Rekrytointisuppilo: täydellinen opas

Jos kuvittelet rekrytoinnin myynniksi, jossa tuotteena on organisaatiosi työtehtävä, se muistuttaa hyvin paljon markkinointitiimien käyttämää markkinointisuppiloa.

Miksi rekrytointisuppilo on tärkeä?

Rekrytointisuppilo on hyödyllinen työkalu, joka auttaa hallitsemaan ehdokkaiden etenemistä ensimmäisestä tietoisuudesta siihen, että he hyväksyvät työpaikan organisaatiossa.

Rekrytointi on tunnetusti kaoottinen prosessi, mutta suppilon käyttäminen auttaa rekrytointitiimejä organisoitumaan eri tehtävien ympärille ja hyödyntämään tietoja parannuskohteiden tunnistamiseen suppilon eri vaiheissa.

Esimerkiksi rekrytointisuppilon nopeus on yleinen rekrytoinnin mittari, jonka avulla seurataan rekrytointiprosessin pituutta ja sitä, kuinka kauan ehdokkaat viipyvät kussakin vaiheessa.

Jos ehdokkaat käyttävät haastatteluvaiheessa liian paljon aikaa, mistä se johtuu? Haluavatko he käydä läpi heille tarkoitetun arvioinnin? Ehkä he suorittavat sen, mutta joutuvat odottamaan palautetta liian pitkään.

Rekrytointisuppilon vaiheet

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Tietoisuus

Jokaisella organisaatiolla on kaksi brändiä: yleinen brändi (tuote, asiakaspalvelu, viestintätyyli) ja työnantajabrändi (se, miten organisaatio nähdään työnantajana).

Työnantajabrändilläsi on merkittävä vaikutus kykyysi houkutella ja pitää osaajia, joten jos et ole vielä pohtinut työnantajabrändiäsi, nyt on aika tehdä se.

Työnantajabrändisi ydin on työnantajan arvolupaus (EVP) eli se, mitä tarjoat jollekin vastineeksi hänen työpanoksestaan. Se kattaa tarkoituksen, mission ja vision, arvot, kokonaispalkitsemisen, kehittymismahdollisuudet, kulttuurin, tavan kohdella ihmisiä ja paljon muuta.

Kun vahva EVP on luotu, voit yhdistää sen kaikkiin ulospäin näkyviin elementteihin, kuten brändin muodostaviin logoihin ja visuaaliseen ilmeeseen.

Vahvan työnantajabrändin luominen auttaa lisäämään tietoisuutta soveltuvuudestasi työnantajaksi ja helpottaa huomattavasti osaajien löytämistä ja pitämistä.

Voit tuoda brändiäsi esiin mainonnan, sosiaalisen median ja digitaalisten kanaviesi, kuten verkkosivustosi urasivun, kautta.

Houkutteleminen

Kun selkeä ja vahva brändi on luotu, voit alkaa tuoda organisaatiotasi enemmän esiin ja mainostaa sitä tiettyjen työtehtävien rinnalla.

Tämä prosessi, jota kutsutaan rekrytointimarkkinoinniksi, sisältää esimerkiksi seuraavia toimia:

• Selkeiden ja houkuttelevien työpaikkailmoitusten kirjoittaminen ja julkaiseminen
• Houkuttelevan urasivun luominen
• Ehdokkaiden kontaktointi eli ehdokashankinta
• Työntekijöiden suositteluohjelman käynnistäminen suosittelujen kannustamiseksi ja lisäämiseksi.
• Profiilien luominen rekrytointialustoille
• Aktiivisuus sosiaalisessa mediassa eli sosiaalinen rekrytointi.

Tämä on tilaisuus pitää hauskaa ja tuoda esiin se, mikä tekee teistä ainutlaatuisia. Joskus voit kuitenkin päättää työskennellä rekrytointiyritysten kanssa löytääksesi enemmän tai parempia ehdokkaita ja täyttääksesi vaikeasti täytettäviä tehtäviä.

Teknologiat, kuten rekrytointimarkkinointiohjelmistot ja hakijaseurantajärjestelmät (ATS), voivat auttaa urasivujen luomisessa ja työpaikkailmoitusten julkaisemisessa.

Hakeminen

Tämä vaihe sijoittuu siihen hetkeen, kun ehdokas päättää hakea työpaikkaa, ja siihen, kun hän lähettää hakemuksen virallisesti. 

On tärkeää varmistaa, että hakuprosessi on sujuva, poistaa päällekkäisyydet, voidaan suorittaa nopeasti ja sisältää vain olennaisia kysymyksiä (kysymysten ei tarvitse olla samoja jokaisessa tehtävässä). Jos tässä mennään harhaan, se voi jättää hakijat uupuneiksi ja saada yrityksen karkottamaan osaajia.

Rekrytointiasiantuntija Liam Reese sanoo:

"Ainoa tieto, jota todella tarvitset tässä vaiheessa, on vähimmäismäärä tietoa, jonka tarvitset päättääksesi, kutsutaanko hakija haastatteluun vai ei, sekä yhteystiedot yhteydenpitoa varten – et tarvitse mitään muuta, joten älä kysy mitään muuta."

Hakijaseurantajärjestelmät voivat auttaa tässä standardoimalla tietyt hakuprosessin osa-alueet ja varmistamalla, että jokaisen hakijan tiedot tallennetaan, jotta heitä voidaan seurata ja heille voidaan vastata.

Toinen kätevä hakijaseurantajärjestelmän ominaisuus on mahdollisuus ohjelmoida järjestelmä hylkäämään automaattisesti hakijat, jotka eivät täytä tiettyjä kriteerejä, kuten sijaintia tai viisumin asemaa, sekä lähettämään seuraavia vaiheita koskevat tiedot niille, jotka täyttävät kriteerit.

Esikarsinta

Hakijoiden esikarsinta on hakemusten arviointia ja sen päättämistä, ketkä etenevät haastatteluun rekrytoivan esihenkilön kanssa.

Hakijoiden esikarsintaprosessissa tarkastellaan käytettävissä olevia hakijaa koskevia tietoja (ansioluetteloa, saatekirjettä, LinkedIn-profiilia jne.) ja päätetään, voisiko hakija sopia tehtävään hyvin.

Ansioluetteloiden esikarsintatyökaluja hyödyntävät yritykset näkevät usein nopeampia rekrytointiprosesseja ja hakijoiden laadun paranevan.

Jos hakija vaikuttaa lupaavalta, prosessiin kuuluu yleensä myös hakijan ja henkilöstöhallinnon edustajan välinen alustava puhelu, jota kutsutaan ”esikarsintapuheluksi”. Sen aikana perehdytään hieman syvemmin hakijaan ja keskustellaan tehtävästä.

Tässä vaiheessa prosessiin saattaa osallistua vain yksi henkilö, mutta tilanne todennäköisesti muuttuu.

Kun muut ihmiset osallistuvat prosessiin, ei ole huono idea laatia heille seurattavaksi rekrytointiprosessin vuokaaviota ja nimetä hakijalle yksi yhteyshenkilö, jonka kanssa hän asioi koko prosessin ajan – yleensä henkilö, joka tekee alustavan esikarsinnan. Tätä kutsutaan koko syklin rekrytoinniksi.

Haastattelut ja arvioinnit

Nyt pääsemme rekrytointisuppilon ytimeen, jossa todennäköisesti on mukana eniten ihmisiä.

Haastattelemme hakijoita ja annamme heille tehtäviä arvioidaksemme heidän pätevyyttään, viestintätaitojaan ja motivaatiotaan sekä varmistaaksemme heidän hakemuksensa tietojen paikkansapitävyyden.

Toisaalta työnhakijat voivat tuoda esiin kykynsä, ymmärtää tehtävän paremmin ja luoda hyvän suhteen mahdollisiin työnantajiin.

Molemmat osapuolet voivat selkeyttää odotuksia, neuvotella ehdoista ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä etenemisestä.

Haastattelujen ja arviointien avulla haluamme lopulta selvittää perusteellisesti tarvittavat taidot, käyttäytymisen ja motivaation sekä luoda myönteisen hakijakokemuksen lopputuloksesta riippumatta.

Haastattelujen selkeä rakenne on tärkeä. Erinomaisessa haastattelujen toteuttamista käsittelevässä artikkelissaan Mariya Hristova suosittelee rakentamaan haastattelut suppilon tavoin: ensimmäisissä vaiheissa keskitytään tärkeimpiin välttämättömiin taitoihin ja seuraavissa vaiheissa edetään valinnaisiin taitoihin.

Esimerkki:

• Ensimmäinen vaihe: Perehdytään syvällisesti hakijan kokemukseen erityisten kysymysten avulla. Ensin painotetaan välttämätöntä kokemusta ja edetään sitten kohti valinnaista kokemusta.
• Toinen vaihe: ”Tekninen” haastattelu, johon voi kuulua tehtävä. Siinä arvioidaan välttämättömiä taitoja ja voidaan mahdollisesti muodostaa ensimmäisen haastattelun aikana saadun suorituksen perusteella käsitys myös hakijan hyödyllisistä lisätaidoista.
• Kolmas vaihe: Keskitytään kulttuuriseen yhteensopivuuteen ja käyttäytymiseen liittyvään sopivuuteen.

Suosittelemme lämpimästi lukemaan artikkelin, jos haluat perehtyä aiheeseen syvällisemmin!

Työtarjous

Vaikka työtarjous on rekrytointiprosessin loppu, hakijoiden saaminen hyväksymään tarjous alkaa heti siitä hetkestä, kun puhut heidän kanssaan ensimmäisen kerran ja heidän tietonsa tulevat rekrytointiohjelmistoon.

Suppilon jokaisessa vaiheessa tekemäsi toimet auttavat viemään hakijaa kohti ”hyväksyttävissä olevaa”, “Kyllä, haluan työskennellä yrityksessä!” -ajattelutapaa (tai toimivat päinvastoin ja saavat hakijan karsimaan itsensä pois).

Hyvän suhteen luominen hakijaan on ratkaisevan tärkeää, sillä se pitää tarjouksen hyväksymisasteen (OAR) korkeana (hyvänä OAR:na pidetään yleensä noin 90 %:a).

Kun hakija etenee prosessissa, saat hänestä lisää tietoa, jota voit myöhemmin hyödyntää saadaksesi hänet hyväksymään tarjouksen neuvotteluvaiheessa. 

Jos kehittäjä esimerkiksi haluaa saada lisää kokemusta tietyn teknologian käytöstä ja tämä on aidosti jotain, mitä voit tarjota, sitä kannattaa korostaa.

Lisätietoja saat tutustumalla Mariyan erinomaiseen artikkeliin työtarjouksen tekemisestä.

Näin luot rekrytointisuppilon

Tässä on nopea prosessi, jonka avulla voit luoda rekrytointisuppilon:

1. Kehitä EVP-arvolupauksesi ja työnantajabrändisi
2. Määrittele rekrytointitavoitteesi
3. Määrittele ihanteellinen ehdokkaasi
4. Luo sähköpostimallit rekrytointisuppilon jokaiseen vaiheeseen ehdokasviestinnän optimoimiseksi.
5. Kirjoita ja julkaise työpaikkailmoituksia
6. Etsi ja esikarsi ehdokkaita
7. Kehitä haastatteluprosessi
8. Tee tarjous, josta he eivät voi kieltäytyä
9. Kehitä hyödyllisiä rekrytoinnin mittareita, joiden avulla voit optimoida suppiloasi.

Asiantuntijavinkki: Maksuttomat rekrytointityökalut auttavat visualisoimaan ja hiomaan rekrytointisuppiloasi parempien rekrytointitulosten saavuttamiseksi.

More Articles

• Tekoäly työhaastatteluissa: uudet trendit, käyttötapaukset & mitä seuraavaksi
• Tekoäly ansioluetteloiden seulonnassa: johdonmukaisuuden, skaalautuvuuden ja arvioinnin laadun parantaminen
• Tekoäly rekrytoinnissa: trendit, muutokset ja tulevaisuus

Rekrytointisuppilon mittarit

Vanha sanonta kuuluu: ”Sitä johdetaan, mitä mitataan”, mikä tarkoittaa, että jonkin asian tehokkuuden seuraaminen selkeiden mittareiden avulla on olennaista sen parantamiseksi.

Rekrytointisuppilon tehokkuutta mitattaessa vaihtoehtoja on useita:

Rekrytointisuppilon mittarit ovat ratkaisevan tärkeitä rekrytointiprosessisi tehokkuuden arvioinnissa ja sujuvoittamisessa. 

Tässä on joitakin keskeisiä mittareita, joita kannattaa harkita:

1. Paikan täyttämiseen kuluva aika: Mittaa niiden päivien määrää, joka kuluu työpaikan täyttämiseen työpaikkailmoituksen julkaisemisesta tarjouksen hyväksymiseen.
2. Palkkaamiseen kuluva aika: Mittaa niiden päivien määrää, joka kuluu ehdokkaan siirtymisestä hakijaputkeen (esimerkiksi hakemuksen jättämisestä tai ehdokkaan löytämisestä) työtarjouksen hyväksymiseen.
3. Palkkauksen lähde: Seuraa, mistä ehdokkaat tulevat (esimerkiksi työpaikkasivustot, sosiaalinen media, henkilöstön suosittelut ja rekrytointitoimistot).
4. Hakemuksen loppuunsaattamisaste: Mittaa niiden ehdokkaiden prosenttiosuutta, jotka suorittavat hakuprosessin loppuun sen aloittamisen jälkeen.
5. Esikarsinta–haastattelu-suhde: Mittaa esikarsittujen ehdokkaiden määrää suhteessa haastateltujen ehdokkaiden määrään.
6. Haastattelu–tarjous-suhde: Mittaa haastateltujen ehdokkaiden määrää suhteessa tehtyjen työtarjousten määrään.
7. Tarjouksen hyväksymisaste: Mittaa ehdokkaiden hyväksymien työtarjousten prosenttiosuutta. Kuten mainittu, tämä mittari auttaa arvioimaan rekrytointiprosessin tehokkuutta.

Onneksi voit hyödyntää rekrytointijärjestelmääsi näiden mittareiden seuraamiseen, sillä monissa järjestelmissä on jo valmiiksi sisäänrakennettuja raportteja näille mittareille (tai raportteja, joita voit mukauttaa tarpeidesi mukaan).

Rekrytointisuppilon parhaat käytännöt

Noudata näitä parhaita käytäntöjä rekrytointisuppilon luomiseksi ja optimoimiseksi:

1. Ole aina brändi: Brändisi on arvokas, johda arvojesi mukaisesti ja suojele sitä kaikin keinoin!
2. Laadi ehdokaspersoonat: Luo yksityiskohtaiset profiilit ihanteellisista ehdokkaistasi, mukaan lukien taidot, kokemus ja kulttuurinen sopivuus, ohjaamaan hakijoiden hankintaa ja seulontaa.
3. Hyödynnä nykyisiä työntekijöitä: Hyödynnä nykyisiä työntekijöitä ehdokkaiden suosittelemisessa ja osallistu rekrytointimarkkinointiin.
4. Ota käyttöön ATS: Kun rekrytointisi on riittävän aktiivista, käytä ATS-järjestelmää hakemusprosessin hallintaan ja sujuvoittamiseen, ehdokkaiden seurantaan ja järjestelmällisten tietojen ylläpitämiseen. Tässä on valintamme parhaista hakijaseurantajärjestelmistä.
5. Säännöllinen viestintä ja yhteistyö: Rekrytoinnin tulisi olla rekrytoijien ja rekrytoivien esihenkilöiden yhteinen ponnistus.
6. Monipuolinen osaajajoukko ja haastattelutiimi: Tärkeää uusien ideoiden ja näkökulmien tuomiseksi haastattelupöydän molemmille puolille.
7. Yhtenäistä seulonta- ja haastatteluprosessit: Laadi yhdenmukaiset seulontakriteerit ja haastattelukysymykset oikeudenmukaisuuden ja objektiivisuuden varmistamiseksi sekä varmista, että haastattelijat on koulutettu tehokkaiden ja puolueettomien haastattelujen parhaisiin käytäntöihin.
8. Ole läpinäkyvä ja rehellinen: Avoimuus ja rehellisyys avaavat oven monenlaisille kysymyksille, joiden avulla voit arvioida, onko henkilö sopiva ehdokas tehtävään.

Voit optimoida rekrytointisuppilosi hyödyntämällä pienyritysten rekrytointijärjestelmiä, jotka automatisoivat nämä keskeiset prosessit.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisätukea kaikkeen osaajien hankintaan ja hallintaan liittyvään, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja liiketoimintajohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi. Parhaat käytännöt auttavat sinua kehittymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.