8 parasta työntekijöiden perehdytyskäytäntöä
Tehokasta työntekijöiden perehdytystä toteuttavat organisaatiot ymmärtävät, että uuden työntekijän integroiminen yritykseen ja sen kulttuuriin vaatii enemmän kuin vain mukavan tervetulokirjeen, hienon ensimmäisen työpäivän tai ensimmäisen työviikon perehdytysohjelman. Perehdytysohjelmisto auttaa tekemään tästä prosessista sujuvan.
Kun uusia työntekijöitä tuodaan organisaatioon, hyvä ensivaikutelma ei aina johda hyvään pitkäkestoiseen vaikutelmaan. Sapling HR:n, suositun HR-ohjelmistojen (HRIS) alustantarjoajan, mukaan ”Parhaat työntekijöiden perehdytysohjelmat jatkuvat työntekijän ensimmäisten 90 päivän ajan... jotta uudet työntekijät saavat täyden tuen saavuttaessaan täyden tuottavuuden.”
Tässä artikkelissa keskitytään parhaisiin käytäntöihin, joiden avulla voit luoda oman organisaatiosi tarpeisiin sopivan ja tiimisi jäsenten tarpeisiin räätälöidyn perehdytysohjelman.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miksi työntekijöiden perehdytys on tärkeää?
Tutkimukset osoittavat, että tehokkaan uusien työntekijöiden perehdytysprosessin käyttöönotolla (johon sisältyy usein jäsennelty perehdytysohjelma) voi olla merkittävä myönteinen vaikutus yrityksen menestykseen sekä työntekijöiden pitkäaikaiseen sitoutumiseen, pysyvyyteen ja tuottavuuteen.
Työntekijöiden perehdytyksen hyötyjä ovat muun muassa:
- Pysyvyyden ja uskollisuuden maksimointi: Click Boardingin, työntekijöiden perehdytysohjelmistoja tarjoavan yrityksen, mukaan 69 prosenttia työntekijöistä jää todennäköisemmin yritykseen kolmeksi vuodeksi, jos heidän perehdytyksensä on ollut onnistunut.
- Yrityskulttuurin vahvistaminen: tehokas perehdytysprosessi auttaa uusia tiimin jäseniä ymmärtämään yrityksen vision, mission ja arvot sekä vahvistaa odotettuja toimintatapoja ja asenteita, jotka yhdessä muodostavat yrityskulttuurin.
- Yhteenkuuluvuuden ja osallisuuden edistäminen: 93 prosenttia Deloitten vuoden 2020 maailmanlaajuisen inhimillisen pääoman trenditutkimuksen vastaajista ilmoitti, että yhteenkuuluvuuden tunne edistää organisaation suorituskykyä. Onnistunut perehdytys voi vähentää ahdistusta huomattavasti ja vahvistaa uuden työntekijän yhteenkuuluvuuden tunnetta uudessa tiimissään.
- Tuottavuuden maksimointi: Glassdoorin tutkimuksen mukaan vahva perehdytysprosessi voi parantaa tuottavuutta yli 70 prosenttia selkeyttämällä työtehtäviä ja organisaatiota koskevia odotuksia, vähentämällä virheitä sekä säästämällä aikaa ja vähentämällä turhautumista.
- Liiketoimintariskien minimointi: allekirjoitettavana on työsopimuksia, täytettävänä palkkahallinnon lomakkeita sekä läpikäytävinä yrityksen käytäntöjä ja menettelytapoja. Suurin osa näistä on otettu käyttöön sekä yrityksen että työntekijän suojelemiseksi.
- Vaihtuvuuden kustannusten vähentäminen: SHRM:n inhimillisen pääoman vertailuraportin mukaan keskimääräinen rekrytointikustannus Yhdysvalloissa oli $4,129, ja työpaikan täyttäminen kesti keskimäärin 42 päivää. Onnistunut perehdytys voi vahvistaa työntekijöiden pitkäaikaista sitoutumista.
- Huippuosaajien houkutteleminen: maailma on pieni, ja Glassdoorin ja LinkedInin kaltaiset sivustot antavat työntekijöille mahdollisuuden jakaa työkokemuksiaan muiden potentiaalisten ehdokkaiden kanssa. Sana leviää, jos luot onnistuneen perehdytyskokemuksen, joka tukee uusia tiimin jäseniä heidän aloittaessaan.
Mitkä ovat tehokkaan työntekijöiden perehdytysprosessin keskeisiä menestystekijöitä?
Tässä artikkelissa esitellyt parhaat käytännöt onnistuvat vain, jos pidät mielessä myös useita keskeisiä tekijöitä:
- Määritä selkeä tarkoitus: Määritä selkeä visio sille, miksi perehdytys on tärkeää, millaisen kokemuksen haluat uuden työntekijän saavan ja jopa sille, mitä haluaisit hänen sanovan sosiaalisessa mediassa ja Glassdoorin kaltaisilla julkisilla foorumeilla.
- Minimoi yllätykset: Kenelle tahansa voi olla vaikeaa astua tuntemattomaan tilanteeseen ja ympäristöön. Minimoi uuden työntekijän yllätykset kertomalla hänelle kaikesta pukeutumissäännöistä ensimmäisen työpäivän ja -viikon sisältöön.
- Valmistaudu: Uusi tiimin jäsenesi saapuu ensimmäisenä päivänä valmiina aloittamaan, ja sinun pitäisi olla siihen yhtä valmis. Aloita ottamalla käyttöön uusien työntekijöiden tarkistuslista. Sovi kokoukset ja koulutukset etukäteen, hanki hänen tietokonelaitteensa ja työpisteensä valmiiksi sekä valmistele muut tiimin jäsenet auttamaan. Laadin jopa uusien työntekijöiden tarkistuslistamallin avuksi.
- Ole kärsivällinen: Uusi tiiminjäsenesi tekee lähes varmasti virheitä, unohtaa osia perehdytysohjelmastaan ja jättää yhden tai kaksi vaihetta väliin päästessään vauhtiin. ”Kärsivällisyys on hyve”, erityisesti uusien työntekijöiden perehdyttämisessä.
- Etene kohtuulliseen tahtiin: Kukaan ei pidä siitä, että tietoa tulee valtavalla vauhdilla, joten vältä kuormittamasta heitä liialla tiedolla, mikä voi johtaa tärkeämpien asioiden jäämiseen huomaamatta tai unohtumiseen. Yritä muistaa, kuinka kauan sinulla kesti oppia kaikki!
- Tarjoa resursseja: Esittele heille keskeiset henkilöt ja näytä, mistä työntekijän käsikirjan ja toimintaperiaatteiden oppaan kaltaiset resurssit löytyvät.
- Rakenna joustavuutta: COVID-19:n jälkeisenä aikana monet yritykset ovat siirtyneet etätyöhön ja muihin virtuaalisiin käytäntöihin. Rakenna perehdytysprosesseihin joustavuutta, jotta niitä voidaan mukauttaa toimistolla ja etänä työskenteleville työntekijöille.
- Oppiminen ja kehittyminen: L&D:n integroiminen perehdytysprosessiin tarkoittaa yksilöllisten kehittymissuunnitelmien laatimista siten, että ne vastaavat sekä organisaation tavoitteita että yksilön pyrkimyksiä. Tämä lähestymistapa ei ainoastaan anna uusille työntekijöille tarvittavia taitoja, vaan osoittaa myös sitoutumisen heidän ammatilliseen kasvuunsa helpottamalla jäsennellyn osaamispolun rakentamista.
- Tietotulvan hallinta: Hallitse sisällön jakamista suunnitelmallisesti. Yksilöllisten oppimispolkujen avulla työntekijät voivat omaksua tietoa omaan tahtiinsa, mikä parantaa tiedon säilymistä ja sitoutumista. Mikro-oppimisen tekniikoiden, kuten lyhyiden ja keskittyneiden moduulien, hyödyntäminen voi tehdä koulutuksesta helpommin omaksuttavaa ja vähemmän kuormittavaa.
8 työntekijöiden perehdytyksen parasta käytäntöä
Uuden työntekijän kouluttaminen organisaation menestykseen osallistumiseen tarvittaviin tietoihin, taitoihin ja toimintatapoihin voi kestää kuukausia.
Perehdytyksen pitkän aikajänteen vuoksi – se voi jatkua ensimmäisen työvuoden ajan – on lähes mahdotonta luoda tarkkaa perehdytyksen asialistaa, aikataulua tai mallipohjaa.
Pyri sen sijaan noudattamaan joitakin näistä parhaista käytännöistä, kun asetat pidemmän aikavälin tavoitteita ja määrität mittareita perehdytyksen onnistumisen arvioimiseksi.
Paras käytäntö nro 1: Aloita perehdytys ennen uuden työntekijäsi ensimmäistä työpäivää
Toivottavasti sujuvan ja tehokkaan rekrytointiprosessin jälkeen monet organisaatiot odottavat virheellisesti uuden työntekijän ensimmäiseen työpäivään asti ennen perehdytyksen aloittamista.
Monissa tapauksissa työtarjouksen vastaanottamisen ja uuden työntekijäsi työn alkamisen välillä voi kuitenkin kulua päiviä, viikkoja tai jopa kuukausia.
Tämä viive tarjoaa sinulle erinomaisen mahdollisuuden käyttää ensimmäistä työpäivää edeltävä aika innostuksen luomiseen, auttaa uutta työntekijää tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja aloittaa tasainen tietovirta, jota hän tarvitsee päästäkseen nopeasti vauhtiin.
Tarjouksen hyväksymisen ja aloituspäivän välistä vaihetta kutsutaan ennakkoperehdytykseksi. Tässä on lisää hyödyllisiä resursseja: Näin onnistut uuden työntekijän ennakkoperehdytyksessä
Paras käytäntö nro 2: Luo erinomaiset palkkaamis- ja tervetulokäytännöt
Erinomaisen perehdytyskokemuksen luominen auttaa luomaan erinomaisen ja pitkäkestoisen ensivaikutelman. Kokemus koostuu kuitenkin monista eri osa-alueista, eikä siihen riitä pelkästään kahvimukin tai yrityksen toimintaperiaatteiden luettelon lähettäminen uusille tiiminjäsenillesi.
Jotta uusi työntekijäsi pääsisi heti tehokkaasti alkuun ja olisi valmis paitsi ensimmäiseen työpäiväänsä uudessa tehtävässään myös ensimmäiseen työkuukauteensa, harkitse uuden työntekijän tarkistuslistan laatimista. Se voi sisältää joitakin seuraavista uuden työntekijän käytännöistä:
- Tervetuloa uusi työntekijä puhelulla ja tervetulosähköpostilla
- Lähetä uudelle työntekijälle tervetuliaispaketti (se voi sisältää yrityksen oheistuotteita)
- Valmistele uuden työntekijän työvälineet ja resurssit
- Valmistele perehdytysohjelma ja asialista
- Tarjoa mahdollisuuksia tutustua kollegoihin ja tervehtiä heitä
Tracy McDonald Thinkificistä, julkaisemassa LinkedInissä heiltä saamaansa tervetuliaispakettia.
Paras käytäntö #3: Ota ylemmät johtajat mukaan yrityskulttuurin vahvistamiseen
Perehdytys ei ole vain henkilöstöhallinnon tiimin vastuulla. Vaikka HR-ammattilaiset osallistuvat usein uuden työntekijän perehdytysohjelman laatimiseen, koko organisaatio – tiimin jäsenet, esihenkilöt ja ylemmät johtajat – vastaa perehdytystoimien toteuttamisesta.
Ylemmän johtajan, kuten esimerkiksi perustajan, mukaan ottaminen antaa hänelle mahdollisuuden auttaa uusia työntekijöitä ymmärtämään yrityskulttuuria, perehdyttää heidät yrityksen historiaan sekä selittää yrityksen arvot ja odotetut toimintatavat.
Voit ottaa ylemmät johtajat mukaan monin tavoin, esimerkiksi:
- Pidä yritysesittely;
- Järjestä kierros rakennuksessa tai toimitiloissa;
- Esittele jokin tietty koulutusaihe; ja/tai
- Vie uusi tiimin jäsen kahville tai lounaalle.
Paras käytäntö #4: Hyödynnä perehdytysohjelmistoa
Tehokas perehdytysprosessi koostuu monista erilaisista tehtävistä ja toimista, aina uuden työntekijän paperitöiden täyttämisestä uuden työntekijän perehdytyksen ja koulutusohjelmien toteuttamiseen.
Monissa henkilöstötietojärjestelmissä on sisäänrakennettuja perehdytyksen automatisointiratkaisuja, jotka poistavat tietojen syöttämisen päällekkäisyyksiä, vähentävät paperilomakkeiden käyttöä ja tehostavat koko prosessia.
Ne varmistavat myös muistutusten ja visuaalisten työnkulkujen avulla, etteivät tehtävät unohdu tärkeiden ensimmäisten päivien aikana.
Voit hyödyntää myös HR-työnkulkuohjelmistoa toistuvien perehdytystehtävien, kuten hyväksyntöjen, ilmoitusten ja asiakirjojen jakamisen, automatisointiin.
Paras käytäntö #5: Laadi työntekijäsi kanssa elävä luottamussopimus
Luottamussopimus muodostaa myönteisen työsuhteen perustan riippumatta siitä, onko kyse ryhmän jäsenten tai esihenkilön ja hänen tiiminsä jäsenen tai jäsenten välisestä suhteesta. Se tulisi laatia yhteistyössä, kirjoittaa muistiin sekä tarkistaa ja päivittää säännöllisesti elävänä asiakirjana.
Lorie Corcueran, DNEG:n henkilöstöjohtajan, mukaan ”Rekrytointi- ja perehdytysprosessi ovat keskeisiä hetkiä yhteenkuuluvuuden luomisessa. Täydentääksesi nykyistä perehdytysohjelmaasi laadi työntekijäsi kanssa luottamussopimus. Pyydä uutta työntekijää määrittelemään ja jakamaan, mitä hän tarvitsee tunteakseen kuuluvansa joukkoon. Jaa myös oma vastauksesi. Tämä osoittaa, että osallisuus ja yhteenkuuluvuus ovat sinulle tärkeitä.”
Paras käytäntö #6: Järjestä säännöllisesti kahdenkeskisiä tapaamisia
Säännöllisten kahdenkeskisten (1:1) tapaamisten (joita kutsutaan myös ”tarkistustapaamisiksi”) päätarkoituksena on edistää myönteisiä ja tuottavia suhteita sinun (esihenkilön) ja tiimisi yksittäisten jäsenten välillä.
On tärkeää sisällyttää nämä 1:1-tapaamiset uuden työntekijäsi normaaliin työrytmiin ja tehdä niistä tapa mahdollisimman varhain. Harkitse perehdytys- ja orientaatio-ohjelman osana ensimmäisen 1:1-tapaamisen järjestämistä jo työntekijän ensimmäisenä työpäivänä. Tämä luo perustan tuleville tapaamisille.
Paras käytäntö #7: Tarjoa mahdollisuuksia tutustua työtovereihin
Uutena tulokkaana voi olla vaikeaa aloittaa. Voit tukea uutta työntekijää monin tavoin hänen pyrkiessään tutustumaan uusiin tiimikavereihinsa sekä vahvistaa hänen yhteenkuuluvuuden ja osallisuuden tunnettaan, esimerkiksi:
- Sovi lyhyitä tutustumistapaamisia työtovereiden kanssa.
- Pyydä jotakuta nykyistä tiimin jäsentä toimimaan uuden työntekijäsi mentorina tai kummina.
- Järjestä tiimilounas tai tiimin ryhmäytymistapahtuma luodaksesi rennomman ja epämuodollisemman ympäristön toisiinne tutustumista varten.
- Jaa uudelle työntekijälle tervetulovideo ennen hänen ensimmäistä työpäiväänsä ja esittele siinä hänen uuden tiiminsä jäseniä.
- Jos kyseessä on kansainvälinen perehdytys tai etätyöntekijöiden perehdytys, suosittelen mahdollisuuksien mukaan lentämään heidät toimistolle ensimmäiseksi viikoksi tai kahdeksi.
Paras käytäntö nro 8: Kerää palautetta
Perehdytys koostuu useista toimenpiteistä, joista monet keskittyvät hyvän työntekijäkokemuksen luomiseen. Yksi tapa kehittää tätä on kerätä palautetta esimerkiksi haastattelujen, perehdytyskyselyjen ja edellä mainittujen seurantakeskustelujen avulla.
Tämän tutkimuksen avulla kerätty palaute auttaa sinua optimoimaan perehdytysprosessia.
Perehdytys on enemmän kuin ensimmäinen viikko
Tehokkaan perehdytysprosessin tulisi varmistaa, että työntekijä tuntee olonsa valmistautuneeksi ja motivoituneeksi uudessa tehtävässään ja että hän on tehnyt oikean päätöksen liittyessään organisaatioon.
Kun käytät aikaa asianmukaiseen perehdytysprosessiin panostamiseen, se maksaa itsensä takaisin työntekijöiden tuottavuutena ja pysyvyytenä sekä parantaa perehdytyksen ROI:ta.
Sen lisäksi se auttaa sinua noudattamaan perehdytyksen vaatimustenmukaisuuteen liittyvää työlainsäädäntöä.
Vaikka sinun pitäisi investoida perehdytyskoulutukseen rekrytoiville esihenkilöille ja henkilöstöhallinnon tiimeille, investointi kantaa hedelmää.
Kuten aiemmin mainittiin, perehdytys on enemmän kuin ensimmäinen viikko, ja voi kestää jopa vuoden, ennen kuin henkilö pääsee kunnolla vauhtiin uudessa tehtävässään.
Yleinen näkemys on, että perehdytyssuunnitelma tulisi laatia noin ensimmäiselle 90 päivälle.
Jos tarvitset apua tällaisen suunnitelman laatimisessa, tutustu tähän oppaaseen: Näin laadit organisaatiosi perehdytykseen 30, 60 ja 90 päivän suunnitelman + mallipohja
