Rekrytointisuppilo: täydellinen opas

Jos ajattelet rekrytointia myyntinä, jossa tuotteena on organisaatiosi työtehtävä, se muistuttaa hyvin paljon markkinointitiimien käyttämää markkinointisuppiloa.

Miksi rekrytointisuppilo on tärkeä?

Rekrytointisuppilo on hyödyllinen työkalu, joka auttaa hallitsemaan hakijoiden etenemistä ensimmäisestä tietoisuudesta aina siihen asti, kun he hyväksyvät työpaikan organisaatiossa.

Rekrytointi on tunnetusti kaoottinen prosessi, mutta suppilon avulla rekrytointitiimit voivat organisoida toimintansa eri tehtävien ympärille ja käyttää tietoja tunnistaakseen parannuskohteita suppilon eri vaiheissa.

Esimerkiksi rekrytointisuppilon nopeus on yleinen rekrytoinnin mittari, jonka avulla seurataan rekrytointiprosessin pituutta ja sitä, kuinka kauan hakijat viipyvät kussakin vaiheessa.

Jos hakijat viettävät liian kauan aikaa haastatteluvaiheessa, mistä se johtuu? Eivätkö he ole halukkaita suorittamaan heille annettua arviointia? Ehkä he suorittavat sen, mutta joutuvat odottamaan palautetta liian kauan.

Rekrytointisuppilon vaiheet

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Tietoisuus

Jokaisella organisaatiolla on kaksi brändiä: yleinen brändi (tuote, asiakaspalvelu, viestintätyyli) ja työnantaja brändi (se, millaisena työnantajana organisaatio koetaan).

Työnantajabrändilläsi on merkittävä vaikutus kykyysi houkutella ja pitää osaajia, joten jos et ole vielä pohtinut työnantajabrändiäsi, nyt on aika tehdä niin.

Työnantajabrändisi ytimessä on työnantajan arvolupaus (EVP) eli se, mitä tarjoat henkilölle vastineeksi hänen työpanoksestaan. Se kattaa tarkoituksen, mission ja vision, arvot, kokonaispalkitsemisen, kehittymismahdollisuudet, kulttuurin, tavan kohdella ihmisiä ja paljon muuta.

Kun sinulla on vahva EVP, voit yhdistää sen kaikkiin ulospäin näkyviin elementteihin, kuten logoihin ja visuaaliseen ilmeeseen, jotka muodostavat brändin.

Vahvan työnantajabrändin luominen auttaa lisäämään tietoisuutta soveltuvuudestasi työnantajana ja tekee osaajien löytämisestä ja pitämisestä paljon helpompaa.

Voit alkaa tuoda brändiäsi esiin mainonnan, sosiaalisen median ja digitaalisen näkyvyytesi, kuten verkkosivustosi ura- ja työpaikkasivun, avulla.

Houkutteleminen

Kun brändisi on selkeä ja vahva, voit alkaa tuoda organisaatiotasi enemmän esille ja mainostaa sitä yhdessä tiettyjen työtehtävien kanssa.

Tämä prosessi, jota kutsutaan rekrytointimarkkinoinniksi, kattaa esimerkiksi seuraavat toimet:

• Selkeiden ja houkuttelevien työpaikkailmoitusten kirjoittaminen ja julkaiseminen
• Houkuttelevan ura- ja työpaikkasivun luominen
• Yhteyden ottaminen hakijoihin eli hakijoiden etsiminen
• Työntekijöiden suositteluohjelman käynnistäminen suosittelujen kannustamiseksi ja lisäämiseksi.
• Profiilien luominen rekrytointialustoille
• Aktiivisuus sosiaalisessa mediassa eli sosiaalinen rekrytointi.

Tämä on tilaisuus pitää hauskaa ja tuoda esiin se, mikä tekee sinusta ainutlaatuisen. Joskus voit kuitenkin päättää tehdä yhteistyötä rekrytointiyritysten kanssa löytääksesi enemmän tai parempia hakijoita ja täyttääksesi vaikeasti täytettäviä tehtäviä.

Teknologiat, kuten rekrytointimarkkinointiohjelmistot ja hakijaseurantajärjestelmät (ATS), voivat auttaa ura- ja työpaikkasivujen luomisessa sekä työpaikkailmoitusten julkaisemisessa.

Hakeminen

Tämä vaihe sijoittuu siihen hetkeen, kun ehdokas päättää hakea työpaikkaa, ja siihen, kun hän jättää virallisesti hakemuksensa. 

On tärkeää varmistaa, että hakuprosessi on sujuva, poistaa päällekkäisyydet, voidaan suorittaa nopeasti ja sisältää vain olennaisia kysymyksiä (niiden ei tarvitse olla samoja jokaisessa tehtävässä). Jos tässä mennään harhaan, se voi saada ehdokkaat tuntemaan itsensä uupuneiksi ja johtaa siihen, että yritys karkottaa osaajia.

Rekrytointiasiantuntija Liam Reesen sanoin:

"Ainoa tieto, jota tässä vaiheessa todella tarvitsette, on vähimmäismäärä tietoa, jonka perusteella voitte päättää, kutsutaanko ehdokas haastatteluun, sekä yhteystiedot yhteydenpitoa varten – ette tarvitse mitään muuta, joten älkää pyytäkö mitään muuta."

ATS-järjestelmät voivat auttaa tässä vaiheessa yhdenmukaistamalla tiettyjä hakuprosessin osa-alueita ja varmistamalla, että jokaisen hakijan tiedot tallennetaan, jotta heitä voidaan seurata ja heille voidaan vastata.

Toinen kätevä ATS-ominaisuus on mahdollisuus ohjelmoida järjestelmä hylkäämään automaattisesti ehdokkaat, jotka eivät täytä tiettyjä kriteerejä, kuten sijaintia tai viisumistatusta, sekä lähettämään seuraavia vaiheita koskevat tiedot niille, jotka täyttävät kriteerit.

Esikarsinta

Ehdokkaiden esikarsinta on prosessi, jossa hakemuksia arvioidaan ja päätetään, ketkä etenevät haastatteluun rekrytoivan esihenkilön kanssa.

Ehdokkaiden esikarsintaprosessiin kuuluu käytettävissä olevien ehdokasta koskevien tietojen (ansioluettelo, saatekirje, LinkedIn-profiili jne.) tarkastelu ja sen arviointi, voisiko hän sopia tehtävään.

Ansioluetteloiden esikarsintatyökaluja hyödyntävät yritykset näkevät usein nopeampia rekrytointiprosesseja ja hakijoiden laadun paranevan.

Jos ehdokas vaikuttaa lupaavalta, prosessiin kuuluu yleensä myös ehdokkaan ja jonkun HR-edustajan välinen aloituspuhelu, jota kutsutaan esikarsintapuheluksi. Sen tarkoituksena on perehtyä asiaan hieman syvemmin ja keskustella tehtävästä.

Tässä vaiheessa prosessiin saattaa osallistua vain yksi henkilö, mutta tämä todennäköisesti muuttuu.

Kun mukaan tulee muita henkilöitä, ei ole huono idea laatia rekrytointiprosessin vuokaaviota, jota ihmiset voivat seurata, sekä nimetä ehdokkaalle yksi yhteyshenkilö, jonka kanssa hän asioi koko prosessin ajan. Yleensä tämä on henkilö, joka tekee alustavan esikarsinnan. Tätä kutsutaan koko syklin rekrytoinniksi.

Haastattelut ja arvioinnit

Nyt pääsemme rekrytointisuppilon ytimeen, jossa mukana on todennäköisesti eniten ihmisiä.

Haastattelemme ehdokkaita ja annamme heille tehtäviä arvioidaksemme heidän pätevyyttään, viestintätaitojaan ja motivaatiotaan sekä varmistaaksemme heidän hakemuksensa tietojen paikkansapitävyyden.

Toisaalta työnhakijat voivat tuoda esiin taitonsa, ymmärtää tehtävän paremmin ja rakentaa hyvän suhteen mahdollisiin työnantajiin.

Molemmat osapuolet voivat täsmentää odotuksia, neuvotella ehdoista ja tehdä perusteltuja päätöksiä etenemisestä.

Viime kädessä haluamme haastattelujen ja arviointien avulla tutkia perusteellisesti tarvittavia taitoja, toimintatapoja ja motivaatiota sekä luoda myönteisen ehdokaskokemuksen lopputuloksesta riippumatta.

Haastatteluille on tärkeää luoda selkeä rakenne. Mariya Hristova suosittelee erinomaisessa haastattelujen toteuttamista käsittelevässä artikkelissaan rakentamaan haastattelut suppilon tavoin siten, että ensimmäisissä vaiheissa keskitytään tärkeimpiin välttämättömiin taitoihin ja seuraavissa vaiheissa siirrytään valinnaisiin taitoihin.

Esimerkki:

• Ensimmäinen vaihe: Perehtykää syvällisesti ehdokkaan kokemukseen esittämällä täsmällisiä kysymyksiä. Aloittakaa välttämättömistä kokemuksista ja edetkää vähitellen valinnaisiin kokemuksiin.
• Toinen vaihe: ”Tekninen” haastattelu, johon voi kuulua tehtävä. Sen avulla voitte arvioida välttämättömiä taitoja ja mahdollisesti muodostaa käsityksen ehdokkaan ensimmäisen haastattelun aikana osoittamien suoritusten perusteella myös hänen eduksi katsottavista taidoistaan.
• Kolmas vaihe: Keskittykää siihen, miten ehdokas täydentäisi organisaatiokulttuuria, sekä hänen käyttäytymisensä sopivuuteen.

Suosittelemme lämpimästi artikkelin lukemista, jos haluatte perehtyä aiheeseen syvällisemmin!

Työtarjous

Vaikka työtarjous on rekrytointiprosessin viimeinen vaihe, ehdokkaiden saaminen hyväksymään tarjous alkaa heti ensimmäisestä keskustelusta ja siitä, kun heidän tietonsa kirjataan rekrytointiohjelmistoon.

Jokaisessa suppilon vaiheessa tekemänne toimet auttavat saamaan ehdokkaan ”tarjouksen hyväksymiseen valmiiseen”, “Kyllä, haluan työskennellä yrityksessä!” mielentilaan (tai toimimaan päinvastoin ja karsimaan itsensä pois).

Hyvän suhteen rakentaminen ehdokkaaseen on ratkaisevan tärkeää, sillä se pitää tarjousten hyväksymisasteen (OAR) korkeana (hyvänä OAR-arvona pidetään yleisesti noin 90:tä prosenttia).

Kun prosessi etenee, saat lisää tietoa ehdokkaasta, jota voit myöhemmin hyödyntää hänen vakuuttamisessaan neuvotteluvaiheessa. 

Jos esimerkiksi kehittäjä haluaa lisää kokemusta tietyn teknologian käytöstä ja pystyt aidosti tarjoamaan sitä, tämä kannattaa tuoda esiin.

Lisätietoja saat tutustumalla Mariyan erinomaiseen artikkeliin työtarjouksen tekemisestä.

Näin luot rekrytointisuppilon

Tässä on nopea prosessi rekrytointisuppilon luomiseen:

1. Kehitä EVP-arvolupauksesi ja työnantajabrändisi
2. Määrittele rekrytointitavoitteesi
3. Määrittele ihanteellinen ehdokkaasi
4. Luo sähköpostimallit rekrytointisuppilon jokaiseen vaiheeseen ehdokasviestinnän tehostamiseksi.
5. Kirjoita ja julkaise työpaikkailmoituksia
6. Etsi ja esikarsi ehdokkaita
7. Kehitä haastatteluprosessi
8. Tee heille tarjous, josta he eivät voi kieltäytyä
9. Kehitä hyödyllisiä rekrytointimittareita, joiden avulla voit optimoida suppiloasi.

Ammattilaisvinkki: maksuttomat rekrytointityökalut auttavat visualisoimaan ja kehittämään rekrytointisuppiloasi parempien rekrytointitulosten saavuttamiseksi.

More Articles

• Tekoäly työhaastatteluissa: uudet trendit, käyttötapaukset & mitä seuraavaksi
• Tekoäly ansioluetteloiden seulonnassa: johdonmukaisuuden, skaalautuvuuden ja arvioinnin laadun parantaminen
• Tekoäly rekrytoinnissa: trendit, muutokset ja tulevaisuus

Rekrytointisuppilon mittarit

Vanha sanonta kuuluu: ”Sitä johdetaan, mitä mitataan.” Tämä tarkoittaa, että jonkin asian tehokkuuden seuraaminen selkeiden mittareiden avulla on olennaista sen kehittämiseksi.

Rekrytointisuppilon tehokkuutta mitattaessa vaihtoehtoja on useita:

Rekrytointisuppilon mittarit ovat ratkaisevan tärkeitä rekrytointiprosessisi tehokkuuden arvioinnissa ja sujuvoittamisessa. 

Tässä on muutamia keskeisiä mittareita, joita kannattaa tarkastella:

1. Tehtävän täyttämiseen kuluva aika: Mittaa niiden päivien määrää, jotka kuluvat tehtävän täyttämiseen työpaikan ilmoittamisesta tarjouksen hyväksymiseen.
2. Rekrytointiin kuluva aika: Mittaa niiden päivien määrää, jotka kuluvat ehdokkaan siirtymisestä rekrytointiputkeen (esimerkiksi hakemuksen jättämisestä tai ehdokkaan löytämisestä) työtarjouksen hyväksymiseen.
3. Rekrytoinnin lähde: Seuraa, mistä ehdokkaat tulevat (esimerkiksi työpaikkasivustoilta, sosiaalisesta mediasta, henkilöstön suosittelujen kautta tai rekrytointitoimistoista).
4. Hakemuksen loppuunsaattamisaste: Mittaa niiden ehdokkaiden prosenttiosuutta, jotka saattavat hakuprosessin loppuun aloitettuaan sen.
5. Esikarsintojen ja haastattelujen suhde: Mittaa esikarsittujen ehdokkaiden määrää suhteessa haastateltujen ehdokkaiden määrään.
6. Haastattelujen ja tarjousten suhde: Mittaa haastateltujen ehdokkaiden määrää suhteessa tehtyjen työtarjousten määrään.
7. Tarjousten hyväksymisaste: Mittaa ehdokkaiden hyväksymien työtarjousten prosenttiosuutta. Kuten main

Onneksi voit hyödyntää rekrytointijärjestelmääsi näiden mittareiden seuraamisessa, sillä monissa järjestelmissä on jo valmiina näitä mittareita koskevia raportteja (tai raportteja, joita voit mukauttaa tarpeidesi mukaan).

Rekrytointisuppilon parhaat käytännöt

Noudata näitä parhaita käytäntöjä rekrytointisuppilon luomisessa ja optimoinnissa:

1. Pidä brändi aina esillä: Brändisi on arvokas, johda arvojesi mukaisesti ja suojele sitä kaikin keinoin!
2. Laadi hakijapersoonat: Luo yksityiskohtaiset profiilit ihanteellisista hakijoistasi, mukaan lukien taidot, kokemus ja kulttuurinen yhteensopivuus, ohjaamaan hakijoiden etsimistä ja esikarsintaa.
3. Hyödynnä nykyisiä työntekijöitä: Kannusta nykyisiä työntekijöitä suosittelemaan hakijoita ja osallistumaan rekrytointimarkkinointiin.
4. Ota käyttöön ATS: Kun rekrytointisi aktivoituu riittävästi, käytä ATS:ää hakemusprosessin hallintaan ja sujuvoittamiseen, hakijoiden seurantaan ja järjestelmällisten tietojen ylläpitämiseen. Tässä on valintamme parhaista hakijaseurantajärjestelmistä.
5. Tiivis viestintä ja yhteistyö: Rekrytoinnin tulisi olla rekrytoijien ja rekrytoivien esihenkilöiden yhteinen ponnistus.
6. Monipuolinen hakijajoukko ja haastattelutiimi: Tämä on tärkeää uusien ideoiden ja näkökulmien tuomiseksi haastattelupöydän molemmille puolille.
7. Yhtenäistä esikarsinta- ja haastatteluprosessit: Laadi yhdenmukaiset esikarsintakriteerit ja haastattelukysymykset oikeudenmukaisuuden ja objektiivisuuden varmistamiseksi sekä huolehdi siitä, että haastattelijat on koulutettu tehokkaiden ja puolueettomien haastattelujen toteuttamisen parhaisiin käytäntöihin.
8. Ole avoin ja rehellinen: Avoimuus ja rehellisyys avaavat oven monenlaisille kysymyksille, joiden avulla voit arvioida, onko henkilö sopiva hakija tehtävään.

Voit tehostaa rekrytointisuppiloasi hyödyntämällä pienten yritysten rekrytointijärjestelmiä, jotka automatisoivat nämä keskeiset prosessit.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos tarvitset lisätukea kaikkeen osaajien hankintaan ja johtamiseen liittyvään, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja yritysjohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kasvamaan urallasi ja saamaan aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.