kun pääset vauhtiin, ehdit soittaa todella monta puhelua puolessa tunnissa!
- Seuraa rekrytointimittareita ja tietoja. Käytä yhtä projektinhallintataulua, esimerkiksi Kanbania, totuuden lähteenä sille, saavutatko virstanpylväät ajallaan. Jos et saavuta niitä, ilmoita ongelmasta mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään ja valmistaudu pyytämään apua tiimiltäsi tai rekrytoivilta esihenkilöiltä (pyydä heitäkin etsimään ehdokkaita!).
Muista, että paremman ehdokaskokemuksen luominen, myös nopean kasvun aikana, ei tarkoita hätiköityjen päätösten tekemistä tai helppojen haastattelujen järjestämistä. Se tarkoittaa sujuvaa rekrytointiprosessia ja tarkoituksellisia haastatteluja.
Liity keskusteluun
Onnea kasvun edistämiseen, ja harkitse joidenkin rekrytoinnin automaatiotyökalujen käyttöä, jos tarvitset apua tällä alueella.
Jos sinulla on kysymyksiä tai näkemyksiä jaettavaksi, löydät minut People Managing People -yhteisöstä — kyseessä on kannustava HR- ja yritysjohtajien yhteisö, jossa jaetaan tietoa ja ideoita, jotta voit edetä urallasi ja saada aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.
